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Microsoft
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Office Project
Standard 2007
la gestion des projets individuels
Jean-François Bavitot
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TABLE DES MATIÈRES
PREMIÈRE PARTIE. LA PLANIFICATION DU PROJET . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Chapitre 1. Vue d'ensemble . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
1.1. Principes de base de la gestion de projet . . . . . . . . . . . . . . . . 17
1.1.1. Le projet, entreprise temporaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
1.1.2. Le triangle de projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
1.1.3. Contenu du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
1.2. Structure de Project 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
1.2.1. La base de données . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
1.2.2. Le moteur de calcul . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
1.2.3. Les affichages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
1.3. Prise en main . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
1.3.1. Découverte des affichages de Project . . . . . . . . . . . . . . . 22
1.3.2. Les principaux menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
1.3.3. Présentation du diagramme de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . 25
1.3.4. La fenêtre fractionnée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
1.3.5. Nouvelle fenêtre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
1.3.6. L’échelle de temps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
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1.3.7. Méthodes de saisie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
1.3.8. Enregistrer le projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Chapitre 2. Cadrage du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
2.1. Les calendriers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
2.1.1. Les calendriers par défaut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
2.1.2. Créer un nouveau calendrier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
2.1.3. Consulter un calendrier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
2.1.4. Modifier un calendrier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
2.2. Les options de calendrier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
2.2.1. Comprendre les unités de durées . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
2.2.2. Régler les coefficients de durée . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
2.2.3. Régler les heures par défaut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
2.2.4. Définir ces réglages par défaut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
2.2.5. Exemple d’une modification tardive de calendrier . . . . . . . 48
2.3. Choix du mode de planification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Chapitre 3. Création des tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
3.1. Les tâches élémentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
3.1.1. Saisie des tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
3.1.2. Durée ou Travail ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
3.1.3. Les unités de temps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
3.1.4. Informations sur la tâche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
3.1.5. Le calendrier des tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
3.2. Les jalons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
3.3. Les phases (tâches récapitulatives) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
3.4. Les tâches périodiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Chapitre 4. Optimiser la planification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
4.1. Le réseau des dépendances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
4.1.1. Les types de dépendances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
4.1.2. Créer les liens de dépendances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
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Table des matières III
4.1.3. Contrôler la qualité du réseau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
4.1.4. L’avance et le retard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
4.2. Contraindre les dates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
4.2.1. Les types de contraintes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
4.2.2. Les échéances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Chapitre 5. Le chemin critique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
5.1. Le chemin critique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
5.1.1. Rôle du chemin critique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
5.1.2. Visualiser le chemin critique avec le Gantt . . . . . . . . . . . . 78
5.1.3. Visualiser le chemin critique avec le PERT . . . . . . . . . . . 79
5.2. Calcul du chemin critique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
5.2.1. Les dates au plus tard et la marge . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
5.2.2. Contraintes et échéances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
D
EUXIÈME PARTIE. GESTION DES RESSOURCES ET DES AFFECTATIONS . . . . 85
Chapite 6. Création des ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
6.1. Le type Travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
6.1.1. Définition et contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
6.1.2. Création et caractéristiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
6.2. Le type Matériel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
6.2.1. Définition et contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
6.2.2. Création et caractéristiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
6.3. Le type Coût . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
6.4. Les ressources budgétaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Chapitre 7. Affectation des ressources Travail . . . . . . . . . . . . . . . . 97
7.1. Durée versus Travail : la formule de Travail . . . . . . . . . . . . . . 97
7.2. La première affectation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
7.2.1. Le calcul du travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
7.2.2. Répartition du travail sur le calendrier . . . . . . . . . . . . . . 99
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7.3. Les affectations suivantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
7.3.1. Rééquilibrage de l’équation du travail . . . . . . . . . . . . . . 101
7.3.2. Choix de la balise active . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
7.3.3. Le Pilotage par l’effort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
7.4. Autres méthodes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
7.4.1. La fenêtre Affecter les ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
7.4.2. La fenêtre Informations sur la tâche . . . . . . . . . . . . . . . . 104
7.4.3. La fenêtre fractionnée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Chapitre 8. Résoudre les surutilisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
8.1. Identifier les surutilisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
8.2. Méthodes de résolution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
8.2.1. Agir sur les calendriers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
8.2.2. Disponibilité des ressources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
8.2.3. Substitution de ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
8.2.4. Lissage manuel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
8.2.5. L’Audit des ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Chapitre 9. Affectation des autres types de ressources . . . . . . . . . . . 119
9.1. Affecter les ressources Matériel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
9.1.1. Affectation en valeur absolue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
9.1.2. Affectation au prorata du temps . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
9.2. Affecter les ressources Coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
9.2.1. Affecter une ressource Coût . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
9.2.2. Exemple d’une ressource Budget . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
9.2.3. Modifier un affichage chronologique . . . . . . . . . . . . . . . 124
TROISIÈME PARTIE. LE PILOTAGE DU PROJET . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Chapitre 10. Les planifications initiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
10.1. Principe des planifications initiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
10.2. Enregistrement des planifications initiales . . . . . . . . . . . . . . . 130
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Table des matières V
10.3. Visualisation des planifications initiales . . . . . . . . . . . . . . . . 132
10.3.1. Par les affichages graphiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
10.3.2. Par les tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
10.4. Les planifications temporaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
Chapitre 11. Suivi du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
11.1. Principe du suivi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
11.2. Mise à jour par Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
11.2.1. La fenêtre Mettre à jour le projet . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
11.2.2. Visualisation du suivi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
11.2.3. La date d’état . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
11.2.4. La barre d’outils Suivi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
11.3. Mise à jour par l’utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
11.3.1. La fenêtre Mettre à jour les tâches . . . . . . . . . . . . . . . . 143
11.3.2. La Fiche détaillée de tâche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
11.3.3. La barre d’outils Suivi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Chapitre 12. Techniques avancées de suivi . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
12.1. Le glissement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
12.2. Les options d’ajustement des prévisions . . . . . . . . . . . . . . . . 149
12.2.1. La fin de la partie achevée est postérieure à la date d’état . . 150
12.2.2. Le début de la partie restante est antérieur à la date d’état . . 151
12.3. La courbe d’avancement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
12.3.1. Poser les courbes d’avancement . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
12.3.2. Mise en forme des courbes d’avancement . . . . . . . . . . . 155
12.3.3. Visualiser les avances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
12.4. La mise à jour du Travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
12.4.1. Options de mise à jour . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
12.4.2. Suivi du Travail global . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
12.4.3. Suivi chronologique du Travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
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QUATRIÈME PARTIE. TECHNIQUES AVANCÉES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Chapitre 13. Analyse des budgets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
13.1. Le coût des tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
13.1.1. Visualiser les coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
13.1.2. Le suivi des coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
13.1.3. Les coûts fixes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
13.2. Les indicateurs de coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
13.2.1. Pré-requis pour l’utilisation des indicateurs . . . . . . . . . . 170
13.2.2. La table Audit des coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
13.2.3. Autres champs d’analyse des coûts. . . . . . . . . . . . . . . . 173
Chapitre 14. Travailler en multi-projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
14.1. Créer une hiérarchie de projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
14.1.1. L’organigramme des projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
14.1.2. Création du réseau de projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
14.2. Créer des liaisons inter-projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
14.3. Création d’un pool de ressources communes . . . . . . . . . . . . . 182
14.4. Autre méthode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
Chapitre 15. Affichages et champs personnalisés . . . . . . . . . . . . . . 189
15.1. Affichages personnalisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
15.1.1. Tables personnalisées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
15.1.2. Affichages personnalisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
15.1.3. Mises en forme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
15.2. Champs personnalisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
15.2.1. Principe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
15.2.2. Liste de choix et de validation . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
15.2.3. Formules de calcul . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
15.2.4. Indicateurs graphiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208
15.2.5. Codes hiérarchiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
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Table des matières VII
Chapitre 16. Classement et modèles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
16.1. Tris, filtres et groupes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
16.1.1. Trier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
16.1.2. Filtrer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
16.1.3. Les groupes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218
16.2. Gérer les modèles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
16.2.1. Le fichier Global.mpt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
16.2.2. La fenêtre Organiser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
16.2.3. Les modèles personnalisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223
Chapitre 17. Communiquer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
17.1. Les rapports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
17.1.1. Utiliser les rapports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
17.1.2. Modifier un rapport existant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
17.1.3. Créer un rapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230
17.2. Les rapports visuels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230
17.2.1. Principe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230
17.2.2. Création d’un modèle pour Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
17.2.3. Utilisation d’un modèle pour Visio . . . . . . . . . . . . . . . 236
17.2.4. Gestion des modèles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237
17.3. Impressions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
17.3.1. Imprimer le plan de projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
17.3.2. Copies d’écran . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
17.4. Exportation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
17.4.1. Copier coller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
17.4.2. Assistant export . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
17.4.3. Les visionneuses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
Bibliographie et références . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
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