SAGE Compta 2003 User Manual [fr]
Ciel Compta
Version Windows
Manuel électronique
11, rue de Cambrai - 75917 PARIS Cedex 19
Tel. 01.55.26.33.00 - Fax : 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Edito
Félicitations ! Vous venez d’acquérir
un logiciel CIEL dernière génération, alliant les
qualités de puissance et de facilité d’utilisation.
Ce logiciel de la gamme CIEL vous permettra
de faciliter la gestion de votre entreprise, vous soulageant
considérablement dans votre travail.
Une demi-journée devrait vous suffire pour vous familiariser
avec les principales commandes du logiciel.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous
vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations
nécessaires à votre référencement.
N’hésitez pas à nous communiquer vos remarques par écrit ; nous nous
efforcerons d’en tenir compte lors de nos mises à jour régulières.
Très sincèrement,
L’équipe CIEL.
SOMMAIRE
Sources d'informations sur le produit................................................................................... 7
Conventions utilisées dans la documentation....................................................................... 8
Naviguez dans le manuel électronique................................................................................ 9
Partie 1 – Installation de l’application .................................................................................................10
Vous êtres un nouvel utilisateur de Ciel Compta.......................................................................... 11
Vous êtes déjà un utilisateur de Ciel Compta...............................................................................12
Installation de Ciel Compta pour Windows........................................................................ 13
Procédure d'installation ..............................................................................................................13
Premier démarrage de l'application .................................................................................. 15
Démarrez l'application Ciel Compta ...........................................................................................15
Référencez-vous auprès de notre Département Services ...............................................................15
Ouvrez le dossier Exemple .........................................................................................................15
Vous disposez d'une version antérieure ............................................................................. 16
Sauvegardez vos données avant d'effectuer la mise à jour ........................................................... 16
Installez la mise à jour de Ciel Compta pour Windows ................................................................ 16
Démarrage en mise à jour .........................................................................................................16
Partie 2 – Prise en main rapide .............................................................................................................18
Principales étapes de création et de suivi de dossier........................................................... 19
Environnement................................................................................................................. 20
La fenêtre principale de l'application........................................................................................... 20
Personnaliser l'application .......................................................................................................... 21
Paramétrage divers.................................................................................................................... 22
Suivi comptable d'un dossier............................................................................................. 24
Créer et paramétrer un dossier...................................................................................................24
Choisir un mode d’affichage : mode découverte/mode complet...................................................24
Contrôler les fichiers de bases.................................................................................................... 24
Saisir les écritures ......................................................................................................................25
Imprimer les états ......................................................................................................................25
Le lettrage des comptes de tiers..................................................................................................25
Le rapprochement bancaire........................................................................................................26
La validation des écritures .......................................................................................................... 26
Partie 3 – Création et mise en place d’un dossier .........................................................................27
Introduction ..................................................................................................................... 28
Créer un dossier avec l’assistant Top Départ ..................................................................... 29
Créer un dossier en mode simplifié.............................................................................................30
Créer un dossier en mode assistant avec paramétrages détaillés.................................................. 33
Les fichiers de bases......................................................................................................... 34
Gérer les éléments de bases.......................................................................................................35
Le Plan Comptable ....................................................................................................................37
Les journaux..............................................................................................................................43
Les codes budgétaires et analytiques...........................................................................................45
Les chéquiers............................................................................................................................. 49
Les relevés d'identité bancaire ....................................................................................................50
Récupérer les données d'un autre logiciel .......................................................................... 52
Importer les données d’un logiciel de comptabilité ......................................................................52
Importer les données de Ciel Paye, Gestion Commerciale, Immobilisations, ou Etats Financiers.....53
3
•
Partie 4 – La tenue de votre comptabilité .........................................................................................54
Généralités sur les saisies................................................................................................. 55
Les écritures types ...................................................................................................................... 55
Les différents modes de saisie.....................................................................................................59
Les opérations de saisie .............................................................................................................61
Enregistrer les écritures ..............................................................................................................66
L’assistant Top Saisie........................................................................................................ 68
La saisie rapide ............................................................................................................... 69
Saisir une facture client ou fournisseur rapide..............................................................................69
Encaisser un montant................................................................................................................. 71
Les saisies guidées ........................................................................................................... 73
Exemple de saisie d’une facture client en mode Saisie guidée ...................................................... 73
Le guide Facture Fournisseur...................................................................................................... 74
Les guides Paiement et Encaissement.......................................................................................... 75
Automatiser la saisie des écritures..................................................................................... 77
Accélérer la saisie ...................................................................................................................... 77
Les listes auxiliaires - Le Top 10.................................................................................................. 78
Renseigner le libellé de l’écriture par le libellé du compte ............................................................79
Gérer automatiquement les encours client en saisie..................................................................... 79
Calcul automatique des montants...............................................................................................80
Définir et utiliser des comptes de contrepartie..............................................................................80
Solder la pièce sur la dernière ligne d’écriture.............................................................................80
La liste des écritures ......................................................................................................... 81
Manipulation de la liste des écritures ..........................................................................................81
Recherches guidées sur les écritures............................................................................................82
Recherche réalisée sur le journal, les comptes, la date................................................................. 82
Recherche réalisée sur les montants............................................................................................82
Recherche personnalisée sur les écritures ....................................................................................83
Les modèles d’écritures .................................................................................................... 84
Créer un modèle .......................................................................................................................84
Création par la commande Modèles...........................................................................................85
Saisir une écriture d’après un modèle .........................................................................................85
Partie 5 – Les impressions ......................................................................................................................87
Principes généraux........................................................................................................... 88
Les différents types d'impression .................................................................................................88
Configurer votre imprimante ......................................................................................................88
Choisir une imprimante..............................................................................................................89
Le mode Aperçu avant impression ..............................................................................................89
La fenêtre Impression ‘xxx’ .........................................................................................................91
Imprimer en différé....................................................................................................................92
Imprimer un état .............................................................................................................. 93
Choisir les écritures à imprimer ..................................................................................................93
Consulter l’état à l’écran............................................................................................................ 93
Ouvrir un état sauvegardé..........................................................................................................93
Choisir le mode d'impression .....................................................................................................94
Programmer l'impression de plusieurs états................................................................................. 95
Imprimer une liste ............................................................................................................ 97
Imprimer la liste par défaut ........................................................................................................97
Imprimer une liste avec critères avancés......................................................................................98
Le générateur d'états ........................................................................................................ 99
4
•
Principe de création d'un modèle................................................................................................99
Les modèles d'états prédéfinis...................................................................................................100
Visualiser un état à l'écran........................................................................................................ 100
Obtenir l'écran de travail d'un état............................................................................................100
Consulter les fichiers mis en relation......................................................................................... 100
Sauvegarder / Restaurer un état ...............................................................................................100
Imprimer un état à partir du générateur....................................................................................101
Partie 6 – Traitements et éditions.....................................................................................................102
Le lettrage des comptes.................................................................................................. 103
Le lettrage manuel...................................................................................................................103
Lettrage automatique d’un ou plusieurs comptes .......................................................................106
Annuler le lettrage d’un compte................................................................................................106
Le rapprochement bancaire............................................................................................ 107
Choix du traitement à réaliser ..................................................................................................107
Effectuer un nouveau rapprochement bancaire..........................................................................107
Dérapprocher des écritures ......................................................................................................111
Reprendre un rapprochement bancaire déjà en cours................................................................ 111
Le pointage manuel ....................................................................................................... 112
La validation du brouillard ............................................................................................. 113
Contrepasser un mouvement comptable ......................................................................... 114
Les réimputations........................................................................................................... 115
Réimputation d'un compte........................................................................................................115
Réimputation d'un code budgétaire........................................................................................... 115
Le travail sur un compte ................................................................................................. 116
Sélection des écritures..............................................................................................................116
Les traitements.........................................................................................................................117
Le travail sur une série de comptes ................................................................................. 119
La gestion des abonnements .......................................................................................... 121
La déclaration de TVA .................................................................................................... 122
Rappel sur le paramétrage.......................................................................................................122
Aperçu avant impression de la déclaration................................................................................122
Déclaration de TVA assistée......................................................................................................123
Le Grand-livre .........................................................................................................................124
La Balance ..............................................................................................................................125
Les Journaux ...........................................................................................................................125
Le brouillard............................................................................................................................ 126
Les états budgétaires et analytiques ..........................................................................................126
Les éditions liées au suivi de gestion clients/fournisseurs .................................................. 128
La Balance Agée......................................................................................................................128
Echéancier ..............................................................................................................................128
Encours clients.........................................................................................................................129
Relance clients.........................................................................................................................130
Mailing ...................................................................................................................................131
Bordereau de remise en banque...............................................................................................131
Partie 7 – Editions et opérations de fin d’année ..........................................................................132
Le Bilan - Compte de Résultat......................................................................................... 133
Le paramétrage des codes liasse ..............................................................................................133
Edition du Bilan et du Compte de Résultat................................................................................. 134
Les Soldes Intermédiaires de Gestion .............................................................................. 135
5
•
Création d’un état....................................................................................................................135
Paramétrage des rubriques ......................................................................................................135
Les principes de la clôture .............................................................................................. 137
L’assitant Top Clôture .................................................................................................... 138
Clôture et réouverture .................................................................................................... 139
Traitements et vérifications d’avant clôture ................................................................................139
Clôture....................................................................................................................................140
Réouverture............................................................................................................................. 140
Partie 8 – Gestion des dossiers..........................................................................................................141
La sauvegarde et la restauration des données ................................................................. 142
La sauvegarde sur lecteur ou sur disquette ................................................................................ 142
La sauvegarde en ligne avec e-Sauvegarde...............................................................................143
La restauration ........................................................................................................................148
La gestion des dossiers................................................................................................... 149
Modifier les paramètres du dossier en cours..............................................................................149
Dupliquer un dossier................................................................................................................149
La réindexation........................................................................................................................ 149
Purger vos dossiers ..................................................................................................................150
Informations techniques sur votre dossier ........................................................................ 151
Journal des transactions........................................................................................................... 151
Ressources/Informations...........................................................................................................151
L’historique des clôtures ................................................................................................. 153
Gérer les utilisateurs ...................................................................................................... 154
Créer et affecter des profils d'accès........................................................................................... 154
Définir les dossiers auxquels peut accéder un utilisateur............................................................. 156
Attribuer un mot de passe ........................................................................................................156
Partie 9 – Traitements annexes .........................................................................................................157
Le brouillard.................................................................................................................. 158
Enregistrer une ligne d’écriture dans le brouillard......................................................................158
Valider le brouillard ................................................................................................................. 158
Consulter la liste des écritures ..................................................................................................159
Editer le brouillard ...................................................................................................................159
La représentation graphique........................................................................................... 160
Sauvegarder des modèles de Plan Comptable................................................................. 161
Rapprochement bancaire avec le protocole etebac 3 ....................................................... 161
La relation expert ........................................................................................................... 162
Saisir les coordonnées de votre expert comptable......................................................................162
Exporter les écritures du dossier................................................................................................162
Nom et structure du fichier d'export / import .............................................................................164
Importation de données ........................................................................................................... 164
Historique des transferts de fichiers........................................................................................... 165
Multicritère / Exportations............................................................................................... 166
Exporter la balance ........................................................................................................ 167
Exporter les données vers Ciel Tableaux de bord ............................................................. 168
Introduction.............................................................................................................................168
Procédure d'exportation dans Ciel Compta pour Windows ......................................................... 168
Désinstaller l'application................................................................................................. 169
Index................................................................................................................................................................170
6
•
SOURCES D'INFORMATIONS SUR LE PRODUIT
Le Lisez-moi
Il contient des informations de dernière minute.
Vous pouvez le consulter à la fin de la procédure d’installation de Ciel Compta pour Windows.
Vous pourrez aussi le consulter ultérieurement en cliquant sur l’icone correspondant, placé dans le
groupe de logiciels d'installation de l'application, soit C
L’aide intégrée
Vous trouverez dans l’aide intégrée à l’application, le descriptif exhaustif de tous les traitements et
commandes, ainsi qu’un glossaire regroupant les définitions des principaux termes comptables.
IEL par défaut.
Vous l’ouvrez en activant la commande I
(A
IDE) ou encore en appuyant sur les touches <Ctrl> et <F1> de votre clavier.
NDEX ou la commande AIDE CONTEXTUELLE par le menu ?
Dans certaines fenêtres, vous pouvez également ouvrir l’aide sur la commande en cours en
cliquant sur le bouton
présenté en haut de la fenêtre.
Le conseiller
Il contient des astuces et conseils sur la commande en cours. Il peut être ouvert automatiquement
au démarrage de l’application. Vous pouvez également l’ouvrir en activant la commande
C
ONSEILLER DU JOUR du menu ? (AIDE).
Le manuel
Vous y trouverez toutes les informations nécessaires pour installer l'application Ciel Compta pour
Windows, pour créer votre dossier et les données de base nécessaires à la saisie de vos écritures.
Il est également destiné à vous montrer les principales commandes de l’application.
Vous pouvez le consulter à partir du support papier ou du manuel électronique.
La formation multimédia
Avec la formation multimédia, découvrez les séquences vidéos sur les principales commandes de
Ciel Compta pour Windows, de la prise en main rapide au suivi intégral de votre comptabilité.
Pour y accéder, il vous suffit d’insérer le CD-Rom de votre logiciel dans le lecteur prévu à cet effet.
7
•
CONVENTIONS UTILISEES DANS LA DOCUMENTATION
Nous vous rappelons ci-après les conventions utilisées dans ce manuel d’utilisation.
Notez toutefois que pour utiliser correctement l’application Ciel Compta pour Windows, vous devez
maîtriser l’environnement Windows dont les caractéristiques de fonctionnement sont communes à
toutes les applications supportées par cette interface graphique.
Les touches du clavier
L
A
TOUCHE
E
X
T
QUE NOUS
NOMMONS
<Entrée> Enter
<Echap> Escape - Esc
<Tabulation> Tab passer à la zone suivante
EGALEMENT
APPELEE
Retour chariot
Echappement
Retour
PERMET DE...
valider une fenêtre
confirmer la sélection d’une option, d’un bouton
passer à la zone suivante en saisie
quitter une fenêtre
annuler l’action en cours
A
B
<Alt> ouvrir un menu, activer une commande,
en combinaison avec la touche de raccourci
<Majuscule> Shift étendre la sélection à plusieurs éléments adjacents
Utilisation de la souris
LIQUER appuyez sur le bouton gauche de la souris
C
D
OUBLE-CLIQUER appuyez deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris
C
LIC DROIT appuyez sur le bouton droit de la souris
Lecteur de disquettes, de CD-Rom et disque dur
Nous convenons de nommer :
• le lecteur de disquettes A:
• le lecteur de CD-Rom D:
• le disque dur C:
Les symboles du manuel
YMBOLES UTILISES POUR
S
indiquer qu’il s’agit d’un menu, suivi du nom de la commande à activer
attirer votre attention sur un point particulier
renvoyer à une partie dans le manuel d’utilisation
§ indiquer qu’il s’agit d’un renvoi à un autre paragraphe
renvoyer à l’aide intégrée pour le détail de la procédure
8
•
Ouvrir la fiche
NAVIGUEZ DANS LE MANUEL ELECTRONIQUE
Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans le manuel électronique et ainsi
consulter facilement l'information souhaitée.
LES SIGNETS
Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets est présentée.
Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant.
Par exemple, pour consulter le sommaire du manuel, cliquez sur le signet nommé Sommaire.
LES LIENS DANS LE MANUEL
Les informations présentées en vert correspondent à des liens vers d'autres parties du manuel. C'est
le cas pour le sommaire ainsi que pour les renvois à d'autres paragraphes.
Là encore, il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe correspondant.
ACCEDER A UNE INFORMATION SPECIFIQUE
Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et
n'étant ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer dans ce cas une recherche.
- Pour ce faire, activez la commande Rechercher du menu Edition.
- Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher].
SAISISSEZ LA FICHE D'APPRECIATION
Vous la trouverez en annexe du manuel électronique. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Ouvrir]
situé ci-après.
Elle est à remplir directement à l'écran. Cliquez tout simplement dans les zones concernées pour
activer la saisie. Vous pouvez ensuite imprimer la fiche d'appréciation en cliquant sur le bouton
[Imprimer la fiche].
Pour revenir au manuel électronique, cliquez sur le bouton [Retour au manuel] à partir de la fiche
d'appréciation. Si vous avez effectué des modifications, cliquez sur [Oui] pour les enregistrer.
9
•
Partie 1
Installation de l’application
Première installation
Dans le cas où vous possédez une version antérieure
Premier démarrage de l'application
Vous êtes un nouvel utilisateur de Ciel Compta
Installez Ciel Compta
en première installation
Référencez-vous auprès du
Département Services
Démarrez l'application
Créez votre dossier
Sélectionnez
du choix du type d'installation.
Cliquez sur
Sélectionnez Ciel Compta.
Créez et paramétrez votre dossier via la
commande
Installation par défaut
Démarrer-Programmes-Ciel
Nouveau
du menu
lors
Dossier
.
.
Ajoutez ou modifiez les fichiers :
- plan comptable
- journaux
Adaptez les fichiers de bases
Récupérez les données
d'un autre logiciel
- codes budgétaires et analytiques
- chéquiers
- relevés d'identité bancaire
- Ciel Compta pour Dos
- Sybel Start Compta pour Windows
- Saari Pratique Compta pour Dos
- Saari Pratique Compta pour Windows
Vous pouvez saisir vos écritures à partir du menu
S
AISIES
.
11
•
Vous êtes déjà un utilisateur de Ciel Compta
DOS
WINDOWS
Version antérieure
à la version
5
Version antérieure
à la version
1.42
Version
supérieure
Installez
Ciel Compta
en mise à jour.
Sélectionnez
à jour
d'installation.
Installation en mise
lors du choix du type
Démarrez
Cliquez sur
Programmes-Ciel
Sélectionnez
Démarrer-
Ciel Compta
1.42
ou
l'application.
.
.
Version 5 ou
supérieure
Installez
Ciel Compta
en première installation.
Sélectionnez
défaut
d'installation.
Démarrez
Cliquez sur
Programmes-Ciel
Sélectionnez
Installation par
lors du choix du type
l'application.
Démarrer-
.
Ciel Compta
.
Contactez le
Département
Services.
Référencez-vous
Département Services.
Ouvrez votre dossier.
Menu
Dossier
Ouvrir
.
- commande
auprès du
Référencez-vous
auprès du
Département Services.
Créez
votre dossier.
Menu
Dossier
Nouveau
- commande
.
Récupérez vos données.
Menu
Utilitaires
Imports standards
Récupération Ciel Compta Dos
- commande
- option
.
•
12
INSTALLATION DE CIEL COMPTA POUR WINDOWS
Procédure d'installation
- Insérez le CD-Rom d’installation de l’application dans le lecteur de CD-Rom. La fenêtre
B
IENVENUE de présentation du logiciel d’installation s'ouvre automatiquement.
Si vous avez désactivé l'option de démarrage automatique du CD-Rom au niveau de Windows,
suivez dans ce cas la procédure suivante :
- A partir de Windows, cliquez sur le bouton [Démarrer] puis choisissez EXECUTER.
- Dans la zone Ouvrir, présentée dans la fenêtre EXECUTER, saisissez le nom du lecteur de
CD-Rom, suivi de la commande
Exemple
L’application est installée à partir du lecteur D:. Tapez la commande D:INSTALL.
La fenêtre Bienvenue
- Après quelques instants, s’affiche la fenêtre BIENVENUE de présentation du logiciel d’installation.
Une fois lue, cliquez sur le bouton [Suivant].
INSTALL.
- Une deuxième fenêtre vous rappelle que Ciel Compta fait l’objet d’une licence d’utilisation,
accordée à l’utilisateur final, à titre personnel et pour une seule application. Si vous acceptez
les termes de ce contrat, cliquez sur le bouton [Oui].
Choisir le type d'installation
- Choisissez le type d'installation souhaité :
Installation standard comprenant
toutes les options du logiciel
Utilisé lorsque vous faites la mise
à jour de l'application
Installation des options minimum,
nécessaires au lancement du logiciel
Installation avec sélection des options
de votre choix. Cette option est
réservée aux utilisateurs avertis
Choisir le répertoire d'installation
- Vérifiez que le répertoire proposé par défaut vous convient. Pour le modifier cliquez sur le
bouton [Parcourir] puis remplacez le nom du répertoire proposé dans la zone
Chemin d’accès
par un nouveau nom.
- Cliquez sur [OK].
•
13
Choisir le groupe de programmes d'installation
- Un groupe de programmes Ciel est automatiquement créé. L'icone correspondant à Ciel
Compta est placé dans ce groupe de programmes. Vous pouvez créer l’icone dans un autre
groupe.
- Cliquez sur le bouton [Suivant>].
Récapitulatif des paramètres
Le logiciel d'installation récapitule alors tous les éléments que vous venez de paramétrer.
- Pour modifier un élément, revenez à l'étape concernée, en cliquant sur le bouton [<Précédent].
Lancer l'installation
- Si toutes les informations présentées dans la fenêtre récapitulative sont correctes, cliquez sur
[Suivant>] pour lancer l’installation. Tous les fichiers étant contenus sur le CD-Rom, il n'est pas
nécessaire que vous interveniez pendant l'installation.
Une fois l’application installée, le logiciel affiche le groupe de programmes,
CIEL par défaut, dans
lequel vous trouvez tous les icones nécessaires.
- Pour fermer cette fenêtre, cliquez dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la
barre de titre.
Est également présentée une fenêtre vous précisant que l’installation est terminée.
La case
Consulter les informations concernant les nouveautés est cochée par défaut pour
vous permettre de consulter à l'écran le fichier Lisez-moi présentant les nouveautés de
la dernière version et des informations de dernière minute.
- Cliquez sur [Terminer].
Imprimer et fermer le fichier Lisez-moi
Vous pouvez imprimer le fichier Lisez-moi en activant la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Vous refermez le Lisez-moi en activant la commande
Le Lisez-moi reste disponible dans le groupe de programmes de l'application, soit
QUITTER du menu FICHIER.
CIEL par défaut.
Redémarrez l'ordinateur
A la fin de l'installation de Ciel Compta pour Windows, une fenêtre apparaît et vous indique qu'il
faut redémarrer votre ordinateur.
- Activez la case Oui, je veux redémarrer l'ordinateur maintenant et cliquez sur le bouton [OK].
•
14
PREMIER DEMARRAGE DE L'APPLICATION
Démarrez l'application Ciel Compta
- Cliquez sur le bouton [Démarrer] présenté dans la barre de tâches de Windows.
- Ouvrez les dossiers PROGRAMMES, puis CIEL.
- Cliquez sur le titre Ciel Compta pour Windows.
Référencez-vous auprès de notre Département Services
La première fois que vous lancez l'application Ciel Compta, une fenêtre vous rappelle que Ciel
Compta pour Windows fait l'objet d'une licence d'utilisation accordée à l'utilisateur final à titre
personnel et pour une seule application.
Pour valider cette licence, vous devez référencer l'application auprès de nos services.
- Cliquez sur le bouton [OK] et renseignez les zones de la fenêtre qui s’affiche.
Ouvrez le dossier Exemple
Lorsque vous installez Ciel Compta pour Windows, seul le dossier Exemple, livré en standard avec
l'application, figure dans la liste des dossiers que vous obtenez dans la zone
comptes, des journaux et exemples de saisie d'écritures.
Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons
de l'ouvrir.
- Confirmez l'ouverture en cliquant sur [Ok].
A l’ouverture du logiciel, vous êtes par défaut en mode découverte. Ce mode n’affiche que les
principales fonctions de Ciel Compta. Vous pouvez passer en Mode Complet en décochant la
commande Mode découverte du menu
Partie 2. Prise en main rapide, § Choisir un mode d’affichage.
FENETRE.
Société. Il contient des
UTILISATEUR ET MOT DE PASSE
Si vous êtes référencé en tant que premier utilisateur, vous n'avez pas besoin de saisir de nom
d'utilisateur, ni de mot de passe pour accéder à Ciel Compta.
Par la suite, vous pouvez créer votre propre nom d'utilisateur avec un mot de passe.
Dans ce cas, à chaque nouvel accès dans le dossier concerné, il vous sera demandé de saisir ce
nom et ce mot de passe.
Partie 8. Gestion des dossiers, § Gérer les utilisateurs.
15
•
VOUS DISPOSEZ D'UNE VERSION ANTERIEURE
La mise à jour concerne les utilisateurs qui possèdent une version précédente de Ciel Compta pour
Windows.
Sauvegardez vos données avant d'effectuer la mise à jour
menu Utilitaires - commande Sauvegarde
<Alt> <U> - <U>
Avant de procéder à la mise à jour de votre logiciel, nous vous conseillons vivement d'effectuer une
sauvegarde de vos différentes sociétés afin de pouvoir pallier tout problème éventuel de votre
système.
Partie 8. Gestion des dossiers, § La sauvegarde et la restauration des données.
Installez la mise à jour de Ciel Compta pour Windows
- Effectuez les opérations décrites lors de la procédure d'installation.
- Lors du choix du type d'installation, sélectionnez l'option Installation en mise à jour.
- Vérifiez le répertoire sur lequel sera effectuée la mise à jour puis continuez l'installation comme
décrite précédemment.
MISE A JOUR SUR UNE VERSION ANTERIEURE A LA VERSION 4
Si vous avez effectué la mise à jour sur une version antérieure à la version 4, vous devez effectuer
les opérations suivantes :
• Les coordonnées de vos comptes bancaires attachés à des journaux de banque doivent être
saisies par la commande RIB du menu Bases.
• Les accès des utilisateurs aux différentes commandes de l'application doivent être paramétrés à
nouveau par la commande Utilisateurs du menu Dossier.
En effet, suite à une mise à jour, le profil de type Utilisateur a tous les droits pour accéder aux
commandes de l'application. Il est attribué à tous les utilisateurs existants.
Partie 8. Gestion des dossiers, § Créer et affecter des profils d'accès.
Démarrage en mise à jour
AU LANCEMENT DE L'APPLICATION
Au lancement de Ciel Compta suite à une mise à jour, le logiciel vous indique que les fichiers qui
se trouvent à la racine de votre comptabilité (fichiers propres au logiciel : liste des sociétés, des
utilisateurs, etc.) doivent être mis à jour et vous propose deux options.
• Créer une copie de sécurité des fichiers
Si vous cochez cette option, les fichiers antérieurs à la version 6 seront renommés avec
l'extension .bak.
• Effacer la copie à la fin
Si vous cochez cette option, les fichiers de sécurité (.bak) seront supprimés si la mise à jour s'est
correctement effectuée. Dans le cas contraire, ils seront enregistrés. Contactez alors le
Département Services de Ciel.
•
16
A L'OUVERTURE D'UN DOSSIER
Au lancement de Ciel Compta en mise à jour, le logiciel vous indique que les fichiers du dossier
(fichiers propres au dossier : plan comptable, liste des écritures, etc.) doivent être mis à jour et vous
propose deux options :
• Créer une copie de sécurité des fichiers
Si vous cochez cette option, les fichiers antérieurs à la version 6 seront renommés avec
l'extension .bak.
• Effacer la copie à la fin
Si vous cochez cette option, les fichiers de sécurité (.bak) seront supprimés si la mise à jour s'est
correctement effectuée. Dans le cas contraire, ils seront enregistrés. Contactez alors le
Département Services de Ciel.
- Pour plus de sécurité, cochez les deux options.
Vous devez préalablement vérifier qu'il y a assez de place sur votre disque dur. Par exemple, si le
dossier à mettre à jour occupe 8 Mo sur votre disque dur, vous devez disposer au minimum de
8 Mo pour lancer la mise à jour avec ces options cochées.
•
17
Partie 2
Prise en main rapide
Principales étapes de création et de suivi de dossier : schéma
Environnement
Suivi comptable d'un dossier
Traitements et éditions
PRINCIPALES ETAPES DE CREATION ET DE SUIVI DE DOSSIER
Coordonnées
Création et paramétrage
de votre société
Récupération des données
d'une autre application
Dates d'exercice
Plan Comptable et longueur des N° de comptes
Valeurs par défaut
Etc.
Fichiers de base
Paramétrage des préférences
comptables
Saisie des écritures
Edition du brouillard (Vérification)
Rapprochement bancaire
Editions diverses
Plan Comptable
Journaux
Commande
du menu
Grands-livres
Journaux
Balance
Préférences, Préférences comptables
Dossier
(en mode complet)
Sauvegarde des données
Réindexation
Sur lecteur ou sur disquette
En ligne avec e-Sauvegarde
19
•
ENVIRONNEMENT
La fenêtre principale de l'application
Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche.
Barre de titre
Barre de menus
Barre d'outils
personnalisable
Bouton de fermeture
de l'application
Boutons de réduction
et d'agrandissement
Bouton de fermeture de
la fenêtre
Barre d’étatBarre de navigation Fenêtre Liste
LA BARRE DE NAVIGATION
Affichée à gauche dans la fenêtre principale de l'application, la barre de navigation vous permet
d'organiser votre travail.
Elle se compose de plusieurs groupes dont le titre est affiché sur chacun des boutons les
représentant : Mes saisies, Editions mensuelles, Traitements annuels, Internet, Expert comptable,
Mes préférés.
A l’intérieur de chaque groupe sont présentés des icones vous permettant :
• d’ouvrir les modes de saisie (assistant Top Saisie, saisir une vente, saisir un achat, payer un
fournisseur, etc.),
• d’imprimer des états (grands-livres, balances, brouillard, etc.),
• d’effectuer des traitements (opérations de clôture à l’aide de l’assistant Top Clôture, échanges
de données avec votre expert comptable, etc.).
•
20
LA BARRE D'OUTILS
Un simple clic sur un des icones de la barre d'outils permet d'ouvrir les commandes les plus
fréquemment utilisées, sans avoir à ouvrir le menu correspondant.
Personnaliser l'application
menu Dossier - commande Préférences, Préférences d'affichage (en mode complet)
<Alt> <D> - <P> - <P>
menu Contextuel (clic droit) - commande Personnaliser le bureau
Les éléments liés à l'environnement de l'application comme la barre de navigation, la barre d'outils
ou encore les menus et commandes sont paramétrables. Ainsi, il vous est possible de créer un
bureau entièrement personnalisé.
PARAMETRAGE DES ACCES AUX COMMANDES DE L'APPLICATION
Vous pouvez personnaliser les accès aux commandes de l'application à la fois dans la barre
d'outils, la barre de navigation et la barre de menus. A cet effet, cliquez sur l'onglet concerné.
Personnaliser la barre d'outils et la barre de navigation
Sont présentés, à gauche, les groupes définis par défaut et constituant la barre d'outils ou la barre
de navigation. Vous pouvez choisir de ne pas les afficher en décochant la case située avant chaque
groupe.
- Pour ajouter un groupe, cliquez sur le bouton [Nouvelle].
- Dans la fenêtre Personnalisation, nommez le nouveau groupe dans la zone Nom.
- Dans la colonne de gauche, choisissez les icones correspondant aux commandes qui
composeront le groupe. Placez le pointeur sur le premier icone que vous souhaitez insérer au
groupe puis cliquez sur le bouton [Ajouter].
- Procédez ainsi pour tous les icones.
- Quand vous avez terminé le paramétrage, cliquez sur le bouton [Fermer].
- Pour que soient pris en compte les nouveaux critères, cliquez sur le bouton [Ok].
21
•
Affichage de la barre d'outils et de la barre de navigation
Vous disposez des options d'affichage
Barre d'outils visible et Barre de navigation visible permettant,
quand elles sont décochées, de les faire disparaître de la fenêtre principale.
Pour la barre d'outils, il est également possible de supprimer le texte situé sous les icones en
décochant la zone
Texte dans les barres d'outils.
La barre de navigation est placée, par défaut, à gauche de la fenêtre principale. Si vous voulez
l'obtenir à droite de l'écran, décochez la zone
Barre de navigation à gauche.
DEFINIR LES MENUS ET LES COMMANDES PRESENTS DANS L'APPLICATION
Comme pour les barres d'outils et de navigation, il est possible de composer le menu de
l'application en modifiant le paramétrage défini par défaut.
La liste des accès menus est représentée sous forme de liste hiérarchique distinguant les menus
principaux des commandes.
- Pour visualiser les menus et commandes, cliquez sur le symbole + situé juste devant le nom
Menu_Société. Ce groupe ouvre la liste des menus disponibles dans l'application.
- Pour insérer un élément, cliquez sur le bouton [Nouvelle]. Sont alors présentés deux types
d'éléments :
• Ajouter une commande au menu xxx
Cette option insère une nouvelle commande dans le menu sélectionné (par exemple, la
commande
• Ajouter un sous-menu au menu xxx
Cette option ajoute une commande située directement dans un nouveau menu principal de la
barre de menus. Elle peut également servir à ajouter une commande située dans un menu
secondaire au menu sélectionné (par exemple, le menu
D
'EXERCICE contenant les commandes CLOTURE et REOUVERTURE).
OUVRIR du menu DOSSIER).
TRAITEMENTS comporte le sous-menu FIN
A tout moment, vous pouvez retrouver le paramétrage déclaré par défaut dans Ciel Compta en
sélectionnant l'option Recharger xxx par défaut que vous obtenez par un clic droit effectué dans
la barre de navigation, dans la barre d'outils ou dans la feuille de travail.
Paramétrage divers
- Cliquez sur l'onglet Bureau.
La partie Options générales regroupe les cases à cocher suivantes :
• Affichage automatique des notes : cette case cochée affiche les notes lorsque vous pointez le curseur
sur une zone ou une commande.
• Lecture automatique des aides sonores : cette case cochée lance automatiquement les séquences
d'aide vidéo.
• Barre des tâches : cette case cochée affiche des informations sur les traitements en cours. Pour
rappel, la barre des tâches est située au bas de la fenêtre principale de l'application.
LE FOND D'ECRAN
Vous pouvez choisir le fond d'écran de l'application en sélectionnant le type de fond. Par défaut, un
fond est affiché. Si vous ne voulez pas de fond d'écran, sélectionnez le type
Le type
Fichier vous permet de sélectionner une autre image que celle proposée par défaut.
Aucun.
•
22
MODIFIER LES COULEURS DE L'APPLICATION
- Pour changer la couleur de la plupart des sections du logiciel (listes, onglets, zones de texte
actives et inactives, etc.), cliquez sur le bouton [Couleur].
- Dans la liste, la couleur par défaut représentée dans un carré précède la section. Si vous voulez
modifier la couleur initiale, double-cliquez sur la section concernée.
MON ASSISTANT
Dans la plupart des fenêtres de l'application, vous disposez d'un icone nommé Mon assistant et
situé en haut, à gauche sous la barre de titre de la fenêtre. Il permet de saisir des annotations sur
l'opération que vous êtes en train de réaliser.
- Cliquez sur l'icone concerné puis saisissez votre texte.
- Cliquez, ensuite, sur le bouton droit de la souris. Vous disposez des options Police, Couleur,
Couleur de fond pour mettre en forme votre texte.
L'option
Le texte peut également être édité par l'option
Sauver permet d'enregistrer vos annotations une fois que la mise en forme est terminée.
Imprimer.
Lors des prochaines ouvertures de la fenêtre concernée, si l'assistant est renseigné, il s'affiche
automatiquement.
Pour ne plus l'afficher automatiquement :
- lorsque l'assistant est ouvert, cliquez sur le bouton droit de la souris,
- choisissez la commande EFFACER,
- validez en cliquant sur le bouton [Oui].
•
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SUIVI COMPTABLE D'UN DOSSIER
Créer et paramétrer un dossier
menu Dossier - commande nouveau
<Alt> <D> - <N>
C'est avec la commande NOUVEAU que vous allez créer le dossier qui contiendra toutes les données
de votre entreprise ou activité. Vous pouvez aussi lancer la création de votre dossier lorsque vous
ouvrez l’application.
Pour créer un dossier, deux modes de création vous sont proposés : un mode simplifié et un mode
avancé.
Partie 3. Création et mise en place d'un dossier, § Créer un dossier avec l’assistant Top Départ.
Choisir un mode d’affichage : mode découverte/mode complet
menu Fenêtre - commande mode découverte
<Alt> <F> - <M>
Vous disposez de deux modes d’affichage :
• le mode découverte (mode par défaut), pour vous familiariser plus simplement et plus
rapidement avec les principales fonctions de Ciel Compta,
• le mode complet, pour un suivi et une gestion de votre comptabilité plus détaillés.
Vous pouvez à tout moment passer d’un mode d’affichage à l’autre.
Pour passer en mode complet, à partir du menu
Pour passer en mode découverte, à partir du menu
Le mode d’affichage que vous avez choisi sera le même lorsque vous réouvrirez votre dossier lors
de vos prochains travaux.
Contrôler les fichiers de bases
Avant de commencer la saisie, vous devez adapter les fichiers de bases accessibles au menu BASES,
notamment :
• le Plan comptable,
• les journaux,
• les chéquiers,
• les Relevés d'Identité Bancaire,
• les codes budgétaires et analytiques si vous gérez une comptabilité budgétaire (en mode
complet).
FENETRE, décochez la commande MODE DECOUVERTE.
FENETRE, cochez la commande MODE DECOUVERTE.
Partie 3. Création et mise en place d'un dossier, § Les fichiers de bases.
•
24
Saisir les écritures
Vous disposez de plusieurs modes de saisie :
• l’assistant Top Saisie vous propose des modèles de saisie.
Partie 4. La tenue de votre comptabilité, § L’assistant Top Saisie.
• la saisie rapide regroupant trois types d'écritures (facture client rapide, facture fournisseur
rapide, encaisser un montant) permettant d'accélérer le travail de saisie.
Partie 4. La tenue de votre comptabilité, § La saisie rapide.
• la saisie au Kilomètre.
• les saisies guidées qui vous permettent de saisir un type bien précis d'écritures : les factures
clients, les factures fournisseurs, les encaissements et les paiements (accessible en mode
complet).
Partie 4. La tenue de votre comptabilité, § Les saisies guidées.
Imprimer les états
Dans le menu ETATS, vous disposez des éditions obligatoires :
• le Grand-livre,
• la balance,
• les journaux,
• le brouillard,
• le bilan et le compte de résultat,
• la déclaration de TVA.
D'autres éditions, plus particulièrement dédiées au suivi de gestion des clients, sont disponibles :
• l’échéancier,
• la balance agée (accessible en mode complet),
• les relances clients (accessible en mode complet),
• le mailing (accessible en mode complet),
• les encours clients (accessible en mode complet), etc.
Partie 5. Les impressions avec Ciel Compta.
Partie 6. Traitements et éditions.
Le lettrage des comptes de tiers
Ce traitement est généralement effectué sur les écritures des comptes Clients et Fournisseurs afin
de ne plus tenir compte des lignes de factures et de leurs règlements respectifs. Il consiste à affecter
le même code à deux ou plusieurs lignes d’écritures se soldant.
Cette disposition permet d’épurer les listes et éditions des écritures lettrées et plus particulièrement
pour imprimer la balance âgée, l’échéancier clients ou les lettres de relance.
Le lettrage peut être effectué au fur et à mesure de la saisie, sur demande à la validation des
écritures ou encore, en différé, par les commandes
complet) et
TRAVAIL SUR UN COMPTE (accessible en mode complet) du menu TRAITEMENTS.
LETTRAGE (accessible en mode découverte ou
Partie 6. Traitements et éditions, § Le lettrage.
•
25
Le rapprochement bancaire
Il s’agit de pointer les écritures enregistrées en comptabilité sur votre compte banque avec celles
enregistrées par votre agence bancaire.
Vous pouvez récupérer le fichier des mouvements enregistrés par votre banque via le Minitel,
Internet ou Ciel Communication Bancaire, utilisant le protocole Etebac3.
Partie 6. Traitements et éditions, § Le rapprochement bancaire.
La validation des écritures
Ce traitement consiste à enregistrer définitivement les écritures en comptabilité.
Il peut être réalisé au fur et à mesure de la saisie ou, en différé, par la commande
BROUILLARD du menu TRAITEMENTS.
Pour effectuer la clôture de l’exercice, toutes les écritures doivent être validées.
Partie 4. La tenue de votre comptabilité, § Enregistrer les écritures, Les types d’écritures.
Partie 6. Traitements et éditions, § La validation du brouillard.
VALIDATION
•
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Partie 3
Création et mise en place d’un dossier
Créer un dossier avec l’assistant Top Départ
Les fichiers de bases
Récupérer les données d’un autre logiciel
INTRODUCTION
CREEZ VOTRE DOSSIER
Pour créer un dossier, vous choisissez entre deux modes de création : un mode simplifié et un
mode avancé.
Le mode de création simplifié est axé sur la saisie des informations uniquement indispensables à la
création de votre dossier (raison sociale, dates d'exercices, etc.). Les autres paramètres pourront
être renseignés ultérieurement.
Le mode avancé permet de créer votre dossier en renseignant l'intégralité des paramètres (régime
fiscal, régime TVA, etc.).
Si vous le souhaitez, les coordonnées de la société peuvent être reprises automatiquement de la
fiche de référencement que vous avez saisie pour obtenir votre clé de débridage.
VERIFIEZ LES DONNEES DE BASE
Quel que soit le mode de création choisi, vous devez vérifier, voire adapter les éléments du menu
BASES à savoir :
- contrôler les comptes du Plan Comptable,
- vérifier et modifier, si besoin est, les journaux proposés par défaut,
- saisir vos chéquiers pour une imputation automatique des numéros de chèques en saisie
d'écritures,
- renseigner la base budgétaire et analytique si vous gérez une comptabilité par budget,
- saisir les relevés d'identité bancaire pour les besoins du rapprochement bancaire.
RECUPEREZ LES DONNEES D'UN AUTRE LOGICIEL
Une fois votre dossier créé dans Ciel Compta, vous pouvez importer les données d'un autre logiciel
par la commande
IMPORTS STANDARDS du menu UTILITAIRES (accessible en mode complet).
28
•
CREER UN DOSSIER AVEC L’ASSISTANT TOP DEPART
menu Dossier - commande nouveau
<Alt> <D> - <N>
Lorsque vous demandez la création d'un dossier, vous pouvez choisir la méthode de création du
dossier. Deux options sont à votre disposition :
Mode simplifié
Seules les principales informations indispensables à la création de votre dossier (dates d’exercices,
raison sociale,etc.) sont à renseigner.
Ce mode de création suppose que vous devez, vérifier, après la création du dossier, que les
éléments tels que le régime fiscal et le régime de TVA, correspondent bien à votre situation
comptable. Pour cela, vous sélectionnerez la commande Modifier du menu Dossier et cliquerez
sur les icones concernés.
Mode avancé
Dans ce cas, vous définissez des paramètres supplémentaires tels que le régime de TVA auquel
vous êtes soumis, le plan comptable choisi, etc.
Récupération des informations de référencement
Cochée par défaut, cette option permet de récupérer les informations que vous avez déjà eu à
saisir lors de votre référencement.
- Au cas où les renseignements du dossier que vous allez créer sont différentes de celles saisies
lors du référencement, décochez l'option.
Manuel d'installation et de prise en main, § Référencez-vous auprès de notre Service
Référencement.
- Cochez l'option de votre choix et lancez la procédure de création en cliquant sur [Ok].
29
•
Créer un dossier en mode simplifié
menu Dossier - commande nouveau - option Mode simplifié
<Alt> <D> - <N>
Le mode simplifié permet de définir les paramètres indispensables à la création d’un dossier.
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant].
COORDONNEES DE LA SOCIETE
Si vous avez coché Récupération des informations de référencement dans la fenêtre précédente, les
coordonnées sont reprises automatiquement.
- Dans le cas contraire, saisissez les coordonnées d'identification de la société (raison sociale,
adresse, téléphone, etc.).
Répertoire
La zone Répertoire permet d'indiquer le nom du répertoire dans lequel sera créé le dossier. Si vous
ne saisissez rien dans cette zone, les 8 premiers caractères de la raison sociale de la société que
vous définissez ensuite seront repris, par défaut, comme nom de répertoire.
Attention !
Une fois la création du dossier validée, vous ne pourrez plus modifier le répertoire.
Code société
Les 3 caractères du Code société sont portés sur chacune des lignes d'écriture, permettant ainsi
l'identification de ces dernières. Le code est enregistré lors de la sauvegarde et il est exporté sous
un format ASCII (extension TXT).
Exemple
Une société a plusieurs succursales utilisant Ciel Compta pour Windows. La société mère récupère les
écritures comptables de toutes les succursales. La présence du code société sur chaque ligne d'écriture en
facilitera l'identification et la provenance.
Après la création de la société, seul le lancement d'une mise à jour permet de modifier le code.
Il vous suffit alors d'indiquer un nouveau
E-mail
Code société dans la zone prévue à cet effet.
Vous pouvez saisir l'adresse E-mail de votre entreprise ou de la personne chargée de la tenue de
votre comptabilité. Ce renseignement peut être particulièrement utile dans le cadre d'une
comptabilité multidossiers où des échanges externes sont parfois nécessaires.
- Saisissez votre adresse électronique dans la zone E-Mail, sous la forme xxx@xxx.fr.
- Pour envoyer un e-mail, cliquez sur le bouton flèche présenté en fin de zone, ou appuyez sur la
touche <F3> de votre clavier.
Site Internet
De même, si votre société dispose d'un site Internet, vous pouvez y accéder directement à partir de
la fenêtre
Coordonnées.
- Saisissez l'adresse du site Internet de votre société sous la forme http://www.xxx.xxx.fr.
- Pour consulter le site, cliquez sur le bouton flèche présenté en fin de zone, ou appuyez sur la
touche <F3> de votre clavier.
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