Hp Analog Fax Accessory 300 Send Fax Driver Guide

HP LaserJet MFP

Analog Fax Accessory 300

Send Fax Driver Guide Guide du pilote Envoi de télécopies Guía del controlador envío de fax Guia do driver de envio de fax

12234

HP LaserJet MFP Analog Fax Accessory 300

English

Send Fax Driver Guide

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Part number: Q3701-90933 Edition 1, 2/2006

Trademark Credits

Windows® is a U.S. registered trademark of the Microsoft Corporation.

ENWW iii

iv ENWW

1 Setting up

System requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Operating system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Displays. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Printer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Hardware. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Installing the MFP Send Fax driver. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Determining if the MFP Send Fax driver

is supported by the MFP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Upgrading the MFP firmware and downloading the driver . . . . . . 3

Verifying that the MFP e-mail feature is configured (optional). . . . 5

Configuring the billing code feature (optional). . . . . . . . . . . . . . . . 6

Installing the driver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Uninstalling the HP MFP Send Fax driver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

2 Faxing

Sending a fax to a single recipient . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Sending a fax to multiple recipients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Sending a fax by using the phone book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Canceling a fax job. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Inserting special characters in the fax number. . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Editing the phone book. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Adding names to the phone book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Removing names from the phone book. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Editing names in the phone book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

3 Configuration

Setting the sender information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Setting the fax quality. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Setting the notification settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Setting the cover page information. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Setting the preview preference. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Setting the fax driver printer preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Setting the billing code configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

4 Troubleshooting

Functional errors. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

The test page does not print . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

The e-mail notification is disabled. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

An e-mail confirmation is not received. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

ENWW v

PC FAX SEND does not appear on the MFP control panel . . . . 45

The bitmap does not appear or print on the cover page . . . . . . . 46

The preview does not appear . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

A billing code is required after disabling the feature . . . . . . . . . . 46

The billing code text box does not appear. . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

The default fields do not refresh . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Changed settings do not take effect . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Changed settings do not take effect in

a Point and Print installation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Warning messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

PC fax feature may be disabled at the MFP warning . . . . . . . . . 51

Cover page functionality will not be available warning . . . . . . . . 52

Error messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

vi ENWW

Setting up

You can use the HP LaserJet MFP Send Fax driver to send faxes from your computer to on e or more HP multifunction peripherals (MFP). After it is installed, the driver can be accessed by printing to the MFP Send Fa x printer driver.

This guide describes the fax functions that are included with the MFP Send Fax driver and prov ides instructions about the following tasks:

● Install the fax driver

● Send faxes

● Configure fax settings

● Troubleshoot problems

ENWW 1

System requirements

Operating system

The MFP Send Fax driver is supported on the following operating systems:

● Windows 2000

● Windows XP

● Windows XP Professional x64

● Windows Server 2003

● Windows Server 2003 x64

Displays

The MFP Send Fax module supports display types that have a super video graphics adapter (SVGA) resolution of 800 x 600 pixels or greater.

Printer

The following products support the MFP Send Fax driver:

● HP LaserJet 4345mfp

● HP Color LaserJet 4730mfp

● HP LaserJet 9040mfp

● HP LaserJet 9050mfp

● HP Color LaserJet 9500mfp

Hardware

The HP LaserJet MFP Analog Fax Accessory 300 must be installed in the MFP before installing the MFP Send Fax driver. See the HP LaserJet MPF Analog Fax Accessory 300 Fax Guide for more information about installing this hardware.

Network

The MFP Send Fax printer driver must be used on a network printer. It is not intended to be used on a local printer.

2 Chapter 1 Setting up ENWW

Installing the MFP Send Fax driver

This section provides instructions about the following tasks:

● Determining if the MFP Send Fax driver is supported by the MFP

● Upgrading the MFP firmware and downloading the driver

● Verifying that the MFP e-mail feature is configured (optional)

● Configuring the billing code feature (optional)

● Installing the driver

Determining if the MFP Send Fax driver is supported by the MFP

The most current versions of the MFP firmware contain support for the MFP Send Fax driver. To deter mine if your MFP firmware supports the MFP Send Fax driver, use the following steps:

1 On the MFP control panel, press Menu. 2 Scroll to and touch FAX. 3 Scroll to and touch FAX SEND. 4 Scroll to and touch PC FAX SEND.

Note If PC FAX SEND does not appear in y our MFP menu, upgrade the MFP

firmware.

5 Touch ENABLED. 6 Touch EXIT.

Upgrading the MFP firmware and downloading the driver

To upgrade the MFP firmware and download the MFP Send Fax driver, use the following steps:

1 View the configuration information on the MFP control panel to

determine the current firmware version.

a On the MFP control panel, press Menu. b Touch INFORMATION. c Touch PRINT CONFIGURATION. The configuration page

prints.

d The firmware datecode is listed in the section called Device

Information.

ENWW Installing the MFP Send Fax driver 3

Note The firmware datecode is in the following format: YYYYMMDD

XX.XXX.X. The first string of numbers is the date, where YYYY represents the year , MM represen ts the month, and DD represents t he date. For example, a firmware datecode that begins with 20040225 represents February 25, 2004. The second string of numbers represents the revision number of the firmware.

2 Go to Software & driver downloads for your MFP.

a Go to

www.hp.com .

b Type the MFP model number in the Search text box and

press Enter.

c In the Select a product pane in the Searc h results windo w,

select the specific MFP model number where the firmware will be installed.

d In the Product Quick Links pane, click Software & driver

downloads.

3 Download the most current firmware.

a In the Select operating system pane, clic k Cross operat ing

system (BIOS, Firmware, Diagnostics, etc.).

b If the date that is listed in the Firmware table is more recent

than the datecode that is printed on the MFP configuration page, click Download next to the appropriate file.

Note Different firmware files are a va ilable f or the v arious operating syste ms.

c In the File Download dialog box that opens, click Save. d In the File Name text box in the Save As windo w that opens ,

type the location on your computer where you want to save the firmware update file.

e Click Save. f After the file has been downloaded, close th e File Do wnlo ad

dialog box, if necessary.

4 Download the MFP Send Fax driver.

a Click Back to return to the Select operating system pane.

Note If you do not return to the Select operating system pane when you

click Back, see step 2 for instructions about navigating to the Select operating system pane.

b In the Select operating system pane, click the appropriate

operating system.

4 Chapter 1 Setting up ENWW

Note The MFP Send Fax driver is supported on Windows 2000,

Windows XP, Windows XP Professional x64, Windows Server 2003, and Windows Server 2003 x64.

c In the Driver table that appears, click Download next to the

HP MFP Send Fax driver.

d In the File Download dialog box that opens, click Save. e In the File Name text box on the Save As window t hat opens,

type the location on your computer where you want to save the MFP Send Fax driver file.

f Click Save. g After the file has been downloaded, close the File Do wnlo ad

dialog box if necessary.

5 Install the downloaded firmware file. See the appropriate MFP

user guide for instructions about installing the remote firmware update (RFU):

• HP LaserJet 4345mfp Series User Guide

• HP Color LaserJet 4730mfp User Guide

• HP LaserJet 9040mfp/9050mfp User Guide

• HP Color LaserJet 9500mfp User Guide

Verifying that the MFP e-mail feature is configured (optional)

The e-mail function on the MFP must be configured in order to receive an e-mail notification when a fax has been sent by using the MFP Send Fax driver.

Note The e-mail notification fe ature is optional.

See the appropriate MFP user guide f or instructions about configuring the e-mail function:

● HP LaserJet 4345mfp Series User Guide

● HP Color LaserJet 4730mfp User Guide

● HP LaserJet 9040mfp/9050mfp User Guide

● HP Color LaserJet 9500mfp User Guide

ENWW Installing the MFP Send Fax driver 5

Configuring the billing code feature (optional)

HP MFP Send Fax supports the use of billing codes when sending faxes.

Note The billing code feature is optional.

To enable the billing code feature through the MFP control panel, use the following steps:

1 On the MFP control panel, press Menu. 2 Scroll to and touch FAX. 3 Scroll to and touch FAX SEND. 4 Scroll to and touch BILLING CODE. 5 Touch CUSTOM to open the billing code screen. 6 Use the up and down arrows to select the minimum number of

digits in the billing code.

7 Touch OK to enable the billing code feature.

Note Touch OFF to disable the billing code feature.

Installing the driver

To install the MFP Send Fax driver by using the Add a Printer wizard in Windows, use the following steps:

1 In Windows Explorer, double-click on the downloaded

MFP Send Fax driver executable file to extract the driver files.

2 Click Start, click Settings, and then click Printers and Faxes. 3 In the Printer Tasks pane in the Printers and Faxes window,

click Add a printer.

4 In the Add Printer Wizard welcome dialog box, click Next.

6 Chapter 1 Setting up ENWW

5 Under Local or Network Printer, select Local printer attached

to this computer. Click Next.

Note Select Local printer attached to this computer to install the

MFP Send Fax driver on a network printer. The printer name is HP MFP Send Fax when the driver is installed on a local printer.

If you select A network printer, or a printer attached to another computer, then the IP address of the computer is required. Some features, such as fa x pre view, are not availab le if the drive r is installed by using the network printer installation (Point and Print).

The MFP Send Fax driver cannot be installed on a a printer that is connected to the computer by a serial or parallel po rt. It must be on a network.

6 If your computer is a lready co nnected to the MF P, under Select a

Printer Port, select Use the following port.

Note If your computer is not connected to the MFP, go to step 8.

ENWW Installing the MFP Send Fax driver 7

7 In the Use the following port drop-down menu, select the name

or IP address of the MFP. Click Next and then go to step 13.

8 If your computer is not connected to the MF P, select Create a

new port under Select a Printer Port.

9 In the Type of port drop-down menu, select Standard TCP/IP

Port. Click Next.

8 Chapter 1 Setting up ENWW

10 In the Add Standard TCP/IP Printer Port Wizard dialog box,

click Next.

11 Under Add Port, type the MFP printer name or IP address in the

Printer Name or IP Address text box and then click Next.

Note The default port name is the name that you t yped in the Printer Name

or IP Address te xt box. You can change this name by typing a new

name in the Port Name text box.

ENWW Installing the MFP Send Fax driver 9

12 Click Finish. 13 Under Install Printer Software, click Have Disk.

14 In the Install From Disk dialog box, click Browse.

15 Browse to and select the MFP Send Fax driv er .INF file extracted

in step 1.

Note Two versions of the .INF file are available: a 32-bit version for

Windows 2000, Windows XP, and Windows Server 2003 and a 64-bit version for Windows XP Professional x64 and Windows Server 2003 x64.

A The s pecified location does not contain inf ormation about y our

printer message appears if yo u select the wrong version of the file. 16 Click OK.

10 Chapter 1 Setting up ENWW

17 Under Install Printer Software, click Next.

18 In the Printer name text box under Name Your Printer, type a

name for the printer. The default printer name is HP MFP Send Fax.

19 Click Next.

ENWW Installing the MFP Send Fax driver 11

20 Under Printer Sharing, click Next.

Note You can share the printer by selecting Share name on the Printer

Sharing window . The MFP Send Fax driver is then av ailable for a P oint

and Print connection. Some features, such as fax preview, are not availab le if the driver is accessed by using a Point and Print connection.

12 Chapter 1 Setting up ENWW

21 Under Print Test Page, select Yes to print a test page and then

click Next.

Note Selecting Yes to print a test page sends a fax. No page is printed.

a On the Completing the Add Printer Wizard dialog box,

click Finish to complete the wizard and continue sending a test fax.

ENWW Installing the MFP Send Fax driver 13

b In the HP MFP Send Fax dialog box, click the Fax Job tab.

Note The Setup information is not required to send a test p age.

To set the default sender inf ormation and fax set tings f or all f ax es, see “Configuration” on page 33.

14 Chapter 1 Setting up ENWW

c In the Fax Number text box under Fax To, type the fax

number where the test page will be sent.

d Click Send.

ENWW Installing the MFP Send Fax driver 15

e The preview window opens if you selected Show Preview

Before Sending Fax on the Setup tab. On the toolbar, click Send Fax.

f A message appears asking if the test page printed. Verify that

the test page printed on the receiving fax machine and then click OK.

Note The test page is delivered to the f ax nu mber that y ou typed in t he Fax

Number text bo x on the Fax Job tab.

Uninstalling the HP MFP Send Fax driver

To uninstall the MFP Send Fax driver, use th e following steps:

1 Click Start, click Settings, and then click Printers and Faxes. 2 In the Printers and Faxes window, right-click the MFP printer

where MFP Send Fa x is insta lle d an d th en cl ick Delete. 3 Click Start, click Settings, and then click Printers and Faxes. 4 Right-click in the Printers and Faxes window and then click

Server Properties. 5 In the Print Server Properties dialog box, click Drivers. 6 Select the MFP Send Fax driver and then click Remove. 7 Click OK.

16 Chapter 1 Setting up ENWW

Faxing

This chapter provides information about sending faxes and using the MFP Send Fax phone book:

● Sending a fax to a single recipient

● Sending a fax to multiple recipients

● Sending a fax by using t he phone book

● Canceling a fax job

● Inserting special characters in the fax number

● Editing the phone book

ENWW 17

Sending a fax to a single recipient

To send a fax to a single recipient, use the f ollowing steps: 1 Open the document to be faxed in the software program in which

it was created.

2 Click File and then click Print. 3 Select the HP MFP Send Fax driver from the list of printers. 4 Click OK or Print.

Note Click the button that sends a document to the printer. This might not

be labeled the same way in all programs. 5 Under Fax To in the HP MFP Send Fax dialog box, type the

recipient name, f ax number, and company name. The f ax number

is the only required information.

Note See “Inserting special characters in the fax number” on pag e 27 for a

list of special characters that you can use in the Fax Number text field.

18 Chapter 2 Faxing ENWW

6 Click Add to Phone Book to add the recipient information to the

MFP Send Fax phone book. This step is optional.

Note Click Clear Fields to remove all of the values in the Recipient Name,

Fax Number, and Company Name text boxes.

7 The default cover page information appears under Include With

Fax in the HP MFP Send Fax dialog box. This inf ormation can be

changed for any individual fax job.

Note To set the default cov er page settings f o r all f axes , see “Con figuration”

on page 33.

8 If the billing code feature is enabled, type the billing code under

Billing Information in the HP MFP Send Fax dialog box. The

billing code can be changed for any individual fax job.

9 To send the fax with the default sender, fax quality, notification

information, and preview preferences, click Send.

Note Click the Setup tab in the HP MFP Send Fax dialog box to view the

sender, fax quality, notificati on, and p re view settings. This information can be changed for any individual fax job. Click Send to send the fax.

ENWW Sending a fax to a single recipient 19

10 If you selected Show Preview Before Sending F ax on the

Setup tab, a preview of the fax job appears. Review the fax for

accuracy.

Note The preview function is not available when you use Point and Print.

Point and Print is a Windows feature that you can use to connect, print, or fax to a remote printer without using installation disks. Files and configuration information are automatically downloaded from the print server to the client.

11 Click View or use the zoom drop-down menu to change the size

of the document preview.

12 Click the arrow buttons to navigate through the document. 13 Click Send Fax to send the f ax or clic k Cancel F a x to edit the fax

settings.

Sending a fax to multiple recipients

To send a fax to a multiple recipients, use the following steps: 1 Open the document to be faxed in the software program in which

it was created.

2 Click File and then click Print. 3 Select the HP MFP Send Fax driver from the list of printers.

20 Chapter 2 Faxing ENWW

4 Click OK or Print.

Note Click the button that sends a document to the printer. This might not

be labeled the same way in all programs. 5 Under Fax To in the HP MFP Send Fax dialog box, type the

recipient name, fax number, and company name .

Note The fax number is the only required information. See “Inserting special

characters in the fax number” on page 27 for a list of special characters that you can use in the Fax Number text field .

6 Click Add to Phone Book to add the recipient information to the

MFP Send Fax phone book. This step is optional.

Note Click Clear Fields to remove all of the values in the Recipient Name,

Fax Number, and Company Name text boxes. 7 Click To -> to add the recipient information to the F ax Recipients

field. 8 Repeat steps 5 through 7 for each f ax recipie nt. The f ax is sent to

all of the names that appear in the Fax Recipients field.

ENWW Sending a fax to multiple recipients 21

Note Cover Page (Single recipient only) is disabled when the second

recipient is added to the Fax Recipients field. A cover pag e cannot be used when you send faxes to multiple recipients.

9 If the billing code feature is enabled, type the billing code under

Billing Information in the HP MFP Send Fax dialog box. The

billing code can be changed for any individual fax job.

10 To send the fax with the default sender, fax quality, notification

information, and preview preferences, click Send.

Note Click the Setup tab on the HP MFP Send Fax dialog box to view the

sender, fax quality, notificati on, and p re view settings. This information can be changed for any individual fax job. Click Send to send the fax.

22 Chapter 2 Faxing ENWW

11 If you selected Show Preview Before Sending F ax on the

Setup tab, a preview of the fax job appears. Review the fax for

accuracy.

Note The preview function is not available when you use Point and Print.

12 Click View or use the zoom drop-down menu to change the size

of the document preview.

13 Click the arrow buttons to navigate through the document. 14 Click Send Fax to send the f ax or clic k Cancel F a x to edit the fax

settings.

Sending a fax by using the phone book

To send a fax by using the phone book, use the following steps: 1 Open the document to be faxed in the software program in which

it was created.

2 Click File and then click Print. 3 Select the HP MFP Send Fax driver from the list of printers.

ENWW Sending a fax by using the phone book 23

4 Click OK or Print.

Note Click the button that sends a document to the printer. This might not

be labeled the same way in all programs. 5 Under Fax To in the HP MFP Send Fax dialog bo x, clic k the book

icon.

6 In the Phone Book dialog box, select the name of each fax

recipient and click To -> to populate the Fax Recipients field.

7 After you have added all of the fax recipients to the Fax

Recipients field, click OK.

24 Chapter 2 Faxing ENWW

8 Under Include With Fax in the HP MFP Send Fax dialog box,

clear Cover Page (Single recipient only) if it is selected.

Note A cover page cannot be used wh en sending faxes to multiple recipients .

If you do not clear Cover Page (Single recipient only), the following error message appears:

9 If the billing code feature is enabled, type the billing code under

Billing Information in the HP MFP Send Fax dialog box. The

billing code can be changed for any individual fax job.

10 To send the fax to all of the f ax recipients with the default sender,

fax quality, notification information, and pre view pref erence s, clic k

Send.

ENWW Sending a fax by using the phone book 25

Note Click the Setup tab on the HP MFP Send Fax dialog box to view the

sender, fax quality, notificati on, and p re view settings. This information can be changed for any individual fax job. Click Send to send the fax.

11 If you selected Show Preview Before Sending F ax on the

Setup tab, a preview of the fax job appears. Review the fax for

accuracy.

Note The preview function is not available when you use Point and Print.

12 Click View or use the zoom drop-down menu to change the size

of the document preview.

13 Click the arrow buttons to navigate through the document. 14 Click Send Fax to send the f ax or clic k Cancel F a x to edit the fax

settings.

Canceling a fax job

Three methods are available to cancel a f ax job:

1 Click Cancel Fax in the fax preview window. 2 On the MFP control panel, press the fax icon and then press the

red Stop/Cancel button.

26 Chapter 2 Faxing ENWW

Note The status message Processing job must appear on the MFP wh en the

red Stop/Cancel button is pressed to cancel the fax. 3 On the MFP control panel, cancel faxes by using the fax menus.

a On the MFP control panel, press Menu.

b Scroll to and touch FAX.

c Scroll to and touch CANCEL CURRENT TRANSMISSION.

Note Scroll to and touch CANCEL ALL PENDING TRANSMISSIONS to

cancel all of the pending fax transmissions.

d Touch EXIT.

Inserting special characters in the fax number

The Fax Number text field accepts special characters in addition to the numbers 0 through 9.

Table 1: Special characters

Special

Function

Character

- Use a hyphen in the fax number to mak e the number easier to read.

( ) Use parenthesis in the fax number to make the

number easier to read.

[ ] Use an opening and closing bracket to hide a

portion of the fax number so that it does not print on the fax cover sheet, call reports, or e-mail confirmations. For example, a fax number might include a calling-card access code. Type brackets around the calling-card access code portion of the fax number to prevent sho wing this information.

* The ast erisk is transmitted as a touch-tone. # The number sign is transmitted as a touch-tone. , A comma represents a 2-second pause when the

fax number is dialed. Use multiple commas for a longer pause during dialing.

ENWW Inserting special characters in the fax number 27

Editing the phone book

The phone book can be used to store the contact information that appears under Fax To in the HP MFP Send Fax dialog box. Names can be added and removed from the phone book.

The MFP Send Fax phone book is saved in the system registry. HP does not recommend editing or copying this file.

Adding names to the phone book

To populate the phone book, use the following steps: 1 Under Fax To in the HP MFP Send Fax dialog bo x, clic k the book

icon.

2 In the Phone Book dialog box, click Add.

28 Chapter 2 Faxing ENWW

3 In the Add to Phone Book dialog box, type the recipient name,

fax number, and company name in the text boxes.

4 Click OK. 5 In the Phone Book dialog box, click Add to add additional

names.

6 Click OK when y ou are f inish ed adding n ames to t he phone b ook.

Note Contacts cannot be imported into the MFP Send F ax phone book from

external e-mail programs.

Removing names from the phone book

To remove names from the phone book, use the following steps: 1 Under Fax To in the HP MFP Send Fax dialog bo x, clic k the book

icon.

ENWW Editing the phone book 29

2 In the Phone Book dialog box, select the name that you want to

delete and then click Delete.

3 Click OK when you are done deleting names from the phone

book.

Editing names in the phone book

To edit names in the phone book, use the following steps: 1 Under Fax To in the HP MFP Send Fax dialog bo x, clic k the book

icon.

30 Chapter 2 Faxing ENWW

2 In the Phone Book dialog box, select the name that you want to

edit and then click Edit.

3 In the Edit Phone Book Entry dialog box, edit the recipient

name, fax num ber, and company name in the text boxes.

4 Click OK when you are done editing.

ENWW Editing the phone book 31

32 Chapter 2 Faxing ENWW

Configuration

This chapter provides information about configuring the default settings for the MFP Send Fax driver by using the Edit Defaults button on the Setup tab:

● Setting the sender information

● Setting the fax quality

● Setting the notification settings

● Setting the cover page information

● Setting the preview preference

● Setting the fax driver printer preferences

● Setting the billing code configuration

Note The default settings might ha ve been set during the installation process.

ENWW 33

Setting the sender information

The default sender information is included on all faxes that you send using the MFP Send Fax driver, including cover pages. The sender information can be changed f or individual fax es using the text fields on the Setup tab.

Note A cover page cannot be used when you send faxes to multiple

recipients. To set the default sender information, use the following steps:

1 On the Setup tab, click Edit Defaults. 2 Under Sender Information in the Default Settings dialog box,

type the default sender name, company name, fax number, and voice phone number.

34 Chapter 3 Configuration ENWW

Note The information in the sender information fields on the Setup tab is

updated the first time that the sender information is entered in the sender information fields in the Default Settings dialog box. If the default sender information is changed later, the sender information fields on the Setup tab are not refreshed. The changes are saved, but the information does not appear in the dialog box. To show the new information, exit from the MFP Send Fax driver and then restart the driver.

3 Click OK.

Note To set all of the default information at the same time, select the

fax quality, notification, cover page, and preview settings and then click OK.

Setting the fax quality

The fax quality setting defines the resolution that the MFP uses to send the fax. The quality settings are as follows:

● Standard: 200 x 100 dots per inch (dpi)

● Fine: 200 x 200 dpi

● Superfine: 300 x 300 dpi

To set the fax quality, use the following steps: 1 On the Setup tab, click Edit Defaults.

ENWW Setting the fax quality 35

2 Under Fax Quality in the Default Settings dialog box, se lect th e

default quality for sending faxes.

3 Click OK.

Note To set all of the default information at the same time , select the sender

information, notification, cover page, and preview settings and then click OK.

Setting the notification settings

The notification settings determine when and how notification of the status of an outgoing fax is sent.

To change the notification settings, use the following steps:

1 On the Setup tab, click Edit Defaults.

36 Chapter 3 Configuration ENWW

2 Under Notification in the Default Settings dialog box, select

when to receive notifications:

• None: notification is not sent.

• This Job: notification is sent when a fax is sent.

• On Error: notification is sent when an error occurs.

3 Select the type of notification to send:

• Print: notification is printed on the default printer.

• E-mail: notification is sent in an e-mail message. Type the e-mail address in the E-mail Address text box.

Note The e-mail function must be configured on the MFP in or der to receive

an e-mail notification.

4 Click OK.

Note To set all of the default information at the same time , select the sender

information, fax quality, cover page, and previe w settings and then click OK.

ENWW Setting the notification settings 37

Setting the cover page information

Standardize the look of the fax cover page by using a default cover page. Fields are included for notes, a subject line, and a company logo or other image. The cover page settings can be modifi ed on the

Fax Job tab for individual fax jobs.

Note A cover page can only be included with faxes that are sent to single

recipients. To change the cover page information, use the following steps:

1 On the Setup tab, click Edit Defaults. 2 Under Include With Fax in the Default Settings dialog box,

select Cover Page (Single recipient only).

3 In the Notes text box, type the default notes. 4 In the Subject text box, type the default subject line. 5 Click Browse to include an image on the cover page.

38 Chapter 3 Configuration ENWW

6 Browse to and select a bitmap image file, such as a company logo.

Note The bitmap image is conv erted to gra yscale on t he cover sheet and is

located in the top one-third of the pag e.

7 Click OK.

Note To set all of the default information at the same time , select the sender

information, fax quality , notification, and pre view settings and then click

OK.

Setting the preview preference

The preview pr eference can be set to automatically preview e very fax job before it is sent.

To preview every fax job before it is sent, use the following steps:

1 On the Setup tab, click Edit Defaults. 2 Under Preview in the Default Settings dialog box, select Show

Preview Before Sending Fax to preview each f ax automatically

before it is sent.

3 Click OK.

Note To set all of the default information at the same time , select the sender

information, fax quality, notification, and cover page settings and then click OK.

Setting the fax driver printer preferences

To set the basic MFP Send Fax driver printing options through Windows, use the following steps:

1 Click Start, click Settings, and then click Printers and Faxes. 2 On the Printers and Faxes window, right-click HP MFP Send

Fax and then click Printing Preferences.

ENWW Setting the preview preference 39

3 In the HP MFP Send Fax Document Properties dialog box,

click Paper/Quality to set the default paper and quality properties. To save the defau lt paper settings and close the dialog box, click OK.

Note The Advanced tab on the HP MFP Send Fax Document Properties

dialog box does not contain an y information that affects th e MFP Send Fax driv er. This tab is a standard Windows tab and cannot be remov ed for this driver.

40 Chapter 3 Configuration ENWW

4 Click Services to check the status of the printer and supplies or

to start the embedded Web server. The Services tab options only appear if the MFP Send Fax driver is connected to a valid TCP/IP port.

Note See the appropriate MFP user guide for more information about the

Embedded Web server. 5 To save any changes to the default settings and close the dialog

box, click OK.

Setting the billing code configuration

HP MFP Send Fax supports the use of billing codes when sending faxes.

To enable or disable the billing code feature through the MFP control panel after the MFP Send Fax driver has been installed, use the following steps:

1 On the MFP control panel, press Menu. 2 Scroll to and touch FAX. 3 Scroll to and touch FAX SEND. 4 Scroll to and touch BILLING CODE.

ENWW Setting the billing code configuration 41

5 Touch CUSTOM to open the billing code screen. 6 Use the up and down arrows to select the minimum number of

digits in the billing code.

7 Touch OK to enable the billing code feature or touch OFF to

disable the billing code feature.

Note If the billing code feature is enabled on the MFP, a billing code entry is

required for walk-up fax jobs sent from the MFP.

8 Click Start, click Settings, and then click Printers and Faxes. 9 Under Printer Tasks on the Printers and Faxes window,

right-click the name of the MFP and then click Properties.

10 In the HP MFP Send Fax Properties dialog box, click Device

Settings.

11 In the Automatic Configuration: drop-down menu, select

Update Now.

Note Update Now stays selected in the Automatic Configuration

drop-down menu briefly. If y ou wait a few seconds or return to this dialog box later, Off will be selected in the drop-down menu.

12 Click OK.

42 Chapter 3 Configuration ENWW

Troubleshooting

Use the information in this chapter to troubleshoot general fax issues:

● Functional errors

• The test page does not print

• The e-mail notification is disabled

• An e-mail confirmation is not received

• PC FAX SEND does not appear on the MFP control panel

• The bitmap does not appear or print on the cover page

• The preview does not appear

• A billing code is required after disabling the feature

• The billing code text box does not appear

• The default fields do not re fresh

• Changed settings do not take effect

• Changed settings do not take effect in a Point and Print installation

● Warning messages

• PC fax feature may be disabled at the MFP warning

• Cover page functionality will not be available warning

● Error messages

ENWW 43

Functional errors

The following sections describe issues that might occur when using the HP MFP Send Fax driv er.

The test page does not print

View the MFP Send F ax configura tion inf ormation on the MFP control panel to determine if the driver installation wa s successful and the PC Fax Send feature is enabled.

To view the configuration information, use the following steps:

1 On the MFP control panel, press Menu. 2 Scroll to and touch FAX. 3 Scroll to and touch FAX SEND. 4 Scroll to and touch PC FAX SEND. 5 Touch ENABLED. 6 Touch EXIT.

The e-mail notification is disabled

The e-mail notification type is disabled under Notification on the Setup tab in the HP MFP Send Fax dialog box because the e-mail

function is not enabled on the MFP. See the appropriate user guide for instructions about configuring the

e-mail function:

● HP LaserJet 4345mfp Series User Guide

● HP Color LaserJet 4730mfp User Guide

● HP LaserJet 9040mfp/9050mfp User Guide

● HP Color LaserJet 9500mfp User Guide

To update the HP MFP Send Fax settings after enabling the e-mail feature on the MFP, use the following steps:

1 Click Start, click Settings, and then click Printers and Faxes. 2 Under Printer Tasks on the Printers and Faxes window,

right-click the name of the MFP and then click Properties.

3 In the HP MFP Send Fax Properties dialog box, click Device

Settings.

44 Chapter 4 Troubleshooting ENWW

4 In the Automatic Configuration drop-down menu, select

Update Now.

5 Click OK.

An e-mail confirmation is not received

No e-mail confirmation is sent if the receiving fax machine does not answer, is busy, or if the number of redials that is configured on the MFP has not been reached. After the MFP has reached the configured number of redials, confirmation notification is sent.

PC FAX SEND does not appear on the MF P control panel

PC FAX SEND does not appear on the MFP control panel after installing the MFP Send Fax driver.

Firmware is packaged in bundles called remote firmware updates (RFU). These bundles contain firmware updates for the MFP and different sub-systems located in the MFP. When the RFU bundle is sent to the MFP, the MFP sends the individual firmware updates to its other sub-systems. Sometimes, not all of these updates happen at the same time.

ENWW Functional errors 45

To complete the firmware update, use the following steps: 1 Verify that the MFP firmware has been updated to the most

current version available. If the firmware has not been updated, see “Upgrading the MFP firmware and do wnloading the driver ” on page 3.

2 Turn the MFP off and then turn it on again. 3 On the MFP control panel, press Menu. 4 Scroll to and touch FAX. 5 Scroll to and touch FAX SEND. 6 Scroll to and touch PC FAX SEND. 7 Touch ENABLED. 8 Touch EXIT.

If PC FAX SEND still does not appear on the MFP control panel, see the HP LaserJet MFP Analog Fax Accessory 300 Fax Guide to ensure that the analog fax accesso ry is configured correctly.

If the analog fax accessory is configured correctly and PC FAX SEND still does not appear on the MFP control panel, contact HP Customer Care.

The bitmap does not appear or print on the cover page

The bitmap file will not appear or print on the cover page if the bitmap file is too large. The fax image-rendering process will bypass rendering the image on the cover page if the performance of the computer would be significantly reduced. Reduce the size of the bitmap to include it on the cover page.

The preview does not appear

To see a preview of the fax job, select Show Preview Before Sending Fax on the Setup tab.

A billing code is required after disabling the feature

A billing code is required in the Billing Code text box on the Fax Job tab after the billing code feature has been disabled at the MFP.

To update the driver so that the Billing Code text box does not appear on the Fax Job tab, use the following steps:

1 Click Start, click Settings, and then click Printers and Faxes.

46 Chapter 4 Troubleshooting ENWW

2 Under Printer Tasks on the Printers and Faxes window,

right-click the name of the MFP and then click Properties.

3 In the HP MFP Send Fax Properties dialog box, click Device

Settings.

4 In the Automatic Configuration: drop-down menu, select

Update Now.

5 Click OK.

The billing code text box does not appear

If the billing code feature was disabled at the MFP when the MFP Send Fax driver was installed, the Billing Code text box does not appear on the Fax Job tab.

To enable billing codes through the MFP control panel and make the Billing Code text box available on the Fax Job tab, use the follo wing steps:

1 On the MFP control panel, press Menu. 2 Scroll to and touch FAX. 3 Scroll to and touch FAX SEND. 4 Scroll to and touch BILLING CODE.

ENWW Functional errors 47

5 Touch CUSTOM to open the billing code screen. 6 Use the up and down arrows to select the minimum number of

digits in the billing code.

7 Touch OK to enable billing codes. 8 Click Start, click Settings, and then click Printers and Faxes. 9 Under Printer Tasks on the Printers and Faxes window,

right-click the name of the MFP and then click Properties.

10 In the HP MFP Send Fax Properties dialog box, click Device

Settings.

11 In the Automatic Configuration: drop-down menu, select

Update Now.

12 Click OK.

48 Chapter 4 Troubleshooting ENWW

The default fields do not refresh

The information in the sender information fields on the Setup tab is updated the first time that the sender information is entered in the sender information fields in the Default Settings dialog box. If the default sender information is changed later, the sender information fields on the Setup tab are not refreshed. The changes are saved, b ut the information does not appear in the dialog box. To show the new information, exit from the MFP Send Fax driver and then restart the driver.

Changed settings do not take effect

The MFP Send Fax driver captures fax configuration information during installation. If settings are changed after the drive r is insta lled, complete a manual update by using the Update Now feature to synchronize the driver with the MFP settings.

To synchronize the driver with the MFP settings using Update Now, use the following steps:

1 Click Start, click Settings, and then click Printers and Faxes. 2 Under Printer Tasks in the Printers and Faxes window,

right-click the name of the MFP and then click Properties.

3 In the HP MFP Send Fax Properties dialog box, click Device

Settings.

ENWW Functional errors 49

4 In the Automatic Configuration: drop-down menu, select

Update Now.

5 Click OK.

Changed settings do not take effect in a Point and Print installation

If you are using a Point and Print installation, the notification, billing code, billing-code length, and fax-enabled features cannot be refreshed by using the Update Now feature. To make these setting changes take effect in a Point a nd Print installation, delete the Send Fax printer and then reinstall the printer.

Note The fax pre vie w function is not a v ailable when y ou use Point and Print.

50 Chapter 4 Troubleshooting ENWW

Warning messages

The following warning messages might appear when you use the HP MFP Send Fax driver.

PC fax feature may be disabled at the MFP warning

The PC fax feature may be disabled at the MFP warning appears if the driver port has been c han ge d.

To update the configuration settings, use the following steps:

1 In the MFP Send Fax Warning message box, click OK.

2 Verify that the MFP firmware has been updated to the most

current version available. See “Determining if the MFP Send Fax driver is supported by the MFP” on page 3.

3 V erify that the PC FAX SEND feature is enabled on the MFP. See

“Uninstalling the HP MFP Send Fax driver” on page 16.

4 Click Start, click Settings, and then click Printers and Faxes. 5 Under Printer Tasks on the Printers and Faxes window,

right-click on the name of the MFP and then click Properties.

6 In the HP MFP Send Fax Properties dialog box, click Device

Settings.

ENWW Warning messages 51

7 In the Automatic Configuration: drop-down menu, select

Update Now.

8 Click OK.

Cover page functionality will not be available warning

The cover pa ge functionality will not be available warning appears when a fax is sent to more than one recipient and Cover Page (Single recipient only) is selected on the Fax Job tab.

● Click Yes to send the fax without a cover page to all recipients.

● Click No to return to the Fax Job tab.

52 Chapter 4 Troubleshooting ENWW

Error messages

If a fax problem occur s that prevents or interrupts sending or receiving a fax, an error message is generated that helps determine the cause of the problem. See table 2 for a list of error messages, the possible causes of the message, and solutions to the error.

Table 2: Error messages

Error Message

At least one fax number is required

Missing required information: Billing Code

The billing code must be at least “n” digits

Missing required information: E-mail address

Cause Solution

A fax number was not typed in the Fax Number text box on the Fax Job

tab A billing code was not

typed in the Billing Code text box on the Fax Job tab. This error only occurs when billing codes are enabled.

The billing code was configured on the MFP to contain a specified number of digits. This error occurs when billing codes are enabled and the billing code in the Billing Code text box on the Fax Job tab does not contain the correct number of digits.

An e-mail address was not typed in the E-mail

address text box on the Setup tab when E-mail notification was

selected.

Type a fax number in the Fax Number text box on the Fax Job tab.

Type a billing code in the Billing Code text box on the Fax Job tab.

Check the billing code that is typed in the Billing

Code text box on the Fax Job tab. Type a billing

code with the specified number of digits.

Type an e-mail address in the in the E-mail address text box on the Setup tab.

Warning: This is a duplicate entry. Please enter a different name or fax number.

ENWW Error messages 53

A duplicate entry was added to the phone book.

Type a different name or fax number.

Table 2: Error messages

Error Message

The file cannot be found

The e-mail address is not in a recognized format. Do you still want to use it?

Cause Solution

A fax was sent with an invalid Image path specified in the Image text box on the Fax Job tab or the Setup tab.

A fax was sent with a path to a missing image file specified in the Image text box on the Fax Job tab or the Setup tab.

A fax was sent with a path to an invalid file type specified in the Image text box on the Fax Job tab or the Setup tab.

The e-mail address in the E-mail address text box on the Setup tab is not a valid e-mail address.

Type a valid path to the image in the Image text box on the Fax Job tab or the Setup tab.

Type a valid path to a bitmap image in the

Image text box on the Fax Job tab or the Setup

tab. Click Yes to send the

e-mail to the specified address.

Click No to return to the Setup tab to change the e-mail address.

Reached maximum number of entries

54 Chapter 4 Troubleshooting ENWW

The Fax Recipients list contains the maximum number of fax recipients.

The F ax Recipients list is limited to 100 entries.

The phone book contains the maximum number of entries.

The phone book is limited to 500 entries.

The maximum number of fax numbers has been entered. Send the fax to any remaining recipients by using a separate fax job.

Remove entries in the phone book.

HP LaserJet MFP Analog Fax Accessory 300

Français

Guide du pilote Envoi de télécopies

Il est interdit de reproduire, adapter ou traduire ce manuel sans autorisation expresse par écrit, sauf dans les cas permis par les lois régissant les droits d’auteur.

Les informations contenues dans ce document sont sujettes à modification sans préavis.

Les seules garanties concernant les produits et services HP sont énoncées dans la garantie qui accompagne ces produits et services. Rien en ceci ne devra être interprété comme constituant une garantie supplémentaire. HP ne pourra être tenue pour responsable des erreurs techniques et rédactionnelles ou des omissions présentes dans ce document.

Numéro de référence : Q3701-90933

Edition 1, 2/2006

Marques

Windows® est une marque déposée aux Etats-Unis de Microsoft Corporation.

FRWW iii

iv FRWW

Sommaire

1 Installation

Configuration requise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Système d’exploitation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Affichage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Imprimante. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Matériel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Réseau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Installation du pilote MFP Send Fax. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Déterminer si le pilote MFP Send Fax est pris en

charge par le périphérique MFP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Mise à niveau du micrologiciel du périphérique MFP et

téléchargement du pilote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Vérification de la configuration de la fonction de

courrier électronique du périphérique MFP (facultatif) . . . . . . 6

Configuration de la fonction de code de

facturation (facultatif) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Installation du pilote. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Désinstallation du pilote HP MFP Send Fax. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

2 Envoi de télécopies

Envoi d’une télécopie à un destinataire unique . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Envoi d’une télécopie à plusieurs destinataires . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Envoi d’une télécopie à l’aide de l’annuaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Annulation d’une tâche de télécopie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Insertion de caractères spéciaux dans le numéro

de télécopieur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Edition de l’annuaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Ajout de noms à l’annuaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Suppression de noms de l’annuaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Edition de noms dans l’annuaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

3 Configuration

Définition des informations d’expéditeur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Définition de la qualité de télécopie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Définition des paramètres de notification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Définition des informations de page de garde . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Définition de la préférence d’aperçu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Définition des préférences d’imprimante du pilote

de télécopieur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Définition de la configuration de code de facturation . . . . . . . . . . . . . 48

FRWW v

4 Dépannage

Erreurs fonctionnelles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

La page de test ne s’imprime pas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

La notification par courrier électronique est désactivée . . . . . . . 52

Aucune confirmation par courrier électronique n’est reçue. . . . . 54

PC FAX SEND (ENVOI DE TELECOPIE PC) ne s’affiche pas

sur le panneau de commande du périphérique MFP. . . . . . 54

Le bitmap n’apparaît pas ou ne s’imprime pas sur

la page de garde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

L’aperçu ne s’affiche pas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

Un code de facturation est requis après la désactivation

de la fonction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

La zone de texte de code de facturation ne s’affiche pas . . . . . . 56

Les champs par défaut ne s’actualisent pas. . . . . . . . . . . . . . . . 58

Les paramètres modifiés ne prennent pas effet . . . . . . . . . . . . . 58

Les paramètres modifiés ne prennent pas effet

dans une installation Pointage et Impression. . . . . . . . . . . . 59

Messages d’avertissement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Avertissement « La fonction de télécopie PC peut être

désactivée au niveau du périphérique MFP » . . . . . . . . . . . 60

Avertissement « La fonctionnalité de page de garde

ne sera pas disponible » . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

Messages d’erreur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

vi FRWW

Installation

Vous pouvez utiliser le pilote HP LaserJet MFP Send Fax pour envoyer des télécopies à partir de votre ordinateur vers un ou plusieurs périphériques multifonction (MFP) HP. Une fois le pilote installé, vous pouvez y accéder en imprimant vers le pilote d’imprimante MFP Send Fax.

Ce guide décrit les fonctions de télécopie incluses avec le pilote MFP Send Fax et fournit des instructions sur les tâches suivantes :

● Installation du pilote de télécopie

● Envoi de télécopie s

● Configuration des paramètres de tél écopie

● Résolution de problèmes

FRWW 1

Configuration requise

Système d’exploitation

Le pilote MFP Send Fax est pris en charge sous les systèmes d’exploitation suivants :

● Windows 2000

● Windows XP

● Windows XP Professional x64

● Windows Server 2003

● Windows Server 2003 x64

Affichage

Le pilote MFP Send Fax prend en charge les types d’affichage dotés d’une résolution SVGA de 800 x 600 pixels ou supérieure.

Imprimante

Les produits suivants prennent en charge le pilote MFP Send Fax :

● HP LaserJet 4345mfp

● HP Color LaserJet 4730mfp

● HP LaserJet 9040mfp

● HP LaserJet 9050mfp

● HP Color LaserJet 9500mfp

Matériel

L’accessoire télécopieur analogique du périphérique MFP HP LaserJet 300 doit être installé dans ce dernier avant l’installation du pilote MFP Send Fax. Pour plus d’informations sur l’installation de ce matériel, reportez-vous au Guide du télécopieur de

l’accessoire télécopieur analogique du périphérique MFP HP LaserJet 300.

Réseau

Le pilote d’imprimante MFP Send Fax doit être utilisé sur une imprimante réseau. Il n’est pas destiné à être employé sur une imprimante locale.

2 Chapitre 1 Installation FRWW

Installation du pilote MFP Send Fax

Cette section fournit des instructions concernant les tâches suivantes :

● Déterminer si le pilote MFP Send Fax est pris en charge par le

périphérique MFP

● Mise à niveau du micrologiciel du périphérique MFP et

téléchargement du pilote

● Vérification de la configuration de la fonction de courrier

électronique du périphérique MFP (facultatif)

● Configuration de la fonction de code de facturation (facultatif)

● Installation du pilote

Déterminer si le pilote MFP Send Fax est pris en charge par le périphérique MFP

Les versions les plus actuelles du micrologiciel du périphérique MFP contiennent une prise en charge du pilote MFP Send Fax. Pour déterminer si votre micrologiciel MFP prend en charge le pilote MFP Send Fax, procédez comme suit :

1 Sur le panneau de commande du périphérique MFP, appuyez

sur Menu.

2 Faites défiler jusqu’à TLCP, puis touchez la sélection. 3 Faites défiler jusqu’à ENVOYER TELECOPIE, puis touchez la

sélection.

4 Faites défiler jusqu’à PC FAX SEND (ENVOI DE TELECOPIE

PC), puis touchez la sélection.

Remarque Si PC FAX SEND (ENVOI DE TELECOPIE PC) ne s’affiche pas dans

le menu du périphérique MFP, mettez à niveau le micrologiciel.

5 Touchez ACTIVE. 6 Touchez QUITTER.

FRWW Installation du pilote MFP Send Fax 3

Mise à niveau du micrologiciel du périphérique MFP et téléchargement du pilote

Pour mettre à niveau le micrologiciel du périphérique MFP et télécharger le pilote MFP Send Fax, procédez comme suit :

1 Affichez les informations de configuration du panneau de

commande du périphérique MFP pour déterminer la version actuelle du micrologiciel.

a Sur le panneau de commande du périphérique MFP, appuyez

sur Menu.

b Touchez INFORMATIONS. c Touchez IMPRIMEZ PAGE. La page de configuration

s’imprime. d Le code de date du micrologiciel est répertorié dans la

section Informations sur le périphérique.

Remarque Le code de date du micrologiciel a le format suivant : AAAAMMJJ

XX.XXX.X. La première chaîne de nombres représente la date, où AAAA indique l’année, MM le mois et JJ le jour. P ar e x emple, un code de date de micrologiciel qui commence par 20040225 représente le 25 février 2004. La deuxième chaîne de nombres représente le numéro de révision du micrologiciel.

2 Accédez à la section Software & driver downloads

(Téléchargement de logiciels et pilotes) pour votre périphérique MFP.

a Accédez au site b Dans la zone de texte Search (Rechercher), entrez le

numéro de modèle du périphérique MFP, puis appuyez sur la

touche Entrée. c Dans le volet Select a product (Sélection d’u n produ it) de la

fenêtre Search results (Résultats de la recherche),

sélectionnez le numéro de modèle du périphérique MFP

spécifique sur lequel le micrologiciel sera installé. d Dans le volet Product Quick Links (Liens rap ides de

produit), cliquez sur Software & driver downloads

(Téléchargement de logiciels et pilotes).

4 Chapitre 1 Installation FRWW

www.hp.com.

3 Téléchargez le micrologiciel le plus récent.

a Dans le volet Select operating system (Sélection d’un

système d’exploitation), clique z sur Cross operating syst em

(BIOS, Firmware, Diagnostics, etc.) (Système

multi-plateforme [BIOS, microlo giciels, diagnostics, etc.]). b Si la date répertoriée dans le tableau de micrologiciels est

plus récente que le code de date imprimé sur la pa g e de

configuration du périphérique MFP, cliquez sur Download

(Télécharger) en regard du fichier approprié.

Remarque Différents fichiers de micrologiciel sont disponibles pour les divers

systèmes d’exploitation.

c Dans la boîte de dialogue File Download (Téléchargement

de fichier) qui s’affiche, cliquez sur Save (Enregistrer). d Dans la zone de texte File Name (Nom du fichier) de la

fenêtre Save As (Enregistrer sous) qui s’affiche, entrez

l’emplacement dans lequel enregistrer le fichier de mise à

jour du micrologiciel sur l’ordinateur.

e Cliquez sur Save (Enregistrer). f Une fois le fichier téléchar gé, f ermez la boîte de dialogu e File

Download (Téléchargement de fichier), si nécessaire.

4 Téléchargez le pilote MFP Send Fax.

a Cliquez sur Back (Précédent) pour revenir au volet Select

operating system (Sélection d’un système d’exploitation).

Remarque Si vous ne re v enez pa s au volet Select operating system (Sélection

d’un système d’exploitation) lorsque vous cliquez sur Back (Précédent), passez à l’étape 2 pour obtenir des instruc tio ns sur la navigation vers ce volet.

b Dans le volet Select operating system (Sélection d’un

système d’exploitation), cliquez sur le système d’exploitation

approprié.

Remarque Le pilote MFP Send Fax est pris en charge sous Windows 2000,

Windows XP, Windows XP Professional x64, Windows Server 2003 et Windows Server 2003 x64.

c Dans le tableau de pilotes qui s’aff iche, cliquez sur Download

(Télécharger) en regard du pilote HP MFP Send Fax HP. d Dans la boîte de dialogue File Download (Téléchargement

de fichier) qui s’affiche, cliquez sur Save (Enregistrer).

FRWW Installation du pilote MFP Send Fax 5

e Dans la zone de texte File Name (Nom du fichier) de la

fenêtre Save As (Enregistrer sous) qui s’affiche, entrez

l’emplacement dans lequel enregistrer le fichier du pilote

MFP Send Fax sur l’ordinateur.

f Cliquez sur Save (Enregistrer). g Une fois le fichier téléchargé, f ermez la boîte de dialogue File

Download (Téléchargement de fichier), si nécessaire.

5 Installez le fichier du micrologiciel téléchargé. Reportez-vous au

manuel d’utilisation du périphérique MFP approprié pour obtenir des instructions concernant l’installation de la mise à jour distante du micrologiciel (RFU) :

• Manuel d’utilisation du périphérique

HP LaserJet 4345mfp Series

• Manuel d’utilisation du périphérique

HP Color LaserJet 4730mfp

• Manuel d’utilisation du périphérique

HP LaserJet 9040mfp/9050mfp

• Manuel d’utilisation du périphérique

HP Color LaserJet 9500mfp

Vérification de la configuration de la fonction de courrier électronique du périphérique MFP (facultatif)

La fonction de courrier électronique du périphérique MFP doit être configurée afin de pouvoir recevoir une notification électronique lors de l’envoi d’une téléco pie via le pilote MFP Send Fax.

Remarque La fonction de notification par courrier électronique est facultative.

Reportez-vous au manuel d’utilisation du périphérique MFP approprié pour obtenir des instructions concernant la configuration de la fonction de courrier électronique :

● Manuel d’utilisation du périphérique HP LaserJet 4345mfp Series

● Manuel d’utilisation du périphérique HP Color LaserJet 4730mfp

● Manuel d’utilisation du périphérique

HP LaserJet 9040mfp/9050mfp

● Manuel d’utilisation du périphérique HP Color LaserJet 9500mfp

6 Chapitre 1 Installation FRWW

Configuration de la fonction de code de facturation (facultatif)

Le pilote HP MFP Send Fax prend en charge l’emploi de codes de facturation lors de l’envoi de télécopies.

Remarque La fonction de code de facturation est facultative.

Pour acti ver la fonction de code de facturation via le panneau de commande du périphérique MFP, procédez comme suit :

1 Sur le panneau de commande du périphérique MFP, appuyez

sur Menu.

2 Faites défiler jusqu’à TLCP, puis touchez la sélection. 3 Faites défiler jusqu’à ENVOYER TELECOPIE, puis touchez la

sélection.

4 Faites défiler jusqu’à CODE FACTURATION, puis touchez la

sélection.

5 Appuyez sur PERSO pour afficher l’écran de code de facturation. 6 Utilisez les flèches vers le haut et vers le bas pour sélectionner le

nombre minimum de chiffres dans le code de facturation.

7 Touchez OK pour activer la fonction de code de facturation.

Remarque Touchez DESACTIVE pour désactiver la fonction de code de

facturation.

Installation du pilote

Pour installer le pilote MFP Send Fax en utilisant l’assistant Ajout d’imprimante de Windows, procédez comme suit :

1 Dans l’Explorateur Windows, cliquez deux fois sur le fichier

exé cutable du pilote MFP Send Fax téléchargé pour extraire les fichiers du pilote.

2 Cliquez sur Start (Démarrer), sur Settings (Par amètres), puis sur

Printers and Faxes (Imprimantes et télécopieurs).

3 Dans le volet Printer Tasks (Tâches d’imprimante) de la fenêtre

Printers and Faxes (Imprimantes et télécopieurs), cliquez sur Add a printer (Ajouter une imprimante).

4 Dans la boîte de dialogue de bienvenue de l’Add Printer Wizard

(Assistant Ajout d’imprimante), cliquez sur Next (Suivant).

FRWW Installation du pilote MFP Send Fax 7

5 Sous Local or Network Printer (Imprimante locale ou réseau),

sélectionnez Local printer attached to this computer (Imprimante locale connectée à cet ordinateur). Cliquez sur Next (Suivant).

Remarque Sélectionnez Local printer attached to this computer (Imprimante

locale connectée à cet ordinateur) pour installer le pilote MFP Send Fax sur une imprimante réseau. Le nom de l’imprimante devient HP MFP Send Fax lorsque le pilote est installé sur une imprimante locale.

Si vous sélectionnez A network printer, or a printer attached to another computer (Une imprimante réseau ou une imprimante connectée à un autre ordinateur), l’adresse IP de l’ordinateur est requise. Certaines fonctions, telles que l’aperçu de t élécopie , ne sont pas disponibles si le pilote est installé via l’installation d’une imprimante réseau (Po intage et Impression).

Le pilote MFP Send Fax ne peut pas être installé sur u ne im primante connectée à l’ordinateur via un port série ou parallèle. L’imprimante doit être située sur un réseau.

6 Si l’ordinateur est déjà connecté au périphérique MFP, sous

Select a Printer Port (Sélectionner un port d’imprimante), choisissez Use the following port (Utiliser le port suivant).

Remarque Si l’ordinateur n’est pas connecté au périphérique MFP, passez à

l’étape 8.

8 Chapitre 1 Installation FRWW

7 Dans le menu déroulant Use the following port (Utiliser le port

suivant), sélectionnez le nom ou l’adresse IP du périphérique MFP. Cliquez sur Next (Suivant), puis passez à l’étape 13.

8 Si l’ordinateur n’est pas connecté au périphérique MFP,

sélectionnez Create a new port (Créer un nouveau port) sous Select a Printer Port (Sélectionner un port d’imprimante).

FRWW Installation du pilote MFP Send Fax 9

9 Dans le menu déroulant T ype of port (Type de port), sélectionnez

Standard TCP/IP Port (Port TCP/IP standard). Cliquez sur Next

(Suivant).

10 Dans la boîte de dialogue Add Sta nda rd TCP/IP Prin te r Port

Wizard (Assistant Ajout de port imprimante TCP/IP standard), cliquez sur Next (Suivant).

10 Chapitre 1 Installation FRWW

11 Sous Add Port (Ajouter un port), entrez l’adresse IP ou le nom

d’imprimante du périphérique MFP dans la zone de te xte Printer Name or IP Address (Nom d’imprimante ou adresse IP), puis cliquez sur Next (Suivant).

Remarque Le nom de port par défaut est le no m que vous av ez entré dans la z one

de texte Printer Name or IP Address (Nom d’imprimante ou adresse IP). Vous pouvez modifier ce nom en en saisissant un nouveau dans la zone de texte Port Name (N om du po rt).

12 Cliquez sur Finish (Terminer).

FRWW Installation du pilote MFP Send Fax 11

13 Sous Install Printer Software (Installer le logiciel d’impression),

cliquez sur Have Disk (Disque fourni).

14 Dans la boîte de dialogue Install From Disk (Installer à partir du

disque), cliquez sur Browse (Parcourir).

15 Recherchez et sélectionnez le fichier .INF du pilote

MFP Send Fax extrait à l’étape 1.

12 Chapitre 1 Installation FRWW

Remarque Deux versions du fichier .INF sont disponib les : une version 32 bits pour

Windows 2000, Windows XP et Windows Server 2003, ainsi qu’une version 64 bits pour Windows XP Professional x64 et Windows Server 2003 x64.

Un message The specified location does not contain inf ormation about your printer (L’emplacement spécifié ne contient aucune information concernant votre imprimante) s’affiche si vous sélectionne z la version incorrecte du fichier.

16 Cliquez sur OK. 17 Sous Install Printer Software (Installer le logiciel d’impression),

cliquez sur Next (Suivant).

FRWW Installation du pilote MFP Send Fax 13

18 Dans la zone de texte Printer name (Nom d’imprimante) située

sous Name Your Printer (Nommez votre imprimante), entrez un nom pour l’imprimante. Le nom d’imprimante par défaut est HP MFP Send Fax.

19 Cliquez sur Next (Suivant). 20 Sous Printer Sharing (Partage d’imprimante), cliquez sur Next

(Suivant).

14 Chapitre 1 Installation FRWW

Remarque Vous pouvez partager l’imprimante en sélectionnant Share name

(Nom du partage) dans la fenêtre Printer Sharing (Partage d’imprimante). Le pilote MFP Send Fax de vient ensuite disponible pour une connexion P ointage et Impression. Certaines fonctions, telles que l’aperçu de télécopie, ne sont pas disponib les si l’accès au pilote s’effectue via une connexion Pointage et Impression.

21 Sous Print Test Page (Imprimer une page de test), sé lectionnez

Yes (Oui) pour imprimer une page de test, puis cliquez sur Next

(Suivant).

Remarque La sélection de Yes (Oui) pour l’impression d’une page de test env oie

une télécopie. Aucune page n’est imprimée.

a Dans la boîte de dialogue Completing the Add Printer

Wizard (Fin de l’Assistant Ajout d’imprimante), cliquez sur

Finish (Terminer) pour quitter l’assistant et poursuivre l’envoi

d’une télécopie de test.

FRWW Installation du pilote MFP Send Fax 15

b Dans la boîte de dialogue HP MFP Send Fax, cliquez sur

l’onglet Fax Job (Tâche de télécopie).

Remarque Les informations de l’onglet Setup (Configuration) ne sont pas requises

pour envoyer une page de test. Pour définir les in formations d’e xpéditeur par déf aut et les paramètres

de télécopie pour toutes les télécopies, reportez-vous à la section « Configuration », page 39.

16 Chapitre 1 Installation FRWW

c Dans la zone de texte Fax Number (Numéro de télécopie)

située sous Fax To (Envoyer à), entrez le numéro de

télécopieur auquel envoyer la page de test.

d Cliquez sur Send (Envoyer).

FRWW Installation du pilote MFP Send Fax 17

e La fenêtre d’aperçu s’affiche si v ous a v ez coché la case Show

Preview Before Sending F ax (Afficher un aperçu avant

d’envoyer la télécopie) dans l’onglet Setup (Configuration).

Sur la barre d’outils, cliquez sur Send Fax (Envo y er télécopie).

f Un message vous invite à confirmer l’impression de la page

de test. Vérifiez que la page de test a été imprimée sur le

télécopieur de réception, puis cliquez sur OK.

Remarque La page de test est délivrée au numéro de télé copieu r que vous avez

saisi dans la zone de texte Fax Number (Numéro de télécopie) de l’onglet Fax Job (Tâche de télécopie).

18 Chapitre 1 Installation FRWW

Désinstallation du pilote HP MFP Send Fax

Pour désinstaller le pilote MFP Send Fax, procédez comme suit :

1 Cliquez sur Start (Démarrer), sur Settings (Par amètres), puis sur

Printers and Faxes (Imprimantes et télécopieurs).

2 Dans la fenêtre Printers and Faxes (Imprimantes et

télécopieurs), cliquez avec le bouton droit sur l’imprimante MFP sur laquelle le pilote MFP Send Fax est installé, puis cliquez sur (Supprimer).

3 Cliquez sur Start (Démarrer), sur Settings (Par amètres), puis sur

Printers and Faxes (Imprimantes et télécopieurs).

4 Cliquez avec le bouton droit dans la fenêtre Printers and Faxes

(Imprimantes et télécopieurs), puis cliquez sur Server Properties (Propriétés du serveur).

5 Dans la boîte de dialogue Print Server Properties (Propriétés

du serveur d’impression), cliquez sur Drivers (Pilotes).

6 Sélectionnez le pilote MFP Send Fax, puis cliquez sur Remove

(Supprimer).

7 Cliquez sur OK.

FRWW Désinstallation du pilote HP MFP Send Fax 19

20 Chapitre 1 Installation FRWW

Envoi de télécopies

Ce chapitre fournit des informations concernant l’envoi de télécopies et l’utilisation de l’annuaire MFP Send Fax :

● Envoi d’une télécopie à un destinataire unique

● Envoi d’une télécopie à plusieur s destinataires

● Envoi d’une télécopie à l’aide de l’annuaire

● Annulation d’une tâche de télécopie

● Insertion de caractères spéciaux dans le numéro de télécopieur

● Edition de l’annuaire

FRWW 21

Envoi d’une télécopie à un destinataire unique

Pour envoyer une télécopie à un destinataire unique, procédez comme suit :

1 Ouvrez le document à télécopier dans le logiciel dans lequel il a

été créé.

2 Cliquez sur File (Fichier), puis sur Print (Imprimer). 3 Sélectionnez le pilote HP MFP Send Fax dans la liste

d’imprimantes.

4 Cliquez sur OK ou sur Print (Imprimer).

Remarque Cliquez sur le bouton qui permet d’envoyer un document à l’imprimante.

Ce bouton peut ne pas porter le même nom dans tous les programmes.

5 Sous Fax To (Envoyer à) dans la boîte de dialogue

HP MFP Send Fax, entrez le nom du destinataire, le numéro du

télécopieur et le nom de l’entreprise. Le numéro du télécopieur est la seule information requise.

Remarque Reportez-vous à la section « Insertion de caractères spéciaux dans le

numéro de télécopieur », page 32, pour obtenir une liste des caractères spéciaux que vous pouvez utiliser dans le champ Fax

Number (Numéro de télécopie).

22 Chapitre 2 Envoi de télécop ies FRWW

6 Cliquez sur Add to Phone Book (Ajouter à l’annuaire) pour ajouter

les informations du destinataire à l’annuaire MFP Send Fax. Cett e étape est facultativ e.

Remarque Cliquez sur Clear Fields (Effacer les champs) pou r supp rimer toutes

les valeurs des zones de texte Nom du destinataire, Numéro de télécopie et Nom de l’entreprise.

7 Les informations de page de garde par défaut sont indiquées

sous Include With Fax (Inclure avec la télécopie) dans la boîte de dialogue HP MFP Send Fax. Ces informations peuvent être modifiées pour toute tâche de télécopie individuelle.

Remarque Pour déf inir les paramètres de page de garde par défaut pour toutes

les télécopies, reportez-vous à la section « Configuration », page 39.

8 Si la fonction de code de f acturation est activ ée, entrez le code de

facturation sous Billing Information (Inf ormations de f acturation) dans la boîte de dialogue HP MFP Send Fax. Le code de facturation peut êtr e modifié pour toute tâche de télécopie individuelle.

FRWW Envoi d’une télécopie à un destinataire unique 23

9 Pour envoyer la télécopie à l’aide des paramètres par défaut de

destinataire, de qualité de télécopie , d’informations de notificatio n et de préférences d’aperçu, cliquez sur Send (Envoyer).

Remarque Cliquez sur l’onglet Setup (Configuration) de la boîte de dialogue

HP MFP Send Fax pour afficher les paramètres de destinataire, de

qualité de télécopie, de notification et d’aperçu. Ces informations peuvent être modifiées pour toute tâche de télécopie individuelle. Cliquez sur Send (Envoyer) pour envoyer la télécopie.

10 Si vous avez coché la case Show Preview Before Sending Fax

(Afficher un aperçu avant d’envoyer la télécopie) dans l’onglet Setup (Configuration), un aperçu de la tâche de télécopie s’affiche. Vérifiez les informations de la télécopie.

Remarque La fonction d’aperçu n’est pas disponible lorsque vous utilisez la

fonctionnalité Pointage et Impression. La fonctionnalité Pointage et Impression est une fonction Windows que

vous pouvez utiliser pour vous connecter, imprimer ou télécopier vers une imprimante distante sans l’emploi de disques d’installation. Les informations de configuration et les fichiers sont automatiquement téléchargés du serveur d’impression vers le client.

11 Cliquez sur View (Affichage) ou utilisez le menu déroulant de

zoom pour modifier la taille de l’aperçu du document.

12 Cliquez sur les boutons fléchés pour naviguer dans le document. 13 Cliquez sur Send Fax (Envoyer télécopie) pour envoyer la

télécopie ou sur Cancel Fax (Annuler la télécopie) pour modifier les paramètres de la télécopie.

24 Chapitre 2 Envoi de télécop ies FRWW

Envoi d’une télécopie à plusieurs destinataires

Pour envoyer une télécopie à plusieurs destinataires, procédez comme suit :

1 Ouvrez le document à télécopier dans le logiciel dans lequel il a

été créé.

2 Cliquez sur File (Fichier), puis sur Print (Imprimer). 3 Sélectionnez le pilote HP MFP Send Fax dans la liste

d’imprimantes.

4 Cliquez sur OK ou sur Print (Imprimer).

Remarque Cliquez sur le bouton qui permet d’envoyer un document à l’imprimante.

Ce bouton peut ne pas porter le même nom dans tous les programmes.

5 Sous Fax To (Envoyer à) dans la boîte de dialogue

HP MFP Send Fax, entrez le nom du destinataire, le numéro

du télécopieur et le nom de l’entreprise.

FRWW Envoi d’une télécopie à plusieurs destinataires 25

Remarque Le numéro du télécopieur est la seule information requise.

Reportez-vous à la section « Insertion de caractères spéciaux dans le numéro de télécopieur », page 32, pour obtenir une liste des caractères spéciaux que vous pouvez utiliser dans le champ

Fax Number (Numéro de télécopie).

6 Cliquez sur Add to Phone Book (Ajouter à l’annuaire ) pour

ajouter les informations du destinataire à l’annuaire MFP Send Fax. Cette étape est facultative.

Remarque Cliquez sur Clear Fields (Effacer les champs) pou r supp rimer toutes

les valeurs des zones de texte Nom du destinataire, Numéro de télécopie et Nom de l’entreprise.

7 Cliquez sur To -> (A -) pour ajouter les informations de

destinataire au champ Fax Recipients (Destinataires télécopie).

8 Répétez les étapes 5 à 7 pour chaque destinataire de la

télécopie. La télécopie est envoyée à tous les noms figurant dans le champ Fax Recipients (Destinataires télécopie).

Remarque L’option Cover Page (Single recipient only) (Page de garde

[destinataire unique seulement]) est désactivée lorsqu’un deuxième destinataire est ajouté au champ Fax Recipients (Destinataires télécopie). Il n’est pas possible d’utiliser une page de garde lors de l’envoi de télécopies à plusieurs destinataires.

26 Chapitre 2 Envoi de télécop ies FRWW

9 Si la fonction de code de f act urati on est activ ée , entr ez le code de

facturation sous Billing Information (Informations de facturation) dans la boîte de dialogue HP MFP Send Fax. Le code de facturation peut être modifié pour toute tâche de télécopie individuelle.

10 Pour envoyer la télécopie à l’aide des paramètres par défaut de

destinataire, de qualité de télécopie , d’informations de notificatio n et de préférences d’aperçu, cliquez sur Send (Envoyer).

Remarque Cliquez sur l’onglet Setup (Configuration) de la boîte de dialogue

HP MFP Send Fax pour afficher les paramètres de destinataire, de

FRWW Envoi d’une télécopie à plusieurs destinataires 27

11 Si vous avez coché la case Show Preview Before Sending Fax

(Afficher un aperçu avant d’envoyer la télécopie) dans l’onglet Setup (Configuration), un aperçu de la tâche de télécopie s’affiche. Vérifiez les informations de la télécopie.

Remarque La fonction d’aperçu n’est pas disponible lorsque vous utilisez la

fonctionnalité Pointage et Impression. La fonctionnalité Pointage et Impression est une fonction Windows que

12 Cliquez sur View (Affichage) ou utilisez le menu déroulant de

zoom pour modifier la taille de l’aperçu du document.

13 Cliquez sur les boutons fléchés pour naviguer dans le document. 14 Cliquez sur Send Fax (Envoyer télécopie) pour envoyer la

télécopie ou sur Cancel Fax (Annuler la télécopie) pour modifier les paramètres de la télécopie.

Envoi d’une télécopie à l’aide de l’annuaire

Pour envoyer une télécopie à l’aide de l’annuaire, procédez comme suit :

1 Ouvrez le document à télécopier dans le logiciel dans lequel il a

été créé.

2 Cliquez sur File (Fichier), puis sur Print (Imprimer).

28 Chapitre 2 Envoi de télécop ies FRWW

3 Sélectionnez le pilote HP MFP Send Fax dans la liste

d’imprimantes.

4 Cliquez sur OK ou sur Print (Imprimer).

Remarque Cliquez sur le bouton qui permet d’envoyer un document à

l’imprimante. Ce bouton peut ne pas porter le même nom dans tous les programmes.

5 Sous Fax To (Envoyer à) dans la boîte de dialogue

HP MFP Send Fax, cliquez sur l’icône de livre.

6 Dans la boîte de dialogue Phone Book (Ann uaire), séle ctionnez

le nom de chaque destinataire de la télécopie, puis cliquez sur To -> (A -) pour peupler le champ Fax Recipie nts (Destinataires télécopie).

7 Une fois tous les destinataires de la télécopie ajoutés au champ

Fax Recipients (Destinataires télécopie), cliquez sur OK.

FRWW Envoi d’une télécopie à l’aide de l’annuaire 29

8 Sous Include With Fax (Inclure avec la télécopie) dans la boîte

de dialogue HP MFP Send Fax, désactivez la case Cover Page (Single recipient only) (Page de garde [destinataire unique

seulement]) si elle est sélectionnée.

Remarque Il n’est pas possible d’utiliser une page de garde lors de l’envoi de

télécopies à plusieurs destinataires. Si vous ne désactivez pas la case Cover Page (Single recipient only) (Page de garde [destinataire unique seulement]), le message d’erreur suivant s’affiche :

9 Si la fonction de code de f act urati on est activ ée , entr ez le code de

facturation sous Billing Information (Informations de facturation) dans la boîte de dialogue HP MFP Send Fax. Le code de facturation peut être modifié pour toute tâche de télécopie individuelle.

30 Chapitre 2 Envoi de télécop ies FRWW

10 Pour envoyer la télécopie à tous les destinataires de télécopie

avec les paramètres par défaut de destinataire, de qualité de télécopie, d’inf ormations de notification et de préférences d’aperçu, cliquez sur Send (Envoyer).

Remarque Cliquez sur l’onglet Setup (Configuration) de la boîte de dialogue

HP MFP Send Fax pour afficher les paramètres de destinataire, de

11 Si vous avez coché la case Show Preview Before Sending Fax

(Afficher un aperçu avant d’envoyer la télécopie) dans l’onglet Setup (Configuration), un aperçu de la tâche de télécopie s’affiche. Vérifiez les informations de la télécopie.

Remarque La fonction d’aperçu n’est pas disponible lorsque vous utilisez la

fonctionnalité Pointage et Impression. La fonctionnalité Pointage et Impression est une fonction Windows que

12 Cliquez sur View (Affichage) ou utilisez le menu déroulant de

zoom pour modifier la taille de l’aperçu du document.

13 Cliquez sur les boutons fléchés pour naviguer dans le document. 14 Cliquez sur Send Fax (Envoyer télécopie) pour envoyer la

télécopie ou sur Cancel Fax (Annuler la télécopie) pour modifier les paramètres de la télécopie.

FRWW Envoi d’une télécopie à l’aide de l’annuaire 31

Annulation d’une tâche de télécopie

Trois méthodes permettent d’annuler une tâche de télécopie : 1 Cliquez sur Cancel Fax (Annuler la télécopie) dans la fenêtre

d’aperçu de télécopie.

2 Sur le panneau de commande du périphérique MFP, appuyez sur

l’icône de télécopie, puis appuyez sur le bouton Stop/Cancel (Arrêter/Annuler) de couleu r rouge.

Remarque Le message d’état Processing job (T r aitement de la tâche) doit s’afficher

sur le périphérique MFP lors d’une pression sur le bouton Stop/Cancel (Arrêter/Annuler) de couleu r rouge pour annuler la télécopie.

3 Sur le panneau de commande du périphérique MFP, annulez les

télécopies via les menus de télécopie. a Sur le panneau de commande du périphérique MFP, appuyez

sur Menu.

b Faites défiler jusqu’à TLCP, puis touchez la sélection. c Faites défiler jusqu’à ANNULER TRANSMISSION EN

COURS, puis touchez la sélection.

Remarque Faites défiler jusq u’à ANNULER TOUTES LES TRANSMISSIONS EN

COURS, puis touchez la sélection pour annule r toutes les transmissions

de télécopie en cours.

d Touchez QUITTER.

Insertion de caractères spéciaux dans le numéro de télécopieur

Outre les chiffres 0 à 9, le champ Fax Number (Numéro de télécopie) accepte des caractères spéciaux.

Tableau 1 : Caractères spéciaux

Caractère spécial

- Utilisez un tiret dans le numéro de télécopieur pour

( ) Utilisez une parenthèse dans le numéro de télécopieur

32 Chapitre 2 Envoi de télécop ies FRWW

Fonction

simplifier la lecture du numéro.

pour simplifier la lecture du numéro.

Hp Analog Fax Accessory 300 Send Fax Driver Guide

Specifications and Main Features

Frequently Asked Questions

User Manual

English

Contents

Setting up

System requirements

Operating system

Displays

Printer

Hardware

Network

Installing the MFP Send Fax driver

Determining if the MFP Send Fax driver is supported by the MFP

Upgrading the MFP firmware and downloading the driver

Verifying that the MFP e-mail feature is configured (optional)

Configuring the billing code feature (optional)

Installing the driver

Uninstalling the HP MFP Send Fax driver

Faxing

Sending a fax to a single recipient

Sending a fax to multiple recipients

Sending a fax by using the phone book

Canceling a fax job

Inserting special characters in the fax number

Editing the phone book

Adding names to the phone book

Removing names from the phone book

Editing names in the phone book

Configuration

Setting the sender information

Setting the fax quality

Setting the notification settings

Setting the cover page information

Setting the preview preference

Setting the fax driver printer preferences

Setting the billing code configuration

Troubleshooting

Functional errors

The test page does not print

The e-mail notification is disabled

An e-mail confirmation is not received

PC FAX SEND does not appear on the MF P control panel

The bitmap does not appear or print on the cover page

The preview does not appear

A billing code is required after disabling the feature

The billing code text box does not appear

The default fields do not refresh

Changed settings do not take effect

Changed settings do not take effect in a Point and Print installation

Warning messages

PC fax feature may be disabled at the MFP warning

Cover page functionality will not be available warning

Error messages

Français

Sommaire

Installation

Configuration requise

Système d’exploitation

Affichage

Imprimante

Matériel

Réseau

Installation du pilote MFP Send Fax

Déterminer si le pilote MFP Send Fax est pris en charge par le périphérique MFP

Mise à niveau du micrologiciel du périphérique MFP et téléchargement du pilote

Vérification de la configuration de la fonction de courrier électronique du périphérique MFP (facultatif)

Configuration de la fonction de code de facturation (facultatif)

Installation du pilote

Désinstallation du pilote HP MFP Send Fax

Envoi de télécopies

Envoi d’une télécopie à un destinataire unique

Envoi d’une télécopie à plusieurs destinataires

Envoi d’une télécopie à l’aide de l’annuaire

Annulation d’une tâche de télécopie

Insertion de caractères spéciaux dans le numéro de télécopieur