1
VAN ST AR T GAAN
VAN START
GAAN
2
© 2003 I.R.I.S. Alle rechten voorbehouden
OCR technologie door I.R.I.S.
Connectionist, linguïstische en veldanalyse technologie door I.R.I.S.
© 2003 I.R.I.S. Alle rechten voorbehouden
3
VAN ST AR T GAAN
IT’S THE BUSINESS YOU WANT, NOT THE CARDS!
Cardiris is de onmisbare productiviteitsverhoger voor uw visitekaartjes. Dit
pakket voor het beheer van visitekaartjes stelt u in staat om visitekaartjes
van waar ook ter wereld te archiveren, te indexeren en te herkennen.
In ons tijdperk wordt alle belangrijke informatie in databanken opgeslagen. En
precies omdat informatie de sleutel is, geeft Cardiris een compleet antwoord op
de noodzaak tot beheer van uw zakelijke contacten: Cardiris sluit de cirkel door
met het archiveren van visitekaartjes te beginnen en met relatiebeheer te eindigen.
©
EÉN, CARDIRIS GEEFT GEWELDIGE BEELDEN
Cardiris verbetert de dagelijkse werking van uw kantoor door ervoor te zorgen
dat alle bakjes met visitekaartjes verdwijnen. Stap binnen bij een willekeurig bedrijf
en u zult zien dat de bureaus en schuiven van de bedienden overladen zijn met
visitekaartjes van allerlei formaten en nationaliteiten. Visitekaartjes hebben meer
dan enig ander document te kampen met de klassieke nadelen van de papierwereld:
ze raken makkelijk verloren, ze kunnen niet geraadpleegd worden door uw collegas,
ze kunnen niet ogenblikkelijk worden opgezocht of gesorteerd enz.
Cardiris, de elektronische Rolodex
alles. U begint met het scannen van de visitekaartjes zodat u de beelden van de
kaartjes in een databank opslaat. Gebruik deze beheerstool voor het opslaan van
uw visitekaartjes en er zullen alvast geen stapels kaartjes meer in uw kantoor
rondslingeren!
Aangezien de visitekaartjes gearchiveerd zijn, kunnen ze nu worden weggegooid
of aan de eigenaar worden teruggegeven. Dit betekent dat u de informatie die op
het kaartje voorkomt nooit meer kunt kwijtraken, zelfs niet het kleurrijk logo of de
slogan van het bedrijf, de foto van de contactpersoon, een tweede telefoonnummer
of nog het e-mailadres dat u normaal niet opneemt in uw gewone contact manager of databank.
©
, maakt een kordaat einde aan dit
Wanneer u te maken krijgt met exotische visitekaartjes - in, laten we zeggen,
het Vietnamees of het Arabisch - die u gewoonweg niet in een databank kunt
invoeren, is het voordeel des te groter: omdat u begint met het archiveren van
de beelden van de kaartjes, biedt Cardiris hier een unieke oplossing. Al kan een
visitekaartje niet via karakterherkenning worden gelezen, u heeft altijd het
kleurbeeld tot uw beschikking!
Er wordt een ruime verscheidenheid aan specifiek voor visitekaartjes ontworpen
scanners, vlakbedscanners en all-in-one machines of multifunctionele
randapparaten (MFPs - multifunctional peripherals) ondersteund. Het maakt
wat ons betreft niet uit wat voor soort scanner u gebruikt: de scanner die u al
heeft wordt allicht ondersteund.
Uw Cardiris software kan gebundeld zijn met een scanner voor visitekaartjes.
Scanners voor visitekaartjes zijn specifiek ontworpen om visitekaartjes in te scannen
en hebben veel voordelen vergeleken met andere scannertypes: ze nemen
nauwelijks plaats in op uw bureau, ze verwerken vlot kaartjes van verschillende
papier- en drukkwaliteit en u hoeft zich nooit druk te maken over het selecteren
van het juiste formaat.
De beelden worden gecomprimeerd om zo weinig mogelijk ruimte in te nemen
op uw harde schijf. De gescande visitekaartjes worden groot afgebeeld op het
computerscherm zodat de beelden duidelijk leesbaar zijn zonder te hoeven
inzoomen. Daardoor wordt in alle omstandigheden een optimale leesbaarheid
verkregen, zelfs op de LCD-schermen van notebooks en bescheiden 14"
monitoren!
Daar Cardiris u ook uitgebreide tekstuele informatie laat toevoegen, volstaat
het om elk kaartje dat u tegenkomt te scannen en te voorzien van uw commentaar
om de informatie nooit meer te verliezen!
4
TWEE, OCR LEVERT EDITEERBARE TEKST
Eens de kaartjes gearchiveerd zijn, kunt u de beelden omzetten in data door ze
te indexeren en te herkennen. Indexeren betekent dat een visitekaartje wordt
geklasseerd aan de hand van een primaire zoeksleutel - de bedrijfsnaam wordt
5
VAN ST AR T GAAN
ingevuld en gecontroleerd. Herkennen wil zeggen dat de gegevens van het kaartje
dank zij karakterherkenning automatisch gelezen worden.
OCR staat hier voor twee dingen: karakterherkenning om de gescande
beelden om te zetten in bewerkbare tekst en veldanalyse. Optische
karakterherkenning (OCR) biedt u de mogelijkheid kaartjes te verwerken zonder
de tijdrovende taak ze eerst over te typen. Denk aan de laatste keer dat u terug
kwam van een beurs met een hele stapel visitekaartjes, en uw secretaresse twee
dagen bezig was om de gegevens in te voeren!
Cardiris bevat gespecialiseerde herkenningstechnologie, geoptimaliseerd voor
kleine karakters, en ondersteunt niet minder dan 49 landen! De belangrijke landen
van elk continent worden ondersteund: visitekaartjes uit Noord- en Zuid-Amerika
en visitekaartjes uit de Europese landen, inclusief de Oost-Europese landen.
Veldanalyse verdeelt de gelezen gegevens over specifieke databankvelden.
Cardiris maakt hierbij extensief gebruik van een kennisdatabank die de software de vereiste intelligentie geeft om voor- en achternamen, steden en staten,
telefoon- en faxnummers enz. te onderscheiden.
In dit stadium houdt Cardiris rekening met de lay-out van een visitekaartje. Elk
land heeft een eigen “stijl” voor de opmaak van visitekaartjes: Amerikanen stellen
een adres anders samen dan Fransen enz. Op die manier is Cardiris in staat om
visitekaartjes met een variërende lay-out en afkomst op correcte wijze te
verwerken: Amerikaanse kaartjes evengoed als Europese, vertikale kaartjes
evengoed als horizontale enz.
Wanneer een land niet wordt ondersteund, kunt u een kader tekenen rond een
brokje informatie en dat kader naar een dataveld, bijvoorbeeld de stad, slepen: de
OCR wordt ogenblikkelijk, “on the fly” uitgevoerd.
De herkenningsprecisie hangt af van de drukkwaliteit van het kaartje, van het
feit of er geen te gestyleerd lettertype of exotische lay-out is gebruikt enz.
Knippen en plakken is beschikbaar om de gelezen gegevens te bewerken en te
corrigeren, maar ook “slepen en plaatsen” (drag-and-drop) zorgt voor
maximaal gebruiksgemak bij het editeren.
Zeer interessant is het feit dat scannen, indexeren en herkennen ook gescheiden
plaats kunnen vinden. Indexering en OCR kunnen uitgesteld worden, uitgevoerd
worden op een later moment. Verkopers die een info-desk of een bedrijfsstand
op een beurs bemannen, secretaresses die een receptie bemannen kunnen het te
druk hebben om de gehele cyclus van het indexeren en herkennen van
visitekaartjes uit te voeren, maar ongetwijfeld kunnen ze de tijd vinden om snel
het visitekaartje van hun bezoekers te scannen... Het volstaat dat zij dit doen en
Cardiris zal de gegevens van iedere relatie na deze minimale inspanning bijhouden.
DRIE, CARDIRIS IS EEN DATABANK
Als uw visitekaartjes eenmaal zijn omgezet naar in datavelden geplaatste tekst,
heeft u een adresdatabank, te vergelijken met een kaartenbestand: de gegevens
zijn direct opzoekbaar aan de hand van elk veld. Een bedrijf, klant of prospect
opzoeken is een makkie. Zelfs met zeer weinig informatie, bijvoorbeeld enkel de
beginletters van een firmanaam, bent u ervan verzekerd met Cardiris de informatie
over uw contact ogenblikkelijk terug te vinden.
De opgeslagen gegevens kunnen tevens uitgevoerd worden. Cardiris vult
naadloos toepassingen aan zoals contact managers, personal information managers (PIMs), databanken en zelfs tekstverwerkers waarvan de mail mergefunctie het drukken van brieven, enveloppen en etiketten mogelijk maakt. Of
synchroniseer uw Cardiris datbank met de contacten die op uw PDA - uw
Palm organiser, uw Pocket PC zakcomputer enz. - opgeslagen zijn.
Enkele andere manifeste voordelen van Cardiris tegenover de papierwereld
zijn vanzelfsprekend: omdat u met een databank te maken hebt, is de informatie
gecentraliseerd en dus door uw collegas raadpleegbaar. Daarnaast zijn databanken
gemakkelijk te transporteren op CD-ROM enz.
6
7
VAN ST AR T GAAN
BETREFFENDE DEZE HANDLEIDING
Deze handleiding leidt het gebruik van Cardiris kort in. U vindt hier alle
informatie die u nodig heeft om snel en met succes dit I.R.I.S. product te gaan
gebruiken.
Maar deze gebruikersgids heeft niet de bedoeling te fungeren als een volledige,
complete documentatie van Cardiris. Om ten volle gebruik te maken van de vele
functies van het Cardiris pakket dient u de on-line hulp nader te bestuderen.
SYSTEEMEISEN
Dit zijn de minimale systeemeisen van Cardiris:
q een Pentium Intel PC of compatibele computer.
q 64 MB RAM-geheugen.
q 85 MB vrije ruimte op de harde schijf.
q het besturingssysteem Windows XP, Windows ME, Windows 2000 of
Windows 98.
Uw Cardiris software kan gebundeld zijn met een visitekaartjesscanner. In
dat geval hebt u een vrije USB poort nodig om de visitekaartjesscanner aan te
sluiten.
DE CARDIRIS SOFTWARE INSTALLEREN
De Cardiris software wordt uitsluitend geleverd op een zelfstartende CDROM. Om de software te installeren laadt u eenvoudig de CD-ROM in uw CDROM station en wacht u tot het installatieprogramma opstart. Voer de instructies
uit die op het scherm verschijnen.
REGISTREER OM MEE TE SPREKEN!
Vergeet niet uw Cardiris licentie te registreren! Dit stelt ons in staat om u op
de hoogte te houden van verdere productontwikkelingen en aanverwante I.R.I.S.
producten. De voordelen van de registratie, zoals gratis productondersteuning en
speciale offertes, zijn exclusief voorbehouden aan geregisteerde gebruikers.
8
U kunt op vele verschillende manieren registreren: door uw registratiekaart op
te sturen of door het elektronisch evenbeeld te faxen, door I.R.I.S. telefonisch te
9
VAN ST AR T GAAN
contacteren tijdens de kantooruren of door een registratieformulier in te vullen op
de I.R.I.S. webstek.
HET PROGRAMMA STARTEN
Klik op de Cardiris applicatie in het submenu "I.R.I.S. Toepassingen - Cardiris"
of klik op de snelkoppeling van Cardiris die door het installatieprogramma op uw
bureaublad werd gecreëerd.
ER ZIJN TWEE VIEWMODI NODIG
Het venster van de Cardiris toepassing verschijnt nu op het beeldscherm.
Gebruik het bevel "Openen" onder het menu "Bestand" en laad de
voorbeelddatabank SAMPLE.DAT in het geheugen. (U kunt de databanken die
recent werden geopend terugvinden onder het menu "Bestand".)
10
Cardiris start op in de viewmodus kaartenalbum: het album beeldt acht
visitekaartjes tegelijk af op het beeldscherm. Enkel de belangrijkste datavelden naam van de onderneming, voornaam en familienaam, titel en e-mailadres - worden
vermeld.
Een kleurcode geeft de status van elk visitekaartje aan: nieuwe kaarten zijn
geel, geïndexeerde kaarten zijn groen en geverifieerde kaarten blauw. De
kaartstatus is een belangrijk concept en we moeten erop terugkomen.
11
VAN ST AR T GAAN
Klik op de pijlknoppen onderaan om de visitekaartjes te doorlopen: u draait
op die manier de bladzijden van het album.
Klik twee keer op een kaartje om de kaartmodus te openen (of klik op de
knop "Kaart" op de knoppenbalk van Cardiris). De kaartmodus is beperkt tot één
enkel visitekaartje. Deze viewmodus beeldt de scan van het kaartje af, de gegevens
van het kaartje, zeg maar het contact, en de persoonlijke notities en de extra
informatie. Klik op de bladerknoppen om de visitekaartjes te doorlopen.
12
Vergroot de Cardiris toepassing in beide viewmodi om het (de) kaartbeeld(en)
zo optimaal mogelijk op het beeldscherm af te beelden!
EEN BEKNOPT LESBESTAND DOORLOPEN
De beste manier om snel vertrouwd te raken met de werking van Cardiris
bestaat er ongetwijfeld in Cardiris gewoon te gebruiken. Er wordt een
voorbeelddatabank bij de software geleverd; zo kunt u van start gaan, ook al is de
scanner nog niet op uw computer aangesloten. Laten we één en ander eens
bekijken.
Ga naar het eerste kaartje uit de voorbeelddatabank in de kaartmodus. U ziet
nu de scan en de lege datavelden - firmanaam, adres, telefoon- en faxnummer
enz. Onder het beeld is ruimschoots plaats voor commentaar in het tabblad
"Notities".
13
VAN ST AR T GAAN
Selecteer het correcte land met de knop "Kaartenstijl".
14
Speciale OCR-routines worden gebruikt die toelaten de herkende gegevens te
verdelen over de verschillende databankvelden - firmanaam, e-mailadres en website
enz. Wanneer Cardiris de tekenreeks "Leo Tielemans" leest, weet het dat Leo
de voornaam is en Tielemans de achternaam. Op dezelfde wijze is het systeem in
15
VAN ST AR T GAAN
staat titels te herkennen, zoals "vice-voorzitter" of "ingenieur", steden zoals Zwolle
en Antwerpen, provincies zoals Gelderland en Brabant enz.
Door de stijl van het visitekaartje aan te geven op de knoppenbalk kiest u
niet enkel de taal van de te herkennen tekst, maar ook de algemene opmaak van
het visitekaartje. Elk land heeft zijn eigen manier om visitekaartjes samen te stellen.
Amerikanen stellen een adres anders samen dan Belgen, Nederlandse postcodes
en telefoonnummers hebben een andere structuur dan hun Duitse tegenhangers
enz. (Sommige kaartenstijlen dekken meerdere talen: België en Canada hebben
twee officiële talen, Zwitserland heeft er zelfs drie! Maar geen paniek: Cardiris
detecteert de gebruikte taal automatisch!)
Klik op de knop "Herkennen" om de karakterherkenning uit te voeren.
16
Het gescande beeld wordt omgezet in editeerbare tekst, en de herkende tekst
wordt toegekend aan de verschillende datavelden: de firmanaam komt terecht in
het firmaveld, het telefoonnummer wordt geplaatst waar het hoort enz. U kunt
overigens op het e-mailadres en de website in de datavelden klikken om uw email software automatisch op te starten en de webstek van uw contact meteen te
bezoeken!
17
VAN ST AR T GAAN
Controleer de resultaten even. Maak gebruik van knippen en plakken en dragand-drop om gegevens naar een ander veld te verplaatsen. Bij drag-and-drop
operaties houdt u de linker muisknop binnen een dataveld ingedrukt terwijl u de
tekst naar een ander veld sleept. (Het commando "Alle Velden behalve Notities
Wissen" onder het menu "Bewerken" wist alle gegevens gelijktijdig met uitzondering
van de persoonlijke notities die u handmatig via het klavier invoert.)
Klok op de "Status" knop "(Ge)V(erifieerd)" om aan te geven dat het kaartje
geverifieerd werd. De kaartstatus is een sleutelbegrip van Cardiris, en u dient
de betekenis ervan goed te begrijpen eer u voluit gebruik gaat maken van deze
business card organizer.
Wanneer een nieuw kaartje werd gescand, kunt u het beeld wel naar het
scherm halen maar de gegevensvelden zijn nog niet ingevuld. Bij geïndexeerde
kaartjes werd de firmanaam door de gebruiker gevalideerd; dergelijke kaarten
kunt u opzoeken aan de hand van de firmanaam.
Bij geverifieerde kaarten werd elk veld door de gebruiker gecontroleerd;
dergelijke contacten kunt u aan de hand van ieder veld opzoeken, u kunt ze uitvoeren
18
naar andere applicaties, u kunt het e-mailadres, het telefoon- en het faxnummer
zonder risico gebruiken enz.
Er wordt een kleurcode gebruikt om de verschillende kaartstatussen te
onderscheiden: nieuwe kaarten zijn geel, geïndexeerde kaarten groen en
geverifieerde kaarten zijn blauw!
DE CONTACTEN RAADPLEGEN
Er zit nu een gevalideerd, geverifieerd contact in uw databank. Dergelijke
adressen kunt u raadplegen, opzoeken, uitvoeren enz.!
Laten we de zoekmogelijkheden even bekijken. Hoe vindt u het best uw
contactpersonen terug? Om te beginnen kunt u het zicht beperken tot kaarten
met een specifieke kaartstatus door een statusselectieknop te kiezen op de
knoppenbalk van Cardiris. (Kik op de knop "Alle Kaarten" om de visitekaartjes
van alle statussen op het scherm af te beelden.)
De statusbalk geeft aan welke selectie op het ogenblik actief is (en hoeveel
kaarten daaronder vallen). De viewmodus album kan ook een goede indicatie zijn
dat u niet alle kaartjes afbeeldt: u zult hier dan slechts één kleur zien!
De letterknoppen beperken die kaartselectie nog meer: klik op een letterknop
om enkel die kaarten (desnoods van een bepaalde kaartstatus) af te beelden die
met de gekozen letter beginnen.
19
VAN ST AR T GAAN
In het bovenstaand voorbeeld beperken we ons tot de geverifieerde kaarten
en we verfijnen de selectie verder door ons te concentreren op die kaarten die
met de letter "S" beginnen. (Klik op de jokerknop "*" om de beperking tot één
letter ongedaan te maken.)
CONTACTEN OPZOEKEN
Wanneer u dergelijke zoekoperaties uitvoert gebruikt u Cardiris eigenlijk als
een Rolodex. Maar er is een meer gesofistikeerde zoekmethode, namelijk zoeken
aan de hand van vrije tekst!
Gebruik het veld "Opzoeken" om “vrije tekst” op te zoeken in alle velden
tegelijk. (Het verschil tussen hoofdletters en kleine letters wordt hier genegeerd.)
Druk op de Enter toets om uw zoekopdracht uit te voeren.
Wanneer er geen kaart aan het zoekcriterium voldoet zult u dit snel merken:
het Cardiris venster is leeg en de statusbalk bevestigt dat er momenteel geen
kaarten kunnen afgebeeld worden.
CONTACTEN UITVOEREN
20
Het spreekt voor zich dat de contacten voor uitvoer beschikbaar zijn. U kunt
uw contacten bijvoorbeeld uitvoeren in het vCard formaat en die met één klik in
uw Windows Adresboek invoeren. Of u stuurt die rechtstreeks naar uw PDA
software of uw contact manager Microsoft Outlook (Express). De herkenning
van visitekaartjes vult naadloos toepassingen aan zoals persoonlijke en
relatiebeheersystemen (contact managers), databanken of zelfs tekstverwerkers
waarvan de mail merge-functie het drukken van brieven, enveloppen en
etiketten mogelijk maakt.
21
VAN ST AR T GAAN
Het tekstresultaat ziet er bijvoorbeeld als volgt uit wanneer u de resultaten
rechtstreeks naar Microsoft Outlook (Express) stuurt.
22
Maar aangezien Cardiris zelf een heuse databank is, houdt het hier niet op.
Integendeel, u kunt met evenveel gemak een externe databank (die bijvoorbeeld
op uw zakcomputer is opgeslagen) synchroniseren met de Cardiris databank.
VISITEKAARTJES SCANNEN
We zouden ons lesbestand hier kunnen afsluiten... alleen hebben we nog niet
gescand! (Uw Cardiris software kan gebundeld zijn met een visitekaartjesscanner.)
23
VAN ST AR T GAAN
Kies de scanner als beeldbron met het bevel "Scanner" onder het menu
"Instelling".
U moet u een scanresolutie van 400 dpi instellen om visitekaartjes met succes
te herkennen!
Wanneer u echter een vlakbedscanner gebruikt, kunt u meerdere
visitekaartjes tegelijk op het vlakbed van uw leggen en die door de software laten
opdelen. De achtergrond moet wel zwart zijn, zoniet kan Cardiris het beeld niet
opsplitsen in de individuele visitekaartjes.
24
Activeer de optie "Meerdere Kaarten Scannen" in de scannerafstelling of
selecteer de optie "Meerdere Kaarten" onder het menu "Instelling" eer u de
visitekaartjes gaat scannen. (Selecteer de optie "Enkele Kaart" wanneer u de
visitekaartjes één voor één scant.)
Het volledig beeld zoals u het gescand hebt verschijnt nooit op uw
computerscherm; u krijgt alleen de gesegmenteerde visitekaartjes te zien!
Indien u vergat de beeldsegmentatie vóór het scannen in te schakelen, kunt u
het groot beeld achteraf selecteren en het bevel "Kaart(en) Uitsnijden" onder het
menu "Actie" aanwenden om het beeld vooralsnog op te delen in de eigenlijke
kaartjes en de overbodige zwarte randen weg te gooien.
25
VAN ST AR T GAAN
ON-LINE HULP RAADPLEGEN
Deze korte gebruikershandleiding besprak enkel de hoofdfuncties van Cardiris.
Nu is Cardiris wel een integrale, rijke oplossing voor het beheer van visitekaartjes
met een pak functies die we hier niet bespraken. We raden u dan ook aan om de
on-line hulp te raadplegen als u meer wilt weten over de vele mogelijkheden van
Cardiris.
26
Loading...