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Manuel d'utilisation
Postes 4018IP/4019
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Manuel d’utilisation
How
Introduction
En choisissant un téléphone de la gamme 4018IP/4019, vous faites confiance à France Télécom : nous vous en remercions.
Votre poste vous apporte tous les avantages de sa nouvelle ergonomie, pour une communication plus performante.
Comment utiliser ce guide
Décrocher. Touche d’appel.
Raccrocher. Touche spécifique du clavier numérique.
c
b
def
a
3
2
o
n
m
jkl
6
5
Clavier numérique. Vue partielle de l’afficheur.
2
Signifie que la fonction est soumise à programmation. Si nécessaire, consulter votre installateur.
Réglage “moins”. Touche fixe.
Réglage “plus”. Touche MENU.
Écoute amplifiée,
mains libres.
Déplacer la touche de navigation vers le haut ou le bas.
Pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long); en cours de
communication, permet d'accéder aux différentes pages et de revenir aux écrans de
téléphonie.
De petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles.
Touche d'accès à la messagerie.
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Sommaire
Découvrir votre téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 6
1.
Téléphoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7
1.1 Etablir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7
1.2 Recevoir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7
1.3 Téléphoner en mode "Mains libres". . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7
1.4 Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) . . . . . . . . . . . . p. 7
1.5 Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise) . . . . . . . . . . . . . . p. 7
1.6 Appeler par le répertoire personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 8
1.7 Filtrage d’appel via la messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 8
1.8 Rappeler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 8
1.9 Faire une demande de rappel sur poste occupé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 8
1.10 Recevoir un appel interne en interphonie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 9
1.11 Émettre en fréquences vocales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 9
1.12 Vous isoler de votre correspondant (secret) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 9
2.
En cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10
2.1 Appeler un second correspondant en cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10
2.2 Recevoir un second appel en cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10
2.3 Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10
2.4 Transférer un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 11
2.5 Converser simultanément avec 2 correspondants (conférence). . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 11
2.6 Mettre votre correspondant en attente (garde) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 11
2.7 Mettre un correspondant externe en attente (parcage). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 11
2.8 Entrer en tiers dans une communication interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 12
2.9 Mémoriser un numéro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 12
2.10 Régler le niveau sonore . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 12
3.
L’Esprit d’Entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13
3.1 Recevoir la sonnerie des appels supervisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13
3.2 Répondre à la sonnerie générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13
3.3 Intercepter un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13
3.4 Répondre momentanément à la place de l’opératrice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13
3.5 Groupement de postes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14
3.6 Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14
3.7 Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14
3.8 Appeler un correspondant sur son haut-parleur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14
3.9 Envoyer un message écrit à un correspondant interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14
3.10 Envoyer une copie d’un message vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 16
3.11 Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 16
3.12 Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 16
Toc
4.
Rester en contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17
4.1 Choix des appels à renvoyer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17
4.2 Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17
4.3 Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17
4.4 A votre retour, consulter votre messagerie vocale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17
4.5 Activer/désactiver l’assistant personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
4.6 L’assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
4.7 Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne . . . . . . . . . p. 18
4.8 Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
4.9 Effectuer un renvoi sélectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18
4.10 Renvoyer les appels de votre groupement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 19
4.11 Annuler tous les renvois. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 19
4.12 Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation) . . . . p. 19
4.13 Ne pas être dérangé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 19
4.14 Laisser un message d’absence à vos appelants internes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 19
4.15 Consulter les messages écrits laissés en votre absence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 20
4.16 Notification des messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 21
5.
Gérer vos coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22
5.1 Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22
5.2 Connaître le coût d’une communication externe établie po
depuis votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22
6.
Votre poste s’ajuste à vos besoins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23
6.1 Initialiser votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23
6.2 Personnaliser votre accueil vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23
6.3 Modifier votre mot de passe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23
6.4 Configurer votre sonnerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23
6.5 Régler le contraste de votre écran. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24
6.6 Choisir la langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24
6.7 Appeler par le répertoire personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24
6.8 Programmer les touches d’appel direct . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24
6.9 Programmer un rappel de rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 25
6.10 Connaître le numéro de votre téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 25
6.11 Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 25
6.12 Verrouiller / Déverrouiller votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 25
6.13 Activer/désactiver le mode "casque forcé" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 26
ur un usager interne
Déclaration de conformité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 27
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Telephone
Découvrir votre téléphone
Combiné téléphonique
Clavier alphanumérique
Navigation
Qui suis-je
Verrou
Réglages
Navigateur Haut-Bas :
de texte lors de la saisie de caractères.
La page d’accueil se compose de :
• Informations sur l’état du poste (poste verrouillé, renvoi, ...),
• Date et heure,
• Fonctions de programmation et de configuration du poste.
permet de naviguer dans la page d'accueil, dans les menus ou dans une zone
Touches audios
Touche Raccrocher :
Touche Mains libres/Haut-parleur (4018IP) :
Touche Interphonie/Secret (4018IP).
Pour augmenter ou diminuer le volume du haut-parleur, du combiné ou de la sonnerie
Touches de fonction
Touche Messagerie pour accéder aux différents servic
le clignotement de cette touche signale la présence d'un nouveau message vocal ou d'un nouveau message texte.
Touche 'Bis':
4018IP
pour terminer un appel.
• Allumée fixe en mode mains libres ou en mode casque (appui court).
• Clignotement en mode haut-parleur (appui long).
• En conversation : appuyer sur cette touche pour que votre correspondant ne vous entende plus.
• Poste au repos : appuyer sur cette touche pour répondre automatiquement aux appels sans avoir à
décrocher.
• pour rappeler le dernier numéro émis (appui court).
• rappeler l'un des 10 derniers numéros (appui long).
pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher.
es de messagerie :
Fonctions accessibles (poste au repos) :
Qui suis-je
Liste de bis
Verrou
Rendez-vous
Renvoi
Réglages
Annuaire
.
D’autres fonctions sont accessibles suivant la configuration du système.
Touche OK :
OK
Touche Retour/Sortie :
également de corriger la saisie d’un caractère.
Touches de fonction et touches programmables
Touche Information :
configuration du poste.
Touche Répertoire :
ou double appui).
Touches de fonctions préprogrammées et touche programmable
Le voyant est allumé lorsque la fonction associée à la touche es
Le bloc de 6 touches est composé de :
Connaître le numéro de votre téléphone,
Rappeler l'un des 10 derniers numéros,
Verrouiller / Déverrouiller votre poste,
Programmer un rappel de rendez-vous,
Renvoyer vos appels. (renvoi immédiat, renvoi sur messagerie vocale, renvoi sur bip),
Configurer le poste (assistant personnel, affichage, sonnerie, messagerie vocale, ...),
Appeler votre correspondant par son nom.
permet de valider les différents choix et options proposés en cours de programmation ou de configuration.
pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long). Cette touche permet
permet d’obtenir des informations sur les touches pré-programmées, d’accéder à la programmation ou à la
touche répertoires pour accéder à votre répertoire personnel (appui court) ou à l'appel par le nom (appui long
deux touches de ligne,
une touche 'renvoi immédiat ou annulation du renvoi',
une touche 'conférence',
une touche 'transfert',
une touche d’appel direct à programmer.
Fonctions accessibles en cours de communication :
Attente
¤Fréq vocale
Vers repert
Annuaire
t activée.
Mettre votre correspondant en attente
(garde),
Émettre en fréquences vocales,
Enregistrer le numéro dans le répertoire
personnel,
Appeler un deuxième correspondant par son
nom.
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o
o
o
Téléphoner
1.1
Etablir un appel
def
abc
3
2
mn
jkl
6
5
numéroter
directement
touche d’appel
programmée
Pour un appel à l’extérieur, composer le numéro d'accès à l'extérieur avant le numéro
de votre correspondant. 0 est le code par défaut pour accéder au réseau téléphonique
public.
Pour le standard, composer le '9' (par défaut).
1.2
Recevoir un appel
def
abc
3
2
mn
jkl
6
5
décrocher nº de votre
correspondant
conv.
vous êtes en
communication
Other
mains libres
uniquement)
(4018IP
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
nº de votre
correspondant
En cours de communication :
conv.
vous êtes en
communication
En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre combiné sans interrompre
l’appel.
Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) -
1.4
Écoute amplifiée
conv.
vous êtes en
communication
régler le volume
(9 niveaux)
appui court
la touche Haut-Parleur clignote
activer le haut-parleur
(appui long)
La touche s'éteint
désactiver le haut-
parleur (appui long)
décrocher mains libres
1.3
Téléphoner en mode 'Mains libres' (4018IP uniquement)
poste au repos :
appui court
(4018IP
uniquement)
vous êtes en position
appuyer sur la touche
de ligne dont la diode
associée est allumée
mains libres
un appui court sur la touche haut-parleur permet de passer en mode main-libre (voyant
allumé fixe).
1.5
Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise)
OK
appui long
ou double
appui
premières
lettres du nom
de votre
sélectionner le nom
dans la liste proposée
correspondant
La saisie du nom de votre correspondant se fait en mode prédictif. Dans ce mode, saisir chaque lettre du nom par un seul appui
sur la touche du clavier contenant cette lettre.
7
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o
o
Téléphoner
1.6
Appeler par le répertoire personnel
def
abc
3
2
mn
jkl
6
5
appui court appuyer
directement sur la
touche
sélectionner le
correspondant à
appeler
OK
lancer l’appel
programmée (0 à 9)
1.7
Filtrage d’appel via la messagerie vocale (4018IP uniquement)
Ce service permet de filtrer les appels arrivant sur votre messagerie vocale. Lorsque la personne dépose son message vous pou
entrer en communication avec elle.
• Activer le filtrage :
def
abc
3
2
mn
jkl
6
5
touche programmée
'filtrage
messagerie vocale'
entrer votre mot
de passe
même touche pour arrêter
l’écoute et désactiver le
filtrage
• A la réception d’un appel :
appel
vous entendez la personne
déposer son message
nom ou nº de
l’appelant
vez
1.8
Rappeler
Rappeler le dernier numéro composé (bis):
touche 'Bis' (appui court)
Rappeler l'un des 10 derniers numéros:
touche 'Bis' (appui long)
sélectionner le n° parmi
lancer l’appel
les 10 derniers émis
1.9
Faire une demande de rappel sur poste occupé
votre correspondant est
occupé
rappel du dernier numéro
Liste de bis
OK
¤Rappeler
OK
OK
pour prendre l'appel pour arrêter
l’écoute seulement
8
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1
Téléphoner
1.10
Recevoir un appel interne en interphonie (4018IP uniquement)
Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu’un correspondant interne appelle, vous êtes alors directement connecté
en mode mains libres. L’afficheur indique l’identité de l’appelant.
• Pour activer - poste au repos :
la diode associée s’allume
Lorsque votre correspondant raccroche, le mode interphonie est toujours activé.
• Pour désactiver - poste au repos :
La diode associée s'éteint
1.11
Émettre en fréquences vocales
En cours de communication, vous devez parfois émettre des codes en fréquences vocales, par exemple dans le cadre d’un serv
vocal, d’un standard automatique ou d’un répondeur consulté à distance.
conv.
¤Fréq vocale
OK
eur
1.12
Vous isoler de votre correspondant (secret)
Vous entendez votre correspondant mais il ne vous entendra plus :
conv.
vous êtes en
communication
reprendre la
conversation
désactiver le micro
La touche s'éteint
La touche s'allume
vous êtes en
communication
La fonction est activée par défaut.
activer 'FV'
9
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2
o
2.1
conv.
vous êtes en
communication
En cours de communication
Other
Appeler un second correspondant en cours de communication
×Fréq vocale
désactiver ’FV’ nº du second
correspondant
le premier
correspondant
est mis en attente
• Autres méthodes pour appeler un second correspondant :
Rappeler l'un des 10 derniers numéros (appui long).
Appeler par votre répertoire personnel (Nº Individuel)
(appui long ou double appui sur la touche répertoire)
2.2
Recevoir un second appel en cours de communication
• Un second correspondant cherche à vous joindre :
def
abc
3
2
mn
jkl
6
5
conv.
vous êtes en
communication
Répondre à l’appel affiché :
appel
nom ou n° de l'appelant
pendant 3 secondes
le premier correspondant est mis
en attente
le voyant
lumineux clignote
touche d’appel
dont l’icone
clignote
• Pour retrouver votre premier correspondant et mettre fin à la conversation en cours :
conv.
Annuaire
Appeler votre correspondant par son nom.
OK
Touche d’appel programmée.
• Pour annuler votre second appel et retrouver le premier :
conv.
vous êtes en
communication
En cas de fausse manœuvre, raccrochez : votre poste sonne et
premier correspondant.
touche de ligne
dont le voyant
clignote
vous retrouvez votre
10
vous êtes en
communication
touche associée à
l'icone 'appel en
attente'
2.3
Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient)
En communication, un deuxième correspondant est en attente.
Pour le reprendre :
votre premier correspondant est
mis en attente
le voyant
lumineux
clignote
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2
o
o
2.4
Transférer un appel
• Vous voulez transférer votre correspondant sur un autre poste :
En cours de communication
Si à l’issue de la conférence, vous voulez laisser vos deux correspondants en liaison :
conv.
vous êtes en
communication
3
2
mn
jkl
6
5
n° du 2ème
poste
le premier correspondant est mis
en attente
def
abc
• Si le destinataire du transfert répond :
touche programmée
'transfert'
Vous pouvez aussi transférer votre appel immédiatement, sans attendre la réponse de votre correspondant.
Le transfert entre deux correspondants externes n’est génér
(dépend du pays concerné et de la programmation du système).
2.5
Converser simultanément avec 2 correspondants (conférence)
alement pas autorisé
En communication avec un correspondant, un deuxième est en attente :
conv.
vous êtes en
communication
touche programmée
'conférence'
Annuler la conférence et rester avec votre second correspondant (votre premier correspondant est mis en attente) :
annuler la conférence touche programmée
'transfert'
2.6
Mettre votre correspondant en attente (garde)
• Mise en garde exclusive :
vous êtes en conversation avec un correspondant. Vous voulez le mettre en attente et le reprendre ultérieurement sur le même
poste.
conv.
Attente
OK
votre correspondant est mis en
attente
vous êtes en
communication
• Reprendre le correspondant en garde :
conv.
touche de ligne dont
le voyant clignote
2.7
Mettre un correspondant externe en attente (parcage)
Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprendre à partir d’un autre poste :
conv.
Parquer com.
OK
touche programmée
'conférence'
Raccrocher avec tous vos correspondants :
11
vous êtes en
communication
• Pour retrouver votre correspondant parqué :
touche programmée
'interception d'appel de poste'
Si la communication mise en parcage n’est pas reprise dans un temps donné (1mn 30
par défaut), elle est aiguillée vers l’opératrice.
nº du poste à
l’origine du parcage
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
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2
o
En cours de communication
2.8
Entrer en tiers dans une communication interne
Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste n’est pas
la conversation en cours :
“protégé”, vous pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans
touche programmée
'Entrée en tiers'
• Se protéger contre l’entrée en tiers :
def
abc
3
2
mn
jkl
6
5
touche programmée
entrer le numéro
'protection d'une
communication'
La protection disparaît lorsque vous raccrochez.
2.9
Mémoriser un numéro
En cours de communication, pour enregistrer le numéro sur une touche d'appel :
* Saisir le nom de votre correspondant (6 caractères maximum) :
def
abc
3
2
mno
jkl
6
5
Saisir du texte : les touches du clavier numérique
comportent des lettres que vous pouvez afficher
par appuis successifs.
Positionner le curseur dans le champ de saisie.
Effacer le dernier caractère tapé.
def
abc
3
2
#
2.10
Saisir un chiffre (touches 0 à 9).
mno
jkl
6
5
Régler le niveau sonore
En communication, pour régler le niveau sonore du haut-parleur ou du combiné:
conv.
vous êtes en
régler le niveau sonore
communication
conv.
vous êtes en
communication
saisir le nom de
votre
correspondant*
OK
Vers repert
affichage du numéro
OK
OK
valider valider
OK
sélectionner la
touche à
programmer (0 à 9)
12
Page 13
3
o
3.1
Recevoir la sonnerie des appels supervisés
Pour percevoir les bips correspondant aux appels destinés à un autre poste :
touche programmée
“Sonnerie d’appel
L’Esprit d’Entreprise
Other
même touche pour
annuler
supervisé”
• Si le poste n’appartient pas au même groupement que vous :
def
abc
3
2
mn
jkl
6
5
touche programmée
'interception
nº du poste qui
sonne
d'appel de poste'
3.2
Répondre à la sonnerie générale
En l’absence de l’opératrice, les appels externes qui lui sont destinés peuvent aboutir à une sonnerie générale. Pour répondre :
conv.
vous êtes en
communication
3.3
Intercepter un appel
Vous entendez un poste sonner dans un autre bureau où personne ne peut répondre. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez
répondre à partir de votre poste.
touche programmée
'interception sonnerie générale'
• Si le poste qui sonne appartient au même groupe d’interception que vous :
touche programmée
'interception d'appel
de groupe'
Par programmation du système, certains postes peuvent être protégés contre
l’interception.
3.4
Répondre momentanément à la place de l’opératrice
A chaque communication externe destinée au standard, votre poste sonnera et vous pourrez répondre à l’appel :
votre poste sonnera en même
temps que le standard
touche
programmée
même touche
pour annuler
“Aide
opératrice”
• A chaque appel pour le standard :
un appel pour le standard sonne sur
votre poste
touche programmée
“Aide opératrice”
13
Page 14
3
o
o
o
o
L’Esprit d’Entreprise
3.5
Groupement de postes
• Appel de postes d’un groupement :
Certains postes peuvent faire partie d’un groupement, vous pouvez les joindre en composant le numéro du groupement.
def
abc
3
2
mn
jkl
6
5
n° du groupement à appeler
• Sortir temporairement de votre groupement de poste/Réinté
grer votre groupement :
touche
programmée
'sortie de
groupement'
L’appartenance d’un poste à un groupement n’a aucune incidence sur la gestion de ses
appels directs. Vous pouvez toujours joindre un poste précis du groupement par son
propre numéro.
Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif
3.6
(bip)
Le poste de votre correspondant ne répond pas et vous savez qu’il dispose d’un récepteur portatif :
3.7
Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif
Vous pouvez répondre au “bip” sonore en utilisant n’importe quel poste de l’entreprise.
def
votre récepteur portatif
sonne
touche programmée
'réponse à la
abc
3
2
mn
jkl
6
5
nº de votre
groupement
recherche de
personne'
3.8
Appeler un correspondant sur son haut-parleur
Votre correspondant interne ne répond pas. Vous pouvez, si vous y êtes autorisé, “décrocher” son poste à distance :
libre
Répons Forcé
OK
votre
correspondant ne
répond pas
vous êtes connecté sur le haut-parleur du poste de votre
correspondant (s’il possède la fonction mains libres)
libre
votre
correspondant ne
répond pas
affichage de la recherche en cours
Votre correspondant peut répondre à partir de n’importe quel poste de l’entreprise.
touche programmée
'recherche de
personne'
14
3.9
Envoyer un message écrit à un correspondant interne
def
abc
3
EnvoyerTxt
OK
2
mn
jkl
6
5
nº du poste
destinataire
• Message prédéfini :
OK
Alleràmsg
sélectionner le
message à
envoyer (01 à 27)
OK
entrer le n° du
message à
envoyer (01 à 27)
def
abc
3
2
mn
jkl
6
5
OK
valider
votre choix
Page 15
3
L’Esprit d’Entreprise
*Créer un message personnel temporaire :
changer la langue du message envoyer le
• Message personnel :
NouveauMsg
Langue
OK
OK
créer un message
personnel temporaire*
OK
message
envoyer le
message
def
abc
3
2
mno
jkl
6
5
Saisir du texte : les touches du clavier numérique
comportent des lettres que vous pouvez afficher
par appuis successifs.
Positionner le curseur dans le champ de saisie.
Effacer le dernier caractère tapé.
def
abc
3
2
#
Saisir un chiffre (touches 0 à 9).
mno
jkl
6
5
• Les 27 messages sont les suivants :
1 RAPPELEZ 15 REUNION LE xx xx xx (*)
2 RAPPELEZ DEMAIN 16 REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*)
3 RAPPELEZ A xx : xx (*) 17 ABSENT UN INSTANT
4 RAPPELEZ LE xx xx xx (*) 18 ABSENT POUR LA JOURNEE
5 RAPPELEZ LE STANDARD 19 ABSENT, RETOUR A xx : xx (*)
6 APPELEZ SECRETAIRE 20 ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*)
7 JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) 21 EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*)
8 JOIGNEZ PAR BIP 22 RENDEZ-VOUS EXTERIEUR
9 PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES 23 A L’EXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*)
10 PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER 24 JE SUIS EN SALLE Nº xxxx (*)
11 VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI 25 EN REUNION - NE PAS DERANGER
12 VISITEURS EN ATTENTE 26 EN PAUSE DEJEUNER
13 VOUS ETES ATTENDU A L’ACCUEIL 27 MALADE
14 REUNION A xx : xx (*) (*) Messages à compléter via le clavier numérique
15
Page 16
3
o
o
o
o
o
L’Esprit d’Entreprise
3.10
Envoyer une copie d’un message vocal
Consulter
Voix
OK
OK
choisir le message
à copier par appuis
successifs
def
abc
3
2
mn
jkl
6
5
nº du poste
destinataire
#
envoyer le
message
Ajouter
ajouter un destinataire envoyer le message
• * Pour enregistrer un commentaire :
def
abc
3
2
mn
jkl
6
5
mot de passe
enregistrer un commentaire*
OK
affichage du nombre de
nouveaux et d’anciens
Envoi copie
Enregistrer
Envoyer msg
messages
OK
OK
OK
3.11
Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion
def
abc
3
Voix
OK
2
mn
jkl
6
5
Envoyer msg
mot de passe
def
abc
3
2
mn
jkl
6
5
nº du poste
OK
Ajouter
OK
autres destinataires si nécessaire
destinataire
Enregistrer
démarrer l’enregistrement du
message
Stop
fin de
OK
OK
enregistrement
enregistrement en
cours
Ecouter
réécouter le message
OK
l’enregistrement
Enregistrer
OK
OK
OK
Enregistrer
démarrer l’enregistrement du
commentaire
#
fin de
l’enregistrement
Enregistrer
réenregistrer un commentaire envoyer le message
OK
Ecouter
réécouter le commentaire
OK
enregistrement
enregistrement en
cours
OK
OK
OK
16
réenregistrer un message valider
3.12
Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe de postes
Ce message, ne nécessitant pas de réponse, est diffusé sur les haut-parleurs des postes de votre groupe de diffusion :
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
parlez, vous disposez de 20
secondes
nº du groupe
de diffusion
Seuls les postes au repos et équipés de haut-parleurs entendent le message.
Page 17
4
o
o
4.1
Choix des appels à renvoyer
Rester en contact
Other
4.3
Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale
Lors de l’activation d’un renvoi, vous pouvez choisir le type d’appels que vous souhaitez renvoyer : externes, internes, tous, ...
Renvoi
sélectionner la fonction
'Renvoi'
si le type d'appel renvoyé ne
convient pas
OK
Ext/Int
selectionner le type d'appel
OK
Ext/Int
Tout appel
le type d’appel renvoyé
s’affiche
tous les appels
Internes
Externes
OK
le nouveau type d’appel
renvoyé s’affiche
appels internes ou externes valider
4.2
Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat)
Ce numéro peut être celui d’un domicile, d’un portable, d’un téléphone de voiture, de votre messagerie vocale ou bien celui d’un
poste interne (opératrice, etc.).
def
abc
3
Renvoi
OK
sélectionner la fonction
'Renvoi'
OK
Immédiat
OK
l’acceptation du renvoi
s’affiche
2
mn
jkl
6
5
nº du
destinataire
sélectionner le n°
de votre choix
Renvoi
OK
Immédiat
OK
sélectionner la fonction
'Renvoi'
4.4
A votre retour, consulter votre messagerie vocale
Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages.
def
abc
3
Voix
OK
2
mn
jkl
6
5
mot de passe
Consulter
OK
sélectionner le
message de votre
choix
Ecouter
OK
Effacer
écouter le message effacer le message
Appeler
rappeler l’auteur du
message
OK
Envoi copie
envoyer une copie de
message
l’acceptation du renvoi
s’affiche
affichage du nombre de nouveaux et
d’anciens messages
affichage du nom de l’émetteur, de la date,
de l’heure et du rang du message
OK
OK
Vous pouvez continuer à passer vos appels. Seul le poste destinataire peut vous
joindre.
17
Page 18
4
o
Rester en contact
4.5
Activer/désactiver l’assistant personnel
Réglages
ON/OFF
4.6
L’assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre
Réglages
OK
OK
OK
Assistant
Activer
Assistant
OK
OK
OK
choisir le type de renvoi
N° Interne
OK
saisir le nº d’un collègue ou
N° externe
saisir un numéro externe
de votre assistante ou
autre
Affichage de l’état de
l’assistant personnel
Désactiver
Menu
OK
OK
OK
Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de
4.7
personne
Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans l’entreprise :
Renvoi
OK
Sur bip
OK
sélectionner la fonction
#
'Renvoi'
l’acceptation du renvoi
s’affiche
touche programmée
'renvoi sur la recherche
de personne'
4.8
Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste
Vous souhaitez que vos appels vous suivent :
vous devez activer la fonction à partir du poste destinataire du renvoi.
def
abc
3
Renvoi
OK
sélectionner la fonction
Suivez-moi
OK
2
mn
jkl
6
5
nº de votre poste
'Renvoi'
N° mobile
saisir le n° de votre
téléphone Mobile 4076 ou
de votre DECT
OK
Opérateur
OK
activer / désactiver le
transfert vers le standard
18
l’acceptation du renvoi
s’affiche
4.9
Effectuer un renvoi sélectif
Vous pouvez renvoyer sélectivement vos appels en fonction de l’identité de l’appelant :
l’acceptation du renvoi s’affiche
touche
programmée
'renvoi sélectif'
Page 19
4
o
o
o
Rester en contact
4.10
Renvoyer les appels de votre groupement
Vous pouvez renvoyer tous les appels destinés à votre groupeme
def
abc
3
2
mn
jkl
6
5
touche programmée
'Renvoi des appels
nº du destinataire
du renvoi
nt vers un destinataire interne :
l’acceptation du renvoi s’affiche
de groupement'
4.11
Annuler tous les renvois
appuyer sur la
touche de
Renvoi
OK
sélectionner la fonction
'Renvoi'
Annul renvoi
fonction 'renvoi
d'appel'
Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication
4.12
(renvoi sur occupation)
Vos correspondants pourront ainsi joindre un autre poste lorsque vous êtes déjà en ligne.
abc
Renvoi
OK
sélectionner la fonction
'Renvoi'
Si occupé
OK
2
jkl
5
nº destinataire
du renvoi
4.13
Ne pas être dérangé
Vous pouvez rendre votre poste momentanément inaccessible à tout appel.
Renvoi
OK
Pas déranger
OK
l’acceptation du renvoi
s’affiche
sélectionner la fonction
'Renvoi'
Le message 'Ne pas déranger' s'affiche sur le poste des correspondants qui cherchent à
vous joindre.
4.14
OK
Laisser un message d’absence à vos appelants internes
Vous pouvez laisser sur votre poste un message qui sera envoyé sur l’écran-afficheur du poste qui vous appelle.
Renvoi
OK
Texte
OK
sélectionner la fonction
'Renvoi'
• Message prédéfini :
def
abc
3
OK
def
3
n
m
6
sélectionner le
message à
Alleràmsg
OK
envoyer
(01 à 27)
2
mn
jkl
6
5
entrer le n° du
message à
envoyer (01 à
27)
OK
valider
votre choix
l’acceptation du renvoi s’affiche
Langue
OK
OK
changer la langue du message envoyer le
message
• Message personnel:
Alleràmsg
OK
créer un message
personnel temporaire*
envoyer le
message
19
Page 20
4
Rester en contact
*Créer un message personnel temporaire :
def
abc
3
2
mno
jkl
6
5
Saisir du texte : les touches du clavier numérique
comportent des lettres que vous pouvez afficher
par appuis successifs.
Positionner le curseur dans le champ de saisie.
Effacer le dernier caractère tapé.
def
abc
3
2
#
Saisir un chiffre (touches 0 à 9).
mno
jkl
6
5
• Les 27 messages sont les suivants :
1 RAPPELEZ 15 REUNION LE xx xx xx (*)
2 RAPPELEZ DEMAIN 16 REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*)
3 RAPPELEZ A xx : xx (*) 17 ABSENT UN INSTANT
4 RAPPELEZ LE xx xx xx (*) 18 ABSENT POUR LA JOURNEE
5 RAPPELEZ LE STANDARD 19 ABSENT, RETOUR A xx : xx (*)
6 APPELEZ SECRETAIRE 20 ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*)
7 JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) 21 EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*)
8 JOIGNEZ PAR BIP 22 RENDEZ-VOUS EXTERIEUR
9 PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES 23 A L’EXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*)
10 PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER 24 JE SUIS EN SALLE Nº xxxx (*)
11 VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI 25 EN REUNION - NE PAS DERANGER
12 VISITEURS EN ATTENTE 26 EN PAUSE DEJEUNER
13 VOUS ETES ATTENDU A L’ACCUEIL 27 MALADE
14 REUNION A xx : xx (*) (*) Messages à compléter via le clavier numérique
4.15
Consulter les messages écrits laissés en votre absence
Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages.
nombre de
messages reçus
affichage du nom de
l’émetteur, de la date, de
l’heure et du rang du
message
LireTexte
OK
Pendant l’affichage des informations :
OK
Rappeler l’émetteur du message (le message s’efface
automatiquement après l’appel).
Message suivant.
Message précédent.
Pendant la consultation d’un message, l’appui sur la touche 'i' permet d’accéder aux fonctionnalités suivantes (
Effacer
Effacer le message.
) :
20
Appeler
EnvoyerTxt
Vers repert
Rappeler l’auteur du message.
Envoyer un message écrit à un correspondant interne.
Enregistrer le numéro de l'émetteur dans votre répertoire.
Quitter la consultation.
Page 21
4
4.16
Notification des messages
Un message est déposé dans votre boîte vocale mais vous n'êtes pas à votre bureau. Vous pouvez configurer votre poste de façon
à recevoir une notification de message sur un autre poste.
Rester en contact
Réglages
OK
Notification
OK
• Activer/désactiver la notification des messages :
ON/OFF
OK
Activer
Désactiver
• Saisir le numéro du poste sur lequel recevoir la notification :
def
abc
3
Numéro
OK
2
mno
jkl
6
5
entrer le numéro valider
• Modifier la plage horaire :
il est possible de modifier la plage horaire pendant laquelle la notification est active.
def
abc
3
Horaires
OK
2
mno
jkl
6
5
modifier les
OK
valider
horaires
OK
OK
21
Page 22
5
o
o
o
Gérer vos coûts
Other
Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes
5.1
clients
Vous pouvez imputer le coût de vos communications externes sur des numéros de comptes associés à vos clients.
touche programmée
'nouveau code
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
entrer le numéro
du destinataire
mot de passe de ce
poste interne
entrer le numéro
du correspondant
def
abc
3
2
n
m
jkl
6
5
affaire'
• Pour ajouter ou modifier un code affaire en cours de communication :
touche programmée “Code affaire actuel”
Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager
5.2
interne depuis votre poste
conv.
votre correspondant est
mis en attente
touche programmée
'Rappel de
taxation'
• En fin de communication, vous êtes rappelé et vous pouvez :
1. Lire les informations relatives à la communication (coût, durée, nombre de
taxes...).
OK
OK
nom de l’usager interne et coût de
la communication
2. Imprimer un ticket de taxation. 3. Terminer la consultation.
Imprimer
OK
OK
OK
def
abc
3
2
mn
jkl
6
5
nº externe
demandé
Transfert
OK
transfert de l’appel à votre
correspondant en attente
22
Page 23
6
o
o
Votre poste s’ajuste à vos besoins
Other
6.3
Modifier votre mot de passe
6.1
Initialiser votre messagerie vocale
Le voyant lumineux
clignote
Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller
votre téléphone.
6.2
Personnaliser votre accueil vocal
Entrer votre mot de passe puis
enregistrer votre nom selon les
instructions du guide vocal
Vous pouvez remplacer l’annonce d’accueil par défaut par une annonce personnelle :
Réglages
enregistrement
OK
Boîte vocale
OK
Message pers
OK
enregistrement en
cours
Pendant la consultation d’un message, l’appui sur la touche 'i' permet d’accéder aux fonctionnalités suivantes ( ) :
Stop
Pause
Enregistrer
Pour arrêter l’enregistrement.
Pour interrompre momentanément l'enregistrement.
Pour enregistrer à nouveau le message.
Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller votre téléphone.
Réglages
def
abc
3
2
mn
jkl
6
5
ancien code
(4 chiffres)
OK
def
abc
3
2
mn
jkl
6
5
nouveau code
(4 chiffres)
Mes Options
OK
OK
l’afficheur vous demande de
confirmer le nouveau code
Mot de passe
suivre les instructions
du guide vocal
Tant que votre messagerie vocale n’a pas été initialisée, le mot de passe est 1515.
6.4
Configurer votre sonnerie
T
Choisir la mélodie :
Réglages
Mélodie
OK
OK
Mon poste
sélectionner la mélodie
OK
valider votre choix
Sonnerie
OK
de votre choix
(16 mélodies)
T
Régler le volume de la sonnerie :
OK
OK
Volume
OK
sélectionner le volume de
OK
valider votre choix
votre choix
(12 niveaux)
23
Page 24
6
o
o
Votre poste s’ajuste à vos besoins
T Activer / désactiver le mode réunion (sonnerie progressive) :
Progressive
OK
Activer Désactiver
pour activer pour désactiver valider votre choix
T Activer/désactiver le mode sonnerie discrète :
Bips
OK
Activer
pour activer pour désactiver valider votre choix
T Régler le volume de la sonnerie pendant la présentation d'un appel :
appel
votre poste sonne régler le volume de la sonnerie
6.5
Régler le contraste de votre écran
Réglages
OK
Mon poste
OK
Désactiver
Contraste
OK
OK
OK
6.6
Choisir la langue
Langue
Réglages
OK
OK
sélectionner la
Mes Options
OK
OK
valider votre choix
langue de votre
choix
6.7
Programmer votre répertorie personnel
OK
def
abc
3
2
mno
jkl
6
5
OK
def
abc
3
2
mn
jkl
6
5
appui court saisir le nom* saisir le numéro
* Saisir le nom :
def
abc
3
2
mno
jkl
6
5
Saisir du texte : les touches du clavier numérique
comportent des lettres que vous pouvez afficher
par appuis successifs.
OK
régler le contraste de votre
écran
24
Positionner le curseur dans le champ de saisie.
Effacer le dernier caractère tapé.
def
abc
3
2
#
6.8
Saisir un chiffre (touches 0 à 9).
mno
jkl
6
5
Programmer les touches d’appel direct
une touche d’appel
direct à programmer
abc
2
jkl
5
saisir le numéro
def
3
OK
mn
6
Page 25
6
o
o
o
Votre poste s’ajuste à vos besoins
6.9
Programmer un rappel de rendez-vous
Vous pouvez définir l’heure d’un rappel temporaire (une fois dans les 24 heures) ou d’un rappel permanent (tous les jours à la
même heure).
• Programmation d’un rappel de rendez-vous temporaire :
def
abc
3
Rendez-vous
OK
2
n
m
jkl
6
5
composer l’heure
du rendez-vous
OK
valider l'heure
de rendez-vous
• Programmation d’un rappel de rendez-vous permanent :
def
abc
3
Rendez-vous
OK
Choix
OK
2
mn
jkl
6
5
composer l’heure
du rendez-vous
OK
valider l'heure
de rendez-vous
• A l’heure programmée votre poste sonne :
OK
Si vous êtes en ligne, l’afficheur clignote et une tonalit
rappel sans réponse, une demande temporaire est
permanente reste en mémoire.
Si votre poste est renvoyé sur un autre poste, le rappel de rendez-vous ne suit pas le
renvoi.
é est émise. Après un troisième
annulée mais une demande
• Pour annuler votre demande de rappel de rendez-vous temporaire :
6.10
Connaître le numéro de votre téléphone
Qui suis-je
OK
double appui
6.11
Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur
Vous pouvez bénéficier de la diffusion d’une musique d’ambiance sur le haut-parleur de votre poste (selon configuration) :
OK
poste au repos, vous entendez la
musique
(appui long)
même touche pour annuler
(Appui long)
La diffusion de musique s’arrête dès que vous êtes en communication et reprend dès
que vous avez raccroché.
6.12
Verrouiller / Déverrouiller votre poste
Rendez-vous
OK
se positionner en fin
effacer l’heure du
de ligne
• Pour annuler votre demande de rappel de rendez-vous permanent :
Rendez-vous
OK
OK
se positionner
en fin de ligne
rendez-vous
du rendez-vous
OK
effacer l’heure
OK
25
Verrou
OK
entrer votre mot de passe
def
abc
3
2
mn
jkl
6
5
votre poste est
verrouillé/déverrouillé
Page 26
6
6.13
Activer/désactiver le mode 'casque forcé'
Le mode 'casque forcé' est à activer dès lors qu'un casque est installé à la place du combiné;.
Votre poste s’ajuste à vos besoins
Réglages
OK
Activer
activer/désactiver le mode 'casque forcé'
Mon poste
Désactiver
OK
OK
Casque forcé
OK
26
Page 27
Déclaration de conformité
Indépendamment de la garantie légale dont il bénéficie, cet appareil est garanti un an, pièces
et main-d’œuvre, à compter de la date figurant sur votre facture.
La présentation de la facture sera exigée lorsque la garantie sera invoquée. Toutefois, cette
garantie ne s’applique pas : en cas d’utilisation non conforme aux instructions figurant dans
ce manuel utilisateur, de défauts ou détériorations provoqués par l'usure naturelle, de
détériorations provenant d’une cause extérieure à l’appareil (ex : choc, chute, exposition
à une source d'humidité, etc.), d’une installation non conforme ou de modifications ou de
réparations réalisées par des personnes non agréées par le fabricant ou le revendeur.
Attention, ne mettez jamais votre poste téléphonique en contact avec l'eau. Toutefois,
pour nettoyer votre poste, vous pouvez utiliser un chiffon doux légèrement humidifié.
N'utilisez jamais de solvants (trichloréthylène, acétone, etc.) qui risquent d'endommager
les surfaces plastiques de votre poste. Ne jamais vaporiser de produits nettoyants.
L'écouteur du combiné peut attirer des objets métalliques pouvant être dangereux pour
l'oreille.
Les libellés ne sont pas contractuels et peuvent être soumis à des modifications. Certaines
fonctions de votre poste dépendent de la configuration du système et de l’activation d’une
clé logicielle.
how to c
Déclaration de conformité
Nous, France Télécom, déclarons que le poste 4018IP ou 4019 est présumé conforme
aux exigences essentielles de la Directive 1999/5/CE du Parlement Européen et du Conseil.
Toute modification non autorisée des produits annule cette déclaration de conformité
Au titre de cette directive parue au journal Officiel de la Communauté Européenne
du 07 Avril 1999, ces équipements peuvent être utilisés dans l'ensemble des pays de la
communauté Européenne, en Suisse et en Norvège.
Puissance consommée en veille = 3,5 W.
Pour contacter votre service après-vente, composez le
.
27
France Télécom
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