SAGE Compta 2003 User Manual [fr]

Ciel Compta

Version Windows

Manuel électronique

11, rue de Cambrai - 75917 PARIS Cedex 19

Tel. [phone] - Fax : [phone]

Site internet : http://www.ciel.com

Edito

Félicitations ! Vous venez d’acquérir
un logiciel CIEL dernière génération, alliant les
qualités de puissance et de facilité d’utilisation.

Ce logiciel de la gamme CIEL vous permettra
de faciliter la gestion de votre entreprise, vous soulageant
considérablement dans votre travail.
Une demi-journée devrait vous suffire pour vous familiariser
avec les principales commandes du logiciel.

Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous
vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations
nécessaires à votre référencement.

N’hésitez pas à nous communiquer vos remarques par écrit ; nous nous
efforcerons d’en tenir compte lors de nos mises à jour régulières.

Très sincèrement,
L’équipe CIEL.

SOMMAIRE

Sources d'informations sur le produit................................................................................... 7

Conventions utilisées dans la documentation....................................................................... 8

Naviguez dans le manuel électronique................................................................................ 9

Partie 1 – Installation de l’application .................................................................................................10

 Vous êtres un nouvel utilisateur de Ciel Compta.......................................................................... 11

 Vous êtes déjà un utilisateur de Ciel Compta...............................................................................12

Installation de Ciel Compta pour Windows........................................................................ 13

 Procédure d'installation ..............................................................................................................13

Premier démarrage de l'application .................................................................................. 15

 Démarrez l'application Ciel Compta ...........................................................................................15

 Référencez-vous auprès de notre Département Services ...............................................................15

 Ouvrez le dossier Exemple .........................................................................................................15

Vous disposez d'une version antérieure ............................................................................. 16

 Sauvegardez vos données avant d'effectuer la mise à jour ........................................................... 16

 Installez la mise à jour de Ciel Compta pour Windows ................................................................ 16

 Démarrage en mise à jour .........................................................................................................16

Partie 2 – Prise en main rapide .............................................................................................................18

Principales étapes de création et de suivi de dossier........................................................... 19

Environnement................................................................................................................. 20

 La fenêtre principale de l'application........................................................................................... 20

 Personnaliser l'application .......................................................................................................... 21

 Paramétrage divers.................................................................................................................... 22

Suivi comptable d'un dossier............................................................................................. 24

 Créer et paramétrer un dossier...................................................................................................24

 Choisir un mode d’affichage : mode découverte/mode complet...................................................24

 Contrôler les fichiers de bases.................................................................................................... 24

 Saisir les écritures ......................................................................................................................25

 Imprimer les états ......................................................................................................................25

 Le lettrage des comptes de tiers..................................................................................................25

 Le rapprochement bancaire........................................................................................................26

 La validation des écritures .......................................................................................................... 26

Partie 3 – Création et mise en place d’un dossier .........................................................................27

Introduction ..................................................................................................................... 28

Créer un dossier avec l’assistant Top Départ ..................................................................... 29

 Créer un dossier en mode simplifié.............................................................................................30

 Créer un dossier en mode assistant avec paramétrages détaillés.................................................. 33

Les fichiers de bases......................................................................................................... 34

 Gérer les éléments de bases.......................................................................................................35

 Le Plan Comptable ....................................................................................................................37

 Les journaux..............................................................................................................................43

 Les codes budgétaires et analytiques...........................................................................................45

 Les chéquiers............................................................................................................................. 49

 Les relevés d'identité bancaire ....................................................................................................50

Récupérer les données d'un autre logiciel .......................................................................... 52

 Importer les données d’un logiciel de comptabilité ......................................................................52

 Importer les données de Ciel Paye, Gestion Commerciale, Immobilisations, ou Etats Financiers.....53

3

•

Partie 4 – La tenue de votre comptabilité .........................................................................................54

Généralités sur les saisies................................................................................................. 55

 Les écritures types ...................................................................................................................... 55

 Les différents modes de saisie.....................................................................................................59

 Les opérations de saisie .............................................................................................................61

 Enregistrer les écritures ..............................................................................................................66

L’assistant Top Saisie........................................................................................................ 68

La saisie rapide ............................................................................................................... 69

 Saisir une facture client ou fournisseur rapide..............................................................................69

 Encaisser un montant................................................................................................................. 71

Les saisies guidées ........................................................................................................... 73

 Exemple de saisie d’une facture client en mode Saisie guidée ...................................................... 73

 Le guide Facture Fournisseur...................................................................................................... 74

 Les guides Paiement et Encaissement.......................................................................................... 75

Automatiser la saisie des écritures..................................................................................... 77

 Accélérer la saisie ...................................................................................................................... 77

 Les listes auxiliaires - Le Top 10.................................................................................................. 78

 Renseigner le libellé de l’écriture par le libellé du compte ............................................................79

 Gérer automatiquement les encours client en saisie..................................................................... 79

 Calcul automatique des montants...............................................................................................80

 Définir et utiliser des comptes de contrepartie..............................................................................80

 Solder la pièce sur la dernière ligne d’écriture.............................................................................80

La liste des écritures ......................................................................................................... 81

 Manipulation de la liste des écritures ..........................................................................................81

 Recherches guidées sur les écritures............................................................................................82

 Recherche réalisée sur le journal, les comptes, la date................................................................. 82

 Recherche réalisée sur les montants............................................................................................82

 Recherche personnalisée sur les écritures ....................................................................................83

Les modèles d’écritures .................................................................................................... 84

 Créer un modèle .......................................................................................................................84

 Création par la commande Modèles...........................................................................................85

 Saisir une écriture d’après un modèle .........................................................................................85

Partie 5 – Les impressions ......................................................................................................................87

Principes généraux........................................................................................................... 88

 Les différents types d'impression .................................................................................................88

 Configurer votre imprimante ......................................................................................................88

 Choisir une imprimante..............................................................................................................89

 Le mode Aperçu avant impression ..............................................................................................89

 La fenêtre Impression ‘xxx’ .........................................................................................................91

 Imprimer en différé....................................................................................................................92

Imprimer un état .............................................................................................................. 93

 Choisir les écritures à imprimer ..................................................................................................93

 Consulter l’état à l’écran............................................................................................................ 93

 Ouvrir un état sauvegardé..........................................................................................................93

 Choisir le mode d'impression .....................................................................................................94

 Programmer l'impression de plusieurs états................................................................................. 95

Imprimer une liste ............................................................................................................ 97

 Imprimer la liste par défaut ........................................................................................................97

 Imprimer une liste avec critères avancés......................................................................................98

Le générateur d'états ........................................................................................................ 99

4

•

 Principe de création d'un modèle................................................................................................99

 Les modèles d'états prédéfinis...................................................................................................100

 Visualiser un état à l'écran........................................................................................................ 100

 Obtenir l'écran de travail d'un état............................................................................................100

 Consulter les fichiers mis en relation......................................................................................... 100

 Sauvegarder / Restaurer un état ...............................................................................................100

 Imprimer un état à partir du générateur....................................................................................101

Partie 6 – Traitements et éditions.....................................................................................................102

Le lettrage des comptes.................................................................................................. 103

 Le lettrage manuel...................................................................................................................103

 Lettrage automatique d’un ou plusieurs comptes .......................................................................106

 Annuler le lettrage d’un compte................................................................................................106

Le rapprochement bancaire............................................................................................ 107

 Choix du traitement à réaliser ..................................................................................................107

 Effectuer un nouveau rapprochement bancaire..........................................................................107

 Dérapprocher des écritures ......................................................................................................111

 Reprendre un rapprochement bancaire déjà en cours................................................................ 111

Le pointage manuel ....................................................................................................... 112

La validation du brouillard ............................................................................................. 113

Contrepasser un mouvement comptable ......................................................................... 114

Les réimputations........................................................................................................... 115

 Réimputation d'un compte........................................................................................................115

 Réimputation d'un code budgétaire........................................................................................... 115

Le travail sur un compte ................................................................................................. 116

 Sélection des écritures..............................................................................................................116

 Les traitements.........................................................................................................................117

Le travail sur une série de comptes ................................................................................. 119

La gestion des abonnements .......................................................................................... 121

La déclaration de TVA .................................................................................................... 122

 Rappel sur le paramétrage.......................................................................................................122

 Aperçu avant impression de la déclaration................................................................................122

 Déclaration de TVA assistée......................................................................................................123

 Le Grand-livre .........................................................................................................................124

 La Balance ..............................................................................................................................125

 Les Journaux ...........................................................................................................................125

 Le brouillard............................................................................................................................ 126

 Les états budgétaires et analytiques ..........................................................................................126

Les éditions liées au suivi de gestion clients/fournisseurs .................................................. 128

 La Balance Agée......................................................................................................................128

 Echéancier ..............................................................................................................................128

 Encours clients.........................................................................................................................129

 Relance clients.........................................................................................................................130

 Mailing ...................................................................................................................................131

 Bordereau de remise en banque...............................................................................................131

Partie 7 – Editions et opérations de fin d’année ..........................................................................132

Le Bilan - Compte de Résultat......................................................................................... 133

 Le paramétrage des codes liasse ..............................................................................................133

 Edition du Bilan et du Compte de Résultat................................................................................. 134

Les Soldes Intermédiaires de Gestion .............................................................................. 135

5

•

 Création d’un état....................................................................................................................135

 Paramétrage des rubriques ......................................................................................................135

Les principes de la clôture .............................................................................................. 137

L’assitant Top Clôture .................................................................................................... 138

Clôture et réouverture .................................................................................................... 139

 Traitements et vérifications d’avant clôture ................................................................................139

 Clôture....................................................................................................................................140

 Réouverture............................................................................................................................. 140

Partie 8 – Gestion des dossiers..........................................................................................................141

La sauvegarde et la restauration des données ................................................................. 142

 La sauvegarde sur lecteur ou sur disquette ................................................................................ 142

 La sauvegarde en ligne avec e-Sauvegarde...............................................................................143

 La restauration ........................................................................................................................148

La gestion des dossiers................................................................................................... 149

 Modifier les paramètres du dossier en cours..............................................................................149

 Dupliquer un dossier................................................................................................................149

 La réindexation........................................................................................................................ 149

 Purger vos dossiers ..................................................................................................................150

Informations techniques sur votre dossier ........................................................................ 151

 Journal des transactions........................................................................................................... 151

 Ressources/Informations...........................................................................................................151

L’historique des clôtures ................................................................................................. 153

Gérer les utilisateurs ...................................................................................................... 154

 Créer et affecter des profils d'accès........................................................................................... 154

 Définir les dossiers auxquels peut accéder un utilisateur............................................................. 156

 Attribuer un mot de passe ........................................................................................................156

Partie 9 – Traitements annexes .........................................................................................................157

Le brouillard.................................................................................................................. 158

 Enregistrer une ligne d’écriture dans le brouillard......................................................................158

 Valider le brouillard ................................................................................................................. 158

 Consulter la liste des écritures ..................................................................................................159

 Editer le brouillard ...................................................................................................................159

La représentation graphique........................................................................................... 160

Sauvegarder des modèles de Plan Comptable................................................................. 161

Rapprochement bancaire avec le protocole etebac 3 ....................................................... 161

La relation expert ........................................................................................................... 162

 Saisir les coordonnées de votre expert comptable......................................................................162

 Exporter les écritures du dossier................................................................................................162

 Nom et structure du fichier d'export / import .............................................................................164

 Importation de données ........................................................................................................... 164

 Historique des transferts de fichiers........................................................................................... 165

Multicritère / Exportations............................................................................................... 166

Exporter la balance ........................................................................................................ 167

Exporter les données vers Ciel Tableaux de bord ............................................................. 168

 Introduction.............................................................................................................................168

 Procédure d'exportation dans Ciel Compta pour Windows ......................................................... 168

Désinstaller l'application................................................................................................. 169

Index................................................................................................................................................................170

6

•

SOURCES D'INFORMATIONS SUR LE PRODUIT

Le Lisez-moi

Il contient des informations de dernière minute.

Vous pouvez le consulter à la fin de la procédure d’installation de Ciel Compta pour Windows.
Vous pourrez aussi le consulter ultérieurement en cliquant sur l’icone correspondant, placé dans le
groupe de logiciels d'installation de l'application, soit C

L’aide intégrée

Vous trouverez dans l’aide intégrée à l’application, le descriptif exhaustif de tous les traitements et
commandes, ainsi qu’un glossaire regroupant les définitions des principaux termes comptables.

IEL par défaut.

Vous l’ouvrez en activant la commande I
(A

IDE) ou encore en appuyant sur les touches <Ctrl> et <F1> de votre clavier.

NDEX ou la commande AIDE CONTEXTUELLE par le menu ?

Dans certaines fenêtres, vous pouvez également ouvrir l’aide sur la commande en cours en

cliquant sur le bouton

présenté en haut de la fenêtre.

Le conseiller

Il contient des astuces et conseils sur la commande en cours. Il peut être ouvert automatiquement
au démarrage de l’application. Vous pouvez également l’ouvrir en activant la commande

C

ONSEILLER DU JOUR du menu ? (AIDE).



Le manuel

Vous y trouverez toutes les informations nécessaires pour installer l'application Ciel Compta pour
Windows, pour créer votre dossier et les données de base nécessaires à la saisie de vos écritures.

Il est également destiné à vous montrer les principales commandes de l’application.
Vous pouvez le consulter à partir du support papier ou du manuel électronique.

La formation multimédia

Avec la formation multimédia, découvrez les séquences vidéos sur les principales commandes de
Ciel Compta pour Windows, de la prise en main rapide au suivi intégral de votre comptabilité.

Pour y accéder, il vous suffit d’insérer le CD-Rom de votre logiciel dans le lecteur prévu à cet effet.

7

•

CONVENTIONS UTILISEES DANS LA DOCUMENTATION

Nous vous rappelons ci-après les conventions utilisées dans ce manuel d’utilisation.
Notez toutefois que pour utiliser correctement l’application Ciel Compta pour Windows, vous devez
maîtriser l’environnement Windows dont les caractéristiques de fonctionnement sont communes à
toutes les applications supportées par cette interface graphique.

Les touches du clavier

L

A

TOUCHE

E

X

T

QUE NOUS

NOMMONS

<Entrée> Enter

<Echap> Escape - Esc

<Tabulation> Tab passer à la zone suivante

EGALEMENT

APPELEE

Retour chariot

Echappement

Retour

PERMET DE...

valider une fenêtre

confirmer la sélection d’une option, d’un bouton

passer à la zone suivante en saisie

quitter une fenêtre

annuler l’action en cours

A

B

<Alt> ouvrir un menu, activer une commande,

en combinaison avec la touche de raccourci

<Majuscule> Shift étendre la sélection à plusieurs éléments adjacents

Utilisation de la souris

LIQUER appuyez sur le bouton gauche de la souris

C

D

OUBLE-CLIQUER appuyez deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris

C

LIC DROIT appuyez sur le bouton droit de la souris

Lecteur de disquettes, de CD-Rom et disque dur

Nous convenons de nommer :

• le lecteur de disquettes A:

• le lecteur de CD-Rom D:

• le disque dur C:

Les symboles du manuel

YMBOLES UTILISES POUR

S

indiquer qu’il s’agit d’un menu, suivi du nom de la commande à activer





attirer votre attention sur un point particulier

renvoyer à une partie dans le manuel d’utilisation

§ indiquer qu’il s’agit d’un renvoi à un autre paragraphe

renvoyer à l’aide intégrée pour le détail de la procédure

8

•

Ouvrir la fiche

NAVIGUEZ DANS LE MANUEL ELECTRONIQUE

Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour naviguer dans le manuel électronique et ainsi
consulter facilement l'information souhaitée.

LES SIGNETS

Dans la partie gauche de la fenêtre une liste de signets est présentée.

Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant.

Par exemple, pour consulter le sommaire du manuel, cliquez sur le signet nommé Sommaire.

LES LIENS DANS LE MANUEL

Les informations présentées en vert correspondent à des liens vers d'autres parties du manuel. C'est
le cas pour le sommaire ainsi que pour les renvois à d'autres paragraphes.

Là encore, il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe correspondant.

ACCEDER A UNE INFORMATION SPECIFIQUE

Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un élément ne figurant pas dans le sommaire et
n'étant ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer dans ce cas une recherche.

- Pour ce faire, activez la commande Rechercher du menu Edition.

- Indiquez le terme auquel vous souhaitez accéder puis cliquez sur le bouton [Rechercher].

SAISISSEZ LA FICHE D'APPRECIATION

Vous la trouverez en annexe du manuel électronique. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Ouvrir]
situé ci-après.

Elle est à remplir directement à l'écran. Cliquez tout simplement dans les zones concernées pour
activer la saisie. Vous pouvez ensuite imprimer la fiche d'appréciation en cliquant sur le bouton
[Imprimer la fiche].

Pour revenir au manuel électronique, cliquez sur le bouton [Retour au manuel] à partir de la fiche
d'appréciation. Si vous avez effectué des modifications, cliquez sur [Oui] pour les enregistrer.

9

•

Partie 1

Installation de l’application

 Première installation

 Dans le cas où vous possédez une version antérieure

 Premier démarrage de l'application

 Vous êtes un nouvel utilisateur de Ciel Compta

Installez Ciel Compta

en première installation

Référencez-vous auprès du

Département Services

Démarrez l'application

Créez votre dossier

Sélectionnez
du choix du type d'installation.

Cliquez sur
Sélectionnez Ciel Compta.

Créez et paramétrez votre dossier via la
commande

Installation par défaut

Démarrer-Programmes-Ciel

Nouveau

du menu

lors

Dossier

.

.

Ajoutez ou modifiez les fichiers :

- plan comptable

- journaux

Adaptez les fichiers de bases

Récupérez les données

d'un autre logiciel

- codes budgétaires et analytiques

- chéquiers

- relevés d'identité bancaire

- Ciel Compta pour Dos

- Sybel Start Compta pour Windows

- Saari Pratique Compta pour Dos

- Saari Pratique Compta pour Windows

Vous pouvez saisir vos écritures à partir du menu

S

AISIES

.

11

•

 Vous êtes déjà un utilisateur de Ciel Compta

DOS

WINDOWS

Version antérieure

à la version

5

Version antérieure

à la version

1.42

Version

supérieure

Installez

Ciel Compta

en mise à jour.

Sélectionnez

à jour

d'installation.

Installation en mise

lors du choix du type

Démarrez

Cliquez sur

Programmes-Ciel

Sélectionnez

Démarrer-

Ciel Compta

1.42

ou

l'application.

.

.

Version 5 ou

supérieure

Installez

Ciel Compta

en première installation.

Sélectionnez

défaut

d'installation.

Démarrez

Cliquez sur

Programmes-Ciel

Sélectionnez

Installation par

lors du choix du type

l'application.

Démarrer-

.

Ciel Compta

.

Contactez le

Département

Services.

Référencez-vous

Département Services.

Ouvrez votre dossier.

Menu

Dossier

Ouvrir

.

- commande

auprès du

Référencez-vous

auprès du

Département Services.

Créez

votre dossier.

Menu

Dossier

Nouveau

- commande

.

Récupérez vos données.

Menu

Utilitaires
Imports standards
Récupération Ciel Compta Dos

- commande

- option
.

•

12

INSTALLATION DE CIEL COMPTA POUR WINDOWS

 Procédure d'installation

- Insérez le CD-Rom d’installation de l’application dans le lecteur de CD-Rom. La fenêtre

B

IENVENUE de présentation du logiciel d’installation s'ouvre automatiquement.

 Si vous avez désactivé l'option de démarrage automatique du CD-Rom au niveau de Windows,

suivez dans ce cas la procédure suivante :

- A partir de Windows, cliquez sur le bouton [Démarrer] puis choisissez EXECUTER.

- Dans la zone Ouvrir, présentée dans la fenêtre EXECUTER, saisissez le nom du lecteur de

CD-Rom, suivi de la commande

Exemple

L’application est installée à partir du lecteur D:. Tapez la commande D:INSTALL.

La fenêtre Bienvenue

- Après quelques instants, s’affiche la fenêtre BIENVENUE de présentation du logiciel d’installation.

Une fois lue, cliquez sur le bouton [Suivant].

INSTALL.

- Une deuxième fenêtre vous rappelle que Ciel Compta fait l’objet d’une licence d’utilisation,

accordée à l’utilisateur final, à titre personnel et pour une seule application. Si vous acceptez
les termes de ce contrat, cliquez sur le bouton [Oui].

Choisir le type d'installation

- Choisissez le type d'installation souhaité :

Installation standard comprenant
toutes les options du logiciel

Utilisé lorsque vous faites la mise
à jour de l'application

Installation des options minimum,
nécessaires au lancement du logiciel

Installation avec sélection des options
de votre choix. Cette option est
réservée aux utilisateurs avertis

Choisir le répertoire d'installation

- Vérifiez que le répertoire proposé par défaut vous convient. Pour le modifier cliquez sur le

bouton [Parcourir] puis remplacez le nom du répertoire proposé dans la zone

Chemin d’accès

par un nouveau nom.

- Cliquez sur [OK].

•

13

Choisir le groupe de programmes d'installation

- Un groupe de programmes Ciel est automatiquement créé. L'icone correspondant à Ciel

Compta est placé dans ce groupe de programmes. Vous pouvez créer l’icone dans un autre
groupe.

- Cliquez sur le bouton [Suivant>].

Récapitulatif des paramètres

Le logiciel d'installation récapitule alors tous les éléments que vous venez de paramétrer.

- Pour modifier un élément, revenez à l'étape concernée, en cliquant sur le bouton [<Précédent].

Lancer l'installation

- Si toutes les informations présentées dans la fenêtre récapitulative sont correctes, cliquez sur

[Suivant>] pour lancer l’installation. Tous les fichiers étant contenus sur le CD-Rom, il n'est pas
nécessaire que vous interveniez pendant l'installation.

Une fois l’application installée, le logiciel affiche le groupe de programmes,

CIEL par défaut, dans

lequel vous trouvez tous les icones nécessaires.

- Pour fermer cette fenêtre, cliquez dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la

barre de titre.
Est également présentée une fenêtre vous précisant que l’installation est terminée.

La case

Consulter les informations concernant les nouveautés est cochée par défaut pour

vous permettre de consulter à l'écran le fichier Lisez-moi présentant les nouveautés de
la dernière version et des informations de dernière minute.

- Cliquez sur [Terminer].

Imprimer et fermer le fichier Lisez-moi

Vous pouvez imprimer le fichier Lisez-moi en activant la commande IMPRIMER du menu FICHIER.

Vous refermez le Lisez-moi en activant la commande

Le Lisez-moi reste disponible dans le groupe de programmes de l'application, soit

QUITTER du menu FICHIER.

CIEL par défaut.

Redémarrez l'ordinateur

A la fin de l'installation de Ciel Compta pour Windows, une fenêtre apparaît et vous indique qu'il
faut redémarrer votre ordinateur.

- Activez la case Oui, je veux redémarrer l'ordinateur maintenant et cliquez sur le bouton [OK].

•

14

PREMIER DEMARRAGE DE L'APPLICATION



Démarrez l'application Ciel Compta

- Cliquez sur le bouton [Démarrer] présenté dans la barre de tâches de Windows.

- Ouvrez les dossiers PROGRAMMES, puis CIEL.

- Cliquez sur le titre Ciel Compta pour Windows.



Référencez-vous auprès de notre Département Services

La première fois que vous lancez l'application Ciel Compta, une fenêtre vous rappelle que Ciel
Compta pour Windows fait l'objet d'une licence d'utilisation accordée à l'utilisateur final à titre
personnel et pour une seule application.

Pour valider cette licence, vous devez référencer l'application auprès de nos services.

- Cliquez sur le bouton [OK] et renseignez les zones de la fenêtre qui s’affiche.



Ouvrez le dossier Exemple

Lorsque vous installez Ciel Compta pour Windows, seul le dossier Exemple, livré en standard avec
l'application, figure dans la liste des dossiers que vous obtenez dans la zone
comptes, des journaux et exemples de saisie d'écritures.

Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons
de l'ouvrir.

- Confirmez l'ouverture en cliquant sur [Ok].

A l’ouverture du logiciel, vous êtes par défaut en mode découverte. Ce mode n’affiche que les
principales fonctions de Ciel Compta. Vous pouvez passer en Mode Complet en décochant la
commande Mode découverte du menu

 Partie 2. Prise en main rapide, § Choisir un mode d’affichage.

FENETRE.

Société. Il contient des

UTILISATEUR ET MOT DE PASSE

Si vous êtes référencé en tant que premier utilisateur, vous n'avez pas besoin de saisir de nom
d'utilisateur, ni de mot de passe pour accéder à Ciel Compta.
Par la suite, vous pouvez créer votre propre nom d'utilisateur avec un mot de passe.
Dans ce cas, à chaque nouvel accès dans le dossier concerné, il vous sera demandé de saisir ce
nom et ce mot de passe.

 Partie 8. Gestion des dossiers, § Gérer les utilisateurs.

15

•

VOUS DISPOSEZ D'UNE VERSION ANTERIEURE

La mise à jour concerne les utilisateurs qui possèdent une version précédente de Ciel Compta pour
Windows.



Sauvegardez vos données avant d'effectuer la mise à jour

menu Utilitaires - commande Sauvegarde
<Alt> <U> - <U>

Avant de procéder à la mise à jour de votre logiciel, nous vous conseillons vivement d'effectuer une
sauvegarde de vos différentes sociétés afin de pouvoir pallier tout problème éventuel de votre
système.

 Partie 8. Gestion des dossiers, § La sauvegarde et la restauration des données.



Installez la mise à jour de Ciel Compta pour Windows

- Effectuez les opérations décrites lors de la procédure d'installation.

- Lors du choix du type d'installation, sélectionnez l'option Installation en mise à jour.

- Vérifiez le répertoire sur lequel sera effectuée la mise à jour puis continuez l'installation comme

décrite précédemment.

MISE A JOUR SUR UNE VERSION ANTERIEURE A LA VERSION 4

Si vous avez effectué la mise à jour sur une version antérieure à la version 4, vous devez effectuer
les opérations suivantes :

• Les coordonnées de vos comptes bancaires attachés à des journaux de banque doivent être

saisies par la commande RIB du menu Bases.

• Les accès des utilisateurs aux différentes commandes de l'application doivent être paramétrés à

nouveau par la commande Utilisateurs du menu Dossier.
En effet, suite à une mise à jour, le profil de type Utilisateur a tous les droits pour accéder aux
commandes de l'application. Il est attribué à tous les utilisateurs existants.

 Partie 8. Gestion des dossiers, § Créer et affecter des profils d'accès.



Démarrage en mise à jour

AU LANCEMENT DE L'APPLICATION

Au lancement de Ciel Compta suite à une mise à jour, le logiciel vous indique que les fichiers qui
se trouvent à la racine de votre comptabilité (fichiers propres au logiciel : liste des sociétés, des
utilisateurs, etc.) doivent être mis à jour et vous propose deux options.

• Créer une copie de sécurité des fichiers

Si vous cochez cette option, les fichiers antérieurs à la version 6 seront renommés avec
l'extension .bak.

• Effacer la copie à la fin

Si vous cochez cette option, les fichiers de sécurité (.bak) seront supprimés si la mise à jour s'est
correctement effectuée. Dans le cas contraire, ils seront enregistrés. Contactez alors le
Département Services de Ciel.

•

16

A L'OUVERTURE D'UN DOSSIER

Au lancement de Ciel Compta en mise à jour, le logiciel vous indique que les fichiers du dossier
(fichiers propres au dossier : plan comptable, liste des écritures, etc.) doivent être mis à jour et vous
propose deux options :

• Créer une copie de sécurité des fichiers

Si vous cochez cette option, les fichiers antérieurs à la version 6 seront renommés avec
l'extension .bak.

• Effacer la copie à la fin

Si vous cochez cette option, les fichiers de sécurité (.bak) seront supprimés si la mise à jour s'est
correctement effectuée. Dans le cas contraire, ils seront enregistrés. Contactez alors le
Département Services de Ciel.

- Pour plus de sécurité, cochez les deux options.

Vous devez préalablement vérifier qu'il y a assez de place sur votre disque dur. Par exemple, si le
dossier à mettre à jour occupe 8 Mo sur votre disque dur, vous devez disposer au minimum de
8 Mo pour lancer la mise à jour avec ces options cochées.

•

17

Partie 2

Prise en main rapide

 Principales étapes de création et de suivi de dossier : schéma

 Environnement

 Suivi comptable d'un dossier

 Traitements et éditions

PRINCIPALES ETAPES DE CREATION ET DE SUIVI DE DOSSIER

Coordonnées

Création et paramétrage

de votre société

Récupération des données

d'une autre application

Dates d'exercice
Plan Comptable et longueur des N° de comptes
Valeurs par défaut
Etc.

Fichiers de base

Paramétrage des préférences

comptables

Saisie des écritures

Edition du brouillard (Vérification)

Rapprochement bancaire

Editions diverses

Plan Comptable
Journaux

Commande
du menu

Grands-livres
Journaux
Balance

Préférences, Préférences comptables

Dossier

(en mode complet)

Sauvegarde des données

Réindexation

Sur lecteur ou sur disquette
En ligne avec e-Sauvegarde

19

•

ENVIRONNEMENT

 La fenêtre principale de l'application

Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche.

Barre de titre

Barre de menus

Barre d'outils
personnalisable

Bouton de fermeture
de l'application

Boutons de réduction
et d'agrandissement

Bouton de fermeture de
la fenêtre

Barre d’étatBarre de navigation Fenêtre Liste

LA BARRE DE NAVIGATION

Affichée à gauche dans la fenêtre principale de l'application, la barre de navigation vous permet
d'organiser votre travail.

Elle se compose de plusieurs groupes dont le titre est affiché sur chacun des boutons les
représentant : Mes saisies, Editions mensuelles, Traitements annuels, Internet, Expert comptable,
Mes préférés.

A l’intérieur de chaque groupe sont présentés des icones vous permettant :

• d’ouvrir les modes de saisie (assistant Top Saisie, saisir une vente, saisir un achat, payer un

fournisseur, etc.),

• d’imprimer des états (grands-livres, balances, brouillard, etc.),

• d’effectuer des traitements (opérations de clôture à l’aide de l’assistant Top Clôture, échanges

de données avec votre expert comptable, etc.).

•

20

LA BARRE D'OUTILS

Un simple clic sur un des icones de la barre d'outils permet d'ouvrir les commandes les plus
fréquemment utilisées, sans avoir à ouvrir le menu correspondant.

 Personnaliser l'application

menu Dossier - commande Préférences, Préférences d'affichage (en mode complet)
<Alt> <D> - <P> - <P>
menu Contextuel (clic droit) - commande Personnaliser le bureau

Les éléments liés à l'environnement de l'application comme la barre de navigation, la barre d'outils
ou encore les menus et commandes sont paramétrables. Ainsi, il vous est possible de créer un
bureau entièrement personnalisé.

PARAMETRAGE DES ACCES AUX COMMANDES DE L'APPLICATION

Vous pouvez personnaliser les accès aux commandes de l'application à la fois dans la barre
d'outils, la barre de navigation et la barre de menus. A cet effet, cliquez sur l'onglet concerné.

Personnaliser la barre d'outils et la barre de navigation

Sont présentés, à gauche, les groupes définis par défaut et constituant la barre d'outils ou la barre
de navigation. Vous pouvez choisir de ne pas les afficher en décochant la case située avant chaque
groupe.

- Pour ajouter un groupe, cliquez sur le bouton [Nouvelle].

- Dans la fenêtre Personnalisation, nommez le nouveau groupe dans la zone Nom.

- Dans la colonne de gauche, choisissez les icones correspondant aux commandes qui

composeront le groupe. Placez le pointeur sur le premier icone que vous souhaitez insérer au
groupe puis cliquez sur le bouton [Ajouter].

- Procédez ainsi pour tous les icones.

- Quand vous avez terminé le paramétrage, cliquez sur le bouton [Fermer].

- Pour que soient pris en compte les nouveaux critères, cliquez sur le bouton [Ok].

21

•

Affichage de la barre d'outils et de la barre de navigation

Vous disposez des options d'affichage

Barre d'outils visible et Barre de navigation visible permettant,

quand elles sont décochées, de les faire disparaître de la fenêtre principale.

Pour la barre d'outils, il est également possible de supprimer le texte situé sous les icones en
décochant la zone

Texte dans les barres d'outils.

La barre de navigation est placée, par défaut, à gauche de la fenêtre principale. Si vous voulez
l'obtenir à droite de l'écran, décochez la zone

Barre de navigation à gauche.

DEFINIR LES MENUS ET LES COMMANDES PRESENTS DANS L'APPLICATION

Comme pour les barres d'outils et de navigation, il est possible de composer le menu de
l'application en modifiant le paramétrage défini par défaut.
La liste des accès menus est représentée sous forme de liste hiérarchique distinguant les menus
principaux des commandes.

- Pour visualiser les menus et commandes, cliquez sur le symbole + situé juste devant le nom

Menu_Société. Ce groupe ouvre la liste des menus disponibles dans l'application.

- Pour insérer un élément, cliquez sur le bouton [Nouvelle]. Sont alors présentés deux types

d'éléments :

• Ajouter une commande au menu xxx

Cette option insère une nouvelle commande dans le menu sélectionné (par exemple, la
commande

• Ajouter un sous-menu au menu xxx

Cette option ajoute une commande située directement dans un nouveau menu principal de la
barre de menus. Elle peut également servir à ajouter une commande située dans un menu
secondaire au menu sélectionné (par exemple, le menu

D

'EXERCICE contenant les commandes CLOTURE et REOUVERTURE).

OUVRIR du menu DOSSIER).

TRAITEMENTS comporte le sous-menu FIN

A tout moment, vous pouvez retrouver le paramétrage déclaré par défaut dans Ciel Compta en



sélectionnant l'option Recharger xxx par défaut que vous obtenez par un clic droit effectué dans
la barre de navigation, dans la barre d'outils ou dans la feuille de travail.

 Paramétrage divers

- Cliquez sur l'onglet Bureau.

La partie Options générales regroupe les cases à cocher suivantes :

• Affichage automatique des notes : cette case cochée affiche les notes lorsque vous pointez le curseur

sur une zone ou une commande.

• Lecture automatique des aides sonores : cette case cochée lance automatiquement les séquences

d'aide vidéo.

• Barre des tâches : cette case cochée affiche des informations sur les traitements en cours. Pour

rappel, la barre des tâches est située au bas de la fenêtre principale de l'application.

LE FOND D'ECRAN

Vous pouvez choisir le fond d'écran de l'application en sélectionnant le type de fond. Par défaut, un
fond est affiché. Si vous ne voulez pas de fond d'écran, sélectionnez le type
Le type

Fichier vous permet de sélectionner une autre image que celle proposée par défaut.

Aucun.

•

22

MODIFIER LES COULEURS DE L'APPLICATION

- Pour changer la couleur de la plupart des sections du logiciel (listes, onglets, zones de texte

actives et inactives, etc.), cliquez sur le bouton [Couleur].

- Dans la liste, la couleur par défaut représentée dans un carré précède la section. Si vous voulez

modifier la couleur initiale, double-cliquez sur la section concernée.

MON ASSISTANT

Dans la plupart des fenêtres de l'application, vous disposez d'un icone nommé Mon assistant et
situé en haut, à gauche sous la barre de titre de la fenêtre. Il permet de saisir des annotations sur
l'opération que vous êtes en train de réaliser.

- Cliquez sur l'icone concerné puis saisissez votre texte.

- Cliquez, ensuite, sur le bouton droit de la souris. Vous disposez des options Police, Couleur,

Couleur de fond pour mettre en forme votre texte.

L'option
Le texte peut également être édité par l'option

Sauver permet d'enregistrer vos annotations une fois que la mise en forme est terminée.

Imprimer.

Lors des prochaines ouvertures de la fenêtre concernée, si l'assistant est renseigné, il s'affiche
automatiquement.

Pour ne plus l'afficher automatiquement :

- lorsque l'assistant est ouvert, cliquez sur le bouton droit de la souris,

- choisissez la commande EFFACER,

- validez en cliquant sur le bouton [Oui].

•

23

SUIVI COMPTABLE D'UN DOSSIER



Créer et paramétrer un dossier

menu Dossier - commande nouveau
<Alt> <D> - <N>

C'est avec la commande NOUVEAU que vous allez créer le dossier qui contiendra toutes les données
de votre entreprise ou activité. Vous pouvez aussi lancer la création de votre dossier lorsque vous
ouvrez l’application.

Pour créer un dossier, deux modes de création vous sont proposés : un mode simplifié et un mode
avancé.

 Partie 3. Création et mise en place d'un dossier, § Créer un dossier avec l’assistant Top Départ.



Choisir un mode d’affichage : mode découverte/mode complet

menu Fenêtre - commande mode découverte
<Alt> <F> - <M>

Vous disposez de deux modes d’affichage :

• le mode découverte (mode par défaut), pour vous familiariser plus simplement et plus

rapidement avec les principales fonctions de Ciel Compta,

• le mode complet, pour un suivi et une gestion de votre comptabilité plus détaillés.

Vous pouvez à tout moment passer d’un mode d’affichage à l’autre.

Pour passer en mode complet, à partir du menu

Pour passer en mode découverte, à partir du menu

Le mode d’affichage que vous avez choisi sera le même lorsque vous réouvrirez votre dossier lors
de vos prochains travaux.



Contrôler les fichiers de bases

Avant de commencer la saisie, vous devez adapter les fichiers de bases accessibles au menu BASES,
notamment :

• le Plan comptable,

• les journaux,

• les chéquiers,

• les Relevés d'Identité Bancaire,

• les codes budgétaires et analytiques si vous gérez une comptabilité budgétaire (en mode

complet).

FENETRE, décochez la commande MODE DECOUVERTE.

FENETRE, cochez la commande MODE DECOUVERTE.

 Partie 3. Création et mise en place d'un dossier, § Les fichiers de bases.

•

24



Saisir les écritures

Vous disposez de plusieurs modes de saisie :

• l’assistant Top Saisie vous propose des modèles de saisie.

 Partie 4. La tenue de votre comptabilité, § L’assistant Top Saisie.

• la saisie rapide regroupant trois types d'écritures (facture client rapide, facture fournisseur

rapide, encaisser un montant) permettant d'accélérer le travail de saisie.

 Partie 4. La tenue de votre comptabilité, § La saisie rapide.

• la saisie au Kilomètre.

• les saisies guidées qui vous permettent de saisir un type bien précis d'écritures : les factures

clients, les factures fournisseurs, les encaissements et les paiements (accessible en mode
complet).

 Partie 4. La tenue de votre comptabilité, § Les saisies guidées.



Imprimer les états

Dans le menu ETATS, vous disposez des éditions obligatoires :

• le Grand-livre,

• la balance,

• les journaux,

• le brouillard,

• le bilan et le compte de résultat,

• la déclaration de TVA.

D'autres éditions, plus particulièrement dédiées au suivi de gestion des clients, sont disponibles :

• l’échéancier,

• la balance agée (accessible en mode complet),

• les relances clients (accessible en mode complet),

• le mailing (accessible en mode complet),

• les encours clients (accessible en mode complet), etc.

 Partie 5. Les impressions avec Ciel Compta.

 Partie 6. Traitements et éditions.



Le lettrage des comptes de tiers

Ce traitement est généralement effectué sur les écritures des comptes Clients et Fournisseurs afin
de ne plus tenir compte des lignes de factures et de leurs règlements respectifs. Il consiste à affecter
le même code à deux ou plusieurs lignes d’écritures se soldant.

Cette disposition permet d’épurer les listes et éditions des écritures lettrées et plus particulièrement
pour imprimer la balance âgée, l’échéancier clients ou les lettres de relance.

Le lettrage peut être effectué au fur et à mesure de la saisie, sur demande à la validation des
écritures ou encore, en différé, par les commandes
complet) et

TRAVAIL SUR UN COMPTE (accessible en mode complet) du menu TRAITEMENTS.

LETTRAGE (accessible en mode découverte ou

 Partie 6. Traitements et éditions, § Le lettrage.

•

25



Le rapprochement bancaire

Il s’agit de pointer les écritures enregistrées en comptabilité sur votre compte banque avec celles
enregistrées par votre agence bancaire.

Vous pouvez récupérer le fichier des mouvements enregistrés par votre banque via le Minitel,
Internet ou Ciel Communication Bancaire, utilisant le protocole Etebac3.

 Partie 6. Traitements et éditions, § Le rapprochement bancaire.



La validation des écritures

Ce traitement consiste à enregistrer définitivement les écritures en comptabilité.
Il peut être réalisé au fur et à mesure de la saisie ou, en différé, par la commande

BROUILLARD du menu TRAITEMENTS.

 Pour effectuer la clôture de l’exercice, toutes les écritures doivent être validées.

 Partie 4. La tenue de votre comptabilité, § Enregistrer les écritures, Les types d’écritures.

 Partie 6. Traitements et éditions, § La validation du brouillard.

VALIDATION

•

26

Partie 3

Création et mise en place d’un dossier

 Créer un dossier avec l’assistant Top Départ

 Les fichiers de bases

 Récupérer les données d’un autre logiciel

INTRODUCTION

CREEZ VOTRE DOSSIER

Pour créer un dossier, vous choisissez entre deux modes de création : un mode simplifié et un
mode avancé.
Le mode de création simplifié est axé sur la saisie des informations uniquement indispensables à la
création de votre dossier (raison sociale, dates d'exercices, etc.). Les autres paramètres pourront
être renseignés ultérieurement.

Le mode avancé permet de créer votre dossier en renseignant l'intégralité des paramètres (régime
fiscal, régime TVA, etc.).
Si vous le souhaitez, les coordonnées de la société peuvent être reprises automatiquement de la
fiche de référencement que vous avez saisie pour obtenir votre clé de débridage.

VERIFIEZ LES DONNEES DE BASE

Quel que soit le mode de création choisi, vous devez vérifier, voire adapter les éléments du menu

BASES à savoir :

- contrôler les comptes du Plan Comptable,

- vérifier et modifier, si besoin est, les journaux proposés par défaut,

- saisir vos chéquiers pour une imputation automatique des numéros de chèques en saisie

d'écritures,

- renseigner la base budgétaire et analytique si vous gérez une comptabilité par budget,

- saisir les relevés d'identité bancaire pour les besoins du rapprochement bancaire.

RECUPEREZ LES DONNEES D'UN AUTRE LOGICIEL

Une fois votre dossier créé dans Ciel Compta, vous pouvez importer les données d'un autre logiciel
par la commande

IMPORTS STANDARDS du menu UTILITAIRES (accessible en mode complet).

28

•

CREER UN DOSSIER AVEC L’ASSISTANT TOP DEPART

menu Dossier - commande nouveau
<Alt> <D> - <N>

Lorsque vous demandez la création d'un dossier, vous pouvez choisir la méthode de création du
dossier. Deux options sont à votre disposition :

Mode simplifié

Seules les principales informations indispensables à la création de votre dossier (dates d’exercices,
raison sociale,etc.) sont à renseigner.

 Ce mode de création suppose que vous devez, vérifier, après la création du dossier, que les

éléments tels que le régime fiscal et le régime de TVA, correspondent bien à votre situation
comptable. Pour cela, vous sélectionnerez la commande Modifier du menu Dossier et cliquerez
sur les icones concernés.

Mode avancé

Dans ce cas, vous définissez des paramètres supplémentaires tels que le régime de TVA auquel
vous êtes soumis, le plan comptable choisi, etc.

Récupération des informations de référencement

Cochée par défaut, cette option permet de récupérer les informations que vous avez déjà eu à
saisir lors de votre référencement.

- Au cas où les renseignements du dossier que vous allez créer sont différentes de celles saisies

lors du référencement, décochez l'option.

 Manuel d'installation et de prise en main, § Référencez-vous auprès de notre Service

Référencement.

- Cochez l'option de votre choix et lancez la procédure de création en cliquant sur [Ok].

29

•

 Créer un dossier en mode simplifié

menu Dossier - commande nouveau - option Mode simplifié
<Alt> <D> - <N>

Le mode simplifié permet de définir les paramètres indispensables à la création d’un dossier.
Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant].

COORDONNEES DE LA SOCIETE

Si vous avez coché Récupération des informations de référencement dans la fenêtre précédente, les
coordonnées sont reprises automatiquement.

- Dans le cas contraire, saisissez les coordonnées d'identification de la société (raison sociale,

adresse, téléphone, etc.).

Répertoire

La zone Répertoire permet d'indiquer le nom du répertoire dans lequel sera créé le dossier. Si vous
ne saisissez rien dans cette zone, les 8 premiers caractères de la raison sociale de la société que
vous définissez ensuite seront repris, par défaut, comme nom de répertoire.

Attention !

Une fois la création du dossier validée, vous ne pourrez plus modifier le répertoire.

Code société

Les 3 caractères du Code société sont portés sur chacune des lignes d'écriture, permettant ainsi
l'identification de ces dernières. Le code est enregistré lors de la sauvegarde et il est exporté sous
un format ASCII (extension TXT).

Exemple

Une société a plusieurs succursales utilisant Ciel Compta pour Windows. La société mère récupère les
écritures comptables de toutes les succursales. La présence du code société sur chaque ligne d'écriture en
facilitera l'identification et la provenance.



Après la création de la société, seul le lancement d'une mise à jour permet de modifier le code.
Il vous suffit alors d'indiquer un nouveau

E-mail

Code société dans la zone prévue à cet effet.

Vous pouvez saisir l'adresse E-mail de votre entreprise ou de la personne chargée de la tenue de
votre comptabilité. Ce renseignement peut être particulièrement utile dans le cadre d'une
comptabilité multidossiers où des échanges externes sont parfois nécessaires.

- Saisissez votre adresse électronique dans la zone E-Mail, sous la forme [e-mail].

- Pour envoyer un e-mail, cliquez sur le bouton flèche présenté en fin de zone, ou appuyez sur la

touche <F3> de votre clavier.

Site Internet

De même, si votre société dispose d'un site Internet, vous pouvez y accéder directement à partir de
la fenêtre

Coordonnées.

- Saisissez l'adresse du site Internet de votre société sous la forme http://www.xxx.xxx.fr.

- Pour consulter le site, cliquez sur le bouton flèche présenté en fin de zone, ou appuyez sur la

touche <F3> de votre clavier.

30

•

PARAMETRAGE DES DECIMALES ET DU PLAN COMPTABLE

Gestion du nombre de décimales

- Définissez le nombre de décimales autorisé dans la saisie des écritures. Vous pouvez gérer de 0

à 3 chiffres après la virgule.

Attention !

Le paramétrage des décimales ne pourra plus être modifié une fois le dossier créé.

Choix du plan comptable

Lorsqu’aucun dossier n'a été créé, le plan comptable sélectionné par défaut correspond au modèle
PCG99 COMPLET. Il est conforme au Plan Comptable Général 99 et comporte l'ensemble des
comptes standards que vous alimenterez en fonction des besoins.

Vous disposez de cinq autres modèles :

• PCG SIMPLIFIE,

• PCG ASSOCIATIONS,

• PCG BTP,

• PCG AGRICOLE,

• PCG HOTELLERIE.

Afin de répondre à vos besoins, d'autres modèles de plans comptables adaptés en fonction de
votre activité (PCG AVOUES, PCG INGENIERIE, etc.) sont téléchargeables directement dans
l'application en cliquant sur le bouton [@Télécharger].

 Si vous avez procédé à la sauvegarde d'un plan comptable personnalisé, utilisé dans un des

dossiers existants, vous pouvez associer ce plan comptable à un dossier en cours de création.

- Cliquez sur le triangle de sélection. Les modèles de plan comptable apparaissent dans la liste.

Sélectionnez celui de votre choix.

Attention !

Une fois le dossier créé, vous n'aurez plus la possibilité de changer de plan comptable.

31

•

PARAMETRAGE DES COMPTES ET DES DATES D'EXERCICE

Longueur des numéros de comptes

- Cocher la zone Libre signifie que vous pouvez créer des numéros de compte pouvant comporter

indifféremment de 3 à 11 caractères alphanumériques.

- Si, au contraire, vous devez préciser le nombre de caractères que devra comporter

systématiquement chacun de vos comptes (minimum : 3, maximum : 11), cochez la zone

Exemple

Si vous indiquez une longueur de numéro de compte fixe sur 6 caractères, les numéros de compte créés
dont la longueur est inférieure à 6 seront automatiquement complétés. Si vous notez 401, le logiciel
complétera en 401000 dans la colonne Compte, sauf pour les comptes alphanumériques.

Fixe.

Dates d’exercice

- Indiquez l'intervalle de dates de l'Exercice N, exercice comptable en cours sur lequel vous allez

effectuer les saisies.

Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne seront pas
acceptées par le logiciel.
Vous pouvez modifier cette période de saisie (pour une semaine, un mois, un trimestre, etc.).

 En règle générale, la période de saisie est proposée, par défaut, dans toutes les fenêtres de

sélection des critères des états et des traitements (validation du brouillard, lettrage, etc.).

32

•

PARAMETRES SPECIFIQUES

La dernière étape de l’assistant vous permet de créer les éléments de base de votre dossier :
Comptes clients et fournisseurs, journaux, budgets analytiques, chéquiers, RIB, A nouveaux.

Pour gagner du temps, nous vous conseillons de suivre l’ordre de création suggéré par l’assistant.

- Cliquez sur les boutons [Créer] correspondant aux éléments que vous souhaitez créer.

 Les boutons d’aide situés à droite des boutons [Créer] vous donnent les informations spécifiques

à chaque élément.

- Pour valider la création de votre dossier, cliquez sur le bouton [Terminer].

 Créer un dossier en mode avancé

menu Dossier - commande nouveau – option Mode avancé
<Alt> <D> - <N>

La création d'un dossier en mode avancé passe par des étapes permettant de définir ou de
vérifier tous les paramètres, notamment, ceux définis par défaut, comme les racines de compte et
d'édition, le paramétrage de la déclaration de TVA, etc.

Rubrique d'aide "Créer un dossier en mode avancé".

33

•

LES FICHIERS DE BASES

Les informations et paramètres définis au menu BASES et plus particulièrement sur le plan
comptable et les journaux ont des répercussions directes sur la saisie des écritures et les traitements
à effectuer.
Par exemple, le paramétrage des comptes de contrepartie dans les journaux permettra, en saisie
d’écritures, de solder automatiquement le mouvement sur le compte défini.

Le Plan Comptable

Récupéré lors de la création du dossier, il contient les numéros et libellés de comptes conformes au
Plan Comptable 1999.

Les journaux

Les différentes opérations comptables doivent être saisies, selon leur type, dans des journaux bien
distincts.

Les journaux les plus couramment utilisés sont proposés par défaut par le logiciel : achats, ventes,
banque, etc.

Les codes budgétaires et analytiques

Les codes budgétaires et analytiques permettent d'établir des statistiques suivant leur affectation aux
comptes concernés.

Les chéquiers

En saisie, vous avez la possibilité de gérer l'utilisation des chèques lorsque vous enregistrez les
paiements fournisseurs. Tous vos chéquiers sont répertoriés dans la base Chéquiers.

Les RIB

Si vous récupérez les extraits de compte dans le cadre du rapprochement bancaire, vous devez
saisir les relevés d'identité bancaire.

Que vous ayez ou non récupéré un Plan Comptable ou certaines données d’un autre dossier, lors
de la création de votre dossier, vous devez préalablement contrôler l’ensemble des éléments de
bases afin de les adapter à vos besoins.

(en mode complet)

34

•

 Gérer les éléments de bases

Les procédures pour gérer les éléments de bases : consulter, modifier, supprimer, créer ou encore
rechercher des éléments, sont similaires d’une base à l’autre. Lorsque vous activez une des
commandes du menu

• La première fenêtre, celle qui est active, présente la liste des éléments de la base

correspondante.
Le premier élément de la liste est sélectionné. Son

• La deuxième fenêtre correspond à la fiche descriptive de l‘élément sélectionné dans la liste. Elle

présente toutes les zones le caractérisant.
C’est à partir de cette fenêtre que vous pouvez effectuer des traitements sur l’élément en cours,
le modifier, le supprimer ou en créer de nouveaux.

BASES, deux fenêtres sont automatiquement ouvertes :

Code est affiché avec une couleur différente.

- Pour passer d’une fenêtre à l’autre, cliquez dans la barre de titre de celle à activer.

 Lorsque la liste des éléments est active, vous pouvez aussi effectuer un double-clic sur la ligne

de l’élément à modifier pour activer automatiquement sa fiche descriptive, en vue par exemple
de lui apporter des modifications.

Les icones présentés au bas de la fenêtre descriptive permettent d’effectuer les traitements
suivants :

Cette commande ouvre une nouvelle fiche vierge.

- Renseignez les différentes zones nécessaires.

- Validez la création du nouvel élément en cliquant sur le bouton [Valider].

Vous constatez que la liste des éléments est automatiquement mise à jour.

- Cliquez sur ce bouton pour accéder aux zones de l'élément sélectionné.

Quel que soit l'élément concerné, il est impossible d'en modifier le code. En revanche, vous
pouvez modifier toutes les autres informations présentées dans la fiche.

35

•

Une fois les modifications effectuées, cliquez sur le bouton [Valider] afin qu'elles soient prises en

-

compte.

Vous pouvez supprimer définitivement un compte, un journal ou un élément d'une base à condition
qu'il ne soit pas utilisé dans les écritures.

- Sélectionnez l'élément à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer].

- Vous devez confirmer la suppression de l'élément en cliquant sur [Oui].

 Si l'élément est utilisé en saisie d'écritures, un message vous informe que la suppression est

impossible.

Plus qu'une simple édition de la liste des éléments de la base concernée, le bouton [Imprimer] vous
permet de personnaliser l'impression en déterminant, au préalable, les données à prendre en
compte. Vous pouvez ensuite paramétrer ces données et enregistrer les critères ainsi établis en vue
de les utiliser pour de prochaines impressions.

 Dans le cas de l'impression du plan comptable, le bouton [Imprimer] dispose d'un triangle de

sélection permettant d'obtenir une édition partielle du plan comptable.

 Partie 5. Les impressions avec Ciel Compta, § Imprimer une liste avec critères avancés.

Lorsque vous cliquez sur le bouton [Rechercher], une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous saisissez le
code ou l'intitulé sur lequel vous souhaitez effectuer la recherche.

- Cliquez sur [Valider] pour lancer la recherche. Si la recherche n'aboutit pas, le logiciel affiche

l'élément s'en rapprochant le plus.

 Dans le cas de la liste des comptes, le bouton [Rechercher] est suivi d’un triangle de sélection

qui permet d’ouvrir les classes de comptes suivantes : Clients, Fournisseurs, T.V.A., Banque,
Charges et Produits, vous permettant ainsi d’effectuer un premier niveau de recherche.

Ces boutons permettent de faire défiler les différents éléments contenus dans la base. Vous
visualisez ainsi très rapidement les renseignements qui les composent.
La flèche située à l'extrême gauche ouvre la première fiche, la flèche à l'extrême droite se rend
directement sur le dernier élément créé. Les flèches du milieu permettent de consulter
respectivement la fiche précédente ou la suivante.

36

•

 Le Plan Comptable

menu Bases - commande Plan Comptable
<Alt> <B> - <P>

Lorsque aucun dossier n'a été créé, le plan comptable sélectionné par défaut correspond au
modèle PCG99 COMPLET, conforme au Plan Comptable Général 99.

Vous disposez de cinq autres modèles :

• PCG SIMPLIFIE,

• PCG ASSOCIATIONS,

• PCG BTP,

• PCG AGRICOLE,

• PCG HOTELLERIE.

Vous pouvez les modifier ou les supprimer tant qu'aucune écriture n'est enregistrée sur ces
comptes. Vous pouvez aussi en créer de nouveaux.

Le plan comptable d'un dossier peut être réutilisé dans d'autres dossiers que vous créerez
ultérieurement. Vous éviterez ainsi de saisir à nouveau les comptes de votre plan comptable.

 Partie 9. Traitements annexes, § Sauvegarde des modèles de Plan Comptable.

Un

compte peut comprendre jusqu'à 11 caractères alphanumériques. Le premier caractère indique

la classe. Les deux suivants indiquent la sous-classe.

- Saisissez le compte puis l'intitulé sur un maximum de 30 caractères.

ONGLET OPTIONS

La zone Lettrable permet de déclarer ou non si le compte peut faire l'objet d'un lettrage. En principe,
il s'agit des comptes de tiers (clients, fournisseurs).

 Partie 6. Traitements et éditions, § Le lettrage.

Lors de la création d'un compte de trésorerie (classe 51), vous avez la possibilité de cocher l'option

En devises

Pour qu'un compte puisse être utilisé en saisie, il faut que la zone
cochée. Pour diverses raisons, il se peut que l'on interdise l'utilisation d'un compte en saisie.

Exemple

Vous avez créé un compte fournisseur 401DURAN et vous lui avez affecté des écritures.
Vous constatez, par la suite, qu'il existe déjà un compte 401DURAND pour ce fournisseur.
En conséquence, vous devez tout d'abord solder le compte 401DURAN, au profit du compte 401DURAND.
Le compte 401DURAN ayant été mouvementé, vous ne pouvez pas le supprimer : le logiciel, comme la
réglementation, l'interdisent. En revanche, pour interdire la saisie de nouvelles écritures sur ce compte,
décochez la zone Utilisable.

Les zones Quantité, Echéance et N° de pointage regroupent des paramètres intervenant lors de la saisie
des écritures. Le fait de ne pas les cocher accélérera la saisie standard et au kilomètre.
En effet, le logiciel ne placera pas le curseur sur ces zones.

lorsque le compte ne doit recevoir que des écritures en devises.

Utilisable soit impérativement

La zone

Quantité est plutôt dédiée à une gestion analytique. Elle permet d'imputer des quantités

pour un compte, en général, de la classe 6 ou de la classe 7.

- Cochez, de préférence, l'option Echéance pour les comptes clients et les comptes fournisseurs, à

condition de vouloir gérer un échéancier. Vous ne cocherez pas cette option pour les autres
comptes à l'exception d'une utilisation spécifique (exemple : utilisation de la zone date
d'échéance pour les banques afin de gérer la date de valeur).

37

•

Si vous voulez gérer une comptabilité analytique ou budgétaire, vous devez cocher la zone

Ventilation pour tous les comptes dont les montants doivent être également imputés à un code

analytique ou budgétaire. La zone suivante permet de déclarer le code qui sera proposé par défaut
en saisie d’écritures.

 Partie 3. Création et mise en place d'un dossier, § Associer un code analytique/budgétaire à un compte.

Dans le cadre de la création d'un compte de banque (racine 51), une zone supplémentaire intitulée

Identité bancaire s'active. Celle-ci permet de mettre en relation directe le compte comptable de

banque avec l'identité de la banque. Si vous effectuez vos rapprochements bancaires avec Ciel
Compta pour Windows, vous devez obligatoirement associer, à vos comptes bancaires, le R.I.B.
adéquat.

 Vous pouvez également associer un compte de banque à partir de la base des R.I.B.

 Partie 3. Création et mise en place d'un dossier, § Les relevés d'identité bancaire.

ONGLET TIERS

L'onglet Tiers apparaît lorsque vous saisissez un compte client ou fournisseur.
Les renseignements saisis ici permettent notamment d'effectuer les relances clients et de gérer les
échéances clients et fournisseurs (racines 401 et 411).

- Dans la partie Informations bancaires, saisissez le nom de la banque puis indiquez le mode de
paiement associé, par défaut, au compte tiers. Sélectionnez-le parmi la liste des modes

prédéfinis (carte bancaire CBA, chèques CHQ, etc.) que vous obtenez en cliquant sur le
triangle de sélection.

38

•

Rechercher automatiquement les coordonnées d'un tiers

Ciel Compta vous permet de récupérer, sans aucune saisie, les coordonnées exactes et complètes
de vos clients et fournisseurs.

Lancer une recherche d'adresse

- A partir de l'onglet Tiers du compte client ou fournisseur, saisissez le (ou les) élément(s) en votre

possession dans les zones concernées. Par exemple, si vous recherchez les coordonnées
complètes d'une entreprise, mais que vous n'en connaissez que la raison sociale, saisissez alors
uniquement celle-ci à la zone

- Cliquez sur le bouton [@Recherche d'adresse]. La fenêtre Confirmation de la recherche s'affiche

Nom.

afin de vérifier le (ou les) indicateur(s) que vous venez de renseigner dans la fiche Tiers.

Ce numéro est attri
automatiquemen
recherche.
Il n'est pas repris
mais peut être utilis
lors d'une nouvelle
cadre d'une mi
des coordonnées du ti

bué

t lors de la

dans la fiche tiers

é ultérieurement

recherche dans le

se à jour périodique

ers.

Si vous constatez une erreur dans la saisie, vous pouvez directement la corriger à partir de cette
fenêtre avant de confirmer la recherche en cliquant sur [OK].
Si la recherche aboutit à un résultat multiple suivant votre demande, la liste des différentes sociétés
ou organismes correspondant aux critères demandés s'affiche.
Par exemple, votre recherche s'est orientée sur les Services Fiscaux de Paris.

- Sélectionnez alors la société concernée. Le détail des coordonnées s'affiche dans la partie

inférieure de la fenêtre.

- Cliquez sur [OK] pour confirmer la reprise des éléments manquants et le remplacement de ceux

existants dans la fiche tiers.

39

•

Dans la zone Echéance, vous indiquez le code correspondant au mode de calcul de la date à
laquelle le règlement doit être effectué.

- Cliquez sur le triangle de sélection, présenté en fin de zone, pour ouvrir la fenêtre de création

d'un mode de calcul d'échéance.
Le Code va être défini au fur et à mesure que vous choisissez les options nécessaires.

- Cochez la zone Echéance.

- Choisissez le nombre de jours d'échéance en cochant une des options proposées : 30, 60 ou 90

jours. Pour indiquer un nombre de jours différent de ceux proposés, 120 par exemple, cochez

l'option

- Définissez la méthode de calcul de la date à laquelle le règlement doit être effectué en cochant

Autre et saisissez-le dans la zone qui suit.

une des options proposées dans la partie droite de la fenêtre.

Exemples

Date de facture : le 05/06/03. Echéance à 30 jours.
Pour les différents modes de calcul, vous obtenez les dates suivantes :

• Fin de mois : 31/07/03.

• Fin de mois le : en saisissant par exemple 10, le règlement doit être effectué 30 jours après la

date de facturation, le 10 du mois suivant. On obtient donc : 10/08/03.

• Le 10 : 10/07/03

• Aucun : 05/07/03

- La zone Exemple vous permet de contrôler les paramètres choisis. Saisissez dans la première

zone la date de facture et appuyez sur la touche <Entrée>. La date d'échéance est alors
présentée dans la zone suivante.

- Une fois définis tous les paramètres nécessaires, validez le mode de calcul de la date

d'échéance en cliquant sur [Ok]. Le code renseigne automatiquement la zone

Echéance de la

fiche du tiers concerné.

40

•

Encours autorisé

La zone Encours autorisé concerne uniquement les comptes clients. Elle vous permet de définir le
montant total des factures non réglées que vous autorisez à chacun de vos clients.
Aucun blocage n’est effectué en saisie si le montant de l’encours est dépassé. En revanche, vous
pourrez éditer l'état des encours clients (menu E
La zone

TVA sur les débits n'est accessible que pour les comptes fournisseurs. En effet, même si vous

TATS, commande ENCOURS CLIENTS).

êtes soumis au régime de TVA sur les encaissements, déclaré en paramétrage dossier, vous pouvez
déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits et
inversement si vous êtes soumis au régime de TVA sur les débits.

- Décochez alors cette zone. Lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le

compte concerné, la grille de saisie s'adaptera automatiquement.

Les zones

Hors rayon et Sur rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de remise en

banque. Elles correspondent au lieu de compensation :

• Sur rayon englobe les clients qui se trouvent dans le même département que celui de la

domiciliation bancaire.

• Hors rayon pour les clients se situant à l'extérieur du département de la domiciliation bancaire.

Internet

Si vous disposez d'une messagerie électronique sur votre ordinateur, telle Microsoft Exchange ou
Microsoft Outlook



, vous pouvez faire parvenir un courrier électronique (mail) directement à partir

de la fiche Tiers.

- Pour ce faire, vous devez tout d'abord saisir l'adresse électronique du tiers à la zone e.Mail,

sous la forme [e-mail].

- Ensuite, cliquez sur le bouton flèche, présenté en fin de zone, pour lancer votre messagerie

électronique.

 Vérifiez que votre messagerie électronique est active avant toute utilisation.

De la même manière, si vous disposez d'un navigateur internet tel Internet Explorer



ou Netscape,

par exemple, vous pouvez accéder au site internet du tiers.

- Saisissez tout d'abord l'adresse du site Internet du tiers sous la forme http:\www.xxx.xxx.fr.

- Ensuite, pour consulter le site du tiers, cliquez sur le bouton flèche, présenté en fin de zone, ou

appuyez sur la touche <F3>.

41

•

ONGLET TVA

L'onglet TVA apparaît à la saisie d'un compte de racine de TVA (exemple : 445500). Cette option
permet de déterminer le

Type de TVA et le Taux à appliquer au compte.

- Cochez l'un des choix proposés : collectée, à récupérer, en attente collectée, en attente

déductible, sur immobilisation ou encore sans TVA.

 La saisie des comptes de TVA est utile si vous devez différencier plusieurs taux de TVA pour

l'enregistrement d'une facture.

ONGLET GRAPHIQUES

La visualisation graphique permet de distinguer l’évolution des écritures en brouillard, en
simulation ou validées.

 Partie 4. La tenue de votre comptabilité, § Enregistrer les écritures.

ONGLET CUMULS

Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des
écritures, à la fois en simulation, en brouillard et validées. La dernière colonne totalise l'ensemble
des écritures sur le mois.

ONGLET SOLDES VALIDES

Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement, à chaque fois que des écritures
seront enregistrées dans le brouillard ou validées, lors de la saisie des écritures.
Il est impossible de les modifier manuellement. Le logiciel vous indique les valeurs pour les années
N-1, N et N+1.

42

•

 Les journaux

menu Bases - commande Journaux
<Alt> <B> - <J>

Les différentes opérations comptables doivent être saisies selon leur type dans des journaux bien
distincts. Cette commande ouvre la liste des journaux et la fenêtre de consultation des journaux.
Par défaut, le logiciel propose six journaux :

• AN journal des A Nouveaux

• BQ journal de banque

• HA journal des achats

• VT journal de ventes

• OD journal des opérations diverses

• SA journal des salaires

Vous pouvez multiplier les types de journaux ; de créer plusieurs journaux d'achat : HA1 pour
achats de marchandises, HA2 pour achats divers, etc.
Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux
bancaires que de comptes bancaires.

Dans la fenêtre
alphanumériques au maximum) et un

Le

type de journal est ensuite précisé :

• Achats

• Ventes

• Opérations Diverses

• Trésorerie

Journaux : consultation, le journal est défini par un Code (sur trois caractères

Intitulé.

Les contrôles effectués en saisie d’écritures dépendent du type de journal. Par exemple, la saisie est
impossible sur un compte de racine client dans un journal d’achats.

Pour modifier un journal

- Dans la liste des journaux, double-cliquez sur le journal à modifier.

- La fenêtre Journaux : consultation correspondante passe au premier plan. Vous pouvez apporter

les modifications nécessaires au journal.

Pour créer un journal

- Dans la liste des journaux, double-cliquez sur un journal pour que la fenêtre Journaux :
consultation

passe au premier plan.

- Dans la fenêtre Journaux : consultation, cliquez sur le bouton [Créer].

- Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [Valider].

43

•

Gestion des comptes de contrepartie

Compte de contrepartie est utilisé en saisie d'écritures pour solder automatiquement le mouvement

Le
sur la dernière ligne d’écriture.

Vous pouvez compléter ce compte en renseignant le

Libellé au débit et le Libellé au crédit. Ils seront

repris également en saisie.

Exemple 1

Pour le journal de banque, entrez 512000. Lors de la saisie des écritures dans ce journal, vous pouvez
saisir les montants débiteurs puis les montants créditeurs.
Pour équilibrer l'écriture, il suffit de cliquer sur le bouton [Contrepartie].
Le solde est affecté au compte 512000.

Exemple 2

Pour le journal de ventes, le compte de contrepartie peut être le compte de TVA collectée 445710. En
saisie d'écritures non guidée, entrez le compte de ventes puis le compte clients.
En cliquant sur le bouton [Contrepartie], le logiciel ajoute automatiquement la ligne d'écriture qui concerne
la TVA.

Gestion des numéros de pièce

- Si vous souhaitez incrémenter automatiquement un numéro de pièce dans le journal,

renseignez la partie

- Saisissez le prochain N° de pièce à utiliser.

- Si vous ne voulez pas d'incrémentation automatique, laissez cette zone à 0.

- Cochez la case Effectuer un test des doublons si vous souhaitez que le logiciel contrôle le numéro

Numéros de pièce.

de pièce lors de la saisie.
Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du
même journal.

44

•

 Les codes budgétaires et analytiques

menu Bases - commande Budgets/analytiques (en mode complet)
<Alt> <B> - <B>

Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez renseigner cette base.
Dans le plan comptable, chaque compte peut être associé directement à un code budgétaire.
A chaque fois que vous saisirez une ligne d'écriture, que vous l'imputerez donc à un compte de
comptabilité générale, vous pourrez également l'affecter à un code analytique ou budgétaire.

ENREGISTRER LES CODES ANALYTIQUES ET LES CODES BUDGETAIRES

- Renseignez le code qui peut être alphanumérique puis indiquez l’Intitulé.

Vous ne pouvez pas intervenir sur les zones

Budgété exercice et Budgété global qui indiquent

respectivement les prévisions établies pour ce code analytique budgétaire sur l’exercice en cours et
sur plusieurs exercices.

- Enregistrez la création du code en cliquant sur [Valider].

45

•

DEFINIR LES BUDGETS MENSUELS PREVISIONNELS

menu Bases - commande Budgéts/analytiques - Onglet mensualisation (en mode complet)
<Alt> <B> - <B>

Cet onglet permet de définir le budget mensuel prévisionnel du code budgétaire en cours.
Ainsi, il est possible de comparer à tout moment, le total des montants réalisés affectés à un code,
avec les montants budgétés.

- Dans la fenêtre Liste des budgets, double-cliquez sur la ligne correspondant au code analytique

budgétaire à modifier.

- Cliquez sur l'onglet Mensualisation.

- Pour entrer le mois, l'année et le montant, cliquez sur le bouton [Nouveau]. Le mois et l'année

en cours s'affichent automatiquement.
Vous déplacez le curseur dans les colonnes avec la touche <Entrée> ou <Tabulation>.

 Les budgets peuvent être établis sur plusieurs années.

Le total de ce que vous avez budgété apparaît dans les zones

Budgété exercice et Budgété global.

Ensuite, au fur et à mesure des saisies, vous pouvez comparer les montants budgétés avec ceux
effectivement réalisés.

46

•

DEFINIR LES VENTILATIONS ANALYTIQUES

menu Bases - commande Budgéts/analytiques - Onglet Repartition (en mode complet)
<Alt> <B> - <B>

Un des principaux objectifs d'une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts.
Cette analyse peut être réalisée :

• Par fonction économique : production, administration, direction

• Par moyen d'exploitation : magasins, usines

• Par activité d'exploitation : familles de produits, stades d'élaboration de produit

• Par responsabilité : directeur commercial, directeur technique

Prenons l'exemple d'une entreprise dont les charges d’électricité sont affectées à deux
départements : comptabilité et commercial.
La répartition peut être la suivante :

• 65% au service comptabilité

• 35% au service commercial Ile de France

- Après avoir créé les codes analytiques et leur intitulé, cliquez sur l'onglet Répartition.

- Recherchez la section analytique sur laquelle vous voulez répartir le budget.

Entrez les deux départements concernés par cette répartition :

- Cliquez sur [Nouveau] pour saisir le premier code,

- indiquez ensuite le pourcentage de répartition,

- faites de même pour le second département.

47

•

ASSOCIER UN CODE ANALYTIQUE/BUDGETAIRE A UN COMPTE

Pour que le logiciel ventile automatiquement les montants enregistrés sur un compte, sur les codes
analytiques et budgétaires, il convient de les associer.

- Ouvrez le menu BASES, commande PLAN COMPTABLE.

- Sélectionnez le compte concerné.

- Cochez la zone Ventilation puis indiquez le code analytique budgétaire que vous voulez associer

à ce compte. Vous pouvez cliquer sur le triangle de sélection pour obtenir la liste de tous les
codes créés.

- Enregistrez le paramétrage en cliquant sur le bouton [Valider].

AFFECTATION OBLIGATOIRE D’UN CODE ANALYTIQUE BUDGETAIRE EN SAISIE

Vous pouvez obliger la saisie d’un code analytique/budgétaire lors de la saisie des écritures.
Dans ce cas, il peut être intéressant de créer un code Divers afin d’y imputer les écritures n’entrant
dans aucun des budgets existants.

- Ouvrez le menu DOSSIER, commande PREFERENCES, PREFERENCES COMPTABLES (en mode complet)

- Cochez l'option Ventilation analytique/budgétaire obligatoire.

- Enregistrez le paramétrage en cliquant sur le bouton [Ok].

 Vous êtes alors obligé d'affecter un code budgétaire et analytique lors de la saisie des

écritures. Si vous avez associé un code analytique/budgétaire au compte, il sera proposé
automatiquement en saisie d'écritures.

48

•

 Les chéquiers

menu Bases - commande Chéquiers
<Alt> <B> - <C>

Si vous voulez utiliser le principe de gestion des chéquiers, lorsque vous effectuez la saisie des
règlements par chèque à l’aide du guide de saisie Paiements, vous devez déclarer les numéros de
chèques de chacun des chéquiers en cours d’utilisation.

 Partie 4. La tenue de votre comptabilité, § Les guides Paiements et Encaissements, Gestion des

chéquiers.

Un chéquier différent est affecté à chaque compte-chèques bancaire et par conséquent à chaque
journal de banque.

Déclarer un nouveau chéquier

- Indiquez le code du Journal auquel est associé le chéquier.

- Dans la zone Chéquier, saisissez son code.

Si vous avez l’habitude de numéroter vos chéquiers, vous pouvez utiliser ce numéro comme
code.

- La zone Ouverture permet de préciser la date à partir de laquelle vous commencez à utiliser le

chéquier.

- Renseignez respectivement les zones Premier et Dernier par le numéro du premier chèque et par

celui du dernier. Ces informations ne pourront pas être modifiées ultérieurement.

- Validez la création par le bouton [Valider].

Vous constatez alors que la colonne Libres est automatiquement renseignée par tous les
numéros de chèques ainsi déclarés.

Contrôler l’imputation des numéros de chèques

Au fur et à mesure de la saisie des paiements et de l’imputation des chèques, les numéros affectés
passeront automatiquement dans la colonne

Utilisés.

Le montant de l’écriture auquel sera imputé le chèque sera également rappelé pour contrôle.

 Si vous avez déclaré plusieurs chéquiers, vous pouvez les consulter en utilisant les flèches droite

ou gauche, présentées au bas de la fenêtre.

Annulation d’un chèque

Si un numéro de chèque ne doit pas être utilisé, par exemple si vous avez fait une erreur en le
libellant, vous pouvez l’extraire de la liste des numéros

Libres ou Utilisés afin qu’il ne soit pas

proposé en saisie.

Pour ce faire :

- Dans la liste des chèques Libres ou Utilisés, cliquez sur le numéro de celui que vous devez

annuler et conservez le bouton gauche de la souris enfoncé.

- Faites glisser la souris dans la colonne Annulés et relâchez le bouton gauche.

- Validez la modification en cliquant sur [Valider].

49

•

 Les relevés d'identité bancaire

menu Bases - commande RIB
<Alt> <B> - <R>

Vous devez impérativement déclarer les relevés d’identité bancaire et toutes les données s’y
rapportant, si vous voulez récupérer vos extraits de comptes bancaires, en vue de les rapprocher
avec les écritures enregistrées dans votre dossier.

 Partie 6. Traitements et éditions, § Le rapprochement bancaire.

Pour chaque compte bancaire, dont vous voulez récupérer les écritures, saisissez les informations
suivantes :

- Le R.I.B. proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé R.I.B.

Attention !

Ces informations ne pourront plus être modifiées une fois le R.I.B. créé.

- Les différentes zones présentées dans l’onglet Caractéristiques, vous permettent de renseigner

les informations concernant le dernier rapprochement bancaire effectué manuellement.

Vous saisissez ainsi la

Solde pointé et celui du Solde non pointé.

Par défaut, Ciel Compta pour Windows propose AAA comme

utiliser

, soit le code qui sera imputé automatiquement aux écritures que vous aurez rapprochées.

 Ces zones doivent être renseignées à la création du relevé d’identité bancaire.

Date de solde, date à laquelle a été effectué le rapprochement, le montant du

Prochain Code de rapprochement à

Par la suite, vous n’y accéderez plus car elles seront automatiquement mouvementées, au fur et
à mesure des rapprochements que vous effectuerez.

Exemple

Une fois le premier rapprochement bancaire effectué, le Solde Pointé et le Solde non pointé seront
recalculés d’après les montants des écritures rapprochées. De la même manière, le code passera de AAA à
AAZ, par exemple, selon le nombre d’écritures rapprochées.

50

•

Lorsque vous validez la création d’un compte, un message s’affiche vous demandant si vous

-

voulez affecter le R.I.B. à un compte bancaire.
Si vous voulez effectuer le rapprochement bancaire en utilisant les écritures fournies par votre
banque, un compte bancaire doit impérativement être associé au R.I.B.

 Cette opération peut être réalisée également, au niveau de chaque compte de banque, dans la

base Plan Comptable.

 Partie 3. Création et mise en place d'un dossier, § Le Plan Comptable.

- Pour ce faire, cliquez sur le bouton [Comptes].

- Sélectionnez le numéro de compte nécessaire et cliquez sur le bouton [Ajouter un lien].

- Cliquez ensuite sur le bouton [Quitter] pour revenir à la fenêtre R.I.B.

- Dans l’onglet Coordonnées, saisissez les coordonnées complètes de la banque. Ces

informations sont données à titre indicatif.

- Dans l’onglet Connexion, vous devez saisir le nom du fichier fourni par votre banque qui

contient les écritures qu'elle a enregistrées ainsi que le nom du répertoire ou du disque où le
fichier est stocké.

Selon la méthode utilisée pour récupérer les extraits de compte, vous renseignerez une des trois
zones présentées :

• Nom et répertoire du fichier d’extrait de compte

Le fichier est fourni sur une disquette à partir de laquelle vous pouvez récupérer directement vos
écritures. Vous pouvez aussi copier au préalable le fichier dans le répertoire dont vous
indiquerez alors le nom à cette zone.

• Nom et répertoire du fichier de connexion ETEBAC

Dans ce cas, vous disposez de Ciel Communication bancaire pour Windows, utilisant le
protocole Etebac3, pour vous connecter, via un modem, au serveur télématique de votre
banque, en vue de télécharger vos extraits de compte.

• Adresse de connexion à Internet

De plus en plus de banques offrent maintenant la possibilité de récupérer les extraits de compte
via le réseau Internet. Il s’agit alors d’indiquer l’adresse Internet de votre agence bancaire.

51

•

RECUPERER LES DONNEES D'UN AUTRE LOGICIEL

menu Utilitaires - commande Imports standards (en mode complet)
<Alt> <U> - <I>

Un assistant vous guide pour la préparation de l'importation.

- Sélectionnez le type d’importation qui vous concerne, parmi ceux proposés, puis cliquez sur le

bouton [Suivant].

 Importer les données d’un logiciel de comptabilité

Vous pouvez récupérer les données provenant des applications suivantes :

• Ciel Compta pour Dos, versions 5 et supérieures

• Sybel Start Compta pour Windows, version 6.41

• Saari Pratique Compta (ou Ordicompta Junior) pour Dos ou pour Windows

• Visual Compta pour Windows, version 3.50

• Autocompta pour Windows

• Autocompta pour Dos, version 7.51

Consultez la rubrique d'aide "Les importations de données" pour obtenir les procédures de

récupération détaillées.

52

•

 Importer les données de Ciel Paye, Gestion Commerciale,

Immobilisations, ou Etats Financiers

Outres les données de logiciels de comptabilité, vous pouvez importer des données de :

• Ciel Paye (écritures de paye)

• Ciel Gestion Commerciale (journal comptable : vente, achat, banque)

• Ciel Immobilisations (dotations aux amortissements)

• Ciel Etats Financiers ( écritures d’OD)

- Dans la fenêtre Importation des données, cochez la zone Format Ciel ASCII (format standard

TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte).

Le nom du fichier à importer est affiché automatiquement : XIMPORT.TXT.

- Vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou chemin d'accès où sont situés les

fichiers du dossier en cours.

- Après vérification de l'existence du fichier XIMPORT, vous pouvez lancer l'importation en

cliquant sur [Ok].

Au cours de l'importation, si des comptes ou des journaux n'existent pas, le logiciel va
automatiquement les créer. Si le fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront
pas importées.

Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d'un enregistrement
ne doit pas dépasser 138 caractères. Il doit avoir la structure suivante :

• N° de Mouvement 5 caractères Numérique

• Journal 2 caractères Alphanumérique

• Date d’écriture 8 caractères Format date (AAAAMMJJ)

• Date d’échéance 8 caractères Format date (AAAAMMJJ)

• N° de pièce 12 caractères Alphanumérique

• Compte 11 caractères Alphanumérique

• Libellé 25 caractères Alphanumérique

• Montant 13 caractères(2 déc.) Numérique

• Crédit-Débit 1 caractère (D ou C)

• N° de pointage 12 caractères Alphanumérique

• Code analyt./budgét 6 caractères Alphanumérique

• Libellé du compte 34 caractères Alphanumérique (facultatif)

• Euro (O/N) 1 caractère Alphabétique

Avec en plus pour le format Ciel 2003 :

• version 4 caractères Alphanumérique

Les données numériques sont calées à droite, les autres données à gauche.

53

•

Partie 4

La tenue de votre comptabilité

 Généralités sur les saisies

 Les différents modes de saisie

 L’assistant Top Saisie

 Saisie d’une écriture en mode guidé

 Automatiser la saisie des écritures

 Les modèles et les abonnements

GENERALITES SUR LES SAISIES

 Les écritures types

Vous trouverez ci-dessous les modèles d’opérations les plus fréquemment utilisées. Vous pouvez
ainsi vous entraîner à paramétrer les écrans de saisie.

LES FACTURES

Une facture d’achat

Je reçois une facture d’achat

• TTC au crédit du compte Fournisseur.

• HT au débit du compte Achats.

• TVA au débit du compte TVA déductible.

Je paie cette facture d’achat

• TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.

• TTC au débit du compte Fournisseur.

Une facture de vente

J’envoie une facture de vente

• TTC au débit du compte Client.

• HT au crédit du compte Ventes.

• TVA au crédit du compte TVA collectée.

Mon client me paie

• TTC au débit du compte Banque/CCP/Caisse.

• TTC au crédit du compte Client.

 Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception

ou l’émission du document facture. En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement,
vous savez à tout moment ce que vous devez et ce que l’on vous doit .

ACHATS AU COMPTANT

Lorsque l’on a fait certaines dépenses avec paiement cash, on peut les passer ainsi dans CIEL
COMPTA, sans appeler le compte Fournisseur.

J’enregistre une note d’essence

• Montant au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.

• Montant HT au débit du compte Carburant.

• Montant TVA/Carburants au débit de TVA déductible.

J’enregistre une dépense de papeterie

• Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.

• Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau.

• Montant TVA au débit du compte TVA déductible.

55

•

LES SALAIRES

Sans enregistrer les charges patronales chaque mois

Je passe les opérations de salaires à partir du journal de paie.

• Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx).

• Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx).

• Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF,

Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).

Je paie les salaires

• Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP.

• Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx).

A l’issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé.

Je calcule les charges sociales

Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d’URSSAF, Assedic, Caisse de retraite…
Cette opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même.

• Montant à verser à l’URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte URSSAF

(645xxx).

• Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx).

• Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx).

• Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx).

• Montant à verser à l’Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte Assedic

(645xxx).

• Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx).

• Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx).

• Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx).

etc… pour chaque caisse.

Je paie les charges sociales

• Montant à payer à l’URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).

• Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx).

• Montant à payer à l’Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).

• Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx).

etc… pour chaque caisse.

A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc
soldés.

En enregistrant les charges patronales chaque mois

Je passe les opérations de salaires à partir du journal de paie.

• Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx).

• Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx).

• Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF,

Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).

56

•

• Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF,

Assedic, Caisse de Retraite (645xxx).

• Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF,

Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).

Je paie les salaires

• Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP.

• Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx).

A l’issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé.

Je paie les charges sociales

• Montant à payer à l’URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).

• Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx).

• Montant à payer à l’Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).

• Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx).

ect… pour chaque caisse.

A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc
soldés.

UN PRET BANCAIRE

J’obtiens un prêt

• Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP .

• Même somme au crédit d’un compte Emprunt (164xxx).

Je paie une mensualité de ce prêt

• Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP.

• Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts (661xxx).

• Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx).

FACTURES PAYEES PAR EFFET

Traites à payer ou à recevoir

Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir.

Il faut pour cela créer deux comptes :

• 403xxx Effets à payer

• 413xxx Effets à recevoir.

Je reçois une facture que je paie en renvoyant une traite

• Montant TTC au crédit du compte Fournisseur.

• Montant HT au débit du compte Achats.

• Montant TVA au débit du compte TVA déductible.

• Montant TTC au débit du compte Fournisseur.

• Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé Traite Dupont et la date

d’échéance.

Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l’avez payé avec une traite.

57

•

Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs
différentes échéances.

La traite est retirée de mon compte à l’échéance

• Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP.

• Même somme au débit du compte Effets à payer.

Les effets à recevoir

Pour les effets à recevoir, c’est-à-dire les traites que les clients nous envoient, procédez de la même
manière en prenant garde au débit/crédit (il est vrai qu’avec les écrans paramétrables, vous
n’aurez plus de soucis).

LA TVA

Ciel Compta, lors de l’édition de l’édition de l’état TVA, dans le menu Etats, calcule
automatiquement la TVA et vous permet de passer l’opération comptable correspondante. Voyons
le principe de la TVA pour le régime du réel normal.

Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre)

• TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée.

• TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur

immobilisations.

• TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible.

• 10% de la TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible.

• Le Solde, c’est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser.

Je paie cette TVA au Trésor Public

• Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.

• Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser.

Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l’issue de cette procédure.

J’ai un crédit de TVA

Je calcule ma TVA et j’obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c’est-à-dire que j’ai un
CREDIT de TVA.

• TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée.

• TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur

immobilisations.

• TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible.

• Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA.

Je paie ma TVA en tenant compte du crédit

Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre.

• TVA collectée sur les ventes d’octobre au débit du compte TVA collectée.

• TVA déductible sur les immobilisations d’octobre au crédit du compte TVA sur immobilisations.

• TVA déductible sur les achats d’octobre au crédit du compte TVA déductible.

• Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA.

• Le Solde, c’est-à-dire la TVA à décaisser au crédit du compte TVA à décaisser.

•

58

 Les différents modes de saisie

Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer, vous pouvez
utiliser un des différents modes de saisie, mis à votre disposition dans Ciel Compta.
Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l’assistant Top
Saisie qui vous propose plusieurs modèles de saisie.

 Partie 4. La tenue de votre comptabilité, § L’assistant Top Saisie.

LA SAISIE STANDARD

menu Saisies - commande Saisie Standard (en mode complet)
<Alt> <S> - <S>

Ce mode de saisie permet d’enregistrer les pièces et écritures comptables dans une grille de saisie.
Vous devrez alors définir les informations générales de la pièce (date, code journal, numéro de
pièce, etc.) puis les informations des différentes lignes qui la composent (compte, libellé, montant,
etc.).

Exemple : saisie d'une facture client

Plusieurs moyens sont mis à votre disposition pour faciliter la saisie des écritures.

 Partie 4. La tenue de votre comptabilité, § Automatiser la saisie des écritures.

LA SAISIE AU KILOMETRE

menu Saisies - commande Saisie kilomètre

Similaire dans sa présentation au mode Saisie standard, elle s’en distingue par le fait que vous
pouvez saisir les différentes lignes de plusieurs pièces à des dates différentes mais toujours sur le
même mois.

C’est ce que l’on nomme également la saisie par bordereau. Vous pouvez effectivement l’utiliser
plus particulièrement pour enregistrer les bordereaux de remises en banque.

59

•

LA SAISIE RAPIDE

menu Saisies - commande Facture Client rapide, Facture Fournisseur rapide, Encaisser un montant

Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, Ciel Compta met à votre
disposition les trois grilles de saisie suivantes :

• facture client rapide,

• facture fournisseur rapide,

• encaisser un montant.

LES SAISIES GUIDEES

menu Saisies - commandes Factures Clients, Factures fournisseurs, Encaissement, Paiement (en mode
complet)

Ce mode de saisie vous guide dans la saisie de vos pièces comptables, en présentant des libellés
plus complets et explicites sur les informations que vous devez saisir.

La saisie des différentes lignes d’écritures est automatisée à l’aide des paramétrages par défaut,
définis en création de dossier, dans le Plan comptable et les Journaux.

Il existe quatre types de guides de saisie correspondant à des opérations courantes :

• Factures Clients pour enregistrer les factures émises à vos clients

• Factures fournisseurs pour enregistrer les factures de vos fournisseurs, prestataires, etc.

• Encaissement pour enregistrer les règlements des factures clients

• Paiement pour enregistrer les règlements que vous effectuez à vos fournisseurs

Exemple : guide de saisie de facture client

60

•

 Les opérations de saisie

EXEMPLE D’UNE ECRITURE EN MODE SAISIE STANDARD

menu Saisies - commande Saisie Standard (en mode complet)
<Alt> <S> - <S>

A titre d’exemple, nous allons détailler la saisie de la facture client présentée précédemment.

Les données de l’en-tête

Le dernier code
sélectionnant un des codes proposés dans la liste complète des journaux que vous obtenez en
cliquant sur le triangle de sélection, présenté en fin de zone, ou à défaut en cliquant sur la touche
<F4> de votre clavier.

Journal utilisé est proposé par défaut. Si besoin est, vous le modifiez en

- Pour placer le curseur sur la zone suivante, appuyez sur la touche <Tabulation> de votre

clavier ou sur la touche <Entrée>. Cette disposition est valable pour toutes les zones. Nous ne
le rappelons pas dans les lignes qui suivent.
La date du jour, validée en entrant dans l'application, est proposée par défaut comme

d’écriture

. Vous pouvez la modifier. Dans ce cas, Ciel Compta pour Windows contrôle qu’elle

Date

est comprise dans la période de saisie, définie lors de la création du dossier.

- La zone Pièce N° vous permet d’indiquer un numéro à la pièce que vous saisissez sur 12

caractères alphanumériques au maximum. Ce n’est pas une zone obligatoire, mais elle facilite
la recherche et l’identification d’écriture.

 Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces dans la base des

Journaux alors celui-ci s'incrémente automatiquement.

- Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur

l’édition des journaux.

 Si un numéro de pièce est défini pour l’écriture, il est automatiquement proposé comme libellé

de l’écriture, mais vous pouvez le modifier.

61

•

LA GRILLE DE SAISIE D'ECRITURES

Vous allez maintenant saisir les différentes lignes d’écritures qui composent la facture client, soit :

• ligne 1 : montant TTC de la facture du client 411100 DELTA (400 €),

• ligne 2 : montant de la TVA (20.85 €),

• ligne 3 : montant HT imputé au compte de produit (379.15 €).

Saisie de la première ligne

- Dans la zone Compte, saisissez la racine des comptes clients, soit les premiers caractères, et

appuyez sur la touche <F4> de votre clavier. Vous obtenez ainsi la liste des comptes, à partir
du premier compte client. Sélectionnez le numéro adéquat et cliquez sur le bouton [Valider].

 Si vous cochez l’option de saisie Affichage automatique des suggestions pour les comptes dans

les Préférences comptables du menu Dossier, la liste auxiliaire des comptes est
automatiquement ouverte, dès que le curseur se place sur la zone Compte.

 Partie 4. La tenue de votre comptabilité, § Les listes auxiliaires.

- Vous constatez que le libellé du compte est proposé par défaut comme Libellé de la ligne

d’écriture. Ceci est dû au fait que le bouton [Intitulé du compte], présenté en haut de la fenêtre
de saisie, est activé par défaut. Vous pouvez modifier le libellé proposé.

 Partie 4. La tenue de votre comptabilité, § Renseigner le libellé de l’écriture par le libellé du compte.

- Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au Débit de l’écriture. Saisissez-le.

 Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés (charges, produits,

fournisseurs, etc.), le logiciel propose un prépositionnement à la colonne Débit ou Crédit.

- Dans la zone Paim. vous indiquez le mode de paiement utilisé. Vous obtenez les modes de

paiement en cliquant sur le triangle de sélection ou en effectuant un double-clic sur la zone.

 Si vous définissez un type de paiement par défaut, pour le compte tiers concerné, celui-ci est

repris automatiquement lors de la saisie, mais vous pouvez le modifier.

- La date d’Echéance est alors calculée selon les paramètres définis pour le compte et la date de

l’écriture. Vous pouvez la modifier. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers.

- Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l’en-tête de l’écriture, il est repris par défaut

comme

N° de Pointage. Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur numéro de

pointage de cette ligne d’écriture avec la ligne d’écriture correspondant au montant TTC réglé.

 Les zones Echéance, N° de pointage et Qté doivent être déclarées accessibles au niveau de

l’onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n’est pas possible
sur ces zones ; ce qui est le cas, dans notre exemple, pour la zone Qté.
Les zones non accessibles lors de la création d’une ligne sont affichées sur fond grisé.

- Lorsque l’écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Let.. En

saisie, vous n’accédez pas à cette zone.

62

•

Saisie de la ligne 2

- De la même manière que pour la première ligne, saisissez la racine du compte de TVA et

appuyez sur la touche <F4> pour sélectionner le compte dans la liste proposée.

- Le Libellé de l’écriture est automatiquement renseigné par le libellé du compte de TVA, mais

vous pouvez le modifier.

- Le montant de la TVA est calculé et imputé à la zone Crédit. Ceci est dû au fait que le bouton

[Calcul automatique], présenté en haut de la fenêtre de saisie, est activé.

 Le calcul de la TVA est effectué d’après le taux défini dans les paramètres du dossier.

Les autres zones de la ligne ne sont pas accessibles dans notre exemple.

Saisie de la ligne 3

- Renseignez la zone Compte par le numéro 706000.

- Comme pour la ligne 2, vous constatez que le libellé de l’écriture est renseigné par celui du

compte et que le montant HT est automatiquement calculé et imputé au

- La ventilation budgétaire étant demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur la

zone

Budget. Le code est proposé par défaut, si vous le saisissez préalablement dans la fiche du

Crédit.

compte.

La saisie d’un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l’option

analytique/budgétaire

est cochée dans les préférences comptables.

Ventilation

LES TOUCHES DE DEPLACEMENT DANS LA GRILLE DE SAISIE

En saisie d’écritures, indépendamment du mode choisi, vous utiliserez les touches suivantes pour
passer le curseur d’une zone à l’autre :

<Tabulation> ou <Entrée>

<Majuscule> <Tabulation> pour déplacer le curseur sur la zone précédente.

Les flèches de déplacement pour déplacer le curseur d’une ligne à l’autre.

pour valider l’information saisie et passer à la zone suivante.

63

•

OPERATIONS SUR LES LIGNES D’ECRITURES

En cas d’erreur en cours de saisie ou de modification d’une pièce, vous pouvez intervenir sur les
différentes lignes, à l’aide des boutons suivants :

Insère une ligne avant celle qui est sélectionnée dans la grille de saisie.

Efface la ligne sélectionnée dans la grille de saisie.

Duplique la ligne sélectionnée dans la grille de saisie.
La ligne dupliquée est ajoutée après la dernière ligne saisie.

Donne accès à d’autres fonctions détaillées ci-dessous.

Le bouton [Plus ==>] ouvre le menu contextuel suivant :

Le lettrage consiste à affecter un code identique à deux écritures dont
les montants se soldent. Pour gérer vos échéanciers clients, effectuer
des relances ou plus apurer les comptes des écritures lettrées, lors des
éditions, utilisez le principe du lettrage.

Ce traitement peut être réalisé, au fur et à mesure des saisies, une fois
la pièce soldée mais préalablement à son enregistrement, en cliquant
sur le bouton [Lettrer]. Il peut être réalisé en différé par les commandes
Lettrage manuel ou Lettrage automatique du menu Traitements.

 Partie 6. Traitements et Editions, § Le lettrage manuel.

Rappelle le dernier mouvement dans la grille de saisie, qu’il soit
enregistré en brouillard ou en simulation afin de lui apporter
d’éventuelles modifications.

Supprime l’intégralité des écritures saisies et présentées dans la grille.

Vous pouvez imprimer la grille de saisie soit :

En mode brouillon : édition rapide puisque les caractères graphiques
ne sont pas utilisés dans ce type d’édition. Activez la commande

B

ROUILLON du menu CONTEXTUEL.

En mode normal : édition utilisant les caractères graphiques mais plus
longue à imprimer. Cliquez sur le bouton [Imprimer] présenté au bas
de la fenêtre de saisie.

64

•

LA PALETTE D’INFORMATIONS

Afin de disposer en permanence des informations comptables sur la pièce en cours de saisie, une
fenêtre, nommée palette d’informations, présente les données suivantes :

Mvt l’indication Nouveau est affichée lorsque vous saisissez une nouvelle pièce. Lorsque

vous revenez sur une écriture déjà saisie, en travail sur un compte par exemple, le
numéro du mouvement sur le nombre total de mouvements existants est présenté.

Ligne numéro de la ligne sur laquelle est placé le pointeur.

Débit total des écritures débitrices du mouvement.

Crédit total des écritures créditrices du mouvement.

Solde D. solde débiteur du mouvement.

Solde C. solde créditeur du mouvement.

Compte le numéro du compte imputé à la ligne sur laquelle est placé le pointeur.

Solde B + V D solde débiteur des écritures (en brouillard et validées) du compte affecté à la ligne.

Solde B + V C solde créditeur des écritures (en brouillard et validées) du compte affecté à la ligne.

- Vous commandez l’affichage ou non de cette fenêtre en activant ou désactivant la commande

PALETTE D’INFORMATIONS par le menu CONTEXTUEL.

L’EURO CALCULETTE

La calculette s'obtient :

• soit en cliquant sur l'icone correspondant dans la barre de titre,

• soit à partir des guides de saisie, sur chaque zone numérique, en cliquant sur le bouton Flèche

situé à l'extrémité de la zone,

• soit par le menu Utilitaires, commande Calculette.

Outre les fonctions de calcul dont elle dispose, Ciel Euro Calculette permet également de convertir
en euros un montant saisi en francs et inversement.

Le nom de la zone de saisie
active est affiché en rouge.

Lorsque la case Euro est cochée, le montant
que vous saisissez, à l'aide des touches de
la calculette, s'affiche dans la zone Euro.
Celui-ci est alors automatiquement traduit
dans la zone Franc.

Si vous cochez la case Euro, le montant
est affiché dans la zone Euro et la
conversion s'effectue dans la zone
Franc.

Le taux de l'euro peut être consulté par la commande T

AUX DE L’EURO du menu PREFERENCES de

l’Euro calculette.

- Paramétrez les éléments qui interviennent sur l'environnement et la nature des montants saisis

par la commande

DIVERS du menu PREFERENCES de la calculette.

65

•

Renseignez le Nombre de chiffres maximum de chiffres pouvant être saisis.

-

- Indiquez ensuite le nombre de chiffres que vous déterminez après la virgule sur la zone Nombre

de décimales maximum.

- Le signe comme le point ou la virgule qui sera repris sur une zone de saisie lors de la copie

d'un montant comportant des décimales, se définit sur la zone

- Par défaut, la zone de saisie active est représentée en rouge. Si vous voulez que la zone soit

plutôt différenciée par un clignotement, cochez la case

- Cochez la zone Affichage du taux courant de l'euro si vous souhaitez que le taux de l'euro soit

Clignotement de la monnaie courante.

Séparateur de décimales (copier).

rappelé en permanence sous la zone de saisie en euro de la calculette.

- Le bouton [Couleur] permet d’adapter les couleurs des informations de la calculette.

- Validez les préférences ainsi définies en cliquant sur le bouton [Ok].

- Si vous souhaitez faire apparaître la calculette constamment à l'écran pendant l'utilisation d'une

autre commande, activez la commande

TOUJOURS DEVANT - menu PREFERENCES.

Calculateur intégré dans les zones de saisie

Sans faire nécessairement appel à l'Euro Calculette, il est possible de saisir directement des
formules de calcul simples dans les zones numériques des grilles de saisie. Vous pouvez ainsi
utiliser les signes - + * et / du pavé numérique de votre clavier.

Exemple

Si vous saisissez 150*25 dans la zone Total TTC d'une facture client, le montant se calcule
automatiquement et la valeur 3 750,00 s'affiche.

 Enregistrer les écritures

Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous devez
l’enregistrer en comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive.

La méthode d’enregistrement de la pièce détermine le type de l’écriture. On distingue ainsi :

LES ECRITURES ENREGISTREES DANS UN BROUILLARD DE SAISIE

Les écritures enregistrées dans le brouillard sont conservées de manière provisoire dans un
brouillard de saisie. A tous moments, elles peuvent être modifiées.

- Pour enregistrer une écriture dans le brouillard, sélectionnez l’option Brouillard puis cliquez sur

le bouton [Enregistrer].

Elles sont conservées de manière provisoire dans un brouillard de saisie. A tous moments, elles
peuvent être modifiées.

Dans la liste des écritures – onglet Mouvements, à la colonne
est enregistrée dans un brouillard de saisie.

Val., la lettre B indique que l’écriture

Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande

BROUILLARD du menu ETATS.

Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez alors procéder à la validation de tout ou partie
du brouillard, par la commande

VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS.

 Partie 9. Traitements annexes, § Le brouillard.

66

•

LES ECRITURES DE SIMULATION

Généralement, les écritures de simulation sont utilisées pour enregistrer des montants
prévisionnels, afin d’obtenir une vue anticipée du résultat comptable proprement dit. Tout comme
les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, peuvent donc être modifiées à tous
moments. Elles peuvent être ou non inclues dans les différents états et éditions.

- Pour enregistrer une écriture en simulation, sélectionnez l’option Simulation puis cliquez sur le

bouton [Enregistrer].

Dans la liste des écritures - onglet Mouvements, à la colonne

Val., la lettre S indique que l’écriture

est enregistrée dans un brouillard de simulation.

Si les écritures enregistrées dans un brouillard de simulation s’avèrent correctes, vous pourrez alors
les enregistrer définitivement en comptabilité, par la commande

TRAITEMENTS.

VALIDATION BROUILARD du menu

LES ECRITURES VALIDEES

Ces écritures sont enregistrées définitivement en comptabilité. Vous ne pouvez pas les modifier.

Les écritures peuvent être validées directement au moment de la saisie en sélectionnant l’option
Validation puis en cliquant sur le bouton [Enregistrer] ou ultérieurement par la commande

VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. Dans ce cas, elles seront tout d’abord enregistrées

provisoirement dans un brouillard de saisie ou de simulation.

Dans la liste des écritures, la lettre V à la colonne

Val. ainsi que l’affichage en rouge vous permet

de repérer les écritures validées de celles qui ne le sont pas.

 Partie 6. Traitements et Editions, § Validation d’un brouillard.

LES ECRITURES BLOQUEES

Ce sont les écritures bloquées temporairement en grille de saisie. En effet, vous pouvez quitter une
grille de saisie sans que celle-ci soit vide de toute écriture.
Ces écritures dites bloquées sont identifiables dans la liste des écritures à la colonne Val. par la
lettre L.

Rubrique d'aide "Ecritures bloquées".

 A tout moment, vous pouvez consulter les écritures, par la commande Liste des écritures du

menu Contextuel (clic droit), disponible dans les commandes de saisie, ou du menu Saisies.

67

•

L’ ASSISTANT TOP SAISIE

menu Saisies - commande Top Saisie

L’assistant de saisie vous permet d’effectuer les opérations les plus courantes (écritures de vente et
d’achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires, etc.) à l’aide de
modèles.

 Cochez l’option Ne plus afficher à l’ouverture du dossier pour que l’assistant de saisie ne s’affiche

pas automatiquement à chaque ouverture de dossier.

- Sélectionnez l’opération que vous souhaitez effectuer puis cliquez sur le bouton [Ok].

- Dans la fenêtre qui s’affiche, précisez votre choix en sélectionnant l’une des opérations

proposées, puis cliquez sur le bouton [Ok].

- Une liste de modèles correspondant au type de l’opération que vous avez précédemment

choisie s’affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [Ok].

- La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s’ouvre. Saisissez votre

opération en complétant les lignes d’écriture.

 Partie 4. La tenue de votre comptabilité, § La grille de saisie.

68

•

LA SAISIE RAPIDE

La particularité des grilles de saisie rapide est d'accélérer considérablement le travail de saisie par
le nombre réduit de zones à renseigner et l'utilisation d'automatismes de saisie, défini, entre autres,
dans les valeurs par défaut, comme le compte de contrepartie dans la base des journaux.

 La saisie des écritures s'effectue exclusivement dans la monnaie de tenue du dossier.

Vous disposez des grilles suivantes :

• facture client rapide,

• facture fournisseur rapide,

• encaisser un montant.

Attention !

Les options telles que la date d'échéance, le N° de pointage, le code budgétaire ne figurent pas
dans ces grilles de saisie en tant que zones à renseigner.
Néanmoins, elles sont automatiquement prises en compte dans l'écriture si vous les avez
paramétrées pour les tiers concernés dans le plan comptable. Dans le cas contraire, ces zones ne
seront pas renseignées.

 Saisir une facture client ou fournisseur rapide

menu Saisies - commande Facture client rapide ou Facture fournisseur rapide
<Alt> <S> - <R> ou <A>

Ces fonctions encadrent la saisie simple des factures clients et fournisseurs.

La date du jour est proposée par défaut. Vous pouvez, bien entendu, la modifier.

- Renseignez la zone Client ou Fournisseur en fonction de la grille sélectionnée.

Consultez, le cas échéant, la liste des comptes par le triangle de sélection situé en fin de zone.

- Saisissez ensuite le montant de la facture. Le reste est calculé automatiquement.

Exemple illustré

Grille de saisie d'écritures Facture client rapide

Si un compte de contrepartie a été
affecté au journal de vente, il est
repris dans cette zone, par défaut.

Cliquez sur ce bouton si vous avez
besoin de répartir le montant saisi
sur différents comptes.

Enregistre la facture dans
le brouillard de saisie.

Permet d'obtenir l'aperçu avant
impression.

69

•

Ensuite, il vous suffit soit de :

• confirmer le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture en cours de saisie s'il a

été défini, suivant le cas, pour le journal d'achats ou de ventes,

• sélectionner un autre compte à partir du plan comptable,

• ou ventiler le montant de la facture entre plusieurs comptes de contrepartie via le bouton

[Ventiler sur plusieurs comptes].

Ventiler le montant sur plusieurs comptes

Dans ce dernier cas, s'ouvre une fenêtre dans laquelle il vous est demandé de saisir les comptes et
les montants répartis.

Le compte de contrepartie apparaît sur la première ligne activée sur la colonne Compte (curseur
clignotant).

- Pour saisir le nouveau montant HT, utilisez la touche [Tabulation] afin de vous rendre jusqu'à la

colonne Montant HT.

- Saisissez le deuxième compte en cliquant sur [Insérer]. Le solde du montant HT se calcule alors

automatiquement. Procédez à l'identique si le montant doit être ventilé sur plus de deux
comptes.

- Une fois achevée, enregistrez la ventilation par le bouton [OK].

Enregistrer la facture rapide

Lorsque vous avez terminé la saisie, il ne vous reste plus qu'à l'enregistrer en cliquant sur le bouton
[OK]. L'écriture, transférée en brouillard de saisie, peut être consultée dans la liste des écritures.

 Toute modification des écritures, enregistrées à partir d'un des modes de saisie Facture client

rapide et Facture fournisseur rapide, s'effectue par l'intermédiaire des grilles de saisie guidée
Facture client et Facture fournisseur.

70

•

T

 Encaisser un montant

menu Saisies - commande Encaisser un montant
<Alt> <S> - <T>

Cette commande permet d'enregistrer rapidement les règlements issus de vos clients, par le
montant encaissé.
Sont reprises l'intégralité des écritures clients, quel que soit le mode de saisie utilisé.

Dans un premier temps, vous recherchez les factures d'après le montant du règlement perçu.

- Saisissez-le dans la zone Montant.

Cliquez sur cet onglet si vous avez
besoin de saisir des critères de
recherche autres que le montant pour
trouver la (ou les) facture(s) à régler.

Lance la recherche suivant le montant
ou les critères avancés saisis.

ransfert l'écriture en grille de saisie

ou l'enregistre en brouillard de saisie
selon que l'option Voir l'écriture avant
de la valider est cochée.

Si le montant seul ne suffit pas à réaliser la recherche, cliquez sur l'onglet Avancé.

Vous pouvez préciser le

- Cliquez enfin sur le bouton [Rechercher] pour que s'affiche la (ou les) facture(s) correspondant

Compte, la date d'échéance à la zone Non réglé.

aux critères demandés.

- Sélectionnez dans la liste, la facture à régler concernée.

 Tous les comptes, sont, par défaut, déclarés lettrables dans le plan comptable. Si vous avez

décoché l'option Lettrable pour un compte, s'affiche un message vous demandant si vous voulez
néanmoins forcer le lettrage.
Cliquer sur [Oui] entraîne le lettrage du compte et l'enregistrement du règlement. Si, dans le cas
contraire, vous cliquez sur [Non], l'écriture restera dans la liste des factures à règler tant que le
lettrage ne sera pas effectué.

Avant d'enregistrer le règlement, vous pouvez demander à visualiser l'écriture dans la fenêtre
Règlement d'un montant où sont visibles tous les éléments automatiquement attribués s'ils ont été
paramétrés comme valeur par défaut (journal, date d'échéance, budget, paiement, etc.).

- Cochez, pour cela, l'option Voir l'écriture avant de la valider.

Vous pouvez alors effectuer, à partir de cette fenêtre, les opérations pouvant être réalisées dans les
autres grilles de saisie, à savoir imprimer, envoyer dans le brouillard de saisie, en simulation ou
encore valider l'écriture.

71

•

Si vous voulez que le règlement s'effectue automatiquement sans obtenir le détail de l'écriture,

-

vérifiez que la zone

Voir l'écriture avant de la valider n'est pas cochée puis cliquez sur le bouton

[Régler].
Dans ce cas, Ciel Compta procède automatiquement au lettrage de l'écriture et enregistre le
règlement dans le brouillard. Si une erreur est détectée, l'écriture réapparaît dans la fenêtre
Règlement d'un montant afin d'y être rectifiée.

72

•

LES SAISIES GUIDEES

Dans ce mode de saisie (en mode complet) , les informations sont proposées par défaut, selon les
paramètres du dossier, définis pour les racines de comptes et les valeurs par défaut.

 Partie 3. Création et mise en place d’un dossier, § Créer un dossier avec l’assistant Top Départ.

 Vous pouvez créer autant de modèles que vous voulez.

 Exemple de saisie d’une facture client en mode Saisie guidée

menu Saisies - commande Facture Clients (en mode complet)
<Alt> <S> - <C>

Ce guide vous permet d'enregistrer une facture client.

PREMIERE LIGNE

- Le code du Journal est proposé par défaut et doit correspondre, dans notre exemple, à un

journal de type ventes.

- Le numéro du compte Client doit avoir une racine qui corresponde à celle indiquée dans les

paramètres du dossier, soit 411 pour les clients. Le libellé du Compte est automatiquement
affiché dès validation du numéro.

- Le N° Facture correspond au numéro de pièce. Ce n’est pas une zone obligatoire. Il correspond

généralement au numéro de pièce indiqué sur la facture.

- Sur la zone Libellé, le numéro de facture saisie précédemment, est repris par défaut. Vous

pouvez modifier cette information par un descriptif sommaire de l'opération.

- La Date du jour est proposée comme date du mouvement. Vous pouvez la modifier.

- Si vous avez paramétré une gestion des échéances pour ce compte client, la date Echéance est

alors automatiquement calculée selon la date de la facture.

•

73

Le N° Pointage sera utilisé pour effectuer le lettrage de cette facture avec le règlement que vous

-

enregistrerez. Par défaut est proposé le numéro de facture mais vous pouvez le modifier.

- Saisissez le montant Total TTC de la facture.

- Il est également possible de ne pas saisir ce montant ; celui-ci sera alors calculé à partir des

montants Total HT et Total TVA.

- Le Taux de TVA proposé par défaut correspond à celui défini dans les paramètres du dossier.

Vous pouvez le modifier.

- Si vous avez saisi le montant Total TTC de la facture, les montants Total HT et Total TVA sont

calculés par le logiciel.

LIGNES DE CONTREPARTIE

- Le Compte de contrepartie défini pour le journal est proposé par défaut. Vous pouvez le

modifier. Seuls les comptes de produits seront acceptés (racine 7 par défaut).

- Le logiciel calcule alors le Montant HT, le Taux de TVA et propose le compte de TVA pour les

lignes de contrepartie.

- Le code budgétaire s'affiche automatiquement s'il est indiqué sur la fiche du compte concerné.

S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous ne pouvez
pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone.

Insérer une autre ligne de contrepartie

Vous pouvez insérer une deuxième ligne de contrepartie. Pour ce faire :

- modifiez le montant HT de la première ligne de contrepartie,

- cliquez sur le bouton [Insérer],

- saisissez les données de la deuxième ligne.

ENREGISTREZ LE MOUVEMENT

Tout comme pour les écritures en mode Saisie standard vous pouvez ensuite enregistrer le
mouvement en brouillard, en simulation ou encore le valider définitivement en comptabilité.

 Le guide Facture Fournisseur

menu Saisies - commande Facture Fournisseurs (en mode complet)
<Alt> <S> - <F>

Le principe pour enregistrer une facture Fournisseur est similaire à celui d'une facture Client.

Seuls changent le code du
compte

Fournisseur et racines 6 et 2 pour les comptes de contrepartie).

Journal (HA par défaut) et les numéros de compte (racine 401 pour le

74

•

 Les guides Paiement et Encaissement

Les guides de saisie Paiement et Encaissement permettent d’enregistrer respectivement les
règlements à vos fournisseurs et ceux de vos clients (en mode complet).

Le principe est similaire à l’enregistrement des factures Clients ou Fournisseurs mais quelques
particularités viennent s’y ajouter.

LA LISTE DES ECRITURES NON LETTREES

Afin de faciliter la saisie du règlement et les opérations de lettrage, dès que vous saisissez le
numéro du compte
des écritures non lettrées de ce compte.

 Partie 6. Traitements et Editions, § Le lettrage.

Lorsque la liste est présentée :

- cliquez sur la ou les facture(s) correspondant au règlement à enregistrer,

 Si le règlement concerne plusieurs factures, procédez à leur sélection en appuyant

simultanément sur la touche <Ctrl> ou la touche <Majuscule> et en cliquant sur les lignes
concernées.

Fournisseur ou celui du compte Client, Ciel Compta pour Windows affiche la liste

- cochez l’option Lettrage à la validation de l’écriture pour lettrer automatiquement la facture et

son règlement,

- cliquez sur le bouton [Régler].

Le logiciel bascule alors le mouvement sélectionné en saisie de paiement ou d'encaissement,
hormis les renseignements suivants qu'il vous faut donc compléter : la
le

N°Pièce et le numéro de compte Banque.

Date du règlement, le Libellé,

Si aucune des factures présentées dans la liste des écritures non lettrées ne correspond au
règlement que vous voulez enregistrer :

- cliquez sur le bouton [Annuler],

- renseignez les différentes zones de la pièce.

LES REGIMES DE TVA

Selon le régime de TVA défini dans les paramètres du dossier (menu Dossier, commandes
Préférences, Préférences comptables) la grille de saisie diffère.

La TVA sur les encaissements et décaissements

Si vous êtes assujetti à la TVA sur les encaissements et décaissements, lorsque vous saisissez une
facture fournisseur, la TVA est enregistrée dans un compte de TVA en attente, puisque vous ne
pourrez la récupérer que lorsque vous aurez réglé la facture.

Lorsque vous enregistrez le montant du règlement avec le guide de saisie Paiements, Ciel Compta
pour Windows vous propose alors de solder le compte de TVA en attente au profit du compte de
TVA déductible.

 Si vous avez coché la zone TVA sur les débits pour chaque compte fournisseur, Ciel Compta

pour Windows ne tient plus compte du régime de TVA, déclaré dans les paramètres du dossier
et ne vous propose pas, dans ce cas, de solder le compte de TVA en attente.

75

•

GESTION AUTOMATIQUE DES ESCOMPTES

Si vous avez opté pour l’option Gestion de l'escompte dans les règlements dans les préférences
comptables du dossier,
montants des escomptes sont imputés automatiquement sur les comptes déclarés dans les
paramètres du dossier.

• Pour les encaissements, le montant est imputé sur le compte Escompte accordé (par défaut

665000),

• pour les paiements, le montant est imputé sur le compte Escompte obtenu (par défaut 765000).

Lors de la saisie de l'encaissement ou du paiement, il suffit de renseigner les zones supplémentaires
concernant l'escompte :

- Indiquez le montant réellement réglé par le tiers sur la zone Réglé.

L'escompte se calcule automatiquement en fonction du montant TTC indiqué.

- Si l'escompte est assujetti à la TVA, indiquez le compte de TVA concerné.

Après enregistrement de l'encaissement ou du paiement en consultant la liste des écritures, vous
pouvez constater la décomposition des lignes de l'escompte dans le mouvement.

lors de la saisie des règlements fournisseurs et encaissements clients, les

GESTION DES CHEQUIERS

Vous avez la possibilité de gérer l’utilisation des chèques lorsque vous enregistrez un paiement
fournisseur en saisie guidée.

Paramétrage préalable

menu Dossier - commande Préférences – Préférences comptables (en mode complet)
<Alt> <D> - <P> - <P>

Avant tout, vous devez déclarer, dans les préférences de saisie, que vous gérez les chèques.

- Cochez la zone Gestion des chèques, dans les options de saisie, puis cliquez sur [Ok].

Saisie des chéquiers

menu Bases – commande Chéquier
<Alt> <B> - <C>

Vous devez, ensuite, répertorier les numéros de chèques de chacun des chéquiers que vous utilisez.

 Partie 3. Création et mise en place du dossier, § Les chéquiers.

Utilisation en saisie guidée

menu Saisie - commande Paiement
<Alt> <S> - <P>

Lorsque le mode de paiement choisi est <2> Chèque CHQ sur la zone Paiement, le libellé de la
zone

N° Pièce devient Chèque N°.

Le numéro du premier chèque du chéquier enregistré est automatiquement proposé. Pour obtenir
la liste des chéquiers et les chèques associés, cliquez sur le triangle de sélection.

•

76

AUTOMATISER LA SAISIE DES ECRITURES

 Accélérer la saisie

Ce tableau résume l'essentiel des manipulations qu'il vous est possible de réaliser afin d'accroître la
rapidité de saisie de vos écritures.

TYPES DE ZONES ACTION ou

SIGNALISATION

Zones Date

Zones numériques

Autres zones

Grille de saisie

<F4> ou <*>

j

j+1, j+2, …

lun, mar,…

01, 02, …

<F4> ou <*>

signes <+ - * />

<F4> ou <*>

<Tabulation>
<Entrée>

Double clic

UTILISE POUR…

ouvrir le calendrier

afficher la date du jour

calculer la date, suivant la codification indiquée, en
fonction de la date du jour

saisir uniquement le jour de la date

ouvrir Ciel Euro Calculette

calculer directement en posant l'opération dans la zone
(exemple : 325*20)

ouvrir la liste des éléments contextuelle

signaler une zone de saisie obligatoire

valider l'information saisie et passer à la zone suivante

rendre active une colonne de la grille

Les top 10

Listes représentant les dix premiers comptes et/ou libellés les plus utilisés dans votre comptabilité.
Paramétrées au préalable, elles s'ouvrent automatiquement lorsque le curseur se place sur la zone
concernée.

Les opérations automatisées

Les opérations accessibles par les boutons présents dans les grilles de saisie peuvent être activées
en combinant la touche <Alt> et la lettre soulignée dans le titre du bouton.

Lorsque le bouton [Intitulé du compte] est activé, le libellé du compte est repris automatiquement à
la zone

Libellé.

Lorsque le bouton [Calcul automatique] est activé, les montants des différentes lignes d'écritures
sont calculés automatiquement d'après la première somme saisie.

Utilisé pour imputer automatiquement, au débit ou au crédit, le montant permettant de solder le
mouvement. C'est le compte de contrepartie affecté au journal dans la base des journaux qui est
repris.

Calcule le montant de la dernière ligne permettant d'équilibrer directement l'écriture.

77

•

 Les listes auxiliaires - Le Top 10

A droite de certaines zones (Journal, Compte, Budget, etc.) est présenté un triangle de sélection qui
ouvre la liste des éléments correspondants. Vous pouvez alors cliquer sur l’élément de votre choix
afin de renseigner la zone.

Affichage automatique des listes auxiliaires

Si vous voulez que cette liste s’affiche automatiquement, dès que le curseur est placé sur la zone,
vous devez paramétrer l’affichage automatique par la commande

DOSSIER.

Pour activer un affichage automatique, il suffit de cocher la case correspondante. Vous pouvez
ainsi effectuer ce paramétrage pour les comptes, journaux, budgets, modes de règlements, RIB et
comptes de TVA.

Les accélérateurs de saisie - Le top 10

Les listes auxiliaires des comptes et des libellés d’écritures peuvent être également paramétrées de
telle sorte que seuls les dix éléments les plus utilisés soient présentés.

Dans un premier temps, vous créez la liste, nommée Top 10, des dix éléments les plus utilisés.

- Activez la commande PREFERENCES COMPTABLES du menu DOSSIER et cliquez sur Accélérateurs de

libellés ou Accélérateurs de comptes selon le paramétrage que vous voulez réaliser.

PREFERENCES COMPTABLES du menu

Dans le cas des accélérateurs de compte, choisissez ensuite de créer le Top 10 pour tous les
comptes confondus ou pour chaque classe de compte.

- Si vous avez déjà saisi des écritures, cliquez sur le bouton [Automatique à partir de vos

écritures] afin que la liste soit créée d’après ces dernières.
Dans le cas contraire, vous pouvez utiliser les paramétrages définis par défaut, en cliquant sur
le bouton [A partir du modèle par défaut]. Il vous sera toujours possible par la suite de
reconstruire le Top 10.

78

•

Une fois la construction du Top 10 validée, les éléments sont affichés dans la liste des
accélérateurs. Le chiffre, présenté à droite de chaque élément, correspond au raccourci clavier que
vous utiliserez en saisie pour appeler directement l’élément.

Pour que ces options soient proposées en saisie des écritures, vous devez en demander l’affichage.

- Cliquez sur Options de saisie dans la liste des Préférences comptables.

- Selon vos besoins, cochez la case Affichage des accélérateurs de comptes et/ou Affichage des

accélérateurs de libellés.

En saisie des écritures, lorsque le curseur se place sur la zone

Compte ou Libellé, la liste auxiliaire est

automatiquement ouverte et présente le Top 10.

 Renseigner le libellé de l’écriture par le libellé du compte

- Afin que le logiciel renseigne la zone Libellé de chaque ligne d’écriture par le libellé du compte

qui lui est affecté, cliquez sur le bouton [Intitulé libre], présenté en haut de la fenêtre de saisie.
Le libellé du bouton se transforme alors en [Intitulé du compte]. Dès que vous imputez un
numéro de compte à une ligne d’écriture, son libellé est automatiquement proposé à la zone

Libellé. Vous pouvez le modifier ou le compléter. Pour conserver cette disposition d’une session

à l’autre et pour tous les modes de saisie :

- cochez l’option Libellé de l’écriture=intitulé du compte dans les PREFERENCES COMPTABLES du menu
DOSSIER.

 Gérer automatiquement les encours client en saisie

La notion d'encours est exploitée dans les fiches tiers du plan comptable en définissant un encours
maximum autorisé à chacun des clients concernés. En fonction des encours ainsi définis, vous
pouvez faire ressortir, notamment, les clients ayant dépassé cet encours autorisé via l'état Encours
clients. Ciel Compta vous permet, pendant la saisie de vos écritures, d'être averti automatiquement
lorsque cet encours maximum autorisé est dépassé.

Paramétrages et vérifications préalables avant saisie

Avant d'effectuer une saisie d'écritures, il faut, au préalable :

• Déclarer, dans les préférences comptables, que vous optez pour l'Alerte si l'encours client est

dépassé dans les saisies via la commande Préférences,
dans les options de saisie.

• Vous pouvez cocher l'option Utilisation des écritures en brouillard pour le calcul de l'encours

client actuel si vous voulez inclure les écritures en brouillard dans le calcul de l'encours.
Dans le cas contraire, seules les écritures validées seront prises en compte.

• Vérifier, dans le plan comptable, qu'un encours maximum autorisé est bien défini pour les

clients concernés.

PREFERENCES COMPTABLES du menu DOSSIER

Utilisation en saisie

Si vous saisissez un montant supérieur à l'encours maximum que vous avez autorisé pour le client
concerné, s'affiche un message d'alerte vous avertissant de l'encours dépassé. Vous pouvez alors
annuler la saisie en cliquant sur le bouton [Non] ou continuer en cliquant sur le bouton [Oui].

79

•

 Calcul automatique des montants

En mode Saisie standard ou Saisie Kilomètre, vous avez la possibilité de calculer automatiquement
les montants des différentes lignes d’écritures, à partir du montant saisi sur la première ligne.

- Cliquez sur le bouton [Calcul manuel] présenté en haut de la fenêtre de saisie.

Son libellé se transforme alors en [Calcul automatique].

Exemple

Vous saisissez une facture de vente en mode de Saisie standard.

• Sur la première ligne d’écriture, saisissez le compte 411000 Client divers et le montant total

TTC de la facture.

• Sur la deuxième ligne d’écriture, saisissez le montant de la TVA sur le compte 445712. Selon le

taux de TVA, défini dans les paramètres du dossier comme taux le plus fréquemment utilisé, le
logiciel calcule alors le montant de la TVA.

• Sur la dernière ligne d’écriture, le montant HT est également calculé et affecté au crédit de

l’écriture.

En mode Saisie guidée, les montants des lignes de contrepartie sont calculés par le logiciel dès que
vous saisissez le montant Total HT (ou TTC).

 Définir et utiliser des comptes de contrepartie

Pour chaque journal que vous utilisez, vous pouvez définir :

• un compte de contrepartie,

• le libellé qui sera affecté au débit de l’écriture,

• le libellé qui sera affecté au crédit de l’écriture,

• le prochain numéro de pièce à affecter à l’écriture imputée au journal.

En saisie des écritures, le numéro de pièce suivant la dernière pièce enregistrée dans le même
journal est proposé par défaut à la zone
Lorsque vous cliquez sur le bouton [Contrepartie], le

Pièce N°. Il est également repris comme N° Pointage.

Compte défini pour le journal est

automatiquement imputé à la ligne en cours de saisie. Le montant permettant de solder le
mouvement est imputé au débit ou au crédit selon le cas.

 Solder la pièce sur la dernière ligne d’écriture

Pour qu’une pièce soit enregistrée dans le brouillard ou validée, elle doit être équilibrée, c’est-à­dire que le total des lignes débitrices doit être strictement identique au total des lignes créditrices.

- Lorsque vous enregistrez la dernière ligne d’écriture d’une pièce, cliquez sur le bouton [Solde]

pour calculer le montant permettant de l’équilibrer.

Il renseigne automatiquement la zone

Débit ou Crédit selon le cas.

80

•

LA LISTE DES ECRITURES

 Manipulation de la liste des écritures

menu Saisies – commande Liste des ecritures
<Alt> <S> - <L>

Cette liste récapitule tous les mouvements établis lors de la saisie.

Il est possible d'accéder au détail d'un mouvement en cliquant sur l'onglet Lignes ou encore en
double-cliquant sur ce mouvement dans la fenêtre des mouvements.
Le mouvement ainsi sélectionné va se colorer de gris pour permettre son repérage dans la liste des
écritures. La fenêtre de saisie s'affiche alors.

Les écritures peuvent se trouver dans l’un des quatre états suivants :

• Le mouvement est enregistré dans un brouillard de saisie.

La couleur des informations est grise. La lettre B est affichée dans la colonne

• Le mouvement est enregistré dans un brouillard de simulation.

Les informations sont également affichées en gris mais dans la colonne

Val.

Val. est présentée la

lettre S.

• Les informations se colorent en vert lorsque les écritures se trouvent "basculées" dans la grille de

saisie.
Cette situation est rappelée dans la colonne Val. par la lettre L.

• Lorsque la couleur des informations d’un mouvement est rouge, cela signifie que le mouvement

en question est validé. Il est donc impossible de le transférer en saisie d’écritures pour y subir
une modification. C’est la lettre V qui est affichée dans la colonne Val.

81

•

 Recherches guidées sur les écritures

Cette fenêtre de sélection de critères préétablis vous permet d'obtenir un grand nombre de
combinaisons de recherches.

- Placez le pointeur de la souris sur la liste pour laquelle vous souhaitez obtenir une recherche

(onglets mouvements ou lignes).

- Cliquez sur le bouton [Rechercher] puis sur l'onglet Recherche rapide.

Attention !

Si vous laissez "vide" l'une des zones de la fenêtre Recherche rapide, c'est l'intégralité du fichier qui
est pris en compte pour le critère concerné.

 Recherche réalisée sur le journal, les comptes, la date

- Vous pouvez obtenir les écritures correspondant à un journal en cliquant sur la zone Pour le
journal

et en indiquant le code de journal concerné.

- Si vous souhaitez obtenir les écritures de compte à compte, cochez les zones concernées puis

renseignez l'intervalle de comptes.

- Procédez de même pour les dates dans les zones De la date et à la date.

 Recherche réalisée sur les montants

La recherche peut être effectuée sur le montant, le crédit ou le débit.

Cochez l'un des choix proposés.

-

- Déterminez le critère souhaité (inférieur, égal ou supérieur) puis indiquez la somme.

- Une fois les critères établis, cliquez sur [Ok] pour lancer la recherche. Le résultat de la

recherche est instantané.

- Si vous ne souhaitez pas prendre en compte les montants pour votre recherche, cochez la zone

Pas de test sur les montants. La recherche ne prend alors en considération que les éléments

indiqués précédemment.

82

•

 Recherche personnalisée sur les écritures

- Placez le pointeur sur la liste pour laquelle vous souhaitez obtenir une recherche (onglets

mouvements ou lignes).

- Cliquez sur le bouton [Rechercher] puis sur l'onglet Recherche avancée.

Exemple

Recherche des écritures validées pour le compte 411DURAND.

- Indiquez le nom de votre recherche dans la zone Nom de la requête.

- Dans la grille, double-cliquez sur la case de la colonne Compte, case sur laquelle vous voulez

poser un critère.

- Dans la fenêtre de paramétrage des conditions, placez le curseur sur la ligne Critère 1 de la

colonne Condition.

- Cliquez sur le triangle de sélection pour obtenir la liste des conditions proposées et choisissez

Egal à.

- Notez sur la colonne Valeur 1, 411DURAND pour limiter votre recherche à ce compte.

- Cliquez sur [Ok] pour enregistrer la condition ainsi définie.

- Placez le curseur, à présent, sur la colonne Val et procédez de la même façon que pour la

colonne Compte en indiquant V (pour validé) sur la colonne Valeur 1.

 La colonne Valeur 2 n'est utilisée qu'avec la condition Compris entre. Les conditions Contient et

Ne contient pas ne peuvent être utilisées que sur des champs alphanumériques, c'est-à-dire
toutes les zones sauf Montant, date, débit, crédit.

SAUVEGARDER LES CRITERES DE RECHERCHE

- Une fois les conditions définies, vous pouvez enregistrer votre paramétrage de recherche en

cliquant sur [Enregistrer].

- Vous retrouvez la liste des recherches en sélectionnant l'onglet Recherches enregistrées.

- Pour activer une recherche, double-cliquez sur celle concernée dans la liste hiérarchique.

- Vous pouvez créer, modifier, supprimer ou encore renommer une requête à l'aide des boutons

situés à droite de la fenêtre Recherches enregistrées.

83

•

LES MODELES D’ECRITURES

menu Saisies - commande Modeles (en mode complet)
<Alt> <S> - <M>

A partir d’une écriture existante, vous pouvez générer un modèle, que vous rappellerez
ultérieurement chaque fois que vous serez amené à enregistrer une écriture de même type.

Exemple

Vous recevez tous les deux mois une facture d’EDF.
La date, le numéro de pièce et le montant varient d’une facture à l’autre. En revanche, le journal, le
numéro de compte fournisseur, le mode de paiement ne changent pas.
Créez dans ce cas un modèle Facture EDF qui reprendra ces informations.

 Créer un modèle

Les modèles sont liés au mode de saisie dans lequel ils sont créés. Ainsi, un modèle créé en mode
Saisie standard ne sera pas proposé en Saisie guidée.

Les modèles peuvent être créés de deux manières différentes :

• par une des commandes de saisie, directement après saisie de l’écriture utilisée comme modèle

et préalablement à son enregistrement ou à sa validation,

• ou en différé, par la commande MODELES du menu SAISIES.

CREATION A PARTIR D’UNE DES COMMANDES DE SAISIE

- Pour créer un nouveau modèle, vous devez tout d’abord saisir intégralement l’écriture qui doit

servir de modèle.
Si vous enregistrez l’écriture ou si vous la validez, aucun modèle ne pourra être créé. Dans ce
cas, rappelez l’écriture dans la grille de saisie en cliquant sur le bouton [Reprendre].

- Activez ensuite la commande GENERE MODELE du menu CONTEXTUEL ou en cliquant sur [Souris].

- Saisissez le nom à donner au modèle que vous créez et cliquez sur le bouton [Valider] pour

l’enregistrer.

84

•



Création par la commande Modèles

menu Saisies - commande Modèles (en mode complet)
<Alt> <S> - <M>

Sélectionnez, dans la liste de gauche, le mode de saisie à partir duquel vous pourrez appeler le

-

modèle que vous allez créer (standard, kilomètre, guidée).
Pour cela, cliquez sur le symbole + et cliquez sur le mode de saisie nécessaire.

- Cliquez sur [Nouveau]. La fenêtre de saisie correspondant au mode choisi s’ouvre.

- Saisissez l’écriture complète et validez-la en cliquant sur [Ok].

- Le libellé NOUVEAU MODELE est alors présenté dans la liste des Intitulés. Saisissez, à ce stade,

le nom à donner au modèle.



Saisir une écriture d’après un modèle

- Pour utiliser un modèle, la fenêtre de saisie ne doit contenir aucune ligne d’écriture.

- Activez la commande APPEL MODELE du menu CONTEXTUEL ou par le bouton [Souris].

- Saisissez le numéro du modèle à utiliser ou sélectionnez son titre dans la liste qui est présentée.

 Seuls les modèles créés pour le mode de saisie utilisé sont présentés dans la liste.

GENERER EN MEME TEMPS PLUSIEURS ECRITURES SUR LE MEME MODELE

Vous pouvez générer en même temps plusieurs écritures, d’après le même modèle, en intervenant
sur chacune d’elles, si cela est nécessaire.

- Activez la commande MODELES du menu SAISIES (en mode complet) et sélectionnez celui que vous

voulez utiliser.

- Cliquez sur le bouton [Saisies], présenté en haut de la fenêtre.

- Indiquez le nombre d’écritures à générer d’après le modèle sélectionné et cliquez sur [Ok].

- Le masque de saisie s’affiche vous présentant la première écriture générée d’après le modèle

sélectionné. Vous pouvez lui apporter des modifications. Vous devez ensuite enregistrer
l’écriture en brouillard ou la valider en comptabilité.

- Le logiciel rappelle le numéro de la pièce qu’il va créer et demande de confirmer la génération

de la pièce suivante. Cliquez sur [Oui]. Procédez ainsi pour toutes les pièces à créer.

GENERER EN DIFFERE PLUSIEURS ECRITURES SUR LE MEME MODELE

Il s’agit dans ce cas de générer plusieurs écritures, à partir du même modèle mais à dates fixes.

Exemple

Vous réglez tous les 5 du mois votre facture de loyer, généralement du même montant. Pour créer un
modèle d’abonnement, deux solutions vous sont proposées.

• En saisie d’écritures, lorsque vous créez un nouveau modèle, il suffit de cocher la case

Abonnement.

• En différé, par la commande Modèles du menu Saisies. A ce stade, sélectionnez tout d’abord le

modèle puis cliquez sur le bouton [Abonnement], présenté en haut de la fenêtre.

85

•

Dans les deux cas, la fenêtre Abonnement s’ouvre.

- Définissez la durée pendant laquelle l’écriture sera générée en saisissant les dates nécessaires

dans les zones

- Choisissez ensuite la fréquence à laquelle l’écriture sera générée en cochant l’option

A partir du et Jusqu’au.

adéquate :

• Mensuel pour la générer tous les mois,

• Trimestriel pour la générer tous les trois mois à compter de la date définie précédemment.

-

Toutes les écritures d’abonnement peuvent être générées en une seule fois. Pour cela, cliquez

sur l’option

Maintenant.

Si vous préférez qu’elles soient générées au fur et à mesure de leur date d’échéance, cliquez
sur l’option

Proposer à échéance. Dans ce cas, lorsque la date de l’écriture correspondra à la

date du jour, elle vous sera proposée pour enregistrement dès l’ouverture du dossier.

- Vous définissez ensuite le type des écritures d’abonnement qui seront générées :

• Brouillard pour un enregistrement dans le brouillard de saisie,

• Simulation pour un enregistrement dans le brouillard de simulation.

Exemple

Si vous voulez effectuer une simulation de vos recettes, vous pouvez par exemple créer un modèle
Recettes dans lequel vous saisissez un montant estimé moyen. Vous générez des écritures en retenant les
options Mensuel, Maintenant et en Simulation.

86

•

Partie 5

Les impressions avec Ciel Compta

 Principes généraux

 Imprimer un état

 Imprimer une liste

 Le générateur d’états

PRINCIPES GENERAUX



Les différents types d'impression

LES ETATS STANDARDS

Les états standards correspondent à toutes les éditions que vous pouvez calculer et imprimer par
les commandes du menu
navigation.

On distingue deux types d'états :

• les éditions comptables (Grand-livre, Balance, Journaux, etc.),

• les documents plus spécifiques au suivi de gestion des clients (relance, mailing, encours clients,

échéancier (en mode complet)).

Cette partie présente les principes généraux d'impression des états. Pour les critères de sélection de
chaque état, reportez-vous à la Partie 6. Les éditions.

LES ETATS PERSONNALISES

La commande GENERATEUR D'ETATS du menu ETATS (en mode complet) vous permet de créer vos
propres états. Vous disposez également d'une liste d'états prédéfinis par Ciel Compta.

ETATS ou par les icones correspondants présentés dans la barre de

LES LISTES

Les listes correspondent aux éléments des fichiers de bases : plan comptable, journaux, budgets,
chéquiers et RIB.
Pour imprimer une liste, vous devez :

- dans un premier temps, activer la commande correspondante puis cliquer sur le bouton

[Imprimer].

- dans un second temps, sélectionner les éléments que vous souhaitez prendre en compte à

l'impression.

LES GRILLES DE SAISIE

Le contenu des grilles de saisie (commandes du menu SAISIES) peut être édité.
Pour lancer l'impression d'une grille de saisie, vous devez donc, tout d’abord, activer une
commande permettant la saisie d'écritures.

- Saisissez votre écriture puis cliquez sur le bouton [Imprimer].



Configurer votre imprimante

Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel
Compta, doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant
respectivement les menus

DEMARRER, PARAMETRES et IMPRIMANTES.

 Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails.

88

•

 Choisir une imprimante

Lorsque vous demandez l’impression d’un état, d’une liste ou d’un document, Ciel Compta pour
Windows utilise par défaut l’imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont
reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Compta pour Windows celle que vous
voulez utiliser.

Exemple

Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre suivante s'affiche en fin de procédure.

- Cliquez sur le triangle de sélection présenté à la fin de la zone Imprimante. Dans notre exemple,

plusieurs imprimantes étant paramétrées, la liste est affichée. Il suffit alors de sélectionner celle
qui convient.

Lorsque vous imprimez en mode Brouillon, une fois l'imprimante sélectionnée, vous pouvez accéder
à la zone

Driver rapide pour sélectionner celui qui convient.

 Le mode Aperçu avant impression

Afin que vous puissiez contrôler les résultats avant de lancer l’impression sur papier, vous pouvez
obtenir un aperçu avant impression pour les éléments suivants.

LES LISTES

- Sélectionnez une des commandes du menu BASES,

- cliquez sur le bouton [Imprimer],

- procédez à la sélection des critères à imprimer puis cliquez sur [Ok].

 Partie 5. Les impressions, § Imprimer une liste.

LES GRILLES DE SAISIE

- Sélectionnez un des modes de saisie proposés au menu SAISIES,

- cliquez sur le bouton [imprimer] de la grille de saisie puis sur l’icone .

89

•

LES ETATS

- Sélectionnez une des commandes du menu ETATS, hormis GENERATEUR D'ETATS, IMPRESSIONS CHAINEES

et

ETATS SAUVEGARDES (en mode complet),

- cliquez sur le bouton [Aperçu] de la fenêtre de sélection des critères de l'état.

Automatiquement la première page de l’édition est présentée. La page est proportionnelle à la
largeur de la fenêtre Aperçu.

D’ailleurs, si vous réduisez ou augmentez cette fenêtre, à l’aide de la souris, vous constatez que la
taille de l’édition présentée se modifie également.

CONSULTER D’AUTRES PARTIES DE L’EDITION DE LA FENETRE APERÇU

Faire défiler l’édition à l’intérieur de la fenêtre

Cliquez sur un des boutons présentés dans l’ascenseur vertical à droite dans la fenêtre.

-

Réduire et agrandir la page

Dans la barre de titre, vous pouvez modifier le format de l'édition en cliquant sur les icones
concernés :

Pour augmenter l'affichage de l'édition.

Pour réduire l'affichage de l'édition.

Vous pouvez aussi choisir directement un pourcentage par la zone

Consulter les autres pages de l'édition

Votre édition comporte plusieurs pages et vous souhaitez consulter une page en particulier :

- cliquez sur le bouton [Aller à] ou activez la commande Aller à la page par le menu CONTEXTUEL,

- indiquez le numéro de la page que vous voulez afficher puis cliquez sur [Ok].

Zoom.

90

•

Imprimer l’édition

- Cliquez sur cet icone pour éditer votre état. L'édition obtenue correspond à une impression

graphique.
L'état comporte divers éléments typographiques comme les encadrés, le gras sur les titres, etc.

- Par défaut, l'intégralité des pages de l'état est imprimée ; indiquez l'intervalle de pages que vous

souhaitez éditer.

- Si vous voulez plutôt obtenir une édition de type brouillon, imprimez l'état en cliquant sur le

bouton [Brouillon] dans les fenêtres de sélection des critères des états.

Archiver une édition

Lorsque vous consultez un état en mode Aperçu, vous avez la possibilité de le sauvegarder par
l'option

SAUVER SOUS du menu CONTEXTUEL. Cette option est accessible également en cliquant sur

l'icone concerné.

- Saisissez le nom du fichier sur 8 caractères maximum. L'extension .CRF est automatiquement

attribuée au nom du fichier.

- Validez la sauvegarde de l'état en cliquant sur le bouton [Enregistrer].

Le logiciel procède, par défaut, à l'enregistrement du fichier dans le répertoire du dossier sur lequel
vous travaillez. Vous pouvez choisir d'enregistrer ce fichier dans un autre dossier.

- Pour cela, cliquez sur le triangle de sélection présenté en fin de la zone Dans et sélectionnez le

répertoire de votre choix.

Les états sauvegardés peuvent être consultés à partir du bouton [Fichier] situé dans les fenêtres de
sélection des critères des états ou à partir de la commande

ETATS SAUVEGARDES du menu EDITIONS.

 La fenêtre Impression ‘xxx’

Que vous imprimiez une liste, une grille de saisie ou un état, la fenêtre Impression est toujours
présentée en fin de procédure ; elle vous permet de :

• choisir une autre imprimante que celle déclarée par défaut, dans la zone Imprimante,

• définir les paramètres d’impression tels que le format de page, l’orientation, la résolution, etc.,

en cliquant sur le bouton [Paramètres], présenté à la suite de la zone Imprimante,

• choisir un driver d’imprimante pour une impression "brouillon" dans la zone Driver rapide,

• définir les paramétrages imprimantes (séquence d’échappement sous Dos) pour obtenir les

impressions en mode brouillon, par le bouton [Paramètres], présenté à la suite de la zone
Driver rapide,

• choisir les pages que vous voulez imprimer en indiquant le numéro de la première page et celui

de la dernière.

- Vous validez les options et l’impression sur papier en cliquant sur le bouton [Ok].

91

•

 Imprimer en différé

menu Etats - commande Etats sauvegardés (en mode complet)
<Alt> <E> - <V>

Enregistrer un état

Vous devez, dans un premier temps, visualiser à l'écran l'état concerné.

- A partir de la fenêtre de sélection des critères de l'état, cliquez sur le bouton [Aperçu].

- Pour enregistrer l'état, cliquez sur l'icone correspondant ou cliquez sur le bouton droit de la

souris puis sélectionnez l'option [Sauver sous].

Ouvrir un état

Les états sauvegardés peuvent être consultés à partir du bouton [Fichier] situé dans les fenêtres de
sélection des critères des états ou à partir de la commande

La liste de gauche regroupe les états préalablement mémorisés sous l'extension .CRF.
Le logiciel se place, par défaut, sur le répertoire WCPTA, s'il s'agit du nom du répertoire donné à
l'installation et dans le sous-répertoire de la société courante.

Exemple

C:\WCPTA\00000001

Si vous voulez réafficher des états archivés dans un autre dossier, sélectionnez le répertoire

-

adéquat.

ETATS SAUVEGARDES du menu ETATS.

- Sélectionnez l'état à afficher et cliquez sur [OK].

92

•

IMPRIMER UN ETAT



Choisir les écritures à imprimer

Lorsque vous activez une des commandes du menu ETATS sauf GENERATEUR D'ETATS, ETATS SAUVEGARDES
et

IMPRESSIONS CHAINEES (en mode complet), une fenêtre est tout d’abord présentée dans laquelle vous

définissez les critères de sélection des écritures à imprimer.
Dans la plupart des éditions, les critères suivants sont généralement proposés.

Dates

La sélection des écritures sur la date est proposée dans la plupart des éditions.
Par défaut, l'intervalle de dates correspond à l’exercice défini dans les paramètres du dossier. Vous
pouvez modifier ces valeurs en saisissant directement la nouvelle période à prendre en compte.

Ecritures en brouillard

Lorsque l'option est cochée, les écritures enregistrées dans le brouillard sont également
sélectionnées.

Ecritures en simulation

De la même manière, vous pouvez intégrer à l'état, les écritures de simulation enregistrées dans le
brouillard.

Outre ces critères, selon l’édition que vous demandez, d’autres viennent s’y ajouter. Nous les
décrivons en détail pour chacun des états.



Consulter l’état à l’écran

Une fois les critères de sélection de l’édition validés, cliquer sur ce bouton présente
automatiquement l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier, dans une fenêtre nommée
Aperçu. Vous pouvez ainsi contrôler les écritures et les informations qu’elle contient.

 Ouvrir un état sauvegardé

Vous pouvez consulter, à tout moment, à partir des fenêtres de sélection des critères, les états
sauvegardés en cliquant sur l'icone concerné ou plus globalement par la commande

SAUVEGARDES

du menu EDITIONS. L'archivage des états s'effectue dans la fenêtre Aperçu.

ETATS

93

•

 Choisir le mode d'impression

Deux modes d'impression vous sont proposés lorsque vous voulez imprimer un état sur papier.

L'impression soignée

Valable dans le cas où vous souhaitez obtenir une impression graphique de vos états, c'est-à-dire
présentée essentiellement avec des encadrés grisés.

 En fonction des éléments graphiques qu'elle contient, l'impression soignée est un peu plus

longue qu'une impression rapide. Destinez-la à des sorties finales de documents.

L'impression rapide

Ce mode d'impression vous permet d'imprimer plus rapidement les états.
Les impressions papier obtenues sont dépourvues des éléments graphiques que l'on retrouve en
lançant une impression soignée.
Il est possible que vous rencontriez quelques problèmes lors du lancement des impressions de type
"rapide". Ces problèmes peuvent être solutionnés en appliquant les instructions décrites ci-dessous.

Sous les environnements Windows 98

Activez les menus DEMARRER, PARAMETRES puis IMPRIMANTES à partir de Windows.

-

- Cliquez sur l'icone représentant l'imprimante par défaut.

- Cliquez ensuite sur le bouton droit de votre souris afin d'ouvrir la fenêtre Propriétés.

- Sélectionnez l'onglet [Détails] puis le bouton [Paramètres du spouleur], situé au bas de la

fenêtre.

- Dans la zone Format de données, remplacez EMF par RAW.

- Cliquez sur [Ok] puis sur le bouton [Appliquer] situé au bas de la fenêtre.

Sous un environnement NT4

Activez le menu DEMARRER puis les commandes PARAMETRES puis IMPRIMANTES.

-

- Cliquez sur l'icone de l'imprimante que vous utilisez.

- Choisissez la commande PROPRIETES du menu FICHIER ou CONTEXTUEL.

- Dans l'onglet Général, cliquez sur le bouton [Processeur d'impression].

- Dans la zone Type de données, optez pour le type RAW.

- Cliquez sur [Ok].

Sous un environnement XP / 2000

Activez le menu DEMARRER puis les commandes PARAMETRES puis IMPRIMANTES.

-

- Cliquez sur l'icone de l'imprimante que vous utilisez.

- Choisissez la commande PROPRIETES du menu FICHIER ou CONTEXTUEL.

- Dans l'onglet Avancé, cliquez sur le bouton [Processeur d'impression].

- Dans la zone Type de données, optez pour le type RAW.

- Cliquez sur [Ok].

94

•

 Programmer l'impression de plusieurs états

menu Etats - commande Impressions Chainées (en mode complet)
<Alt> <E> - <H>

Vous avez la possibilité de lancer, en une seule fois, une suite d'éditions, programmée au
préalable.

La fenêtre présente, sous forme de liste hiérarchique, les catégories d'éditions que vous propose
Ciel Compta, vous permettant d'obtenir des impressions périodiques et personnalisées.

• Impression immédiate

Une fois les états à imprimer sélectionnés, cliquez sur [Ok]. Les éditions se lancent
instantanément.

• Impression régulière

Selon la périodicité (journalière, hebdomadaire ou mensuelle) définie, Ciel Compta sélectionne
les mouvements à prendre en compte dans les états que vous choisissez d’imprimer. Vous ne
pouvez donc pas déterminer de plages de dates.

Exemple

Pour une impression hebdomadaire, tous les mouvements dont la date est comprise dans la semaine
précédant le jour d’impression que vous indiquez sont pris en compte.
Pour ce type d’impression, vous pouvez définir l’heure à laquelle les impressions seront lancées.

• Impression sur événement

Les états sélectionnés seront imprimés lors d’un événement particulier :

• Lorsque vous effectuerez la clôture de l’exercice,

• ou lorsque vous effectuez la déclaration de TVA.

-

Pour visualiser les types d'impression de chaque catégorie, cliquez sur le symbole + situé juste

devant le nom de la catégorie.
Ainsi, la catégorie Impression régulière contient les suites d'éditions : impression journalière,
impression hebdomadaire et impression mensuelle.

- Cliquez ensuite sur le titre de la suite d'éditions que vous voulez obtenir.

La liste de tous les états contenus dans la suite d'éditions sélectionnée est alors proposée.

- Dans la Liste des états, cliquez sur le titre de l’état à intégrer à l’impression chaînée et cliquez sur

le bouton [Ajouter].

- La fenêtre de sélection des écritures de l’état concerné s'affiche. Définissez les différents critères

comme vous le faites habituellement.

 Le choix des dates est inactif pour toutes les catégories d’impressions régulières.

- Validez le paramétrage en cliquant sur le bouton [Sauver]. L'état concerné est alors transféré

dans la

Liste des états à imprimer.

95

•

- Procédez de même pour le reste des états à intégrer.

 A ce stade, vous pouvez changer le paramétrage d'un des états transférés en le sélectionnant

puis en cliquant sur [Propriétés].

- Enregistrez et quittez la fenêtre Editions chaînées en cliquant sur [Ok].

Attention !

L'impression des états ne se lance qu'à partir du moment où l'option Impression active est cochée. Si
vous ne souhaitez pas lancer immédiatement le processus d'impression chaînée, décochez cette
zone ; le paramétrage reste quant à lui sauvegardé.

96

•

IMPRIMER UNE LISTE

Pour imprimer une liste d'éléments (du menu BASES), vous devez :

- activer la commande correspondante (exemple : menu BASES, commande JOURNAUX),

- cliquer sur le bouton [Imprimer].

 Dans le cas de la liste du plan comptable, le bouton [Imprimer] dispose d'un triangle de

sélection permettant d'obtenir l'édition partielle du plan comptable en choisissant l'option

 Imprimer la liste par défaut

Avant d'imprimer la liste, vous devez déterminer quelles informations seront éditées et comment.
Cette disposition vous permet d'imprimer des listes personnalisées répondant à vos besoins.

SELECTIONNER LES ZONES

- Activez l'onglet Données.

- La colonne de gauche regroupe la liste des zones contenues dans la fiche de la base

concernée. Pour concevoir votre édition, il suffit d'intégrer les zones, dans l'ordre d'affichage, en
sélectionnant un des éléments de la colonne de gauche et en appuyant sur le bouton [Ajouter]
ou en double-cliquant sur l'élément concerné.

Partiel.

DEFINIR LES PROPRIETES

Après avoir sélectionné les zones à prendre en compte dans l'édition, vous pouvez définir leurs
caractéristiques.

- Dans la colonne de droite, placez le curseur sur le titre de la zone.

- Cliquez sur le bouton [Propriétés].

Les données
N pour numérique, C pour caractère. Vous ne pouvez pas modifier ces zones.

Nom et Type vous renseignent sur le nom de la zone définie dans le logiciel et le type :

97

•

Dans la zone Longueur est indiqué, par défaut, le nombre maximum de caractères défini pour la
zone concernée. Vous pouvez modifier cette valeur si vous souhaitez obtenir une largeur plus ou
moins importante de la colonne.
La zone

Nombre de décimales est exclusivement réservée aux zones de type numérique. Elle permet

de déterminer le nombre maximum de chiffres autorisés après la virgule.
Dans la zone

Description, la dénomination utilisée dans le logiciel pour la zone concernée est

indiquée par défaut. Pour les besoins de votre édition, vous pouvez indiquer un autre nom que
celui repris par défaut. Celui-ci apparaît en titre de colonne.

- Sauvegardez le paramétrage des propriétés en cliquant sur [Ok].

 Imprimer une liste avec critères avancés

En plus d'une simple sélection des données, il est possible de redéfinir les pages de l'édition en
posant des ruptures, notamment au niveau des comptes.

- Après sélection des zones, cliquez sur l'onglet Avancée.

- Sélectionnez la zone sur laquelle vous souhaitez définir les critères.

- Pour les données de type numérique, vous pouvez définir une totalisation.

Par exemple, s'il s'agit du plan comptable, les sommes sont globalisées compte par compte.

- Les ruptures permettent de regrouper les éléments. Par exemple, par racine, pour les comptes.

Ainsi, si vous cochez
s’effectue la rupture.

- Cochez éventuellement les zones Affichage en début de rupture et Affichage en fin de rupture. Ces

zones situent la rupture.

Rupture sur, indiquez le nombre maximum de caractères sur lequel

Les éléments présents dans la liste sont, par défaut, triés. Si vous avez défini des ruptures sur un ou
plusieurs éléments pouvant être triés, il est préférable de cocher la zone

temporaire avec les ruptures

. Le fait de cocher cette zone annulera, pour les besoins de l’édition, le

Construction d'un index

trié établi par défaut afin de ne prendre en compte que les éléments ayant été définis avec des
ruptures.

ONGLET PARAMETRES

Sur la zone Titre de l'état est affiché le nom du fichier tel qu'il est nommé dans le logiciel.

- Si vous ne voulez pas conserver le titre proposé par défaut, supprimez-le puis saisissez-en un

autre. Si vous saisissez un nom sur la zone

Edité par, celui-ci figurera au bas de la dernière

page de l'impression.

SAUVEGARDER LA SELECTION

Avant de visualiser votre édition, vous pouvez sauvegarder le paramétrage des critères avancés
que vous venez d'effectuer.

- Cliquez sur le bouton [Sauver].

- Saisissez le nom de la sauvegarde du paramétrage effectué et cliquez sur [Ok].

Par la suite, pour obtenir de nouveau un des paramétrages ainsi sauvegardés, il vous suffit de
cliquer sur le triangle de sélection situé au bas de la fenêtre Données, onglet Données.

98

•

LE GENERATEUR D'ETATS

menu Etats - commande Générateur d'états (en mode complet)
<Alt> <E> - <T>

Cette option vous permet de concevoir entièrement vos propres documents.
Le principe est de définir, un modèle de document que vous pourrez éditer par la suite dans
chacun de vos dossiers. Les possibilités d'édition sont nombreuses.

 Principe de création d'un modèle

Vous pouvez découper le document en sections et insérer les informations dans chacune d'elles.
Des critères de tri, des filtres et des boites de dialogues pourront ensuite être ajoutés. Les modèles
ainsi créés sont stockés sur le disque dur dans un sous-répertoire Etats de Ciel Compta.

La conception d'un document dans le générateur d'états s'effectue de la façon suivante :

Etablir les relations

C

REER UN FICHIER

D

EFINIR LES

RELATIONS

D

EFINIR LE

DOCUMENT

E

TABLIR LES
SECTIONS

D

EFINIR LES

CHAMPS

D

ETERMINER LES

LIBELLÉS

I

NSERER UNE LIGNE

Fic hiers Maîtres

Fichiers dépendants 1

Fichiers dépendants 2

Paramètres Glob aux

Critères de Sélec tion

Données

Calc uls

Syst èmes

Utilisateurs

I

NCORPORER UNE

IMAGE

99

•

 Les modèles d'états prédéfinis

Le générateur d'états propose différents états prédéfinis : balance, rapprochement, grand­livre/mois, journaux, regroupement des comptes pour les liasses, etc.

Rubrique d'aide "Liste des états prédéfinis" où vous trouverez la description détaillée des

différents états proposés.

 Visualiser un état à l'écran

- Dans la liste prédéfinie, sélectionnez l'état à visualiser.

- Cliquez sur le bouton [Ecran].

- Suivant l'état sélectionné, renseignez les critères demandés (exemple : intervalle de dates).

 Obtenir l'écran de travail d'un état

- Dans la liste prédéfinie, sélectionnez l'état pour lequel vous souhaitez obtenir le paramétrage.

- Cliquez sur le bouton [Editeur].

- Vous accédez alors aux modèles de l'état ainsi qu'aux fonctions qui permettent de le concevoir.

 Consulter les fichiers mis en relation

Les états comportant des informations issues d'un ou de plusieurs fichiers sont définis par
l'intermédiaire de la fonction

RELATIONS.

Le générateur d'états permet de travailler sur les dossiers d'un ou plusieurs fichiers.

• Si vous travaillez sur un seul fichier, celui-ci se nomme fichier maître.

• Si vous travaillez sur plusieurs fichiers, il est nécessaire de définir un fichier principal : le Fichier

maître et un ou plusieurs fichiers annexes : les Fichiers dépendants.

Vous pouvez consulter les fichiers paramétrés d'un état pour lesquels vous souhaitez extraire les
données en vue de les modifier.

- Sélectionnez l’état à modifier et cliquez sur le bouton [Relations].

Rubrique d'aide "Générateur d'états, relations entre fichiers".

 Sauvegarder / Restaurer un état

La sauvegarde et la restauration des états du générateur se font directement à partir de la fenêtre
du générateur. Il vous suffit pour cela de cliquer sur le bouton [Sauvegarder] ou [Restaurer] suivant
l’opération que vous souhaitez effectuer.
Les sauvegardes réalisées à partir du bouton [Sauvegarder] de la fenêtre Générateur d’états
s’effectuent exclusivement sur disquette (A:).

 Une restauration entraîne inévitablement une suppression globale des états contenus dans la

liste du générateur d'états ; il est donc préférable de contrôler la dernière sauvegarde de vos
états avant de lancer une restauration.

Rubrique d'aide "Générateur d'états" où vous trouverez l'explication détaillée de la création d'un

état.

•

100