EBP Bâtiment 2012 Installation Manual [fr]

EBP Bâtiment

Pour Windows XP, Vista et 7

Guide d’installation et d’initiation

Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : [phone], Fax : [phone], site Web
© Copyright 2011 EBP Informatique, édition Octobre 2011

http://www.ebp.com

Convention d’Utilisation d’EBP

1. PREAMBULE

En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d ’euros
immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition
du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionne lles sur un
seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un

réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. L'ach at

d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur
un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une
licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright
d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites
judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels s ont incessibles et ins aisissables. Ils
ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à auc un titre que ce
soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il
estime opportunes.

2. LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI

CHATEL DU 3 JANVIER 2008 )

En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf
mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les
progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce dél ai,
s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les prog iciels
sont disponibles immédiatement.

En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de l a consommation, le client peut
suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’ appe l télép honiq ue f ixe et no n

surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.

En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est

informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce
expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’u n
de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est
souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du
logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement av ec son installati on.
Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.

EBP Bâtiment 3

3. ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP

Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aid er à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du prog iciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.

4. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE

L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée
ou résolue par l’assistance téléphonique d’E BP. Pour ce faire, le Client reconnaît
conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une conve ntion
pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions
d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsab le d’un défaut
d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproqu es des
parties convenues dans cette convention tierce.

5. SAUVEGARDE DES DONNEES

Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichi ers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde r éduit de manièr e significativ e
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses p rogici els et peu t réduire
la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIE NT reconnaît q u’il est d e
sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.

6. LIMITATION DE GARANTIE

EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est
fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques
relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de
toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre
garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de
manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin

4 EBP Bâtiment

particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité
ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle
disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (tra nsfert de fich iers xm l o u

autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services
correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres
abonnements auprès de tiers.

7.

LIMITATIONS DE RESPONSABILITE

Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices d irects ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’u n manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une abse nce
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EB P
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner su bi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigé e ou intentée contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la
fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur
reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfon die par une démo nstration ou u n
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.

8. DISPOSITIONS FINALES

Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire
électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La
validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.

Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou
ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le
Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le c onc ernant. Pour

tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.

Version 2.2: Juin 2010

EBP Bâtiment 5

Félicitations !

Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.

Ce guide présente le logiciel EBP Bâtiment et donne toutes les informations
nécessaires à son installation et à sa découverte.

Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dan s
le guide, consultez l’aide en ligne, disponible dir ectement dans le logiciel. Celle-ci
est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalit é des questions que vous
pourriez vous poser.

Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :

La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis

Le menu ? + Aide sur EBP Bâtiment pour obtenir une aide générale
composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations
traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qu i génèr e la totalité des m ots utilisés
dans l’aide pour une recherche très approfondie.

Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier Batiment.rtf qui s era propos é dans le m enu
? + Lisez-moi. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression

de ce manuel y seront consignées.

6 EBP Bâtiment

EBP Bâtiment 7

Table des matières

1. PREAMBULE ..................................................................................................... 3

2. LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL DU 3

JANVIER 2008 ) .................................................................................................... 3

3. ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP .................................... 4

4. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE ................................................... 4

5. SAUVEGARDE DES DONNEES ....................................................................... 4

6. LIMITATION DE GARANTIE ............................................................................. 4

7. LIMITATIONS DE RESPONSABILITE ............................................................... 5

8. DISPOSITIONS FINALES ................................................................................. 5

INSTALLATION 12

.............................................................................. 121. AVANT DE COMMENCER

................................................................... 12

......................................................... 12

1.3. La place disque nécessaire ................................................................... 13

.................................................... 132. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?

3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ......................................................... 14

4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ........................................................ 14

4.1. Comment obtenir mon code d’activation ? ............................................. 14

......................................... 154.2. Comment introduire mon code d’activation ?

5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ........................................................... 16

6. ECRAN DE TRAVAIL ...................................................................................... 17





1.1. Accès au service technique
1.2. Configuration minimale conseillée






18PRISE EN MAIN

................................................... 181. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?

.................................................... 18

................................................................................. 19

1.3. Les options d’affichage .......................................................................... 19

1.4. Mot de passe ......................................................................................... 20

.............................................................................. 201.5. Gestion des fenêtres

2. COMMENT CREER UN ELEMENT ? .............................................................. 20

...................................... 212.1. Création d’un élément en bibliothèque interne

2.2. Les bibliothèques de nos partenaires .................................................... 23

3. COMMENT CREER ET UTILISER UN METRE ? ........................................... 24

.................................................................................. 243.1. Exemple de métré

..................................................... 26

............................... 27

5.1. Promotions ............................................................................................ 27

...................................................................................................... 275.2. Tarifs

6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? ....................................... 28

..................................................................... 287. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?

.................................................................................... 29

................................................................................................. 30

................................................................................................... 30

8 EBP Bâtiment

1.1. Les options à remplir dès maintenant
1.2. Les autres options






4. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?
5. COMMENT CREER UN MULTI TARIF - PROMOTION ?



7.1. L’entête du devis

7.2. Le corps
7.3. Le pied

8. COMMENT CREER UNE FACTURE ? ........................................................... 31

9. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ? .............................................. 31

............................................................................... 329.1. Création du barème

................................................... 32

10. COMMENT CREER UNE FACTURE D’AVANCEMENT ? ............................ 32

10.1. Saisie de l’avancement des travaux .................................................... 33

.................................... 3310.2. Création d’une nouvelle facture d’avanc ement

11. COMMENT GERER LE COMPTE PRORATA ? ............................................ 34

12. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS ....................... 35

....................................................................... 3512.1. Transfert de documents

........................................................................................... 35

.................................................... 35

.................................................................. 36

................................................................................... 36

13. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE CHANTIER ? ................................. 36

14. LE SUIVI DE CHANTIER SIMPLIFIE ............................................................. 37

15. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES .............................................................. 38

16. COMMENT GERER LES ACHATS ? .................................................... 38

16.1. Comment commander ? ...................................................................... 39

16.2. Le réapprovisionnement automatique des stocks ................................ 40

16.3. Comment réceptionner les achats ? .................................................... 40

16.4. Comment créer les factures fournisseurs ? ......................................... 41

17. COMMENT GERER L’ETUDE DES DEBOURSES ? ........................... 41

17.1. Comment créer une étude des déboursés ? ........................................ 42

17.2. Comment générer une demande de prix fournisseur à partir de l’étude

des déboursés ? ........................................................................................... 43

17.3. Comment créer une commande fournisseur à partir de l’étude des

déboursés ? .................................................................................................. 44

17.4. Comment effectuer la mise à jour des fiches éléments à partir de l’étude

des déboursés ? ........................................................................................... 44

17.5. Comment créer la mise à jour des devis clients à partir de l’étude des

déboursés ? .................................................................................................. 44

18. COMMENT GERER DES AFFAIRES ? ................................................ 45

18.1. Comment créer une affaire ? ............................................................... 45

.............................. 4618.2. Comment associer des documents à une affaire ?

19. COMMENT GERER LES STOCKS ? ............................................................ 47

......................................................... 4719.1. Deux modes de gestion du stock

...................................................................... 47

................................................................ 4819.3. La saisie de l’inventaire

19.4. Les mouvements de stocks ................................................................. 49

20. GESTION DES CONTRATS DE MAINTENANCE ET S.A.V. 50

20.1. Les contrats de maintenance ............................................................... 50

......................................................................... 5020.2. Le service après vente

........................................................... 51

9.2. Utilisation du barème éco-contribution




12.2. Duplication
12.3. Regroupement de bons de livraison
12.4. Impression des documents
12.5. Envoi par e-mail











19.2. Les documents de stock



20.3. L’historique Maintenance / SAV

EBP Bâtiment 9

21. LE PLANNING ........................................................................................ 51

..................................................................... 5221.1. Présentation du planning

21.2. Ajout, modification et suppression de rendez-vous .............................. 52

....................................................................... 5321.3. Ajout d'une intervention

........................................................................... 53

22. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ........................ 54

............................................................. 5422.1. Comment saisir un acompte ?

22.2. Comment saisir un règlement client ? .................................................. 55

........................................................................... 5522.3. La remise en banque

...................................................... 56

.............................................................................. 56

............................................................... 57

23.3. L’historique des éléments .................................................................... 57

24. COMMENT CREER UN MAILING ? ..................................................... 58

25. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN C OMPTABILITE ? ................... 58

25.1. Les données à renseigner avant transfert ........................................... 58

.......................................................................................... 5925.2. Le transfert

26. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? .......................................... 59

27. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? .................................................. 60

61LES FONCTIONS AVANCEES

1. LES RELANCES .............................................................................................. 61

2. L’ECHEANCIER CLIENT ................................................................................. 61

3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE .................................... 61

4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS ............................................... 61

5. LES STATISTIQUES ....................................................................................... 62

6. L’IMPORT DES TARIFS FOURNISSEURS ............................................. 62

7. INDEXATION DE DEVIS ................................................................................. 63

8. L’IMPORT D’APPEL D’OFFRE ................................................................ 63

9. EPURATION DE BIBLIOTHEQUES ................................................................ 64

10. EBP SAUVEGARDE ...................................................................................... 64

11. LE MENU INTERNET .................................................................................... 64


21.4. La fiche rendez-vous




23. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUES

23.1. Le tableau de bord
23.2. L’historique clients/prospects




INDEX 65

10 EBP Bâtiment

11BDispositions finales

EBP Bâtiment 11

INSTALLATION

1. AVANT DE COMMENCER

1.1. Accès au service technique

L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service
technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au
choix :

Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’ est disponible, veuillez

patienter vous êtes sur une file d’attente.

0811 65 20 00

Exposez votre problème par e-mail

[e-mail]

Horaires

Du lundi au jeudi
Le vendredi

*Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la
version achetée et du contrat souscrit.

8h00 à 19h00
8h00 à 18h00

1.2. Configuration minimale conseillée

La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la
suivante :

• Un processeur Intel Pentium 4 –2 gHz ou équivalent

• Mémoire de 1 Go de RAM

• Microsoft Windows® XP SP2, Vista SP1 32 bit & 64 bit ou 7 32 bit & 64

bit,

• Un écran 15’’ minimum est conseillé, résolution 1024 * 768 en 16 bits

• Microsoft Internet Explorer 6

• Une imprimante avec un driver Windows* (Jet d’encre ou laser).

Remarque

Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire
l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.

Comment installer mon logiciel ?

1.3. La place disque nécessaire

L’espace disque libre doit être de 1.5 Go.

2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?

Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours
d’exécution.

1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu
Démarrer et sélectionnez Exécuter. T apez alors la command e : X:\Install.exe
où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliqu ez sur
OK.

2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la
présentation et à l’installation d’EBP Bâtiment.

3. EBP Bâtiment se décline en trois versions : Standard, Maintenance et PRO.
Sélectionnez l’installation correspondante à la version que vous avez acquise.

4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le
texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez
obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépen dent de son
acceptation.

5. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la
convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se
poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante.

6. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souha itez. Nous vous
conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation

Complète.

Remarque

Si vous avez acheté une version réseau, sélectionnez le type d’installation réseau
comme type d’installation.

7. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur
Installation Personnalisée.

8. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM
FILES\EBP\Batiment12.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez
sur le bouton Parcourir.

9. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.

10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer
l’assistant.

EBP Bâtiment 13

3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?

Vous pouvez lancer le produit directement en cliquant sur l'icône installé sur le
bureau par défaut. Le logiciel peut également être lancé par le menu par Démarrer
+ Programmes + EBP + EBP Bâtiment.

4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?

Version d’évaluation

Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version
d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser libr ement toutes les fonc tions du
logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20
éléments, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration".

Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir
l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons
vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre
propre dossier.

4.1. Comment obtenir mon code d’activation ?

Vous venez de faire l’acquisition d’un log iciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les
fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option "Activer par Internet" (menu ? + Activer votre logiciel).

L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site
Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose
d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer
automatiquement votre logiciel.

Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information
s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer
votre logiciel.

Comment Activer mon logiciel ?

4.2. Comment introduire mon code d’activation ?

Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affich e. Choisiss ez l'opti on Activez
votre logiciel.

La fenêtre

Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Un message d'avertissement
apparaît :

Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :

• Clé PC

Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est
unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation.

• Nom de l’entreprise

Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez
communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la
même syntaxe (points, majuscules).

• Numéro de Licence

Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation »
joint avec la boîte du logiciel.

• Clé Web

Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site

www.ebp.com

nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.

et vous permettra, entre autres, de consulter les dernièr es

• Code d’activation

Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni
point, qu’EBP vous a communiqué.

• Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle

version du logiciel (Ex : 2011 monoposte) correspond ce code.

• Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : Le code

d’activation que vous avez saisi n’est pas correct. Dans ce cas, vous
pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Activer votre
logiciel.

EBP Bâtiment 15

5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?

Raccourci clavier [Ctrl] + [N]

Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau.

Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les
boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la
création du dossier.

Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans l equel vous souhaitez qu’il
s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous
pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiq uement repris dans vos
documents (devis, commandes, factures, ..).

Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la

touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.

6. ECRAN DE TRAVAIL

Ecran de travail

Les menus

Partie contextuelle de la
barre de navigation.

Le tableau de bord*

Cliquez ici pour
accéder

La barre de fenêtres

rapidement aux
menus les plus
courants.

La barre de statut affiche des messages
d’aide ou d’informations relatives à l’état de
votre clavier, le mode d’ouverture de votre
base en réseau (Exclusif ou Partagé) signalé

par un cadenas

, l’utilisateur courant, …

*Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier.

Rappel : La résolution écran doit être configurée au minimum en 1024*768

EBP Bâtiment 17

PRISE EN MAIN

Dans les parties suivantes, nous allons découvrir les principales fonctionna lités du
produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, et comment créer vos
principales données. Nous vous guiderons dans la réalisation d’un devis, d’une
facture ou d’un suivi de chantier, et dans la saisie d’un règ lement. Les options qui
ne concernent que les versions Maintenance ou PRO d’EBP Bâtiment apparaîtront

respectivement avec les pictos suivants :

Remarque
Les fonctionnalités de la version Maintenance sont inclues dans la version PRO

1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?

Après la création d’un nouveau dossier, nous vous conseillons d’ouvrir l a fenêtre
des Options du menu Outils
déterminer le mode de fonctionnement de l’ensemble du logiciel.

La fenêtre des options se compose de deux parties : une ar boresc ence sur la parti e
gauche, pour chaque partie des options et sur la partie droite, les options
correspondantes à saisir.

et de la remplir avec soin car certaines options vont

ou .

1.1. Les options à remplir dès maintenant

Il est important de renseigner les parties suivantes :

• Numérotation : Permet d’indiquer les prochains numéros de documents

qui s’incrémenteront ensuite automatiquement et d’indiquer les codes
éléments, clients etc..

• Sauvegarde : Permet que l’assistant de sauvegarde vous soit proposé

automatiquement à la fermeture de votre dossier.

• Eléments - Ouvrages : Cette partie permet principalement de déterminer

le mode de calcul que vous souhaitez appliquer sur vos ouvrages et le
mode de fonctionnement en cas de mise à jour des prix.

• Documents : Permet de choisir notamment comment gérer votre suivi de

stock, quel type d'avancement vous souhaitez appliquer dans vos factures
de situation, d’avoir des avertissements, d’indiquer la durée de validité des
devis.

• Taux / Décimales : Permet d’indiquer le nombre de décimales à afficher

pour tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre
dossier. Permet d’indiquer les taux de frais généraux et de bénéfice.

18 EBP Bâtiment

Comment initialiser mon dossier ?

• Comptabilité : Permet d’établir le lien avec votre dossier comptable, pour

rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable.

• TVA / Comptes : Permet de paramétrer jusqu’à 6 taux et comptes de

TVA.

1.2. Les autres options

D’autres options sont très pratiques, comme la partie Tableau de bord où vous
pouvez définir les paramètres des alertes à afficher et le nombre de mois à afficher
pour le graphique du chiffre d’affaires. Dans la partie Expert Comptable
pourrez saisir les coordonnées de celui-ci afin de les retrouver sur les documents
qui lui sont destinés (Dossier Expert Comptable). Dans la partie Bibliothèques
pouvez mettre une bibliothèque par défaut si vous avez i mporté des bibliothèques
partenaires…

Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la

touche F1 sur chaque écran d’option.

, vous

, vous

1.3. Les options d’affichage

EBP Bâtiment vous offre de grandes possibilités pour personnaliser l'affichage du

logiciel :

• Dans les options générales, vous pouvez choisir d'afficher ou non l'écran

des astuces ou l'écran d'accueil, changer votre fond d’écran, choisir les
barres d'affichages que vous souhaitez, etc..

• Vous avez la possibilité de modifier le type d'affichage de vos menus, en

changeant le contenu de vos menus, en n'affichant par défaut que les
menus les plus utilisés..

• Vous pouvez personnaliser toutes vos listes en choisissant les colonnes

que vous souhaitez, en effectuant des tris, des filtres avec conditions
multiples et en affichant des calculs

• Vous pourrez organiser toutes vos listes en arborescence, grâce aux

catégories

• Grâce aux boites de re groupement (accessible depu is le menu Affichage),

vous pourrez classer très facilement les données contenues dans vos
listes.

• Dans toutes le s fiches (éléments, clients, fournisse urs, etc..), vous pourrez

créer des champs personnalisés

• Dans tous vos documents (Devis, factures, suivis, etc..), vous pouvez

créer autant de masques de saisie que vous souhaitez en choisissant les
colonnes à afficher. Vous pourrez également changer les couleurs et
styles de tous les éléments que vous insérerez dans votre devis
(Tranches, sous-tranches, ouvrages, métrés etc...)

.

EBP Bâtiment 19

Consultez l’aide en ligne (F1) pour obtenir de plus amp les renseignements

sur toutes ces options.

1.4. Mot de passe

Vous avez la possibilité de protéger l’ouverture de votre d ossier par la saisie d’un
mot de passe. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Données + Divers

+ utilisateurs.

L’utilisateur ADM (Administrateur) est créé par défaut. Pour lui attribuer un mot de
passe, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Modifier.

Saisissez votre mot de passe dans la zone prévue à cet effet et re-saisiss ez le dans
la zone Confirmation

Dès la prochaine ouverture de votre dossier, la fenêtre Identification s’affichera et
vous demandera de saisir votre mot de passe.

, puis validez la fiche de l’administrateur.

1.5. Gestion des fenêtres

Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les
fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris
dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans
l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caracté ristiques générales
ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre du logiciel.

2. COMMENT CREER UN ELEMENT ?

Vous pouvez accéder à la liste des bibliothèques depuis :

• Le menu Données - Eléments

• L'option Eléments disponible dans la partie Favoris de la barre de

navigation.

La liste des éléments répertorie l'ensemble des bibliothèques que vous possédez.
Elle a l'avantage de dissocier les éléments issus de votre pr opre bibliothè que et les
éléments issus des bibliothèques de nos partenaires.

20 EBP Bâtiment

Comment créer un élément ?

Pour constituer votre liste d'éléments, vous pouvez créer votre bi bliothèque interne
et/ou importer des bibliothèques de prix (ou tarifs fournisseurs).

2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne

Vous pouvez créer des éléments de type fourniture, main-d’œuvre, matériel, divers,
ouvrage et textes.

• Les ouvrages sont composés des éléments (fournitures, main-

d’œuvre, matériel, divers) nécessaires à la réalisation d’une prestation
complète.

Les fournitures

•

pose.

Les • mains-d’œuvre correspondent au temps de travail nécessaire.
Les divers• correspondent éventuellement au matériel dont vous avez

besoin pour travailler (ex: gants, casques, etc.)

• Les matériels

location et dont vous facturez au client l’utilisation.

• Les textes

Pour créer un élément dans votre bibliothèque, vous pouvez utiliser les touches
[CTRL] + [Inser] de votre clavier ou cliquer sur le bouton Ajouter qui figure au bas
de votre liste d'éléments.

Une fiche élément apparaît. Sélectionnez le type fourniture
famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône

succincte.

sont des éléments physiques incluant parfois de la

correspondent généralement à ce que vous avez en

pourront être insérés dans le corps de vos documents.

puis choisissez sa

et indiquez une description

EBP Bâtiment 21

Remarque

Pour sélectionner un onglet, vous pouvez cliquer dessus ou bien utiliser les touches
[ALT] + la lettre soulignée sous le nom de l'onglet.

Saisissez ensuite une description commerciale et/ou technique dans l’onglet
Désignation, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez-les
attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique,
souligné..).

L’onglet Complément permet de définir le poids et le volume de l’élément. Dans les
documents, vous pourrez ainsi obtenir le poids et le volume total de vos élém ents,
le code barre, le fournisseur et savoir si l’élément est en sommeil ou non.

En version Maintenance, vous pouvez également indiquer le t ype de garantie et la
durée de garantie de votre fourniture.

Dans la version PRO d’EBP Bâtiment, vous avez la possibilité de gérer des unités
de conditionnement différentes entre vos achats, vos ventes, et le stockage.

Pour cela, indiquez les unités d’achat, unités de stock et unités de vente puis
précisez les coefficients à appliquer entre chaque unité. Le X signifie contient.

Exemple
Vous achetez de la colle conditionnée en palette. Chaque palette contient 50
cartons, que vous stockez dans votre dépôt. Chaque carton contient 250 sachets et
vous vendez les sachets à l’unité :

Dans l’onglet Tarif, indiquez le prix d’achat de votre fourniture puis tapez sur
Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des pource ntages de
frais généraux et frais de bénéfices saisis dans les options du dossier. Tous les
montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire.
Il est également possible de sélectionner un barème éco contribution.

La partie Main-d’œuvre vous permet d’associer un prix de main-d’œuvre au prix de
votre fourniture, notamment dans le cas où votre fourniture est vendue pose
comprise.

L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont

calculés tous les montants affichés.

22 EBP Bâtiment

Comment créer un élément ?

Vous pouvez ensuite compléter votre fiche fourniture, en renseignant les onglets
suivants :

• Tarifs / Promotion : Permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de

visualiser les promotions éléments.
Les éléments de type Texte ne sont pas concernés par cet onglet.

• Comptes : Permet de définir les comptes comptables qui seront utilisés

pour le transfert en comptabilité.

• Références associées: Permet d'insérer des éléments qui ser ont ajoutés

et facturés en même temps que l'élément que vous êtes en train de créer.

• Fourn. : Permet de saisir jusqu'à 10 fournisseurs différents pour un

élément, avec les prix d'achat, remises, multiples de réappro, délai de
livraison, frais, etc..

• Images : Permet d'insérer une image de votre élément, qui sera

automatiquement reprise sur vos impressions de documents (liste des
éléments, devis...) avec images.

Remarque
En création d’élément de type ouvrage, vous pourrez notamment accéder à l’o nglet
Composition, pour insérer les éléments entrant dans l’ouvrage et à l’onglet Métré,
qui se présente sous la forme d’une feuille de calcul et sert à calculer la quantit é
d’un ou plusieurs éléments nécessaires à la réalisation de l’ouvra ge.

Retrouvez dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, le détail de

toutes les fonctionnalités liées aux onglets et aux différents types d’éléments.

2.2. Les bibliothèques de nos partenaires

Pour afficher une (ou plusieurs) bibliothèque(s) de nos partenaires, vous devez
d'abord l' (ou les) importer. Les procédures d' importation et les fich es élém ents so nt
spécifiques à chaque bibliothèque.

Vous devez ensuite cocher dans le menu Outils + Options + Bibliothèques, la (ou
les) bibliothèque(s) à afficher dans votre liste éléments. Vous trouverez donc, au­dessus des onglets de votre liste d'éléments, un bouton pour chacune des
bibliothèques de prix que vous souhaitez consulter.

Si vous souhaitez importer un tarif de votre fournisseur qui n'existe pas dans notre
liste, vous pouvez utiliser l'option Tarifs génériques dans le menu Outils +
Bibliothèques et Tarifs. Une liste de tarifs est proposée. Si votre fournisseur n'y
figure pas, nous vous invitons à nous consulter, pour savoir si nous pouvons
développer l'interface pour l'intégration de vos tarifs*.

*En fonction des éléments que vous nous fournirez, nous vous répondrons rapidement quant
à la faisabilité de la récupération de vos fichiers.

EBP Bâtiment 23

3. COMMENT CREER ET UTILISER UN METRE ?

Le métré est une opération qui consiste à calculer les quantités de matér iels et/ou
de matériaux qui seront nécessaires pour la réalisation de travaux

EBP Bâtiment vous permet d’associer des métrés à vos ouvrages et à vos
documents de vente. L’onglet Métré se présente comme une feuille de c alcul dans
laquelle vous pourrez saisir vos opérations pour une ou plusieurs fournitures.

Ces opérations peuvent être réalisées simplement, en saisissant les calculs
directement dans la zone Métré ou bien en faisant appel à l’assistant métré.

Nous vous proposons aussi de créer des métrés-types, depuis le me nu Données +
Divers + Métrés Types. Les métrés types sont des formules de calcul qui pourront
être utilisées autant de fois que vous le souhaitez. Seules les variables seront à
saisir.

Nous vous proposons ci-dessous un exemple de création et utilisation d’un métré­type avec l’utilisation de l’assistant métré.

Remarque

Vous pouvez aussi consulter le dossier de démonstration qui contient deux
exemples de métrés-types.

.

3.1. Exemple de métré

A partir du menu Données + Divers + Métrés Types, cliquez sur le bouton

Ajouter au bas de la liste.

Vous souhaitez calculer le volume d’un cylindre, pour calculer la quantité de bét on
nécessaire pour une colonne.

Indiquez le libellé : Volume d’un cylindre.
Dans les lignes de métré, effectuez les manipulations suivantes :

• Pour plus de lisibilité, saisissez le commentaire suivant : ‘Dimension du

cylindre’. Les apostrophes sont indispensables pour signaler au logiciel

qu’il s’agit d’un commentaire.

• Sur la deuxième ligne, saisissez la variable suivante : DIAM= ? et sur la

ligne suivante HAUT= ? (diamètre et hauteur d’un cylindre)

• Saisissez sur une nouvelle ligne le commentaire suivant : ‘Surface du

cylindre’

24 EBP Bâtiment

Comment créer et utiliser un métré ?

• Ouvrez l’assistant de calcul en cliquant sur l’icône de la barre

d’outils.

• Dans la partie Fonctions, ouvrez la catégorie Volumes et sélectionnez la

fonction Volcylindre en double-cliquant dessus, à l’aide de la souris.

• La fonction apparaît dans la zone de saisie. Vous pouvez alors indiquer,

comme cela est précisé au bas de la fenêtre, les variables
correspondantes au diamètre et à la hauteur du cylindre, comme suit :
Volcylindre(DIAM;HAUT)

• Cliquez ensuite sur le bouton Terminer

Votre métré type est terminé. Vous pouvez le tester en indiquant dans la colonne
Valeurs
dans la zone Total

, les deux dimensions de vos diamètres et hauteurs. Le calcul s’afficher a

.
N’oubliez pas de supprimer ces valeurs avant d’enregistrer, sinon elles apparaîtront
par défaut à chaque fois que vous aurez besoin de votre métré.

Ouvrez ensuite dans un élément de type ouvrage et cliquez sur l’onglet M étré

. Vous

retrouvez les éléments qui composent votre ouvrage.

• Placez-vous alors sur une ligne de fourniture et cliquez sur l’icône
,

• Sélectionnez le métré type. Les opérations s’affichent alors.

• Indiquez les valeurs de votre diamètre et hauteur de cylindre.

• Le métré se calcule automatiquement. Son total est reporté dans la

colonne quantité de l’onglet Métré
Composition

.

et dans la colonne quantité de l’onglet

MétréVous pourrez, de la même façon, faire appel à votre métré t ype dans l’onglet

des documents de vente.

EBP Bâtiment 25

4. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?

Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités :

• Sélectionner

navigation,

• Activer le menu Données + Clients/Prospects.

Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects
(clients potentiels). Dès que vous transférez un devis en facture pour un prospect,
ce dernier est transféré en client.

Remarque

Il est possible de réaliser une facture en sélectionnant un prospect. Pour cela, vous
devez confirmer le message de transfert du prospect en client.

Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre
clavier.

Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre
client contenues dans l’onglet Détail et validez par Enregistrer.

L’onglet Contacts
à votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône

vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associées

Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de

Nouveau.

26 EBP Bâtiment

Comment créer un MULTI TARIF - PROMOTION ?

5. COMMENT CREER UN MULTI TARIF - PROMOTION ?

5.1. Promotions

Les promotions sont gérées à partir du menu Données + Promotions. Utilisez le
bouton Ajouter pour créer une nouvelle promotion.

Les dates de début et de fin ne sont pas obligatoires, toutefois vous devez
renseigner au minimum une de ces dates pour valider la fiche.

L’onglet Tarifs / Promotions vous permet de définir une promotion pour un
élément particulier, pour une famille éléments ou pour une famille clie nts.

La quantité minimum est la quantité à partir de laquelle sera a ppliquée la remise.
Elle est facultative.

Pour valider la création de la promotion, vous devez au minimum renseigner le %
de remise.

5.2. Tarifs

Pour créer des tarifs exceptionnels, vous devez aller dans l’onglet Tarifs et
Promotions dans les fiches Familles clients

Eléments.
Pour les Familles Clients et Clients, il faut définir un tarif pour un code élément

précis ou pour une famille précise d’éléments.
Pour les Familles Eléments et Eléments, il faut définir un tarif pour un code client

précis ou pour une famille précise de clients.

, Familles Eléments, Clients ou

Remarque

Lors de la réalisation d’un tarif, si vous renseignez plusieurs critères sur u ne ligne
de tarif, cette ligne sera pris en priorité dans le calcul de la remise / pr omotion da ns
le document de vente.

La quantité minimum et le prix de vente, à partir de laquelle sera appliqué le prix ou
la remise sont saisissables uniquement dans l’onglet de la fiche Clients ou
Eléments

Les dates de début et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiable car elles so nt
définies uniquement dans les promotions.

Remarque

Si une famille est saisie, le code ne pourra pas être saisi (et inversement).
Si un prix de vente est indiqué sur la ligne, il n’est pas possible de saisir de % de
remise (et inversement).
L’ordre des tarifs n’indique pas l’ordre de pri orité pris en compte dans le document.
L’application se fait selon la gestion que vous avez définie dans les Options.

EBP Bâtiment 27

.

6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ?

Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Modes de
règlement. Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau règlement.

Les modes de règlement sous EBP Bâtiment incluent à la fois le moyen de
paiement utilisé et l’échéance à générer.

Vous devez renseigner le code et le libellé du mode de règlement, puis dans la
grille d’échéance, saisir sur la ligne le mode de paiement et le nombre de jours pour
calculer la date d’échéance à partir de la date de création du document.

La date d’échéance sera donc automatique ment calculée dans vos documents de
ventes.

En version PRO, vous pouvez créer plusieurs lignes d’éch éances pour un mod e de
règlement. Vous pourrez ainsi paramétrer automatiquement les éc héances de vos
clients.

Cliquez sur l’icône pour ajouter une nouvelle ligne d’échéance dans la grille, et
saisissez ses différents critères.

Attention
La somme, des % des lignes créées, doit être égale à 100%.
Ex : Création d’un mode de règlement avec trois échéances :

- Saisie d’une première ligne d’échéance avec 20% au Comptant,

- Saisie d’une deuxième ligne avec 40% en 30 jours fin de mois,

- Saisie d’une troisième ligne, avec 40% en 60 jours fin de mois.

Sélectionnez ensuite ce mode de règlement dans la z one Mode de règlement de
l’onglet Gestion de la fiche client. A la validation d’une facture, les échéances
(date, type de paiement et montant) seront automatiquement calculées.

7. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?

Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :

• L’option

• Ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu

Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter.

Un nouveau devis apparaît à l’écran :

28 EBP Bâtiment

Nouveau devis depuis la barre de navigation,

Nouveau devis, • Le menu Traitements +

Comment saisir un devis ?

Le devis se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Ces
différentes parties sont découpées sous forme d’onglets. Les principales
informations (Numéro, Client, Date, Etat etc..) sont affichées en haut de la fenêtre.

Vous disposez de la zone N° d’affaire

. Si vous rattachez votre devis à une affaire,
un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez récupérer
automatiquement les informations liées à l’affaire.

7.1. L’entête du devis

Dans les parties Entête et Complément, vous pouvez faire appel à votre client, à
l’aide de l’icône

également modifier directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner
votre taux de TVA par défaut et indiquer l’état de votre devis (en cours, accepté...).

La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre
de jours indiqués dans les options du dossier.

La zone Document Associé permet de relier à votre devis un document (*.doc,
*.pdf, *.xls..) ou un plan (*.jpg, *.gif, *.bmp) et d’imprimer ce dernier avec votre
devis.

La zone Mouvemente le stock est cochée par défaut si v ous avez choisi de gérer
votre stock sur les bons de livraisons et factures (voir page 47). Si vous la
décochez, les documents générés, à partir de ce devis, ne décrément eront pas les
stocks.

et utiliser l’icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez

EBP Bâtiment 29

7.2. Le corps

Le corps du devis est la partie dans laquelle vous allez insérer les éléments issus
de vos bibliothèques externes ou interne, ou même des éléments non référencés,
que vous pourrez ajouter à votre bibliothèque interne.

Le corps se présente sous forme d’une grille et pour faciliter la saisie, vous
disposez :

D’une barre d’outils juste au dessus de la gril le (Faire F1 pour plus de

détails)

Vous avez la possibilité d’insérer jusqu’à 6 niveaux de tranches..
Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous

avez besoin d’insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document.

Lorsque vous saisissez une description, la barre d’outils vous permet
d’appliquer du gras, de la couleur, du souligné là où vous le souhaitez. Vous
pouvez aussi faire appel au correcteur orthographique.

D’un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 40 colonnes
(voir aide en ligne) sont à votre disposition.

D’une saisie souple : vos éléments peuvent être insérés où vous le
souhaitez dans la grille. Vous pouvez insérer des éléments qui n ’existent pas dans
votre fichier en saisissant directement leur libellé et prix. Vous pouvez effectuer des
couper-copier-coller de lignes dans le corps du d ocument ou d’un document à un
autre. Les prix affichés peuvent être modifiés.

L’onglet Métré vous permet de calculer les quantités néces saires à l a réalisation de
vos travaux et de les mettre à jour directement dans le corps de votre devis (voir
page 24).

L’onglet Lettres types permet d’ajouter une lettre d’entête ou de pied, qui sera
imprimée sur une page à part du devis.

Toutes les fonctions accessibles dans les onglets du devis sont détaillées

dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1.

7.3. Le pied

Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous av ez la possibilité de saisir
une actualisation, d’ajouter des postes complémentaires, des frais de port (HT ou
TTC) et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos
règlements).

Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : le bouton TVA permet
d’afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux et le bout on
Récapitulatif vous indique les déboursés, prix de vente et frais totaux par type
d’éléments, ainsi que les temps de pose et MO exprimés en heures et en jours.

Le bouton Indexation, disponible uniquement dans les devis, vous permet d’avoir
un historique des indexations effectuées à partir d’un devis sous la forme
d’arborescence.

30 EBP Bâtiment

Comment créer une facture ?

Le bouton Comptabilité vous permet de paramétrer d’autres comptes comptables
pour les TVA pour ce document. Lors du transfert comptable, c’est ces comptes qui
seront utilisés.

8. COMMENT CREER UNE FACTURE ?

Pour accéder à la création d’une facture, vous pouvez utiliser :

• L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation,
Nouvelle facture, • Le menu Traitements +

• Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu

Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter.

Une facture peut également être créée à partir d’un transfert de document (ex :
transfert de devis).

La facture se compose de trois parties essentielles : l’entête, le cor ps et le pied.
Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir
plus haut).

Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la t ouche F1,
dans chaque partie de la facture.

Remarque

Dans les commandes clients, bons de livraisons et factures, vous disposez :

- de colonnes supplémentaires dans le corps de votre document,

- d’un onglet Acompte, pour créer ou associer une facture d’acompte à votre
document.
Pour ces deux points, consultez l’aide en ligne pour connaître le mode de
fonctionnement en détail.

9. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ?

Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également écotaxe ou
DEEE, est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et
Électroniques.
4 organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque org anisme applique
son propre barème.
Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco- systèmes et de Recylum
pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une
contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco or ganismes
(DECRET 2005-089 DEEE.pdf).
Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organism es et seront
amenées à évoluer avec le temps. Cette DEEE n’est applicable que pour les
opérations réalisées en France ( DOM & Corse inclus ).

EBP Bâtiment 31

Dans EBP Bâtiment, le paramétrage de la gestion de l'éco-contributio n s'effectue
en plusieurs étapes.

9.1. Création du barème

Pour créer le barème, sélectionnez "créer le barème d'éco-contri bution" lors de la
création de dossier ou importer le barème.

9.2. Utilisation du barème éco-contribution

Sur la fiche élément

Suite à la création de vos fiches barème, vous devez affecter le barème à chaq ue
fiche élément. Le montant de l’éco-contribution est TTC.

Par défaut, le prix de vente TTC de l'élément contient le montant de l'éco­contribution (Montant de l’élément dont éco-contribution).

Par le menu Outils + Options + Documents + Ventes / Divers, vous avez la
possibilité d’ajouter le montant de l’éco-contribution au tot al TTC de l’élément, en
sélectionnant l’option « Inclure le montant de l’éco-contribution au montant TT C ».

Dans les documents

A chaque fois que vous appelez un élément dans u n document (D evis, Comman de,
BL, BR, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet élément
sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calcul é en
fonction du nombre d'éléments vendus et de l’option sélectionnée.

En pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le
montant total d'éco-contribution est inclus (Dont éco-contribution...) ou ajouté dans
le Total TTC du document.

Par le menu Impressions + Historique éco-contribution, vous avez la possibilité
d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les
documents.

Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la

touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.

10. COMMENT CREER UNE FACTURE D’AVANCEMENT ?

Les factures d’avancement, appelées aussi factures de situation, se créent :

• A partir de factures directes

• Par transfert de devis ou de commande

32 EBP Bâtiment

Comment créer une facture d’avancement ?

10.1. Saisie de l’avancement des travaux

La saisie de l’avancement s’effectue depuis la première facture que vous créez.
Vous disposez de colonnes supplémentaires dans le corps des factures: le %

d'avancement cumulé, le % d'avancement cumulé quantité et la quantité cumulée.
Indiquez dans ces colonnes la quantité consommée par rap port à l'av ancem ent des

travaux. Le logiciel recalcule alors le montant à facturer au client (montant net HT
Avancement).

Remarque

Le % d’avancement cumulé permet de déterminer le montant à factur er au client.
En mode quantitatif, vous saisissez le % d’avancement cumulé quantité et celui-c i
se recopie dans le % d’avancement cumulé pour calculer le montant à facturer au
client.
En mode qualitatif, vous pouvez saisir un % d’avancement à facturer au client,
indépendamment du % d’avancement cumulé quantité po ur indiquer l’avancement
réel des travaux.
Le mode quantitatif ou qualitatif se choisit dans les options du dossier, dans le
menu Outils + Options + Document + Ventes / Divers.

Dans tous les cas, vous pouvez modifier les montants dans la colonne Montant Net
HT Avancement dans le corps de la facture, sur les tranches, sous-tranches ou
ouvrages.

L'onglet Avancement affiche les montants totaux (HT, TVA, TTC, etc..) que le
client doit vous payer en fonction de l'avancement des travaux sais i dans le corps
de cette facture.

Vous pouvez effectuer, dans cet onglet, un avancement global. Le numéro de
situation d’avancement est automatiquement incrémenté.

L’onglet Echéances affiche le mode de règlement, et les échéances de la facture.
Vous pouvez choisir de calculer la retenue de garantie sur chacune des factures
d’avancement ou bien uniquement sur la dernière (F1 pour Aide).

10.2. Création d’une nouvelle facture d’avancement

Pour saisir un nouvel avancement, sélectionnez la facture déj à réalisé e dans la l iste
des documents de vente et cliquez sur le bouton Avancement disponible d ans la
barre de Navigation. Une nouvelle facture apparaît, identique à la précédente, et
vous pouvez saisir les nouveaux % d’avancement.

EBP Bâtiment 33

11. COMMENT GERER LE COMPTE PRORATA ?

Un compte prorata ou compte interentreprises est mis en place lorsque plusieurs
entreprises de divers corps de métier interviennent simultanément ou se succèdent
sur un chantier. Ces interventions nécessitent des besoins logistiques communs :
installation de chantier, clôture, gardiennage, branchement d’eau, d’électric ité, voire
de téléphone, sanitaires, etc. Ces besoins ne sont pas en général pris en charge
par le maître d’ouvrage.

La gestion du compte prorata s’effectue à partir du document de vente (devis,
commandes…).

Une fois les éléments de l’entête et du corps saisis, vous devez cliquer sur l’onglet
Pied et cliquer sur le symbole des postes complémentaires. A l’écran apparaît

la fenêtre suivante :

Vous pouvez saisir un libellé dans la zone Remises/Majorations du compte
prorata puis saisir un montant dans la zone Montant ou un taux dans la zone %.

Le bouton TVA – comptes vous permet de définir un compte comptable en cas de
remise ou en cas de majoration ainsi que le taux de TVA à appliquer. Si vous ne
définissez pas de compte comptable à partir de ce bouton, les comptes utilisés
seront ceux définis à partir du menu Données / Divers / Postes
complémentaires.

Le montant de référence permettant le calcul du compte prorata correspond au
Total HT du document.

Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la

touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.

34 EBP Bâtiment

Transfert, duplication et impression de documents

12. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS

12.1. Transfert de documents

Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type
de document. Le document initial n’est alors plus modifiable.

Les devis peuvent être transférés en commande, bons de livraison ou factures.

Remarque

Un document ne peut être transféré qu’une seule fois. Le document initial sera
conservé mais ne sera plus modifiable ni supprimable (Il pourra être dupliqué).

Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements

+ Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton
Transférer disponible dans la barre de Navigation.

Remarque

Pour la gestion de la contremarque, vous pouvez transfert un devis ou une
commande client en demande de prix ou commande fournisseur.

12.2. Duplication

Vous pouvez dupliquer tous les documents pour un même type ou un t ype différent
(ex : dupliquer une facture en devis) (sauf les documents d’acompte), afin de
récupérer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste de s
documents de vente.

12.3. Regroupement de bons de livraison

Le regroupement de Bons de livraison s ’effectue à partir de la liste des documents
de vente et du bouton « Regroupement BL ».

Le regroupement de BL peut s’effectuer suivant deux possibilités :

o Regrouper les documents sélectionnés, dans l’on glet Bons de livraison,

en une facture.

o Regroupe sur une période donnée pour un même client (et un même

dépôt de stock) tous les BL qui ont été effectués en une facture.

Un sous-total pour chaque BL peut-être ajouté sur la facture générée.

Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les

transferts, duplications ou regroupements des documents.

EBP Bâtiment 35

12.4. Impression des documents

De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos
documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du document
et choisissez votre modèle.

Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes :

• Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l’impression.

• Un onglet Aperçu

Les fonctions proposées dans chacun de ces onglets sont détaillées dans

l’aide en ligne (accessible par la touche F1 depuis chaque onglet).

pour avoir un aperçu avant impression.

12.5. Envoi par e-mail

Depuis la barre de navigation ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez
envoyer votre document directement par e-mail. Une fenêtre s’affiche à l’écran.
Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point.

13. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE CHANTIER ?

Le suivi de chantier est un document interne dans lequel vous saisissez les
quantités fournitures consommées sur votre chantier et à partir duquel vo us pouve z
décrémenter votre stock.

Pour créer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le menu Traitement +

Suivi de chantier + Détaillé. La liste des suivis apparaît. Cliquez sur le bouton
Ajouter au bas de la liste.

Le suivi de chantier est constitué de deux parties : L'entête et le Corps du suivi.
L'entête du suivi de chantier vous permet de lier le suivi à un document initial

(devis ou facture), de renseigner les informations liées au client, au stock et de
saisir un commentaire.

Dans le corps du suivi de chantier, saisissez pour chacun des éléments (de t ype
fourniture, divers, matériel ou MO), le déboursé et la quantité prévue pour le
chantier. Puis, au fur et à mesure de l'avancement des travaux, vous pourrez
revenir autant de fois que vous le souhaitez sur votre suivi de chantier et ajouter,
modifier ou supprimer des éléments si nécessaire, et mettre à jour les quantités
consommées.

Cliquez sur le bouton Bons d’entrée / Sortie pour créer un bon d’entrée ou de
sortie de stock correspondant aux nouvelles quantités consommées.

36 EBP Bâtiment

Le suivi de chantier simplifié

14. LE SUIVI DE CHANTIER SIMPLIFIE

EBP Bâtiment propose un deuxième suivi de chantier, simplifié. Dans ce suivi,
vous indiquez les montants de vos dépenses, classées pa r catégorie de dépense,
et vous pouvez comparer au fur et à mesure, le déboursé prévu et le déboursé
réalisé.

Pour créer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le menu Traitement +

Suivi de chantiers + Simplifié. La liste des suivis apparaît. Cliquez sur le bouto n
Ajouter au bas de la liste pour le créer.

Dans les onglets Entête et Compléments, vous pouvez saisir les coordonnées de
votre client, et un descriptif de vos travaux. A l’aide de l’icône

dans la zone Document

, le document de vente source (devis, commande, etc..). Le

déboursé prévu s’affiche alors au bas du suivi.

En version Maintenance, vous avez la possibilité de créer un suivi de chantier
simplifié à partir d’un Contrat

afin d’étudier sa rentabilité.
Sans même préciser de contrat, vous pourrez, via le raccourci Interventions
barre de Navigation, récupérer les heures de main d’œuvre et de matériels
réalisées.

Dans les onglets Fournitures/Divers, Main d’œuvre, Matériel et Frais
complémentaires, vous disposez d’une barre d’outils pour ajouter, insérer et
supprimer des lignes. Sur chaque ligne, saisissez la date.
Dans la partie Fournitures /Divers et Frais complémentaires, vous pouvez saisir
l’objet de la dépense, la quantité et son déboursé.
Dans la partie Main d’œuvre, vous pouvez saisir les heures passées sur le
chantier, faire appel à votre fichier salarié afin de récu pér er le n om du sa larié et so n
taux horaire, sélectionner un type d’heure salarié
Dans la partie Matériel, vous pouvez saisir les heures passées sur le chantier, faire
appel à votre fichier matériel afin de récupérer le nom du matériel et son coût
horaire.

Remarque
La saisie des heures salariées peut s’effectuer directement via l’option de Saisie
des temps salariés (voir p 38)

L'onglet Récapitulatif permet d'obtenir une vue synthétique de toutes vos
dépenses liées au chantier, classées par catégorie :

• le total des fournitures/ divers,

• le total de la main d’œuvre,

• le total des matériels,

, Sélectionnez

dans la

EBP Bâtiment 37

• le total des heures et

• le total des frais complémentaires saisis d ans les onglets correspondant à

chaque catégorie de dépenses.

Le total global s'affiche dans la zone Total déboursé r éalisé
le Total débou rsé prévu
chantier).

Si vos dépenses sont supérieures à ce que vous aviez prévu (lorsque votre gai n est
en négatif), le logiciel vous le signale en affichant une icône d’avertissement

Vous pouvez imprimer votre suivi de chantier et votre rentabilité de chantier à partir
du menu Impressions + Chantier simplifié.

, issu du document source (indiqué en entête du suivi de

, en comparaison avec

.

15. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES

L’option de saisie des temps salariés complète le suivi de chantier simplifié. En
effet, vous avez ici la possibilité de saisir, salarié par salarié, les heures effectuées
sur chacun des chantiers simplifiés.

Pour cela, sélectionnez le code de votre salarié. Les heures dé jà saisies pour ce
salarié s’affichent dans la liste. Utilisez l’icône

ligne dans la grille et saisir le code du suivi de chantier, la date, le nombre d’h eures
effectuées, le type d’heure salarié et le taux horaire.

Remarque
Vous devez enregistrer votre saisie avant de sélectionner un autre salarié.

A la validation de votre saisie, les différents suivis de chantiers simplifiés sur
lesquels vos salariés ont travaillés, seront mis à jour.

Ajouter pour créer une nouvelle

16. COMMENT GERER LES ACHATS ?

La gestion d’achats est uniquement disponible en version PRO.

Document Les documents d’achats sont accessibles à partir du raccourci

d’achat disponible dans les Favoris de la barre de navigation.
Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés

que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide,
accessible par la touche F1 sur la liste.

De même, la consultation, la modification, l‘impression, la duplication, le transfert et
la suppression de documents fonctionne comme indiqué page 35 de ce m anuel.

38 EBP Bâtiment

Comment gérer les achats ?

ous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les

V
commandes, les bons de réceptions, les bons de retours, les factures et les avoirs
fournisseurs.

16.1. Comment commander ?

Vous pouvez passer commande auprè
l'option de Réapprovisionnement automatique (voir page 40) ou bien en créant une
commande manuelle.

L

a commande se décompose en trois parties essentielles : L' entête, le corps, et le
pied de la commande. Les principales informations de l'ent ête sont repris es da ns la
partie haute de la commande et sont visibles quelque soit l'ong let de la commande
affiché à l'écran (sauf en mode saisie plein écran).

16.1.1. L'entête de la commande

C

omposée de deux onglets, Entête et Complément, vous pouvez saisir les
coordonnées de votre fournisseur, le dépôt de stock, un descriptif des travaux ou
commentaire, le taux de TVA par défaut, etc..

16.1.2. Le corps de la commande

T

out ce que vous souhaitez commander auprès de votre fournisseur, doit être saisi

dans l'onglet Corps. Pour vous y aider, vous disposez :

• d'une barre d'outils avec des icônes.

• d’un masque de saisie entièrement

afficher et emplacement de ces colonnes) à l’aide du menu contextuel,
accessible par le clic droit de la souris.

V

ous insérerez alors des éléments issus de votre bibliothèque interne ou issus de
vos bibliothèques de prix. Les prix d'achats qui apparaîtront correspondront
automatiquement au tarif défini dans la fiche élément, pour le fournisse ur indiqué
en entête de commande.

V

ous pouvez également saisir des éléments non référencés. La saisie de text e est
illimitée et peut faire appel à des textes types.
Si vous avez beaucoup d'éléments à saisir, vo
écran.

V

ous avez la possibilité de sélectionner une affair e différente sur chaque ligne de
votre commande. Ainsi sur votre affaire, vous pouvez voir chaque document
d’achat dont au moins une ligne référence l’affaire.

16.1.3. Le pied de la commande

L'

onglet Pied vous permet d'obtenir le déboursé total de votre commande, ainsi que

le montant global de votre remise, et le total HT. Vous pouvez ajouter à c e montant

s de votre fournisseur, en passant par

modulable (choix des colonnes à

us pouvez utiliser la saisie en plein

EBP Bâtiment 39

des frais de port. Le bouton TVA vous permet d’afficher le récapitulatif des
montants HT par taux de TVA.

A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets Echéances et Lettres Types

ui vous permettent respectivement de voir les acomptes saisis, d'ajouter une lettre

q
de présentation de début ou de fin de commande (qui sera imprimée sur une page
à part) et des conditions générales qui apparaîtront au bas de votre commande.

16.2. Le réapprovisionnement automatique des stocks

L’assistant de réapprovisionnement automatique des stocks est accessi
du menu Traitements + Réapprovisionnement automatique.

Cet assistant vous permet de choisir le dépôt ou le do

ommande) à réapprovisionner, les quantités de stock à prendre en compte

C
(virtuelles ou réelles), le fournisseur à choisir (principal, au meilleur prix ou au
meilleur délai), la date du document et le type de document d’achat qui vont être
générées.

Attention

Avant de générer les documents fournisseurs, vous devez avoir saisi dans l’onglet
Stock de la fiche élément, les quantités minimum à commander, le stock d’alerte et
avoir renseigné l’onglet Fourn de la fiche élément.

Suivez les différentes étapes de l’assistant en u
Précèdent pour passer d’une page à l’autre.

tilisant les boutons Suivant et

cument (Devis ou

ble à partir

L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous détaille chacune des étapes.

16.3

. Comment réceptionner les achats ?

Après avoir passé une commande auprès de votre
possibilité de réceptionner tout ou une partie des élémen

Pour cela, vous devez sélectionner la commande fournisseur puis au choi

• Sélectionner l'option Transférer disponible dans la barre de navi
Elle permet de générer un bon de réception global pour toute la
commande (sauf les éléments de type Main d’œuvre si l’option « Autoriser
les lignes de main d’œuvre dans les BL » n’est pas coché dans le menu
Outils + Options + Documents + Ventes / Divers)

• arre de navigation.

Sélectionner l'option Réceptionner dans la b
Elle permet de saisir, ligne à ligne, les quantités réceptionnées et générer
un bon de réception ou une facture pour chaque réception partie lle.

40 EBP Bâtiment

fournisseur, vous avez la
ts commandés.

x :

gation.

Comment gérer L’ETUDE DES DEBOURSES ?

es bons de réceptions reprennent les données saisies dans l'entête de la

L
commande initiale. Le corps se compose des éléments réceptionnés et en pied,
vous pourrez saisir un acompte, qui sera automatiquement enregistré dans les
paiements fournisseurs.

16.4. Comment créer les factures fournisseurs ?

Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert
d'un bon de réception ou d’un regroupement de bons de réception.

ous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement.

V

our cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le

P
menu Traitements + Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et
sélectionner le type de document Facture

La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances
fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode
de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche.

la validation de la facture, les stocks et le PUMP des éléments facturés sont mis

A
à jour.

L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d’achats,

détail

le l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des ac hats.

.

d'une commande,

17. COMMENT GERER L’ETUDE DES DEBOURSES ?

Cette fonctionnalité consiste à rechercher le fournisseur proposant le meilleur tarif
pour un élément donné.
Ce type de document peut ser

• Pour commander à vos fournisseurs les élém
clients.

• ttre en concurrence plusieurs fournisseurs et obtenir ainsi les

Pour me
meilleurs tarifs.

• s appels d’offre (demandes de prix fournisseurs) afin de

Pour générer de
connaître si un fournisseur donné possède ou non un é lément dans son
catalogue (permettant par exemple de l’ajouter dans la liste des
fournisseurs de la fiche élément).

• nde fournisseur dans le but de

Pour déclencher une comma
réapprovisionner votre stock au meilleur tarif.

• éléments en fonction des

Pour mettre à jour une partie de votre base
différentes réponses de vos fournisseurs…

EBP Bâtiment 41

vir dans plusieurs cas :

ents d’un ou plusieurs devis

17.1. Comment créer une étude des déboursés ?

Pour créer une étude de déboursés, vous pouvez utiliser le raccourci Générer une
étude disponible dans la partie Navigation de la barre de navigation, à partir de la

liste des devis dans les documents de vente ou d’un d evis . Vous pouv ez égaleme nt
créer une étude des déboursés par le menu Traitements, Etude des déboursés.

Si vous demandez la génération d’une étude des déboursés à partir d’un devis, ce
dernier sera automatiquement rattaché et les lignes du devis seront également
reprises (sauf les lignes de commentaires et les éléments issus d’une bib liothèque
externe ou créé manuellement dans le devis).

17.1.1. Onglet Général

Cet onglet vous permet d’indiquer un commentaire. Il permet également d’ajouter et
visualiser des devis clients que vous souhaitez intégrer dans l’étude. Vous pouvez
également supprimer les devis clients pour lesquels aucune commande fourn isseur
n’a été générée.

17.1.2. Onglet Corps

Cet onglet reprend automatiquement les éléments issus du ou des devis
sélectionnés dans l’onglet Général. Vous pouvez ajouter, visualiser et supprimer
des éléments.

Le bouton Appliquer les meilleurs fournisseurs permet de sélectionner
automatiquement le fournisseur ayant le meilleur tarif. La sélection d’un autre
fournisseur comme fournisseur retenu dans les lignes d’éléments reste possible.

Le bouton Utiliser la quantité minimum de commande et de multiple de
réappro permet de tenir compte, lors de la commande, des informations de la fic he
élément. De ce fait, la quantité réellement commandée sera celle indiquée entre
parenthèses.

Le bouton Tout commander permet de sélectionner toutes les lignes du corps de
l’étude et de reprendre les valeurs indiquées dans la colonn e « Quantité restant à
commander ».

Pour chaque élément, vous pouvez visualiser en bas d’écran le détail de l’élément
sélectionné dans la partie Liste des éléments. 4 onglets sont à votre disposition :

• Fournisseur : permet de visualiser les différents fournisseurs associés à
l’élément avec les informations sur le prix, la remise, la quantité minimum
à commander…

• Devis : permet de visualiser les devis concernés par l’élément
sélectionné.

• Commandes : permet de visualiser les commandes concernées par
l’élément sélectionné.

42 EBP Bâtiment

Comment gérer L’ETUDE DES DEBOURSES ?

• Statistiques : permet de visualiser le montant (ou volume) des
commandes passées pour le fournisseur indiqué dans l’élément
sélectionné. Il est également possible de cocher l’élément afin que seules
les statistiques de l’élément soient prises en compte. Vous pouvez
également affiner vos statistiques en sélectionnant une période.

17.1.3. Onglet Achat

Cet onglet permet de visualiser les demandes de prix et commandes fournisseurs
générés à partir de l’étude.

Le bouton Mettre à jour l’étude permet de mettre à jour les éléments modifiés
dans la demande de prix.

Exemple :

Dans la demande de prix fournisseur générée, vous avez modifié le prix net car
votre fournisseur vous a indiqué un changement (mise à jour tarif, remise…). En
cliquant sur ce bouton, l’étude de déboursé va reprendre automatiquement cette
modification.

17.1.4. Onglet Notes

Cet onglet permet de saisir des commentaires.

17.2. Comment générer une demande de prix fournisseur à partir de l’étude des déboursés ?

Vous devez cliquer sur le bouton Demande de prix.
Sur la fenêtre des options de la génération des demandes de prix, vous pouvez

effectuer différents filtres sur les fournisseurs et éléments présents dans l’étude.
Les onglets Fournisseurs et Eléments permettent d’affiner le filtre en
sélectionnant les informations souhaitées.

Vous pouvez sélectionner, dans le mode de création de la demande de prix :

• Fournisseurs retenus dans l’étude
indiqués dans la colonne Fournisseur retenu du corps de l’étud e.

•

Tous les fournisseurs
(qu’ils soient ou non indiqués comme fournisseur dans l’étude).
Tous les fournisseurs associés•
associés à l’élément dans l’étude.

Une option vous permet de reprendre ou non les pr ix d’achat sur les demandes d e
prix. Le fournisseur vous transmet ses tarifs et vous pouvez les saisir dans la
demande de prix.

EBP Bâtiment 43

: prend en compte l’ensemble des fournisseurs

: prend en compte les fournisseurs

: prend en compte les fournisseurs étant

17.3. Comment créer une commande fournisseur à partir de l’étude des déboursés ?

Vous devez cliquer sur le bouton Commander.
Sur la fenêtre des options de la génération des c ommandes, vous pouvez effectuer

différents filtres sur les fournisseurs et éléments présents dans l’étude.
Les onglets Fournisseurs et Eléments permettent d’affiner le filtre en
sélectionnant les informations souhaitées.

17.4. Comment effectuer la mise à jour des fiches éléments à partir de l’étude des déboursés ?

Vous devez cliquer sur le bouton Maj éléments.
Sur la fenêtre des options de la mise à jour des éléments, vous pouvez effectuer

différents filtres sur les fournisseurs et éléments présents dans l’étude.
Les onglets Fournisseurs et Eléments permettent d’affiner le filtre en
sélectionnant les informations souhaitées.

Vous pouvez sélectionner, dans le mode de création de la demande de prix :

• Fournisseurs retenus dans l’étude
indiqués dans la colonne Fournisseur retenu du corps de l’étud e.

•

Tous les fournisseurs associés
associés à l’élément dans l’étude.

Vous pouvez également cocher les options suivantes :

• Mettre le fournisseur retenu comme fournisseur par défaut
par défaut de la fiche élément sera remplacé par le fournisseur retenu
dans l’étude des déboursés.

• Ajouter les fournisseurs non présents dans la fiche élément
fournisseurs ajoutés manuellement dans l’étude des déboursés seront
intégrés dans les fiches éléments associées.

• Lancer un recalcul des ouvrages à la fin de la mise à jour : Les montants
des ouvrages seront mis à jour en fonction des éléments de l’étude des
déboursés.

: prend en compte les fournisseurs

: prend en compte les fournisseurs étant

: le fournisseur

: Les

17.5. Comment créer la mise à jour des devis clients à partir de l’étude des déboursés ?

Vous devez cliquer sur le bouton Maj devis client.
Sur la fenêtre des options de la mise à jour des devis clients, vous pouvez effectuer

différents filtres sur les fournisseurs, éléments et devis présents dans l’étude.
Les onglets Fournisseurs, Eléments et Devis clients permettent d’affiner le filtre
en sélectionnant les informations souhaitées.

44 EBP Bâtiment

Comment gérer des affaires ?

L’option Prix de vente fixe vous permet de ne pas modifier le prix de vente client et
donc de dégager une marge plus importante en cas de baisse de tarif à l’achat.

18. COMMENT GERER DES AFFAIRES ?

EBP Bâtiment permet de créer des affaires clients auxquelles vous pourrez
rattacher les documents de vente, achat, règlements suivis de chantier…
Vous pouvez ainsi obtenir une vue synthétique sur l’av ancement de vos dossiers
clients.

18.1. Comment créer une affaire ?

Affaires disponible Pour créer une affaire, vous pouvez utiliser le raccourci
dans les Favoris de la barre de navigation. La liste des affaires s’affiche. Utilisez
les touches [CTRL] + [Inser] ou le bouton Ajouter au bas de la liste, pour créer
une nouvelle affaire.

L’affaire se présente comme un classeur, dans lequel vous allez retrouver des
onglets par type de documents.

L’onglet Récapitulatif permet d’obtenir une synthèse des opérations effectuées
dans l’affaire (ventes, achats, suivis de chantiers, règlements…).

Les onglets Client et Informations permettent de renseigner les coordonnées du
client, une description de l’affaire, associer jusqu’à cinq d ocuments, ainsi que des
paramètres comme le nom du représentant, les dates prévues de début et de fin de
travaux, la distance du chantier, etc…

EBP Bâtiment 45

Dans les onglets Ventes, Achats, Stocks, Suivis Chantiers détaillés, Suivis
chantiers simplifiés, Règlements, Paiements, Contrats et Interventions, vous
retrouverez la liste des documents rattachés à l’affaire.

L’onglet Statistiques vous permet d’obtenir des informations sous forme de
graphiques sur le chiffre d’affaires clients, fournisseurs et l’aspect financier de
l’affaire (évolution des échéances clients et fournisseurs, évolution des règlements
clients et fournisseurs)

18.2. Comment associer des documents à une affaire ?

Pour associer plusieurs documents à une même affaire, il faut leur attribuer un
numéro d’affaire commun.

Vous pouvez procéder de plusieurs façons :

• Dans l’entête des documents, une zone N° affaire
pouvez sélectionner ou créer une affaire à l’aide des icônes

• Dans le corps des documents d’achats, colonne numéro d’affaire, vous
pouvez avoir ainsi plusieurs affaires pour une commande fournisseur.

• Ouvrir une affaire, et utiliser le bouton Ajouter dans les onglets Ventes,
Achats, Stocks, Suivis Chantiers détaillés, Suivis chantiers
simplifiés, Contrats et Interventions pour créer de nouveaux

documents. De plus, le logiciel vous proposera de reprendre les
informations liées à l’affaire (code client, coordonnées, commentaires
etc..).

• Ouvrir une affaire et utiliser le bouton Associer dans les onglets Ventes,
Achats, Stocks, Suivis Chantiers détaillés et Suivis chantiers
simplifiés, Contrats et Interventions dans le cas où les docum ents ont

été créés au préalable.

Remarque

La zone n°affaire n’existe pas dans les règlements. Les règlements sont rattachés à
une affaire dès lors qu’ils ont été pointés avec une facture qui elle-même est
rattachée à une affaire.

Vous pouvez à tout moment imprimer un récapitulatif ou une analyse de votre
affaire, en cliquant sur le bouton Imprimer en pied de liste.

Vous pouvez également imprimer la synthèse complète de l’affaire en cl iquant sur
le bouton Imprimer en pied de liste (à partir de l’onglet Récapitulatif).

est disponible. Vous

et .

46 EBP Bâtiment

Comment gérer les stocks ?

19. COMMENT GERER LES STOCKS ?

19.1. Deux modes de gestion du stock

EBP Bâtiment propose deux modes de décrémentation du stock :

• A partir des bons de livraisons et factures clients,

• Ou à partir du suivi de chantier détaillé

Ce choix se définit par défaut dans les options du dossier, dans la partie
Documents.

Mais vous pouvez aussi modifier ce choix à la création d’un nouveau docu ment, en
cochant (ou décochant) la zone Mouvemente le stock

Complément des documents.

Attention

Si vous souhaitez exceptionnellement modifier votre mode de gestion du stock,
vous devez le faire dès la création du devis. La zone Mouvemente le stock ne sera
plus accessible dans le document généré à partir du devis.

Si vous avez choisi de gérer votre stock à partir des bons de livra isons ou factures,
il sera décrémenté au moment de la validation de la facture.

Si vous gérez votre stock à partir du suivi de chantier, un message s’affichera à la
validation du suivi pour générer un bon d’entrée ou de sortie de stock
correspondant aux dernières saisies.

, disponible dans l’onglet

19.2. Les documents de stock

Vous pouvez créer des bons d’entrées et bons de sorties de stock, à partir du menu
Traitements + Documents de stock.

Vous indiquerez, pour chacun des éléments de type fo urnit ure ou div ers, la q uantit é
en stock à entrer ou à sortir.

A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitair e
moyen pondéré) de vos éléments de type fourniture ou divers est recalculé.

L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents de
stocks, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des
stocks.

La version PRO est multi-dépôts. Cela signifie que vous pouvez gérer vos stocks
sur plusieurs dépôts. Créez vos différents dépôts depuis le menu Données +
Dépôts.

EBP Bâtiment 47

Dans vos documents de stock, vous pouvez sur chaque ligne, préciser sur quel
dépôt, l’entrée ou la sortie de stock est à effectuer.

Vous pouvez aussi créer des bons de transferts, pour indiquer le transfert d’un
élément de type fourniture ou divers d’un dépôt à un autre.

19.3. La saisie de l’inventaire

La saisie de l’inventaire est disponible en version PRO
Pour créer un inventaire, vous devez vous placer dans la liste des documents de

stocks, cliquez sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire.
Choisissez alors le type de regroupement souhaité (famille, groupe, localisation..) et
le dépôt. Vous pouvez également demander un inventaire vide.

Une question apparaît pour vous demander si vous souhaitez initialiser les
nouvelles quantités d’inventaire à zéro ou bien si vous voulez qu’el les reprennent
par défaut les quantités actuelles, ceci afin de faciliter votre saisie d’inventaire.
La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’ongl et Corps. Suivant l’o ption sélectionnée, tous
les éléments suivis en stock sont affichés, classés en fonction du regroupement
choisi. Sont affichés : la quantité actuelle, l’unité en stock, le Pump et la valeur
actuelle du stock.
Pour saisir votre inventaire, vous disposez de deux colonnes :

• Nouvelle quantité (unité stock)
d’éléments, exprimée en unité de stock.

•

Nouvelle quantité (unité de vente)
en unité de vente.

Exemple

Vous vendez de la colle, que vous stockez en carton et que vous vendez en sachet.
A l’issue de l’inventaire, il vous reste X cartons et Y sachets. Indiquez X dans la
colonne Nouvelle quantité en unité de stock et Y dans la colonne Nouv elle quantité
en unité de vente. Le total de ces deux quantités sera affiché en unité de stock
dans la colonne Nouvelle quantité totale.

• Nouveau PUMP : Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au
PUMP actuel. Vous pouvez le modifier.
Nouvelle quantité totale•

: Affiche le total des nouvelles quantités en stock

(Nouvelle quantité en unité de stock + nouvelle quantité en unité de vente).

Le total des quantités multiplié par le nouveau PUMP permet de calculer la nouvelle
valeur du stock.
Si la saisie de votre inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir
dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De
même, si vous avez ajouté de nouveaux éléments dans votre bibliothè que interne,
vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Recharger.

: Permet de saisir la nouvelle quantité

: Permet de saisir la nouvelle quantité

48 EBP Bâtiment

Comment gérer les stocks ?

Les mouvements de stocks seront automatiquement mis à jour à la validation du
document.

Les éléments en sommeil, qui n'ont pas de stock, n'appar aissent pas dans le cor ps
d'un inventaire.
Si vous souhaitez exceptionnellement ajouter dans v otre inventaire un élément mis
en sommeil ou pas, vous devez cliquer sur le bouton Ajout d’éléments et
sélectionner les éléments que vous souhaitez.

L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche Inventaire, détaille

l’ensemble des fonctionnalités disponibles.

19.4. Les mouvements de stocks

Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stocks depuis le
menu Données + Mouvements de stocks. Choisissez les filtres souhaités et
cliquez sur le bouton Rechercher pour les afficher.

Remarque

Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de
regroupement, disponibles via le menu Affichage + boîte de regroupement.
Sélectionnez la colonne de votre choix et faites-là glisser à l’aide de la souris, dans
la bande grise.

Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code él ément, le
numéro de document, la date, la quantité dé stockée, la quantité d’origine, le P ump
et la valeur du stock.

EBP Bâtiment 49

Le bouton Visualiser de la barre de navigation, permet d’accéder directement au
document lié au mouvement sélectionné.

20. GESTION DES CONTRATS DE MAINTENANCE ET S.A.V.

20.1. Les contrats de maintenance

La gestion des contrats de maintenance consiste en :

• La saisie et l'impression des contrats

• La facturation périodique de ces contrats

• La reconduction et le renouvellement de ces contrats, avec impression des

lettres de relances ou reconductions tacites...

• L'étude de la rentabilité d'un contrat, à travers le suivi de chantier simplifié

Pour créer un nouveau contrat, placez-vous dans le menu Traitements +

Maintenance / S.A.V. + Contrats. Dans la liste des contrats, cliquez sur le bouton
Ajouter ou bien utilisez les touches [Ctrl] + [Inser] de votre clavier, pour ajouter un

nouveau contrat.

L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche contrat, détaille

l’ensemble des fonctionnalités disponibles.

20.2. Le service après vente

La gestion du S.A.V. (Service après vente) vous permet de suivre vos interventions,
de la préparation jusqu'à la saisie du rapport d'intervention.

50 EBP Bâtiment

Le planning

A partir des contrats de maintenance, les fiches d'interventions à préparer sont
automatiquement générées. Vous pouvez également définir un contrat sans
intervention.
Mais vous pouvez aussi créer des fiches d’interventions sans qu’elles soient liées à
un contrat (notamment dans le cas où vous av ez installé et ven du une fourniture et
vous devez revenir sur le chantier)
Lorsque vous préparez votre intervention, vous pouvez indiquer les salariés qui
vont intervenir, le matériel à prévoir, la durée totale prévue, le jour et l’heure de
l’intervention, les frais de déplacement et saisir les éléments (code, numéro de
série, type et durée de garantie, etc.) sur lesquels vous allez intervenir.

Vous imprimez les bons d'interventions pour vos salariés.
Les rendez-vous sont automatiquement générés dans le planning ou à

l'inverse, vous pouvez consulter ou créer, à partir du planning, une nouvelle
intervention.

Pour créer vos interventions, placez-vous dans le menu Traitements +

Maintenance /SAV + Interventions.

L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche intervention, détaille

l’ensemble des fonctionnalités disponibles.
Pour compléter le suivi des interventions, un suivi des actions (appels, courriers..)

vous est proposé, à partir du menu Traitements + Maintenance / S.A.V + Actions.

20.3. L’historique Maintenance / SAV

A partir du menu Données + Maintenance /SAV + Historique Maintenance /SAV,
vous pouvez retrouver pour un numéro de série, un client, un contrat, etc., tous l es
documents qui lui sont liés : Contrats, Factures, Interventions, etc.

L'historique apparaît de façon détaillée en affichant toutes les lignes des documents
où le filtre choisi est présent ou bien, de façon non détaillée, en affichant l a liste des
documents où le filtre sélectionné apparaît.

21. LE PLANNING

En version PRO, Le planning permet de saisir et visualiser les rendez-vous de vos
salariés, les réservations de vos matériels et les interventions liées à la
maintenance et au S.A.V.

Remarque

Avant d’accéder au planning, vous devez créer vos salariés, à partir du menu

Données + Salariés et créer vos ressources matérielles à partir du menu Données
+ Matériels

EBP Bâtiment 51

Planning Accédez facilement au planning en cliquant sur le raccourci

disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation.

21.1. Présentation du planning

Vous avez la possibilité de visualiser le planning sous différe ntes formes. Pour cela,
vous disposez des paramètres suivants :

: Vous pouvez choisir entre la vue journalière groupée par ressources,

Vue

•
par jour ou une vue mensuelle.

- La vue journalière groupée par type de ressource affiche le planning

journalier des salariés et matériels.

- La vue journalière groupée par jo ur affiche les journées et pour chaque

journée, la liste des salariés et matériels avec leur planning.

- La vue mensuelle affiche pour chaque salarié et matériel, tous les jours

du mois avec les RDV prévus.
Type de ressource•
salariés ou les réservations matérielles dans le planning.
Ressource•
réservations d'un matériel

• Date

• Hauteur d'u ne ligne

Vous pouvez les augmenter ou diminuer grâce aux petites flèches
disponibles dans la zone de saisie.

• Nombre de jours
planning.

• Intervalles

Remarque

Les zones Nombre de jours et Intervalles ne sont pas disponibles pour la vue
mensuelle du planning.

: Permet d'afficher les rendez-vous d'un salarié ou les

: Indiquez la date de début du planning à afficher.

: Indiquez les intervalles à afficher dans le planning.

: Permet de choisir entre l'affichage des rendez-vous

: Indiquez en pixels, la hauteur des lignes du planning.

: Saisissez le nombre de jours à afficher dans le

21.2. Ajout, modification et suppression de rendez-vous

Vous pouvez définir jusqu'à 10 types de rendez-vous différents en indiquant leur
nom et couleur. Vous pouvez aussi préciser vos heures d'ouverture, de pa use et de
déjeuner, qui apparaîtront de couleur différente dans votre planning. Ces
paramètres se définissent dans les options du dossier partie Planning, à partir du
menu Outils.

- Pour ajouter un rendez-vous, vous pouvez :

• vous placer sur le planning et utiliser l'option Ajouter disponible dans
la barre d’outils au-dessus du planning ou dans le menu contextuel
accessible à partir du clic droit de la souris. La fiche rendez-vous s'affiche
avec les dates de début et date de fin pré-remplies.

52 EBP Bâtiment

Le planning

• vous placer sur le planning et utiliser l'option Ajouter par type + type de
rendez-vous souhaité disponible par le me nu contextuel accessible par le
clic droit de la souris. La fiche rendez-vous s'ouvre avec les dates de
début et de fin pré-remplie et le type de rendez-vous sélectionné.

- Pour modifier un rendez-vous, sélectionnez-le dans le plannin g en c liq uan t dessus
à l'aide de la souris, puis utilisez l’option

d'outils au-dessus du planning par le menu contextuel accessible par le clic droit de
la souris.
La fiche rendez-vous s'ouvre et vous pouvez modifier tout ce que vous souhaitez.

- Pour supprimer un rendez-vous, sélectionnez-le dans votre planning en cliquant
dessus à l'aide de la souris, puis cochez l'option

barre d'outils ou dans le menu contextuel (clic droit de la souris).

Modifier disponible dans la barre

Supprimer disponible dans la

21.3. Ajout d'une intervention

Dans le cadre du S.A.V, vous avez la possibilité de créer, à partir du planning, une
nouvelle intervention. Pour cela, sélectionnez l’option

disponible dans la barre d’outils au-dessus du planning ou dans l e menu contextuel
accessible à partir du clic droit de la souris. A la validation de celle-ci, le RDV
apparaît dans le planning, pour tous les salariés et matériels qui doivent intervenir.
Dans la fiche RDV, le code intervention est affiché.

Pour visualiser le détail d'une intervention depuis le planning, sélectionnez le
rendez-vous et cliquez sur le bouton Intervention disponible dans la barre de
navigation.

Nouvelle Intervention

21.4. La fiche rendez-vous

Vous disposez des champs suivants :

• Objet

• Dates de début et fin de r endez-vous

•

EBP Bâtiment 53

: Vous disposez d'une zone de saisie de 100 caractères pour
indiquer l'objet de votre rendez-vous. C'est ce libellé qui sera affiché dans
votre planning au-dessous de l'heure de rendez-vous (si l'intervalle le
permet).

: Sélectionnez les jours et heures de
début et fin de rendez-vous, à l'aide des flèches disponibles dans les
zones de saisie.

Clignotant
Cochez la zone si vous souhaitez que le rendez-vous clignote dans votre
planning.

pour compléter l'objet

NotesVous disposez d'une zone de saisie intitulée
de votre rendez-vous si vous le souhaitez. Vous disposez de tous les
attributs (gras, couleur, police, souligné, etc...) pour mettre en valeur tout
ou une partie de votre texte.

• L’onglet Affectation : Vous avez la possibilit é d'affecter automatiquement
le rendez-vous à plusieurs salariés. Pour cela, cochez les cases en face
de chacun des noms des salariés concernés ou bien cochez la zone en
face du libellé Salariés / Personnel pour les sélectionner tous d'un seul
clic de la souris.

22. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS

Les paiements et les décaissements fournisseurs, accessibles seulement en
version PRO d’EBP Bâtiment, fonctionnent exactement de la même façon que la
saisie des règlements et la remise en banque, détaillés dans les chapitres ci­dessous.

22.1. Comment saisir un acompte ?

Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué
avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée (article
289 c du CGI)

Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents d e vente du menu
Traitements ou bien à partir de l’onglet Acompte de la commande ou du BL.

54 EBP Bâtiment

Le suivi financier des clients et fournisseurs

Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établ ir la
facture finale et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été
enregistrées.

Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés
avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux
du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer.

Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en
attente et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués.

Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour
connaître le mode de transfert comptable appliqué et le détail du fonctionnement
des documents d’acompte.

22.2. Comment saisir un règlement client ?

Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Traitements + Clients +
Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton
Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement.

Renseignez alors les informations concernant votre client et le montant du
règlement reçu. Vous pouvez ensuite :

• affecter la totalité du montant en double cliqua nt, à l’a ide de la s ouris,
sur l’échéance correspondante ou bien saisir le montant à affecter
dans la colonne Montant Affecté
concernées.

• Dans le cas où vous ne souhaitez pas passer par l'étape de remise
en banque, indiquer directement ici le code banque. Lors du transfert
comptable, le règlement sera transféré sur la banque sélectionnée.

sur les lignes d’échéances

Remarque

Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une
échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite
l’affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.

22.3. La remise en banque

EBP Bâtiment vous permet de remettre en banque vos règlements clients en

éditant le bordereau de remise en banque.
Pour créer une remise, placez-vous dans le menu Traitements + Clients +

Remise en banque et utilisez les touches [Ctrl] + [Inser] ou le bouton Ajouter au
bas de la liste.

EBP Bâtiment 55

Saisissez la banque sur laquelle effectuer la remise et sélectionnez les règlements
concernés, en cochant la colonne Pointé. Vous pouvez utiliser les options et

de la barre d’outils pour tous les pointer ou les dépointer.

22.3.1. Génération du fichier Etebac

En version PRO, vous avez la possibilité de générer un fichier à la norme Etebac 5,
destiné à votre banque, après validation de la remis e en banque. Pour cela, utilisez
le bouton Générer Etebac disponible dans la fiche ou la liste des remises en
banque et indiquez le chemin où copier le fichier sur votre disque dur ou sur une
disquette.

Attention
Toutes les coordonnées bancaires doivent avoir été saisies dans le menu Données
+ Divers + Banques, ainsi que celles de vos clients et fournisseurs, dans leurs

fiches respectives.

23. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUES

23.1. Le tableau de bord

Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet
d’obtenir une synthèse de votre activité.

Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Les derniers documents, les
devis à relancer, les échéances échues, des statistiques et un graphique
représentant votre chiffre d’affaire par mois.

56 EBP Bâtiment

Comment créer un mailing ?

Astuce

Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.

Vous pouvez aussi consulter les derniers documents d’achats et les statistiques
d’achat.

23.2. L’historique clients/prospects

Depuis le menu Données + Historique clients / prospects, EBP Bâtiment vous
offre la possibilité d’obtenir un historique sous forme détaillée ou n on, par client /
prospect ou famille de client / prospect, en choisissant la période souhaitée et l e
type de document à prendre en compte.

Remarque
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, cliquez
sur le bouton Actualiser pour mettre à jour la liste.

Vous disposez aussi d’un historique fournisseur, accessible depuis le menu

Données + Historique fournisseur.

23.3. L’historique des éléments

Depuis le menu Données + Historique éléments, EBP Bâtiment vous offre la
possibilité d’obtenir un historique sous forme détaillée ou non, suivant plusieurs
critères, en choisissant la période souhaitée et le t ype de document à prendre en
compte.

Remarque
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, cliquez
sur le bouton Actualiser pour mettre à jour la liste.

Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1
depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions
sur les paramètres et options disponibles.

EBP Bâtiment 57

24. COMMENT CREER UN MAILING ?

En version PRO, vous pouvez vous placer dans le menu Outils + Mailing clients /
prospects et accéder à l’assistant de création de mailings clients et/ou prospects.

Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez posséder le logiciel Microsoft Word,
en version 97 ou supérieure.

Suivez les différentes étapes de l’assistant, qui permettent de sélectionner les
clients et/ou les prospects à qui vous souhaitez envoyer un mailing et choisissez l e
fichier Word avec lequel effectuer la fusion.

Attention
Les champs disponibles pour la fusion sont les suivants : Civilite, Nom, Adresse1,
Adresse2, Code Postal, Ville, Pays, Tel, Fax, Mobile, Mail, SiteWeb.

Vous devez les insérer dans votre fichier Word avant d'appeler l'assistant mailin g,
afin que la fusion s'effectue automatiquement à la fin de l'assistant.

25. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN

COMPTABILITE ?

Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures com ptables de ventes et de
règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certai n
nombre de données.

25.1. Les données à renseigner avant transfert

Pour effectuer votre transfert en comptabilité, EBP Bâtiment a besoin de plusieurs
renseignements :

• Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès
du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures,
ainsi que les journaux comptables et les comptes de TVA.

Remarque
Dès que vous aurez sélectionné le chemin d’accès à votre dossier de comptabilité,
vous pourrez sélectionner les journaux et comptes comptables existants en

comptabilité à l’aide de l’icône .

• Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez
utiliser, sont à renseigner dans les fiches éléments ou dans les options.

• Les comptes comptables de vos clients sont à renseigner dans les fiches
clients.

58 EBP Bâtiment

Comment sauvegarder mon dossier ?

• Le compte c omptable de vot re banque, (p our l’écriture de règlement) est à
renseigner dans la fiche banque ou dans les options.

• Le journal comptable de banque est à saisir dans les options du dossier

Remarque
Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches
éléments, banques et fiches clients. Si ceux-ci n’existent pas, ce sont ceux des
options qui seront utilisés pour le transfert des écritures.

25.2. Le transfert

Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu
Traitements + Transfert en comptabilité, saisir les paramètres de transfert et
lancer la procédure, à l’aide du bouton Lancer le transfert.

En cliquant sur le bouton « Rafraichir » il sera possible de visualiser les différents
documents concernés par les paramètres sélectionnés précédemment.

Vous pouvez également consulter auparavant l’aperçu av ant impression qui vous
donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité.

Attention
La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Bâtiment doit correspondr e
à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de
comptabilité).

Cliquez sur le bouton Lancer le transfert pour générer le fichier de transfert.

26. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?

Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des donn ées et de
tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes.

Remarque

La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si v otre base a
été malencontreusement supprimée ou endommagée.

En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d’effectuer des
sauvegardes sur des supports contenant davantage de données et plus fiables,
comme les disques ZIP ou CD-ROM*.

Vous pouvez aussi effectuer des sauvegardes en ligne avec EBP Sau vegarde : 90
jours vous sont offerts avec l’achat du logiciel.

EBP Bâtiment 59

Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l’option Sauvegarde de la barre de
navigation, vous accédez à l’assistant de sauvegarde qui vous permet de
sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.

La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut,
tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d’affichage).

Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).

27. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?

Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du
24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la
conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à
cette opération.

Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de
l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.

Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données dispon ible depuis le menu
Outils + Archivage.

Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis
lancez l’opération en cliquant sur le bouton Terminer.

Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format
texte.
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type
Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip
Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionnaire. xml, disponible dans
l'archive.

60 EBP Bâtiment

Les relances

Les fonctions avancées

Vous trouverez ci-dessous la description des autres principales fonctions dont vous
disposez dans EBP Bâtiment. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’a ide
en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran.

1. LES RELANCES

Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis, dont la date de
validité arrive à échéance et les relances clients, concernant les échéances de
règlement échues ou arrivant à terme.

Ces deux impressions sont disponibles à partir du menu Impressions +
Documents de vente + Devis et Impressions + Règlements + Relances.

2. L’ECHEANCIER CLIENT

Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos
clients, filtrées selon les dates souhaitées, à partir des menus Traitements +
Clients + Echéanciers et Traitement + Fournisseurs + Echéanciers si vous
possédez une version PRO.

3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE

Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous v ous proposons
l’impression de vos factures et règlements, avec les com ptes comptables et toutes
les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité.

4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS

Un grand nombre de modèles d’impressions sont disponible da ns le logiciel. T outes
les données peuvent être imprimées depuis le menu Impressions et chaq ue mod èle
peut être personnalisé via le bouton Modifier le modèle, présent dans toutes les
boîtes d’impressions. Vous pouvez vous aider de la brochure Prise en main de
ReportBuilder, disponible sur le CD-Rom EBP, pour effectuer les modifications
souhaitées.

EBP Bâtiment 61

2BLES FONCTIONS AVANCEES

5. LES STATISTIQUES

EBP Bâtiment vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, éléments,
sur vos documents ou règlements, sous forme graphique ou de tableau (via le
menu Traitements + Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au
format Microsoft Excel.

6. L’IMPORT DES TARIFS FOURNISSEURS

EBP Bâtiment vous permet de récupérer ou de mettre à jour les tarifs de vos
fournisseurs dans les fiches éléments.
Pour cela, vous devez importer le fichier, que le fournisseur vous a four ni, grâce à
l’assistance d’import puis de préparer la récupération en paramétra nt le fournisseur
et les options avant la mise à jour.

Cette option, disponible en version PRO, est accessible via le menu Traitements +

Mise à jour des tarifs fournisseurs.

62 EBP Bâtiment

Indexation de devis

7. INDEXATION DE DEVIS

L’indexation est une simple duplication de document dont la fonctionnalité
supplémentaire est de pouvoir gérer un numéro d’ind ex pour hiérarchiser l’ordre de
création des devis.

Vous devez aller dans la liste des devis ou par le devis directement par le menu
Traitement + Documents de ventes, sélectionner le devis que vous voulez
indexer puis cliquer sur Indexer dans la barre de navigation.

8. L’IMPORT D’APPEL D’OFFRE

EBP Bâtiment vous permet de récupérer vos appels d'offres au format Microsoft
Excel.

Pour cela, après avoir sélectionné le fichier à importer, vous devez sélectionner une
à une les colonnes de votre appel d'offre et indiquez à quel type de colonne el le
correspond. Vous pouvez définir jusqu'à 7 colonnes : Inutilisé (l'import de cette
colonne ne s'effectuera pas), Code élément, Numérotation (numéro de la ligne),
Libellé (ou désignation), Prix HT, Unité (de vente) et Quantité.
Ensuite, vous pouvez générer un devis et vous n'aurez plus qu'à com pléter le nom
du client, chiffrer le devis et l'enregistrer.

Cette option, disponible en version PRO, est accessible via le menu Outils +

Import d’appel d’offre.

EBP Bâtiment 63

2BLES FONCTIONS AVANCEES

9. EPURATION DE BIBLIOTHEQUES

Vous avez la possibilité de supprimer des bibliothèques partenaires qui ont été
précédemment importées mais qui ne sont plus utilisées à partir du menu Outils +
Epuration de bibliothèques.

10. EBP SAUVEGARDE

EBP Bâtiment permet de sauvegarder en ligne, grâce au service EBP
Sauvegarde accessible depuis l’assistant de sauvegarde des données.

EBP Sauvegarde est un service économique, offrant un hébergement sécurisé de

vos données, la possibilité d’y accéder à tout instant et en tout lieu et la simplicité
d’un support toujours disponible. Pratique et sûre, la notification de sauvegarde
confirme le bon déroulement des opérations.

Avec l’achat du logiciel, 90 jours de sauvegarde en ligne vous sont offerts.

11. LE MENU INTERNET

Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d’EBP
Bâtiment, d’accéder au support technique sur le Web, de consulter la liste des
sauvegardes en ligne que vous avez effectué, de débrider en ligne votre

programme etc....

Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez
ensuite l’option désirée, et laissez-vous guider !

64 EBP Bâtiment

Index

Index

A

Accès au service technique ................................................................................................... 12

Achats ................................................................................................................................... 38

Activation ............................................................................................................................. 14

Affaires ..................................................................................................................... 41, 45, 46

Aide sur EBP Bâtiment ........................................................................................................... 6

Appel d’offre ........................................................................................................................ 63

B

Bibliothèque interne.............................................................................................................. 21

Bibliothèques externes .......................................................................................................... 23

C

Clients ................................................................................................................................... 26

Code d'activation ............................................................................................................ 14, 15

Commande d’achat à partir d’un devis ................................................................................. 40

Commandes fournisseurs ................................................................................................ 39, 42

Compte Prorata ..................................................................................................................... 34

Configuration minimale ........................................................................................................ 12

Contrats ................................................................................................................................ 50

Contremarque ....................................................................................................................... 35

Convention d’utilisation d’EBP .............................................................................................. 3

Corps du devis ...................................................................................................................... 30

Correcteur orthographique .................................................................................................... 30

Création de dossier ............................................................................................................... 16

D

DEEE .............................................................................................................................. 22, 31

Devis ..................................................................................................................................... 28

Documents d’achats .............................................................................................................. 38

Documents de stock .............................................................................................................. 47

Dossier expert ....................................................................................................................... 61

Duplication de documents .................................................................................................... 35

E

Echéanciers ........................................................................................................................... 61

Eco-contribution ............................................................................................................. 22, 31

Eco-taxe .......................................................................................................................... 22, 31

Ecran de travail ..................................................................................................................... 17

Eléments ............................................................................................................................... 20

EBP Bâtiment 65

3BINDEX

En sommeil ..................................................................................................................... 22, 49

Envoi par e-mail ................................................................................................................... 36

Epuration de bibliothèques ................................................................................................... 64

Etebac ................................................................................................................................... 56

Etude des déboursés .............................................................................................................. 41

F

Facture ............................................................................................................................ 31, 41

Factures d'avancement .......................................................................................................... 32

Fonctions avancées ............................................................................................................... 61

Fournitures ............................................................................................................................ 21

G

Gestion des fenêtres .............................................................................................................. 20

H

Historique clients/prospects .................................................................................................. 57

Historique éléments .............................................................................................................. 57

Historique fournisseurs ......................................................................................................... 57

I

Import des tarifs fournisseurs ............................................................................................... 62

Impression de documents...................................................................................................... 36

Indexation de devis ............................................................................................................... 63

Initialisation du dossier ......................................................................................................... 18

Installation ............................................................................................................................ 13

Internet .................................................................................................................................. 64

Intervention ........................................................................................................................... 53

Inventaire .............................................................................................................................. 48

L

Lancement du logiciel ........................................................................................................... 14

M

Mailing clients / prospects .................................................................................................... 58

Main d’oeuvre....................................................................................................................... 21

Matériels ............................................................................................................................... 21

Métrés ............................................................................................................................. 24, 27

Modes de règlement ........................................................................................................ 27, 28

Modifier un modèle .............................................................................................................. 61

Mot de passe ......................................................................................................................... 20

Mouvements de stocks .......................................................................................................... 49

Multi tarif.............................................................................................................................. 27

N

Nouveau devis ...................................................................................................................... 28

66 EBP Bâtiment

Index

O

Options d’affichage .............................................................................................................. 19

Options du dossier ................................................................................................................ 18

Ouvrages ............................................................................................................................... 21

P

Pied de devis ......................................................................................................................... 30

Planning ................................................................................................................................ 51

Promotion ............................................................................................................................. 27

Prospects ............................................................................................................................... 26

R

Réapprovisionnement des stocks .......................................................................................... 40

Récéptionner ......................................................................................................................... 40

Règlement client ................................................................................................................... 54

Règlement fournisseur .......................................................................................................... 54

Regroupement de BL ............................................................................................................ 35

Relances clients .................................................................................................................... 61

Relances devis ...................................................................................................................... 61

Remise en banque ................................................................................................................. 55

Rendez-vous ................................................................................................................... 52, 53

Retenue de garantie............................................................................................................... 33

S

Sauvegarde des données ................................................................................................. 59, 64

SAV ...................................................................................................................................... 50

Statistiques ............................................................................................................................ 62

Stocks ................................................................................................................................... 47

Suivi de chantier ............................................................................................................. 36, 37

T

Tableau de bord .................................................................................................................... 56

Temps Salaries ...................................................................................................................... 38

Textes types .......................................................................................................................... 21

Tr a n s f e r t co m p tab l e ............................................................................................................ 58, 59

Transfert de documents ......................................................................................................... 35

EBP Bâtiment 67