Microsoft OFFICE 2007 User Manual

Petr Broža a kol.

Microsoft

Office

200

Word > Excel > Outlook > PowerPoint > Access > Publisher

Průvodce

pro každého

speciál časopisu

Microsoft Office 2007

Extra PC — speciál „Microsoft Office 2007“ vychází 1. března 2007 Autoři: Petr Broža, Libor Kříž, Roman Kučera, Pavel Nygrýn

Vydavatel:

Extra Publishing, s. r. o., Husova 8a, 602 00 Brno, IČ 27 68 92 47, DIČ CZ 27 68 92 47 © Extra Publishing, s. r. o., 2007 Autorská práva k zveřejněným článkům a fotografiím vykonává vydavatel Extra Publishing, s. r. o. Jakékoliv užití části nebo celku, zejména přetisk a šíření jakýmkoliv způsobem, včetně elektronického, je bez předchozího souhlasu vydavatele zakázáno.

Odpovědný redaktor:

Roman Kučera

Sazba:

Petr Dám

Adresa redakce:

Extra PC, Extra Publishing, s. r. o., Hrnčířská 23, 602 00 Brno

Předplatné:

800 10 44 10,

www.epublishing.cz

ISSN 1802-1220, MK ČR E 17010

OBSAH

Word

Uživatelské prostředí Wordu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3

První spuštění a hlavní obrazovka Wordu 3 Základní nastavení Wordu 6 Kontrola pravopisu a mluvnice 8 Nastavení ukládání dokumentu 12

Vytvoření a nastavení nového dokumentu . . . . . . . . . . . . . . .15

Využití šablon 15 Ruční nastavení okrajů a rozložení stránky 18 Barva stránky a vodoznak 21

Formátování textu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23

Jak označit text 23 Formát písma 24 Formát odstavce 26 Odrážky, číslování, víceúrovňový seznam 27 Seřazení podle abecedy, čísla nebo data 28 Stínování 29 Formátování přes místní nabídku 30

Kopírování, přesouvání a hledání . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33

Místní nabídka 33 Hledání 33 Kopírování, vložení a přesouvání 35 Schránka 36

Styly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37

Základy používání stylů 37 Plovoucí okno Styly 38 Úprava existujícího stylu 39 Nový styl 44 Sady stylů 45

Obrázky, grafy, tabulky a další objekty . . . . . . . . . . . . . . . .47

Obrázky 47 Jak používat kliparty 51 Tv ar y 53 Grafy 54 Tabulky 57 Textové pole 65 WordArt 65 Iniciála 66 Rovnice 66 Symboly 68

Záhlaví, zápatí a čísla stran . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69

Čísla stránek 71

Obsah, rejstřík, poznámky pod čarou a citace . . . . . . . . . .73

MS Office 2007

iii

Obsah 73 Rejstřík 75 Poznámky pod čarou 77 Citace a bibliografie 78

Korespondence – obálky a štítky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .81

Nastavení hlavního dokumentu 82 Připojení dokumentu ke zdroji dat 82 Upřesnění seznamu příjemců nebo položek 83 Vložení zástupních symbolů 83 Náhled a dokončení hromadné korespondence 84

Revize a komentáře . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85

Nastavení vyznačení změn 86 Přijmutí či odmítnutí změn 88 Komentáře 89 Porovnání dvou dokumentů 89

Uložení a tisk dokumentu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .91

Tisk dokumentu 91 Tisk s náhledem 93

Excel

Co je nového

v Excelu 2007? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .97

Nový vzhled a konstrukce nabídek 97 Zobrazení stránky pro snadný a lépe kontrolovatelný tisk 100 Excel 2007 je výkonnější než jeho předchůdci 102 Jednodušší přístup k šablonám 102 Motivy tabulek, grafů a nastavení buněk 103 WordArt, SmartArt a podmíněné formátování 104 Snadné psaní vzorců 107 Rozšíření funkcí tabulek aplikace Excel 107 Nový vzhled grafů 108 Sdílení grafů 10 8 Kontingenční tabulky 109

Základy Excelu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111

Pohyb v listu 112 Vkládání dat do buněk 113 Vkládání grafických objektů 118 Práce s obrázky SmartArt 121 Hypertextové odkazy 124

Práce s buňkami v listu: buďte rychlejší! . . . . . . . . . . . . .127

Řady a posloupnosti 132

Formátování buněk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135

Formátování buněk pomocí karty Domů 136 Přidání, změna nebo zrušení podmíněného formátování 138

Nastavení listů a sešitů . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .149

Vytvoření nového sešitu 150

MS Office 2007

Pro pokročilé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .153

Vzorce a funkce v Excelu 153

Grafy v Excelu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .163

Změna typu již existujícího grafu 165 Formátování prvků grafu 165 Změna rozložení nebo stylu grafu 166 Typy grafů v Excelu 2007 166

Řazení dat v oblasti nebo tabulce . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .177

Seřazení textu 17 7 Seřazení čísel 17 8 Seřazení kalendářních dat nebo časových údajů 178 Seřazení podle barvy buňky, barvy písma nebo ikony 179 Seřazení řádků 18 0 Filtrování dat v oblasti nebo tabulce 181 Filtrování textu 18 2 Filtrování čísel 18 3

Outlook

Poštovní protokoly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .187

Základem je POP3 187 IMAP nabízí více možností 187 SMTP e-maily odesílá 188 Co je spam? 18 8

Jak vypadá Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .191

Práce s e-maily . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .193

Založení nového účtu 193 Jak psát zprávy 195 Formátování textu zprávy 197 Kontrola pravopisu 199 Podpisy v e-mailech 200

Práce s přijatými e-maily . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .203

Stáhněte si zprávy 203 Pozor na spam 204 Nastavení doručování pošty 206 Čtení a práce se zprávami 207

Práce s výpisem zpráv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .209

Poštovní složky . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .213

Mazání e-mailů 213 Vytvoření nové složky 214 Práce se složkami 214

Pokročilá práce s e-maily . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .217

Pravidla pro automatické třídění zpráv 217 Práce s více účty 219 Zpracování zpráv 222 Vyhledávání a třídění 223 Řazení dle odesílatele 225

MS Office 2007

Kontakty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .227

Řazení kontaktů 227 Přidání nového kontaktu 229 Pošlete kontaktu zprávu 230 Hledání kontaktu 231

Import a export pošty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .233

Vytvoření archivu 233 Obnova archivu 234

Organizace času . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .235

Úkoly: abyste na nic nezapomněli 235 Kalendář: rychlá organizace času 240 Outlook toho umí ještě více 244

PowerPoint

PowerPoint 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .241

Zorientujte se v PowerPointu 241 Jednoduchá prezentace krok za krokem 242 Práce s obrázky 252 Textová pole 258 Vložení tabulky a grafu 263 Práce se šablonami a motivy 269 Zobrazení prezentace 272 Tisk prezentace 275 Jak prohlížet prezentaci bez PowerPointu 276

Access

Microsoft Access 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .289

Co je Access 2007 289 První kroky s databázemi 289 Vlastní databáze 293 Užitečné tipy 298 Nový formát souborů 309

Publisher

Microsoft Publisher 2007 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .313

K čemu slouží Microsoft Publisher 313 Uživatelské rozhraní 313 Vytvoření nového dokumentu 314 Šablony 316 Podnikové informace 318 Vložení podnikových informací 319 Úprava publikací 320 Formátování obrázku 321 Vložení textového pole 321 Uložení a tisk 322

MS Office 2007

Word

Uživatelské prostředí Wordu

Vytvoření a nastavení dokumentu

Formátování textu

Kopírování - přesouvání - hledání

Styly

Obrázky - grafy - tabulky a další

Záhlaví - zápatí - čísla stran

Obsah - rejstřík - citace

Korespondence

Revize a komentáře

Uložení a tisk dokumentu

KAPITOLA 1

Uživatelské prostředí Wordu

Office 2007 přináší zcela nové přepracované ovládání. Uživatelské rozhraní programu se posunulo směrem od textových nabídek k názorným panelům a tlačítkům se symboly. Nejsou to však jediné změny, které se týkají ovládání, i ostatní možnosti a nastavení Wordu byly značně změněny.

První spuštění a hlavní obrazovka Wordu

Aplikaci Microsoft Word můžete spustit z nabídky Start. Ikonu pro spuštění Wordu můžete přetáhnout na plochu, musíte však při přetahování držet stisknutou klávesu CTRL, aby se ikona zkopírovala a zůstala i nadále v nabídce Start.

Word

Tlačítko Office a panel Rychlý přístup

Tradiční textové nabídky v Office 2007 téměř nenajdete, výjimku tvoří nabídka tlačítka Office. Toto tlačítko najdete v levém horním rohu okna Wordu (nachází se také v některých dalších aplikacích Microsoft Office 2007). V nabídce tlačítka Office se zobrazují mimo jiné naposledy otevřené dokumenty.

■ Tlačítko Office

tlačítko Office

panel Rychlý přístup

Word 2007

Napravo od tlačítka Office je umístěn panel Rychlý přístup. Standardně najdete na tomto panelu tlačítka pro uložení dokumentu a tlačítko pro krok zpět. Tlačítko Zpět dokáže vrátit jakoukoliv změnu v dokumentu o několik kroků. Pokud klepnete na mini− aturní šipku na tomto tlačítku, zobrazí se seznam všech kroků, které je možné vrátit zpět.

Na panel Rychlý přístup můžete přidat i další ovládací prvky (tedy tlačítka), které často používáte. Pro přidání klepněte nad tlačítkem, které chcete přidat na panel, pravým tla− čítkem a vyberte možnost Přidat na panel nástrojů Rychlý přístup. Tlačítko se oka− mžitě objeví na panelu vedle tlačítka Office. Na tento panel můžete obdobným způso− bem přidat několik dalších tlačítek.

TIP: Na panel Rychlý přístup můžete přidávat tlačítka přímým výběrem z nabídky dostupných tlačítek. Pro vyvolání této nabídky klepněte pravým tlačítkem přímo nad panelem Rychlý přístup a zvolte z nabídky možnost Při- způsobit panel nástrojů rychlý přístup.

Pás karet

V horní části obrazovky se nachází tzv. pás karet – největší novinka Office 2007. Pane− ly a tlačítka na tomto pásu karet se mění dle toho, na kterou kartu se přepnete. Stan− dardně jsou zde přístupné tyto karty

• Domů – najdete zde funkce pro formátování textu, formátování odstavce, použí−

vání tzv. stylů, vyhledávání a tzv. schránku

• Vložení – umožňuje vložit konec oddílu nebo stránky, vložit tabulku, obrázek,

graf či zvláštní symboly a rovnice, upravit záhlaví a zápatí dokumentu

• Rozložení stránky – nastavení okrajů, sloupců textu, velikosti stránky, pozadí

a ohraničení stránky, odsazení textu od okraje

• Odkazy – poznámky pod čarou, citace, popisky obrázků, rejstřík a obsah

• Korespondence – popisky obálek, hromadná korespondence, adresy

• Revize – sledování změn v dokumentu, kontrola pravopisu a gramatiky, komen−

táře, porovnání dokumentů

• Zobrazení – zobrazení dokumentu na obrazovce, měřítka, pravítka, mřížka, při−

blížení

■ Pás karet

TIP: Pás karet můžete skrýt (případně opět zobrazit) klávesovou zkratkou CTRL + F1. Příslušné skupiny s tlačítky se objeví až po klepnutí na název požadova-

né karty.

MS Office 2007

Stavový řádek

Stavový řádek je v podstatě lišta, kterou najdete u spodního okraje okna Wordu. Původ− ně sloužila pouze pro zobrazování informací (odtud název), nyní jsou zde však umístě− ny i ovládací prvky. V levé části je zobrazen počet stránek (a na které z nich se právě nacházíte), počet slov a aktuálně nastavený jazyk dokumentu. Po klepnutí na Stránka: X z X můžete zadat číslo stránky, na kterou chcete přejít. Klepnutím na Slova: X zobra− zíte statistické informace dokumentu (počet stran, znaků, slov, odstavců apod.). Klep− nutím na jazyk (standardně je zde samozřejmě čeština) můžete nastavit aktuální jazyk dokumentu.

Na stavovém řádku úplně vpravo se nachází tlačítka plus a minus pro zvětšování a zmenšování náhledu dokumentu. Zároveň jsou zde zobrazena procenta zvětšení (případně zmenšení) náhledu. Jsou zde také umístěna tlačítka pro změnu zobrazení dokumentu. Klepnete−li na tlačítko Čtení na celé obrazovce, přizpůsobí se náhled dokumentu pro čtení – zobrazí se vedle sebe dvě stránky současně a zmizí většina ovládacích prvků. Budete−li se chtít vrátit zpět do klasického zobrazení, stiskněte klá− vesu Esc.

Zobrazení dokumentu

Veškerá nastavení týkající se zobrazení dokumentu můžete provést na kartě Zobraze− ní. Přepnete−li se v pásu karet na tuto kartu, zobrazí se skupiny Zobrazení doku− mentu, Zobrazit či skrýt, Lupa, Okno a Makra.

■ Karta Zobrazení

Word

Word nabízí pro zobrazení dokumentu několik režimů, které se od sebe významně liší:

• Rozložení při tisku – V tomto zobrazení budete nejčastěji vytvářet dokument.

Jsou zde zobrazeny všechny standardní prvky uživatelského rozhraní programu, jednotlivé stránky jsou graficky odděleny jakoby skutečným koncem a začátkem stránky. Zobrazena jsou rovněž záhlaví a zápatí dokumentu, můžete vidět vše, co se bude tisknout.

• Čtení na celé obrazovce – Jsou zobrazeny vedle sebe dvě celé stránky doku−

mentu, většina ovládacích prvků je skryta. Tento způsob rozlišení je vhodný pouze tehdy, pokud máte dostatečně velký monitor (nejlépe s velikostí úhlopříč− ky 19 palců a výše).

• Rozložení webové stránky – Jak název napovídá, v tomto režimu můžete vidět

dokument naformátovaný jako webovou stránku. Uložíte−li později dokument ve formátu HTML, bude zobrazen v prohlížeči tímto způsobem.

• Osnova – Toto zobrazení se řídí úrovněmi nadpisů a podnadpisů, na základě

struktury vytváří z celého textu dokumentu odrážkovou osnovu.

Word 2007

• Koncept – Zobrazuje sice dokument běžným způsobem, konce stránek jsou ale

pouze naznačeny čárkovanou čarou, nejsou vidět záhlaví a zápatí dokumentu.

TIP: Zobrazení dokumentu můžete měnit také na stavovém řádku (v pravém dolním rohu Wordu).

Na panelu Zobrazit či skrýt můžete mimo jiné zapnout zobrazení pravítek a mřížky. Pravítka se zobrazí u horního a levého okraje stránky. Mřížka se zobrazí na pozadí celé− ho dokumentu. Díky okrajům (případně i mřížce) můžete získat představu, kam umís− ťujete objekty na stránce (například obrázky nebo tabulky).

Skupina Lupa nabízí kromě možností zvětšení a zmenšení náhledu dokumentu také možnosti:

• Jedna stránka – Zobrazí celou stránku na maximální výšku obrazovky.

• Dvě stránky – Zobrazí dvě celé stránky vedle sebe.

• Šířka stránky – Zobrazí jednu stránku na celou šířku obrazovky.

TIP: Zvětšovat a zmenšovat zobrazení náhledu dokumentu můžete mněnit i rolováním kolečka myši, pokud držíte současně stisknutou klávesu CTRL.

Základní nastavení Wordu

Ke všem důležitým nastavením programu se dostanete, pokud v nabídce tlačítka Offi− ce (které najdete v levém horním rohu okna aplikace) klepnete na tlačítko Možnosti aplikace Word.

■ Nabídka tlačítka Office

MS Office 2007

■ Dialogové okno Možnosti aplikace Word

V levé části okna můžete vybírat skupinu nastavení, která se zobrazuje v pravé části okna. Ve skupině Oblíbený najdete následující možnosti:

• Při výběru zobrazit miniaturní panel nástrojů – necháte−li toto políčko zatr−

žené, automaticky se zobrazí plovoucí panel nástrojů v momentě, kdy označíte část textu. Tento panel nabízí základní možnosti formátování textu a odstavce.

• Povolit dynamický náhled – značné části prvků na stránce můžete přiřadit tzv.

styl (textu, tabulkám atd.), pokud necháte tuto volbu zaškrtnutou, bude se zobra− zovat přímo v dokumentu náhled formátování ještě dříve, než dané formátování potvrdíte. V praxi to znamená, že pokud budete chtít například některé tabulce přiřadit modré podbarvení, zobrazí se náhled tohoto podbarvení v dokumentu v okamžiku, kdy najedete myší nad tlačítko s formátováním barvy. Tato funkce je velmi užitečná, pokud však vlastníte starší počítač, doporučuji tuto volbu vypnout, dynamické zborazování náhledu vyžaduje část výkonu počítače.

• Zobrazit na pásu karet kartu Vývojář – karta Vývojář nabízí funkce vytváření

maker a šablon, je určena pouze velmi pokročilým uživatelům. Standardně je tato volba vypnuta.

• Otevírat přílohy e−mailů v režimu čtení na celé obrazovce – standardně je

tato možnost zapnuta, pokud ale raději chcete otevírat přílohy e−mailů v režimu tisku (míněno, pokud je přílohou e−mailu dokument aplikace Word), tuto mož− nost odškrtněte. Režimy zobrazení jsou popsány dále v této kapitole.

Word

Word 2007

• Barevné schéma – Office 2007 přináší novinky i v oblasti vzhledu, u této volby

si můžete vybrat z nabízených možností barevného vzhledu aplikace. Změna barev uživatelského prostředí se projeví až po potvrzení nastavení tlačítkem OK.

• Styl komentáře – zde můžete zvolit způsob zobrazování bublinkové nápovědy

u jednotlivých tlačítek uživatelského prostředí. Standardně je tato volba nastavena na Zobrazovat popisy funkcí v komentářích.

• Uživatelské jméno a Iniciály – tato nastavení ovlivňují automatické vyplňování

těchto údajů ve vlastnostech dokumentu.

Klepnete−li na tlačítko Jazykové nastavení, můžete si vybrat z nabízených dostupných jazyků pro úpravu dokumentu a primárního jazyka. Vytváříte−li cizojazyčné nebo více− jazyčné dokumenty, nezapomeňte v této nabídce přidat jazyky, které hodláte používat (můžete tak samozřejmě učinit i kdykoliv později). Nastavení jazyků totiž ovlivňuje kon− trolu gramatiky a některé parametry formátování textu.

Přepnete−li se v dialogovém okně Možnosti aplikace Word na Zobrazení, můžete nastavit možnosti zobrazení stránky, zobrazení skrytých formátovacích značek a mož− nosti tisku. Všechny tyto položky jsou sebevysvětlující.

Kontrola pravopisu a mluvnice

K nastavení kontroly pravopisu se dostanete následovně:

1. Klepněte na tlačítko Office (v levém horním rohu okna aplikace) a vyberte Možnosti aplikace Word.

2. V dialogovém okně se přepněte na záložku Kontrola pravopisu a mluvnice.

Možnosti nastavení kontroly pravopisu jsou poměrně rozsáhlé a na první pohled poněkud nepřehledné. Rozlišujte zejména rozdíl mezi „kontrolou pravopisu“ a „automatickými opravami“. Kontrolu pravopisu je nutné spustit ručně zadáním příkazu. Automatické opravy se uplatňuji ihned při vytváření dokumentu, tedy při psaní. Pro nastavení automatické kontroly klepněte na tlačítko Možnosti automatických oprav. V otevřeném dialogovém okně si všímejte zejména nastavení na záložkách Automatické opravy a Automatické úpravy formátu při psaní.

POZNÁMKA: Všechny položky těchto nastavení jsou sebevysvětlující, pokud se považujete za uživatele začátečníka, ponechte tato nastavení tak, jak jsou. Při vytváření dokumentu věnujte pozornost automatickým opravám, najedete-li na slovo, které Word automaticky změnil, objeví se u něj tlačítko, jímž můžete změnu vrátit zpět.

Automatická kontrola pravopisu

Chcete−li vypnout automatické opravy, postupujte následovně:

1. V nabídce tlačítka Office klepněte na tlačítko Možnosti aplikace Word.

2. Klepněte na záložku Kontrola pravopisu a mluvnice.

MS Office 2007

■ Automatické opravy

3. Klepněte na Možnosti automatických oprav.

4. Zrušte zatržení u položky Automaticky použít návrhy kontroly pravo- pisu.

Pokud nejste na používání automatické kontroly pravopisu zvyklí, může vám při vytvá− ření dokumentu spíše ublížit než pomoci, protože nemáte přehled, která slova se změ− nila. Pokud tedy nemáte s automatickými opravami zkušenosti, doporučuji je vypnout. Slova, která Word vyhodnotí jako špatná, se podtrhnou i v případě, že není zadána možnost automaticky uplatňovat návrhy kontroly. Červenou vlnovkou se zvýrazní slova, která nejsou obsažena ve slovníku slov, zelenou vlnovkou se zvýrazní slova, která pova− žuje Word za chybná z hlediska gramatiky. Kontrola pravopisu samozřejmě nefunguje vždy zcela spolehlivě, ve většině případů ale upozorní na skutečné chyby. Návrh na automatickou změnu podtrženého slova zobrazíte pomocí místní nabídky (klepnutím pravým tlačítkem na dané slovo).

Word

Word 2007

■ Místní nabídka s možnostmi automatických oprav

Chcete−li automatickou kontrolu pravopisu vypnout úplně, postupujte takto:

1. V nabídce tlačítka Office klepněte na tlačítko Možnosti aplikace Word.

2. Klepněte na záložku Kontrola pravopisu a mluvnice.

3. Zrušte zatržení u položky Kontrolovat pravopis při psaní.

Pokud chcete změnit nastavení kontroly pravopisu pouze pro tento dokument, můžete zde zatrhnout volby Skrýt pravopisné/gramatické chyby pouze v tomto dokumentu.

Ruční kontrola pravopisu

Kromě automatické kontroly můžete spustit kontrolu pravopisu celého dokumentu ručně. Před samotnou kontrolou pravopisu musíte zkontrolovat nastavení jazyka (karta Revize, skupina Kontrola pravopisu, tlačítko Nastavit jazyk). Možnosti kontroly pra− vopisu se nachází na kartě Revize, ve skupině Kontrola pravopisu. Kontrolu celého dokumentu spustíte takto:

1. Přepněte se na kartu Revize.

2. Klepněte na tlačítko Pravopis a gramatika ve skupině Kontrola pravopisu.

3. Najde-li Word při kontrole dokumentu slovo, která nemá ve slovníku, zobrazí dialogové okno, v němž můžete buď dané slovo přeskočit a pokračovat v kontrole, nebo zaměnit za nabízenou variantu.

Pokud dané slovo není ve slovníku, nemusí to vždy znamenat, že je špatně napsáno. Atypická slova, která budete v dokumentech často používat, můžete do slovníku přidat pomocí tlačítka Přidat do slovníku, které je rovněž nabízeno v dialogovém okně Pravopis a gramatika.

MS Office 2007

■ Dialogové okno Pravopis a gramatika

TIP: Kromě tlačítek na kartě Kontrola pravopisu můžete pro nastavení a kontrolu gramatiky využít tlačítka v levé části stavového řádku (ten se nachází u spodního okraje okna aplikace Word).

Zabudovaný slovník rovněž nabízí tzv. Tezaurus. Tato funkce umí vyhledat k velké části slov synonyma. Můžete buď klepnout na tlačítko Tezaurus ve skupině Kontrola pra− vopisu, nebo otevřít klepnutím pravým tlačítkem místní nabídku u konkrétního slova a vybrat položku Synonyma. Pokud slovník obsahuje slova podobného nebo stejného významu, nabídne je v této nabídce.

Word

■ Synonyma

Word 2007

Nastavení ukládání dokumentu

Word 2007 ukládá standardně dokumenty v novém formátu s příponou docx. Tento formát obsahuje nové možnosti formátování dokumentu. Bohužel však tento formát nemůže bez zvláštního filtru (přídavného programu) otevřít Word verze 2003 a nižší. Stejně tak jej neotevřou uživatelé kancelářského balíku Open Office. Pokud tedy spolu− pracujete často s lidmi, kteří používají například Word 2003, můžete si nastavit, aby apli− kace ukládala dokumenty v původním starším formátu:

1. V nabídce tlačítka Office klepněte na Možnosti aplikace Word.

2. Klepněte na záložku Uložit.

3. V nabídce Ukládat soubory v tomto formátu vyberte Dokument Word 97-2003 (*.doc), případně jiný formát, který hodláte standardně používat.

Ve stejném okně můžete rovněž určit dobu automatického ukládání dokumentu (stan− dardně je zde nastaveno 10 minut). Pokud se z jakéhokoliv důvodu počítač při vytvá− ření dokumentu restartuje nebo vypne, můžete se díky automatickému ukládání vrátit v nejhorším případě o deset minut zpět, i když jste zatím dokument ručně ani jednou neu− ložili. Ostatní možnosti tohoto okna ponechte tak, jak jsou.

Pokud budete běžně používat nový formát, můžete i tak uložit soubor ve starším for− mátu. Pro uložení ve formátu Word 97−2003 postupujte takto:

1. V nabídce tlačítka Office najeďte myší nad položku Uložit jako.

2. Otevře se nabídka dalších možností, v té vyberte Dokument aplikace Word 97-2003. Tím se uloží kopie dokumentu ve starším formátu.

TIP: Pokud potřebujete na jiném počítači otevřít soubor v novém formátu

docx, musíte do Wordu XP/2003 nainstalovat rozšíření Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel and PowerPoint 2007. Tento dopl-

něk můžete zdarma stáhnout na adrese www.microsoft.com.

K velmi detailním nastavením Wordu se dostanete, pokud se v dialogovém okně Mož− nosti aplikace Word přepnete na záložku Upřesnit. Význam jednotlivých položek je

většinou jednoznačný, běžný uživatel by ale měl ponechat nastavení v tomto okně tak, jak jsou.

MS Office 2007

KAPITOLA 2

Vytvoření a nastavení nového dokumentu

Po spuštění Wordu se automaticky otevře nový prázdný dokument s předvoleným názvem Dokument1. Pokud vám vyhovuje nastavení okrajů a dalších parametrů, může− te začít ihned psát a vkládat různé objekty (obrázky, tabulky apod.) – tedy vytvářet nový dokument. Pokud ale nejste s předvoleným nastavením spokojeni nebo hodláte využít tzv. šablony, je nutné vytvořit nový dokument buď pomocí šablony, nebo nastavit ručně všechny požadované parametry.

POZNÁMKA: Je sice možné nejprve dokument začít vytvářet a pak teprve provést změny nastavení okrajů, stylů a dalších prvků, mnohem lepší je ale nejprve vše nastavit a pak teprve začít pracovat. Máte tak ihned přehled o tom, jak bude výsledný dokument vypadat, a ušetříte si práci s pozdějším dolaďováním nebo dokonce problémy s přesouváním nadpisů a odstavců kvůli zakončení stránek.

Word

Využití šablon

Word verze 2007 přináší pozměněný a nutno říci vylepšený způsob vytvoření nového dokumentu. Klepněte na tlačítko Office a z nabídky vyberte Nový.

Otevře se dialogové okno Nový dokument, které je rozděleno na tři části – jedná se v podstatě o tři svislé sloupce. V levém sloupci Šablony jsou zobrazeny kategorie šab− lon, v prostředním sloupci aktuálně dostupné šablony zvolené kategorie, v pravém sloupci náhled aktuálně vybrané šablony.

Šablony obsahují přednastavené různé parametry dokumentu (například okraje, barvu pozadí, formát papíru), zároveň mohou obsahovat předpřipravený obsah (například položky formuláře nebo ukázku vizitek, ve kterých jen změníte údaje). Novinkou opro− ti starším verzím Wordu je nabídka šablon, které jsou k dispozici on−line, tedy pokud jste připojeni k internetu. Jste−li tedy právě připojeni k internetu, Word prohledá dostup− né šablony na serveru společnosti Microsoft a zobrazí v levé části okna kategorie dostupných šablon.

Klepnete−li na určitou kategorii, zobrazí se v prostřední části okna buď další podkatego− rie šablon, nebo přímo názvy a náhledy šablon vybrané kategorie. V pravé části okna vidí− te podrobnosti aktivní šablony spolu s větším náhledem šablony. Klepnete−li v prostřed− ním okně na některou ze šablon, informace s náhledem v pravé části okna se změní.

Word 2007

■ Nabídka tlačítka Office

■ Dialogové okno Nový dokument

MS Office 2007

■ Zde je vybrána kategorie Formuláře a podkategorie Zaměstnání

Word

Poklepáním aktivujete požadovanou šablonu a po potvrzení ověření pravosti nainstalo− vané verze Office 2007 se otevře nový dokument jako kopie zvolené šablony. Celý postup vytvoření nového dokumentu podle šablony je tedy následující:

1. Klepněte na tlačítko Office a z nabídky vyberte Nový.

2. V levé části dialogového okna zvolte kategorii.

3. V prostřední části zvolte buď podkategorii a následně šablonu nebo přímo šablonu (v závislosti na aktuálním obsahu). V pravé části okna vidíte podrobnosti šablony a její větší náhled.

4. Poklepáním aktivujte šablonu.

5. Tlačítkem OK potvrďte ověření pravosti Office 2007.

6. Otevře se nový dokument jako kopie zvolené šablony, který můžete začít upravovat.

Šablona obsahuje pečlivě nastavené formátování celého dokumentu (písma, styly, položky formuláře, obrázky apod.). Jednotlivé položky dokumentu tedy stačí doplnit nebo přepsat aktuálními údaji. Velmi rychle tak můžete zpracovat například svůj životopis, aniž byste si museli lámat hlavu

Word 2007

s formátováním textu a strukturou životopisu. Nehodící se položky můžete smazat, chybějící naopak doplnit.

Ruční nastavení okrajů a rozložení stránky

Pokud žádná z šablon nesplňuje vaše požadavky nebo chcete její nastavení upravit, můžete využít ručního zadání parametrů. Představuje to sice více práce, ale výsledek bude odpovídat přesně vašim potřebám. Až budete mít nastaveny parametry dokumen− tu, můžete je uložit jako vlastní šablonu.

Většinu nastavení vzhledu celého dokumentu najdete na kartě Rozložení stránky. Pro nastavení okrajů existují dva postupy: buď si můžete vybrat z přednastavených typů, nebo zadat konkrétní hodnoty.

1. Přepněte se na kartu Rozložení stránky.

2. Ve skupině Vzhled stránky klepněte na tlačítko Okraje.

3. Otevře se nabídka přednastavených typů okrajů: Normální, Úzký, Pokro- čilé, Široký, Zrcadleno. U každého typu je vidět náhled spolu s konkrétními hodnotami, pokud vám některý z nich vyhovuje, klepněte na něj. Okraje dokumentu se ihned změní.

4. Pokud chcete nastavit okraje ručně, vyberte místo předvoleného typu položku Vlastní okraje.

5. V oblasti Okraje nastavte okraje dokumentu a potvrďte tlačítkem OK.

■ Dialogové okno Vzhled stránky – Okraje

MS Office 2007

Pokud hodláte dokument po vytištění svázat, můžete kromě standardních okrajů nastavit i okraje u hřbetu. Nejprve určete Umístění hřbetu (vlevo, nahoře), poté nastavte okraj u položky U hřbetu. Takto nastavený okraj bude přidán navíc k již nastavenému okraji vlevo (případně nahoře).

Velikost stránky

Rozměry stránky můžete vybrat z předvolených možností, pokud na kartě Rozložení stránky ve skupině Vzhled stránky klepnete na tlačítko Velikost. Z otevřené nabíd−

ky pak můžete jednoduše vybrat některý z přednastavených rozměrů stránky. Pokud chcete nastavit nestandardní formát stránky, klepněte v dané nabídce na Další veli− kosti papíru, následně můžete zadat přesné rozměry stránky v centimetrech. Velikost stránky se nemusí týkat celého dokumentu, můžete ji určit i pro jednotlivou stránku, nezávisle na ostatních – u položky Použít na změňte volbu na Od tohoto místa dále.

■ Dialogové okno Vzhled stránky – Papír

Word

Orientace papíru

V dialogovém okně Vzhled stránky můžete určit i orientaci papíru, tedy buď Na výšku, nebo Na šířku. K nastavení orientace se ale dostanete i přímo ve skupině Vzhled stránky na kartě Rozložení stránky.

Word 2007

Více stránek na jednom papíře

Na jeden papír můžete umístit více stránek, včetně zrcadlových okrajů. Tuto funkci vyu− žijete například při vytváření různých brožurek a přání, nebo pokud chcete vidět vytiš− těný náhled dokumentu bez nutnosti tisknout příliš mnoho stránek.

V dialogovém okně Vzhled stránky můžete u položky Více stránek vybrat z několi− ka možností: Normální, Zrcadlové okraje, 2 stránky na 1 list, Brožura. Pomocí mož− nosti Brožura můžete vytvořit například pozvánku, program koncertu, nebo jakýkoliv jiný dokument, který je uprostřed přeložen.

TIP: Pokud zvolíte zrcadlové okraje, nezapomeňte si zkontrolovat nastavení okrajů u hřbetu stránky.

Sloupce

Text na stránce může být rozdělen do více sloupců, jako je tomu v časopisech a bro− žurách. Text ve sloupcích plyne ze spodního okraje sloupce vlevo k hornímu okraji sloupce vpravo. Běžně se používají dva nebo tři sloupce, počet je ale teoreticky ome− zen pouze šířkou stránky a čitelností. Pokud je orientace stránky zvolena naležato, může být použito více sloupců, čitelnost zůstane zachována. Použití sloupců je vhodné nejen kvůli grafickému ozvláštnění dokumentu, ale i pro snadnější čtení textu malým písmem, protože oko čtenáře nemusí při přechodu na další řádek hledat začátek řádku.

Nastavení sloupců je možné provést na kartě Rozložení stránky:

1. Klepněte na tlačítko Sloupce ve skupině Vzhled stránky.

2. Vyberte z předvolených typů sloupců; volby Jeden, Dva a Tři vytvoří pří- slušný počet sloupců stejné šířky. Volba Vlevo vytvoří dva sloupce, levý bude užší, u volby Vpravo je tomu naopak.

Chcete-li nastavit sloupce detailněji, vyberte položku Další sloupce. V dialogovém okně pak můžete kromě předvolených typů nastavit parametry sloupců ručně. Pokud změníte počet sloupců například na čtyři, vytvoří se čtyři stejně široké sloupce. Pokud u položky Sloupec č.: 1 můžete měnit šířku všech sloupců, automaticky se upraví mezery mezi sloupci. Pokud naopak změníte velikost mezery, automaticky se upraví šířka sloupců.

Pokud potřebujete vytvořit sloupce s různou šířkou, zrušte zaškrtnutí volby Sloupce stejně široké, zpřístupní se možnost upravit šířku sloupců a mezer u jednotlivých sloupců. Kromě přidání svislé čáry mezi sloupci můžete také určit, zda se má změna uplatnit na celý dokument nebo pouze od tohoto místa dále.

TIP: Sloupce můžete nastavit i pro konkrétní část textu, nezávisle na dalším textu dokumentu. Musíte ji nejprve označit a pak teprve vybrat příslušná nastavení sloupců.

MS Office 2007

■ Dialogové okno Sloupce

Vložení nového oddílu

Pokud chcete mít oddělené jednotlivé části dokumentu (například kapitoly), musíte roz− dělit dokument na více oddílů. To mimo jiné umožňuje jinak formátovat jednotlivé oddí− ly (například vložit jiné záhlaví a zápatí, viz kapitola Záhlaví, zápatí a čísla stránek). Pro vytvoření nového oddílu stačí vložit konec oddílu na vybrané místo:

1. Přepněte se na kartu Rozložení stránky.

2. Ve skupině Vzhled stránky klepněte na tlačítko Konce.

3. Z nabídky vyberte konec oddílu (Další stránka, Nepřetržitě, Sudá stránka, Lichá stránka).

Kromě konce oddílu také můžete pomocí této nabídky vložit konec stránky, avšak se zachováním jednoho oddílu.

Word

TIP: Pro vložení konce stránky můžete použít klávesovou zkratku CTRL + Enter.

Barva stránky a vodoznak

Barvu pozadí stránky dokumentu můžete změnit na kartě Rozložení stránky ve sku− pině Pozadí stránky. Klepnete−li na tlačítko Barva stránky, objeví se nabídka barev, ze kterých můžete vybírat. Klepnete−li na Další barvy, můžete si přesněji určit vlastní barevný odstín. Pokud chcete vrátit barvu pozadí zpět, vyberte v nabídce barev volbu Bez barvy.

Word 2007

Pokročilejších efektů můžete dosáhnout, klepnete−li v dané nabídce na volbu Vzhled výplně. Můžete zde nastavit barevný přechod, texturu nebo černobílý vzorek. Nezapo−

mínejte však na čitelnost textu.

POZNÁMKA: Vytváříte-li dokument, který budete později potřebovat vytisknout, myslete na to při volbě pozadí. Mnohem lepší je použít barevný papír, než plýtvat inkoust nebo toner tiskárny.

Vodoznak

Dokumenty je možné velmi snadno označit vodoznakem našikmo přes celou stránku. Nemusíte používat obrázek vytvořený v jiném programu, stačí použít k tomu určenou funkci Wordu:

1. Přejděte na kartu Rozložení stránky.

2. Ve skupině Pozadí stránky klepněte na tlačítko Vodoznak.

3. Z nabídky buď vyberte přednastavený typ vodoznaku, nebo klepněte na Vlastní vodoznak.

4. V dialogovém okně vyberte Vodoznak z textu a vepište vlastní text.

5. Vyberte písmo a další parametry.

6. Klepněte na tlačítko Použít a OK. Vodoznak se automaticky vloží na všechny stránky dokumentu. Obdobným

způsobem můžete na pozadí vložit vodoznak pomocí obrázku – v bodě 4 zvolte možnost Vodoznak z obrázku a následně vyberte obrázek, který chcete použít. Pokud chcete vodoznak odstranit, klepněte ve skupině Poza- dí stránky na tlačítko Vodoznak a vyberte položku Odebrat vodoznak.

■ Dialogové okno s nastavením parametrů vodoznaku

MS Office 2007

KAPITOLA 3

Formátování textu

Všechny důležité úpravy textu je možné provádět na kartě Domů nebo pomocí místní nabídky, kterou vyvoláte klepnutím pravým tlačítkem nad označeným textem. Textu je možné přiřadit různé parametry (velikost písma, barvu, zarovnání, tučný řez atd.). Všechny tyto parametry můžete přiřadit textu buď ručně, nebo pomocí tzv. stylů. Nej− prve si ukážeme ruční formátování textu, používání stylů přijde na řadu později.

TIP: Většinu formátování textu provádějte pomocí stylů, ulehčí vám to v budoucnu spoustu práce s předěláváním a kontrolováním formátování dokumentu; zejména u nadpisů a poznámek. Ruční formátování používejte u malých dokumentů nebo v ojedinělých případech.

Jak označit text

Chcete−li provést úpravu textu, musíte jej nejprve označit. To je možné provést několi− ka způsoby:

• Klepněte na začátek (případně konec) textu, který chcete označit, držte stisknuté tlačítko myši a tažením označte požadovanou oblast textu. Označený text se zvýrazní podbarvením.

• Najeďte kurzorem na začátek (případně konec) textu, který chcete označit. Stiskněte klávesu SHIFT a šipkami označte postupně požadovanou oblast. Tento způsob označení textu je vhodný například tehdy, pokud chcete označit poslední napsané slovo.

• Chcete-li označit jedno slovo, stačí na něj poklepat levým tlačítkem.

• Pro označení celého odstavce třikrát rychle klepněte levým tlačítkem na libovolné slovo odstavce.

Word

■ Ukázka označeného textu

Word 2007

Formát písma

Na kartě Domů ve skupině Písmo najdete všechny důležité příkazy pro formátování písma. Při úpravách textu budete tuto skupinu tlačítek používat pravděpodobně nejčas− těji. Obecně můžete postupovat takto:

1. Vyberte text, který chcete upravovat (jak bylo popsáno dříve).

2. Klepněte na požadované tlačítko, případně vyberte možnost z rozbalovacího seznamu.

3. Změnu ihned vidíte. Pokud se vám nelíbí, můžete ji vrátit zpět pomocí tlačítka Zpět na panelu nástrojů Rychlý přístup.

■ Popis ikon

písmo velikost písma zvětšit písmo zmenšit písmo vymazat formátování

tučné

kurzíva

podtržení přeškrtnuté horní index

dolní index

velká písmena

barva zvýraznění textu

barva písma

Při změně barvy písma nebo podbarvení postupujte takto:

1. Vyberte text, který chcete upravovat.

2. U příslušného tlačítka klepněte na malou šipku, tím otevřete nabídku barev.

3. Najedete-li kurzorem nad některou z nabízených barev, v textu se zobrazí ihned náhled změny. Najedete-li kurzorem nad jinou barvu, opět ihned uvidíte výsledek.

4. Klepněte na vybranou barvu.

Pro změnu formátování je možné použít také klávesové zkratky. Zapamatujte si alespoň následující:

CTRL + B tučně CTRL + I kurzívou CTRL + U podtržení

MS Office 2007

+ 294 hidden pages