MICROSOFT Access 2007 User Manual [fr]

Access 2007

Utilisation de base

Fac Similé

Manuel de référence

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dans cet ouvrage sont des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.

Cet ouvrage n’est pas la documentation officielle de Microsoft Access 2007 et son contenu

n’engage pas la société Microsoft.

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Réf : PK0306 – Manuel de référence A4

Microsoft Office Access 2007 Utilisation de base

octobre 2009

Editeur

TSoft

10, rue du Colisée

75008 Paris

http://www.tsoft.fr Tél. : 01 56 88 29 64 Fax : 01 53 76 03 64

Avant-propos

Conçu par des pédagogues expérimentés, le but de cet ouvrage est de vous apprendre rapidement à utiliser les fonctions de base du logiciel Microsoft Office Access 2007, c'est-à-dire celles qu’il faut savoir utiliser pour pouvoir commencer à travailler avec le logiciel Access.

Vous pouvez remettre à plus tard l’apprentissage des fonctions avancées, car il est bon d’avoir déjà acquis une certaine pratique des fonctions de base avant de vouloir aller plus loin avec les fonctions avancées. Vous pouvez commencer à concevoir et à réaliser vos applications rien qu’avec les fonctions de base, vous sentirez par vous-même le besoin d’aller plus loin avec les fonctions avancée le moment venu.

Ce manuel présente sous forme de fiches pratiques les fonctions de base Access 2007 et leur mode d’emploi. Ces fiches peuvent être utilisées soit dans une démarche d'apprentissage pas à pas, soit au fur et à mesure de vos besoins, lors de la réalisation de vos propres documents. Une fois les bases du logiciel maîtrisées, vous pourrez également continuer à vous y référer en tant qu'aide-mémoire. Si vous vous êtes déjà aguerri sur une version plus ancienne d’Access ou sur un autre logiciel de base de données, ces fiches vous aideront à vous approprier rapidement Microsoft Office Access version 2007.

Il existe chez le même éditeur Tsoft, un ouvrage d'exercices et de cas pratiques, qui vous permettra d’acquérir une bonne pratique d’Access 2007. La réalisation du parcours complet des exercices et cas pratiques constitue une excellente autoformation et vous prépare à concevoir vos propres applications de manière autonome.

Un formateur pourra aussi utiliser ces cas pratiques pour animer une formation aux fonctions de base de Microsoft Access 2007 : mis à disposition des apprenants, ils permettent à chaque élève de progresser à son rythme et de poser ses questions au formateur sans ralentir la cadence des autres élèves.

Conventions typographiques

Pour faciliter la compréhension visuelle par le lecteur de l’utilisation pratique du logiciel, nous avons adopté les conventions typographiques suivantes :

Gras : les onglets, les groupes, les boutons et les zones qui sont sur le Ruban.

Gras : noms des sections dans les menus ou dans les boîtes de dialogue (*).

Italique

Police bâton : noms de dossier, noms de fichier, données à saisir ou contenu de champ.

<champ> : noms de champ ou de colonne ou de propriété.

[xxxxx] : boutons qui sont dans les boîtes de dialogue (*).

 Actions : les actions à réaliser sont précédées d’une puce.

(*) Dans cet ouvrage, le terme « dialogue » désigne une « boîte de dialogue ».

: noms des items dans les listes/menus et noms des boîtes de dialogue (*).

TABLE DES MATIÈRES

1- PRÉSENTATION ACCESS 2007 ............................................ 5

Les objets d’une base de données ................................................................... 6

Lancer Access ................................................................................................ 9

Arrêter Access ou basculer entre applications ................................................. 10

Ouvrir et fermer une base de données ........................................................... 11

La nouvelle interface d’Access ....................................................................... 12

Le Ruban et les onglets ................................................................................ 13

La barre d'outils Accès rapide ........................................................................ 14

Volet de navigation ...................................................................................... 15

Le Bouton Office et les options Access ........................................................... 16

Utiliser l'Aide ................................................................................................ 17

2- EXPLOITER UNE BASE DE DONNÉES ................................. 19

Manipuler les objets de la Base de données ................................................... 20

Saisir et éditer des enregistrements ............................................................... 23

Copier/Déplacer/Supprimer des données ........................................................ 26

Mettre en forme la feuille de données ............................................................ 27

Rechercher et Remplacer des données .......................................................... 30

Vérifier l’orthographe .................................................................................... 31

Trier dans la feuille de données ..................................................................... 33

Filtrer dans la feuille de données ................................................................... 34

Imprimer la feuille de données ...................................................................... 36

3- CRÉER ET GÉRER LES FICHIERS ....................................... 39

Créer une base de données vide ................................................................... 40

Personnaliser la base de données vide ........................................................... 41

créer une base de données à partir d’un modèle ........................................... 42

Sauvegarder/restaurer une base de données .................................................. 43

Compacter/fractionner une base de données .................................................. 44

Conversion de format de fichier ..................................................................... 45

Propriétés de la base de données .................................................................. 46

Protéger une base de données ...................................................................... 47

4- CRÉER DES TABLES ........................................................... 49

Créer des tables dans une base de données ................................................... 50

Ajouter des champs à une table .................................................................... 51

Types de champ ........................................................................................... 53

la Clé primaire et les index ............................................................................ 54

Propriétés des champs .................................................................................. 56

Modifier la structure d’une table .................................................................... 63

5- REQUÊTES SÉLECTION ...................................................... 65

Créer une requête avec l’assistant ................................................................. 66

Créer une requête en mode Création ............................................................. 68

Gestion des requêtes .................................................................................... 69

Placer les champs dans la grille de requête .................................................... 70

Tris dans les requêtes ................................................................................... 71

Critères de sélection dans une requête ........................................................... 72

Paramètres dans une requête ........................................................................ 75

Champ calculé dans une requête ................................................................... 76

Regroupements et calculs de synthèse ........................................................... 80

6- LES FORMULAIRES ............................................................ 83

Créer un formulaire ...................................................................................... 84

Gérer les formulaires .................................................................................... 87

Formulaire en Mode Création ........................................................................ 88

Formulaire en mode Page ............................................................................. 91

Ajouter des Contrôles ................................................................................... 92

Disposer les contrôles ................................................................................... 94

Mettre en forme les contrôles ........................................................................ 97

Propriétés des contrôles ................................................................................ 98

7- LES ÉTATS ........................................................................ 101

Créer un état ............................................................................................. 102

Gérer les états ........................................................................................... 106

État en mode Création ................................................................................ 107

Trier et regrouper les données dans un état ................................................. 109

Filtrer dans un état ..................................................................................... 112

Calculs et totaux dans un état ..................................................................... 113

Mise en page et impression ......................................................................... 115

8- RELATIONS ENTRE TABLES ............................................. 119

Créer des relations entre tables ................................................................... 120

Utiliser des tables liées ............................................................................... 124

Sous-formulaire et sous-état ....................................................................... 128

INDEX ............................................................................................................. 133

PRÉSENTATION

ACCESS 2007

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