ORANGE 4020 User Manual

e-diatonis S/M/L

Postes 4010 et 4020

®

Manuel utilisateur

En choisissant un téléphone de la gamme e-diatonis, vous faites confiance à
France Télécom : nous vous en remercions.
Votre poste numérique vous apporte tous les avantages de sa nouvelle ergonomie,
pour une communication plus conviviale.
Ergonomique, votre poste vous offre :

n un combiné confort : forme ergonomique et zone de maintien en matière

(1)

,

souple

n des touches audio (écoute amplifiée, main libres

n un clavier alphabétique confortable pour appeler vos correspondants par leur

(3)

nom

,

n des touches transparentes à effet loupe

programmations (appels directs, fonctions,...).

Convivial, votre poste vous propose :

n un écran pour voir le numéro ou le nom de vos correspondants et guider vos

programmations,

n des icônes de communication

dans la gestion de vos appels (passer d’un correspondant à l’autre,...),

n un ensemble complet de boitiers de connexions pour transmettre des données,

utiliser des applications de téléphonie assistée (CTI*) ou connecter des
terminaux analogiques (fax, répondeur, Minitel...) ou RNIS (PC avec carte RNIS,
fax G4...).

pour le poste diatonis 4020 uniquement:

1) Zones de matière souple

2) Mains libres

3) Clavier alphabétique

4) Touches transparentes

5) Icônes de communication

*CTI : Couplage Téléphonique/Informatique

how

(2)

,...) pour vous faciliter la vie,

(4)

pour une lecture immédiate de vos

(5)

(occupé, libre, en attente) pour vous guider

2

Comment utiliser ce guide ?

• Actions • Touches audios

Décrocher. Écoute amplifiée.

Raccrocher. Mains libres.

Description d’une action
ou d’un contexte.

• Afficheur

Dupond Guy

• Touches programmables et

icones

Vue partielle de
l’afficheur.

Touche d’appel. Touche fixe.

how

Réglage “moins”.

Réglage “plus”.

• Autres touches fixes

Icone associée à une
touche.

Touche pré­programmée (fonction
symbolisée par son

• Clavier • Autres symboles utilisés

De petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles.

Les fonctionnalités décrites dans ce guide et marquées d’un astérisque (*) ne sont
accessibles que pour certaines versions logicielles.

Pour plus de détails, contacter votre installateur France Télécom.

icone).

Clavier numérique.

Clavier alphabétique.

Touche spécifique du
clavier numérique.

Touche MENU.

Autre alternative à la
séquence d’action.

Informations importantes.

3

Sommaire

Découvrir votre téléphone 4020 . . . . . . . . . . . . p. 8

Découvrir votre téléphone 4010 . . . . . . . . . . . . p. 10

1.

Téléphoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 12

1.1 Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné

(mains libres)* . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 12

1.2 Appeler à l’extérieur de l’entreprise. . . . . . . . . . . . . . . . p. 13

1.3 Appeler à l’intérieur de l’entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13

1.4 Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de

l’entreprise) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14

1.5 Appeler par votre répertoire personnel . . . . . . . . . . . . p. 16

1.6 Appeler un numéro du répertoire collectif . . . . . . . . . . p. 16

1.7 Recevoir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17

1.8 Filtrage d’appel via la messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . p. 17

1.9 Rappeler*. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18

1.10 Mémoriser temporairement un numéro pour renouve-

ler votre appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18

1.11 Demander un rappel automatique lorsque votre cor-

respondant interne est occupé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 19

1.12 Recevoir un appel interne en interphonie* . . . . . . . . . . p. 20

1.13 Émettre en fréquences vocales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 20

1.14 Appeler un correspondant RNIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 21

1.15 Garder secrète votre identité (appel RNIS). . . . . . . . . . p. 22

1.16 Identifier un appelant malveillant (appel RNIS). . . . . . . . p. 22

1.17 Mettre le haut-parleur en cours de communication

(combiné décroché) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23

1.18 Vous isoler de votre correspondant (secret) * . . . . . . . p. 23

Toc

4

Sommaire

2.

En cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . p. 24

2.1 Appeler un second correspondant . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24

2.2 Recevoir un second appel en cours de communication. p. 25

2.3 Transférer un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 25

2.4 Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient). . . . . . p. 26

2.5 Converser simultanément avec 2 correspondants inter-

nes et/ou externes (conférence). . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 27

2.6 Mettre votre correspondant en attente (garde) . . . . . . p. 28

2.7 Mettre un correspondant externe en attente (parcage) p. 29

2.8 S’informer sur les appels en attente . . . . . . . . . . . . . . . . p. 30

2.9 Entrer en tiers dans une communication interne. . . . . . p. 31

2.10 Mémoriser un numéro* . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 31

3.

L’Esprit d’Entreprise. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 32

3.1 Recevoir la sonnerie des appels supervisés . . . . . . . . . . p. 32

3.2 Répondre à la sonnerie générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 32

3.3 Filtrage patron/secrétaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 33

3.4 Intercepter un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 34

3.5 Répondre momentanément à la place de l’opératrice . . p. 35

3.6 Devenir destinataire des appels d’autres postes . . . . . . p. 35

3.7 Groupement de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 36

3.8 Appeler un correspondant interne sur son récepteur

portatif (bip). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 37

3.9 Appeler un correspondant sur son haut-parleur . . . . . . p. 37

3.10 Envoyer un message écrit à un correspondant interne . p. 38

3.11 Envoyer une copie d’un message vocal. . . . . . . . . . . . . . p. 41

3.12 Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste

de diffusion. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 42

3.13 Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe

de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 43

3.14 Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif. p. 43

3.15 Allouer une ligne extérieure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 44

5

Sommaire

4.

Rester en contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 45

4.1 Choix des appels à renvoyer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 45

4.2 Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi im-

médiat) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 46

4.3 Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale . . . . p. 47

4.4 Activer/désactiver l’assistant personnel . . . . . . . . . . . . . p. 47

4.5 L’assistant personnel : un seul numéro pour vous join-

dre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 48

4.6 Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de re-

cherche de personne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 49

4.7 Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste p. 50

4.8 Effectuer un renvoi sélectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 50

4.9 Renvoyer les appels de votre groupement . . . . . . . . . . . p. 51

4.10 A votre retour, annuler tous les renvois . . . . . . . . . . . . p. 51

4.11 Renvoyer les appels dès que vous êtes en communica-

tion (renvoi sur occupation) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 52

4.12 Ne pas être dérangé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 53

4.13 A votre retour, consulter votre messagerie vocale . . . . p. 54

4.14 Laisser un message d’absence à vos appelants internes. p. 55

4.15 Consulter les messages écrits laissés en votre absence. p. 56

5.

Gérer vos coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 58

5.1 Imputer directement le coût de vos appels sur des

comptes clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 58

5.2 Connaître le coût d’une communication externe établie

pour un usager interne depuis votre poste . . . . . . . . . . p. 58

5.3 Imputer le coût d’une communication externe à votre

Société *. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 59

6

Sommaire

6.

Votre poste s’ajuste à vos besoins . . . . . . . . . . . p. 60

6.1 Initialiser votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 60

6.2 Personnaliser votre accueil vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 61

6.3 Modifier votre mot de passe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 61

6.4 Choisir votre sonnerie et régler son volume. . . . . . . . . p. 62

6.5 Régler le contraste de votre écran . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 63

6.6 Choisir la langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 64

6.7 Programmer les touches d’appel direct . . . . . . . . . . . . . p. 64

6.8 Programmer votre répertoire personnel . . . . . . . . . . . . p. 65

6.9 Programmer un rappel de rendez-vous . . . . . . . . . . . . . p. 67

6.10 Connaître le numéro de votre téléphone . . . . . . . . . . . p. 68

6.11 Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur p. 69

6.12 Verrouiller votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 70

Déclaration de conformité. . . . . . . . . . . . . . . . . p. 71

7

Découvrir votre téléphone 4020

Pour vous informer ou pour modifier votre pro­grammation.

Appeler par votre répertoire personnel

Touche secret

que votre correspon­dant ne vous entende
plus.

Interphonie

votre poste réponde
automatiquement à un
appel sans que vous
n’ayez à décrocher.

Touche raccro­cher

pour terminer un ap­pel ou une program­mation.

n

Touches audio

pour diminuer le

volume du HP ou du

pour

pour que

Haut-parleur (HP) :

pour partager une conversation

combiné

pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans

mains libres

décrocher.

pour augmenter le
volume du HP ou du
combiné

Voyant lumineux

indiquant la présence de
messages.

n

Clavier
alphabétique

Protégé par un rabat, per­met l’appel par le nom, la
messagerie et la program­mation.
Vous disposez d’une éti­quette autocollante

Mémo

“
rieur du rabat.

” à placer à l’inté-

8

Afficheur

Comporte plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant ou sur la com­munication en cours.

n

Touches programmables et icones

Pour appeler un correspondant, activer un service ou gérer vos appels.
A chacune de ces touches sont associées des icones :

Icones de communication :

Appel en cours (clignotant).
Communication en cours.
Communication en attente.
Communication en garde commune.

Icones de fonction :

Fonction activée.
Fonction nécessitant une action.
Occupation du poste ou d’une ligne.

Touches de fonction pré-programmées d’origine :

Passer d’une page de l’afficheur à l’autre.
Renvoyer les appels vers un autre destinataire.
Accéder à des fonctions particulières.

FV

Réémettre automatiquement le dernier numéro composé (bis).

Accéder aux différents services de messagerie.
Transférer une conversation vers un autre correspondant.

9

Découvrir votre téléphone 4010

Afficheur

Comporte plusieurs pages
donnant des informations sur votre cor­respondant ou sur la communication en
cours.

i

Touche raccrocher

pour terminer un appel ou
une programmation.

pour diminuer le volume du
HP ou du combiné

pour partager une conversation

Touches programmables et diodes

Ces touches se répartissent en touches d’appel
associées à des diodes de communication et en
touches de fonction.

Diodes de communication

Communication en cours.

Réception d'un appel (clignotement).

Rappel (clignotement).
Communication en attente (clignote-

ment).

Diodes de fonction

Fonction activée.

Certaines touches de fonction sont pré­programmées :

FV

Voyant lumineux

sages ou de demandes de rappel.

Touches audio

Haut-parleur (HP) :

Accéder à des fonctions particulières.
Accéder aux différents services de

messagerie.
Accéder à votre répertoire person­nel.
Réémettre automatiquement le der­nier numéro composé (bis).
Passer d’une page de l’afficheur à
l’autre.
Transférer un appel vers un autre
poste.

indiquant la présence de mes-

pour augmenter le volume du
HP ou du combiné

10

Placer les étiquettes des touches

Vous disposez d’étiquettes imprimées livrées avec le poste, à placer sous les
touches programmables.

1. Insérez un objet à bout plat dans l’encoche (1 encoche par bloc de

touches).

2. Soulevez le cache bloc de touches.

3. Glissez votre étiquette imprimée.

4. Remettez le cache en place.

How

11

1

Téléphoner

1.1

Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné

Other

(mains libres)*

vous êtes en position mains libres

En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre
combiné sans interrompre l’appel.

vous êtes en communication

* Pour les postes 4020 uniquement.

12

touche d’appel nº de votre

correspondant

terminer votre

appel

1.2

Appeler à l’extérieur de l’entreprise

• Établir un appel :

1

touche d’appel
“Nº externe”

015566....

vous informe sur l’état de

votre communication

0 est le code par défaut pour accéder au réseau
téléphonique public.

1.3

Appeler à l’intérieur de l’entreprise

nº de poste code par défaut de la

touche d’appel

fonction “Appel des

le nom et le nº de la personne appelée

nº de votre

correspondant

opératrices”

Téléphoner

s’affiche

13

Tél

1

Appeler votre correspondant par son nom (annuaire

1.4

de l’entreprise)

Dupond Guy

premières lettres du
nom de votre
correspondant

• Si le nom convient :

appeler votre correspondant

• Si le nom de votre correspondant ne vous convient pas :

Vous pouvez affiner votre recherche en complétant le nom par un nouveau
caractère ou en consultant les différentes propositions.

pour afficher le nom suivant ou précédent

pour afficher des informations complémentaires

propose un nom suivi de son

numéro

pour effacer le nom affiché

14

Pour les postes 4010 : cette fonction nécessite une touche programmée “Appel
par le nom”. Après avoir appuyé sur cette touche :

un nom est affiché

1

deux premières lettres
du nom de votre
correspondant *

afficher le nom suivant ou

précédent

* Entrer une lettre : les touches du clavier numérique comportent des lettres
que vous pouvez afficher par appui sur la touche.

un seul appui, que ce soit pour “A”, “B” ou “C”

envoyer l’appel si le nom

convient

effacer un nom affiché

Téléphoner

15

Tél

1

1.5

Appeler par votre répertoire personnel

le sys tè me c omp ose auto mat ique men t

numéro de répertoire

souhaité (0 à 9)

Pour programmer vos numéros voir 'Programmer votre
répertoire personnel'.

Pour les postes diatonis 4010 : pour accéder à votre répertoire
personnel utiliser la touche pré-programmée :

1.6

Appeler un numéro du répertoire collectif

Votre poste a accès à un répertoire collectif de numéros externes programmés.

nº abrégé

le numéro

16

1.7

Recevoir un appel

1

votre poste sonne

Dupond Guy

nom ou numéro du

correspondant

• Pour répondre

1.8

Filtrage d’appel via la messagerie vocale

Ce service permet de filtrer les appels arrivant sur votre messagerie vocale.
Lorsque la personne dépose son message vous pouvez entrer en communication
avec elle.

• Activer le filtrage :

touche programmée

'Filtrage MV'

entrer votre mot de

passe

Téléphoner

17

Tél

1

• A la réception d’un appel :

vous entendez la personne

015566....

nom ou nº de l’appelant mains libres pour

déposer son message

prendre l’appel

décrocher pour arrêter

1.9

Rappeler*

sélectionner
la fonction

'Bis'

Mémoriser temporairement un numéro pour

1.10

renouveler votre appel

le poste de votre

correspondant ne répond pas

le numéro reste mémorisé jusqu’à l’enregistrement

18

l’écoute seulement

sélectionner le n° parmi les

10 derniers émis

avant de raccrocher

d’un autre numéro

même touche pour

arrêter l’écoute et

désactiver le filtrage

rappeler le numéro de

votre choix

touche programmée

“Nº Temporaire”

• Rappeler ultérieurement le numéro mémorisé :

touche programmée “Nº Temporaire”

1

Pour les postes diatonis 4010 : pour accéder à votre
répertoire personnel utiliser la touche pré-programmée :

Demander un rappel automatique lorsque votre

1.11

correspondant interne est occupé

correspondant interne occupé

touche programmée ou code de la

fonction “Rappel automatique si

poste occupé”

l’acceptation du rappel s’affiche

• Pour annuler la demande de rappel :

touche programmée ou code de la

fonction “Annulation d’un rappel

automatique”

Téléphoner

19

Tél

1

1.12

Recevoir un appel interne en interphonie*

Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu’un correspondant interne
appelle, votre poste sonne et vous êtes directement connecté en mode mains
libres. L’afficheur indique alors l’identité de l’appelant.

la diode associée s’allume

activer
l’interphonie

* Pour les postes 4020 uniquement.

1.13

Émettre en fréquences vocales

En cours de communication, vous devez parfois émettre des codes en fréquences
vocales, par exemple dans le cadre d’un serveur vocal, d’un standard automatique
ou d’un répondeur consulté à distance.

vous êtes en cours de

communication

touche programmée ou code de
la fonction “Surnumérotation

FV” pour désactiver ou activer

(cette touche est repérée par une

La fonction est activée par défaut.

désactiver l’interphonie

étiquette)

20

1.14

Appeler un correspondant RNIS

touche
programmée

“ISDN”

nº du correspondant

• Pour corriger le numéro :

déplacer le curseur

• Pour envoyer l’appel :

l’écran affiche le nº

composé

1

Téléphoner

la led associée à la touche “ISDN” reste allumée

• Envoyer une sous-adresse :

Il peut être nécessaire d’ajouter au numéro de son correspondant une sous­adresse de 4 chiffres (pour joindre directement son fax, son PC, son téléphone,...).

touche
programmée

“ISDN”

composer la
sous-adresse sur
le clavier

nº du correspondant touche programmée

pendant la communication

“Adresse”

valider et envoyer

l’appel

21

Tél

1

1.15

Garder secrète votre identité (appel RNIS)

Lorsque vous appelez un correspondant interne ou externe abonné RNIS, votre
numéro lui est automatiquement transmis.
Il est possible de masquer votre identité avant d’envoyer votre appel.

la iss e l e se cre t ac tif t ant q ue l ’ico ne d e l a to uch e

touche programmée

“Secret”

même touche pour
annuler

1.16

Identifier un appelant malveillant (appel RNIS)

Lors de la réception d’un appel, vous pouvez demander à l’opérateur public
d’enregistrer des informations relatives à la communication (numéros des deux
correspondants, date et heure de l’appel, sous-adresse,...).

vous êtes en communication

l’acceptation du service s’affiche

L’utilisation de ce service nécessite un abonnement
préalable auprès de l’opérateur du réseau.

est allumé

FV

désactiver

'FV'

code de la fonction

'Identification d’appel

malveillant'

22

Mettre le haut-parleur en cours de communication

1.17

(combiné décroché)

En cours d’appel

1

activer le haut-

parleur

désactiver le haut-parleur

1.18

Vous isoler de votre correspondant (secret) *

régler le volume

(7 niveaux)

• Vous entendez votre correspondant mais il ne vous

entendra plus :

en communication

désactiver le

micro

reprendre la
conversation

* Pour les postes 4020 uniquement.

la diode associée à la

touche s’allume

Téléphoner

23

Tél

2

En cours de communication

Other

2.1

Appeler un second correspondant

vous êtes en

communication

touche d’appel nº du répertoire choisi

Le premier correspondant est mis en attente

FV

désactiver

'FV'

nº du second

correspondant

(0 à 9)

nom du second
correspondant*

• Pour annuler votre second appel et retrouver le premier :

touche d’appel dont l’icone

En cas de fausse manœuvre, raccrochez : votre poste sonne et vous retrouvez
votre premier correspondant.

* Pour les postes 4020 uniquement.

clignote

24

Recevoir un second appel en cours de

2.2

communication

• Un second correspondant cherche à vous joindre :

vous êtes en

communication

Le premier correspondant est mis en attente

Dupond Guy

nom ou n° de l’appelant

clignotant pendant 3

secondes

touche d’appel dont

l’icone clignote

• Pour retrouver votre premier correspondant :

touche d’appel associée à
l’icone

Si vous raccrochez sans répondre au second appel, votre poste sera rappelé.

2.3

Transférer un appel

• Vous voulez transférer votre correspondant sur un autre

poste :

vous êtes en

communication

FV

désactiver

'FV'

nº du poste

Le premier

correspondant est

mis en attente

2

En cours de communication

25

En

2

• Si le destinataire du transfert répond :

si la configuration du système le permet

Vous pouvez aussi transférer votre appel immédiatement, sans attendre la
réponse de votre correspondant, par une des deux possibilités indiquées ci­dessus.

Le transfert entre deux correspondants externes n’est
généralement pas autorisé (dépend du pays concerné et de
la programmation du système).

Pour les postes 4010 : pour accéder à la fonction
“Transfert” utiliser la touche pré-programmée :

2.4

Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient)

En communication avec un correspondant, un deuxième est en attente.
Pour le reprendre :

touche d’appel
associée à l’icone

26

Le premier correspondant est mis en

attente

Converser simultanément avec 2 correspondants

2.5

internes et/ou externes (conférence)

En communication avec un correspondant, un deuxième est en attente.

vous êtes de nouveau

en conversation avec

votre premier

désactiver

'FV'

code de la

fonction

“Conférence”

Si à l’issue de la conférence, vous voulez laisser vos deux
correspondants en liaison :

même code

pour

annuler

correspondant

raccrocher avec tous les

correspondants

2

En cours de communication

27

En

2

2.6

Mettre votre correspondant en attente (garde)

• Mise en garde exclusive :

Vous êtes en conversation avec un correspondant. Vous voulez le mettre en
attente et le reprendre ultérieurement sur le même poste.

votre correspondant est mis en attente

touche d’appel

• Reprendre le correspondant en garde :

touche d’appel associée à

l’icône

• Mise en garde commune :

Pour retrouver votre correspondant, à partir de n’importe quel poste de votre
installation qui supervise la ligne.

votre correspondant est mis en attente et

perçoit la tonalité d’attente

touche programmée

“Garde”

• Reprendre le correspondant en garde à partir de n’importe

quel poste :

touche d’appel associée à l’icone

28

Mettre un correspondant externe en attente

2.7

(parcage)

Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprendre à
partir d’un autre poste :

2

En cours de

communication

désactiver 'FV'

touche programmée ou code de la fonction

votre correspondant est mis en attente et perçoit la tonalité

d’attente

FV

“Parcage”

• Pour retrouver votre correspondant parqué :

touche programmée ou code de la

fonction “Reprise de parcage”

Si la communication mise en parcage n’est pas reprise dans
un temps donné (1mn 30 par défaut), elle est aiguillée vers
l’opératrice.

nº du poste à l’origine

du parcage

En cours de communication

29

En

2

2.8

S’informer sur les appels en attente

• Un correspondant cherche à vous joindre :

vous êtes en communication, vous percevez

le correspondant est mis en attente

un bip

bip sonore

automatiquement

affichage momentané de son

• Vous souhaitez lui répondre tout de suite :

votre premier correspondant est mis

automatiquement en attente

touche d’appel
associée à l’icône

Si plusieurs appels arrivent simultanément, seul le dernier
appel est affiché.

Dupond Guy

identité

30

2.9

Entrer en tiers dans une communication interne

Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste n’est pas “protégé”, vous
pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans la conversation en cours :

2

touche
programmée

'Entrée en tiers'

code de la fonction

'Entrée en tiers'

même touche pour

annuler

• Se protéger contre l’entrée en tiers :

touche programmée ou code de la

fonction “Protection d’une

communication”

La protection disparaît lorsque vous raccrochez.

2.10

Mémoriser un numéro*

En cours de communication, pour enregistrer dans le répertoire personnel le
numéro affiché :

sélectionner une

entrée du répertoire

nº de la messagerie

saisir le nom de votre

correspondant

valider
(2 fois)

En cours de communication

31

En

3

L’Esprit d’Entreprise

Other

3.1

Recevoir la sonnerie des appels supervisés

Pour percevoir les bips correspondant aux appels destinés à un autre poste :

touche programmée

“Sonnerie d’appel
supervisé”

L’utilisation de ce service nécessite une programmation
préalable de votre installateur.

3.2

Répondre à la sonnerie générale

En l’absence de l’opératrice, les appels externes qui lui sont destinés aboutissent
à une sonnerie générale. Pour répondre :

touche programmée ou code de la

fonction “Réponse à la sonnerie

générale”

même touche pour

annuler

32

3.3

Filtrage patron/secrétaire

La programmation du système permet de constituer des groupes “patron/
secrétaires” permettant de diriger les appels du patron vers une ou plusieurs
secrétaires.

• A partir du poste patron ou secrétaire :

les appels du poste patron sont filtrés par la

personne choisie (secrétaire,...)

touche programmée

“Filtrage”

même touche pour
annuler

Le filtrage est indiqué sur l’écran-afficheur du poste
patron et sur les touches programmées des postes patrons
et secrétaires.

3

L’Esprit d’Entreprise

33

L’Es

3

3.4

Intercepter un appel

Vous entendez un poste sonner dans un autre bureau où personne ne peut
répondre. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez répondre à partir de votre poste.

• Si le poste qui sonne appartient au même groupe

d’interception que vous :

touche programmée ou code de la

fonction “Interception d’appel de

• Si le poste n’appartient pas au même groupement que

vous :

groupe”

touche programmée ou code de la

fonction “Interception d’appel de

34

poste”

Par programmation du système, certains postes peuvent
être protégés contre l’interception.

composer le

numéro du poste

sonné

3.5

Répondre momentanément à la place de l’opératrice

A chaque communication externe destinée au standard, votre poste sonnera et
vous pourrez répondre à l’appel :

3

touche programmée

“Aide opératrice”

même touche pour
annuler

votre poste sonnera en même temps que le

standard

• A chaque appel pour le standard :

un appel pour le standard sonne sur votre

3.6

Chaque poste peut devenir destinataire des appels d’autres postes (8 numéros
maximum par touche programmée) :

touche programmée

“Pilotage d’appels”

même touche pour
annuler

poste

touche programmée

“Aide opératrice”

Devenir destinataire des appels d’autres postes

votre poste sonnera en même temps que

les autres

L’Esprit d’Entreprise

35

L’Es

3

3.7

Groupement de postes

• Appel de postes d’un groupement :

Certains postes peuvent faire partie d’un groupement, vous pouvez les joindre en
composant le numéro du groupement.

• Sortir temporairement de votre groupement de poste :

touche programmée ou code de la

fonction “Sortie de groupement”

• Réintégrer votre groupement :

touche programmée ou code de la

fonction “Retour dans le

groupement'

L’appartenance d’un poste à un groupement n’a aucune
incidence sur la gestion de ses appels directs. Vous pouvez
toujours joindre un poste précis du groupement par son
propre numéro.

36

Nº de votre
groupement

Nº de votre
groupement

Appeler un correspondant interne sur son récepteur

3.8

portatif (bip)

Le poste de votre correspondant ne répond pas et vous savez qu’il dispose d’un
récepteur portatif :

3

nº du correspondant touche programmée ou code de la

affichage de la recherche en cours

Votre correspondant peut répondre à partir de n’importe
quel poste de l’entreprise.

3.9

Appeler un correspondant sur son haut-parleur

Votre correspondant interne ne répond pas. Vous pouvez, si vous y êtes autorisé,
“décrocher” son poste à distance :

touche programmée

“Phonie”

vous êtes connecté sur le haut-parleur du poste de votre

correspondant (s’il possède la fonction mains libres)

fonction “Recherche de

personne”

L’Esprit d’Entreprise

37

L’Es

3

3.10

En voy er u n me ssa ge é cri t à u n co rrespond ant int ern e

message nº du poste

Rappelez

premier message de la liste

(27 au total)

lire la totalité des

messages

envoyer le
message
sélectionné

sortir de la
messagerie

38

destinataire

faire défiler les messages

changer la langue

du message

saisir les premières

lettres du nom

• Si le message choisi est à compléter :

3

saisie des

données

nécessaires

Pour les postes 4010 : pour accéder à la fonction
“Message” ou “Transfert” utiliser les touches pré­programmées :

effacer la saisie

effacer la saisie envoyer le message

sélectionné

L’Esprit d’Entreprise

39

L’Es

3

• Les 27 messages sont les suivants :

1 RAPPELEZ 15 REUNION LE xx xx xx (*)

2 RAPPELEZ DEMAIN 16 REUNION LE xx xx xx A xx

3 RAPPELEZ A xx : xx (*) 17 ABSENT UN INSTANT

4 RAPPELEZ LE xx xx xx (*) 18 ABSENT POUR LA

5 RAPPELEZ LE STANDARD 19 ABSENT, RETOUR A xx : xx

6 APPELEZ SECRETAIRE 20 ABSENT, RETOUR LE xx xx

7 JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) 21 EN CONGES, DE RETOUR

8 JOIGNEZ PAR BIP 22 RENDEZ-VOUS EXTERIEUR

9 PASSEZ PRENDRE VOS

TELECOPIES

10 PASSEZ PRENDRE VOTRE

COURRIER

11 VEUILLEZ ANNULER VOTRE

RENVOI

12 VISITEURS EN ATTENTE 26 EN PAUSE DEJEUNER

13 VOUS ETES ATTENDU A

L’ACCUEIL

14 REUNION A xx : xx (*) (*)Messages à compléter via le clavier

H xx (*)

JOURNEE

(*)

xx A xx : xx (*)

LE xx xx xx (*)

23 A L’EXTERIEUR, RETOUR LE

xx xx xx (*)

24 JE SUIS EN SALLE Nº xxxx (*)

25 EN REUNION - NE PAS

DERANGER

27 MALADE

numérique

40

3.11

Envoyer une copie d’un message vocal

3

affichage du nombre de nouveaux et d’anciens

mot de passe choisir le message à copier

copier le
message

ajouter un
destinataire

Pour les postes 4010 : pour accéder à la fonction “Message”
utiliser la touche pré-programmée :

nº du poste
destinataire

enregistrer un

commentaire

messages

nom du

destinataire

envoyer le message

L’Esprit d’Entreprise

valider

41

L’Es

3

Envoyer un message vocal à un destinataire / une

3.12

liste de diffusion

mot de passe

nº du destinataire
ou de la liste

ajouter un
destinataire

Enregistrement..

enregistrement en cours fin de l’enregistrement

valider réécouter le message réenregistrer un

Pour les postes 4010 : pour accéder à la fonction “Message”
utiliser la touche pré-programmée :

nom du destinataire

ou de la liste

enregistrer le message

42

valider

Prêt à enreg.

Confirmez

message

s.v.p.

Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un

3.13

groupe de postes

Ce message, ne nécessitant pas de réponse, est diffusé sur les haut-parleurs des
postes de votre groupe de diffusion :

parlez, vous disposez de 20 secondes

nº du groupe de
diffusion

Seuls les postes au repos et équipés de haut-parleurs
entendent le message.

Répondre au “bip” sonore de votre récepteur

3.14

portatif

Vous pouvez répondre au “bip” sonore en utilisant n’importe quel poste de
l’entreprise.

votre récepteur portatif

sonne

code de la fonction

“Réponse à la

recherche de personne”

nº de votre poste

3

L’Esprit d’Entreprise

43

L’Es

3

3.15

Allouer une ligne extérieure

Si vous y êtes autorisé, vous pouvez transférer une ligne extérieure à un autre
poste, lui permettant ainsi, d’établir une communication externe.

en communication avec le

correspondant interne

touche programmée

“Allocation externe”

votre correspondant interne est sur le réseau

public et peut numéroter

Si vous voulez connaître le coût de la communication,
appuyez sur la touche programmée “Allocation &
taxation” à la place de la touche “Allocation externe”
pendant l’allocation (reportez-vous au chapitre “Gérer vos
coûts”).

44

4

Rester en contact

Other

4.1

Choix des appels à renvoyer

Lors de l’activation d’un renvoi, vous pouvez choisir le type d’appels que vous
souhaitez renvoyer : externes, internes, tous...

le message “4-Renvoi” s’affiche

afficher “7-ExtLoc”
(appuis successifs)

renvoyer les

appels internes

renvoyer les appels

internes et externes

valider votre choix

renvoyer les appels

externes

45

4

Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi

4.2

immédiat)

Ce numéro peut être celui d’un domicile, d’un portable, d’un télépho ne de voiture,
de votre messagerie vocale ou bien celui d’un poste interne (opératrice, etc.).

touche renvoie ou code de la

fonction “Renvoi

immédiat”

l’acceptation du renvoi s’affiche

Remarque générale concernant les renvois : lors de la
programmation, vous pouvez choisir le destinataire du
renvoi. Toutefois, en l’absence de ce dernier, le choix se
fera lors de l’activation de la fonction.

Vous pouvez continuer à passer vos appels. Seul le poste
destinataire peut vous joindre.

46

nº du poste
destinataire

votre poste revient au repos

le re nvo i e t l e nu mé ro o u l e no m d u d est in ata ir e

s’affichent

4.3

Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale

touche programmée ou code du

nº d’appel de la
messagerie vocale

4.4

Activer/désactiver l’assistant personnel

type de renvoi que vous souhaitez

effectuer

4

Rester en contact

assistant

personnel

pour activer l’assistant

personnel

affichage de l’état de l’assistant

pour désactiver

l’assistant personnel

personnel

valider

47

Res

4

L’assistant personnel : un seul numéro pour vous

4.5

joindre

saisir le nº d’un
collègue ou de
votre assistante ou
autre

48

assistant

personnel

saisir un numéro

externe

activer / désactiver le

transfert vers le

standard

Ce fonctionnement est soumis à programmation : veuillez
consulter votre installateur France Télécom en cas de
problèmes.

choisir le type de

renvoi

saisir le n± de votre

téléphone Mobile
4076 ou de votre

DECT

Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de

4.6

recherche de personne

Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans
l’entreprise :

touche programmée ou code de la

fonction “Renvoi sur la recherche

de personne”

l’acceptation du renvoi s’affiche

le message “4-Renvoi” s’affiche

l’acceptation du renvoi s’affiche

4

Rester en contact

49

Res

4

4.7

Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste

• Vous souhaitez que vos appels vous suivent :

Vous devez activer la fonction à partir du poste destinataire du renvoi.

touche programmée ou code de la

fonction “Faire suivre ses appels”

nº de votre poste

4.8

Effectuer un renvoi sélectif

Vous pouvez renvoyer sélectivement vos appels en fonction de l’identité de
l’appelant :

touche programmée ou code de la

fonction “Renvoi sélectif”

L’utilisation de cette fonction nécessite la programmation
préalable des listes de renvois sélectifs.

nº de votre poste

le message “4-Renvoi” s’affiche

même touche pour

annuler

50

4.9

Renvoyer les appels de votre groupement

Vous pouvez renvoyer tous les appels destinés à votre groupement vers un
destinataire interne :

4

touche programmée ou code de la
fonction “Renvoi des appels de

groupement”

l’acceptation du renvoi s’affiche

4.10

A votre retour, annuler tous les renvois

touche programmée ou code de la

fonction “Annulation de tout renvoi”

l’acceptation de l’annulation du renvoi s’affiche, votre poste

redevient disponible pour tous les appels

Vous pouvez également annuler un renvoi en programmant un autre type de
renvoi.

nº du destinataire du

renvoi

le message “4-Renvoi”

s’affiche

Rester en contact

51

Res

4

Renvoyer les appels dès que vous êtes en

4.11

communication (renvoi sur occupation)

touche programmée ou code de la

fonction “Renvoi sur occupation”

l’acceptation du renvoi s’affiche

nº destinataire du

renvoi

52

nº destinataire du

renvoi

le message “4-Renvoi” s’affiche

4.12

Ne pas être dérangé

Vous pouvez rendre votre poste momentanément inaccessible à tout appel.

touche programmée ou code de la

fonction “Ne pas déranger”

4

le message “Ne pas déranger” s’affiche

le message “4-Renvoi” s’affiche

Rester en contact

53

Res

4

4.13

A votre retour, consulter votre messagerie vocale

Le voyant lumineux indique la présence de messages.

mot de passe

affichage du nombre de nouveaux et

d’anciens messages

diffusion des

messages

réécouter le message effacer le message

rappeler l’auteur du

message

copier le message

Pour les postes 4010 : pour accéder à la fonction “Message”
utiliser la touche pré-programmée :

sélectionner le message de votre

54

choix

Laisser un message d’absence à vos appelants

4.14

internes

Vous pouvez laisser sur votre poste un message qui sera envoyé sur l’écran­afficheur du poste qui vous appelle.

Rappelez

touche programmée

“Renvoi texte”

choix du message en suivant les indications

Le choix du message se fait de la même façon que dans :
'Envoyer un message écrit à votre correspondant interne'.

premier des 27 messages

données

4

Rester en contact

55

Res

4

Consulter les messages écrits laissés en votre

4.15

absence

Le voyant lumineux indique la présence de messages.

le nombre de messages reçus s’affiche

le nom de la première personne à rappeler

le numéro de l’émetteur du message s’affiche

afficher la date et
l’heure du message

lire la totalité du

message

passer au
message suivant

* Le fait de rappeler la personne efface également le message.

afficher le contenu du

revenir au message

précédent

s’affiche

message

rappeler la personne

*

56

effacer le message

mettre fin à la

consultation

Pour les postes 4010 : pour accéder à la fonction “Message”
utiliser la touche pré-programmée :

effacer un message affiché

4

Rester en contact

57

Res

5

Gérer vos coûts

Imputer directement le coût de vos appels sur des

5.1

comptes clients

Vous pouvez imputer le coût de vos communications externes sur des numéros
de comptes associés à vos clients.

Other

touche programmée ou code de la

fonction “Code affaire”

• Pour ajouter ou modifier un code affaire en cours de

communication :

touche programmée “Code affaire en cours de

Connaître le coût d’une communication externe

5.2

établie pour un usager interne depuis votre poste

en communication avec l’usager

interne

votre correspondant est

mis en attente

communication”

nº du compte client

concerné

touche programmée ou code de la

fonction “Rappel de taxation”

nº externe

demandé

votre correspondant en

58

transfert de l’appel à

attente

• En fin de communication, vous êtes rappelé et vous pouvez :

1.lire les informations relatives
à la communication (coût,
durée, nombre de taxes...).

2 fois

Pour les postes 4010 : pour accéder à la fonction
“Transfert” utiliser la touche pré-programmée :

Imputer le coût d’une communication externe à

5.3

votre Société *

Si vous y êtes autorisé, vous pouvez, en cas de déplacement ou à partir de votre
domicile, appeler un abonné du réseau public et imputer le coût de la
communication à votre Société.

2.imprimer un ticket de taxation.

5

Gérer vos coûts

nº de votre société nº du poste et le code

* Pour plus de détails, contacter votre installateur France Télécom.

de contrôle

nº du réseau public

59

Gér

6

Votre poste s’ajuste à vos besoins

Other

6.1

Initialiser votre messagerie vocale

le voyant lumineux

clignote

entrer votre mot de passe puis enregistrer votre nom selon les

Pour les postes 4010 : pour accéder à la fonction “Message”
utiliser la touche pré-programmée :

instructions du guide vocal

Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie
vocale et pour verrouiller votre téléphone.

60

6.2

Personnaliser votre accueil vocal

Vous pouvez remplacer l’annonce d’accueil par défaut par une annonce
personnelle.

messagerie vocale

Confirmez

Enregistrement..

enregistrement en cours fin de l’enregistrement

s.v.p.

6

valider pour revenir à l’annonce par

6.3

Modifier votre mot de passe

Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour
verrouiller votre téléphone.

ancien code
(4 chiffres)

nouveau code

Tant que votre messagerie vocale n’a pas été initialisée, le
mot de passe est 1515.

défaut

options mot de passe

(4 chiffres)

valider

Votre poste s’ajuste à vos besoins

61

Vot

6

6.4

Choisir votre sonnerie et régler son volume

Vous pouvez choisir la sonnerie de votre poste (8 mélodies possibles) et régler
son niveau sonore (1 à 7).

le numéro et le volume de la mélodie s’affichent

appuis successifs
pour choisir la
sonnerie (8)

62

appuis successifs pour

choisir le volume (7)

finir

6.5

Régler le contraste de votre écran

6

le niveau du contraste “Écran - Icone”

appuis successifs finir

Les niveaux de contraste proposés vont de 4 à 16.

s’affiche

Votre poste s’ajuste à vos besoins

63

Vot

6

6.6

Choisir la langue

options Langue

choix de la langue

(touche 1, 2, 3 ou 4)

6.7

entrer le
numéro

64

valider votre choix

Programmer les touches d’appel direct

appuyer sur une touche

programmée

valider

valeur courante de la touche

0_. . . . . . .

sélectionnée

6.8

Programmer votre répertoire personnel

nº du répertoire

(0 à 9)

Label :

la valeur courante du label

s’affiche

6

effacer la valeur
actuelle

0_. . . . . . .

le nº courant s’affiche effacer la valeur

valider

saisir un nouveau label

Pour effacer un caractère appuyer sur la touche '<-' du
clavier alphabétique.

actuelle

nº interne ou externe

à enregistrer

Votre poste s’ajuste à vos besoins

65

Vot

6

• Pour les postes 4010 :

nº du répertoire

(0 à 9)

Label :

la valeur courante du label

s’affiche

effacer la valeur actuelle saisir un nouveau label

0_. . . . . . .

le nº courant s’affiche effacer la valeur

nº interne ou externe

à enregistrer
* Entrer un label : les touches du clavier numérique comportent des lettres que
vous pouvez afficher par appuis successifs.

un appui pour “A” deux appuis pour “B” trois appuis pour “C”

*

actuelle

valider

déplacer le curseur à gauche ou à droite

66

6.9

Programmer un rappel de rendez-vous

• Pour programmer un rappel de rendez-vous temporaire

(rappel une fois dans les 24 heures suivantes) :

RdV

temporaire :

6

heure du rendez-vous
temporaire (2 chiffres
pour les heures,
2 chiffres pour les
minutes)

RdV :

pour un rappel temporaire

• Pour programmer un rappel de rendez-vous permanent

(rappel tous les jours à la même heure) :

valider

valider

rendez-vous

permanent

heure du rendez-vous

Votre poste s’ajuste à vos besoins

67

Vot

6

• A l’heure programmée votre poste sonne :

pour valider la réponse

Si vous êtes en ligne, l’afficheur clignote, une tonalité est
émise et vous percevez un bip. Après un troisième rappel
sans réponse, une demande de rappel temporaire sera
annulée mais un rappel permanent restera en mémoire.Si
votre poste est renvoyé sur un autre poste, le rappel ne
suit pas le renvoi.

• Pour annuler votre demande de rappel :

RdV

temporaire :

6.10

Connaître le numéro de votre téléphone

Appuyer deux fois sur cette touche.

68

Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-

6.11

parleur

Vous pouvez bénéficier de la diffusion d’une musique d’ambiance sur le haut­parleur de votre poste (selon configuration) :

poste au repos, vous entendez la musique

même touche pour annuler

La diffusion de musique s’arrête dès que vous êtes en
communication et reprend dès que vous avez raccroché.

6

Votre poste s’ajuste à vos besoins

69

Vot

6

6.12

Verrouiller votre poste

Ce service vous permet d’interdire l’établissement de toute communication
externe ainsi que toute modification de programmation de votre poste :

touche programmée ou code de la

fonction “Verrouillage/

déverrouillage”

vérouiller ou déverrouiller

votre poste

verrouiller ou déverrouiller
votre poste

70

nº de mot de passe

(4 chiffres)

nº de mot de passe

(4 chiffres)

Déclaration de conformité

howtoc

Nous,
France Télécom
6, place d’Alleray
75505 Paris Cedex 15
déclarons que les produits présentés dans cette notice sont présumés conformes
aux exigences essentielles de la Directive 1999/CE/5 du Parlement Européen et du
Conseil.

Toute modification non autorisée des produits annule cette déclaration de
conformité.

Au titre de cette directive parue au journal Officiel de la Communauté
Européenne du 07 Avril 1999, ces équipements peuvent être utilisés dans
l’ensemble des pays de la communauté Européenne, en Suisse et en Norvège.

- 89/336/CEE (compatibilité électromagnétique)

- 73/23/CEE (basse tension)

- 1999/5/CE (R&TTE)

3EH 21034 ZEAA Ed.01

71