EBP Batiment Classic 2010 User Manual [fr]
Aide Devis et Facturation
Batiment Classic 2010
Table des matières
Félicitations ! ........................................................................................................................................ 1
Convention d'utilisation d'EBP ................................................................................................................. 3
Préambule ......................................................................................................................................... 3
Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) ..................................................... 3
Étendue des obligations de support d’EBP .............................................................................................. 3
Assistance de proximité sur le site ........................................................................................................ 3
Sauvegarde des données ..................................................................................................................... 3
Limitation de garantie ......................................................................................................................... 4
Limitations de responsabilité ................................................................................................................ 4
Dispositions finales ............................................................................................................................. 4
Présentation de l'aide ............................................................................................................................. 5
L'arborescence ................................................................................................................................... 5
Les pages .......................................................................................................................................... 5
Installation ........................................................................................................................................... 7
Configuration minimale ........................................................................................................................ 7
Installation du logiciel.......................................................................................................................... 8
Installation depuis le CD-ROM EBP ..................................................................................................... 8
Lancement du logiciel .......................................................................................................................... 9
Activation du logiciel ......................................................................................................................... 10
Comment obtenir le code d'activation ? ............................................................................................. 10
Introduction du code d'activation manuellement ................................................................................ 10
Guide d'utilisation ................................................................................................................................ 11
Comment commencer ? ..................................................................................................................... 11
Interface ....................................................................................................................................... 11
Le dossier de démonstration ............................................................................................................ 12
Création de dossier ........................................................................................................................ 13
Initialisation du dossier ................................................................................................................... 14
Saisie des données ......................................................................................................................... 16
iii
Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010
Tout est prêt ! ............................................................................................................................... 22
Les données ..................................................................................................................................... 23
Comment passer un élément en sommeil ? ....................................................................................... 23
Le devis ........................................................................................................................................... 24
Comment rédiger le devis ? ............................................................................................................. 24
Impression du devis ....................................................................................................................... 25
Dupliquer un document de vente ..................................................................................................... 26
Transférer un devis...en facture ....................................................................................................... 27
Comment relancer les devis.. .......................................................................................................... 28
Comment envoyer un devis par e-mail ? ........................................................................................... 29
La facture d'acompte ......................................................................................................................... 30
Principe de fonctionnement ............................................................................................................. 30
La facture ........................................................................................................................................ 32
Comment créer une facture ? .......................................................................................................... 32
Transfert de facture ........................................................................................................................ 34
Impression de la facture ................................................................................................................. 35
La gestion des règlements clients ....................................................................................................... 36
Comment saisir un règlement client ? ............................................................................................... 36
Echéanciers et relances clients ......................................................................................................... 37
Les impressions ................................................................................................................................ 38
Personnaliser les documents ............................................................................................................ 38
Ajouter un logo .............................................................................................................................. 39
Les principales impressions ............................................................................................................. 40
Le transfert en comptabilité ............................................................................................................... 41
Comment effectuer le transfert en comptabilité ? ............................................................................... 41
Données à renseigner avant transfert ............................................................................................... 42
Importer ou exporter des données ...................................................................................................... 43
Comment importer un fichier ? ........................................................................................................ 43
Comment exporter un fichier ? ........................................................................................................ 44
La sauvegarde / restauration .............................................................................................................. 45
iv
Table des matières
Comment sauvegarder ? ................................................................................................................. 45
Comment restaurer ?...................................................................................................................... 46
EBP sur le Web ................................................................................................................................. 47
Manuel de référence ............................................................................................................................ 49
Caractéristiques générales, et ergonomie ............................................................................................. 49
La gestion des menus et barres d'affichage ....................................................................................... 49
La gestion des listes ....................................................................................................................... 51
Les masques de saisie .................................................................................................................... 60
Fichier ............................................................................................................................................. 64
Nouveau ....................................................................................................................................... 65
Supprimer ..................................................................................................................................... 67
Données .......................................................................................................................................... 68
Eléments....................................................................................................................................... 69
Les Familles éléments ..................................................................................................................... 90
Clients .......................................................................................................................................... 91
Les familles clients/prospects .......................................................................................................... 97
Historique clients/prospects ............................................................................................................. 98
Prospects .................................................................................................................................... 100
Fournisseurs ................................................................................................................................ 105
Contacts tiers .............................................................................................................................. 109
Divers......................................................................................................................................... 110
Traitements ................................................................................................................................... 120
Les documents de vente ............................................................................................................... 121
Liste des règlements clients........................................................................................................... 141
Nouveau Règlement ..................................................................................................................... 142
Transfert en comptabilité .............................................................................................................. 143
Statistiques ................................................................................................................................. 145
Tableau de bord ........................................................................................................................... 146
Impressions ................................................................................................................................... 147
Les boites d'impression ................................................................................................................. 147
v
Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010
L'aperçu avant impression ............................................................................................................. 148
Les propriétés des boites d'impression ............................................................................................ 149
Comment imprimer des étiquettes éléments ? ................................................................................. 150
Outils ............................................................................................................................................ 151
Sauvegarde ................................................................................................................................. 152
Restauration ................................................................................................................................ 155
Journal des événements ............................................................................................................... 159
Archivage .................................................................................................................................... 160
Import/export de fichiers .............................................................................................................. 161
Bibliothèques et Tarifs .................................................................................................................. 164
Migrations ................................................................................................................................... 180
Maintenance ................................................................................................................................ 183
Options ....................................................................................................................................... 184
Nous contacter .................................................................................................................................. 211
EBP Informatique SA ....................................................................................................................... 211
Assistance technique .......................................................................................................................... 213
Index ............................................................................................................................................... 215
vi
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne et contextuelle présen te le logiciel EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic et donn e
toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis,
Le menu ? - Aide sur EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic
composée d’un Sommaire, d’un Index qu i affich e l’ense mble des informat ions tra itées da ns l’aide e t d’un ong let
Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier BatimentDevis.rtf qui sera proposé dans le menu ? - Lisez-moi.
Toutes les modifications apportées au logiciel depuis la dernière mise à jour y seront consignées.
pour obtenir une aide générale est
1
Convention d'utilisation d'EBP
Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de
Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins
personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser
transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel
ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur
son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un
réseau local ou via Internet e n mod e " ter m inal ser v er" (TS E) o u ana lo gu e . L'ac hat d' un prog icie l « monoposte »
ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un p oste de travail habitue l. Une utilisatio n multipo ste ou
réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP.
Toute duplication illicite est susceptib le de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insa isissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantisse ment ou d’une location à
aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime
opportunes.
Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale
sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la
commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de télécharge ment, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa
commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire
métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas
exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la
mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution
commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et
automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par
Internet.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destin és à fournir des conseils, des reco mmandations et des informations
relatifs à l’usage des progiciels EB P dans les configurations matérielles et lo gicielles requises. EBP s’engage à
fournir au CLIENT les consei ls les plus adéquats pour aider à résoudre les prob lèmes que le CLIENT pourrait
rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution
des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat dist inct des prése ntes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un pr ofessio nnel d e l’info rmatiqu e po ur dénouer sur son s ite une diffic ulté
technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire,
le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour
l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les cond itions d’intervention de ce pro fessionnel. EBP
ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne
gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des
systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière
significative ses chances de limiter l’ impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le
fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par
EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
3
Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue
responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes de s présentes seront conformes, pour l'essentiel,
au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est four ni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation
particulière, tous les risques relatifs aux résultat s et à la p erformance d u progic iel sont assumés par l' acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume qu e des obligations de moyen s à l’exclusion de tou te obligation de résu ltat.
La présente garantie est exclusive de toute autre garant ie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite
y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En
outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de co mmunicatio n et qu’EBP ne peut garantir
une telle disponibilité.
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre pub lic, EBP ou ses fourni sseurs ne seront en a ucun cas responsab les à raison
de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes
d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résulta nt d’un retard ou d’un manquement commis par
EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses
fournisseurs auraient été informés de l'éve ntualité de tels préjudices. EBP ne p eut être rendu responsable d’un
fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront
responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune r éclamation ou action en justi ce
dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondem ent, ne saura it excéder, au total, les sommes pay ées par le
CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat
d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien
passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un
distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors
que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément
à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux
données le concernant. Pour tou t litige, il sera fait at tribution de juridiction d evant les tribunaux du r essort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garan tie.
Version 2.1: Mai 2009
4
Présentation de l'aide
La fenêtre d'aide se compose de deux parties.
L'arborescence
Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder.
Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit
pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris, pour faire apparaître son contenu.
Remarque
un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres.
L'aide est divisée en deux parties essentielles : le guide d'utilisation, et le manuel de référence.
Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le
logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par EBP Devis et
Facturation Batiment Classic
Le manuel de référence contient des pages, qui se réfèrent à des écrans précis dans le logiciel. Ce sont ces
pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme.
qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous
Les pages
Les pages sont caractérisées par une petite icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour
afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer, à l'aide de la sour is, sur le titre de la page. Son contenu
s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide.
Dans ces pages, vous trouverez :
• Des liens vers d'autres pages
Les mots soulignés en bleu
accéder en cliquant dessus avec la souris, et revenir ensuite à la page précédente en utilisant le
bouton Précédent en haut de la fenêtre d'aide.
sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y
• Des remarques, astuces, exemples et avertissements.
Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon :
Attention
exemple d'avertissement
Remarque
exemple de remarque
Astuce
exemple d'astuce
Exemples
Exemple...d'exemples...
Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fur et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous
manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir !
5
Installation
Configuration minimale
La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante:
• Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
• Mémoire : 1 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits,
• Espace disque libre : 1.5 Go
• Ecran supportant une résolution 1024*768 (24 bits)
• Imprimante laser ou jet d'encre compatible avec Windows
• Internet Explorer 6
• Windows XP SP2, Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit ou Windows 7 32 bit & 64 bit
Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à
l’installation du logiciel.
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Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010
Installation du logiciel
Attention
Avant de lancer l’installation du logi ciel, fermez toutes les applications courantes.
Installation depuis le CD-ROM EBP
• Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement.
• Cliquez sur PRODUITS pour accéder à la présentation et à l’installation des produits.
• Dans la partie Bâtiment, sélectionnez Installation du produit.
• L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond
au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel
dépendent de son acceptation.
• Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour acce pter la convention d’utilisation de
ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à
l’étape suivante.
• Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une
première installation de choisir le bo uton Installation Complète.
• Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée.
• Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Batiment10.0. Pour
éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir.
• Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
• En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.
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Installation
Lancement du logiciel
Vous pouvez lancer le produit directement en cliquant sur l'icône installé sur le bureau par défaut. Le logiciel
peut également être lancé par le menu Démarrer + Programmes + EBP + Devis et Facturation Bâtiment
Classic.
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Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010
Activation du logiciel
Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic. Pour pouvoir
utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par EBP Devis et
Facturation Bâtiment Classic.
Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en ver sion d'évaluation. Cela signifie que vous
pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours.
Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 éléments, 20 documents et les
impressions porteront la mention " Démo nstration ". Aprè s cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation
pour ouvrir votre dossier.
Comment obtenir le code d'activation ?
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activez votre logiciel).
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les
instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement
vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
Introduction du code d'activation manuellement
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Acti vez votre logiciel. La fenêtre
d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :
• Le nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nou s avez communiquée sur le courrier en
respectant la même syntaxe (points, majuscules).
• La licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" jo int avec la boîte du logiciel.
• Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra ,
entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
• Le code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît :
• Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce
code.
• Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incor rect. Dans ce
cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activez votre logiciel.
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Guide d'utilisation
Comment commencer ?
Interface
EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic évolue dans un e nvironnement Windows XP ou supérieur.
Aussi, les règles de fonctionnement à l’intérieur du logiciel restent les mêmes que votre environnement de
travail quotidien:
• Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
• Des barres d'outils et d'application (au dessous des menus du haut de l'écran) permettent l’accès
rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes.
• Une barre de navigation (sur le côté droit de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les
données.
• Une barre d’état (en bas de l'écran) rappelle le nom de la base ouverte.
• Une gestion des listes associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres,
colonnes, etc..)
• Des champs de saisies avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
• Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police,
etc.) et les vérifier grâce au correcteur orthographique.
• Des boutons identiques dans chaque fenêtre pour enregistrer vos saisies.
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Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010
Le dossier de démonstration
Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble de s fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous
vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre
dossier-société.
Pour cela, vous devez vous placer sur le menu Fichier-Ouvrir, sélectionner le fichier intitulé
Societededemonstration.ebd, et cliquer sur le bouton Ouvrir.
Remarque
A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité.
Cette page s'affichera également à l'ouverture de votre dossier (hormis la première fois que vous le créez,
puisqu'aucune donnée n'a été encore saisie dans le dossier)
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Guide d'utilisation
Création de dossier
Création d'un nouveau dossier
Pour créer un nouveau dossier, vous devez vous placer dans le menu Fichier - Nouveau, ou bien sélectionner
directement l'option Nouvelle base de donnée depuis l'écran d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel.
Vous devez ensuite suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création de dossier.
Après la création de votre dossier, cliquez sur Fermer.
Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir les options générales de votre dossier afin de les renseigner.
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Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010
Initialisation du dossier
Options importantes à renseigner avant de démarrer
Après la création d'un nouveau dossier, le logiciel ouvre automatiquement la fen être des options. Un message
vous incite d'ailleurs à remplir ces options avec soin, car certain es d'entre elles vont déterminer le mode de
fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
Remarque
Vous pouvez également retrouver ces options, à partir du menu Outils - Options.
La fenêtre des options se compose en deux parties : un e arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie
des options, et sur la partie droite, les options corresponda ntes, à saisir.
Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
• Numérotation : pour déterminer vos numéros de documents, factures, etc..ainsi que la codification de
vos éléments: Lorsque vous créerez votre bibliothèque interne, si vous n'utilisez pas les compteurs,
vous pourrez saisir les codes de tous vos éléments (ouvrages, fournitures, main d'oeuvre, etc) . Dans
le cas contraire, c'est un compt eur qui s'incrémentera auto matiquement et vous n e pourrez pas saisir
vos codes éléments.
• Ouvrages : Cette partie permet de déterminer le mode de calcul que vous souhaitez appliq uer sur vos
ouvrages.
• Document : vous permet de définir l'onglet des éléments par défaut, la durée de validité des devis, les
états des devis...
• Taux décimales : détermine vos décimales pour l'ensemble des montant s, quantités et unités et vos
frais généraux pour l'ensemble de vos fourniture, main d'oeuvre, divers et ouvrages.
• Comptabilité : Permet d'établir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et
comptes clients, et pour le transfert comptable.
• Sauvegarde : Permet que l'assistant de sauvegarde vous soit propos é automatiqu ement à la ferm eture
de votre dossier.
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Guide d'utilisation
Options d'affichage
EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic vous offre de grandes possibilités pour personnaliser l'affichage
du logiciel :
• Dans les options générales, vous pouvez choisir d'afficher ou non l'écran des astuces ou l'écran
d'accueil, autoriser ou non l'affichage de pl usieurs fenêtres de même type en même temps, choisir les
barres d'affichages que vous souhaitez, etc..
• Vous avez la possibilité de modifier le type d'affichag e de vos menus , en changea nt le contenu de vo s
menus, en n'affichant par défaut que les menus les plus utilisés..
• Vous pouvez personnaliser toutes vos listes en choisissant les colonnes que vous souhaitez, en
effectuant des tris, des filtres avec conditions multiples.
• Grâce aux boites de regroupement, vous pourrez classer très facilement les données contenues dans
vos listes.
• Dans tous vos documents (Devis, factures , etc..), vous pouvez cr éer autant de masque s de saisie que
vous souhaitez en choisissant les colonnes à afficher. Vous pourrez également changer les couleurs et
styles de tous les éléments que vous insér erez dans votre devis (Tranches, sous-tranches, ouvrages
etc...)
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Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010
Saisie des données
Les données de base
Toutes les fiches de données sont gérées à partir de listes accessibles par le menu Données.
Un certain nombre de données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois,
nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment dans vos fiches
clients :
• Les modes de règlements
• Les banques
• Les familles
D'autres, vous aideront dans la saisie de votre bibliothèque interne :
• Les unités
• Les familles
Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier :
• Les codes postaux
• Les pays.
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Guide d'utilisation
Clients / Prospects
Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités :
• Sélectionner Clients/Prospects depuis la barre de navigation
• Par le menu Données - Clients /Prospects.
Le logiciel vous permet de faire une d istinction entre vos clien ts et vos prospects (clients pote ntiels). Dès que
vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci es t transféré en client.
Remarque
Vous pourrez aussi transférer votre fiche prospect en fiche client, d'un simple clic sur l'option Transférer en
client, disponible dans la partie Navigation, de la barre de navigation.
Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votr e clavier, ou bien cliquez sur le
bouton Ajouter au bas de la grille, et sélectionnez si vous souhaitez insérer un client ou prospect.
Remplissez alors les principales informations concernant votre client contenues dans l'onglet Détail.
L'onglet Contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez
également en ajouter.
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Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010
Saisie des fournisseurs
Pour accéder à la liste des fournisseurs, vous pouvez :
• Depuis la barre de navigation, sélectionner Fournisseurs dans la partie Favoris
• Ou bien, ouvrir le menu Données- Fournisseurs.
Pour créer un fournisseur, utilisez les touche s [CTRL] + [I nser] de votre clavier, ou b ien cliquez sur le bouton
Ajouter au bas de la grille.
Remplissez alors les principales informations concernant le fournisseur, contenues dans les onglets
Coordonnées et Notes.
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Guide d'utilisation
La bibliothèque
Les bibliothèques
Vous pouvez accéder à la liste des bibliothèques depuis :
• Le menu Données - Eléments
• L'option Eléments disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation.
La liste des éléments répertor ie l'ensemble des b ibliothèques que vous posséd ez. Elle a l'avantage de dissocier
les éléments issus de votre propre bibliothèque, et les éléments issus des bibliothèques de nos partenaires.
Pour constituer votre liste d'éléments, vous dev ez donc créer votre bibliothèque interne et faire appel à vos
bibliothèques de prix.
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Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010
La bibliothèque interne
Vous pouvez créer des éléments de type fourniture, main-d'oeuvre divers et ouvrage.
• Les ouvrages sont composés des éléments (fournitures, main-d’oeuvre, divers) nécessaires à la
réalisation d’une prestation complète.
• Les fournitures sont des éléments physiques incluant parfois de la pose.
• Les main-d'oeuvre correspondent au temps de travail nécessaire.
• Les divers correspondent éventuellement au matériel dont vous avez besoin pour travailler (ex: gants,
casques, etc..)
Pour créer un élément dans votre bibliothèque, vous pouvez utiliser les touches [CTRL]+[Inser] de votre
clavier ou cliquer sur le bouton AJOUTER qui figure au bas de votre liste d'éléments.
La fiche élément se compose de deux parties. La partie du haut, qui constitue l'identification de l'élément et la
partie du bas, qui varie en fonction des différents onglets. Selon le type d'élément, vous devrez remplir les
onglets suivants :
Astuce
Pour sélectionner un onglet, vous pouvez cliquer dessus, ou bien utiliser les touches [ALT] + la lettre
soulignée sous le nom de l'onglet.
Désignation : pour les info rmation s co mmer ciale s (qu i re ssortir ont s ur v os dev is) et les inf or mation s techn iques
des éléments.
Complément: Permet de définir le code barre et le fournisseur.
Tarifs: Permet de saisir vos prix d'achat, de vente et de modifier vos pourcentages de frais généraux pour les
éléments de type fourniture, MO et divers. Pour les ouvrages, le tarif est automatiquement calcu lé.
Comptes: Permet de définir les comptes comptable s qui seront utilisés pour le transfert en comptabilité.
Composition: Sert à insérer les éléments qui entrent dans la composition de vos ouvrages.
Images : Permet d'insérer une image de votre élément, qui s era automatiquement reprise sur vos impressions
de documents (liste des éléments, devis...) avec images
Notes : Zone de commentaire, pour saisie libre.
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Guide d'utilisation
Comment importer une bibliothèque de prix ?
Activez le menu Outils + Bibliothèques et Tarifs et sélectionnez la bibliothèque que vous souhaitez importer.
Un assistant s'ouvre alors pour CEDEO, Dupont, Canal Pro, Resea u Pro, Rexel, Coaxel Schneid er, Semangle, La
plateforme du Bâtiment, Clim +, Covap, Legallais, Chausson Matériaux..... et vous permet de saisir les
différentes informations indispensables à l’importation. Ces informations vous ont été transmises par l a société
auprès de laquelle vous vous êtes procurés les biblioth èques.
Si vous avez des tarifs fournisseurs, vous pouvez les importer par l"opt ion Outils - Bibliothèques et Tarifs -
Tarifs génériques.
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Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010
Tout est prêt !
Si vous avez suivi les différentes étapes d écrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé
votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler.
Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir comment créer vos devis, comment les transférer en
factures, gérer vos règlements clients et transférer vos données vers la comptabilité.
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Guide d'utilisation
Les données
Comment passer un élément en sommeil ?
Lorsqu'un élément n'est plus utilisé, l'utilis ateur a la possibilité de passer l'élément en sommeil.
Pour cela, l'utilisateur doit réaliser plusieurs manipulations :
• Dans la fiche élément, onglet "Complément", il faut sélectionner la case à cocher "élément en
sommeil"
• Dans les options, catégorie "Ouvrage", il faut sélectio nner la case à cocher "ne pas afficher les
éléments en sommeil".
Ainsi, les éléments mis en sommeil n'apparaîtront plus dans la liste de sélection des éléments dans leur type
respectif, mais dans un onglet spécifique "éléments en sommeil".
Remarque
Il est toujours possible de saisir le code de l'élément en sommeil dans les documents.
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Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010
Le devis
Comment rédiger le devis ?
Pour créer un nouveau devis, vous pouvez utiliser :
• L'option Nouveau Devis dans la partie Favoris de la barre de navigation.
• Le menu Traitements- Nouveau Devis.
• ou encore, sélectionner le menu Traitements - Documents de vente, et utiliser les touches [CTRL]
+ [Inser] de votre clavier ou bien cliquer sur le bouton AJOUTER, en choisissant le type de
document Devis.
Présentation du document
Le devis se compose des onglets Détail et Note.
L'onglet Détail
Il est composée d'une Entête, d'un corps et d'un pied ainsi que des boutons Complé ment, TVA et Détail.
Vous pouvez indiquer dans l'entête l'état, la date, la date de validité pour le document ainsi que les
coordonnées de votre client
Vous allez pouvoir construire votre devis dans la partie Corps :
• En définissant votre masque de saisie du devis : Plusieurs colon ne s sont disponib le s.
• En vous aidant des icônes de la barre d'outils du document : Vous pourrez éventuellement faire appel
à des tranches (seul 2 niveaux de tranches possibles) automatiquement numérotées (au choix).
• En insérant des éléments issus de votre bibliothè que interne ou issus de vos bibliothèques de prix,
vous pouvez également saisir des éléments non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous
pouvez insérer également modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Si vous avez beaucoup d'éléments à saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein écran.
Le Pied vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et/ou en ajoutant des postes
complémentaires (frais de chantier, ou frais annexes..).
L'onglet Notes
Cet onglet contient une zone de saisie libre, où vous pouvez saisir des notes ou renseignements
complémentaires sur votre devis.
La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vérifier grâce au correcteur orthographique.
Remarque
Les notes pourront être imprimées sur le devis au niveau de la description des travaux.
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