SAGE Compta 2004 Guide de référence [fr]
Guide de référence
Ciel Compta pour Windows
11, rue de Cambrai - 75917 PARIS Cédex 19
Tél. 01.55.26.33.00 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant
et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sommaire
Documentation........................................................................................................................ 1
Naviguez dans le guide électronique ....................................................................................... 3
Démarrez l'application............................................................................................................. 4
Menu Dossier..............................................................................................7
Vue d’ensemble ...................................................................................................................... 8
Ouvrir...................................................................................................................................... 9
Fermer................................................................................................................................... 10
Nouveau................................................................................................................................ 11
Modifier................................................................................................................................. 15
Supprimer ............................................................................................................................. 15
Dupliquer .............................................................................................................................. 15
Utilisateurs ............................................................................................................................ 16
Préférences............................................................................................................................ 18
Quitter................................................................................................................................... 23
Menu Bases...............................................................................................24
Vue d’ensemble .................................................................................................................... 25
Gérer les éléments de base.................................................................................................... 26
Imprimer une liste ................................................................................................................. 28
Le Plan Comptable................................................................................................................. 30
Les journaux ......................................................................................................................... 35
Les codes budgétaires et analytiques..................................................................................... 37
Les chéquiers ........................................................................................................................ 41
Les relevés d'identité bancaire ...............................................................................................42
Menu Saisies .............................................................................................44
Vue d’ensemble .................................................................................................................... 45
Généralités sur les saisies...................................................................................................... 46
L’assistant Top Saisie ............................................................................................................ 54
Exemples de modèles de saisie.............................................................................................. 55
La saisie rapide...................................................................................................................... 60
Les saisies guidées ................................................................................................................ 64
Automatiser la saisie des écritures.........................................................................................68
La liste des écritures.............................................................................................................. 72
Les modèles de saisie ............................................................................................................ 75
Menu Traitements .....................................................................................78
Vue d’ensemble .................................................................................................................... 79
Validation brouillard ..............................................................................................................80
Lettrage manuel .................................................................................................................... 81
Lettrage automatique ............................................................................................................84
Le rapprochement bancaire ................................................................................................... 85
Le pointage manuel ............................................................................................................... 89
Contrepassation .................................................................................................................... 90
Travail sur un compte............................................................................................................ 91
Travail sur une série de comptes ........................................................................................... 94
Multicritère / Exportations.....................................................................................................96
Gestion des abonnements ..................................................................................................... 97
Les réimputations.................................................................................................................. 97
Les principes de la clôture .....................................................................................................98
L'assistant Top Clôture.........................................................................................................99
Clôture et réouverture ......................................................................................................... 100
Menu Etats.............................................................................................. 102
Vue d’ensemble .................................................................................................................. 103
Tableau de bord .................................................................................................................. 104
Générateur d’états............................................................................................................... 105
Grand livre .......................................................................................................................... 108
Balance................................................................................................................................ 109
Journaux ............................................................................................................................. 110
Brouillard ............................................................................................................................ 110
Echéancier ........................................................................................................................... 110
Balance agée ....................................................................................................................... 111
Bordereaux de banque......................................................................................................... 111
Relances clients................................................................................................................... 112
Mailing ................................................................................................................................ 114
Encours clients .................................................................................................................... 114
Budgétaire analytique .......................................................................................................... 115
Bilan - Compte de résultat fiscal.......................................................................................... 116
Bilan - Compte de résultat synthétique................................................................................117
Soldes intermédiaires de gestion ......................................................................................... 118
Déclaration de TVA.............................................................................................................. 120
Télédéclaration avec l'assistant TéléTVA .............................................................................. 123
Etats sauvegardés................................................................................................................ 123
Impressions chaînées ..........................................................................................................124
Menu Utilitaires....................................................................................... 125
Vue d’ensemble .................................................................................................................. 126
Graphiques.......................................................................................................................... 127
Calculette ............................................................................................................................ 127
Réindexation ....................................................................................................................... 128
Purges ................................................................................................................................. 128
Relation expert.................................................................................................................... 129
Sauvegarde.......................................................................................................................... 133
Restauration ........................................................................................................................ 139
Messagerie .......................................................................................................................... 139
Importations........................................................................................................................ 140
Recalcul des cumuls ............................................................................................................ 146
Exporter le plan comptable comme modèle .........................................................................146
Exportation de la balance .................................................................................................... 146
Exportation vers Ciel Tableaux de Bord ............................................................................... 147
Menus Internet et Fenêtres......................................................................148
La commande Actualiser...................................................................................................... 149
Les commandes du menu Fenêtres ......................................................................................149
Menu Aide ..............................................................................................150
Vue d’ensemble................................................................................................................... 151
Index et Aide contextuelle ...................................................................................................152
Conseiller du jour................................................................................................................ 152
A propos de … .................................................................................................................... 152
Ressources / Informations...................................................................................................153
Journal des transactions ...................................................................................................... 154
Historiques des clôtures ......................................................................................................155
Index ......................................................................................................156
Documentation
Le fichier Lisez-moi
Il présente les nouveautés de la version et des informations de dernière minute.
Vous l'obtenez, à la fin de la procédure d'installation, si la case
nouveautés
est cochée.
Par la suite, vous pouvez l'ouvrir en cliquant sur l'icone Lisez-moi, présenté dans le dossier
programme d'installation du logiciel, soit Ciel par défaut.
Consulter les informations concernant les
Vous imprimez le contenu du Lisez-moi par la commande
commande
QUITTER du menu FICHIER.
IMPRIMER du menu FICHIER. Vous le fermez par la
Le manuel d’installation et de découverte
Il s’agit du manuel papier : il aborde les principales fonctions du logiciel.
Le guide de référence électronique
Le guide de référence électronique vous présente le détail des opérations et traitements à effectuer.
Nous vous rappelons les conventions utilisées dans ce guide :
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris
•
• faire un
Les symboles du manuel
Symbole Fonction
clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.
)
attire votre attention sur un point particulier.
*
renvoie à une autre source d’information, telle que l’aide.
L
Installation d'Acrobat Reader©
Si l'application Acrobat Reader© nécessaire pour lire et imprimer le guide électronique, n'est pas présente
sur votre ordinateur, il vous est proposé de l'installer.
Cliquez sur
Lancer l'installation d'Acrobat Reader© et suivez la procédure.
Pour imprimer le guide de référence électronique
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
L’aide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intégrée à l’application le descriptif de tous les traitements et commandes.
Pour ouvrir l’aide contextuelle, vous pouvez :
• cliquer sur le bouton [Aide] présenté dans la plupart des fenêtres de l’application,
• appuyer sur la touche <F1> de votre clavier
• activer la commande
AIDE CONTEXTUELLE du menu ? (AIDE).
1
La formation multimédia
Les séquences vidéos vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Pour les consulter, le
CD-Rom doit être obligatoirement inséré dans le lecteur prévu à cet effet.
A partir de la page d'accueil du CD-Rom
1. Cliquez sur l'option Lancer la formation multimédia 2004.
La liste des séquences de formation est présentée.
2. Cliquez sur le titre de celle que vous voulez consulter.
Lors de l’utilisation de l’application
Activez la commande AIDE VIDÉO du menu ? (AIDE).
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com des informations utiles et légales.
2
Naviguez dans le guide électronique
Ouvrir la fiche d'appréciation
Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans le guide électronique et ainsi consulter
facilement l'information souhaitée.
Les signets
Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets s'affiche.
Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant.
Exemple
Pour consulter le sommaire du guide, cliquez sur le signet nommé
Les liens dans le guide
Les informations présentées en vert correspondent à des liens vers d'autres parties du guide.
C’est le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe
correspondant.
C’est également le cas pour l’index : cliquez sur le numéro de page indiqué en vert à droite du mot indexé
pour atteindre le paragraphe correspondant.
Accédez à une information spécifique
Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et n'étant
ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer une recherche.
Sommaire.
1. Pour ce faire, activez la commande RECHERCHER du menu EDITION.
2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher].
Exemple
1. Activez la commande
2. Saisissez Tiers dans la zone Rechercher, puis cochez la case Mot entier.
3. Cliquez sur le bouton [Rechercher] pour lancer l'opération.
RECHERCHER du menu EDITION.
Saisissez la fiche d'appréciation
1. Vous la trouverez en annexe du guide électronique. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Ouvrir] situé
ci-après.
2. Vous pouvez la remplir directement à l'écran. Cliquez tout simplement dans les zones concernées pour
activer la saisie. Vous pouvez ensuite imprimer la fiche d'appréciation en cliquant sur le bouton
[Imprimer la fiche].
3
Démarrez l'application
Ouvrez Ciel Compta
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches du gestionnaire de programmes
Windows.
2. Ouvrez le dossier
3. Cliquez sur le titre Ciel Compta.
Programmes, puis le groupe défini lors de l'installation, soit CIEL par défaut.
Référencez-vous auprès de notre Département Services
La première fois que vous lancez l'application Ciel Compta, une fenêtre vous rappelle que Ciel Compta fait
l'objet d'une licence d'utilisation accordée à l'utilisateur final à titre personnel et pour une seule
application.
Pour valider cette licence, vous devez référencer l'application auprès de nos services.
Cliquez sur le bouton [OK] et suivez les différentes étapes de la procédure de référencement.
Ouvrez le dossier Exemple
La fenêtre d’ouverture de dossier s'ouvre automatiquement.
Toutes les informations concernant la comptabilité d'une société, qu'elle se compose d'un ou plusieurs
établissements, sont conservées dans un même et unique dossier.
* Lorsque vous installez Ciel Compta, seul le dossier Exemple figure dans la liste des dossiers.
Par la suite, les noms des dossiers que vous créez seront également présentés, mais un seul peut être
ouvert à la fois.
1. Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons
d'ouvrir la société Exemple, société livrée en standard avec Ciel Compta.
2. Cliquez sur son titre et validez la sélection par [OK].
4
La fenêtre principale de l'application
Barre de titre
Barre de menus
Barre d’outils ou
barre d’icones
Barre de navigation
Espace de travail
Barre d’état
A l’ouverture du logiciel, le tableau de bord s’affiche automatiquement. Il vous permet de visualiser les
principales informations relatives à votre société.
* Vous pouvez désactiver l’affichage automatique du tableau de bord. Voir Paramétrez le tableau de
page 104.
bord,
Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou complet
Vous disposez de deux modes d'affichage :
• le mode découverte (mode par défaut), pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec
les principales fonctions de Ciel Compta,
• le mode complet, pour une gestion et un suivi des données de comptabilité plus détaillés ; il regroupe
l'ensemble des commandes du logiciel.
Pour passer d'un mode d'affichage à l'autre, il vous suffit de cocher ou de décocher la commande
DÉCOUVERTE du menu FENÊTRE.
Les fenêtres listes et les fenêtres simples
Les fenêtres listes sont principalement utilisées pour gérer les éléments de la base.
Les fenêtres simples vous permettent d'enregistrer des données ou d'effectuer des traitements (imprimer
un état, sauvegarder un dossier, etc.). Vous validez les informations saisies en cliquant sur [OK].
MODE
5
La barre de navigation
Affichée à gauche dans la fenêtre principale de l'application, la barre de navigation vous permet
d'organiser votre travail.
Elle se compose de plusieurs groupes dont le titre est affiché sur chacun des boutons les représentant :
Mes saisies, Editions mensuelles, Traitements annuels, Internet, Expert comptable, Mes préférés.
A l'intérieur de chaque groupe, vous disposez d'icones vous permettant :
• d'ouvrir les modes de saisie (assistant Top Saisie, saisir une vente, saisir un achat, payer un fournis-
seur, etc.),
• d'imprimer des états (grand-livres, balances, brouillard, etc.),
• d'effectuer des traitements (opérations de clôture à l'aide de l'assistant Top Clôture, échanges de don-
nées avec votre expert comptable, etc.).
La barre d’outils
Un simple clic sur un des icones de la barre d'outils permet d'ouvrir les commandes les plus
fréquemment utilisées, sans avoir à ouvrir le menu correspondant.
Le Menu Contextuel - Clic droit
Le menu CONTEXTUEL présente certaines commandes selon le contexte de travail.
Pour ouvrir le menu Contextuel :
1. placez le pointeur dans l'espace de travail,
2. cliquez sur le bouton droit de la souris.
Pour activer une des commandes du menu Contextuel :
cliquez sur le titre de la commande à ouvrir.
Pour fermer le menu Contextuel, sans activer de commande :
• cliquez dans un autre endroit de la fenêtre
• ou appuyez sur la touche <Echap>.
6
Menu Dossier
Ouvrir
Fermer
Nouveau
Modifier
Supprimer
Dupliquer
Utilisateurs
Préférences
Quitter
Menu Dossier
Vue d’ensemble
Ciel Compta vous permet de conserver toutes les informations concernant votre société dans un dossier
que vous devez créer. Les commandes du menu D
d'en modifier les données, de les dupliquer, les fermer ou bien de les supprimer.
OSSIER vous permettent ainsi d'accéder à votre société,
Pour adapter Ciel Compta à vos besoins, vous pouvez modifier les paramètres d'affichage installés par
défaut.
Il est également possible de paramétrer les options de saisie que vous utiliserez le plus souvent.
8
Menu Dossier
Ouvrir
) Menu DOSSIER - commande OUVRIR
<Alt> <D> <O>
Lorsque vous ouvrez l’application Ciel Compta
La fenêtre d’ouverture de dossier s'affiche automatiquement.
Lorsque l’application est ouverte
Dans ce cas, plusieurs moyens sont à votre disposition pour ouvrir un dossier :
• par le menu DOSSIER ou CONTEXTUEL
• par l’icone
• par le raccourci clavier <Alt> <D> <O>
Un seul dossier peut être ouvert à la fois.
1. Si un dossier est ouvert lorsque vous demandez l’ouverture d’un autre dossier, une fenêtre s’affiche.
Un message vous demande de confirmer la fermeture du dossier. Cliquez sur le bouton [Oui].
La fenêtre d’ouverture d’un dossier
Cette fenêtre présente par défaut la liste des dossiers accessibles à l’utilisateur. Elle est similaire à celle
présentée au démarrage de l'application mais, à ce stade, vous ne pouvez pas créer de nouveau dossier.
Si des droits d’accès dont définis, seuls les noms des
dossiers auxquels l’utilisateur peut accéder sont
présentés dans la liste.
2. Choisissez le dossier que vous voulez ouvrir. Saisissez son nom dans la zone
dans la liste des dossiers que vous obtenez en cliquant sur le triangle de sélection, présenté en fin de
zone.
Si vous venez d'installer l'application et que vous n'avez pas encore créé votre propre dossier, vous
pouvez ouvrir le dossier
3. Si vous avez créé un Utilisateur et que vous lui avez attribué un Mot de passe, vous devez saisir le
nom de l'utilisateur ainsi que son mot de passe dans les zones réservées à cet effet. Afin de rester con-
fidentiel, le mot de passe n'est pas visible à l'écran : les caractères saisis sont remplacés par des asté-
risques.
Dans le cas contraire, les zones
ture d'un dossier.
Société Exemple livré avec Ciel Compta.
Utilisateur et Mot de passe ne sont pas affichées dans la fenêtre d'ouver-
Société ou sélectionnez-le
Date correspond à la date du jour, date de votre ordinateur. Elle est ensuite proposée par défaut dans
La
toutes les zones
planning.
4. Lorsque toutes les informations nécessaires sont définies, cliquez sur le bouton [Ok] pour valider
l'ouverture du dossier sélectionné.
Le nom du dossier ouvert est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale de Ciel Compta.
Date et, plus particulièrement, lors de la saisie de vos écritures comptables ou de votre
9
Fermer
) Menu DOSSIER - commande FERMER
<Alt> <D> <F>
Dès que vous activez cette commande, le dossier ouvert est automatiquement fermé.
La fenêtre principale de Ciel Compta ne présente plus que les menus et commandes suivants :
Menu Dossier
* Il n'est pas nécessaire de fermer un dossier pour en ouvrir un autre (commande OUVRIR du menu
DOSSIER) ou pour quitter l'application (commande QUITTER du menu DOSSIER).
En revanche, n'oubliez pas d'effectuer régulièrement la sauvegarde du dossier avant de le fermer ou de
quitter l'application.
Voir Sauvegarde, page 133.
10
Nouveau
) Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
<Alt> <D> <N>
Menu Dossier
Cet assistant va vous aider dans la création de votre dossier en procédant étape par étape.
1. Indiquez le mode de création que vous souhaitez utiliser en sélectionnant l’option correspondante.
Vous disposez de deux modes de création :
•Le
mode simplifié vous permet de saisir les informations nécessaires à la création de votre dossier
(raison sociale, dates d'exercices, etc.).
Les autres paramètres pourront être renseignés ultérieurement. Cependant, vous pourrez dès la
dernière étape de l'assistant créer les éléments de base de votre dossier (comptes clients et fournisseurs, journaux, etc.).
mode avancé est un mode complet dans lequel vous définissez des paramètres supplémentaires
•Le
tels que le régime de TVA auquel vous êtes soumis, le régime fiscal, etc.
2. L'option Récupération des informations de référencement est cochée par défaut. Vous récupérez dans ce
cas les informations saisies lors de votre référencement (Dénomination, coordonnées, etc.).
Décochez cette option si vous ne souhaitez pas récupérer ces données.
3. Cliquez sur le bouton [Ok].
Création d’un dossier en mode simplifié
Le Mode simplifié facilite la création de votre dossier. Vous ne remplissez que les éléments essentiels.
Coordonnées
1. Si vous avez coché l'option Récupération des informations de référencement dans la fenêtre précédente,
les coordonnées sont reprises automatiquement.
Dans le cas contraire, saisissez les coordonnées d'identification de la société (raison sociale, adresse,
téléphone, etc.).
Zones Forme juridique - Au capital de - RCS
La forme juridique, le capital et le numéro du registre du commerce et des sociétés vont figurer sur les
lettres de relance que vous adressez à vos clients.
* En mode avancé, ces zones doivent obligatoirement être renseignées.
11
Menu Dossier
Zone Répertoire
La zone Répertoire permet d'indiquer le nom du répertoire dans lequel sera créé le dossier. Si vous ne
saisissez rien dans cette zone, les 8 premiers caractères de la raison sociale de la société que vous
définissez ensuite seront repris, par défaut, comme nom de répertoire.
Attention !
Une fois la création du dossier validée, vous ne pourrez plus modifier le répertoire.
Zone Code société
Les 3 caractères du Code société sont portés sur chacune des lignes d'écriture, permettant ainsi
l'identification de ces dernières. Le code est enregistré lors de la sauvegarde et il est exporté sous un
format ASCII (extension TXT).
Exemple
Une société a plusieurs succursales utilisant Ciel Compta pour Windows. La société mère récupère les
écritures comptables de toutes les succursales. La présence du code société sur chaque ligne d'écriture
en facilitera l'identification et la provenance.
* Après la création de la société, seul le lancement d'une mise à jour permet de modifier le code. Il vous
suffit alors d'indiquer un nouveau Code société dans la zone prévue à cet effet.
Zones E-mail et Site internet
Vous pouvez saisir l'adresse E-mail de votre entreprise ou de la personne chargée de la tenue de votre
comptabilité. Ce renseignement peut être particulièrement utile dans le cadre d'une comptabilité
multidossiers où des échanges externes sont parfois nécessaires.
1. Saisissez votre adresse électronique dans la zone
2. Pour envoyer un e-mail, cliquez sur le bouton flèche présenté en fin de zone, ou appuyez sur la touche <F3> de votre clavier.
De même, si votre société dispose d'un site Internet, vous pouvez y accéder directement à partir de la
fenêtre Coordonnées.
1. Saisissez l'adresse du site Internet de votre société sous la forme
http://www.xxx.xxx.fr.
2. Pour consulter le site, cliquez sur le bouton flèche présenté en fin de zone, ou appuyez sur la touche <F3> de votre clavier.
E-Mail, sous la forme xxx@xxx.fr.
* Vous pouvez revenir à la fenêtre précédente en cliquant sur le bouton [Précédent].
Si à ce stade, vous voulez quitter l'assistant, cliquez sur le bouton [Annuler]. La fenêtre de l'assistant
se ferme ; la société est quand même créée avec les informations indiquées.
3. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Paramétrage des décimales et du plan comptable
Gestion du nombre de décimales
4. Définissez le nombre de décimales autorisé dans la saisie des écritures. Vous pouvez gérer de 0 à 3
chiffres après la virgule.
Attention !
Le paramétrage des décimales ne pourra plus être modifié une fois le dossier créé.
Choix du plan comptable
Lorsqu'aucun dossier n'a été créé, le plan comptable sélectionné par défaut correspond au modèle PCG99
COMPLET. Il est conforme au Plan Comptable Général 99 et comporte l'ensemble des comptes standards
que vous alimenterez en fonction des besoins.
12
Menu Dossier
Vous disposez de cinq autres modèles :
• PCG SIMPLIFIE,
• PCG ASSOCIATIONS,
• PCG BTP,
• PCG AGRICOLE,
• PCG HOTELLERIE.
Afin de répondre à vos besoins, d'autres modèles de plans comptables adaptés en fonction de votre
activité (PCG AVOUES, PCG INGENIERIE, etc.) sont téléchargeables directement dans l'application en
cliquant sur le bouton [@Télécharger].
* Si vous avez procédé à la sauvegarde d'un plan comptable personnalisé, utilisé dans un des dossiers
existants, vous pouvez associer ce plan comptable à un dossier en cours de création.
5. Cliquez sur le triangle de sélection. Les modèles de plan comptable apparaissent dans la liste. Sélec-
tionnez celui de votre choix.
Attention !
Une fois le dossier créé, vous ne pourrez plus changer de plan comptable.
Paramétrage des comptes et des dates d'exercice
Longueur des numéros de comptes
6. Si vous souhaitez créer des numéros de compte pouvant comporter indifféremment de 3 à 11 caractè-
res alphanumériques, cochez la zone Libre.
Si, au contraire, vous souhaitez préciser le nombre de caractères que devra comporter systématique-
ment chacun de vos comptes (minimum : 3, maximum : 11), cochez la zone
Exemple
Si vous indiquez une longueur de numéro de compte fixe sur 6 caractères, les numéros de compte créés
dont la longueur est inférieure à 6 seront automatiquement complétés. Si vous notez 401, le logiciel
complétera en 401000 dans la colonne Compte, sauf pour les comptes alphanumériques.
Fixe.
Dates d'exercice
7. Indiquez l'intervalle de dates de l'Exercice N, exercice comptable en cours sur lequel vous allez effec-
tuer les saisies.
Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne seront pas acceptées par
le logiciel. Vous pouvez modifier cette période de saisie (pour une semaine, un mois, un trimestre, etc.).
13
Menu Dossier
* En règle générale, la période de saisie est proposée, par défaut, dans toutes les fenêtres de sélection
des critères des états et des traitements (validation du brouillard, lettrage, etc.).
Paramètres spécifiques
La dernière étape de l'assistant vous permet de créer les éléments de base de votre dossier : Comptes
clients et fournisseurs, journaux, budgets analytiques, chéquiers, RIB, A nouveaux.
Pour gagner du temps, nous vous conseillons de suivre l'ordre de création suggéré par l'assistant.
8. Cliquez sur les boutons [Créer] correspondant aux éléments que vous souhaitez créer.
* Les boutons d'aide situés à droite des boutons [Créer] vous donnent les informations
spécifiques à chaque élément.
9. Pour valider la création de votre dossier, cliquez sur le bouton [Ok].
Création d’un dossier en mode avancé
Le Mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez ou vérifiez tous les paramètres,
notamment ceux définis par défaut, comme les racines de compte et d’édition, le paramétrage de la
déclaration de TVA, etc.
L Pour accéder à l’aide contextuelle de chaque étape, cliquez sur les boutons [Aide] présents dans les
fenêtres.
14
Menu Dossier
Modifier
) Menu DOSSIER- commande MODIFIER
<Alt> <D> <M>
La plupart des renseignements généraux saisis lors de la création d'un dossier peuvent être modifiés à
l'exception des paramètres suivants :
• Le répertoire du dossier,
• le paramétrage de la monnaie,
• le nombre de décimales,
• le Plan Comptable,
• le code et l'intitulé de l'Euro.
* L'accès aux différents paramètres s'obtient en cliquant sur les icones situés dans la colonne de
gauche.
Supprimer
) Menu DOSSIER - commande SUPPRIMER (en mode complet)
<Alt> <D> <S>
Si vous n'utilisez plus un dossier, vous pouvez le supprimer ainsi que toutes les données et informations
qu'il contient pour gagner de la place sur votre disque dur. Cela peut être le cas si vous avez créé
plusieurs dossiers à titre d'essai.
Attention !
Cette procédure est irréversible et lourde de conséquences. Nous vous conseillons vivement d’en interdire l’accès à tout utilisateur non averti.
1. Ouvrez le dossier à supprimer par la commande
2. Activez ensuite la commande SUPPRIMER du menu DOSSIER (en mode complet).
3. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Compte tenu de l'effet irréversible du traitement, un second message vous demande de confirmer la
suppression du dossier.
4. Cliquez sur le bouton [Oui] si le dossier doit être réellement supprimé.
OUVRIR du menu DOSSIER.
Dupliquer
) Menu DOSSIER - commande DUPLIQUER (en mode complet)
<Alt> <D> <D>
Une autre manière de créer un dossier consiste à récupérer le paramétrage du dossier courant.
Les bases (Plan Comptable, journaux, codes budgétaires, chéquiers, codes TVA et RIB) ainsi que les états
du générateur sont dupliqués. Vous ne pouvez activer cette fonction qu'après avoir fermé toutes les
fenêtres de l'application.
1. Saisissez les coordonnées de votre nouveau dossier, comme vous le faites lors d'une création.
2. Pour récupérer également les écritures, cochez la zone
A cette condition, les soldes seront également recopiés.
3. Cliquez sur [OK] puis confirmez la duplication à l'aide du bouton [Oui].
Dupliquer avec écritures.
15
Menu Dossier
Utilisateurs
) Menu DOSSIER - commande UTILISATEURS (en mode complet)
<Alt> <D> <U>
Cette commande regroupe tous les utilisateurs déjà créés, dont l’utilisateur MAITRE que vous ne pouvez
pas supprimer. Elle vous permet d'effectuer les opérations suivantes :
Créer et affecter des profils d'accès aux commandes du logiciel
Chaque utilisateur peut se voir attribuer des droits d'accès sur certaines commandes d'un dossier. Créer
des profils vous évitera de redéfinir les droits d'accès pour chaque utilisateur.
L'affectation des profils aux utilisateurs vous apporte un niveau de sécurité d'utilisation, en terme de
confidentialité et de protection des données.
Définir les dossiers auxquels peut accéder un utilisateur
Un utilisateur peut se voir interdire l'accès à un ou plusieurs dossiers.
Attribuer un mot de passe à chaque utilisateur
Chaque utilisateur peut ainsi posséder son propre mot de passe. Cette affectation n'est pas obligatoire.
Créer et affecter des profils d'accès
Vous pouvez définir des profils d'accès aux commandes de l'application et les affecter ensuite aux
utilisateurs concernés.
Création d'un profil
1. Dans la fenêtre Utilisateurs: consultation, cliquez sur le bouton [Gestion des profils].
* Pour que ce bouton soit actif, vous devez avoir sélectionné l’utilisateur MAITRE dans la fenêtre Liste
des utilisateurs
2. Dans la fenêtre Accès aux fonctions, cliquez sur le bouton [Nouveau].
3. Saisissez le nom du profil sur la ligne qui s'insère puis sa description.
4. Dans la partie droite de la fenêtre, l'accès aux commandes est représenté sous forme de liste hiérar-
chique distinguant les menus principaux des commandes.
.
Pour interdire l'ensemble des commandes d'un menu
Décochez la case située à gauche du menu concerné.
Pour interdire une (ou plusieurs) commande(s) d'un menu.
Pour visualiser les fonctions associées à un menu, cliquez sur le symbole + situé juste devant le menu.
Puis décochez la case qui correspond à la commande dont vous souhaitez interdire l'accès.
5. Enregistrez le nouveau profil en cliquant sur [Ok].
16
Affecter un profil à un utilisateur
Créer l'utilisateur
1. Dans la fenêtre Utilisateurs: consultation, cliquez sur le bouton [Créer].
2. Saisissez le nom utilisateur.
3. Complétez les zones Nom, Prénom, Poste et éventuellement Téléphone.
4. Cliquez sur [Valider] pour confirmer l'enregistrement du nouvel utilisateur.
Affecter un profil
L'ensemble des profils créés apparaît sous forme de liste déroulante dans la partie Profil.
Menu Dossier
Sélectionnez le profil à appliquer en cliquant sur
le triangle de sélection puis cliquez sur [Valider].
Définir les dossiers auxquels peut accéder un utilisateur
Cette commande permet d'interdire l'accès d'un dossier à un utilisateur.
1. Dans la fenêtre Liste des utilisateurs, sélectionnez l'utilisateur concerné.
2. Cliquez sur le bouton [Accès aux Sociétés] pour accéder à la liste des dossiers créés afin de définir
ceux auxquels a droit l'utilisateur.
Dans la colonne
que l’utilisateur a accès au dossier correspondant. Par défaut, l'utilisateur accède au dossier dans lequel
il a été créé ainsi qu'au dossier Exemple.
3. Pour interdire l'accès à un dossier, placez le curseur sur la ligne concernée puis double-cliquez dans
la colonne
Accès de la fenêtre Accès aux sociétés, la case cochée en face de chaque dossier signifie
Accès. La case étant décochée, l'autorisation est supprimée.
* Un utilisateur peut accéder à plusieurs dossiers.
Attribuer un mot de passe
1. Dans la fenêtre Utilisateurs: consultation, cliquez sur le bouton [Mot de passe].
2. Dans la fenêtre Mot de passe, indiquez votre mot de passe dans la zone Nouveau mot de passe.
3. Saisissez-le une seconde fois dans la zone Confirmation du nouveau mot de passe.
4. Cliquer sur [Annuler] abandonnera toute modification du mot de passe et conservera l'ancien.
Cliquer sur [Ok] vérifiera que vous avez bien saisi deux fois le nouveau mot de passe ; si ce n'est pas le
cas, l'ancien mot de passe sera restauré.
* Lors du paramétrage du mot de passe, les lettres que vous tapez n'apparaissent pas à l'écran par
mesure de sécurité. Elles sont remplacées par des astérisques.
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Menu Dossier
Préférences
) Menu DOSSIER - commande PRÉFÉRENCES (en mode complet)
<Alt> <D> <P>
Préférences d'affichage
) Menu DOSSIER - commandes PRÉFÉRENCES - PRÉFÉRENCES D’AFFICHAGE (en mode complet)
<Alt> <D> - <P> - <P>
Cette commande vous permet de personnaliser Ciel Compta selon vos habitudes de travail et vos besoins
en intervenant sur différents éléments d'interface : barre d'outils, barre de navigation, menus et
commandes, bureau.
Cliquez sur le titre de l'onglet correspondant à l'élément à
modifier.
La barre d'outils
Affichée sous la barre de menus dans la fenêtre principale de l'application, la barre d'outils se compose
par défaut de trois groupes d'icones, séparés par un double trait vertical et nommés respectivement de
gauche à droite : Dossier (ouvrir, sauvegarde), Divers (calculette, aide vidéo, aide), Compta (facture client,
saisie kilomètre, encaissement, liste des écritures, plan comptable).
• Si vous ne voulez pas afficher un groupe d'icones dans la barre d'outils, cliquez dans le case présentée
à gauche du titre du groupe pour la décocher.
• Si vous ne voulez pas afficher la barre d'outils, décochez la case
• Si vous ne voulez pas afficher le texte sous chacun des icones présentés dans la barre d'outils, déco-
chez la case
Texte dans les barres d'outils.
Créer un groupe d’icones dans la barre d'outils
1. Pour créer un groupe d’icones dans la barre d’outils, cliquez sur le bouton [Nouvelle].
2. Dans la fenêtre Personnalisation de la barre d’outils, saisissez le Nom de la boîte d'outils à créer.
3. Dans la liste de gauche, Boutons disponibles, cliquez sur l’icone représentant la commande que vous
voulez insérer dans votre nouvelle boîte d'outils.
4. Une fois l’icone sélectionné, cliquez sur le bouton [Ajouter].
L'icone est alors placé dans la liste de droite,
Boutons de la barre d'outils.
Barre d'outils visible.
18
Menu Dossier
5. Procédez ainsi pour insérer tous les icones que vous souhaitez dans votre nouvelle barre d'outils.
• Pour enlever un des icones de la barre d'outils, cliquez sur l'icone concerné dans la liste
barre d'outils
• Pour supprimer tous les icones d'un seul coup, cliquez sur [Réinitialiser].
6. Lorsque vous avez terminé le paramétrage de la barre d'outils, cliquez sur le bouton [Fermer]. Le nom
de votre nouvelle boîte à outils est alors présenté dans la liste des groupes.
puis cliquez sur le bouton [Enlever].
Boutons de la
Modifier un groupe existant
1. Cliquez sur le titre du groupe à modifier puis cliquez sur le bouton [Modifier].
La fenêtre qui s'affiche est en tout point identique à celle présentée lorsque vous créez un groupe d’icones
dans la barre d'outils. Voir Créer un groupe d’icones dans la barre d'outils, page 18.
2. Apportez les modifications nécessaires selon les principes vus précédemment.
3. Cliquez sur le bouton [Fermer] pour revenir à la fenêtre Préférences d'affichage.
Supprimer un groupe existant
1. Placez le curseur sur le groupe concerné pour le sélectionner.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer].
Récupérer le paramétrage par défaut
A tout moment, vous pouvez récupérer le paramétrage par défaut de la barre d'outils en cliquant sur le
bouton [Défaut].
Toutes vos modifications, ajouts ou suppressions seront alors perdues.
La barre de navigation
Affichée à gauche dans la fenêtre principale de l'application, la barre de navigation vous
permet d'organiser votre travail et d'adapter l'environnement de Ciel Compta à vos besoins.
Elle se compose par défaut de six groupes dont le titre est affiché sur chacun des boutons
les représentant : Mes saisies, Editions mensuelles, Traitements annuels, Internet, Expert
comptable, Mes préférés.
A l'intérieur de chaque groupe sont présentés des icones vous permettant :
• d'ouvrir les modes de saisie (standard, kilomètre, facture client, facture fournisseur,
etc.),
• d'imprimer des états (grands-livres, balances, brouillard, etc.),
• d'effectuer des traitements comme le lettrage, le rapprochement bancaire, les opéra-
tions de clôture.
Vous pouvez créer de nouveaux raccourcis de type Etats ou Traitements dans le groupe
Mes préférés mais également dans les autres groupes. Vous pouvez aussi créer de
nouveaux groupes. Pour cela :
1. Dans la fenêtre
[Nouvelle].
2. Les principes pour créer, modifier, supprimer ou personnaliser la barre de navigation
sont similaires à ceux vus pour la barre d'outils.
A tout moment, vous pouvez rappeler la barre de navigation standard par la commande
RECHARGER LA BARRE DE NAVIGATION PAR DÉFAUT du menu CONTEXTUEL, disponible par un clic
droit dans la barre de navigation.
Préférences d’affichage - onglet Barre de navigation, cliquez sur le bouton
Voir La barre d'outils, page 18.
• Pour ne pas afficher un des groupes de la barre de navigation, décochez la case située à gauche du
groupe concerné.
• Pour placer la barre de navigation à droite dans la fenêtre principale de l'application, décochez la case
Barre de navigation à gauche.
• Si vous ne voulez pas du tout afficher la barre de navigation, décochez la case
Barre de navigation visible.
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Menu Dossier
Les menus et commandes
Les titres des menus disponibles sont affichés dans la barre de menus en haut de la fenêtre principale de
l'application. Vous pouvez adapter Ciel Compta à vos habitudes en redéfinissant les noms des menus et
commandes proposés par défaut.
Les principes pour les modifier sont identiques à ceux vus pour la barre d'outils.
Voir La barre d'outils, page 18.
Le bureau
Sous ce terme sont regroupés différents éléments constituant l'environnement de l'application : couleur
de fond de la fenêtre principale, barre de tâches, affichage des notes, etc.
La partie
Options générales permet d'intervenir sur les éléments suivants :
Affichage automatique des notes
Sert à indiquer, brièvement, la signification d'une zone ou d'une commande dès que vous pointez la
souris dessus.
Lecture automatique des aides sonores
Lance automatiquement les séquences d'aide vidéo.
Barre des tâches
Affiche des informations sur les traitements en cours. Pour rappel, la barre des tâches est située en bas
de la fenêtre de l'application.
La couleur de fond de l'application se détermine en cliquant sur le triangle de sélection situé à l'extrémité
de la zone
Vous pouvez choisir le fond d'écran de l'application en sélectionnant le Type de fond.
Pour changer la couleur de la plupart des sections du logiciel (listes, onglets, zones de texte actives et
inactives, etc.), cliquez sur le bouton [Couleur].
Dans la fenêtre
section. Si vous voulez modifier la couleur initiale, double-cliquez sur la section concernée.
Couleur de fond.
Paramétrage des couleurs, la couleur par défaut (représentée dans un carré) précède la
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Menu Dossier
Préférences comptables
) Menu DOSSIER - commandes PRÉFÉRENCES - PRÉFÉRENCES COMPTABLES (en mode complet)
<Alt> <D> - <P> - <C>
Cette commande vous permet de paramétrer, selon vos besoins, certaines options utilisées
principalement lors de la saisie des écritures : options de saisie, options de lettrage, options d'impression,
accélérateurs de libellés, accélérateurs de compte.
Options de saisie
Affichage du N° de mouvement
Si vous cochez cette zone, vous êtes informé du numéro de mouvement attribué à l'écriture, lors de
l'enregistrement. Le numéro de mouvement attribué lors de la saisie de vos écritures est avant tout une
notion informatique. C'est pourquoi, il convient de rappeler que le référencement des pièces comptables
doit s'effectuer en fonction des numéros de pièces.
Gestion des chèques
Si la zone est cochée, lors de la saisie d'un paiement par chèque, le premier chèque disponible vous est
automatiquement proposé si vous avez créé un chéquier dans la base Chéquiers.
Si la zone n'est pas cochée, aucun contrôle sur le chèque n'est effectué lors de la saisie d'un paiement par
chèque.
Libellé de l'écriture
Vous pouvez déterminer un type de libellé par défaut. Ce libellé (libre ou intitulé du compte) sera alors
automatiquement repris dans la grille de saisie standard ou au kilomètre.
Affichage de la palette d'information
Si vous souhaitez que la palette d'information s'affiche à l'ouverture des fenêtres Saisies, cochez cette
zone.
Affichage des accélérateurs de compte et libellé
Si vous avez paramétré des accélérateurs de comptes et/ou de libellés (menu DOSSIER, PRÉFÉRENCES -
PRÉFÉRENCES COMPTABLES, Accélérateurs de libellés - Accélérateurs de compte), cochez cette zone pour que ces
accélérateurs soient proposés en saisie.
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Menu Dossier
Saisie simplifiée des règlements
Si vous gérez une comptabilité simplifiée, cochez cette zone. Les commandes RECETTES et DÉPENSES
s’ajoutent au menu S
AISIES.
Gestion de l'escompte
Si vous gérez l'escompte dans les règlements, cochez cette zone. Lors de la saisie des règlements
fournisseurs et encaissements clients, les montants des escomptes sont imputés automatiquement sur
les comptes déclarés dans les paramètres du dossier.
Affichage des listes auxiliaires...
Si vous cochez une ou plusieurs de ces zones, les listes auxiliaires sont automatiquement présentées
lorsque le curseur est placé sur une zone faisant appel à l'ouverture d'une liste.
Options de lettrage
Cette option vous permet de fixer un montant maximum au-delà duquel la régularisation ne pourra pas
être effectuée.
1. Cochez la zone
2. Saisissez le montant à ne pas dépasser.
Si le montant permettant d'équilibrer différentes lignes d'écritures à lettrer est supérieur à la valeur
saisie, le logiciel refuse de créer l'écriture de régularisation pour constater l'écart de lettrage.
Ecart de règlement maximum autorisé.
Options d'impression
Par défaut, le nombre de pages que vous pouvez imprimer est limité à 8000.
Si vous devez imprimer au-delà de 8000 pages, indiquez-le dans la zone prévue à cet effet.
Accélérateurs de libellé, accélérateurs de compte
Les listes auxiliaires des comptes et des libellés d'écritures peuvent être paramétrées de telle sorte que
seuls les dix éléments les plus utilisés soient présentés.
Dans un premier temps, vous créez la liste - nommée
1. Activez les commandes PRÉFÉRENCES - PRÉFÉRENCES COMPTABLES du menu DOSSIER (en mode complet) et
cliquez sur Accélérateurs de libellés ou Accélérateurs de comptes selon le paramétrage que vous voulez
réaliser.
Dans le cas des accélérateurs de compte, choisissez ensuite de créer le Top 10 pour tous les comptes
confondus ou pour chaque classe de compte.
2. Si vous avez déjà saisi des écritures, cliquez sur le bouton [Automatique à partir de vos écritures] afin
que la liste soit créée d'après ces dernières.
Dans le cas contraire, vous pouvez utiliser les paramétrages définis par défaut, en cliquant sur le bou-
ton [A partir du modèle par défaut].
Top 10 - des dix éléments les plus utilisés :
* Il vous sera toujours possible par la suite de reconstruire le Top 10.
Une fois la construction du Top 10 validée, les éléments sont affichés dans la liste des accélérateurs.
Le chiffre, présenté à droite de chaque élément, correspond au raccourci clavier que vous utiliserez en
saisie pour appeler directement l'élément.
Pour que ces options soient proposées en saisie des écritures, vous devez ensuite en demander l'affichage.
Pour cela :
1. Cliquez sur
2. Selon vos besoins, cochez les cases Affichage des accélérateurs de comptes et/ou Affichage des accéléra-
teurs de libellés
En saisie des écritures, lorsque le curseur se place sur la zone Compte ou Libellé, la liste auxiliaire est
automatiquement ouverte et présente le Top 10.
Options de saisie dans la liste des PRÉFÉRENCES COMPTABLES.
.
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Quitter
) Menu DOSSIER - commande QUITTER
<Alt> <D> - <Q>
Cette commande ferme l'application Ciel Compta.
Si un dossier est ouvert lorsque vous activez la commande, il est automatiquement fermé.
D'autres moyens sont à votre disposition pour quitter l'application :
• le raccourci clavier <Alt> <F4>,
• la commande
senté dans la barre de titre de la fenêtre application,
• un double-clic sur l'icone du menu S
• un clic sur la case de fermeture de la fenêtre, placée dans la barre de titre de la fenêtre application.
FERMETURE, présentée dans le menu SYSTÈME que vous ouvrez en cliquant sur l'icone pré-
YSTÈME,
Menu Dossier
Menu SYSTÈME
Indépendamment de la méthode utilisée, lorsque vous demandez la fermeture de l'application, un
message vous rappelle que vous devez effectuer régulièrement des sauvegardes et vous demande de
confirmer la sortie de Ciel Compta.
• Cliquez sur [Oui] si vous voulez quitter l'application.
• Pour effectuer préalablement la sauvegarde du dossier, cliquez sur le bouton [Non].
Case de fermeture
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Menu Bases
Plan comptable
Journaux
Budgets/analytiques
Chéquiers
R.I.B.
Menu Bases
Vue d’ensemble
Le menu BASES est composé d'éléments ayant des répercussions directes sur la saisie des écritures et les
traitements à effectuer. Il regroupe :
Le Plan Comptable
Récupéré lors de la création du dossier, il contient les numéros et libellés de comptes conformes au Plan
Comptable 1999.
Les journaux
Les différentes opérations comptables doivent être saisies, selon leur type, dans des journaux bien dis-
tincts. Les journaux les plus couramment utilisés sont proposés par défaut par le logiciel : achats, ventes,
banque, etc.
Les codes budgétaires et analytiques
Les codes budgétaires et analytiques permettent d'établir des statistiques suivant leur affectation aux
comptes concernés.
Les chéquiers
En saisie, vous avez la possibilité de gérer l'utilisation des chèques lorsque vous enregistrez les paiements
fournisseurs. Tous vos chéquiers sont répertoriés dans la base Chéquiers.
Les RIB
Si vous récupérez les extraits de compte dans le cadre du rapprochement bancaire, vous devez saisir les
relevés d'identité bancaire.
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