Ricoh AFICIO MP 7500, AFICIO MP 5500, AFICIO MP 6500 BROCHURE [zh]
Printer/Scanner Unit
以電子郵件發送掃描檔案
1
發送掃描檔案到資料夾
2
Type 7500
操作說明書
掃描器參考
使用掃描器功能儲存檔案
3
傳送掃描檔案
4
使用網路 TWAIN 掃描器掃描原稿
5
各種掃描設定
6
附錄
7
使用本機前請先詳讀本手冊，並將其就近放在方便使用的地方，以備未來參考。為了能安全及正確地使用本機，請務
必閱讀 「關於本機」中的安全資訊，然後再進行使用。
簡介
本手冊包含有關使用本機的詳細操作說明以及注意事項。為了您的安全及利益著想，使用本機前請詳閱
本手冊。請將本手冊放在隨手可得的地方以備隨時參考。
重要事項
本手冊的內容如有更改，恕不另行通知。對於因處理或操作本機而導致的直接、間接、特殊、意外或衍
生性損害，本公司概不負責。
請勿影印或列印依法不得複製的任何項目。
當地法律一般禁止影印或列印下列項目：
紙鈔、印花稅票、債券、股票證券、銀行匯票、支票、護照、駕照。
前述清單僅供參考，尚有眾多禁止影印的項目未涵蓋在內。我們對此清單的完整性或正確性不負任何責
任。如果您對於某些項目的影印或列印是否合法存有疑問，請洽詢您的法律顧問。
本手冊採用兩種尺寸的標記。使用本機器時請參考公制版本。
本手冊中有些圖解可能與機器的畫面有些差異。
某些選項在有些國家並不提供。有關詳細資訊，請洽詢當地經銷商。
本機操作手冊
有關如何使用本機的相關操作，請參閱隨附手冊。
❖ 關於本機
使用本機前，請務必閱讀本手冊中的 「安全資訊」一節內容。
本手冊中介紹了本機的功能；另外也說明了控制面板、使用本機的準備步驟、
輸入文字的方法，以及安裝隨附光碟的方法。
❖ 常規設定指南
說明使用者工具的設定，以及登記電子郵件地址和使用者代碼之類的通訊錄設
定方法。此外本手冊中也包含如何連接機器的操作步驟。
❖ 故障排除
指導您解決常見問題，還有說明如何更換紙張、碳粉、訂書針及其他耗材。
❖ 安全性參考
本手冊供此機器的管理員使用。它介紹管理員可以用來保護資料不受竄改或保
護機器不會被未授權人員使用的安全性功能。
請參閱此手冊以取得登記管理員，以及設定使用者與管理員驗證的程序。
❖ 影印 / 文件伺服器參考
說明影印機和文件伺服器的功能及操作方法。此外本手冊中也包含如何放置原
稿的操作步驟。
❖ 印表機參考
說明印表機的功能及操作方法。
❖ 掃描器參考
說明掃描器的功能及操作方法。
❖ 網路指南
說明如何在網路環境中設定與操作本機以及如何使用隨附軟體。
本手冊涵蓋所有機型，因此其中某些功能與設定可能不適用於本機型。影像、
圖示及所支援的作業系統的資訊可能與本機有些差異。
❖ 其他手冊
• 快速參考 - 影印指南
• 快速參考 - 印表機指南
• 快速參考 - 掃描器指南
• PostScript3 附錄
• UNIX 附錄
• DeskTopBinder Lite 手冊
• DeskTopBinder Lite 安裝指南
• DeskTopBinder 入門指南
• Auto Document Link 指南
i
註
❒ 所提供的手冊是針對特定機型。
❒ 必須安裝 Adobe Acrobat Reader/Adobe Reader 才能閱讀 PDF 檔案的手冊。
❒ 對於 「UNIX 附錄」，請造訪我們的網站或諮詢授權經銷商。
❒ 「PostScript3 附 錄 」與「 UNIX附錄」包含的功能及設定說明可能不適用於本機。
❒ 本手冊使用的軟體產品一般名稱如下：
產品名稱 一般名稱
DeskTopBinder Lite 和 DeskTopBinder
Professional
ScanRouter EX Professional
Enterprise
*
選購項目
*
*
*
和 ScanRouter EX
DeskTopBinder
ScanRouter 傳送軟體
ii
目錄
本機操作手冊 ............................................................................................... i
如何使用本手冊 .......................................................................................... 1
符號 ........................................................................................................................ 1
關於掃描器功能 .......................................................................................... 2
顯示面板 ..................................................................................................... 3
精簡顯示面板 ........................................................................................................ 3
確認顯示畫面 ........................................................................................................ 4
掃描器功能 .................................................................................................. 7
1.以電子郵件發送掃描檔案
以電子郵件發送掃描檔案前 ........................................................................ 9
以電子郵件發送掃描檔案概述 ............................................................................ 9
由電子郵件發送的準備工作 .............................................................................. 10
在通訊錄中登記電子郵件地址 .......................................................................... 10
電子郵件的畫面 .................................................................................................. 11
以電子郵件發送掃描檔案的基本操作 ........................................................ 12
切換到電子郵件畫面 ................................................................................. 15
指定電子郵件目的地 ................................................................................. 16
從本機的通訊錄中選擇目的地 .......................................................................... 16
手動輸入電子郵件地址 ...................................................................................... 19
搜尋 LDAP 伺服器來選擇目的地 ...................................................................... 20
將直接輸入的目的地登記到通訊錄 .................................................................. 22
指定電子郵件發送者 ................................................................................. 23
從清單中選擇發送者 .......................................................................................... 23
使用登記號碼指定發送者名稱 .......................................................................... 24
搜尋本機的通訊錄選擇發送者 .......................................................................... 24
指定電子郵件主旨 ..................................................................................... 27
指定電子郵件訊息 ..................................................................................... 28
從清單中選擇訊息 .............................................................................................. 28
手動輸入訊息 ...................................................................................................... 29
同時儲存以及透過電子郵件發送 ............................................................... 30
以電子郵件發送 URL ......................................................................................... 31
iii
2.發送掃描檔案到資料夾
以掃描到資料夾發送檔案前 ...................................................................... 33
以掃描到資料夾發送掃描檔案的概述 .............................................................. 33
由掃描到資料夾發送的準備工作 ...................................................................... 36
將目的地資料夾登記到通訊錄中 ...................................................................... 37
掃描到資料夾的畫面 .......................................................................................... 38
使用掃描到資料夾時的基本操作 ............................................................... 39
切換到掃描到資料夾畫面 .......................................................................... 41
指定掃描到資料夾目的地 .......................................................................... 42
從本機的通訊錄中選擇目的地 .......................................................................... 42
發送檔案到共用網路資料夾 .............................................................................. 45
發送檔案到 FTP 伺服器 ..................................................................................... 48
發送檔案到 NDS 樹狀圖或 NetWare 伺服器 .................................................... 50
將所選目的地的路徑登記到通訊錄 .................................................................. 53
同時由掃描到資料夾儲存和發送 ............................................................... 54
3.使用掃描器功能儲存檔案
儲存檔案前 ................................................................................................ 55
掃描器功能下檔案儲存概述 .............................................................................. 55
儲存掃描檔案的基本操作 .......................................................................... 57
指定儲存檔案的檔案資訊 .......................................................................... 59
指定使用者名稱 .................................................................................................. 59
指定檔案名稱 ...................................................................................................... 60
指定密碼 .............................................................................................................. 61
顯示已儲存檔案的清單 .............................................................................. 62
儲存檔案的清單 .................................................................................................. 62
搜尋已儲存檔案的清單 ...................................................................................... 63
檢查儲存檔案 ............................................................................................ 65
檢查從清單選擇的儲存檔案 .............................................................................. 65
檢查用戶端電腦上儲存的檔案 .......................................................................... 67
發送儲存的檔案 ........................................................................................ 68
發送儲存檔案 ...................................................................................................... 68
管理儲存的檔案 ........................................................................................ 70
刪除儲存的檔案 .................................................................................................. 70
變更儲存檔案的資料 .......................................................................................... 71
iv
4.傳送掃描檔案
傳送檔案前 ................................................................................................ 75
掃描檔案傳送概述 .............................................................................................. 75
準備傳送檔案 ...................................................................................................... 76
從隨附 CD-ROM 安裝 DeskTopBinder Lite ...................................................... 77
網路傳送掃描器的畫面 ...................................................................................... 78
傳送檔案的基本操作 ................................................................................. 79
切換到網路傳送掃描器畫面 ...................................................................... 82
指定傳送目的地 ........................................................................................ 83
選擇登記到傳送伺服器的通訊錄中的目的地 .................................................. 83
指定發送者 ................................................................................................ 86
從傳送伺服器上目的地清單的發送者清單中選擇發送者 .............................. 86
輸入登記號碼來選擇發送者 .............................................................................. 86
搜尋傳送伺服器的目的地清單來選擇發送者 .................................................. 87
指定透過傳送伺服器傳輸的電子郵件主旨 ................................................. 90
同時儲存與傳送 ........................................................................................ 91
5.使用網路 TWAIN 掃描器掃描原稿
使用網路 TWAIN 掃描器前 ....................................................................... 93
網路 TWAIN 掃描器的概述 ............................................................................... 93
準備使用網路 TWAIN 掃描器 ........................................................................... 94
從隨附 CD-ROM 安裝 TWAIN 驅動程式 ......................................................... 95
網路 TWAIN 掃描器的基本操作 ................................................................ 96
6.各種掃描設定
掃描設定 ................................................................................................... 99
指定掃描設定的項目 ............................................................................... 100
掃描類型 ............................................................................................................ 100
解析度 ................................................................................................................ 100
掃描尺寸 ............................................................................................................ 100
編輯 .................................................................................................................... 108
調整影像濃度 .......................................................................................... 109
原稿送紙類型的設定 ............................................................................... 110
原稿方向 ............................................................................................................ 110
原稿設定 ............................................................................................................ 112
批次、SADF ...................................................................................................... 114
分割 .................................................................................................................... 115
將多頁原稿掃描為一個檔案 .................................................................... 117
v
設定檔案類型和檔案名稱 ........................................................................ 119
設定檔案類型 .................................................................................................... 119
設定檔案名稱 .................................................................................................... 120
PDF 檔案的安全性設定 .................................................................................... 122
程式 ........................................................................................................ 126
登記常用的設定 ................................................................................................ 126
重新呼叫已登記的內容 .................................................................................... 127
更改已登記的程式 ............................................................................................ 127
刪除程式 ............................................................................................................ 128
更改已登記的程式名稱 .................................................................................... 129
登記初始顯示畫面的初始值 ............................................................................ 129
使用 TWAIN 掃描器時的掃描設定 ........................................................... 131
設定 TWAIN 掃描器上的原稿方向 ................................................................. 131
使用 TWAIN 掃描器掃描混合尺寸原稿時 ..................................................... 132
7.附錄
解析度和檔案大小之間的關係 ................................................................. 133
使用電子郵件、資料夾傳送、儲存或網路傳送功能時 ................................ 133
當作 TWAIN 掃描器時 ..................................................................................... 134
指定掃描檔案類型與發送電子郵件及資料夾的檔案類型之間的關係 ....... 136
CD-ROM 所包含的軟體 .......................................................................... 137
快速安裝 ............................................................................................................ 137
TWAIN 驅動程式 .............................................................................................. 137
DeskTopBinder Lite ........................................................................................... 138
傳輸 / 儲存 / 傳送功能的各種設定項目的值 ............................................. 140
傳輸功能 ............................................................................................................ 140
儲存功能 ............................................................................................................ 142
網路傳送功能 .................................................................................................... 142
規格 ........................................................................................................ 143
索引 ........................................................................................................ 144
vi
如何使用本手冊
符號
本手冊使用以下符號：
表示重要的安全注意事項。
如果忽略這些注意事項可能導致嚴重的傷亡。請務必詳閱這些注意事項。在 「關
於本機」的 「安全資訊」一節中可以找到這些事項。
表示重要的安全注意事項。
如果忽略這些注意事項可能導致中度或輕度傷害，也可能毀損機器或財產。請務
必詳閱這些注意事項。在「關於本機」的「安全資訊」一節中可以找到這些事項。
表示使用本機時需要注意的重點，並說明發生送紙錯誤、損壞原稿或遺失資料等
的可能原因。請務必詳閱這些說明事項。
表示本機功能的補充說明以及解決使用者錯誤的指示資訊。
此符號出現於各節內容的最後；指示您可以在哪裡找到進一步相關資訊。
[ ]
表示在本機顯示面板上出現的按鍵名稱。
【 】
表示在本機控制面板上出現的按鍵名稱。
1
關於掃描器功能
本節描述可以在掃描器模式下使用的功能。
有關每項功能的詳細資訊，請參閱相關章節內容。
❖ 發送掃描檔案
有數種方法可以將擷取的資料當作檔案發送到電腦。
• 以電子郵件發送掃描檔案
有關詳細資訊，請參閱第 1 章 「以電子郵件發送掃描檔案」。
• 發送掃描檔案到共用資料夾
有關詳細資訊，請參閱第 2 章 「發送掃描檔案到資料夾」。
• 發送掃描檔案到 FTP 伺服器
有關詳細資訊，請參閱第 2 章 「發送掃描檔案到資料夾」。
• 發送掃描檔案到 NetWare 伺服器
有關詳細資訊，請參閱第 2 章 「發送掃描檔案到資料夾」。
• 使用傳送伺服器傳送掃描檔案
有關詳細資訊，請參閱第 4 章 「傳送掃描檔案」。
❖ 使用 TWAIN 驅動程式掃描原稿
使用 TWAIN 驅動程式從用戶端電腦指定掃描原稿的機器。有關詳細資訊，請
參閱第 5 章 「使用網路 TWAIN 掃描器掃描原稿」。
❖ 儲存檔案
您可以將掃描檔案儲存在機器的硬碟上，稍後再傳送已儲存的檔案。有關詳細
資訊，請參閱第 3 章 「使用掃描器功能儲存檔案」。
註
❒ 當有安裝「影印資料安全性單元」時，如果掃描一份使用影印資料安全性功能
來列印的原稿，則機器會發出嗶聲，而且會發送或儲存整張灰色頁面。您可以
透過記錄檔來查看是誰掃描了機密原稿。有關影印資料安全性功能的詳細資
訊，請參閱 「安全性參考」。
參考
第 9 頁 “ 以電子郵件發送掃描檔案 ”
第 33 頁 “ 發送掃描檔案到資料夾 ”
第 75 頁 “ 傳送掃描檔案 ”
第 93 頁 “ 使用網路 TWAIN 掃描器掃描原稿 ”
第 55 頁 “ 使用掃描器功能儲存檔案 ”
2
顯示面板
本節說明精簡顯示面板及三個確認畫面：「檢查模式」、「預覽」及「傳輸檔案狀
態」。
在本手冊中提供關於 「電子郵件」畫面、「掃描到資料夾」畫面、「已儲存檔案
清單」畫面或 「網路傳送掃描器」畫面等的詳細說明。有關詳細資訊，請參閱
「電子郵件畫面」、「掃描到資料夾畫面」「已儲存檔案清單」及 「網路傳送掃描
器」各節內容。
參考
第 11 頁 “ 電子郵件的畫面 ”
第 38 頁 “ 掃描到資料夾的畫面 ”
第 62 頁 “ 儲存檔案的清單 ”
第 78 頁 “ 網路傳送掃描器的畫面 ”
精簡顯示面板
本節說明如何切換為精簡顯示面板。
按下 【精簡顯示面板】時，畫面會從初始顯示面板變更為精簡顯示面板。
字母及按鍵會以較大尺寸顯示，讓操作變得更容易。
ANP042S
❖ 精簡顯示面板範例
1. [ 鍵顏色 ]
按下可變更按鍵色彩，並增加顯示面板的
亮度。
這不會套用到掃描器的初始畫面。
TW AMW001S
3
註
❒ 若要返回初始畫面，再按一次 【精簡顯示面板】。
❒ 某些按鍵在精簡顯示面板上不會出現。
確認顯示畫面
本節說明三個確認顯示畫面：「檢查模式」、「預覽」及 「傳輸檔案狀態」。
檢查模式
本節說明顯示的項目，以及如何顯示 「檢查模式」畫面。
使用 「檢查模式」畫面檢查掃描及傳輸的設定。
按下 [ 檢查模式 ] 將畫面從掃描器初始畫面切換為 「檢查模式」畫面。
❖ 檢查模式
1. 原稿
顯示 「掃描設定」、「原稿送紙類型」以
及其他掃描設定。
2. 傳輸功能圖示
顯示正在使用中的傳輸功能圖示。
4
TW AMW002S
3. 發送者和目的地
顯示發送者及傳輸或傳送目的地。
4. 發送
顯示如「發送者」和「主旨」之類的傳輸
設定。
預覽
本節說明顯示的項目，以及如何顯示 「預覽」畫面。
使用 「預覽」畫面檢查是否已經正確掃描原稿。
透過電子郵件或 「掃描到資料夾」發送檔案、傳送檔案或同時發送及傳送檔案
時，可以顯示 「預覽」畫面。
若要顯示「 預 覽 」畫 面，按下 [ 預覽 ]，然 後 在 [ 預覽 ] 仍為選擇狀態時開始掃描文件。
❖ 預覽
TW AMW003S
1. [ 縮小 ] 和 [ 放大 ]
按下可以縮小或放大顯示的預覽畫面。
2. [←][→][↑][↓]
按下可以移動顯示的區域。
3. [ 取消傳送 ]
按下可以關閉預覽畫面並中斷傳輸。
4. [ 繼續傳送 ]
按下可以關閉預覽畫面並繼續傳輸。
註
❒ 如果以 [ 僅儲存 ] 功能儲存檔案，則無法使用預覽功能。
❒ 如果是發送儲存檔案，則無法使用預覽功能。
❒ 使用已儲存檔案清單中顯示的「預覽」畫面可以檢視已儲存檔案。有關檢視儲
存檔案的詳細資訊，請參閱 「檢查從清單選擇的儲存檔案」。
❒ 如果掃描失敗或影像檔毀損，則無法顯示預覽。發生這種情況時，請重新掃描
原稿。
參考
第 65 頁 “ 檢查從清單選擇的儲存檔案 ”
5. 顯示檔案
顯示檔案名稱及大小。
6. 顯示頁面
顯示目前顯示頁的頁碼、總頁數、頁面尺
寸及色彩模式。
7. [ 切換 ]
按下可以變更所選檔案的顯示頁面。
8. 顯示位置
顯示影像放大時的位置。
5
傳輸檔案狀態
本節說明顯示的項目，以及如何顯示 「傳輸檔案狀態」畫面。
使用 「傳輸檔案狀態」畫面檢查電子郵件傳輸、掃描到資料夾及傳送結果。
按 [ 掃描檔案狀態 ] 顯示 「傳輸檔案狀態」畫面。
同時最多可顯示 9 個傳輸或傳送結果。按 [U] 或 [T] 來切換結果。
❖ 傳輸檔案狀態
TW AMW004S
1. 日期 / 時間
顯示本機指定的傳送時間及日期，或是確
認「已完成」、「錯誤」或 「已取消」時
的時間及日期。
2. 傳輸功能圖示
顯示已使用的傳輸功能圖示。
3. 目的地
顯示傳輸目的地。
如果選擇多個目的地，會顯示選擇的第一
個目的地。
4. 發送者
顯示發送者名稱。
註
5. 檔案名稱
顯示同時發送及儲存的檔案名稱，或是已
發送的儲存檔案名稱。
6. 狀態
顯示下列其中一個傳輸狀態：「已完成」、
「發送中 ...」、「等待中 ...」、「錯誤」或
「已取消」。
7. [ 停止傳送 ]
若要取消傳輸，選擇其狀態為 [ 請稍候 ] 的
檔案，然後按下 [ 停止傳送 ]。
8. [ 列印清單 ]
按下可以列印傳輸結果。
❒ 按下畫面底部的[工作清單]不能檢查掃描器功能傳輸結果。若要檢查傳輸結果，
按下 [ 掃描檔案狀態 ]，即會顯示 「傳輸檔案狀態」畫面。
❒ 視安全性設定而定，可能無法顯示某些傳輸結果。
6
掃描器功能
本節說明掃描器功能的設定。
若要顯示 「掃描器功能」畫面，按下 【使用者工具 / 計數器】。有關設定方法的
詳細資訊，請參閱 「常規設定指南」。
❖ 常規設定
項目 說明
切換標題 設定當顯示本機的目的地清單時要使用的標題。
更新傳送伺服器目的地清單 按下 [ 更新傳送伺服器目的地清單 ] 可讓您更新傳送伺
服器的目的地清單。若要使用此功能，請在 [ 系統設
定 ] 下將 [ 傳送選項 ] 設定為 [ 開啟 ]。
搜尋目的地
TWAIN 連接時間 如果用戶端電腦在進行掃描時試圖使用 TWAIN 掃描
目的地清單顯示優先順序 1 從本機的目的地清單或傳送伺服器管理的目的地清單
目的地清單顯示優先順序 2 選擇是否設定電子郵件目的地清單或資料夾目的地清
列印和刪除掃描器日誌 指定超過最大掃描器日誌數時本機的回應。
列印掃描器日誌 可讓您列印掃描器日誌。接著即刪除掃描器日誌。
刪除掃描器日誌 可讓您不列印即刪除掃描器日誌。
從本機通訊錄或
單。若要透過
下登記
啟
器，此設定可以選擇本機的回應時間。
中選擇預設目的地清單。
單的優先順序。
LDAP
]
。
LDAP
伺服器指定預設搜尋目的地清
LDAP
伺服器搜尋，請在[系統設定
伺服器，然後將[LDAP
搜尋]設定為[開
❖ 掃描設定
項目 說明
等候下一張原稿的時間 : 曝光玻璃 設定從曝光玻璃掃描後等待其他原稿時本機要執行的
操作。
等候下一張原稿的時間 :SADF 設定使用自動送紙機 (ADF) 掃描原稿後等待其他原稿
時本機要執行的操作。只有安裝了 ADF 才能使用此功
能。
]
7
❖ 發送設定
項目 說明
壓縮 （黑白） 指定以黑白掃描檔案的壓縮方法。
壓縮 （灰階） 指定以灰階掃描檔案的壓縮方法。
電子郵件大小上限 選擇是否限制包含附件的電子郵件大小。
分開和傳送電子郵件 選擇當檔案超過 [ 電子郵件大小上限 ] 指定的大小時是
否要分割檔案並以多封電子郵件發送。
電子郵件資訊語言 選擇用於發送文件資訊 ( 例如標題、日期和管理員名
稱 ) 的語言。
單頁檔案的位數 設定單頁檔案名稱所使用的序號數位數。
儲存的檔案電子郵件方法 設定透過電子郵件發送已儲存檔案時是否附加檔案或
發送 URL 連結的預設值。
❖ 初始設定
項目 說明
選單保護 設定其功能設定可由管理員以外的使用者變更的預設
存取層級。
8
1. 以電子郵件發送掃描檔案
您可以附加掃描檔案到電子郵件，然後透過 LAN 和 Internet 等連線方式發送這些
電子郵件。
以電子郵件發送掃描檔案前
本節說明以電子郵件發送掃描檔案的必要準備工作及步驟。
以電子郵件發送掃描檔案概述
本節說明以電子郵件發送掃描檔案的功能概述。
1. 本機
掃描檔案可附加至電子郵件然後傳送到郵
件伺服器。
2. SMTP 伺服器
您必須進入支援 SMTP ( 簡單郵件傳輸通
訊協定 ) 的電子郵件伺服器，才能以電子
郵件傳送掃描檔案。不過，本機所屬的
LAN 內不一定要有電子郵件伺服器。它將
已接收的 e-mail 透過 LAN 或 Internet 傳送
至指定的目的地。
ZZZ508S
3. 用戶端電腦
使用電子郵件用戶端軟體接收由本機產生
的電子郵件訊息及掃描檔案附件。
4. LDAP 伺服器
使用該伺服器管理電子郵件帳號、搜尋網
路以及驗證存取本機的電腦。透過 LDAP
伺服器可以搜尋本機上的目的地。
9
以電子郵件發送掃描檔案
由電子郵件發送的準備工作
本節說明以電子郵件發送掃描檔案的準備工作及設定。
1
A 連接本機到網路。
用乙太網路電纜、IEEE 1394 電纜或無線 LAN (IEEE 802.11b) 將本機連接至網
路。
B 在 [ 系統設定 ] 中進行必要的網路設定。
如果已經使用乙太網路電纜將本機連接到網路，請進行下列設定。有關詳細資
訊，請參閱 「常規設定指南」。
• 指定本機的 IPv4 位址及子網路遮罩。
• 指定 IPv4 閘道位址。
• 啟用 [ 有效協定 ] 中的 [IPv4]。
• 指定 SMTP 伺服器。
C 如有必要，變更 [ 掃描器功能 ] 中 [ 傳送選項 ] 的設定。
註
❒ 若要以 IEEE 1394 電纜或無線 LAN (IEEE 802.11b) 將本機連接到網路，必 須
分別使用延伸的 1394 網路卡或延伸的無線 LAN 網路卡。有關詳細資訊，請
參閱 「網路指南」。
❒ [ 系統設定 ] 中要設定的項目取決於網路環境。有關網路設定的進一步詳細資
訊，請參閱 「常規設定指南」。
❒ 有關 [ 掃描器功能 ] 的進一步詳細資訊，請參閱 「常規設定指南」。
在通訊錄中登記電子郵件地址
您可以在通訊錄中登記常用的電子郵件地址。
從 [ 系統設定 ] 的 [ 管理員工具 ] 下將電子郵件地址登記到 [ 通訊錄管理 ] 中。也
可以將地址當作群組來登記。
註
❒ 有關在通訊錄中登記電子郵件地址的詳細資訊，請參閱 「常規設定指南」。
❒ 使用 Web Image Monitor 或 SmartDeviceMonitor for Admin 也可以在通訊錄中登
記電子郵件地址。有關如何安裝這些應用程式的詳細資訊，請參閱 「網路指
南」。有關在通訊錄中登記電子郵件地址的詳細資訊，請參閱相關應用程式的
說明。
❒ 視機器類型而定，使用包含使用者代碼的 CSV 檔案 ( 使用 SmartDeviceMonitor
for Admin 擷取而得 ) 更新通訊錄時，您可能無法使用本機。
10
以電子郵件發送掃描檔案前
電子郵件的畫面
本節說明以電子郵件發送掃描檔案時的畫面配置。
顯示的功能項目有選擇鍵的作用。按下功能項目即可選擇或指定項目。
在您選擇或指定顯示面板上的某個項目時，該項目就會反白顯示為 []。無
法選擇的鍵則顯示為 []。
1
1. 目的地欄位
會出現指定的目的地。如果指定一個以上
的目的地，請按下 [U] 或 [T] 在目的地間
捲動。
2. 電子郵件 / 資料夾
按這些標籤可以在 「電子郵件」畫面與
「掃描到資料夾」畫面之間切換。
以電子郵件與掃描到資料夾來發送相同的
檔案時也可以切換畫面。
3. 電子郵件圖示
表示已顯示 「電子郵件」畫面。顯示設定
在傳送伺服器或本機中登錄的目的地。
4. [ 手動輸入 ]
若要指定沒有登記到通訊錄的目的地，請
按此鍵，然後使用出現的軟鍵盤來輸入電
子郵件地址。
TW ALQ006S
5. [ 登記編號 ]
按此鍵可以五位數的登錄編號指定目的
地。
6. 目的地清單
出現本機上登記的目的地清單。如果無法
顯示所有的目的地，請按下 [U] 或 [T] 來
切換畫面。
群組目的地用此符號標記 ()。
7. [ 文字 ][ 主題 ][ 傳送者名稱 ][ 接收
通知 ]
輸入訊息及指定主旨、發送者，並指定是
否使用「訊息處理通知」(Message
Disposition Notification)。
11
以電子郵件發送掃描檔案
以電子郵件發送掃描檔案的基本操作
本節說明以電子郵件發送掃描檔案的基本操作。
1
A 請確認沒有留下之前的任何設定。
如果仍然保留之前的設定，請按下 【總清除】。
B 如果出現網路傳送掃描器畫面或 「掃描到資料夾」畫面，請切換到 「電子郵
件」畫面。
有關詳細資訊，請參閱 「切換到電子郵件畫面」。
C 放入原稿。
D 如有必要，按下 [ 掃描設定 ] 指定掃描器設定，如解析度和掃描尺寸等。
有關詳細資訊，請參閱 「各種掃描設定」。
E 如有必要，請指定掃描濃度。
有關詳細資訊，請參閱 「調整影像濃度」。
F 如有必要，按下 [ 送稿種類 ] 指定如原稿方向等設定。
有關詳細資訊，請參閱 「原稿送紙類型的設定」。
G 如有必要，按下 [ 檔案名稱 / 種類 ] 指定如檔案的名稱及格式等設定。
有關詳細資訊，請參閱 「設定檔案類型和檔案名稱」。
12
H 指定目的地。
您可以指定多個目的地。
有關詳細資訊，請參閱 「指定電子郵件目的地」。
以電子郵件發送掃描檔案的基本操作
I 如有必要，按 [ 文字 ] 輸入電子郵件訊息。
有關詳細資訊，請參閱 「指定電子郵件訊息」。
J 如有必要，按 [ 主題 ] 輸入電子郵件主旨。
有關詳細資訊，請參閱 「指定電子郵件主旨」。
K 若要指定電子郵件發送者，請按下 [ 傳送者名稱 ]。
有關詳細資訊，請參閱 「指定電子郵件發送者」。
L 若要使用「訊息處理通知」(Message Disposition Notification)，請 按 [ 接收通
知 ]。
如果選擇 [ 接收通知 ]，則所選擇的電子郵件發送者在收件者開啟郵件的時候，
將會收到一封電子郵件通知。
M 按 【開始】。
如果是掃描大批檔案，請放置下一張原稿。
註
❒ 如果已選擇兩個或以上的目的地，則按下目的地欄位旁的 [U] 或 [T]，能 夠 一
次顯示一個目的地。
❒ 如果要取消已經選擇的目的地，請顯示目的地欄位中的目的地，然後按【清
除 / 停止】。再按一次選擇的目的地，可以取消從通訊錄選擇的目的地。
1
❒ 在 [ 系統設定 ] 中，可以將管理員的電子郵件地址指定為預設的發送者名稱。
這樣您不需要在 [ 傳送者名稱 ] 再輸入任何文字即可發送電子郵件。有關詳
細資訊，請參閱 「常規設定指南」。
❒ 視安全性設定而定，登入的使用者可能會指定為 [ 傳送者名稱 ]。
❒ 若要使用「訊息處理通知」，請以使用者身份登入本機並指定發送者。不過
要注意的是，如果收件者的電子郵件軟體不支援 「訊息處理通知」功能，
則不會傳輸 [ 接收通知 ] 通知電子郵件。
❒ 按下 【檢查模式】，即可從初始掃描器畫面切換到 「檢查模式」畫面，讓
您檢查設定。如需詳細內容，請參閱 「檢查模式」。
❒ 如果按下 [ 預覽 ] 後接著掃描文件，會出現「預覽」畫面。如需詳細內容，請
參閱 「預覽」。
❒ 如果要取消掃描，請按 【清除 / 停止】。
❒ 您也可以在儲存掃描檔案的同時以電子郵件發送出去。有關詳細資訊，請參
閱 「同時儲存以及透過電子郵件發送」。
13
1
以電子郵件發送掃描檔案
參考
第 15 頁 “ 切換到電子郵件畫面 ”
第 99 頁 “ 各種掃描設定 ”
第 109 頁 “ 調整影像濃度 ”
第 110 頁 “ 原稿送紙類型的設定 ”
第 119 頁 “ 設定檔案類型和檔案名稱 ”
第 16 頁 “ 指定電子郵件目的地 ”
第 28 頁 “ 指定電子郵件訊息 ”
第 27 頁 “ 指定電子郵件主旨 ”
第 23 頁 “ 指定電子郵件發送者 ”
第 4 頁 “ 檢查模式 ”
第 5 頁 “ 預覽 ”
第 30 頁 “ 同時儲存以及透過電子郵件發送 ”
14
切換到電子郵件畫面
切換到電子郵件畫面
本節說明如何切換到 「電子郵件」畫面。
如果顯示的是「掃描到資料夾」畫面，請按下 [ 電子郵件 ]切換到「電子郵件」畫面。
如果顯示的是網路傳送掃描器畫面，請按照下列步驟切換到 「電子郵件」畫面：
A 按 [ 傳送目的地 ]。
出現 「電子郵件」畫面或 「掃描到資料夾」畫面。
1
B 如果出現 「掃描到資料夾」畫面，請按下 [ 電子郵件 ]。
出現 「電子郵件」畫面。
註
❒ 如果指定了傳送目的地，則從網路傳送掃描器畫面無法切換到其他畫面。如
果要清除指定的目的地，請顯示網路傳送掃描器畫面上目的地欄位中的目的
地，然後按 【清除 / 停止】。
15
1
以電子郵件發送掃描檔案
指定電子郵件目的地
本節說明如何指定電子郵件目的地。
可透過下列任一種方法指定電子郵件目的地：
• 從本機的通訊錄中選擇目的地
• 直接輸入電子郵件地址
• 搜尋 LDAP 伺服器尋找目的地然後選擇
在選擇目的地之前，請務必選擇 [To]。如有必要，按 [Cc] 或 [ 副本密送 ]，然後選
擇目的地。
從本機的通訊錄中選擇目的地
本節說明如何從本機的通訊錄中選擇目的地。
重要訊息
❒ 若要使用此功能，必須預先在 [ 系統設定 ] 中登記目的地。有關詳細資訊，請參
閱 「常規設定指南」。
透過下列方法可以選擇已登記在本機通訊錄中的目的地：
• 從清單中選擇目的地
• 輸入登記號碼來選擇目的地
• 搜尋本機通訊錄來選擇目的地
從清單中選擇目的地
從目的地清單中選擇目的地。
A 在目的地清單中，按下包含目的地名稱的鍵。
所選目的地的鍵會反白顯示，並且目的地會出現在畫面頂端的目的地欄位中。
如果目標目的地未出現，請執行下列其中一個步驟：
• 從標題上選擇首字母以顯示目的地
• 按 [U] 或 [T] 以顯示目的地
16
註
❒ 視安全設定而定，有些目的地不一定會出現在目的地清單中。
輸入登記號碼來選擇目的地
使用目的地的登記號碼從本機的通訊錄中選擇目的地
指定電子郵件目的地
A 按 [ 登記編號 ]。
B 使用數字鍵，輸入已經指定給所需目的地資料夾的五位數登記號碼。
如果輸入的數字少於五位數，請在最後數字之後按 【q】。範例：若是輸入
00003，請按 【3】，然後按 【q】。
C 按 [ 確定 ]。
按 [ 更改 ]，可以變更所選的目的地。
在本機的通訊錄中搜尋目的地然後選擇
本節說明如何在本機的通訊錄中搜尋目的地然後選擇。
1
A 按 [ 搜尋目的地 ]。
B 若要依名稱進行搜尋，請按 [ 名稱 ]。
若要依電子郵件地址搜尋，請按 [ 電子郵件地址 ]。
會出現軟鍵盤讓您輸入名稱或電子郵件地址。
搭配使用 [ 名稱 ] 與 [ 電子郵件地址 ] 也可以進行搜尋。
C 輸入部分目的地名稱。
若要依電子郵件地址進行搜尋，請輸入部份的地址。
17
1
以電子郵件發送掃描檔案
D 按 [ 確定 ]。
E 如有必要，請按 [ 進階搜尋 ]，然後指定詳細的搜尋準則。
按 [ 進階搜尋 ]，您可以使用如 [ 名稱 ]、[ 電子郵件地址 ] 和 [ 資料夾名稱 ] 之
類的準則來搜尋。搭配 [ 起始字 ] 或 [ 結束字 ] 準則與其他準則也可以進行搜尋。
圖解畫面為範例。畫面上實際出現的項目可能稍有不同。
F 按 [ 開始搜尋 ]。
會顯示符合搜尋準則的目的地。
G 選擇目的地。
H 選擇 [To]、[Cc] 或 [ 副本密送 ]。
I 按 [ 確定 ]。
註
❒ 如果[系統設定]中的[LDAP搜尋]是設定為[開啟]，請確認已選擇了畫面內上方
的 [ 通訊錄 ]，然後才執行搜尋。
❒ [ 進階搜尋 ] 中出現的搜尋準則，如 [ 名稱 ]、[ 電子郵件地址 ] 和 [ 資料夾名稱 ]，
已登記在本機的通訊錄內。有關詳細資訊，請參閱 「常規設定指南」。
❒ 按 [ 詳細資料 ]，可以檢視有關所選目的地的詳細資料。
❒ 搜尋結果最多可以顯示 100 個目的地。
❒ 按 [ 進階搜尋 ] 可出現以下準則：
• [ 起始字 ]：目標為開頭包含輸入的第一個或前幾個字元的名稱。
例如，要搜尋 「ABC」，請輸入 「A」。
• [ 結束字 ]：目標為結尾包含輸入的第一個或前幾個字元的名稱。
例如，要搜尋 「ABC」，請輸入 「C」。
• [ 完全相符 ]：目標為對應到輸入的第一個或前幾個字元的名稱。
例如，要搜尋 「ABC」，請輸入 「ABC」。
• [ 包括的字 ]：目標為包含輸入的第一個或前幾個字元的名稱。
例如，要搜尋 「ABC」，請輸入 「A」、「B」或 「C」。
• [ 不包括的字 ]：目標為不包含輸入的第一個或前幾個字元的名稱。
例如，要搜尋 「ABC」，請輸入 「D」。
18
手動輸入電子郵件地址
本節說明如何手動輸入電子郵件地址。
指定電子郵件目的地
A 按 [ 手動輸入 ]。
會出現軟鍵盤讓您輸入電子郵件地址。
B 輸入電子郵件地址。
C 按 [ 確定 ]。
註
❒ 視安全性設定而異，可能無法顯示 [ 手動輸入 ]。
❒ 若要變更登記的目的地電子郵件地址，請按目的地欄位左邊的[ 編輯 ] 以顯示
軟鍵盤，接著使用該軟鍵盤輸入新的地址，最後按一下 [ 確定 ]。
❒ 直接輸入的電子郵件地址可以登記到本機的通訊錄中。有關詳細資訊，請參
閱 「將直接輸入的目的地登記到通訊錄」。
1
參考
第 22 頁 “ 將直接輸入的目的地登記到通訊錄 ”
19
以電子郵件發送掃描檔案
搜尋 LDAP 伺服器來選擇目的地
透過 LDAP 伺服器可以搜尋目的地然後選擇。
1
重要訊息
❒ 若要使用此功能，LDAP 伺服器必須連接到網路。此 外，在 [ 系統設定 ] 下必須要
登記伺服器，且 [LDAP 搜尋 ] 必須設定為 [ 開啟 ]。有關詳細資訊，請參閱「常
規設定指南」。
A 按 [ 搜尋目的地 ]。
B 選擇 [ 通訊錄 ] 旁邊出現的 LDAP 伺服器。
預先在 [ 系統設定 ] 中登記 LDAP 伺服器。
如果存取所選伺服器時必須進行驗證，則會出現驗證畫面。若要進行驗證，請
輸入使用者名稱和密碼。
C 若要依名稱進行搜尋，請按 [ 名稱 ]。
若要依電子郵件地址搜尋，請按 [ 電子郵件地址 ]。
會出現軟鍵盤讓您輸入名稱或電子郵件地址。
搭配使用 [ 名稱 ] 與 [ 電子郵件地址 ] 也可以進行搜尋。如果依 [ 名稱 ] 進行搜
尋，則視系統管理員對搜尋的設定，來決定是依姓或名進行搜尋。
D 輸入部分目的地名稱。
若要依電子郵件地址進行搜尋，請輸入部份的目的地地址。
E 按 [ 確定 ]。
20
指定電子郵件目的地
F 如有必要，請按 [ 進階搜尋 ]，然後指定詳細的搜尋準則。
按 [ 進階搜尋 ]，您可以使用如 [ 名稱 ]、[ 電子郵件地址 ]、[ 公司名稱 ]、[ 部門
名稱 ] 和 [ 搜尋選項 ] 之類的準則來搜尋。搭配 [ 起始字 ] 或 [ 結束字 ] 準則與
其他準則也可以進行搜尋。
圖解畫面為範例。畫面上實際出現的項目可能稍有不同。
G 按 [ 開始搜尋 ]。
會顯示符合搜尋準則的目的地。
H 選擇目的地。
1
I 選擇 [To]、[Cc] 或 [ 副本密送 ]。
J 按 [ 確定 ]。
註
❒ [進階搜尋]中出現的[傳真目的地]、[公司名稱]、[部門名稱]和[搜尋選項]的搜
尋準則是登記在 LDAP 伺服器中。[ 搜尋選項 ] 可以登記到 [ 系統設定 ] 內。
有關詳細資訊，請參閱 「常規設定指南」。
❒ 按 [ 詳細資料 ]，可以檢視有關所選目的地的詳細資料。
❒ 搜尋結果最多可以顯示 100 個目的地。
❒ 如果 LDAP 伺服器傳回的電子郵件地址太長，就不可能指定為目的地。有關
可以指定之字元數的詳細資訊，請參閱 「發送電子郵件」。
❒ 目的地可以登記一個以上的電子郵件地址。不過，搜尋結果中每個目的地僅
會出現一個電子郵件地址。取決於 LDAP 伺服器將顯示不同的電子郵件地
址。通常會顯示第一個登記的電子郵件地址。
❒ 按 [ 進階搜尋 ] 可出現以下準則：
• [ 起始字 ]：目標為開頭包含輸入的第一個或前幾個字元的名稱。
例如，要搜尋 「ABC」，請輸入 「A」。
• [ 結束字 ]：目標為結尾包含輸入的第一個或前幾個字元的名稱。
例如，要搜尋 「ABC」，請輸入 「C」。
• [ 完全相符 ]：目標為對應到輸入的第一個或前幾個字元的名稱。
例如，要搜尋 「ABC」，請輸入 「ABC」。
• [ 包括的字 ]：目標為包含輸入的第一個或前幾個字元的名稱。
例如，要搜尋 「ABC」，請輸入 「A」、「B」或 「C」。
21
以電子郵件發送掃描檔案
• [ 不包括的字 ]：目標為不包含輸入的第一個或前幾個字元的名稱。
例如，要搜尋 「ABC」，請輸入 「D」。
• [ 模糊搜尋 ]：模糊搜尋（模糊搜尋的功用取決於 LDAP 伺服器支援的系統）。
1
參考
第 140 頁 “ 發送電子郵件 ”
將直接輸入的目的地登記到通訊錄
本節說明如何將直接輸入的目的地登記到本機的通訊錄。您也可以登記從 LDAP
伺服器選擇的目的地。
A 在目的地欄位中，顯示想要登記的目的地。
B 按 [ 登記目的地 ]。
C 按 [ 名稱 ]，然後指定要登記的名稱及其他資訊。
有關指定要登記之資訊的詳細資訊，請參閱 「常規設定指南」。
D 按 [ 確定 ]。
註
❒ 視安全性設定而定，可能不會出現 [ 登記目的地 ]。如果是這種情形，則無法
完成登記。
❒ 若要將從 LDAP 伺服器搜尋及選擇的目的地登記到本機的通訊錄，請顯示目
的地，然後按 [ 登記目的地 ]。
22
Loading...