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hp mfp digital sending
software
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utilisation
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hp mfp digital sending
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software
utilisation
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Informations sur le copyright
© 2004 Copyright
Hewlett-Packard Development Company, L.P.
Il est interdit de reproduire, adapter ou
traduire ce manuel sans autorisation
expresse par écrit, sauf dans les cas permis
par les lois régissant les droits d'auteur.
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interprété comme constituant une garantie
supplémentaire. HP ne pourra être tenue
pour responsable des erreurs techniques et
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Les utilisateurs du logiciel Hewlett-Packard
livré avec le présent guide sont autorisés à :
a) imprimer sur papier des exemplaires de ce
Guide à des fins PERSONNELLES,
INTERNES ou au sein de l'ENTREPRISE,
sous réserve de ne pas vendre, revendre ou
autrement distribuer ces exemplaires ; et
b) placer une copie électronique de ce Guide
de l'utilisateur sur un serveur réseau sous
réserve que l'accès à ladite copie soit limité à
l'emploi PERSONNEL, INTERNE des
utilisateurs du logiciel Hewlett-Packard traité
dans le présent manuel.
Edition 3, 12/2007
AVIS AUX UTILISATEURS DU
GOUVERNEMENT
DES ETATS-UNIS : RESTRICTION DES
DROITS COMMERCIAUX SUR LES
LOGICIELS INFORMATIQUES :
« L'utilisation, la duplication ou la divulgation
par le Gouvernement est sujette aux
restrictions définies dans le sousparagraphe(c) (1) (ii) de l’article concernant
les droits sur les données techniques (Rights
in Technical Data Clause) dans
DFARS 52.227-7013. »
Le matériel numérisé par ce produit pourra
être protégé par des lois gouvernementales
et d'autres réglementations, telles que les
lois de droits d'auteur. Le client est
entièrement responsable de la conformité à
toutes ces lois et réglementations.
Marques commerciales et marques
déposées
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Adobe
et Acrobat® sont des marques
commerciales d'Adobe Systems
Incorporated.
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, Windows® et Windows NT® sont
des marques déposées aux Etats-Unis de
Microsoft Corporation.
®
Pentium
est une marque déposée aux
Etats-Unis d'Intel Corporation.
Tous les autres produits mentionnés dans ce
document sont des marques commerciales
de leurs sociétés respectives.
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Table des matières
Introduction à la fonction d'envoi numérique
A propos de ce guide. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
A propos de l'envoi numérique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Méthodes du panneau de commande . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Procédure pour l'envoi
Utilisation de Digital Sending Software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Informations complémentaires
Types de documents créés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
Authentification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6
Décrire les paramètres de l’original . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Paramètres de numérisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Résolution des problèmes d'envoi numérique
Système d'aide en ligne du MFP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Problèmes possibles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
FRWW Table des matières iii
Page 6
iv Table des matières FRWW
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Introduction à la fonction d'envoi
4
4
numérique
A propos de ce guide
Ce guide constitue votre référence pour utiliser HP MFP Digital Sending Software version
(DSS v . qui augmente les capacités d'env oi numérique des périphériques multifonctions HP
(MFP).
Reportez-vous au guide d'utilisation livré avec votre MFP pour obtenir des instructions
concernant les actions suivantes :
Utilisation du panneau de commande, de la vitre du scanner et du bac d'alimentation
●
automatique (BAA)
Chargement d'un support d'impression
●
Résolution des problèmes mécaniques (bourrages, par exemple) et autres problèmes ne
●
concernant pas l'envoi numérique
FRWW A propos de ce guide 1
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A propos de l'envoi numérique
L'envoi numérique est un processus simple qui vous permet de numériser un document papier
sur un MFP et de l'envoyer directement ver s plusieurs types de destinations.
●
Courrier électronique
Envoyez le document sous la forme d'une pièce jointe vers une ou plusieurs adresses
électroniques Internet. Les destinataires peuvent imprimer, stocker et transmettre les
documents qu'ils reçoivent par ce biais. Ils peuvent également ouvrir les documents dans
différents programmes et les éditer en fonction de leurs besoins.
●
Télécopie
Envoyez le document vers un ou plusieurs télécopieurs. Les destinataires reçoivent les
documents comme toute autre télécopie.
●
Dossier
Envoyez le document vers un ou plusieurs dossiers réseau partagés. Les utilisateurs
peuvent choisir dans une liste de dossiers prédéfinis ou spécifier une destination, si elle est
authentifiée, à partir du panneau de commande.
●
Messagerie secondaire
L’administrateur DSS définit le nom de la touche du panneau de commande sur le MFP.
Cette fonction est identique à celle de la messagerie électronique et utilise les mêmes
champs et carnets d’adresses.
●
Workflow
Le Workflow permet aux utilisateurs du MFP d’envoyer, avec les documents numérisés, des
informations complémentaires vers un emplacement réseau spécifié.
Le MFP permet de numériser des originaux en noir et blanc, et en couleur. Vous pouvez placer
les originaux sur la vitre ou dans le BAA. La vitre permet de placer des supports de différents
types et de différents formats, en fonction des capacités du MFP que vous utilisez.
2 Introduction à la fonction d'envoi numérique FRWW
Page 9
Méthodes du panneau de commande
En fonction du modèle de MFP, il existe différentes méthodes d'utilisation du panneau de
commande (par clavier ou par écran tactile).
Points communs aux deux méthodes
Les touches D
●
Les voyants Prêt, Données et Attention qui s'allument pour signaler un état.
●
Le pavé numérique qui permet d'entrer des nombres.
●
ÉMARRER
Méthode par clavier
, S
TOP
et R
ÉINITIALISER
qui contrôlent les opérations.
Caractéristiques uniques :
Clavier pour la saisie des informations,
●
semblable à un clavier standard
d'ordinateur
Touches fléchées pour parcourir les
●
éléments de l'écran
Touche pour sélectionner des
●
éléments et ouvrir des menus
Exemple :
HP LaserJet 4100mfp
●
Méthode par écran tactile
Caractéristiques uniques :
Ecran tactile que vous touchez pour
●
sélectionner les options souhaitées et
parcourir les éléments à l’écran
Clavier par écran tactile apparaissant, si
●
nécessaire, pour la saisie des caractères
alphabétiques
Exemple :
HP LaserJet série 9000mfp
●
Exemple :
HP LaserJet série 9500mfp
●
FRWW Méthodes du panneau de commande 3
Page 10
Procédure pour l'envoi
Utilisation de Digital Sending Software
1 Placez le document sur la vitre ou dans le BAA.
2 Sélectionnez le type de destination :
Courrier électronique
Télécopie
Dossier
Messagerie secondaire
Workflow
Remarque Le nom de la messagerie électronique secondaire sur le panneau de commande peut être modifié par
l'administrateur.
3 Entrez vos nom et mot de passe si vous y êtes invité.
Pour plus d'informations, reportez-vous à :
Authentification» page 6.
T «
4 Entrez les informations nécessaires à l’envoi vers le fichier de destination spécifique.
Messagerie
électronique
Télécopie
Dossier
Messagerie
secondaire
Workflow
5 Facultatif. Sélectionnez Paramètres pour modifier les paramètres par défaut du document
numérisé que vous créez (le type de format de fichier, par exemple).
Pour plus d'informations, reportez-vous à :
T «
Remplissez les champs De, A, CC, CCI, Objet et Message. Votre adresse
électronique et vot r e n om d’utilisateur peuvent apparaître dans le champ De :.
Le cas échéant, vous ne pouvez pas modifier ce champ.
Renseignez le champ Numéros de télécopie :.
Sélectionnez une destination de dossier dans la liste ou entrez le chemin du
dossier si vous êtes un utilisateur authentifié.
Remplissez les champs De, A, CC, CCI, Objet et Message. Votre adresse
électronique et vot r e n om d’utilisateur peuvent apparaître dans le champ De :.
Le cas échéant, vous n’avez pas la possibilité de les modifier.
Sélectionnez une destination de Workflow.
Entrez les informations requises pour le document.
Paramètres de numérisation» page 8.
6 Facultatif. Sélectionnez Décrire l'original pour modifier les paramètres par défaut du
document à envoyer (par exemple, le format). Si vous envoyez un document recto verso,
décrivez l'original comme étant un document recto verso.
Pour plus d'informations, reportez-vous à :
Décrire les paramètres de l’original» page 7.
T «
7 Appuyez sur la touche D
8 Lorsque vous avez terminé, retirez le document de la vitre ou du BAA.
4 Procédure pour l'envoi FRWW
ÉMARRER
pour lancer l'envoi.
Page 11
Informations complémentaires
Types de documents créés
Le type de document que vous créez dépend de l'option d'envoi (reportez-vous au tableau
ci-après). A chaque option d'envoi sont associés des paramètres par défaut définis par votre
administrateur. Par exemple, le format de fichier par défaut des documents électroniques peut
être le format .pdf. Vous pouvez modifier les paramètres des options des messages
électroniques en utilisant la fonction Paramètres.
Option d'envoi Type de doc um e n t
Messagerie
électronique
Télécopie Le document numérisé devient la télécopie.
Dossier Le document est rangé dans un dossier réseau.
Messagerie
secondaire
Le document numérisé devient la pièce jointe d'un courrier électronique. Sélectionnez
le type de fichier de la pièce jointe.
Les types de fichier PDF et MTIFF créent une pièce jointe unique contenant toutes les
pages numérisées. Les types de fichier TIFF et JPEG produisent une pièce jointe pour
chaque page numérisée.
Les pages de garde de télécopie sont traitées de l'une des façons suivantes.
Demandez à votre administrateur la méthode en vigueur.
Une page de garde automatique est générée pour les télécopies. Le type de
●
service de télécopie utilisé sur le réseau détermine les informations mentionnées
sur la page de garde. Les informations identifient généralement l'expéditeur , la date
et l'heure.
Une page de garde automatique n'est pas générée pour les télécopies. Pour inclure
●
une page de garde à votre télécopie, créez-en une pour le document que vous
numérisez et placez-la en première page.
Les types de fichier PDF et MTIFF créent une pièce jointe unique contenant toutes les
pages numérisées. Les types de fichier TIFF et JPEG produisent une pièce jointe pour
chaque page numérisée.
Le document numérisé devient la pièce jointe à un
courrier électronique. Sélectionnez le type de fichier de la pièce jointe.
Les types de fichier PDF et MTIFF créent une pièce jointe unique contenant toutes les
pages numérisées. Les types de fichier TIFF et JPEG produisent une pièce jointe pour
chaque page numérisée.
Workflow L’utilisateur ne sélectionne pas le format de fichier ; celui-ci est déterminé par
l’administrateur de la configuration du Workflow.
FRWW Types de documents créés 5
Page 12
Authentification
L'authentification est une f onction de sécurité. Lorsque l'administrateur a act ivé l'authentification,
vous dev ez entrer v os noms d' utilisateur et mot de passe pour utiliser les f onctions Digital Sending
du MFP.
Pour les systèmes réseau Windows, vous devez fournir les informations suivantes pour
l’authentification.
Nom d'utilisateur
●
Mot de passe
●
Domaine
●
Pour les systèmes de répertoire Novell, vous devez fournir les informations suivantes pour
l’authentification.
Nom d'utilisateur
●
Mot de passe
●
Comme demandé
●
• Arborescence
• Serveur
• Internet
Pour certaines fonctions Digital Sending (courrier électronique, télécopie) ou certaines
destinations à l’intérieur d’une fonction (dossiers réseau, Worflow), l’authentification de
l’utilisateur peut être nécessaire. Une fois authentifié, l’utilisateur n’a plus à s’authentifier de
toute la session.
Si l’utilisateur sélectionne Déconnexion sur le panneau de commande ou l’invite Continuer ou
déconnecter ou s’il appuie sur le bouton Réinitialiser, il doit alors s’authentifier de nouveau.
6 Informations complémentaires FRWW
Page 13
Décrire les paramètres de l’original
Sélectionnez Décrire l'original sur le panneau de commande pour modifier les para mètres du
document à envoyer. Sélectionnez les options qui correspondent le mieux au document (format
du document, par exemple).
Paramètres Options Description
Format Lettre
Légal
Ledger
Exec
A3
Orientation de la
page
Côtés Recto Utilisez cette option lorsqu'un seul côté de l'original contient des
Page
Contenu
Portrait Utilisez cette option lorsque l'original est un document en
Paysage Utilisez cette option lorsque l'original est un document en
Recto verso Utilisez cette option lorsque les deux côtés de l'original
Texte Utilisez cette option lorsque l'original ne contient que du texte en
Photo Utilisez cette option lorsque l'original est une photographie ou une
Mixte Utilisez cette option lorsque l'original contient des nuances de gris,
A4
A5
B4
B5
Les options de format disponibles dépendent du type de MFP que
vous utilisez.
orientation Portrait.
orientation Paysage.
informations.
contiennent des informations.
noir et blanc.
illustration.
un mélange de texte et d'illustrations ou un mélange de zones en
noir et blanc et en couleur.
FRWW Décrire les paramètres de l’original 7
Page 14
Paramètres de numérisation
Sélectionnez Paramètres sur le panneau de commande pour modifier les paramètres du
document numérisé que vous créez (le type de fichier souhaité, par exemple).
Les paramètres de numérisation ne s'appliquent pas aux options d'envoi par télécopie.
Paramètres Options Description
Couleur Noir et blanc Utilisez cette option si l'original est en noir et blanc ou si vous souhaitez
Couleur Utilisez cette option lorsque l'original contient des nuances de gris, un
envoyer un original plus complexe en tant que document noir et blanc
afin de réduire le format du fichier et la durée de transmission.
mélange de texte et d'illustrations ou un mélange de zones en noir et
blanc et en couleur. Cette option augmente la taille du fichier et la durée
de transmission.
Type
de fichier
Résolution Les options suivantes sont disponibles :
Taille
du fichier
Amélioré Les options suivantes sont disponibles :
.PDF Paramètre par défaut : Il offre une qualité optimale pour le texte et les
graphiques. Adobe
destinataire pour qu'il puisse lire ce type de fichier.
Si cette option est utilisée pour le courrier électronique, elle génère une
pièce jointe contenant toutes les pages numérisées.
.TIFF Type de fichier standard pouvant être chargé dans des programmes
logiciels et modifié par le destinataire. Si cette option est utilisée pour le
courrier électronique, elle génère une pièce jointe par page numérisée.
.MTIFF Format TIFF multipage qui enregistre plusieurs pages numérisées dans
un fichier unique. Les fichiers peuvent être chargés dans des
programmes logiciels et modifiés par le destinataire. Si cette option est
utilisée pour le courrier électronique, elle génère une pièce jointe
contenant toutes les pages numérisées.
.JPEG Fichier permettant une visualisation optimale avec un navigateur
Internet. Les fichiers peuvent être chargés dans des programmes
logiciels et modifiés par le destinataire. Si cette option est utilisée pour le
courrier électronique, elle génère une pièce jointe par page numérisée.
75 PPP
●
150 PPP
●
200 PPP
●
300 PPP
●
Les options suivantes sont disponibles :
Petite
●
Standard
●
Grande
●
Netteté
●
Suppression de l’arrière-plan
●
®
Acrobat® Reader doit être installé sur l'ordinateur du
8 Informations complémentaires FRWW
Page 15
Résolution des problèmes d'envoi numérique
Cette section contient des informations permettant de résoudre les problèmes que vous pouvez
rencontrer lors de l'utilisation des fonctions d'envoi numérique du MFP.
Contactez votre administrateur pour toute aide supplémentaire.
Système d'aide en ligne du MFP
Le MFP est équipé d'un système d'aide en ligne qui vous permet de résoudre les problèmes
courants. Pour accéder à l'aide, appuyez sur la touche ? du panneau de commande.
FRWW Système d'aide en ligne du MFP 9
Page 16
Problèmes possibles
Problème Action
L'envoi numérique ne
fonctionne pas.
Le MFP n'accepte pas
votre mot de passe.
La qualité d'image est
médiocre.
Lorsque vous utilisez le
BAA, il peut se produire les
événements suivants :
alimentation simultanée de
plusieurs pages, inclinaison
du papier ou génération
de bourrages.
Une transmission de
courrier électronique n'est
pas parvenue à l'adresse
électronique de destination.
Une transmission par
télécopie n'est pas
parvenue au télécopieur
de destination.
Le bas de la page envoyée
est coupé.
Vérifiez que le MFP est sous tension.
●
Vérifiez que le mot de passe que vous utilisez est correct.
●
Les majuscules sont différenciées des minuscules dans les mots de
●
passe. Vérifiez que vous avez bien respecté la casse en saisissant votre
mot de passe.
Si les pages numérisées sont vierges ou blanches, ou présentent des
●
motifs répétés, vérifiez qu'aucune page ne se trouve déjà sur la vitre.
Vérifiez que le document à envoyer est correctement positionné dans le
●
BAA ou sur la vitre.
Vérifiez que la vitre est propre. Si la vitre est sale, nettoyez-la avec un
●
chiffon doux et sec.
Reportez-vous au guide de support technique du MFP pour connaître les
●
actions à effectuer.
Si vous avez saisi l'adresse électronique sur le panneau de commande,
●
renvoyez le message électronique en vous assurant que vous saisissez
correctement l'adresse et que vous utilisez le format approprié (pas
d'espace, symbole @ et point obligatoires).
Renvoyez le courrier électronique. Dans le champ De :, vérifiez que vous
●
avez saisi un nom au format approprié afin que le message ne soit pas
rejeté et que vous receviez un message en cas d'échec de la
transmission.
Si le problème persiste, contactez votre administrateur.
●
Si vous avez saisi le numéro de télécopie sur le panneau de commande,
●
renvoyez le document en vous assurant de saisir correctement le numéro
du télécopieur.
Le télécopieur du destinataire est peut être désactivé ou peut générer une
●
condition d'erreur (par exemple, à la suite d'un manque de papier ou
d'encre). Contactez le destinataire.
Le système peut être occupé (envoi d'autres télécopies ou attente de
●
renumérotation d'autres télécopies). Le système peut également avoir
atteint sa limite de télécopies en attente de transmission. Effectuez une
nouvelle tentative ultérieurement.
Pour obtenir des informations sur la transmission, consultez toute
●
notification relative à la télécopie que vous pourriez avoir reçue (par
exemple, notifications par courrier électronique dans votre boîte de
réception ou rapports de transaction imprimés, si ces rapports sont
disponibles avec votre service de télécopie).
Renvoyez la télécopie.
●
Si le problème persiste, demandez à votre administrateur de rechercher
●
dans le journal le transport de télécopie utilisé. Les journaux contiennent
souvent des informations indiquant les raisons de l'échec de la
transmission d'une télécopie.
Si vous avez utilisé la vitre, la page du document est peut être trop
●
longue. Reportez-vous au guide desupport technique du MFP pour
obtenir des informations sur la longueur maximale.
10 Résolution des problèmes d'envoi numérique FRWW
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