SAGE Compta 2006 Guide de référence [fr]
Guide de référence
Ciel Compta et Ciel Compta Evolution
pour Windows
11, rue de Cambrai - 75917 PARIS Cédex 19
Tél. 01.55.26.33.00 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant
et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sommaire
Documentation........................................................................................................................ 1
Naviguez dans le guide électronique ....................................................................................... 3
Menu Dossier..............................................................................................4
Vue d’ensemble....................................................................................................................... 5
Nouveau..................................................................................................................................6
Ouvrir....................................................................................................................................12
Fermer................................................................................................................................... 12
Synchro compta..................................................................................................................... 13
Paramètres ............................................................................................................................ 14
Options ................................................................................................................................. 22
Imports .................................................................................................................................26
Exports.................................................................................................................................. 26
Mise en page ......................................................................................................................... 27
Imprimer ............................................................................................................................... 28
Aperçu avant impression .......................................................................................................28
Impressions........................................................................................................................... 28
Mot de passe......................................................................................................................... 29
e-Sauvegarde ........................................................................................................................ 31
Sauvegarde............................................................................................................................ 37
Restauration.......................................................................................................................... 38
Quitter................................................................................................................................... 40
Menu Edition.............................................................................................41
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 42
Annuler ................................................................................................................................. 43
Couper .................................................................................................................................. 43
Copier ................................................................................................................................... 43
Coller .................................................................................................................................... 43
Effacer................................................................................................................................... 43
Fiches....................................................................................................................................44
Sélectionner tout ................................................................................................................... 44
Rechercher ............................................................................................................................ 44
Poursuivre la recherche .........................................................................................................45
Atteindre ............................................................................................................................... 45
Rafraîchir...............................................................................................................................45
Tout afficher.......................................................................................................................... 45
Liste ...................................................................................................................................... 45
Menu Listes ..............................................................................................46
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 47
Ecritures................................................................................................................................ 48
Le Plan de comptes................................................................................................................ 50
Consulter un compte .............................................................................................................55
Les prévisions........................................................................................................................ 55
Les codes analytiques............................................................................................................ 57
Les journaux ......................................................................................................................... 59
Modes de paiement ...............................................................................................................61
Les chéquiers ........................................................................................................................62
Familles Top Saisie ................................................................................................................ 64
Modèles/abonnements .......................................................................................................... 65
Les devises............................................................................................................................67
Rubriques utilisateurs............................................................................................................ 68
Autres listes .......................................................................................................................... 69
Menu Immobilisations...............................................................................70
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 71
Liste des immobilisations ......................................................................................................72
Familles................................................................................................................................. 88
Localisations ......................................................................................................................... 88
Virements.............................................................................................................................. 89
Ecritures de dotations............................................................................................................ 91
Récupération Ciel Immobilisations......................................................................................... 92
États immobilisations ............................................................................................................ 92
Menu Saisies .............................................................................................93
Vue d’ensemble..................................................................................................................... 94
Généralités sur les saisies...................................................................................................... 95
L’assistant Top Saisie .......................................................................................................... 100
Exemples de saisies............................................................................................................. 101
Enregistrer les abonnements ...............................................................................................106
Les saisies rapides............................................................................................................... 107
Les saisies guidées .............................................................................................................. 111
Saisie standard et saisie au kilomètre ..................................................................................115
La gestion des devises......................................................................................................... 120
Les modèles de saisie.......................................................................................................... 122
Menu Traitements...................................................................................124
Vue d’ensemble................................................................................................................... 125
Travail sur un compte..........................................................................................................126
Le pointage manuel ............................................................................................................. 128
Le rapprochement bancaire .................................................................................................129
Lettrage manuel .................................................................................................................. 130
Lettrage automatique ..........................................................................................................132
Déclarations de TVA ............................................................................................................ 133
Relances clients................................................................................................................... 135
Contrepassation .................................................................................................................. 138
Les réimputations................................................................................................................ 140
Validation brouillard ............................................................................................................141
Fin d’exercice ...................................................................................................................... 142
L’assistant Top Clôture........................................................................................................ 143
Clôture et réouverture dans le cadre d’une comptabilité multidevises.................................. 145
Liste des tâches................................................................................................................... 146
Rappels ...............................................................................................................................147
Menu États..............................................................................................148
Vue d’ensemble................................................................................................................... 149
Grand livre .......................................................................................................................... 150
Balance................................................................................................................................ 151
Journaux - Centralisateur ....................................................................................................152
Brouillard ............................................................................................................................ 153
Analytique ...........................................................................................................................154
Echéancier........................................................................................................................... 155
Balance agée ....................................................................................................................... 156
Encours clients ....................................................................................................................157
Bordereau de remise en banque ..........................................................................................158
Lettre de pénalités de retard................................................................................................159
Bilan-Résultat synthétiques .................................................................................................160
États fiscaux........................................................................................................................ 160
Soldes Intermédiaires de Gestion......................................................................................... 161
Mailing ................................................................................................................................ 162
États chaînés ....................................................................................................................... 163
Autres états......................................................................................................................... 165
Menu Divers............................................................................................166
Vue d’ensemble................................................................................................................... 167
Intuiciel ............................................................................................................................... 168
Statistiques ......................................................................................................................... 171
Trésorerie prévisionnelle ..................................................................................................... 172
Relation Expert.................................................................................................................... 174
Transfert Internet ................................................................................................................ 178
Synchro Compta .................................................................................................................. 179
Imports/Exports .................................................................................................................. 184
Historique archivages DGI....................................................................................................189
Démarrer version <2006 .....................................................................................................189
Menus découverte / Menus standard ...................................................................................189
Menu Internet .........................................................................................190
Vue d’ensemble .................................................................................................................. 191
Actualiser ............................................................................................................................ 191
Messagerie .......................................................................................................................... 191
Menu Fenêtres ........................................................................................192
Vue d’ensemble .................................................................................................................. 193
Fermer................................................................................................................................. 193
Tout fermer......................................................................................................................... 193
Suivante ..............................................................................................................................193
Précédente .......................................................................................................................... 193
Cascade............................................................................................................................... 193
Menu Aide ..............................................................................................194
Vue d’ensemble .................................................................................................................. 195
Index................................................................................................................................... 195
Aide contextuelle ................................................................................................................ 195
A propos de......................................................................................................................... 195
Index ......................................................................................................196
Documentation
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris
•
• faire un
Les symboles du manuel
clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
Symbole Fonction
)
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.
*
L
attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que l’aide.
Le fichier Lisez-moi
Il présente les nouveautés de la version et des informations de dernière minute.
Si ce fichier existe, il s'affiche automatiquement au démarrage de l'application.
Par la suite, vous pouvez l'ouvrir depuis le menu AIDE, commande INFORMATIONS DE DERNIÈRE MINUTE.
La formation multimédia
Les séquences vidéos vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Pour les consulter, le
CD-Rom doit être obligatoirement inséré dans le lecteur prévu à cet effet.
1. A partir de la page d'accueil du CD-Rom, cliquez sur l'option
La liste des séquences de formation est présentée.
2. Cliquez sur le titre de celle que vous voulez consulter.
Lancer la formation multimédia.
Les manuels
La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels:
Manuels papier
• pour Ciel Compta : le manuel d'installation et de découverte qui facilite la découverte du logiciel et vous
explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel.
• pour Ciel Compta Evolution : le
logiciel.
guide de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre
Manuels électroniques (au format PDF)
) Ces manuels sont accessibles depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
guide de référence - que vous consultez actuellement - qui décrit en détail la totalité des fonctions de
•le
votre logiciel.
• le manuel électronique
• le manuel électronique
mettant ainsi de personnaliser vos éditions.
Installation d'Acrobat Reader©
Si l'application Acrobat Reader © nécessaire pour lire et imprimer les manuels électroniques n'est pas
présente sur votre ordinateur, il vous est proposé de l'installer.
Cliquez sur Lancer l'installation d'Acrobat Reader© et suivez la procédure.
Pour imprimer les manuels électroniques
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Annexes qui décrit des fonctions et des paramétrages généraux du logiciel.
Générateur d’états qui décrit le fonctionnement du générateur d’états vous per-
1
L’aide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande
INDEX du menu AIDE ou par la touche <F1>.
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations
utiles.
2
Naviguez dans le guide électronique
Ouvrir la fiche d'appréciation
Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans le guide électronique et ainsi consulter
facilement l'information souhaitée.
Les signets
Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets s'affiche.
Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant.
Exemple
Pour consulter le sommaire du guide, cliquez sur le signet nommé
Les liens dans le guide
Les informations présentées en vert correspondent à des liens vers d'autres parties du guide.
C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe correspondant.
C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à droite du mot indexé
pour atteindre le paragraphe correspondant.
Accéder a une information spécifique
Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et n'étant
ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer dans ce cas une recherche.
Sommaire.
1. Pour cela, activez la commande
2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher].
RECHERCHER du menu EDITION.
Saisissez la fiche d'appréciation
1. Vous la trouverez en annexe du guide électronique. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Ouvrir] situé
ci-après.
2. Vous pouvez la remplir directement à l'écran. Cliquez dans les zones concernées pour activer la saisie.
Vous pouvez ensuite imprimer la fiche d'appréciation en cliquant sur le bouton [Imprimer la fiche].
3
Menu Dossier
Nouveau
Ouvrir, Fermer
Synchro compta
Paramètres
Options
Imports, Exports
Mise en page
Imprimer, Aperçu avant impression, Impressions
Mot de passe
Sauvegarde, e-Sauvegarde, Restauration
Quitter
Vue d’ensemble
Menu Dossier
Votre logiciel vous permet de conserver toutes les informations concernant votre société dans un dossier
que vous devez créer.
Les commandes du menu D
données, ou bien de les supprimer.
OSSIER vous permettent ainsi d'accéder à votre dossier, d'en modifier les
5
Menu Dossier
Nouveau
) Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
<Alt> <D> - <N>
Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous
définissez les paramètres généraux de celui-ci.
1. Dans la fenêtre
[Créer].
L'assistant de création d'un dossier s'affiche.
Création, indiquez le nom de votre société ou association, puis cliquez sur le bouton
Choix du modèle de plan comptable
Vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle de plan comptable (Plan comptable Général 99,
Agricole, Associations, BTP, etc.) que vous adapterez par la suite à vos besoins.
2. Sélectionnez le modèle de votre choix puis cliquez sur le bouton [Créer].
Si vous ne voulez pas utiliser de modèle, cliquez sur <Dossier vide> puis sur le bouton [Créer].
Longueurs des éléments et monnaies
3. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton
.
4. Indiquez la
5. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case correspondante puis choisissez la devise à
utiliser par défaut en cliquant sur le bouton liste .
monnaie du dossier et le nombre de décimales.
Modifier le nombre de décimales
Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier (zones Monnaie du dossier ou Monnaie de la
devise
), positionnez vous sur la zone correspondante puis cliquez sur le bouton droit de la souris pour
activer le menu CONTEXTUEL. Sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES.
Dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte puis validez en cliquant
sur [Ok].
* Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Choix du mode de création
6. Choisissez le mode de création de votre dossier en sélectionnant l'option correspondante :
• Mode de création rapide en 3 étapes
Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à
renseigner.
Voir Création rapide d’un dossier, page 8.
6
• Mode de création détaillé en 8 étapes
Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers
principaux (comptes, journaux, modes de paiement, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus
rapidement.
Voir Création détaillée d’un dossier, page 9.
* Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton .
Menu Dossier
7
Création rapide d’un dossier
* Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
Première étape : raison sociale
La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison
sociale
.
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie.
Menu Dossier
3. Précisez votre
4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de
l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés.
Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre
6. Indiquez votre Code société.
Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise.
N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA).
Deuxième étape : coordonnées et paramètres
Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez
un.
2. Indiquez les périodes de votre
ment les dates ou bien utiliser l'icone du calendrier .
3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante.
premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directe-
Dernière étape : options de démarrage
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la
case correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe]
puis renseignez les zones de la fenêtre
Mot de passe. Voir Mot de passe, page 29.
3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez :
• saisir les a-nouveaux
• visualiser la démonstration rapide de votre logiciel
4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
8
Création détaillée d’un dossier
* Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
Première étape : raison sociale
La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison
sociale
.
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie.
Menu Dossier
3. Précisez votre
4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de
l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés.
Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre
6. Indiquez votre Code société.
Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise.
N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA).
Deuxième étape : coordonnées et paramètres
Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez
un.
2. Indiquez les périodes de votre
ment les dates ou bien utiliser l'icone du calendrier .
3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante.
4. Les 3 boutons situés dans la partie Plus de paramètres vous permettent de définir :
• les paramètres comptabilité.
• les paramètres TVA. Voir Paramètres TVA, page 17.
• les paramètres Synchro compta. Voir Paramètres Synchro compta, page 179.
• les paramètres Immobilisations. Voir Paramètres Immobilisations, page 20.
premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directe-
Voir Paramètres Comptabilité, page 15.
Troisième étape : comptes
La troisième étape vous permet de paramétrer les comptes proposés par défaut.
Créer un compte
Créer un compte, page 50.
Voir
Modifier un compte
Pour modifier un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Supprimer un compte
Pour supprimer un compte, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
9
Quatrième étape : journaux
La quatrième étape vous permet de paramétrer les journaux proposés par défaut.
Créer un journal
Créer un journal, page 59.
Voir
Modifier un journal
Pour modifier un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Supprimer un journal
Pour supprimer un journal, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Cinquième étape : modes de paiement
La cinquième étape vous permet de paramétrer les modes de paiement proposés par défaut.
Menu Dossier
Créer un mode de paiement
Créer un mode de paiement, page 61.
Voir
Modifier un mode de paiement
Pour modifier un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Supprimer un mode de paiement
Pour supprimer un mode de paiement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
[Supprimer].
10
Menu Dossier
Sixième étape : chéquiers
La sixième étape vous permet de créer vos chéquiers.
Créer un chéquier
Créer un chéquier, page 62.
Voir
Modifier un chéquier
Pour modifier un chéquier, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Supprimer un chéquier
Pour supprimer un chéquier, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Septième étape : codes analytiques
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, la septième étape vous permet de créer vos codes
analytiques.
Créer un code analytique
Créer un code analytique, page 57.
Voir
Modifier un code analytique
Pour modifier un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier].
Dans la fenêtre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Supprimer un code analytique
Pour supprimer un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Dernière étape : options de démarrage
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la
case correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe]
puis renseignez les zones de la fenêtre
Mot de passe. Voir Mot de passe, page 29.
3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez :
• saisir les a-nouveaux
• visualiser la démonstration rapide de votre logiciel
4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
11
Menu Dossier
Ouvrir
) Menu DOSSIER - commande OUVRIR
<Alt> <D> - <O>
La commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant.
Lors de la création de votre dossier si vous avez coché l'option Au démarrage de l'application, toujours ouvrir
ce fichier automatiquement
Vous n'avez donc pas à passer par la commande
Par contre si vous souhaitez ouvrir un autre dossier, la commande OUVRIR vous permet de changer de
dossier courant.
Si vous souhaitez récupérer un ancien dossier
Pour convertir et ouvrir un dossier d'une version antérieure à celle du logiciel, cliquez sur le bouton
[Ancienne version].
Si vous avez créé votre propre dossier
La fenêtre qui s’affiche vous propose de choisir le dossier à ouvrir :
• SOCIÉTÉ EXEMPLE correspondant à la société d'exemple, livrée en standard avec le logiciel.
• Vous devez également avoir le dossier correspondant à celui que vous avez créé à l'aide de l'assistant.
Si vous avez créé plusieurs dossiers ils apparaissent dans cette fenêtre.
, votre logiciel ouvre directement votre dossier.
OUVRIR du menu DOSSIER.
Si vous n'avez pas encore créé votre propre dossier
Seul le fichier d'exemple est présent dans la fenêtre qui s'ouvre. Vous pouvez créer un nouveau dossier à
partir de celle-ci, en cliquant sur le bouton [Nouveau]. Vous obtenez alors la fenêtre de création d'un
nouveau dossier.
La procédure à suivre est identique à celle décrite avec la commande
NOUVEAU du menu DOSSIER.
Voir Nouveau, page 6.
Fermer
) Menu DOSSIER - commande FERMER
<Alt> <D> - <F>
Cette commande permet de fermer le dossier ouvert.
Dès que vous activez cette commande, le dossier ouvert est automatiquement fermé. La fenêtre de votre
logiciel ne présente plus qu'un nombre limité de menus et commandes.
12
Menu Dossier
Synchro compta
) Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA
* Cette commande est uniquement accessible si tout dossier est fermé.
Vous pouvez créer un nouveau dossier dans Ciel Compta qui contiendra toutes les données du fichier de
synchronisation que vous avez reçu.
Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans le nouveau
dossier.
1. Si un dossier est ouvert, fermez-le.
2. Activez le menu DOSSIER puis la commande SYNCHRO COMPTA.
Le fichier que vous avez reçu doit être situé dans le répertoire Communication.
Exemple
C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\INFO
CONSULT.2186918231\Communication\Reçus
3. Pour cela, il suffit de copier le fichier de synchronisation que vous avez reçu dans ce répertoire.
Dans le cas contraire, précisez le chemin du fichier en cliquant sur le bouton .
4. Cliquez sur le bouton [Ok]. Une fenêtre affiche l'évolution du traitement.
Une fois la création du dossier terminé, celui-ci s'ouvre ainsi qu'un rapport qui affiche les résultats du
traitement.
13
Menu Dossier
Paramètres
) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES
<Alt> <D> - <A>
Cette commande présente l'ensemble des paramètres du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous
définissez lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création.
Paramètres société
) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ
On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit
de vos
coordonnées, vos paramètres de TVA, vos dates d'exercices.
Onglet Coordonnées
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise.
2. Précisez l'adresse complète de votre société (Adresse, Code postal et Ville) et ses coordonnées (Télé-
, Télécopie, adresse e-mail, etc).
phone
3. Indiquez le
l'Entreprise), le
informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
4. Vous devez saisir votre N.I.I : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). Il est généralement fourni par le centre des impôts auprès duquel vous réglez la TVA.
Capital, le Numéro de SIRET de l'établissement ainsi que le code APE (Activité Principale de
R.C.S., soit le numéro d'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés. Ces
* La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états et éditions que
vous effectuez à partir de votre logiciel.
Onglet Compléments
1. Sélectionnez à l'aide du menu déroulant la Forme juridique de votre entreprise.
2. Précisez son Activité puis indiquez le nom du Responsable.
3. Vous pouvez saisir, si vous le souhaitez, le nom de votre
4. Dans la deuxième partie de l'onglet, indiquez les coordonnées de votre expert comptable.
Établissement (principal ou secondaire).
14
Onglet Logos
Dans cet onglet vous pouvez insérer le Logo de votre société.
Onglet Commentaire
Cet onglet vous permet de saisir des commentaires concernant votre société.
Paramètres Comptabilité
) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ
Menu Dossier
Onglet Paramètres
Dates
1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice.
Attention !
La date de début de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et, en
aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel.
2. Indiquez l'intervalle de dates de l'
les saisies.
Les dates correspondant à l'
automatiquement. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne
seront pas acceptées par le logiciel. Vous pouvez modifier cette période de saisie.
exercice N+1 ainsi que les dates de la Période de saisie sont alors renseignées
exercice N, exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer
* En général, la période de saisie est proposée par défaut dans toutes les fenêtres de sélection des
critères des états et des traitements (validation du brouillard, lettrage, etc.).
Régime fiscal
Sélectionnez le régime fiscal auquel votre société est soumise et, pour les BIC, le type d'impôt dont elle
relève.
Loi N.R.E.
Indiquez le taux légal d'indemnité de paiement (en général 7,25). Il servira à calculer le montant des
pénalités de retard suivant les directives de la loi N.R.E.
15
Menu Dossier
Règlements
Si vous gérez l'escompte dans les règlements, cochez la case Gestion de l'écart.
Lors de la saisie des règlements fournisseurs et encaissements clients, les montants des escomptes
seront imputés automatiquement sur les comptes déclarés dans cette partie.
Onglet Devises
Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution.
Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case Gestion du multi-devises.
Vous pouvez définir la devise à utiliser par défaut, ainsi que le journal de régularisation et les comptes
concernés.
Onglet Racines/Défauts
Les éléments de cet onglet sont pré-paramétrés selon le PC99, mais vous pouvez les modifier. Ils
permettent au logiciel de vérifier, notamment en saisie guidée, la bonne utilisation des comptes.
* Pour les comptes clients et fournisseurs, si vous souhaitez créer des comptes alphanumériques, la
racine doit être au minimum de 3 caractères numériques. En effet, lors de la création d'un compte, les
trois premiers caractères sont exclusivement numériques. Si vous créez des comptes entièrement
numériques, une racine sur 2 caractères suffira.
Le bouton ouvre une fenêtre vous permettant de paramétrer :
La longueur des comptes et des codes analytiques
Cliquez sur les boutons pour définir le nombre de caractères autorisés pour les numéros de comptes
et les codes analytiques (13 caractères maximum).
Les caractères autorisés
Précisez si vous souhaitez Autoriser les minuscules et/ou les caractères accentués en cochant les cases
correspondantes.
Les racines de classe et de compte
Vérifiez les racines de classe et compte proposées par défaut selon le PC99, et modifiez-les si nécessaire.
Attention !
Si vous gérez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines des comptes une fois les paramètres de synchronisation définis.
Onglet Synchro compta
Cet onglet permet de paramétrer les informations nécessaires à la synchronisation.
L Pour plus d’informations sur les paramètres de la Synchro compta, reportez-vous au chapitre
“Paramètres Synchro compta”, page 179.
16
Paramètres TVA
) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA
Menu Dossier
Onglet TVA
1. Indiquez si vous êtes Assujetti à la TVA en cochant la case correspondante.
2. Par défaut, le Taux de TVA affiché est 19,6 % mais vous pouvez le modifier en cliquant sur l'icone .
Si vous souhaitez créer d'autres taux de TVA, cliquez sur l'onglet Taux de TVA.
Régime de TVA
Selon le régime de TVA dont relève la société, cochez l'option correspondante :
• Régime réel permet d'éditer un état fiscal de déclaration de TVA semblable au CERFA CA3. La TVA à
payer (ou à récupérer) correspond à la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible.
• Régime
Type de TVA
Vous pouvez définir un type de TVA sur les achats ou sur les ventes.
• Si vous effectuez votre déclaration de TVA au moment de la facture, vous êtes donc soumis à la TVA
sur les
ments, les comptes de TVA à utiliser seront proposés automatiquement.
• Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous
êtes soumis à la TVA sur les
Lors de l'écriture de facturation, un compte de TVA en attente sera utilisé (les comptes de TVA en
attente ne sont pas retenus pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA).
Lors de l'écriture de règlement de cette facture, le compte de TVA en attente est soldé au profit du réel
compte de TVA (qui lui est retenu pour le calcul et l'édition de la déclaration de TVA).
simplifié correspond à l'état fiscal semblable au CERFA CA12.
débits. Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits. Ainsi, en saisie guidée de factures et de règle-
encaissements. Dans ce cas, sélectionnez l'option Encaissements.
Numéro fiscal (FRP)
Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de TVA et permet
à votre centre d'impôt de vous identifier.
Afin de faciliter la saisie de votre déclaration de TVA, renseignez :
• le numéro de Recette de votre Centre des impôts.
17
Menu Dossier
• le numéro de
Ces informations seront automatiquement reportées dans votre déclaration de TVA générée dans Ciel
Compta.
Dossier attribué par votre Centre des impôts.
Comptes par défaut
Indiquez les comptes que vous utiliserez pour gérer votre déclaration de TVA. Le bouton ouvre la liste
des comptes de TVA existants.
•Les comptes de TVA à payer et crédit de TVA sont utilisés pour générer l'écriture de régularisation de
TVA.
compte de TVA à régulariser est utilisé pour l'imputation comptable des montants saisis sur les lignes
•Le
Sommes à imputer et Sommes à ajouter figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3).
compte de remboursement de TVA est utilisé pour l'imputation comptable du montant saisi sur la
•Le
ligne Remboursement figurant en bas de la déclaration de TVA (état CA3).
compte d'acompte de TVA est utilisé pour l’écriture annuelle de TVA dans le cas du Régime simplifié.
•Le
Onglet Taux de TVA
Cet onglet affiche la liste des taux de TVA existants. Le taux affiché en gras est celui utilisé par défaut.
• Pour déclarer le taux à utiliser par défaut, sélectionnez-le puis activez la commande Prendre ce taux par
défaut
du menu contextuel (clic droit sur la liste).
• Pour créer un taux, cliquez sur le bouton [Créer].
• Pour supprimer un taux, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
Onglet Déclaration de TVA
Cet onglet permet de définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique
de la déclaration.
Double-cliquez dans la cellule à remplir pour saisir le compte ou la racine de compte concerné(e). Vous
accédez à la liste des comptes disponibles en cliquant sur le bouton .
La case à cocher
ventes est soumise aux encaissements.
Si vous cochez cette case, vous devez renseigner vos comptes de TVA collectée dans la ventilation des
opérations imposables.
Ventilation des opérations imposables est active en régime de TVA réel et si votre TVA sur
Onglet TéléTVA
Si vous souhaitez télédéclarer votre TVA, vous devez renseigner obligatoirement toutes les zones
demandées. Seule l'option
J'ai souscrit à la procédure de télérèglement auprès de la DGI n'est pas obligatoire.
* Cliquez sur les boutons pour obtenir des informations sur la télédéclaration de la TVA, sur le
moyen d'y souscrire auprès de la DGI, et sur le télérèglement.
1. Pour souscrire à Ciel directDéclaration, cliquez sur le bouton . Une page Web s'ouvre pour
activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage TéléTVA.
2. Confirmez le fait que vous avez adhéré au dispositif de télédéclaration de la DGI en cochant la case
correspondante, et en indiquant votre numéro d'adhésion dans la zone
Si vous avez également adhéré à la procédure de télérèglement proposé par la DGI, cochez la case correspondante. La présence d'un RIB dans votre logiciel (au niveau d'un compte de banque, onglet
que
) est alors obligatoire.
Numéro ou date d'adhésion DGI.
Ban-
3. Dans la zone Identification du redevable, indiquez la fonction, le nom et l'adresse e-mail du redevable de
la déclaration.
4. Dans la zone
Identification de l'émetteur, choisissez l'émetteur de la télédéclaration : Société courante ou
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Menu Dossier
Expert comptable.
Attention !
Selon l'émetteur choisi, vous devez obligatoirement renseigner dans la fenêtre Paramètres société du
DOSSIER :
menu
• pour la société courante (onglet Coordonnées) : sa raison sociale, son e-mail, son adresse, le
numéro de SIRET et le numéro d'identification TVA.
• pour l'
5. Validez votre paramétrage en cliquant sur le bouton [Ok].
expert comptable (onglet Compléments) : les zones Société et e-mail.
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Paramètres Immobilisations
Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution.
) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - IMMOBILISATIONS
Général
Vous devez ici définir les paramètres nécessaires à la gestion des immobilisations.
Menu Dossier
1. Cochez l’option Proratiser les dotations linéaires sur : pour préciser si vous souhaitez travailler avec des
années d'une durée fixe de
jours
(donc des mois de 30, 31, 28 ou 29 jours).
2. Indiquez si vous souhaitez Utiliser la méthode étalement si nécessaire ou utiliser le Calcul du taux linéaire en
jours
.
Exemple
Pour une immobilisation dont la valeur initiale d’achat est 100 et qui s’amortit en linéaire sur une durée
de 1 an et 6 mois, vous obtiendrez, en année de 365 jours :
• avec la méthode étalement : taux = 100/1.50 = 66.67
• avec le
calcul du taux linéaire en jours : taux = (100/546)*365 = 66.85
360 jours ou si vous préférez gérer les années avec leur durée réelle soit 365
Comptabilité
Vérifiez les comptes à utiliser lors des cessions d'immobilisation.
20
Coefficients dégressifs
Vous accédez à la liste des coefficients dégressifs en cliquant sur le bouton .
Menu Dossier
La fenêtre affiche deux parties :
• les coefficients standards dans la partie haute.
• la liste des coefficients spéciaux en dessous. Chaque coefficient spécial dispose d'une date de début,
d'une date de fin et de coefficients pour chaque tranche de dates.
Vous pouvez créer, modifier ou supprimer ces coefficients.
Ces coefficients sont, par défaut, paramétrés selon la réglementation de janvier 2001.
Le taux d'amortissement dégressif s'obtient en multipliant le coefficient d'amortissement linéaire par les
coefficients suivants :
pour les biens fabriqués ou acquis avant le 1er janvier 2001 :
• 1,5 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans
• 2 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans
• 2,5 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans
pour les biens fabriqués ou acquis à compter du 1er janvier 2001 :
• 1,25 pour une durée normale d'utilisation de 3 ou 4 ans
• 1,75 pour une durée normale d'utilisation de 5 ou 6 ans
• 2,25 pour une durée normale d'utilisation supérieure à 6 ans.
Une fois les modifications effectuées, validez en cliquant sur le bouton [Ok].
21
Menu Dossier
Options
) Menu DOSSIER - commande OPTIONS
<Alt> <D> - <P>
Préférences
) Menu DOSSIER commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES
Cette commande vous permet de fixer les préférences de votre logiciel.
Chaque logiciel Ciel dispose de nombreuses préférences qui facilitent son adaptation à votre méthode de
travail. Vous pourrez rendre certaines tâches automatiques, choisir la couleur des lignes ou encore
choisir des options d'impressions.
L Reportez-vous au chapitre Les Préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet
Documentations de la barre de navigation.
Utilitaires
) Menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES
Les utilitaires présentent différents outils nécessaires aux contrôles de vos données.
Les logiciels Ciel disposent de plusieurs utilitaires destinés à vérifier, réparer ou réindexer un fichier. Ils
vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application.
L Reportez-vous au chapitre Les Utilitaires du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet
Documentations de la barre de navigation.
Date de travail
) Menu DOSSIER commande OPTIONS - DATE DE TRAVAIL
La Date de travail sera fixée par défaut lors des saisies. Il s'agit de la date du jour de travail.
Modifiez la date puis cliquez sur le bouton [Ok] pour l'enregistrer.
Informations
) Menu DOSSIER commande OPTIONS - INFORMATIONS
La commande INFORMATIONS ouvre une fenêtre qui vous renseigne sur votre dossier courant.
Cette commande est également accessible depuis le menu D
INFORMATIONS.
OSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES -
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Menu Dossier
Liste des pays
) Menu DOSSIER commande OPTIONS - LISTE DES PAYS
Votre logiciel vous propose ici une liste de pays.
Vous retrouvez les boutons , et ainsi que le menu déroulant
ILTRAGE.
F
1. Pour créer un pays, cliquez sur le bouton . La fenêtre Choix d’un élément s’affiche.
2. Sélectionnez dans la liste proposée le ou les pays que vous souhaitez créer puis cliquez sur le bouton
[Ok]. Le pays s’ajoute dans la fenêtre
Liste des Pays.
* Cette liste regroupe tous les pays actuellement existants.
3. Si vous souhaitez créer un pays manuellement double-cliquez sur
dans la fenêtre Choix d’un élément.
La fenêtre Pays s’affiche.
créer manuellement un autre pays
4. Saisissez le
La case à cocher Voir le détail affiche des zones supplémentaires concernant les codes ISO3166 et
administratifs
Continent.
Code du pays ainsi que le Nom du pays. Cliquez sur le bouton [Ok] pour enregistrer.
, ainsi que le Code utilisateur, Indicatif téléphonique, Monnaie officielle du pays, Nationalité, et
États paramétrables
) Menu DOSSIER commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES
Votre logiciel dispose d'un générateur d'états qui vous permet de personnaliser les différentes éditions
disponibles. Ce générateur autorise la création de nouveaux états tout comme la modification de ceux qui
existent déjà.
L Un manuel électronique spécifique décrit cette commande. Reportez-vous au manuel électronique
Le générateur d’états disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation.
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Menu Dossier
Imports paramétrables
) Menu DOSSIER commande OPTIONS - IMPORTS PARAMÉTRABLES
Cette commande vous permet d'importer des formats d’écritures comptables dans Ciel Compta.
Préalablement, à partir du dossier ou de l'application concernée, vous devez créer le fichier contenant les
informations que vous voulez importer.
Créer un import
1. Pour créer un nouvel import, cliquez sur le bouton [Créer] de la liste des imports paramétrables.
2. Sélectionnez la
La fenêtre Nouvelle importation s'affiche. Un assistant vous aide dans ce traitement.
Famille du format d'import puis cliquez sur le bouton [Ok].
* Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant] .
Choix du fichier à importer
3. Sélectionnez à l'aide de l'icone le fichier à importer.
Le programme vous propose d'effectuer une analyse du fichier pour déterminer son format.
Vous pouvez également cliquer sur le bouton [Détecter automatiquement].
Plusieurs formats sont disponibles :
•CSV
• Délimité
•DBF
• Longueur fixe
• Standard Ciel Windows
• Fichier XML
• Standard Ciel MAC
4. Sélectionnez dans la liste déroulante le
5. Pour un paramétrage avancé de l'importation, vous disposez du mode avancé. Pour y accéder, cochez
l'option Mode avancé.
Typ e de conversion.
* Si vous sélectionnez ce mode, vous ne pouvez pas revenir en mode simple, mode par défaut.
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