RICOH MP c3500, MP c4500 operating Manual
通过电子邮件发送扫描文件
1
将扫描文件发送到文件夹
2
使用扫描仪功能保存文件
3
传送扫描文件
4
使用网络 TWAIN 扫描仪扫描原稿
5
操作说明书
扫描仪参考
各项扫描设置
6
附录
7
请在使用本设备前仔细阅读本手册，并放在随手可取之处，以便今后参考。为保证安全和正确的使用，在使用本设备
前必须阅读 “关于本设备”中的 “安全信息”。
简介
本手册包含本设备操作使用的详细说明和注意事项。为了您的安全和利益，请在使用本设备之前仔细阅
读本手册。将本手册放在随手可取之处以备快速参考。
重要事项
本手册的内容如有任何改动，恕不预先通知。对于因操作或运行本设备而导致的任何直接、间接、特
殊、偶然或必然的损失，本公司概不负责。
请勿复印或打印法律禁止复制的任何项目。
当地法律通常禁止复印或打印下列项目：
纸币、印花税票、证券、股票、银行汇票、支票、护照、驾驶执照。
上述列表仅供参考，并未涵盖全部项目。对其完整性或准确性我们不承担任何责任。如果您对复制或打
印特定项目的合法性有疑问，请咨询您的法律顾问。
本手册内使用两种尺寸标注。本机以公制为准。
本手册中的一些图例可能会因设备不同而略有差异。
在某些国家出售的机型上可能没有某些选购件。有关详细信息，请您与当地的经销商联系。
商标
• Adobe
• Pentium
• NetWare
®
、 PostScript®和 Acrobat®是 Adobe Systems Incorporated 的商标。
®
是 Intel Corporation 的注册商标。
®
是 Novell, inc. 的注册商标。
• Microsoft®、 Windows®和 Windows NT®是 Microsoft Corporation 的注册商标。
• 本手册涉及的其他产品名称只用作识别目的，有可能分别是其各自公司的商标。这些标记的任何权
利均不属于我们。
• Windows
®
95 的产品名称是 Microsoft® Windows® 95。
• Windows® 98 的产品名称是 Microsoft® Windows® 98。
• Windows
• Windows
Microsoft
®
Me 的产品名称是 Microsoft® Windows® Millennium Edition (Windows Me)。
®
2000 的产品名称如下：
®
Windows® 2000 Professional
Microsoft® Windows® 2000 Server
Microsoft® Windows® 2000 Advanced Server
• Windows
Microsoft
Microsoft
• Windows Server
Microsoft® Windows ServerTM 2003 Standard Edition
Microsoft
Microsoft
• Windows NT
Microsoft
Microsoft
®
XP 的产品名称如下：
®
Windows® XP Home Edition
®
Windows® XP Professional
TM
2003 的产品名称如下所示：
®
Windows ServerTM 2003 Enterprise Edition
®
Windows ServerTM 2003 Web Edition
®
4.0 的产品名称如下：
®
Windows NT® Workstation 4.0
®
Windows NT® Server 4.0
本设备的手册
参考您要使用的设备的相关手册。
❖ 关于本设备
在使用本设备前，必须阅读本设备的 “安全信息”。
本手册提供对本设备功能的简介。其中还介绍了控制面板、使用本设备的准备
步骤、如何输入文本以及如何安装提供的光盘等信息。
❖ 常规设置指南
介绍 “用户工具”设置和 “通讯簿”的操作步骤 （如注册传真号码、电子邮
件地址和用户代码）。有关如何连接设备的说明，也请参考本手册。
❖ 故障排除
提供解决常见问题的指南，并介绍了如何更换纸张、碳粉、订书钉和其他耗
材。
❖ 安全性参考
本手册针对设备管理员。它介绍管理员可用于保护数据不被篡改或防止非法使
用本设备的安全性功能。
有关注册管理员的步骤以及设定用户和管理员验证方面的信息，也可以参见此
手册。
❖ 复印机 / 文件服务器参考
介绍复印机和文件服务器的功能和操作。有关如何放置原稿的说明，也请参考
本手册。
❖ 传真机参考
介绍传真机功能和操作。
❖ 打印机参考
介绍打印机功能和操作。
❖ 扫描仪参考
介绍扫描仪功能和操作。
❖ 网络指南
介绍如何在网络环境中配置和操作设备，以及如何使用提供的软件。
本手册涵盖所有型号，包含此设备可能无法使用的功能和设定值的说明。图
像、图示以及所支持的操作系统的信息可能与本设备的相应信息有所不同。
i
❖ 其他手册
• PostScript3 补充说明
• UNIX 补充说明
• DeskTopBinder Lite 手册
• DeskTopBinder Lite 安装指南
• DeskTopBinder 入门指南
• Auto Document Link 指南
注
❒ 所提供的手册针对特定机型。
❒ 若要查看 PDF 格式的手册，必须安装 Adobe Acrobat Reader/Adobe Reader。
❒ 有关 “UNIX 补充说明”的信息，请访问我们的网站或向授权经销商咨询。
❒ “PostScript3 补充说明”和“UNIX 补充说明”所述的功能与设置，本机型上可
能没有。
❒ 在本手册中使用以下软件产品的通用名称：
产品名称 通用名称
DeskTopBinder Lite 和 DeskTopBinder
Professional
ScanRouter EX Professional
nterprise
*
选购件
*
*
*
和 ScanRouter EX E
DeskTopBinder
ScanRouter 传送软件
ii
目录
本设备的手册 ................................................................................................ i
如何阅读本手册 ........................................................................................... 1
符号 ......................................................................................................................... 1
关于扫描仪功能 ........................................................................................... 2
显示面板 ...................................................................................................... 3
简化显示屏 ............................................................................................................. 3
确认显示 ................................................................................................................. 4
扫描仪特性 ................................................................................................... 8
1.通过电子邮件发送扫描文件
在通过电子邮件发送扫描文件前 ................................................................ 11
通过电子邮件发送扫描文件的概述 ................................................................... 11
通过电子邮件发送的准备工作 ........................................................................... 12
在 “通讯簿”中注册电子邮件地址 .................................................................. 12
电子邮件画面 ....................................................................................................... 13
通过电子邮件发送扫描文件的基本操作 ..................................................... 14
切换到电子邮件画面 .................................................................................. 17
指定电子邮件目的地 .................................................................................. 18
从设备通讯簿中选择目的地 ............................................................................... 18
手动输入电子邮件地址 ....................................................................................... 21
通过搜索 LDAP 服务器选择目的地 ................................................................... 22
在通讯簿中注册直接输入的目的地 ................................................................... 24
指定电子邮件发送者 .................................................................................. 26
从列表中选择发送者 ........................................................................................... 26
使用注册号码来指定发送者名称 ....................................................................... 27
通过搜索设备的通讯簿选择发送者 ................................................................... 27
指定电子邮件主题 ...................................................................................... 30
指定电子邮件信息 ...................................................................................... 31
从列表中选择信息 ............................................................................................... 31
手动输入信息 ....................................................................................................... 32
在保存的同时通过电子邮件发送 ................................................................ 33
通过电子邮件发送 URL ...................................................................................... 34
iii
2.将扫描文件发送到文件夹
在通过 “扫描到文件夹”发送文件之前 .................................................... 37
通过 “扫描到文件夹”发送扫描文件的概述 .................................................. 37
通过 “扫描到文件夹”发送的准备工作 .......................................................... 40
在通讯簿中注册目的地文件夹 ........................................................................... 41
扫描到文件夹画面 ............................................................................................... 42
使用 “扫描到文件夹”的基本操作 ............................................................ 43
切换到 “扫描到文件夹”画面 ................................................................... 45
指定 “扫描到文件夹”目的地 ................................................................... 46
从设备通讯簿中选择目的地 ............................................................................... 46
将文件发送到共享网络文件夹 ........................................................................... 50
将文件发送到 FTP 服务器 .................................................................................. 53
将文件发送到 NDS 树或 NetWare 服务器 ......................................................... 54
在通讯簿中注册所选目的地的路径 ................................................................... 58
在保存的同时通过 “扫描到文件夹”发送 ................................................. 59
3.使用扫描仪功能保存文件
保存文件前 ................................................................................................. 61
扫描仪功能下的文件保存概述 ........................................................................... 61
保存扫描文件的基本操作 ........................................................................... 63
为保存的文件指定文件信息 ....................................................................... 65
指定用户名 ........................................................................................................... 65
指定文件名 ........................................................................................................... 66
指定密码 ............................................................................................................... 67
显示保存的文件的列表 ............................................................................... 68
保存的文件的列表 ............................................................................................... 68
搜索保存的文件的列表 ....................................................................................... 69
检查保存的文件 ......................................................................................... 71
检查从列表中选择的保存文件 ........................................................................... 71
从客户机检查保存的文件 ................................................................................... 73
发送保存的文件 ......................................................................................... 74
发送保存的文件 ................................................................................................... 74
管理保存的文件 ......................................................................................... 76
删除保存的文件 ................................................................................................... 76
更改保存的文件的数据 ....................................................................................... 77
iv
4.传送扫描文件
传送文件前 ................................................................................................. 81
扫描文件传送的概述 ........................................................................................... 81
准备传送文件 ....................................................................................................... 82
安装附带光盘中的 DeskTopBinder Lite ............................................................. 83
网络传送扫描仪画面 ........................................................................................... 84
传送文件的基本操作 .................................................................................. 85
切换到网络传送扫描仪画面 ....................................................................... 87
指定传送目的地 ......................................................................................... 88
选择在传送服务器通讯簿中注册的目的地 ....................................................... 88
指定发送者 ................................................................................................. 91
从传送服务器目的地列表中的发送者列表选择发送者 ................................... 91
通过输入注册号码选择发送者 ........................................................................... 92
通过搜索传送服务器的目的地列表选择发送者 ............................................... 93
指定要通过传送服务器传输的电子邮件的主题 ........................................... 95
同时保存和传送 ......................................................................................... 96
5.使用网络 TWAIN 扫描仪扫描原稿
使用网络 TWAIN 扫描仪前 ........................................................................ 97
网络 TWAIN 扫描仪概述 .................................................................................... 98
使用网络 TWAIN 扫描仪的准备工作 ................................................................ 99
安装附带光盘中的 TWAIN 驱动程序 .............................................................. 100
基本网络 TWAIN 扫描仪操作 ................................................................... 101
6.各项扫描设置
扫描设置 .................................................................................................. 103
指定扫描设置项 ....................................................................................... 104
扫描方式 ............................................................................................................. 104
分辨率 ................................................................................................................. 105
扫描尺寸 ............................................................................................................. 105
编辑 ..................................................................................................................... 113
调整图像浓度 ........................................................................................... 114
设置原稿进纸类型 .................................................................................... 115
原稿方向 ............................................................................................................. 115
原稿设置 ............................................................................................................. 117
印记 ..................................................................................................................... 119
批量， SADF ...................................................................................................... 120
分割 ..................................................................................................................... 121
v
将原稿的多个页面作为一个文件扫描 ....................................................... 122
设置文件类型和文件名 ............................................................................. 124
设置文件类型 ..................................................................................................... 124
设置文件名 ......................................................................................................... 126
PDF 文件的安全设定 ......................................................................................... 128
程序 ......................................................................................................... 132
注册常用设定值 ................................................................................................. 132
调用注册的内容 ................................................................................................. 133
更改已注册的程序 ............................................................................................. 134
删除程序 ............................................................................................................. 134
更改注册的程序名称 ......................................................................................... 135
注册初始画面的初始值 ..................................................................................... 136
使用 Twain 扫描仪时的扫描设定值 .......................................................... 137
在 TWAIN 扫描仪上设定原稿方向 .................................................................. 137
在使用 TWAIN 扫描仪扫描混合尺寸的原稿时 .............................................. 138
7.附录
分辨率和原稿尺寸之间的关系 .................................................................. 139
当使用电子邮件、文件夹发送、保存或网络传送功能时 ............................. 140
当用作 TWAIN 扫描仪时 .................................................................................. 141
为扫描指定的文件类型与为发送电子邮件和文件夹的文件类型之间的
关系 ...................................................................................................... 143
光盘中的软件 ........................................................................................... 144
快速安装 ............................................................................................................. 144
TWAIN 驱动程序 ............................................................................................... 144
DeskTopBinder Lite ............................................................................................ 145
传输 / 保存 / 传送功能的各设定项的值 ..................................................... 147
传输功能 ............................................................................................................. 147
保存功能 ............................................................................................................. 149
网络传送功能 ..................................................................................................... 149
规格 ......................................................................................................... 150
索引 ......................................................................................................... 151
vi
如何阅读本手册
符号
本手册使用下列符号：
表示重要的安全注意事项。
忽视这些注意事项可能会导致重伤或死亡。请务必阅读这些注意事项。您可在
“关于本设备”的 “安全信息”部分找到这些内容。
表示重要的安全注意事项。
忽视这些注意事项可能导致中度或轻度人身伤害，或设备及财产损失。请务必阅
读这些注意事项。您可在 “关于本设备”的 “安全信息”部分找到这些内容。
表示使用本设备时的注意要点，以及可能导致卡纸、损坏原稿或丢失数据的原因
的说明。请务必阅读这些说明。
表示设备功能的补充说明和解决用户错误的说明。
该符号位于各章节的末尾。它指明在何处可以查到更多的相关信息。
[ ]
表示出现在设备显示面板上的按键的名称。
【 】
表示设备控制面板上的按键的名称。
1
关于扫描仪功能
本节介绍在扫描仪模式下的可用功能。
有关各项功能的详细信息，请参见相应的章节。
❖ 发送扫描文件
可用多种方法将采集的数据作为文件发送到计算机。
• 通过电子邮件发送扫描文件
有关详细信息，请参见第 1 章 “通过电子邮件发送扫描文件”。
• 将扫描文件发送到共享文件夹
有关详细信息，请参见第 2 章 “将扫描文件发送到文件夹”。
• 将扫描文件发送到 FTP 服务器
有关详细信息，请参见第 2 章 “将扫描文件发送到文件夹”。
• 将扫描文件发送到 NetWare 服务器
有关详细信息，请参见第 2 章 “将扫描文件发送到文件夹”。
• 使用传送服务器传送扫描文件
有关详细信息，请参见第 4 章 “传送扫描文件”。
❖ 使用 TWAIN 驱动程序扫描原稿
使用 TWAIN 驱动程序指定要扫描客户机原稿的设备。有关详细信息，请参见
第 5 章 “通过网络 TWAIN 扫描仪扫描原稿”。
❖ 保存文件
您可以将扫描文件保存在设备的硬盘上，所存的文件可以以后发送。有关详细
信息，请参见第 3 章 “使用扫描仪功能保存文件”。
参考
第 11 页 “ 通过电子邮件发送扫描文件 ”
第 37 页 “ 将扫描文件发送到文件夹 ”
第 81 页 “ 传送扫描文件 ”
第 97 页 “ 使用网络 TWAIN 扫描仪扫描原稿 ”
第 61 页 “ 使用扫描仪功能保存文件 ”
2
显示面板
本节介绍简化显示屏和三种确认画面：查看模式、预览和传输文件状态。
您可以在本手册中找到关于 “电子邮件”画面、“扫描到文件夹”画面、“保存
的文件的列表”画面或“网络传送扫描仪”画面的说明。有关详细信息，请参见
“电子邮件画面”、“扫描到文件夹画面”、“保存的文件的列表”和 “网络传送
扫描仪画面”。
参考
第 13 页 “ 电子邮件画面 ”
第 42 页 “ 扫描到文件夹画面 ”
第 68 页 “ 保存的文件的列表 ”
第 84 页 “ 网络传送扫描仪画面 ”
简化显示屏
本节介绍如何切换到简化显示屏。
当您按 【简化显示屏】时，画面会从初始显示屏切换为简化显示屏。
字母和键会以较大字号显示，使操作更加方便。
AQI002S
❖ 简化显示屏的示例
1. [ 按键颜色反转 ]
按此键更改键的颜色并增加显示面板的亮
度。
此操作不适用于初始扫描仪画面。
ZH ARE006S
3
注
❒ 要返回到初始画面，请再次按 【简化显示屏】。
❒ 某些键不会在简化显示屏上出现。
确认显示
本节介绍三种确认显示：查看模式、预览和传输文件状态。
查看模式
本节介绍显示的项目以及如何显示 “查看模式”画面。
使用 “查看模式”画面查看扫描和传输设置。
按 [ 检查模式 ] 键将初始扫描仪画面切换为 “查看模式”画面。
❖ 查看模式
1. 原稿
显示扫描设置、原稿进纸类型和其它扫描
设置。
2. 传输功能图标
显示使用的传输功能图标。
ZH ARE007S
4. 发送
显示传输设置，例如发送者和主题。
5. [ 展开组目的地 ]
将组指定为目的地时，按此键可显示组成
员。
3. 发送者和目的地
显示发送者和传输或传送目的地。
4
预览
本节介绍显示的项目以及如何显示 “预览”画面。
使用 “预览”画面检查原稿是否已正确扫描。
当通过电子邮件或“扫描到文件夹”发送文件、传送文件或同时发送和传送文件
时，您可以显示 “预览”画面。
要显示 “预览”画面，按 [ 预览 ]，然后当 [ 预览 ] 仍为选中状态时，开始扫描。
❖ 预览
ZH ARE008S
1. [ 缩小 ] 和 [ 放大 ]
按此键缩小或放大显示的预览。
2. [←][→][↑][↓]
按此键转换显示的区域。
3. [ 取消传送 ]
按此键关闭预览并中断传输。
4. [ 继续传送 ]
按此键关闭预览并继续传输。
注
❒ 如果使用 [ 只保存 ] 保存文件，则 “预览”不可用。
❒ 当发送保存的文件时，“预览”不可用。
❒ 您可以使用保存的文件列表中显示的“预览”画面来查看保存的文件。有关查
看保存的文件的详细信息，请参见 “查看从列表中选择的保存的文件”。
❒ 如果您选择高压缩 PDF 作为文件类型，则 “预览”不可用。
❒ 如果扫描失败或图像文件损坏，则可能不会显示 “预览” 。如果发生这种情
况，则再次扫描原稿。
5. 显示文件
显示文件名和大小。
6. 显示页面
显示当前显示页的页码、总页码数、页大
小和颜色模式。
7. [ 切换 ]
按此键更改显示的所选文件页。
8. 显示位置
放大时显示图像的位置。
参考
第 71 页 “ 检查从列表中选择的保存文件 ”
5
传输文件状态
本节介绍显示的项目以及如何显示 “传输文件状态”画面。
使用 “传输文件状态”画面检查电子邮件传输、扫描到文件夹以及传送结果。
按 [ 扫描文件状态 ] 显示 “传输文件状态”画面。
最多可同时显示 9 个传输或传送结果。按 [U] 或 [T] 在结果间切换。
❖ 传输文件状态
1. 日期 / 时间
显示由本设备指定的传输时间和日期，或者
显示传输完成、错误或取消的时间和日期。
2. 传输功能图标
显示使用的传输功能图标。
3. 目的地
显示传输目的地。
如果您选择了多个目的地，将显示所选的
第一个目的地。
其它目的地显示为“+ X”（X 表示目的地
数）。
4. 发送者
显示发送者名称。
6
ZH ARE009S
5. 文件名
显示同时发送和保存的文件或已发送的保
存的文件的保存文件名。
6. 状态
显示以下传输状态之一：完成、正在传送、
请稍候、错误或取消。
7. [ 停止传送 ]
要取消传输，选择状态为 [ 请稍候 ] 的文
件，然后按 [ 停止传送 ]。
8. [ 打印列表 ]
按此键打印传输结果。
注
❒ 您无法通过按画面底端的[ 作业列表]来查看扫描仪功能传输结果。要查看传输
结果，按 [ 扫描文件状态 ]，然后显示 “传输文件状态”画面。
❒ 视安全设置而定，某些传输结果可能无法显示。
7
扫描仪特性
本节介绍扫描仪特性设置。
要显示 “扫描仪特性”画面，按 【用户工具 / 计数器】。有关设置方法的详细信
息，请参见 “常规设置指南”。
❖ 常规设置
项目 说明
切换标题 当显示本设备的目的地列表时设置索引为使用状态。
更新发送服务器目的地列表 允许您通过按 [ 更新发送服务器目的地列表 ] 来更新传
送服务器的地址表。若要使用此功能，在 [ 系统设置 ]
下，将 [ 传送选项 ] 设置为 [ 开 ]。
搜索目的地 从设备的通讯簿或 LDAP 服务器中指定默认的搜索目
的地列表。要通过 LDAP 服务器进行搜索，在 [ 系统
设置 ] 下，注册 LDAP 服务器，然后将 [LDAP 搜索 ] 设
置为 [ 开 ]。
TWAIN 待机时间 在扫描过程中如果客户机尝试使用 TWAIN 扫描仪，
则选择设备的响应。
地址列表显示优先级 1 从设备的地址表或由传送服务器管理的 “地址表”中
选择默认的地址表。
地址列表显示优先级 2 选择是否优先处理电子邮件地址表或文件夹地址表。
打印和删除扫描仪日志 指定已超出扫描仪日志的最大数量的设备响应。
打印扫描仪日志 允许您打印扫描仪日志。然后扫描仪日志被删除。
删除扫描仪日志 允许您不打印扫描仪日志而将其删除。
❖ 扫描设置
项目 说明
A.C.S. 敏感级别 当将 [ 扫描方式 ] 设置为 [ 自动颜色选择 ] 时，允许您
为扫描原稿的判断彩色 / 黑白设置敏感度级别。
等待下一份原稿的时间：曝光玻璃 从曝光玻璃扫描后，在等待其它原稿时设置设备执行
的操作。
等候下一张原稿的时间：SADF 使用自动进稿器 (ADF) 扫描原稿后，为其它原稿设置
队列中的设备操作。
ADS 的背景浓度 （全彩） 更正扫描浓度以提高纸张类型的分辨率，例如，像报
纸或透明原稿这种非白色纸张。
8
❖ 发送设置
项目 说明
压缩 （黑白） 指定黑白扫描文件的压缩方法。
压缩 （灰度 / 全彩） 指定灰度或全彩扫描文件的压缩方法。
高压缩 PDF 等级 指定高压缩 PDF 文件的数据压缩方法。
最大电子邮件尺寸 选择是否限制带附件的电子邮件的大小。
分割和发送电子邮件 选择是否将超过 [ 最大电子邮件尺寸 ] 中所指定大小的
文件进行分割，并以多个电子邮件发送。
电子邮件信息语言 选择发送的文件信息所使用的语言，这类信息包括标
题、日期和管理员姓名。
单页文件的位数 设置用于单页文件名的序列号的位数。
已存文件的电子邮件方法 设置当通过电子邮件发送保存文件时是否默认附带文
件或发送 URL 链接。
❖ 初始设置
项目 说明
菜单保护 设置功能的默认访问级别，这些功能的设置由用户更
改，而不是管理员。
9
10
1. 通过电子邮件发送扫描文件
您可以将扫描文件附加在电子邮件上，并通过连接 （例如局域网和因特网）进行
发送。
在通过电子邮件发送扫描文件前
本节介绍通过电子邮件发送扫描文件的必要准备工作和步骤。
通过电子邮件发送扫描文件的概述
本节简要介绍通过电子邮件发送扫描文件的功能。
1. 本设备
扫描文件可以附在电子邮件里发送到邮件
服务器。
2. SMTP 服务器
您需要拥有访问支持 SMTP （简单邮件传
输协议）的电子邮件服务器的权限，以通
过电子邮件发送扫描文件。但是，在本设
备所属的局域网内不必拥有电子邮件服务
器。它通过局域网或因特网将接收到的电
子邮件转送到指定的目的地。
ZZZ508S
3. 客户机
使用电子邮件客户软件接收电子邮件信息
并扫描本设备生成的文件附件。
4. LDAP 服务器
可使用此服务器管理电子邮件帐户、搜索
网络以及验证访问本设备的计算机。使用
LDAP 服务器，您可以从设备搜索目的
地。
11
通过电子邮件发送扫描文件
通过电子邮件发送的准备工作
本节介绍通过电子邮件发送扫描文件的准备工作和设置。
1
A 将设备连接到网络。
用以太网电缆、 IEEE 1394 电缆或无线局域网 (IEEE 802.11b) 将设备连接到网
络。
B 在 [ 系统设置 ] 中指定必要的网络设定值。
如果您已使用以太网电缆将设备连接到网络，则进行以下设置。有关详细信
息，请参见 “常规设置指南”。
• 指定设备的 IPv4 地址和子网掩码。
• 指定 IPv4 网关地址。
• 在 [ 有效协议 ] 中，启用 [IPv4]。
• 指定 SMTP 服务器。
C 如果需要，在 [ 扫描仪特性 ] 下更改 [ 发送设置 ] 中的设置。
注
❒ 若要使用IEEE 1394电缆或无线局域网(IEEE 802.11b)将设备连接到网络，则
分别需要扩展 1394 板或扩展无线局域网板。有关详细信息，请参见 “网络
指南”。
❒ [ 系统设置 ] 中要设置的项目随网络环境而不同。有关网络设置的详细信息，
请参见 “常规设置指南”。
❒ [ 扫描仪特性 ] 的详细信息，请参见 “常规设置指南”。
在 “通讯簿”中注册电子邮件地址
您可以在通讯簿中注册常用的电子邮件地址。
在 [ 系统设置 ] 的 [ 管理员工具 ] 下的 [ 通讯簿管理 ] 中注册电子邮件地址。还可
以将地址注册为组。
注
❒ 在通讯簿中注册电子邮件地址的详细信息，请参见 “常规设置指南”。
❒ 您还可以使用 Web Image Monitor 或 SmartDeviceMonitor for Admin 在通讯簿中
注册电子邮件地址。如何安装这些应用程序的详细信息，请参见“网络指南”。
在通讯簿中注册电子邮件地址的详细信息，请参见各自应用程序的帮助。
❒ 视设备类型而定，在使用含有用户代码的 CSV 文件（使用 SmartDeviceMonitor
for Admin 取回）更新通讯簿时，您可能无法使用本设备。
12
在通过电子邮件发送扫描文件前
电子邮件画面
本节介绍通过电子邮件发送扫描文件时的画面布局。
用选择器键显示功能项目。按一下键就可以选择或指定相应的项目。
在显示面板上选择或指定项目时，该项目突出显示成 []样式。无法选择的
键显示成 []样式。
1
1. 目的地字段
出现指定的目的地。如果已指定多个目的
地，按 [U] 或 [T] 来滚动目的地。
2. 电子邮件 / 文件夹
按这些选项卡可以在电子邮件画面和“扫
描到文件夹”画面之间进行切换。
在通过电子邮件和 “扫描到文件夹”发送
相同文件时，也可以切换画面。
3. 电子邮件图标
表示显示的是电子邮件画面。
4. [ 手动输入 ]
要指定通讯簿中未注册的目的地，按此
键，然后使用出现的软键盘输入电子邮件
地址。
ZH ALQ006S
5. [ 注册编号 ]
按此键可以使用 5 位注册号码指定一个目
的地。
6. 目的地列表
显示在设备中注册的目的地的列表。如果
无法显示全部的目的地，按 [U] 或 [T] 切
换画面。
组目的地用此符号标记 （ ）。
7. [ 文字 ][ 主题 ][ 发送者名称 ][ 回执 ]
输入信息并指定主题、发送者以及是否使
用 “邮件处理通知”。
13
通过电子邮件发送扫描文件
通过电子邮件发送扫描文件的基本操作
本节介绍通过电子邮件发送扫描文件的基本操作。
1
A 确保没有保留先前的设定值。
如果保留了先前的设定值，请按 【清除模式】键。
B 在出现网络传送扫描仪画面或“扫描到文件夹”画面时切换到电子邮件画面。
详细信息，请参见 “切换到电子邮件画面”。
C 放置原稿。
D 如果需要，按 [ 扫描设置 ] 指定扫描仪设定值，例如分辨率和扫描尺寸。
有关详细信息，请参见 “各项扫描设置”。
E 如果需要，指定扫描浓度。
有关详细信息，请参见 “调整图像浓度”。
F 如果需要，按 [ 原稿进纸类型 ] 指定设定值，例如原稿方向。
有关详细信息，请参见 “设置原稿进纸类型”。
G 如果需要，按 [ 文件名 / 类型 ] 指定设定值，例如文件名和文件格式。
有关详细信息，请参见 “设置文件类型和文件名”。
14
H 指定目的地。
您可以指定多个目的地。
有关详细信息，请参见 “指定电子邮件目的地”。
通过电子邮件发送扫描文件的基本操作
I 如果需要，按 [ 文字 ] 输入电子邮件信息。
有关详细信息，请参见 “指定电子邮件信息”。
J 如果需要，按 [ 主题 ] 指定电子邮件主题。
有关详细信息，请参见 “指定电子邮件主题”。
K 要指定电子邮件发送者，请按 [ 发送者名称 ]。
有关详细信息，请参见 “指定电子邮件发送者”。
L 要使用 “邮件处理通知”，请按 [ 回执 ]。
如果您选择 [ 回执 ]，在电子邮件收件人打开电子邮件后，所选的电子邮件发
送者将收到电子邮件通知。
M 按 【开始】。
如果您成批扫描，请放入下一份原稿。
注
❒ 如果您选择两个或多个目的地，则按[U]或目的地字段旁的[T]可以使目的地
依次显示。
❒ 要取消选择的目的地，显示目的地字段中的目的地，然后按 【清除 / 停止】
键。您可以通过再次按所选的目的地来取消选择。
❒ 在 [系统设置 ] 中，您可以将管理员的电子邮件指定为默认的发送者名称。这
使您不必为 [ 发送者名称 ] 输入任何内容就可以发送电子邮件。有关详细信
息，请参见 “常规设置指南”。
❒ 根据安全设置，可以将 [ 发送者名称 ] 指定为登录的用户名。
1
❒ 要使用“邮件处理通知”，以用户身份登录设备，并指定发送者。但是，注
意如果收件人的电子邮件软件不支持 “邮件处理通知”，则 [ 回执 ] 通知电
子邮件可能不会被传输。
❒ 通过按【查看模式】，您可以从初始扫描仪画面切换到 “查看模式”画面，
以便您查看设定值。有关详细信息，请参见 “查看模式”。
❒ 如果您按 [ 预览 ]，然后扫描文件，会出现“预览”画面。有关详细信息，请
参见 “预览”。
❒ 要取消扫描，按 【清除 / 停止】。
❒ 您还可以在保存扫描文件的同时通过电子邮件将其发送。有关详细信息，请
参见 “在保存的同时通过电子邮件发送”
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1
通过电子邮件发送扫描文件
参考
第 17 页 “ 切换到电子邮件画面 ”
第 103 页 “ 各项扫描设置 ”
第 114 页 “ 调整图像浓度 ”
第 115 页 “ 设置原稿进纸类型 ”
第 124 页 “ 设置文件类型和文件名 ”
第 18 页 “ 指定电子邮件目的地 ”
第 31 页 “ 指定电子邮件信息 ”
第 30 页 “ 指定电子邮件主题 ”
第 26 页 “ 指定电子邮件发送者 ”
第 4 页 “ 查看模式 ”
第 5 页 “ 预览 ”
第 33 页 “ 在保存的同时通过电子邮件发送 ”
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切换到电子邮件画面
切换到电子邮件画面
本节介绍如何切换到电子邮件画面。
如果显示 “扫描到文件夹”画面，按 [ 电子邮件 ] 切换到电子邮件画面。
如果显示网络传送扫描仪画面，按以下方法切换到电子邮件画面：
A 按 [ 发送目的地列表 ]。
显示电子邮件画面或 “扫描到文件夹”画面。
1
B 如果显示 “扫描到文件夹”画面，则按 [ 电子邮件 ]。
将显示电子邮件画面。
注
❒ 当指定传送目的地后，您无法从网络传送扫描仪画面切换。要清除指定的目
的地，显示网络传送扫描仪画面目的地字段中的目的地，然后按【清除 / 停
止】键。
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1
通过电子邮件发送扫描文件
指定电子邮件目的地
本节介绍如何指定电子邮件目的地。
您可以通过下列任何方法指定电子邮件目的地：
• 从设备通讯簿中选择目的地
• 直接输入电子邮件地址
• 从 LDAP 服务器中搜索并选择目的地
在选择目的地前，请确保您已选择了 [To]。如果需要，按 [Cc] 或 [Bcc]，然后选择
目的地。
从设备通讯簿中选择目的地
本节介绍如何从设备通讯簿中选择目的地。
重要信息
❒ 要使用此功能，您必须预先在 [ 系统设置 ] 中注册目的地。有关详细信息，请参
见 “常规设置指南”。
您可以使用以下方法选择在设备通讯簿中注册的目的地：
• 从列表中选择目的地
• 通过输入注册号码选择目的地
• 通过搜索设备通讯簿选择目的地
从列表中选择目的地
从目的地列表中选择目的地。
A 在目的地列表中，按包含目的地名称的键。
所选的目的地键会突出显示，并且目的地会显示在屏幕顶端的目的地字段中。
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如果未显示目标目的地，请执行以下步骤之一：
• 通过从标题中选择其首字母显示目的地。
• 通过按 [U] 或 [T] 显示目的地。
指定电子邮件目的地
注
❒ 根据安全设置，某些目的地可能不会显示在目的地列表中。
通过输入注册号码选择目的地
使用其注册号码从设备通讯簿中选择目的地。
A 按 [ 注册编号 ]。
B 所需目的地文件夹的 5 位数字注册号码。
如果输入的号码不足 5 位，应在最后一位之后按【q】。示 例：要 输 入 00003，
按 【3】，然后按 【q】。
1
C 按 [ 确定 ]。
按下 [ 更改 ]，可更改所选的目的地。
从设备的通讯簿中搜索并选择目的地
本节介绍如果从设备的通讯簿中搜索并选择目的地。
A 按 [ 搜索目的地 ]。
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1
通过电子邮件发送扫描文件
B 要按目的地名称搜索，请按 [ 名称 ]。
要按电子邮件地址搜索，请按 [ 电子邮件地址 ]。
软键盘将会显示。
您还可以按 [ 名称 ] 和 [ 电子邮件地址 ] 组合搜索。
C 输入目的地名称的一部分。
要按电子邮件地址搜索，请输入部分地址。
D 按 [ 确定 ]。
E 如果需要，请按 [ 高级搜索 ]，然后指定详细的搜索条件。
通过按 [ 高级搜索 ]，您可以使用如 [ 名称 ]、[ 电子邮件地址 ] 和 [ 文件夹名称 ]
等条件进行搜索。您还可以将 [ 起始字 ] 或 [ 结束字 ] 条件与其它条件组合进行
搜索。
插图画面是一个示例。画面实际显示的项目可能有所不同。
F 按 [ 开始搜索 ]。
显示与搜索条件匹配的目的地。
G 选择目的地。
H 选择 [To]、 [Cc] 或 [Bcc]。
I 按 [ 确定 ]。
注
❒ 如果在[系统设置]中[LDAP搜索]设置为[开]，在执行搜索前，请查看画面上方
的 [ 通讯簿 ] 是否被选中。
❒ [高级搜索]中显示的搜索条件，如[名称]、[电子邮件地址 ]和[ 文件夹名称]，
是在设备的通讯簿中注册的。有关详细信息，请参见 “常规设置指南”。
❒ 通过按 [ 详细内容 ]，您可以查看所选目的地的详细信息。
❒ 最多可以显示 100 个目的地作为搜索结果。
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指定电子邮件目的地
❒ 按 [ 高级搜索 ]，会出现下列条件：
• [ 起始字 ]：以输入的一个或多个字符开头的名称为目标。
例如，要搜索 “ABC”，请输入 “A”。
• [ 结束字 ]：以输入的一个或多个字符结尾的名称为目标。
例如，要搜索 “ABC”，请输入 “C”。
• [ 完全匹配 ]：以对应于输入的一个或多个字符的名称为目标。
例如，要搜索 “ABC”，请输入 “ABC”。
• [ 包含一个字 ]：以包含输入的一个或多个字符的名称为目标。
例如，要搜索 “ABC”，请输入 “A”、“B”或 “C”。
• [ 不包含的字 ]：以不包含输入的一个或多个字符的名称为目标。
例如，要搜索 “ABC”，请输入 “D”。
手动输入电子邮件地址
本节介绍如何手动输入电子邮件地址。
A 按 [ 手动输入 ]。
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会出现软键盘，以便您输入电子邮件地址。
B 输入电子邮件地址。
C 按 [ 确定 ]。
注
❒ 根据安全设置，可能不会显示 [ 手动输入 ]。
❒ 要更改注册的目的地电子邮件地址，按目的地字段左侧的 [ 编辑 ] 显示软键
盘，使用软键盘输入新地址，然后单击 [ 确定 ]。
❒ 可以在设备通讯簿中注册直接输入的电子邮件地址。有关详细信息，请参见
“在通讯簿中注册直接输入的目的地”。
参考
第 24 页 “ 在通讯簿中注册直接输入的目的地 ”
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通过电子邮件发送扫描文件
通过搜索 LDAP 服务器选择目的地
通过访问 LDAP 服务器，您可以搜索目的地并进行选择。
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重要信息
❒ 要使用此功能，必须将LDAP 服务器连接到网络。另外，在[ 系统设置] 下，必须
注册服务器，并且必须将 [LDAP 搜索 ] 设置为 [ 开 ]。有关详细信息，请参见
“常规设置指南”。
A 按 [ 搜索目的地 ]。
B 选择显示在 [ 通讯簿 ] 旁边的 LDAP 服务器。
预先在 [ 系统设置 ] 中注册 LDAP 服务器。
如果访问所选服务器需要验证，将显示验证画面。要验证，请输入用户名和密
码。
C 要按目的地名称搜索，请按 [ 名称 ]。
要按电子邮件地址搜索，请按 [ 电子邮件地址 ]。
软键盘将会显示。
您还可以按 [ 名称 ] 和 [ 电子邮件地址 ] 组合搜索。如果您按 [ 名称 ] 进行搜索，
则是根据姓还是名来搜索将取决于管理员如何配置搜索。
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