SAGE Ciel 2009 Guide des échanges de données comptables clients-experts comptables [fr]

Le guide des échanges de données

comptables

Clients/Experts-comptables

Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros

Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C

Madame, Monsieur l’expert-comptable,

Parce que vous avez des clients utilisateurs de Ciel et que vous souhaitez travailler encore plus efficacement avec eux, Ciel vous propose son «Guide des Echanges de données clients/experts-comptables» .

Vous y trouverez une description détaillée des procédures d'échanges entre les principaux outils de production du marché et Ciel Compta.

Avec vos clients équi pés de Ciel Compta, quel que soit votre out il de production v ous récupérez facilement et en toute sécurité leurs informations comptables, pour travailler directement sur leurs données, puis les leur restituer, avec la même simplicité.

A savoir !

Vous avez des clients déjà utilisateurs de Ciel ou qui vous demandent conseil sur le choix de leurs logiciels.

Ciel a créé pour vous un programme de prescription qui vous garantit efficacité, productivité, valeur ajoutée… ainsi que des avantages exclusifs pour vous et vos clients.

Découvrez le programme Aiguilleurs de Ciel

(http://www.ciel.com/Experts/Accueil.aspx)

Ciel

Service commercial experts-comptables

11, rue de cambrai

75917 Paris Cedex 19

Téléphone : 01 55 26 33 46

Fax : 01 55 26 33 61

Aiguilleurs@ciel.com

www.ciel.com

Les différentes méthodes d'échanges des données comptables

Les échanges comptables par synchro compta

Synchro Compta© est une technologie d'échanges de données comptables entre vos clients et votre cabinet. Elle est intégrée dans les logiciels du groupe Sage : Sage Production Coala, Ciel Compta, Sage 30, Sage 100.

Grâce à cette nouvelle technologie, vous pouvez vérifier les données de vos clients sans interrompre leur tra-

vail et sans risque d'incohérence. Synchro Compta saisie simultanée des écritures n'est pas autorisée.

Echangez avec vos clients n'a jamais été aussi simple !

Grâce à Synchro Compta© vous récupérez automatiquement les écritures de vos clients. Une fois la validation effectuée, vos clients réintègrent votre travail dans leur dossier : en quelques clics leur comptabilité est synchronisée.

Vous proposez à vos clients la meilleure solution dès le départ !

Conseillez à vos clients qui souhaitent informatiser leur comptabilité un logiciel Synchro Compta©. A partir de votre outil de production compatible Synchro Compta

mètres de votre dossier.

permet en effet de définir une période sur laquelle la

vous transmettez à vos clients les para-

Ils récupèrent automatiquement et sans ressaisie ces paramétrages pour créer leurs dossiers dans Ciel Compta versions 2007 et supérieures.

Les dossiers de travail sont ainsi parfaitement compatibles avec votre logiciel.

Les échanges comptables par Import - Export

Bien sûr les logiciels Ciel disposent des «traditionnelles» fonctions d'import/export qui permettent d'échanger les données avec les principaux logiciels comptables du marché.

L'exportation vous permet de créer un fichier contenant les écritures comptables de votre choix (une série,

un mois, la totalité ...). Ces écritures seront ensuite intégrées dans un autre dossier de comptabilité par la commande

L'importation peut être utilisée :

• par vous-même pour intégrer dans votre dossier les écritures comptables de votre client.

• par votre client pour intégrer dans sa comptabilité des écritures que vous lui envoyez après les avoir

traitées (écritures d'OD, écritures de bilan ...).

Les fichiers d'écritures comptables peuvent être échangés :



Si votre logiciel de production n'est pas compatible Synchro Compta©, Ciel met à la disposition de ses clients et de leurs experts-comptables une plate-forme d'échanges de données sécurisée. A partir de cette plateforme vous téléchargez les données comptables de vos clients équipés d'un logiciel Ciel au format de votre logiciel de production.

IMPORT.

En utilisant la plate-forme d'échange sécurisée Ciel



Par le biais de supports conventionnels : email, clé USB, CD-Rom, disquette...

Les échanges comptables par Sauvegarde - Restauration

Si vous et votre client êtes équipés de logiciels Ciel, vous pouvez recourir à l'échange de données par sauvegarde-restauration. Cette méthode vous permet d'échanger avec votre client la globalité du dossier.

•La sauvegarde a pour but de mémoriser les données d'un dossier vers une autre unité de stockage.

•La restauration permet de récupérer simplement les données préalablement sauvegardées.

L Contrairement à Synchro Compta

tent pas à votre client de continuer à travailler lorsque vous effectuez des modifications car la restauration " écrase " toutes les informations dans le logiciel de comptabilité de votre client.

, les échanges de données par Sauvegarde/Restauration ne permet-

Connaître le numéro de version de son logiciel

Avant d’envoyer ou de récupérer des écritures, vous devez vérifier :

• le numéro de

•le

type de version installée (Millésime ou Evolution ou Facile).

Attention !

Cette information est essentielle. Elle permet de déterminer la méthode d’échange de données avec votre client.

1. Pour reconnaître facilement le numéro de version de votre logiciel de comptabilité, activez la commande

2. La fenêtre

A PROPOS DE du menu ? (AIDE).

L Ce numéro est également visible depuis la barre de titre du logiciel.

Exemple : Ciel Compta 12.20

Tableau de correspondance Ciel Compta

Numéro de version Ciel Compta Millésime

version du logiciel installé chez vous et chez votre client,

A propos de Ciel Compta affiche le numéro de version de l’application.

7.00 - 7.01 - 7.10 - 7.11 2001

8.00 - 8.01 - 8.02 2002

9.00 - 9.10 2003

10.00 - 10.50 2004

11.00 - 11.10 2005

12.00 - 12.10 - 12.20 - 12.40 - 12.50 - 12.51 2006

13.00 - 13.10 2007

14.00 - 14.10 2008

15.00 - 15.10 - 15.20 2009

16.00 2010

Tableau de correspondance Ciel Compta Evolution

Numéro de version Ciel Compta Evolution

1.10 - 1.11 2002

2.00 2003

3.00 - 3.50 2004

4.00 - 4.10 2005

5.00 - 5.10 - 5.20 - 5.30 - 5.40 - 5.41 - 5.50 - 5.51 2006 (Gamme R)

6.00 - 6.10 2007

7.00 - 7.10 2008

8.00 - 8.10 - 8.20 2009

9.00 2010

- Connaître le numéro de version de son logiciel -

Tableau de correspondance Ciel Compta Facile

Numéro de version Ciel Compta Facile

1.00 - 1.10 2008

2.00 - 2.10 - 2.20 2009

3.00 2010

Synthèse des méthodes d’échanges possibles avec les logiciels Ciel

Le tableau ci-dessous vous permet de visualiser rapidement les méthodes d’échanges possibles entre les clients et le cabinet d’expertise comptable en fonction des versions utilisées par chacun.

Attention !

• Pour échanger des données par la Synchro compta, vous devez posséder au minimum la version 2007 de Ciel Compta ou de Ciel Compta Evolution ou au minimum la version 2008 de Ciel Compta Facile.

• Avec Ciel, vous pouvez toujours récupérer les dossiers de vos clients sauvegardés avec un logiciel dont la version est plus ancienne que celle que vous utilisez (compatibilité ascendante).

• L’échange de données par

8.00) et supérieures.

• Vous pouvez utilisez un

14.10, Ciel Compta Evolution 7.10 ou Ciel Compta Facile 1.10.

import/export est compatible avec Ciel Compta version 2002 (version

assistant des échanges de données à partir des versions Ciel Compta

Vous êtes équipé de Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution ou Ciel Compta Facile

Votre client utilise : Echanges de données possibles :

Synchro compta

Ciel Compta ou Compta Evolution ou Ciel Compta Facile

Ciel Compta ou Compta Evolution 2007 ou

inférieures

Ciel Compta 2006 ou inférieures Import/Export

2008 ou supérieures

Import/Export Sauvegarde/Restauration (si version identique) Assistant des échanges de données

Synchro compta Import/Export Sauvegarde/Restauration (si version identique)

Echanger simplement vos données

Différentes méthodes d'échange des données comptables sont possibles. Nous vous conseillons d'utiliser Synchro Compta©, la toute nouvelle technologie d'échange de données

comptables entre les logiciels du groupe Sage. Cliquez sur ces liens pour en savoir plus !

Repérez dans le tableau ci-dessous votre logiciel de production comptable, celui de votre client puis cliquez sur le lien bleu correspondant à la méthode d'échange que vous souhaitez utiliser.

Vous êtes équipé d'un logiciel...

Ciel

Sage

Ciel Sage

Synchro

Compta©

Sauvegarde

Restauration

Import

Export

Assistant échan-

ges

de données

Synchro

Compta©

Import

Export

Assistant échan-

ges

de données

Synchro

Compta©

Import

Export

Synchro

Compta©

Sage

Experts

Comptables

Synchro

Compta©

Import

Export

Synchro

Compta©

Cegid Ccmx

Import

Export

Import

Export

Autre

(API,

Quadra-

tus...)

Import

Votre client utilise un logiciel...

EBP

Assistant échan-

ges

de données

Présentation de la Synchro Compta

Synchro compta

Sage / Sage Experts-Comptables / Ciel

Echange de données simplifié

Pré-requis Sage Expert

Paramétrage préalable Emission des données Réception des données

Sage Experts-Comptables CielSage

Pré-requis Ciel

Paramétrage préalable Emission des données Réception des données

Pré-requis Sage

Paramétrage préalable Emission des données Réception des données

La Synchro compta Sage 30 et 100 / Sage Expe rt (Coala) / Ciel Compta permet l' échange dynamique des écritures et des données de structur e entre l'ex pert-com ptable et son clien t équipés tous les deux d'une des applications du groupe

L'un des logiciels est installé chez l'utilisateur, l'autre est implanté chez l'expert-comptable qui s'occupe de la gestion et du suivi des comptes de son client.

Elle permet d'envoyer et de récupérer automatiquement les écritures comptables entre l'expert et le client équipés d'une application

Cette fonction permet :

Sage.

Ciel, Sage ou Sage Experts-Comptables.

Au client

• d'effectuer les saisies comptables qui sont de plus en plus gérées par ses soins du fait de l'informatisation croissante des PME.

• de conserver à sa disposition les éléments comptables nécessaires à la tenue de sa gestion courante.

• de transférer périodiquement les données comptables à son cabinet d'expertise comptable et ce, dans les délais convenus entre le client et l'expert-comptable.

A l'expert-comptable

• d'incorporer rapidement les données reçues dans ses propres fichiers.

• d'effectuer un suivi précis des affaires de son client.

• de conseiller immédiatement son client sans avoir à attendre la fin de l'année fiscale pour intervenir sur le dossier de ce dernier.

La Synchro compta permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres éléments transmis par le client ou l'expert-comptable (

Le client et l'expert ne peuvent pas saisir d'écritures simul tanément sur un e période iden tique de manière à garantir la cohérence des écritures. Les modifications extra comptables (lettrage, rapprochement) sont toujours accessibles sur toutes les périodes.

comptes, codes journaux, etc.).

L Le module de Synchro compta intègre une gestion des conflits.

Si un élément de base (compte de tiers ou un code analytique) est modifié à la fois par l'expert et par le client, un code de priorité s'applique.

Principe de fonctionnement

Gestion des données

Les données synchronisées

- Présentation de la Synchro Compta© -

Les données suivantes sont transférées par la Synchro compta en création ou modification :

• les comptes généraux

• les comptes auxiliaires

• les codes journaux

• les écritures comptables

• le lettrage

• le pointage bancaire

• les codes analytiques (Synchro entre

• la mise en place de la première Synchro compta ne concerne que l'exercice

Ciel et Ciel ; Synchro entre Ciel et Sage)

N en cours.

Les données non synchronisées

Les écritures de simulation et de situation.

Gestion des périodes

Dans les logiciels Ciel Compta version 2009 et supérieure, la gestion des périodes est uniquement possible en mode Synchro compta +.

Avec la Synchro compta, vous pouvez gérer les périodes. Cela permet de mettre en place le mode travail suivant :

• le client et l'expert ne peuvent pas saisir d'écritures simultanément sur une période identique de manière à garantir la cohérence des écriture s.

• les modifications extracomptables ( les périodes.

• le passage de relais est à l'

initiative de la PME.

lettrage, rapprochement) sont tou jours accessibles sur toutes

- Présentation de la Synchro Compta© -

Gestion des conflits

L Dans les logiciels Ciel Compta version 2009, la gestion des conflits est uniquement possible en mode Syn-

chro compta +.

La PME et le cabinet peuvent effectuer certaines tâches en commun.

- Présentation de la Synchro Compta© -

Cas 1 : Données de base

Cas 2 : Lettrage - Pointage

Emission des données

Toutes les lignes d'écritures nouvelles pointées ou lettrées seront transmises.

Réception des données

A réception des données (côté Expert ou Client), un con trôle des lignes d'écritures lettrées ou pointées est effectué.

S'il n'y a pas de différence, les écritures sont synchronisées. Si une différence est notée, un second contrôle vérifie l'équilibre du lettrage (ou le pointage) puis lance le lettrage (ou le pointage) de façon automatique.

Utiliser Synchro Compta© avec Sage Experts-Comptables (Coala)

Cliquez sur le lien bleu correspondant à l'opération que vous souhaitez effectuer.

C'est votre première

synchro compta

Pré-requis comptables

Sage - Production Coala / Ciel

Sage - Production Coala / Production Coala

Sage - Production Coala / Sage

Paramétrages préalables

Ciel ou Sage

Votre client utilise

Acquisition

V ous avez déjà effectué

une synchro compta

Emission/réception de données

Expert : émission des données Client : réception des données

Client : émission des données

Expert : réception des données

Synchro compta avec Sage Experts-Comptables

Vous pouvez activez la Synchro compta uniquement entre :

•

Sage - Production Coala et Production Coala Acquisition,

•

Sage - Production Coala et Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution ou Ciel Compta Facile,

•

Sage - Production Coala et Sage 30 ou 100 ou Start Compta.

Pré-requis

L Ces pré-requis doivent impérativement ê tre véri fiés par le Cabinet d'expertise comptable et le Client

pour chaque dossier avant la première synchronisation.

Pré-requis comptables

Sage - Production Coala / Production Coala Acquisition

Monnaie de référence La monnaie de référence doit être l'Euro

Nombre de décimales 2

Dates d'exercice Les dates d'exercice doivent être identiques

Information 1ère Synchro compta

Comptes généraux

Comptes de tiers

Journaux

Comptes collectifs Clients et Fournisseurs

Le dossier chez l'expert ou chez le client ne doit pas comporter d'écritures

Les comptes doivent être de format numérique sans espace. Longueur identique chez l'expert et chez le client, de longueur fixe, inférieure ou égale à 11 caractères

Les comptes doivent être en majuscule et comporter que des lettres et des chiffres sans espace Les caractères accentués ne sont pas autorisés Longueur identique chez l'expert et chez le client, inférieure ou égale à 11 caractères

Les codes journaux doivent être en majuscules Longueur inférieure ou égale à 6

Le client et l'expert doivent définir les mêmes comptes collectifs

- Synchro compta avec Sage Experts-Comptables -

Sage - Production Coala / Ciel

Monnaie de référence La monnaie de référence doit être l'Euro

Nombre de décimales 2

Les dates d'exercice doivent être identiques

Dates d'exercice

La date de début d'exercice doit être le premier jour d'un mois La date de fin d'exercice doit être le dernier jour d'un mois

Information 1ère Synchro compta

Comptes généraux

Comptes de tiers

Codes Journaux

Comptes collectifs Clients et Fournisseurs

N° Siret Pas d'e space

Le dossier chez l'expert ou chez le client ne doit pas comporter d'écritures

Les comptes doivent être de format numérique sans espace. Longueur identique chez l'expert et chez le client, de longueur fixe, inférieure ou égale à 11 caractères

Les codes journaux doivent être en majuscules Longueur inférieure ou égale à 6

Le client et l'expert doivent définir les mêmes comptes collectifs Un compte collectif unique pour les fournisseurs et un pour les clients

Sage - Production Coala / Sage

Monnaie de référence La monnaie de référence doit être l'Euro

Nombre de décimales 2

Les dates d'exercice doivent être identiques

Dates d'exercice

Information 1ère Synchro compta

Comptes généraux

Comptes de tiers

Codes Journaux

Comptes collectifs Clients et Fournisseurs

N° Siret Pas d'e space

La date de début d'exercice doit être le premier jour d'un mois La date de fin d'exercice doit être le dernier jour d'un mois

Le dossier chez l'expert ou chez le client ne doit pas comporter d'écritures

Les comptes doivent être de format numérique sans espace Longueur identique chez l'expert et chez le client, de longueur fixe, inférieure ou égale à 11 caractères

Les codes journaux doivent être en majuscules Longueur inférieure ou égale à 6

Le client et l'expert doivent définir les mêmes comptes collectifs

- Synchro compta avec Sage Experts-Comptables -

Pré-requis versions

Attention !

Les versions compatibles avec la nouvelle Synchro compta sont :

- Ciel Compta à partir de la version 13.10.

- Ciel Compta Evolution à partir de la version 6.10.

- Ciel Compta Facile à partir de la version 1.00.

- Sage 30 à partir de la version 12.10.

- Sage 100 à partir de la version 14.03.

- Sage Start Compta à partir de la version 12.10

- Sage Production Coala à partir de la version 3.50.

Paramétrages

 Pour plus de détail sur la partie Installation et Administration, reportez-vous au document de référence

de Sage Experts-Comptables

16Synchro_Pme_Coala.Pdf (Production Coala Acquisition). Ces documents sont stockés dans le ré-

pertoire

Doc\Applications de Sage Expert (Coala).

: 16Synchro_Cabinet.Pdf (Sage - Production Coala) ou

L Les pré-requis doivent être vérifiés par l'expert et le client sur chaque dossier avant la première syn-

chronisation. Il est nécessaire de procéder à une sauvegarde de votre dossier avant tout paramétrage.

L'activation de la Synchro compta ( va mettre au pré-requis les données du dernier exercice encours uniquement. Les modifications sont irréversibles :

• mise en majuscule des comptes auxiliaires,

• mise en majuscule des codes journaux,

• ajustement des longueurs des libellés et des comptes en fonction du logiciel en synchronisation avec Sage - Production Coala.

Sage - Production Coala et Production Coala Acquisition) d'un dossier

Particularités complémentaires pour une Synchro compta avec Ciel

Le traitement d'activation de la Synchro compta va ajuster automatiquement la longueur des comptes auxiliaires à la longueur des comptes généraux et remplacer les racines des comptes fournisseurs et clients par

401 et 411.

Exemple d'ajustement des longueurs de compte :

Avant l’activation de la Synchro compta :

• longueur comptes généraux =

• longueur comptes auxiliaires =

Après activation de la Synchro compta s'il n'y a pas de modification des longueurs de comptes :

• longueur comptes généraux =

• longueur comptes auxiliaires =

• les codes fournisseurs et clients vont être tronqués.

Si vous souhaitez garder la même codification des codes fournisseurs et clients, vous devez modifier la longueur des comptes généraux et auxiliaires avant l'activation de la

Dans la modification du paramétrage, il faut retenir les règles suivantes :

• la longueur des comptes auxiliaires doit être égale à la longueur des comptes généraux.

•la

recodification des codes fournisseurs et clients va remplacer la racine des comptes fournisseurs

et clients par

401 et 411.

Synchro compta.

- Synchro compta avec Sage Experts-Comptables -

Exemple de recodification :

Particularités complémentaires pour une Synchro compta avec Sage

Le paramétrage de la longueur des comptes auxiliaires est ajusté automatiquement à 11. C'est un paramétrage de longueur maximale. Vous pouvez avoir des codes fournisseurs et clients inférieurs à

11.

Sage - Production Coala

Etape 1 - Vérification des longueurs de comptes

1. Lancez Sage - Production Coala, accédez à la comptabilité puis sélectionnez le menu P

DE COMPTE.

2. Vérifiez les

longueurs de comptes (voir détails ci-dessus).

Etape 2 - Activation de la Synchro compta

1. Sélectionnez le

2. Accédez au module comptabilité, sélectionnez le menu F

dernier exercice à synchroniser.

ICHIER commande SYNCHRO COMPTA.

Si la Synchro compta n'est pas activée, la fenêtre ci-dessous s’affiche.

3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour continuer.

4. Complétez le paramétrage en fonction de votre logiciel destinataire.

ARAMÈTRES - PLAN

- Synchro compta avec Sage Experts-Comptables -

Email client

5. Renseignez l'adresse

e-mail du client. Cette adresse permet l'envoi des fichiers à vos clients.

Logiciel destinataire

Cette option détermine le logiciel destinataire pour la Synchro compta. Sélectionnez le

Logiciel destinataire

correspondant.

•

Ciel --> pour Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution ou Ciel Compta Facile.

•

Sage 30 & 100 --> pour Sage 30, Start ou 100.

•

Sage Expert --> pour Production Coala Acquisition.

Génération des A-nouveaux par

Cette option permet de déterminer celui qui génère les

A-nouveaux : l'expert-comptable ou le client.

6. Sélectionnez donc :

•

Expert-comptable si les A-nouveaux sont générés par l'expert-comptable,

•

Client si les A-nouveaux sont générés par le client.

Intégration automatique

Cette option permet dans Sage - Production Coala d'importer automatiquement un fichi er dès qu 'il est récupéré par l'automate de Sage Experts-Comptables.

7. Cochez cette option si vous souhaitez une intégration automatique.

Editer le fiche d'inscription

Cette option permet d'afficher un document sion de ces informations est aussi accessible par le menu S

pdf reprenant les informations à indiquer à vos clients. L'impres-

UPERVISEUR SYNCHRO.

 Pour des informations détaillées sur le superviseur synchro, reportez-vous à la documentation de Sage

Experts -Comptables :

16Synchro_Pme_Coala.Pdf (Production Coala Acquisition) que vous retrouvez dans le répertoire Doc\Applications du serveur Sage Experts-Comptables.

Si la sélection du logiciel destinataire est cription à communiquer au client sont :

Le numéro de dossier

• Le numéro de dossier est un élément permettant d'identifier un dossier Sage Experts- Comptables.

Ce numéro doit être repris dans le paramétrage Synchro compta du logiciel du même nom.

Le code expert

• Le code expert permet d'identifier l'expert-comptable. Il est attribué à chaque expert par Sage Experts-

Comptables. Ce code doit être saisi dans le même nom.

•

L'e-mail

Cette adresse e-mail correspond à l'adresse Email du serveur de médiation de Sage Experts-Comptables, soit : synchro@sage.com.

Si la sélection du logiciel destinataire est communiquer au client est : un code ( Dans ce cas, votre logiciel destinataire est obligatoirement

16Synchro_Cabinet.Pdf (Sage - Production Coala) ou

Ciel ou Sage 30 & 100 , les informations reprises dans la fiche d'ins-

Sage 30/100 dans la rubrique

paramétrage Synchro compta du logiciel Sage 30/100 dans la rubrique du

Sage Expert, l’information reprise dans la fiche d'inscription et à

clé de synchro).

Production Acquisition Coala.

Ce code doit être saisi lors du paramétrage de la Synchro compta dans Production Acquisition Coala.

Envoyer la fiche d'inscription

Cette option permet d'envoyer la fiche d'inscription à l'

adresse e-mail du client renseignée précédemment.

Production Coala Acquisition

Etape 1 - Vérification des longueurs de comptes

1. Accédez à la comptabilité puis sélectionnez le menu P

2. Vérifiez les longueurs de comptes (voir détails ci-dessus).

ARAMÈTRE commande PLAN DE COMPTE.

- Synchro compta avec Sage Experts-Comptables -

Etape 2 - Activation de la Synchro compta

1. Sélectionnez le dernier exercice à synchroniser.

2. Accédez au module comptabilité, sélectionnez le menu F

Si la

Synchro compta n'est pas activée, la fenêtre ci-dessous s’affiche.

3. Cliquez sur le bouton [Oui] pour continuer. La fenêtre de saisie des paramètres s'affiche.

ICHIER commande SYNCHRO COMPTA.

Clé

La clé est communiquée par l'expert-comptable. Cette clé est générée lors de l'activation de la Synchro compta au cabinet comptable avec Sage Production Coala.

Logiciel destinataire

4. Sélectionnez

Génération des A-nouveaux par

Cette option permet de déterminer celui qui génère les

5. Sélectionnez donc :

•

Expert-comptable si les A-nouveaux sont générés par l'expert-comptable,

•

Client si les A-nouveaux sont générés par le client.

Intégration automatique

Cette option permet dans Production Coala Acquisition d'importer automatiquement un fichier dès qu'il est récupéré par l'automate de Sage Experts-Comptables.

6. Si vous optez pour une intégration automatique, cochez-la.

Sage Expert.

A-nouveaux : l'expert-comptable ou le client.

Emettre les données

Si vous utilisez Production Coala Acquisition, cette option vous permet d'envoyer les écritures du mois ve rs le logiciel de l'expert-comptable. Les dates de synchronisation possibles seront toujours des dates de fin de mois.

Si vous utilisez vers le logiciel de votre client. La date de synchronisation est considérée dans ce cas comme une date de validation.

Sage - Production Coala, cette option vous permet d'envoyer les écritures de fin de mois

- Synchro compta avec Sage Experts-Comptables -

L Ces dates de synchronisation et de validation constituent des dates de fin de saisie. Les saisies de

nouvelles écritures avant ces dates ne seront plus possibles.

Recevoir les données

Si vous utilisez comptable.

Si vous utilisez Sage - Production Coala, cette option permet d'importer les écritures émises par le client et une libération de périodes de saisies.

Production Coala Acquisition

, cette option permet d'importer les écritures émises par l'expert-

Emettre les données en configuration Client

L L'émission des données en configuration client ne concerne que Production Coala Acquisition.

Etape 1 - Lancement de la Synchro compta

1. Activez le menu de comptabilité FICHIER commande SYNCHRO COMPTA.

Etape 2 - Paramètres

2. Dans l'éditeur de la Synchro compta sélectionnez le menu FICHIER commande EXPORTATION.

La fenêtre ci-dessous s’affiche.

- Synchro compta avec Sage Experts-Comptables -

Type d'éléments

3. Sélectionnez dans la fenêtre le

•

Toutes : sélectionnez cette option s’il s’agit d’ un premier envoi pour initialis e r une nouvelle syn-

chro.

•

Nouvelles : sélectionnez cette option pour n’émettre que les nouvelles données non encore syn-

chronisées.

Commentaire

Cette option permet de saisir un commentaire qui sera consultable par l'expert-comptable lors de l'import de votre envoi.

Date de validation

Cette date doit être une date de fin de mois appartenant à votre exercice

Type d'éléments.

Attention !

Les saisies de nouvelles écritures avant ces dates ne seront plus possibles.

4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer l'exportation.

A la fin de l'exportation, la fenêtre ci-dessous sera automatiquement fermée.

Etape 3 - Transfert des données

Le lot généré part automatiquement lors de la prochaine connexion du serveur du cabinet avec le serveur de médiation Sage Experts-Comptables. Toutefois, le cabinet peut forcer l'expédition d'un lot.

1. Pour forcer l'expédition du lot, cliquez dans la fenêtre lot concerné.

2. Activez le menu C

ONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande ENVOYER.

Import. Sélectionnez Export puis cliquez sur le

L Tout envoi enregistre le fichier d'export dans le répertoire compta\bal\envoyes\synchro du dossier

concerné.

Le nom du fichier généré est de la forme suivante : CSC<Date d'émission (date système du jour) = Longueur 6><Code Dossier longueur = 8 ><Code Expert : Longueur 8><Nom de societe : Longueur 20> XML

Exemple

Emission lancée le 03/09/2006 à 15H53Mn45S pour la SOCIETE EXEMPLE dont le paramétrage du code dossier est 12345 et le code expert 9999 va créer le fichier

CSC030906000123450000999915534500000SOCIETE_EXEMPLE.xml.

- Synchro compta avec Sage Experts-Comptables -

Emettre les données en configuration expert-comptable

L'émission des données en configuration expert-comptable ne concerne que Sage - Producti on Coala.

Etape 1 - Lancement de la Synchro compta

1. Activez le menu de comptabilité FICHIER commande SYNCHRO COMPTA.

2. Dans l'éditeur de Synchro compta sélectionnez le menu F

ICHIER commande EXPORTATION.

Etape 2 - Paramètres

La fenêtre suivante vous permet de spécifier les options d'émission.

Type d'éléments

Sélectionnez dans la fenêtre le

Toutes : sélectionnez cette option s’il s’agit d’ un premier envoi pour initialis e r une nouvelle syn-

• chro.

Nouvelles : sélectionnez cette option pour n’émettre que les nouvelles données non encore syn-

• chronisées.

Type d'éléments.

Commentaire

Permet de saisir un commentaire qui sera consultable par l'expert-comptable lors de l'import de votre envoi.

- Synchro compta avec Sage Experts-Comptables -

Date de validation

Cette date doit être une date de fin de mois appartenant à votre exercice

Attention !

Les saisies de nouvelles écritures avant ces dates ne seront plus possibles.

3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer l'exportation.

A la fin de l'exportation, la fenêtre ci-dessous se fermera automatiquement.

Etape 3 - Transfert des données

1. Pour forcer l'expédition du lot, cliquez sur la fenêtre lot concerné.

2. Activez le menu C

ONTEXTUEL et sélectionnez la commande ENVOYER.

Import, sélectionnez Export puis cliquez sur le

L Toute émission enregistre le fichier d'export dans le répertoire compta\bal\envoyes\synchro du

dossier concerné.

Exemple

Emission lancée le 03/09/2006 à 15H53Mn45S pour la SOCIETE EXEMPLE dont le paramétrage du code dossier est 12345 et le code expert 9999 va créer le fichier

CSC030906000123450000999915534500000SOCIETE_EXEMPLE.xml.

- Synchro compta avec Sage Experts-Comptables -

Recevoir les données en configuration Client

L Il est conseillé de sauvegarder le dossier avant toute nouvelle importation.

Etape 1 - Lancement de la Synchro compta

1. Activez le menu de la comptabilité FICHIER commande SYNCHRO COMPTA.

2. Sélectionnez le menu F

ICHIER commande ENVOYER ET RECEVOIR - RECEVOIR.

L Les lots en attente sur le serveur de médiation seront repris dans la fenêtre Import.

Les lots non encore importés sont symbolisés par une enveloppe.

Etape 3 - Import des données

1. Cliquez sur le lot à importer.

2. Activez le menu C

3. A la fin de l'import, le détail des lignes importées s’affiche dans la fenêtre

ONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande IMPORTER.

Compte-Rendu.

L Les lots importés sont symbolisés par une flèche verte.

Les lots rejetés sont symbolisés par une croix rouge.

- Synchro compta avec Sage Experts-Comptables -

Recevoir les données en configuration expert-comptable

L Il est conseillé de sauvegarder le dossier avant toute nouvelle importation.

Le lot envoyé par la PME parvient automatiquement au cabinet lors de la prochaine connexion du serveur cabinet avec le serveur de médiation Sage Experts-Comptables.

Etape 1 - Lancement de la Synchro compta

1. Activez le menu de la comptabilité FICHIER commande SYNCHRO COMPTA.

L La PME peut forcer la réception d'un lot.

2. Sélectionnez le menu F

Les lots en attente sur le serveur de médiation seront repris dans la fenêtre

Etape 3 - Import des données

3. Cliquez sur le lot à importer puis activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande

IMPORTER. A la fin de l'import, le détail des lignes importées s’affiche dans la fenêtre Compte-Rendu.

ICHIER commande ENVOYER ET RECEVOIR-RECEVOIR.

Import.

L Les lots importés sont symbolisés par une flèche verte.

Les lots rejetés sont symbolisés par une croix rouge.

Cliquez sur le lien bleu correspondant à l'opération que vous souhaitez effectuer.

C'est votre première

synchro compta

Pré-requis comptables

Ciel / Sage

Ciel / Sage Expert (Coala)

Paramétrages préalables

Ciel, Sage

Votre client utilise

Ciel / Ciel

Vous avez déjà effectué

une synchro compta

Emission/réception de données

Expert : émission des données Client : réception des données

Client : émission des données

Expert : réception des données

Réception des données en

création de dossier

Synchro compta avec Ciel Compta

Les pré-requis ci-dessous doivent impérativement être vérifiés par le Cabinet d'expertise comptable et le Client pour chaque dossier avant la première synchronisation.

Pré-requis

Pré-requis comptables

Ciel / Ciel

Monnaie de référence La monnaie de référence doit être l'Euro

Nombre de décimales 2

Dates d'exercice Les dates d'exercice doivent être identiques

Information 1ère Synchro compta

Comptes généraux

Comptes de tiers

Journaux Longueur identique chez l'expert et chez le client

Sections analytiques Longueur identique chez l'expert et chez le client

Le dossier chez l’expert ou chez le client ne doit pas comporter d’écritures

Les comptes ne doivent pas comporter de caractères accentués Même longueur de complétion à «0» que la longueur des comptes généraux

Les comptes ne doivent pas comporter de caractères accentués

Ciel / Sage Expert (Coala)

Monnaie de référence La monnaie de référence doit être l'Euro

Nombre de décimales 2

Les dates d'exercice doivent être identiques

Dates d'exercice

Information 1ère Synchro compta

Comptes généraux

Comptes de tiers

Codes journaux

Comptes Collectifs Clients et Fournisseurs

N° Siret Pas d'espace

La date de début d'exercice doit être le premier jour d'un mois La date de fin d'exercice doit être le dernier jour d'un mois

Le dossier chez l'expert ou chez le client ne doit pas comporter d'écritures

Les comptes ne doivent pas comporter de caractères accentués Les comptes doivent être de format numérique Longueur identique chez l'expert et chez le client, de longueur fixe, inférieure ou égale à 11 caractères

Les comptes peuvent être alphanumériques mais doivent être en majuscules Les caractères accentués ne sont pas autorisés Longueur identique chez l'expert et chez le client, de longueur fixe, inférieure ou égale à 11 caractères

Les codes journaux doivent être en majuscules Longueur inférieure ou égale à 6

Le client et l'expert doivent définir les mêmes comptes collectifs

- Synchro compta avec Ciel Compta -

Les lignes d'écritures avec des montants négatifs sont synchr onisées dans Sage - Production Coala au sens inverse en positif, si bien que les états balances, extraits de comptes et journaux peuvent être différ ents (au niveau des cumuls montants débit et cumuls montants crédit, les soldes sont identiques).

Ciel / Sage

Monnaie de référence La monnaie de référence doit être l'Euro

Nombre de décimales 2

Dates d'exercice Les dates d'exercice doivent être identiques

Information 1ère Synchro compta

Comptes de tiers

Comptes collectifs Clients et Fournisseurs

Journaux Longueur Inférieure ou égale à 6 caractères

Sections analytiques

Journaux de trésorerie

Journaux achats et ventes Ne doivent comporter des comptes de contrepartie

N° Siret Pas d'e space

Code lettrage

Le dossier chez l’expert ou chez le client ne doit pas comporter d’écritures

Identique chez l'expert et chez le client

Longueur identique chez l'expert et chez le client Longueur supérieure ou égale à 3 caractères

Les journaux doivent avoir un compte de contrepartie Les journaux doivent être paramétrés avec un compte de contrepartie à chaque ligne dans Sage

Les codes lettrages doivent être en majuscule et ne pas contenir des caractères numériques

•L’option Contrepartie à chaque ligne n'est pas cochée automatiquement pour un code journal de

trésorerie synchronisé de Ciel Compta vers Sage Compta 30/100/Start.

type Des lignes d'écritures de centralisation sont automatiquement générées sur le journal. Ceci explique le fait que les états balances, journaux, etc, n'aient pas les mêmes résultats. Dans ce cas, il faut supprimer les lignes d'écritures générées automatiquement et cocher l'option

Contrepartie à chaque ligne dans le code journal.

• Dans Ciel Compta, il faut que les lignes d'écritures dans un journal de type compte de contrepartie du journal définis par défaut (doit être le même que celui définis par Sage). Les lignes affectées à un autre compte seront centralisées dans Sage.

trésorerie utilisent le

Pré-requis versions

Attention !

Les versions compatibles avec la nouvelle Synchro compta sont :

- Ciel Compta à partir de la version 13.10

- Ciel Compta Evolution à partir de la version 6.10

- Ciel Compta Facile à partir de la version 1.00

- Sage 30 à partir de la version 12.10

- Sage 100 à partir de la version 14.03

- Sage Start Compta à partir de la version 12.10

- Sage Production Coala à partir de la version 3.50

- Synchro compta avec Ciel Compta -

Paramétrages

L Les pré-requis doivent être vérifiés par l'expe rt et le client sur chaque dossier avant la première synchro-

nisation. Il est nécessaire de procéder à une sauvegarde de votre dossier avant tout paramétrage.

Paramétrage commun

Ce paramétrage est identique pour une utilisation du logiciel en tant qu'expert ou client.

1. Pour paramétrer la Synchro compta, activez le menu D

Coordonnées.

2. Renseignez l'adresse

E-mail du client.

OSSIER commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ - Onglet

3. Dans l’onglet

Compléments, renseignez l'adresse e-mail de l'expert-comptable.

4. Activez le menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ.

Paramètres comptabilité dans Ciel Compta et Ciel Compta Evolution

Paramètres comptabilité dans Ciel Compta Facile

- Synchro compta avec Ciel Compta -

5. Dans

Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution cliquez sur l’onglet Racines/défauts.

6. Cliquez sur le bouton .

7. Vérifiez le paramétrage suivant :

•L’option

• Ne pas cocher

•

Racines de classe et Racine de compte.

8. Activez le menu D dans

Compléter les comptes sur doit être égale à Longueur Maximum.

Autoriser les minuscules et Autoriser les caractères accentués.

OSSIER commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ - Onglet Synchro compta ou

Ciel Compta Facile, activez le menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ puis cliquez

sur le bouton .

L Vous pouvez également passer par le menu DIVERS - SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES.

Synchro compta

- Synchro compta avec Ciel Compta -

Deux modes sont proposés :

•

Synchro compta : est un mode simplifié de synchronisation. Vous envoyez uniquement les nouvelles

écritures et à n’importe quelle date. Vous avez aussi la possibilité de choisir les écritures ou d’envoyer tout le dossier comptable. Ce mode est proche d’un export enrichi des écritures, à la différence qu’il permet de distinguer les nouvelles écritures de celles qui ont déjà été envoyées, ce qui évite les doublons.

Synchro compta + : est identique à l’ancienne Synchro compta. Ce mode v ous permet d’échanger en fin

• de mois toutes ou les nouvelles écritures, y compris celles des A- nouveaux, ainsi que de les v alider. Vous pouvez ensuite modifier ou supprimer les écritures et autres éléments transmis (comptes, codes journaux, etc.).

1. Si vous souhaitez gérer l'échange de données par synchronisation, cochez l’option

Synchro compta +.

Synchro compta

Attention !

Vous devez synchroniser les écritures dans le même mode que votre client ou expert comptable, sans quoi il sera impossible de récupérer le fichier généré.

Sens du transfert

Le sens du transfert permet de définir le type de fichier : Client ou Expert-comptable. Ce paramètre sera important pour la gestion de la date de synchronisation (définie par le client) et la date

de validation (définie par l'expert-comptable).

2. Sélectionnez le groupe :

•

Client --> expert-comptable si vous utilisez Ciel en tant que client.

•

Expert --> client si vous utilisez Ciel en tant qu'expert-comptable.

Logiciel destinataire

Cette option détermine le logiciel destinataire pour la Synchro compta.

3. Sélectionnez le

•

Ciel --> pour Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution ou Ciel Compta Facile.

Logiciel destinataire correspondant :

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SAGE Ciel 2009 Guide des échanges de données comptables clients-experts comptables [fr]

Specifications and Main Features

Frequently Asked Questions

User Manual

Les différentes méthodes d'échanges des données comptables

Connaître le numéro de version de son logiciel