Neopost IS-420 User Manual [de]

IS-420
INKJET-FRANKIERMASCHINE
BEDIENUNGSANLEITUNG
4140886X/B
01/08/2008
ORIG0230-1
KUNDENSPEZIFIKATIONEN
CREDIFON-
Kundendienst
Für die Behebung von technischen Störungen an der Frankiermaschine, wenden Sie sich an folgenden Kontakt:
FIRMA : NEOPOST GmbH & Co KG TELEFON : Service: 01805-225 325
Infoline: 0800-179 179 1
4140886X/B
01/08/2008
FAX : 089-516 891 171 ANSCHRIFT : NEOPOST GmbH & Co KG
Landberger Str. 154 80339 München
BEDIENFELD
ORIG0230-2
BEDIENFELD
(siehe Bedienungsanleitung Teil 2.3)
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01/08/2008
ORIG0230-3
4140886X/B - 01/08/2008
4140886X/B
01/08/2008
ORIG0230-4
Inhaltsverzeichnis
1 Wichtige Hinweise 1
1.1 Inhalt dieses Handbuchs.....................................................3
1.2 Sicherheitsanforderungen...................................................6
1.3 Umgebungsbedingungen..................................................10
2 Informationen zu Ihrem Frankiersystem 1
2.1 Systemlayout.......................................................................3
2.2 Anschlussmöglichkeiten......................................................5
2.3 Bedienfeldlayout..................................................................7
2.4 Energieverwaltung ............................................................10
2.5 Postgutspezifikationen......................................................11
3 Verarbeiten von Postsendungen 1
3.1 Auswählen eines Druckmodus............................................3
3.2 Vorbereiten und Starten Ihrer Arbeitssitzung......................5
3.3 Verarbeiten von [Standard]-Postgütern.............................11
3.4 Verarbeiten von Postgütern im [Eingang]-Modus .............19
3.5 Verarbeiten von Postgütern im [Druck AUS]-Modus.........22
3.6 Eingabendetails.................................................................25
3.7 Ergänzende Vorgänge......................................................41
4 Abrechnungsvorgänge 1
4.1 Überblick.............................................................................3
4.2 Verwalten von Vorgaben.....................................................4
4.3 Entsperren des PSD (Überprüfung)....................................6
5 Verwalten von Kostenstellen und Zugriffsrechten 1
5.1 Kostenzuordnung und Zugriffsrechte Überblick..................3
5.2 Auswählen eines 'Kostenstellenmodus ' .............................4
5.3 Richtlinien zum Implementieren eines Kostenstellenmodus. 5
5.4 Auswählen eines Kostenstellenmodus................................8
5.5 Verwalten der Kostenstellen ..............................................9
6 Berichte 1
6.1 Berichtsüberblick.................................................................3
6.2 Erstellen von Berichten.......................................................5
6.3 Zählerdaten.........................................................................7
6.4 Systemdaten.......................................................................9
6.5 Vorgabe-Übersicht............................................................12
6.6 Kostenstellendaten............................................................14
7 Online Services 1
7.1 Übersicht über Online Services ..........................................3
7.2 Verbinden mit Online Services............................................4
7.3 Online Services des Systems.............................................8
7.4 Aktualisieren der Systemsoftware.......................................9
8 Konfiguration des Frankiersystems 1
8.1 Eingabenübersicht..............................................................3
8.2 An-/Abmelden als Manager ...............................................4
8.3 Wechseln der Anzeigesprache...........................................6
8.4 Aktivieren/Deaktivieren Akustische Signale .......................7
8.5 Anpassen des Kontrasts der Anzeige.................................8
8.6 System Ein-Abschaltzeiten und Eingaben..........................9
8.7 Vorgabewarnungen und PIN-Code ..................................12
8.8 Wiegeeingaben.................................................................14
8.9 EKP-/JOB-Eingaben.........................................................21
8.10 Standardeingaben für Abdrucke.......................................23
8.11 Abdruckspeicher...............................................................28
8.12 Verbindungen....................................................................30
9 Optionen und Aktualisierungen 1
9.1 Vorgang für Optionen und Aktualisierungen.......................3
9.2 Verwalten von Optionen......................................................4
9.3 Verwalten von Zusatztexten................................................6
9.4 Verwalten der Werbeklischees ..........................................8
9.5 Verwalten von EKP-/JOB-Nummern.................................10
9.6 Verwalten von Gebühren..................................................13
9.7 Verwenden des Postfachs................................................15
10 Wartung des Frankiersystems 1
10.1 Warten der Farbkartusche .................................................3
10.2 Reinigen der automatischen Zuführung............................10
10.3 Ausführen des Installations- Assistenten..........................11
11 Problembehandlung 1
11.1 Papier Stau ........................................................................3
11.2 Frankierstreifen Stau ..........................................................4
11.3 Wiegeprobleme...................................................................5
11.4 Diagnose und Systemdaten................................................6
12 Spezifikationen 1
12.1 Allgemeine Spezifikationen ................................................3
12.2 Betriebsspezifikationen.......................................................4
Index 1
Wichtige Hinweise
1 Wichtige Hinweise
In diesem Abschnitt sind wichtige Informationen über Sicherheitsvorkehrungen und umgebungsbedingte Empfehlungen enthalten, um Ihr Gerät unter den bestmöglichen Bedingungen zu bedienen.
1.1 Inhalt dieses Handbuchs......................................3
1.2 Sicherheitsanforderungen....................................6
Vorgehensweise beim Abschalten des Frankiersystems...............9
1.3 Umgebungsbedingungen .................................. 10
1
Wichtige Hinweise
2
Inhalt dieses Handbuchs
1.1 Inhalt dieses Handbuchs
Abschnitt 1: Wichtige Hinweise
Stellen Sie sicher, dass Sie die Sicherheitshinweise in diesem Absch­nitt gelesen und vollständig verstanden haben. In diesem Abschnitt ist
auch eine Liste mit den in diesem Handbuch verwendeten Akronymen und Symbolen enthalten.
Abschnitt 2: Informationen zu Ihrem Frankiersystem
Systemfunktionen, Referenzbeschreibungen von Elementen und Steuerele­menten, Postformate und die Vorgehensweise beim Ausschalten des Fran­kiersystems.
Abschnitt 3: Verarbeiten von Postsendungen
Vorgehensweise beim Verarbeiten von Postsendungen mit Hilfe des Fran­kiersystems: Auswählen eines Aufgabentyps, Gewichtskontrolle, Gebühren­auswahl, Verschließen der Postsendungen, Ausführen von Stapeln usw.
Abschnitt 4: Abrechnungsvor gänge
Vorgehensweise beim Aufladen des Frankiersystems mit Vorgaben, um das Drucken der Postgebühr zu aktivieren.
Abschnitt 5: Verwalten von Kostenstellen und Zugriffsrechten
Vorgehensweise beim Wechsel von Kostenstellen als Benutzer oder beim Einrichten von Kostenstellen und Steuern des Zugriffs auf das Frankiersys­tem als Manager.
Abschnitt 6: Berichte
1
Wichtige Hinweise
Vorgehensweise beim Generieren und Drucken von Berichten zur Nutzung des Frankiersystems, der Vorgabe und von Kostenstellen usw.
Abschnitt 7: Online Services
Vorgehensweise beim Verwenden des Frankiersystems für Online-Pos­tdienste und beim Herstellen einer V erbindung mit dem System für Upgra­des.
Abschnitt 8: Konfiguration des Frankiersystems
Sämtliche Parameter des Frankiersystems, die Sie als Benutzer (temporäre Einstellungen) oder als Manager (Standardeinstellungen) einstellen können.
Abschnitt 9: Optionen und Aktualisierungen
Vorgehensweise beim Aktualisieren des Systems und der Frankierungsele­mente (Texte, Werbeklischees, ...).
Abschnitt 10: Wartung des Frankiersystems
Vorgehensweise beim Warten oder Wechseln der Farbkartusche und ande­rer Systemkomponenten.
3
Abschnitt 11: Problembehandlung
Vorgehensweise bei auftretenden Problemen: Störungen, fehlerhaftes Schließen, schlechte Druckergebnisse usw.
1
Abschnitt 12: Spezifikationen
Wichtige Hinweise
Ausführliche Funktionsbeschreibung für das Frankiersystem.
Symbole
In diesem Handbuch werden die nachfolgend aufgeführten Symbole verwendet.
Symbol... Aussage...
WARNUNG : Weist auf ein Sicherheitsrisiko für Personen hin.
ACHTUNG : Weist Sie auf ein Risiko für die Ausrüstung oder die
Postsendung hin, das durch eine von Ihnen vorgenommene Aktion hervorgerufen werden kann.
HINWEIS : Eine Anmerkung, die verschiedene Fälle oder Aus­prägungen erläutert.
TIPP : Ein Rat, der Ihnen beim Verarbeiten Ihrer Postsendungen Zeit einsparen kann.
MANAGER : Gibt an, dass Sie sich als Manager anmelden müs­sen (mit Hilfe der Manager-PIN), um das Verfahren dur­chzuführen. In diesem Modus sind die Postversandfunktionen des Frankiersystems nicht verfügbar.
Glossar
In diesem Handbuch werden die nachfolgend aufgeführten Akronyme verwendet.
Akronym Beschreibung
ALD Automatic Label Dispenser (Automatischer Frankierstreifenspender) Absteigend Verbleibende Vorgabe Aufsteigend Verbrauchte Vorgabe EKP Eine Frankierfunktion, die das Frankieren von Postgütern für einen Dritten
mit Hilfe einer EKP-Nummer ermöglicht. ID Identifikation (Kennung) JOB Eine Frankierfunktion, die den Erhalt von Rabatten für Postgebühren mit
Hilfe einer JOB-Nummer ermöglicht.
4
Akronym Beschreibung
LAN Local Area Network (Lokales Netzwerk): Verbindung zwischen Computern PC Personal-Computer PIN Personal Identification Number (Persönliche Kennnummer) PSD Postal Security Device (Postalisches Sicherheitsgerät) WP Wiegeplattform
1
Wichtige Hinweise
5
Sicherheitsanforderungen
1.2 Sicherheitsanforderungen
1
Stromversorgung
Wichtige Hinweise
Überprüfen Sie vor dem Anschließen, ob das Frankiersystem für die lokale Netzs­pannung geeignet ist. Achten Sie auf die Typenschilder auf der Rückseite der Gerät­ekomponenten.
DIESES GERÄT MUSS GEERDET WERDEN
• Schließen Sie den Netzstecker nur an eine Steckdose an, die über einen Schutzerdungskontakt verfügt.
• Verwenden Sie nur das mit dem Frankiersystem ausgelieferte Netzkabel, um das Brandrisiko zu verringern.
• Verwenden Sie keine Erdungsadapter.
• Betreiben Sie dieses Produkt nicht auf einem feuchtem Un­tergrund oder in der Nähe von Wasser.
• Falls Flüssigkeiten verschüttet wurden, ziehen Sie den Netzs­tecker aus der Steckdose und fahren mit der Reinigung fort.
Verwenden Sie eine Steckdose, die sich in der Nähe des Geräts befindet und
leicht zugänglich ist. Da die Trennung des Geräts vom Stromnetz über das Netzkabel erfolgt, führen Sie das Netzkabel nicht zwischen Einrichtungsgegens­tänden hindurch oder über scharfe Kanten.
Vermeiden Sie die Verwendung von Steckdosen, die über Wandschalter gesteuert
oder von anderen Geräten gemeinsam genutzt werden.
Stellen Sie sicher, dass das Netzkabel nicht mechanisch belastet wird.
6
Allgemeine Sicherheitshinweise
Lesen Sie die Bedienungsanleitung sorgfältig durch, bevor Sie das Frankier-
system verwenden.
Befolgen Sie bei der Verwendung des Frankiersystems die normalen und grun-
dlegenden Sicherheitsvorkehrungen für Bürogeräte, um das Brandrisiko, die Gefahr von elektrischen Schlägen oder das Verletzungsrisiko für Personen zu ver­ringern.
Verwenden Sie nur zugelassene Verbrauchsmaterialien (Druckfarben, Klebes-
treifen, Reiniger...), um Beschädigungen des Geräts zu vermeiden.
Das Frankiersystem enthält bewegliche Teile. Halten Sie Finger, lange Haare, Schmuck, Krawatten, lose Kleidung grundsätzlich fern vom Postgutpfad.
Befolgen Sie die nachfolgenden zusätzlichen Sicherheitsvorkehrungen:
Legen oder stellen Sie keine angezündeten Kerzen, Zigaretten, Zigarren usw. auf
das Frankiersystem.
Wenden Sie beim Entfernen von Materialstaus nicht zu viel Kraft auf, um Ver-
letzungen oder Beschädigungen am Gerät zu vermeiden.
Warten Sie beim Anheben von Abdeckungen, dass sich keine Komponenten mehr
bewegen, bevor Sie mit den Händen in die Nähe des Zuführungspfads oder des Druckkopfs greifen.
Blockieren Sie nicht die Lüftungsöffnungen des Geräts und versuchen Sie nicht,
die Netzteillüfter anzuhalten, um eine Überhitzung zu vermeiden.
Entfernen Sie keine verriegelten Abdeckungen, da diese gefährliche Teile
umgeben, auf die nur ein Kundendienstmitarbeiter zugreifen darf.
1
Wichtige Hinweise
7
Telefon und LAN Anschlussmöglichkeiten
Das Frankiersystem verwendet eine Telefonleitung, um eine Verbindung zu den Pos­tdienstleistern oder den Online Services herzustellen.
1
Sie können auch ein LAN (lokales Netzwerk) verwenden, um das Frankiersystem mit einer Postkostenstellen-Software auf einem separaten PC zu verbinden.
Wichtige Hinweise
Verwechseln Sie die Telefonstecker für das Modem nicht mit den LAN-Steckern, die etwas größer sind, um Schäden am Gerät zu vermeiden:
Telefon (4-polig) LAN (8-polig)
Befolgen Sie die nachfolgenden zusätzlichen Vorkehrungen:
Vermeiden Sie die Verwendung des Geräts während eines Gewitters. Es besteht
die Gefahr von Stromschlägen durch Blitze.
Schließen Sie Telefon- oder LAN-Stecker nicht an feuchten Standorten an.
Ziehen Sie das Telefon- oder LAN-Kabel aus dem Wandanschluss ab, bevor Sie
das Gerät entfernen.
8
Schließen Sie das Modem nur über das mitgelieferte Kabel an die Telefonleitung an, um das Brandrisiko zu verringern (siehe Spezi- fikationen p.1).
Abschalten des Frankiersystems
Vorgehensweise beim Abschalten de s Fr ankiersystems
Vorgehensweise beim Abs­chalten des Frankiersystems
Das Gerät wird über das Netzkabel abgeschaltet.
1 Schalten Sie das Frankiersystem zuerst in den Modus Sleep
(siehe: So schalten Sie das Frankiersystem in den Sleep­Modus p.10), wenn kein Notfall besteht.
Dadurch, dass das Netzkabel nur abgezogen wird, wenn sich das Frankiersystem im Modus Sleep befindet, wird vermieden, dass sich die Farbkartusche in einer ungeschützten Position befindet, in der sie austrocknen kann und möglicherweise unbrauchbar wird.
2 Ziehen Sie das Netzkabel aus der Wandsteckdose. 3 Falls vorhanden, ziehen Sie das LAN- und das Tele-
fonkabel aus den Anschlussdosen, da diese möglicher­weise noch unter Spannung stehen.
1
Wichtige Hinweise
9
Umgebungsbedingungen
1.3 Umgebungsbedingungen
1
Temperatur und relative Luftfeuchtigkeit
Das Frankiersystem sollte nur unter den folgenden Bedingungen betrieben werden:
Wichtige Hinweise
Temperaturbereich 10°C-40°C Relative Luftfeuchtigkeit Maximal 80 % ohne Kondensation
Wiegegenauigkeit
Verwenden Sie einen stabilen und standfesten Tisch, um die bestmöglichen Ergebnisse beim Wiegen zu erhalten:
• Nicht in der Nähe einer Tür
• Nicht in der Nähe einer Lüftung oder eines Ventilators
10
Informationen zu Ihrem Frankiersystem
2 Informationen zu Ihrem
Frankiersystem
In diesem Abschnitt lernen Sie das Frankiersystem kennen.
2.1 Systemlayout........................................................3
2.2 Anschlussmöglichkeiten .......................................5
2.3 Bedienfeldlayout...................................................7
2.4 Energieverwaltung.............................................. 10
So schalten Sie das Frankiersystem in den Sleep-Modus...........10
2.5 Postgutspezifikationen ........................................11
2
Informationen zu Ihrem Frankiersystem
12
Systemlayout
2.1 Systemlayout
Figure 1 : Frankiersystem mit Anlagetisch
2
Informationen zu Ihrem Frankiersystem
Figure 2 : Details zum Inneren der Basis
13
Table 1 : Layout des Frankiersystems
Auffangschale Sammelt die Postgüter nach der Verarbeitung. Automatischer Frankiers-
treifenspender
2
Informationen zu Ihrem Frankiersystem
Basis Druckt Kuverts (oder Frankierstreifen) und steuert das
Bedienfeld Ermöglicht die Steuerung des Frankiersystems. Farbkartusche Druckt die Frankierungen und enthält Druckfarbe. Ablage für Frankierstrei-
fen Postalisches Sicherheits-
gerät (PSD) Wiegeplattform Ermittelt das Gewicht der Postgüter. Anlagetisch Beginn des Pfads für den Postguttransport.
Enthält zu bedruckende Frankierstreifen.
Frankiersystem.
Verwenden Sie diesen Schacht, um die Frankierstrei­fen horizontal abzulegen.
Verwaltet die Postgebühren.
14
Anschlussmöglichkeiten
2.2 Anschlussmöglichkeit en
Rückseitige Anschlüsse
Figure 3 : Rückseitige Anschlüsse der Basis
COM1 Zur Zuführung für Mischpost oder zur dynamischen Waage COM2/3 Zur Wiegeplattform COM4 (für eine zukünftige Verwendung) USB Zum Modem, Drucker oder zu einem USB-Speichergerät LAN Zur Kostenstellen-Software auf einem PC
2
Informationen zu Ihrem Frankiersystem
15
Anschlussübersichten
2
Informationen zu Ihrem Frankiersystem
1 Telefonkabel
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Bedienfeldlayout
2.3 Bedienfeldlayout
Siehe Bedienfeldlayout auf dem Umschlag des Handbuchein­bands.
Table 2 : Bildschirmlayout
Abdruckspeicher Zeigt die ausgewählten Abdruckspeicher an, falls
vorhanden.
Datum Zeigt das zu druckende Datum an. Druckversatz Zeigt den Status für den Druckversatz an (Versatz der
Frankierungsposition bei dicken Kuverts).
Farbe Zeigt den aktuellen Druckfarbenfüllstand an. Produkt und Services Zeigt die aktuelle Gebühr und die ausgewählten
Zusatzleistungen an.
Gewicht Aktuelles Gewicht, das zum Berechnen der Postge-
bühr verwendet wird.
Klischee Zeigt an, dass ein Werbeklischee gedruckt wird. Kostenstellen EIN Zeigt die momentan ausgewählte Kostenstelle an. Mailbox Weist auf ungelesene Nachrichten im Nachrichtenfeld
des Benutzers hin.
Postgebühren Zeigt den zu frankierenden Betrag an. Text Zeigt an, dass ein Text gedruckt wird. Wiegeart Aktuelle Wiegemethode.
2
Informationen zu Ihrem Frankiersystem
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Table 3 : Tasten und Tastaturkürzel
NAVIGATIONSTASTEN
Zurück Kehrt zum vorherigen Bildschirm zurück.
2
Startbilds­chirm
Menü Ruft die Menüs auf.
Zeigt den aktuellen Druckmodus an (Aufgabentyp).
Informationen zu Ihrem Frankiersystem
OK Bestätigt eine Aktion oder Auswahl. Navigationsp-
feile
Vorgabe Öffnet die Vorgabeverwaltung.
Abdruckspei­cher
Frankierstrei­fen drucken
Gebühren­auswahl
Frankierungs­konfiguration
Wiegemodus Öffnet das Auswahlmenü für die Wiegeart (Standard-
Alphanume­rische Tasten
Navigiert in Listen oder Menüs nach unten oder nach oben.
Greift auf voreingestellte Frankierungen und Kostenstel­lenspeicher zu. Diese Voreinstellungen werden vom Manager verwaltet.
Wechselt zum Drucken von Frankierstreifen (anstelle von Kuverts).
Zeigt den Auswahlbildschirm für die Gebühr an. Greift auf die Bildschirme für die Druckmodus-Auswahl
und die Einrichtung der Frankierung zu.
Wiegen, Differenz-Wiegen, manuelle Gewichtseingabe...)
Ermöglicht die Eingabe von Beträgen oder Gewichten, die Auswahl nummerierter Menüoptionen oder die Ein­gabe von Texten (drücken Sie eine Taste mehrmals, um alle möglichen Zeichen anzuzeigen).
TASTATURKÜRZEL
ZIFFERNBLOCK
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Löschen / Gebühr zurücksetzen
Sleep-Modus/ Aktivieren
Löscht Ziffernblockeingaben oder setzt die Gebühr über den Startbildschirm auf die Standareinstellung zurück.
START / STOP-TASTEN
Aktiviert das Frankiersystem oder versetzt es in den Sleep-Modus. Das Licht gibt den Systemstatus an (grün = aktiv, gelb = inaktiv).
Start Startet den Druckvorgang.
Stop
Beendet den Druckvorgang und hält sämtliche mechanis­chen Aktivitäten (Motoren) im Frankiersystem an.
2
Informationen zu Ihrem Frankiersystem
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Energieverwaltung
2.4 Energieverwaltung
Energy Star® Konformität
2
Informationen zu Ihrem Frankiersystem
Bürogeräte sind im Allgemeinen 24 Stunden täglich eingeschaltet, daher spielen die Funktionen zur Energieverwaltung eine große Rolle beim Energiesparen und stellen eine einfache Möglichkeit dar, um die Luftverunreinigung zu verringern.
Das Frankiersystem ist ein für den Energy Star Phase der Inaktivität automatisch in den Energie sparenden Sleep-Modus wechselt.
Dieser Zeitabschnitt ist standardmäßig auf 20 Minuten eingestellt. Wenn das System längere Zeit im Energiesparmodus verweilt, wird nicht nur Energie
gespart, sondern das System kann auch abkühlen und dadurch eine längere Le­bensdauer erreichen.
Weitere Informationen zum Ändern der Zeitspanne, nach der das Frankiersystem in den Sleep-Modus wechselt, finden Sie unter Vorgehensweise zum Ändern der System Ein-Abschaltzeiten p.10.
®
qualifiziertes System, das nach einer
'Sleep '-Modus
Sie können das Frankiersystem auch manuell in den Sleep-Modus versetzen.
So schalten Sie das Frankiersystem in de n Sleep-Modus
So schalten Sie das Frankier­system in den Sleep-Modus
1 Drücken Sie auf (in der oberen rechten Ecke des Be-
dienfelds).
Das neben der Taste befindliche Licht zeigt Folgendes an:
¾ Grün : Das Frankiersystem ist aktiv und einsatzbereit. ¾ Gelb : Das Frankiersystem befindet sich im Sleep-Modus.
20
Postgutspezifikationen
2.5 Postgutspezifikationen
Grundmerkmale
Kuvertabmessungen
Das Frankiersystem kann die nachfolgend veranschaulichten Kuvert- und Laschen­formate bearbeiten.
2
Informationen zu Ihrem Frankiersystem
Figure 4 : Postverarbeitungsspezifikationen
Hinweis: Die Abbildung ist nicht maßstabsgetreu.
Laschenwinkel : 19° min./60° max.
Der Frankierabdruck darf nicht auf dunklem bzw. sehr faserstof­fhaltigem Papier erfolgen (wie z.B Recyclingpapier, da der Matrix­code verschmieren kann). Der Frankierabdruck muss (gemäß den Vorschriften) mit blauer Farbe auf weißem bzw. blassfarbigen Papier erfolgen.
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Kuvertgewicht
Min 3 g Max 900 g
Kuvertdicke
2
Min 0,2 mm Max 16 mm
Informationen zu Ihrem Frankiersystem
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Hinweis zur Abdruckkopie
Jede von diesem System gedruckte Frankierung ist eindeutig. Nur eine Ausfertigung des einzelnen gedruckten Frankie­raufdrucks kann aufgegeben werden. Die Deutsche Post betrach­tet das Senden mehrerer Kopien als Verletzung der allgemeinen Geschäftsbedingungen.
2
Informationen zu Ihrem Frankiersystem
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Informationen zu Ihrem Frankiersystem
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