EBP Compta Classic Open Line Guide d’initiation [fr]

Compta OL

Guide d’initiation

Classic & Pro

Table des matières

1. ECRAN DE TRAVAIL .................................................................................... 3

2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ............................................... 3

2.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 3

2.2. Les autres options………….. ........................................................................ 4

2.3. La gestion des fenêtres ................................................................................. 4

3. COMMENT GERER LES EXERCICES ? .................................................... 4

4. COMMENT CREER UN COMPTE ? ............................................................ 5

5. COMMENT CREER UN JOURNAL ? .......................................................... 6

6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ............................... 7

6.1. Comment saisir dans un journal ? ................................................................ 7

6.2. Comment saisir dans un guide ? .................................................................. 9

7. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ?... 10

7.1. Comment saisir une facture d’achat ? ........................................................ 10

7.2. Comment saisir une facture de vente ? ...................................................... 11

7.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement ? ......................... 12

8. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? ................................................ 13

8.1. L’en-tête……………………. ....................................................................... .13

8.2. Le corps……………………. ........................................................................ 13

8.3. Le pied……………………… ........................................................................ 13

8.4. Accès à la saisie……………… ................................................................... 14

9. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? ...................................................... 14

10. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?............................................. 14

11. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? ............................ 15

12. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ? ............................................... 16

13. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? .......... 16

14. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? ............................................... 16

14.1. Comment clôturer un exercice ? ................................................................. 16

14.2. Comment générer les A Nouveaux ? ......................................................... 17

15. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ...................................... 17

16. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? .......... 17

FONCTIONS AVANCEES ...................................................................................... 19

17. GESTION DES FAVORIS ........................................................................... 19

18. OPEN GUIDE 19

19. TABLEAU DE BORD .................................................................................. 19

20. RELEVES BANCAIRES .............................................................................. 20

21. GRAND LIVRE INTERACTIF ..................................................................... 20

22. BALANCE INTERACTIVE .......................................................................... 20

23. REPORTS ON LINE ................................................................................... 20

24. COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT............................................. 20

25. IMPORT PARAMETRABLE ........................................................................ 20

26. FONCTIONNALITES DISPONIBLES ......................................................... 21

27. JOURNAL DES EVENEMENTS ................................................................. 21

28. ARCHIVAGE DES DONNEES ................................................................... 21

29. ÉCHANGES CLIENTS / EXPERT .............................................................. 21

30. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT ................... 22

1. Ecran de travail

L’écran de travail se compose de trois parties essentielles :

 Le volet de navigation à gauche de votre écran
 La barre des menus en haut de votre écran
 L’écran de navigation et de traitement situé au centre de votre écran.

Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768

Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.

Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant
comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la saisie des
écritures, dans la création d’un rapprochement, dans le lettrage d’un compte…

2. Comment initialiser mon dossier ?

Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d’aller dans Paramètres – Société –
Options comptables et de remplir avec soin ces options, car certaines vont déterminer le mode de

fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque

partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.

2.1. Les options à remplir dès maintenant

Il est important de renseigner les parties suivantes :

 Identification - Informations administratives - Siret : Cette mention est obligatoire pour

pouvoir établir la déclaration de TVA.

 Identification - Informations de TVA : Dans cette fenêtre, doivent être renseignées les

informations relatives à la déclaration de TVA.

 Options comptables : Cette partie, divisée en plusieurs pages, permet de définir les règles de

saisie à utiliser, les paramétrages par défaut sur les comptes, les journaux…

2.2. Les autres options

D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger
l’ouverture de votre dossier.

Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran
d’option.

2.3. La gestion des fenêtres

Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de
navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris
dans les listes.

Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne en utilisant la touche F1
sur chaque fenêtre.

Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.

3. Comment gérer les exercices ?

A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés.

Vous pourrez ensuite créer autant d’exercices comptables que vous le voudrez, sans pour autant être

obligé de clôturer les exercices antérieurs.
Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices /

Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite :

 utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter,
 modifier si besoin les dates d’exercice.

Changer d’exercice courant n’est pas une opération indispensable. Néanmoins, cela permet de choisir
l’exercice que vous souhaitez voir affiché par défaut dans vos différentes listes, fenêtres… Pour changer
d’exercice courant, il suffit de :

 se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,
 sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de navigation, dans le

menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans la fiche.

L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par
la mention des dates de cet exercice dans la barre de titre de l’application.

Quel que soit votre exercice courant, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) restent accessibles.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations.

4. Comment créer un compte ?

Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien / Saisie - Plan

comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton
Ajouter.

Lorsque la nouvelle fiche est ouverte, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou racine) et
saisir le numéro de compte et son intitulé.

Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre Paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les
informations liées à la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’Option de calcul dont vous avez besoin.

Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner la fiche compte dans sa

totalité.

5. Comment créer un journal ?

Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres –

Comptabilité - Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton
Ajouter.

Lorsque la nouvelle fiche est ouverte, vous devez saisir le code journal, le type de journal (Achat, Vente,
Trésorerie, Opérations Diverses) et sa description.

Dans l’onglet Saisie :

 Dans le cadre Racines non autorisées, vous pouvez écrire toutes les racines de compte que

vous ne souhaitez pas utiliser dans le journal.

 Dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir : le mode de numérotation des pièces de

votre journal ; la reprise de la date, de la pièce, du numéro de document sur une même écriture ;

le type et le compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) ; le mode
de fonctionnement des libellés d’écritures.

6. Comment saisir une écriture comptable ?

6.1. Comment saisir dans un journal ?

Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu
Quotidien / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours.
Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche Saisie par
journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel.

L’en-tête
Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l’exercice, le journal et la période dans lesquels vous

souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans la liste déroulante
de chaque champ.

Le corps
Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle seules certaines mentions sont obligatoires.

 Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il est possible de modifier le statut d’une

écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures (Simuler, Confirmer l’écriture,
Valider).

 Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée et du

paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier.

 N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures

dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable.

 N° de document : Le comportement du numéro de document dans les lignes d’écritures dépend

du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable.

 N° Compte: La liste des comptes existants est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton

situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.