EBP Batiment Classic 2010 User Manual [fr]

Aide Devis et Facturation

Batiment Classic 2010

Table des matières

Félicitations ! ........................................................................................................................................ 1

Convention d'utilisation d'EBP ................................................................................................................. 3

Préambule ......................................................................................................................................... 3

Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) ..................................................... 3

Étendue des obligations de support d’EBP .............................................................................................. 3

Assistance de proximité sur le site ........................................................................................................ 3

Sauvegarde des données ..................................................................................................................... 3

Limitation de garantie ......................................................................................................................... 4

Limitations de responsabilité ................................................................................................................ 4

Dispositions finales ............................................................................................................................. 4

Présentation de l'aide ............................................................................................................................. 5

L'arborescence ................................................................................................................................... 5

Les pages .......................................................................................................................................... 5

Installation ........................................................................................................................................... 7

Configuration minimale ........................................................................................................................ 7

Installation du logiciel.......................................................................................................................... 8

Installation depuis le CD-ROM EBP ..................................................................................................... 8

Lancement du logiciel .......................................................................................................................... 9

Activation du logiciel ......................................................................................................................... 10

Comment obtenir le code d'activation ? ............................................................................................. 10

Introduction du code d'activation manuellement ................................................................................ 10

Guide d'utilisation ................................................................................................................................ 11

Comment commencer ? ..................................................................................................................... 11

Interface ....................................................................................................................................... 11

Le dossier de démonstration ............................................................................................................ 12

Création de dossier ........................................................................................................................ 13

Initialisation du dossier ................................................................................................................... 14

Saisie des données ......................................................................................................................... 16

iii

Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010

Tout est prêt ! ............................................................................................................................... 22

Les données ..................................................................................................................................... 23

Comment passer un élément en sommeil ? ....................................................................................... 23

Le devis ........................................................................................................................................... 24

Comment rédiger le devis ? ............................................................................................................. 24

Impression du devis ....................................................................................................................... 25

Dupliquer un document de vente ..................................................................................................... 26

Transférer un devis...en facture ....................................................................................................... 27

Comment relancer les devis.. .......................................................................................................... 28

Comment envoyer un devis par e-mail ? ........................................................................................... 29

La facture d'acompte ......................................................................................................................... 30

Principe de fonctionnement ............................................................................................................. 30

La facture ........................................................................................................................................ 32

Comment créer une facture ? .......................................................................................................... 32

Transfert de facture ........................................................................................................................ 34

Impression de la facture ................................................................................................................. 35

La gestion des règlements clients ....................................................................................................... 36

Comment saisir un règlement client ? ............................................................................................... 36

Echéanciers et relances clients ......................................................................................................... 37

Les impressions ................................................................................................................................ 38

Personnaliser les documents ............................................................................................................ 38

Ajouter un logo .............................................................................................................................. 39

Les principales impressions ............................................................................................................. 40

Le transfert en comptabilité ............................................................................................................... 41

Comment effectuer le transfert en comptabilité ? ............................................................................... 41

Données à renseigner avant transfert ............................................................................................... 42

Importer ou exporter des données ...................................................................................................... 43

Comment importer un fichier ? ........................................................................................................ 43

Comment exporter un fichier ? ........................................................................................................ 44

La sauvegarde / restauration .............................................................................................................. 45

Table des matières

Comment sauvegarder ? ................................................................................................................. 45

Comment restaurer ?...................................................................................................................... 46

EBP sur le Web ................................................................................................................................. 47

Manuel de référence ............................................................................................................................ 49

Caractéristiques générales, et ergonomie ............................................................................................. 49

La gestion des menus et barres d'affichage ....................................................................................... 49

La gestion des listes ....................................................................................................................... 51

Les masques de saisie .................................................................................................................... 60

Fichier ............................................................................................................................................. 64

Nouveau ....................................................................................................................................... 65

Supprimer ..................................................................................................................................... 67

Données .......................................................................................................................................... 68

Eléments....................................................................................................................................... 69

Les Familles éléments ..................................................................................................................... 90

Clients .......................................................................................................................................... 91

Les familles clients/prospects .......................................................................................................... 97

Historique clients/prospects ............................................................................................................. 98

Prospects .................................................................................................................................... 100

Fournisseurs ................................................................................................................................ 105

Contacts tiers .............................................................................................................................. 109

Divers......................................................................................................................................... 110

Traitements ................................................................................................................................... 120

Les documents de vente ............................................................................................................... 121

Liste des règlements clients........................................................................................................... 141

Nouveau Règlement ..................................................................................................................... 142

Transfert en comptabilité .............................................................................................................. 143

Statistiques ................................................................................................................................. 145

Tableau de bord ........................................................................................................................... 146

Impressions ................................................................................................................................... 147

Les boites d'impression ................................................................................................................. 147

Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010

L'aperçu avant impression ............................................................................................................. 148

Les propriétés des boites d'impression ............................................................................................ 149

Comment imprimer des étiquettes éléments ? ................................................................................. 150

Outils ............................................................................................................................................ 151

Sauvegarde ................................................................................................................................. 152

Restauration ................................................................................................................................ 155

Journal des événements ............................................................................................................... 159

Archivage .................................................................................................................................... 160

Import/export de fichiers .............................................................................................................. 161

Bibliothèques et Tarifs .................................................................................................................. 164

Migrations ................................................................................................................................... 180

Maintenance ................................................................................................................................ 183

Options ....................................................................................................................................... 184

Nous contacter .................................................................................................................................. 211

EBP Informatique SA ....................................................................................................................... 211

Assistance technique .......................................................................................................................... 213

Index ............................................................................................................................................... 215

Félicitations !

Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.

Cette aide en ligne et contextuelle présen te le logiciel EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic et donn e toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.

Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.

Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :

La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis,

Le menu ? - Aide sur EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic composée d’un Sommaire, d’un Index qu i affich e l’ense mble des informat ions tra itées da ns l’aide e t d’un ong let Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.

Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier BatimentDevis.rtf qui sera proposé dans le menu ? - Lisez-moi. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis la dernière mise à jour y seront consignées.

pour obtenir une aide générale est

Convention d'utilisation d'EBP

Préambule

En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet e n mod e " ter m inal ser v er" (TS E) o u ana lo gu e . L'ac hat d' un prog icie l « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un p oste de travail habitue l. Une utilisatio n multipo ste ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptib le de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insa isissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantisse ment ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.

Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )

En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de télécharge ment, les progiciels sont disponibles immédiatement.

En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.

En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.

Étendue des obligations de support d’EBP

Les services d’assistance d’EBP sont destin és à fournir des conseils, des reco mmandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EB P dans les configurations matérielles et lo gicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les consei ls les plus adéquats pour aider à résoudre les prob lèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat dist inct des prése ntes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.

Assistance de proximité sur le site

L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un pr ofessio nnel d e l’info rmatiqu e po ur dénouer sur son s ite une diffic ulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les cond itions d’intervention de ce pro fessionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.

Sauvegarde des données

Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’ impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la

Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010

récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.

Limitation de garantie

EBP garantit que les produits et services fournis aux termes de s présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est four ni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultat s et à la p erformance d u progic iel sont assumés par l' acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume qu e des obligations de moyen s à l’exclusion de tou te obligation de résu ltat. La présente garantie est exclusive de toute autre garant ie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de co mmunicatio n et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.

Limitations de responsabilité

Sauf disposition contraire d’ordre pub lic, EBP ou ses fourni sseurs ne seront en a ucun cas responsab les à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résulta nt d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éve ntualité de tels préjudices. EBP ne p eut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune r éclamation ou action en justi ce dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondem ent, ne saura it excéder, au total, les sommes pay ées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.

Dispositions finales

Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.

Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tou t litige, il sera fait at tribution de juridiction d evant les tribunaux du r essort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garan tie.

Version 2.1: Mai 2009

Présentation de l'aide

La fenêtre d'aide se compose de deux parties.

L'arborescence

Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder.

Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris, pour faire apparaître son contenu.

Remarque un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres.

L'aide est divisée en deux parties essentielles : le guide d'utilisation, et le manuel de référence.

Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par EBP Devis et

Facturation Batiment Classic

Le manuel de référence contient des pages, qui se réfèrent à des écrans précis dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme.

qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous

Les pages

Les pages sont caractérisées par une petite icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer, à l'aide de la sour is, sur le titre de la page. Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide.

Dans ces pages, vous trouverez :

• Des liens vers d'autres pages

Les mots soulignés en bleu accéder en cliquant dessus avec la souris, et revenir ensuite à la page précédente en utilisant le bouton Précédent en haut de la fenêtre d'aide.

sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y

• Des remarques, astuces, exemples et avertissements.

Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon :

Attention exemple d'avertissement

Remarque exemple de remarque

Astuce exemple d'astuce

Exemples Exemple...d'exemples...

Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fur et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir !

Installation

Configuration minimale

La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante:

• Processeur : P4 2 GHz ou équivalent

• Mémoire : 1 Go

• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits,

• Espace disque libre : 1.5 Go

• Ecran supportant une résolution 1024*768 (24 bits)

• Imprimante laser ou jet d'encre compatible avec Windows

• Internet Explorer 6

• Windows XP SP2, Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit ou Windows 7 32 bit & 64 bit

Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel.

Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010

Installation du logiciel

Attention Avant de lancer l’installation du logi ciel, fermez toutes les applications courantes.

Installation depuis le CD-ROM EBP

• Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement.

• Cliquez sur PRODUITS pour accéder à la présentation et à l’installation des produits.

• Dans la partie Bâtiment, sélectionnez Installation du produit.

• L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond

au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation.

• Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour acce pter la convention d’utilisation de

ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante.

• Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une

première installation de choisir le bo uton Installation Complète.

• Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée.

• Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Batiment10.0. Pour

éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir.

• Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.

• En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.

Installation

Lancement du logiciel

Vous pouvez lancer le produit directement en cliquant sur l'icône installé sur le bureau par défaut. Le logiciel peut également être lancé par le menu Démarrer + Programmes + EBP + Devis et Facturation Bâtiment

Classic.

Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010

Activation du logiciel

Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par EBP Devis et

Facturation Bâtiment Classic.

Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en ver sion d'évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours.

Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 éléments, 20 documents et les impressions porteront la mention " Démo nstration ". Aprè s cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation pour ouvrir votre dossier.

Comment obtenir le code d'activation ?

Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activez votre logiciel).

L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.

Si vous ne disposez pas Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.

Introduction du code d'activation manuellement

Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Acti vez votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :

• Le nom de l’entreprise

Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nou s avez communiquée sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules).

• La licence

Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" jo int avec la boîte du logiciel.

• Clé Web

Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra , entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.

• Le code d’activation

Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué.

Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît :

• Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce

code.

• Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incor rect. Dans ce

cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activez votre logiciel.

Guide d'utilisation

Comment commencer ?

Interface

EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic évolue dans un e nvironnement Windows XP ou supérieur.

Aussi, les règles de fonctionnement à l’intérieur du logiciel restent les mêmes que votre environnement de travail quotidien:

• Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.

• Des barres d'outils et d'application (au dessous des menus du haut de l'écran) permettent l’accès

rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes.

• Une barre de navigation (sur le côté droit de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les

données.

• Une barre d’état (en bas de l'écran) rappelle le nom de la base ouverte.

• Une gestion des listes associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres,

colonnes, etc..)

• Des champs de saisies avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.

• Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police,

etc.) et les vérifier grâce au correcteur orthographique.

• Des boutons identiques dans chaque fenêtre pour enregistrer vos saisies.

Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010

Le dossier de démonstration

Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble de s fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier-société.

Pour cela, vous devez vous placer sur le menu Fichier-Ouvrir, sélectionner le fichier intitulé

Societededemonstration.ebd, et cliquer sur le bouton Ouvrir.

Remarque

A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité. Cette page s'affichera également à l'ouverture de votre dossier (hormis la première fois que vous le créez, puisqu'aucune donnée n'a été encore saisie dans le dossier)

Guide d'utilisation

Création de dossier

Création d'un nouveau dossier

Pour créer un nouveau dossier, vous devez vous placer dans le menu Fichier - Nouveau, ou bien sélectionner directement l'option Nouvelle base de donnée depuis l'écran d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel.

Vous devez ensuite suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création de dossier.

Après la création de votre dossier, cliquez sur Fermer.

Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir les options générales de votre dossier afin de les renseigner.

Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010

Initialisation du dossier

Options importantes à renseigner avant de démarrer

Après la création d'un nouveau dossier, le logiciel ouvre automatiquement la fen être des options. Un message vous incite d'ailleurs à remplir ces options avec soin, car certain es d'entre elles vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.

Remarque Vous pouvez également retrouver ces options, à partir du menu Outils - Options.

La fenêtre des options se compose en deux parties : un e arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options corresponda ntes, à saisir.

Les options à remplir dès maintenant

Il est important de renseigner les parties suivantes :

• Numérotation : pour déterminer vos numéros de documents, factures, etc..ainsi que la codification de

vos éléments: Lorsque vous créerez votre bibliothèque interne, si vous n'utilisez pas les compteurs, vous pourrez saisir les codes de tous vos éléments (ouvrages, fournitures, main d'oeuvre, etc) . Dans le cas contraire, c'est un compt eur qui s'incrémentera auto matiquement et vous n e pourrez pas saisir vos codes éléments.

• Ouvrages : Cette partie permet de déterminer le mode de calcul que vous souhaitez appliq uer sur vos

ouvrages.

• Document : vous permet de définir l'onglet des éléments par défaut, la durée de validité des devis, les

états des devis...

• Taux décimales : détermine vos décimales pour l'ensemble des montant s, quantités et unités et vos

frais généraux pour l'ensemble de vos fourniture, main d'oeuvre, divers et ouvrages.

• Comptabilité : Permet d'établir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et

comptes clients, et pour le transfert comptable.

• Sauvegarde : Permet que l'assistant de sauvegarde vous soit propos é automatiqu ement à la ferm eture

de votre dossier.

Guide d'utilisation

Options d'affichage

EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic vous offre de grandes possibilités pour personnaliser l'affichage

du logiciel :

• Dans les options générales, vous pouvez choisir d'afficher ou non l'écran des astuces ou l'écran

d'accueil, autoriser ou non l'affichage de pl usieurs fenêtres de même type en même temps, choisir les barres d'affichages que vous souhaitez, etc..

• Vous avez la possibilité de modifier le type d'affichag e de vos menus , en changea nt le contenu de vo s

menus, en n'affichant par défaut que les menus les plus utilisés..

• Vous pouvez personnaliser toutes vos listes en choisissant les colonnes que vous souhaitez, en

effectuant des tris, des filtres avec conditions multiples.

• Grâce aux boites de regroupement, vous pourrez classer très facilement les données contenues dans

vos listes.

• Dans tous vos documents (Devis, factures , etc..), vous pouvez cr éer autant de masque s de saisie que

vous souhaitez en choisissant les colonnes à afficher. Vous pourrez également changer les couleurs et styles de tous les éléments que vous insér erez dans votre devis (Tranches, sous-tranches, ouvrages etc...)

Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010

Saisie des données

Les données de base

Toutes les fiches de données sont gérées à partir de listes accessibles par le menu Données.

Un certain nombre de données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment dans vos fiches clients :

• Les modes de règlements

• Les banques

• Les familles

D'autres, vous aideront dans la saisie de votre bibliothèque interne :

• Les unités

• Les familles

Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier :

• Les codes postaux

• Les pays.

Guide d'utilisation

Clients / Prospects

Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités :

• Sélectionner Clients/Prospects depuis la barre de navigation

• Par le menu Données - Clients /Prospects.

Le logiciel vous permet de faire une d istinction entre vos clien ts et vos prospects (clients pote ntiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci es t transféré en client.

Remarque Vous pourrez aussi transférer votre fiche prospect en fiche client, d'un simple clic sur l'option Transférer en

client, disponible dans la partie Navigation, de la barre de navigation.

Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votr e clavier, ou bien cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la grille, et sélectionnez si vous souhaitez insérer un client ou prospect.

Remplissez alors les principales informations concernant votre client contenues dans l'onglet Détail.

L'onglet Contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter.

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Saisie des fournisseurs

Pour accéder à la liste des fournisseurs, vous pouvez :

• Depuis la barre de navigation, sélectionner Fournisseurs dans la partie Favoris

• Ou bien, ouvrir le menu Données- Fournisseurs.

Pour créer un fournisseur, utilisez les touche s [CTRL] + [I nser] de votre clavier, ou b ien cliquez sur le bouton

Ajouter au bas de la grille.

Remplissez alors les principales informations concernant le fournisseur, contenues dans les onglets Coordonnées et Notes.

Guide d'utilisation

La bibliothèque

Les bibliothèques

Vous pouvez accéder à la liste des bibliothèques depuis :

• Le menu Données - Eléments

• L'option Eléments disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation.

La liste des éléments répertor ie l'ensemble des b ibliothèques que vous posséd ez. Elle a l'avantage de dissocier les éléments issus de votre propre bibliothèque, et les éléments issus des bibliothèques de nos partenaires.

Pour constituer votre liste d'éléments, vous dev ez donc créer votre bibliothèque interne et faire appel à vos bibliothèques de prix.

Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010

La bibliothèque interne

Vous pouvez créer des éléments de type fourniture, main-d'oeuvre divers et ouvrage.

• Les ouvrages sont composés des éléments (fournitures, main-d’oeuvre, divers) nécessaires à la

réalisation d’une prestation complète.

• Les fournitures sont des éléments physiques incluant parfois de la pose.

• Les main-d'oeuvre correspondent au temps de travail nécessaire.

• Les divers correspondent éventuellement au matériel dont vous avez besoin pour travailler (ex: gants,

casques, etc..)

Pour créer un élément dans votre bibliothèque, vous pouvez utiliser les touches [CTRL]+[Inser] de votre clavier ou cliquer sur le bouton AJOUTER qui figure au bas de votre liste d'éléments.

La fiche élément se compose de deux parties. La partie du haut, qui constitue l'identification de l'élément et la partie du bas, qui varie en fonction des différents onglets. Selon le type d'élément, vous devrez remplir les onglets suivants :

Astuce Pour sélectionner un onglet, vous pouvez cliquer dessus, ou bien utiliser les touches [ALT] + la lettre soulignée sous le nom de l'onglet.

Désignation : pour les info rmation s co mmer ciale s (qu i re ssortir ont s ur v os dev is) et les inf or mation s techn iques des éléments.

Complément: Permet de définir le code barre et le fournisseur.

Tarifs: Permet de saisir vos prix d'achat, de vente et de modifier vos pourcentages de frais généraux pour les éléments de type fourniture, MO et divers. Pour les ouvrages, le tarif est automatiquement calcu lé.

Comptes: Permet de définir les comptes comptable s qui seront utilisés pour le transfert en comptabilité.

Composition: Sert à insérer les éléments qui entrent dans la composition de vos ouvrages.

Images : Permet d'insérer une image de votre élément, qui s era automatiquement reprise sur vos impressions de documents (liste des éléments, devis...) avec images

Notes : Zone de commentaire, pour saisie libre.

Guide d'utilisation

Comment importer une bibliothèque de prix ?

Activez le menu Outils + Bibliothèques et Tarifs et sélectionnez la bibliothèque que vous souhaitez importer.

Un assistant s'ouvre alors pour CEDEO, Dupont, Canal Pro, Resea u Pro, Rexel, Coaxel Schneid er, Semangle, La

plateforme du Bâtiment, Clim +, Covap, Legallais, Chausson Matériaux..... et vous permet de saisir les

différentes informations indispensables à l’importation. Ces informations vous ont été transmises par l a société auprès de laquelle vous vous êtes procurés les biblioth èques.

Si vous avez des tarifs fournisseurs, vous pouvez les importer par l"opt ion Outils - Bibliothèques et Tarifs - Tarifs génériques.

Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010

Tout est prêt !

Si vous avez suivi les différentes étapes d écrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler.

Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir comment créer vos devis, comment les transférer en factures, gérer vos règlements clients et transférer vos données vers la comptabilité.

Guide d'utilisation

Les données

Comment passer un élément en sommeil ?

Lorsqu'un élément n'est plus utilisé, l'utilis ateur a la possibilité de passer l'élément en sommeil.

Pour cela, l'utilisateur doit réaliser plusieurs manipulations :

• Dans la fiche élément, onglet "Complément", il faut sélectionner la case à cocher "élément en

sommeil"

• Dans les options, catégorie "Ouvrage", il faut sélectio nner la case à cocher "ne pas afficher les

éléments en sommeil".

Ainsi, les éléments mis en sommeil n'apparaîtront plus dans la liste de sélection des éléments dans leur type respectif, mais dans un onglet spécifique "éléments en sommeil".

Remarque

Il est toujours possible de saisir le code de l'élément en sommeil dans les documents.

Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010

Le devis

Comment rédiger le devis ?

Pour créer un nouveau devis, vous pouvez utiliser :

• L'option Nouveau Devis dans la partie Favoris de la barre de navigation.

• Le menu Traitements- Nouveau Devis.

• ou encore, sélectionner le menu Traitements - Documents de vente, et utiliser les touches [CTRL]

+ [Inser] de votre clavier ou bien cliquer sur le bouton AJOUTER, en choisissant le type de

document Devis.

Présentation du document

Le devis se compose des onglets Détail et Note.

L'onglet Détail

Il est composée d'une Entête, d'un corps et d'un pied ainsi que des boutons Complé ment, TVA et Détail.

Vous pouvez indiquer dans l'entête l'état, la date, la date de validité pour le document ainsi que les coordonnées de votre client

Vous allez pouvoir construire votre devis dans la partie Corps :

• En définissant votre masque de saisie du devis : Plusieurs colon ne s sont disponib le s.

• En vous aidant des icônes de la barre d'outils du document : Vous pourrez éventuellement faire appel

à des tranches (seul 2 niveaux de tranches possibles) automatiquement numérotées (au choix).

• En insérant des éléments issus de votre bibliothè que interne ou issus de vos bibliothèques de prix,

vous pouvez également saisir des éléments non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez insérer également modifier vos prix comme vous le souhaitez.

Si vous avez beaucoup d'éléments à saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein écran.

Le Pied vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et/ou en ajoutant des postes complémentaires (frais de chantier, ou frais annexes..).

L'onglet Notes

Cet onglet contient une zone de saisie libre, où vous pouvez saisir des notes ou renseignements complémentaires sur votre devis.

La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vérifier grâce au correcteur orthographique.

Remarque Les notes pourront être imprimées sur le devis au niveau de la description des travaux.

Guide d'utilisation

Impression du devis

EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles

d'impressions du devis : le devis avec ou sans sous-détail, le devis avec ou sans lettre d'entête et de pied, le déboursé, etc..

Les modèles de devis sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)

L'impression du devis peut être activée :

• Depuis le bouton au bas de la fenêtre du devis (à condition que vous ayez déjà

enregistré votre devis)

• Par le menu Impressions - Documents de vente - Devis

• Dans la fenêtre des documents de vente (Traitements - documents de vente), en sélectionnant

votre devis dans la liste des documen ts et en cliquant sur le bouton des documents.

Vous accédez alors à la boîte d'impression dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression.

au bas de la liste

Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010

Dupliquer un document de vente

Tous les documents de ventes (sauf les factures et avoirs d'acompte) peuvent être dupliqués. C'est comme si vous recopiez l'intégralité d'un de vos documents da ns un autre, en changeant éventuellement la date et le nom du client.

Vous pourrez bien-entendu, ajouter, modifier ou supprimer des éléments dans chaque partie du nouveau document généré.

Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Documents de vente, sélectionner le

document source, et cliquer sur le bouton

Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez l e code du clie nt, le type de do cument et la date du document à créer. Cochez la zone Mise à jour des coordonnées client dans le cas où vous gardez le même client que le document source, et vous avez actualisé ses coordonnées dans sa fiche.

Astuce Si vous effectuez souvent les mêmes types de docume nt, ou le même type de travaux, vous pouvez créer des "document -types" et les dupliquer à chaque nouveau client. Le corps de votre nouveau docum ent sera alors automatiquement saisi.

Pour chaque type de document, vous pouvez choisir le document que vous souhaitez réaliser :

au bas de la liste des documents.

• un Devis peut être copié en Devis, Facture,

• une Facture peut être copiée en Devis, Facture,

• un Avoir peut être copié en Devis, Facture, Avoir.

Remarque

Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être copiés.

Guide d'utilisation

Transférer un devis...en facture

Vous pouvez transférer votre devis en facture.

Remarque Le devis transféré ne sera plus modifiable et son état sera marqué comme "accepté".

Pour cela, vous devez suivre les étapes du transfert de document.

Le transfert de devis en facture

La facture se présente exactement comme le devis, avec un commentaire supplémentaire en début du corps, vous indiquant de quel devis est issu le document.

La facture, quant à elle, pourra être transférée en avoir.

Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010

Comment relancer les devis..

Vos devis ont une date de validité, calculée à partir de la date de création du document et de la durée de validité indiquée dans les options du dossier.

EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic vous offre la possibilité d'imprimer la liste des devis dont la date

de validité arrive bientôt à échéance et vous propose un modèle de lettres à envoyer à votre client ou prospect.

Pour relancer vos devis, placez-vous dans le menu Impressions - Document - Relance devis.

La boîte d'impression s'ouvre. Sélectionnez les critères et le modèle que vous souhaitez.

Guide d'utilisation

Comment envoyer un devis par e-mail ?

Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients.

Pour cela, vous avez deux possibilités :

• En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un

document, ou la liste des documents sont à l'écran

• En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.

Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe.

Remarque Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client dans la fiche client ou dans le devis, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.

Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010

La facture d'acompte

Principe de fonctionnement

Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée. Suivant l’article 289 c du CGI, cette disposition entre en vigueur le 1er juillet 2003 et devient obligatoire à compter du 1er janvier 2004.

Quelle solution vous propose EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic ?

Création d’une facture d'acompte

La création de la facture d'acompte doit s'effectuer dès lors que vous recev ez un acompte d'un client. Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente (Menu Traitements).

Dans cette facture d'acompte, vous avez la possibilité d'indiquer les coordonnées de votre client, une description, et de saisir le montan t HT ou TTC de l'acompte, en choisissant le code de TVA à appliquer. A la validation de la facture, la fenêtre d'ajout d'un nouvea u règlement s'affiche avec le montant de votre acomp te. Si le mode de paiement indiqué (chèque par défaut) vous convient, saisissez le code banque et validez.

La facture d'acompte est modifiable (et peut être supprimée) tant qu'elle n'a pas été transférée en comptabilité ou qu'elle n'est pas rattachée à un document.

Elle peut être imprimée à partir de la liste des documents de vente, comme tout autre document.

Rattachement de l'acompte à la facture finale

Suite à la réalisation du devis, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées.

Dans le cas où l'acompte versé est supérieur au mo ntan t d e la fa ct ure, cr éez u n avoir d' acomp te (dep u is la l ist e des documents de vente, en transférant la facture d'acompte) et rattachez-le aussi à la facture finale.

Remarque

Dans la saisie des règlements, vous pouvez désormais enregistrer un règlement à 0 pour pointer ensemble l’échéance négative de l’avoir d’acompte avec l’échéance de la facture finale, ou d’une autre facture.

Impression de la facture finale

Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux : du montant tota l de TVA, la TV A payée, e t le restant à payer.

Transfert comptable de la facture d'acompte

Dans les options du dossier, partie Comptabilité - Tiers, de nouveaux comptes ont été ajoutés pour la comptabilisation des factures d’acomptes. : Le compte de TVA en attente, et le compte de Tiers pour les acomptes. Le transfert en comptabilité de l a facture d'acompte s'effectuera selon le modèle suivant :

• La facture d'acompte

411x au débit pour le solde TTC à payer (x correspondant au nom ou au code client) 4458y au débit pour le montant de la TVA (y correspondant au sous-compte employé pour le compte de TVA par taux pour le 4457 dans les options du dossier) 4457y au crédit pour le montant de la TVA (y correspondant au sous–compte paramétré dans les options du dossier, par taux de TVA) 4191x au crédit pour le montant TTC de l'acompte (x correspondant au nom ou au code client)

Guide d'utilisation

• Règlement de l'acompte

512 Banque au débit TTC 411x au crédit TTC (x correspondant au nom ou au code client)

• Facture finale

411x au débit pour le solde de la facture finale TTC (x correspondant au nom ou au code client) 4191x au débit pour le montant de l'acompte TTC (x correspondant au nom ou au code client) 4458y au crédit pour solder la TVA en attente (y correspondant au sous-compte employé pour le compte de TVA par taux pour le 4457 dans les options du dossier) 4457y au crédit pour le solde de TVA (y correspondant au sous–compte paramétré dans les options du dossier, par taux de TVA) 70 au crédit HT du montant total des ventes.

• Règlement de la facture

411x clients TTC au crédit du montant de la facture finale (x correspondant au nom ou au code client) 512 banque au débit TTC

Remarque Les factures d’acomptes n’apparaissent pas dans les éditions de statistiques, ni les historiques clients.

Par contre, vous trouverez une édition de la liste des fa ctures d’acomptes (menu Impression, Documents de Vente), et un journal des factures d’acomptes.

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La facture

Comment créer une facture ?

Vous pouvez créer une facture depuis le transfert d'un devis.

Vous pouvez également créer une facture directe. Pour cela, vous avez plusieur s possibilités :

• Cliquer l'option Nouvelle facture dans la partie Favoris de la barre de navigation,

• Sélectionner le menu Traitement - Nouvel le facture

• Ou encore, sélectionner le menu Traitements - Liste des documents, et utilis er les t ouches [CTRL]

+ [Inser] de votre clavier ou bien cliquer sur le bouton AJOUTER, en choisissant le type de

document facture.

Présentation de la facture

La facture se décompose des onglets Détail, Acomptes, Echéances et Notes ainsi que des boutons Complément, TVA et Détail.

L'onglet Détail

L'onglet Détail est composé de trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture. Les principales informations de l'entête sont reprises dans la partie haute de la facture.

L'entête de la facture

Comme pour un devis, vous avez accès l'Entête et à un bouton Complément. Ces deux points sont les mêmes que ceux du devis.

Le corps de la facture

C'est dans la partie Corps que vous allez insérer les éléments qui composent votre facture :

• En définissant votre propre masque de saisie de facture.

• En faisant éventuellement appel à des tranches (seul 2 niveaux de tranches possibles)

automatiquement numérotées ..

• En insérant des éléments issus de votre bibliothè que interne ou issus de vos bibliothèques de prix.

Vous pouvez également saisir des éléments non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez insérer également des options... et modifier vos prix comme vous le souhaitez.

Si vous avez beaucoup d'éléments à saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein écran.

Le pied de facture

Dans la partie Pied de la facture, vous avez l'affichage de la totalisation de la facture.

Vous allez également pouvoir saisir un nouvel acompte.

Au bas de la fenêtre, vous avez accès à des données récapitulatives : Un récapitulatif global par taux de TVA, et un récapitulatif détaill par ligne.

L'onglet Notes

Guide d'utilisation

Cet onglet contient une zone de saisie libre, où vous pouvez saisir des notes ou renseignements complémentaires sur votre devis.

La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vérifier grâce au correcteur orthographique.

Remarque Les notes pourront être imprimées sur la Facture au niveau de la description des travaux.

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Transfert de facture

Vous pouvez, si besoin est, transférer votre facture en document de typ e avoir.

Pour cela, vous devez suivre les étapes du transfert de document.

L' avoir se présente exactement de la même façon que la facture. Les quantités restent en positif. Les échéances à régler (onglet Echéances) seront par contre en négatif.

Guide d'utilisation

Impression de la facture

EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles

d'impressions de facture : avec ou sans sous-détail , avec ou sans lettre d'entête et de pied, etc..

Les modèles de facture sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc ...)

L'impression de la facture peut être activée :

• Depuis le bouton au bas de la fenêtre de la facture (à condition que vous ayez déjà

enregistré votre facture)

• Par le menu Impressions - Documents de vente - Facture s

• Dans la fenêtre des documents de vente (Traitements - documents de vente), en sélectionnant

votre facture dans la liste des documents et en cliquant sur le bouto n liste des documents.

Vous accédez alors à la boîte d'impression dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression.

au bas de la

Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010

La gestion des règlements clients

Comment saisir un règlement client ?

Pour saisir un règlement client, vous devez vous pla cer dans le menu Traitements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter au bas de la liste, ou utiliser les touches [Ctrl] + [Inser] pour ajouter un nouveau règlement.

Vous renseignerez alors les informations concern ant votre client et le montant du règlement reçu et pourrez affecter le montant de ce règlement à une ou plusieurs échéances dûes.

Afin de pouvoir transférer un règlement en comptabili té, vous devez saisir une banque sur la fiche règlement.

Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.

Guide d'utilisation

Echéanciers et relances clients

L'enregistrement de vos échéances (depuis ECHEANCES des fa ctures) et de vos règ lem ents cl ients vo us perm et d'obtenir deux états très intéressants pour le suivi de votre activité fi nancière : les échéanciers et le s relances clients.

Les échéanciers clients

Il s'agit d'une liste, accessible par le menu Traitements - Clients - Echéanciers, q ui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes ). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date do nnée.

Vous pouvez également imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Impressions - Echéances - Clients.

Les relances clients

Il s'agit de lettres de réclamation, imprimées en fonction des échéances clients arrivées à terme à une date donnée.

Remarque Vous pouvez personnaliser le texte de la lettre de re lance et fixer la date à laquelle vous souhai tez l'imprimer : Par exemple, 5 jours avant que l'échéance dûe arrive à terme.

Pour les obtenir, vous devez vous placer dans le menu Impressions - Règlements - Relance et saisir les paramètres souhaités.

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Les impressions

Personnaliser les documents

EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic est livré avec un puissant générateur d'état. Grâce à cet outil,

vous pourrez personnaliser tous les modèles d'impressions que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants.

Vous pouvez accéder au générateur d'état en cliqua nt sur le bouton Modifier le modèle dans toutes les boîtes d'impressions. Vous arriverez alors automatiquement sur le paramétrage du modèle sél ectionné dans la boite d'impression.

Etant donné que les possibilités offertes par cet out il sont très im portantes, le niveau de com plexité p eut varier en fonction de ce que vous souhaitez obtenir. Dans ce ca s, notre service technique peut créer vos modèles. Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les tarifs de cette prestation.

Guide d'utilisation

Ajouter un logo

Les modèles d'impressions des documents sont prévu s pour afficher le logo de votre société. Pour insérer votr e logo, vous n'avez donc pas besoin de modifier vos modèles via le générateur d'état.

Vous devez importez votre logo dans les options du dossier depuis le menu Outils- Options- Logo.

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Les principales impressions

Un grand nombre de modèles d'impressions sont disponibles dans le log iciel . Tous les d ocumen ts et do nnées de bases peuvent être imprimées depuis le menu Impressions.

Vous disposez de plusieurs modèles d'impression pour les docu ments : Depuis le devis, vous pouvez imprimer le déboursé, le devis avec ou sans sous-détail...

Enfin, vous pouvez connaître à tout moment l'état de votre activité financière, en co nsultant vos échéances, règlements et transferts vers la comptabilité.

Guide d'utilisation

Le transfert en comptabilité

Comment effectuer le transfert en comptabilité ?

EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic est interfacé avec le logiciel EBP Comptabilité (Millé sime, Pro,

Flash..). Vous pouvez transférer en comptabilité vos é critures comptables de ventes et de règlements.

Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de données.

Nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperçu avant impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité.

Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous plac er dans le menu Traitements - Transfert en comptabilité, saisir les paramètres de transfert (pour la date et le(s) type(s) de pièces à tran sférer) et lancer la procédure.

Remarque Le logiciel prend par défaut, les comptes comptables indiqués dans les fiches des éléments, banques et fiches clients. Si ceux-ci n'existent pas, ce sont ceux des options qui seront pris pour le transfert des écriture s.

La procédure de transfert crée un fichier de type texte, que votre logiciel EBP Compta détecte dès que vous ouvrez votre dossier comptable. Vous avez un message d'avertissement qui vous indique qu'un fichier d'écritures comptables a été trouvé et vous propose de l'intégrer.

La procédure de transfert crée un fichier de type texte. Ce fichier sera repris dans "EBP Communication Entreprise-expert".

Pour plus d’informations sur ce produit, lancez le logiciel et appuyez sur la touche F1.

Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010

Données à renseigner avant transfert

Pour effectuer votre transfert en comptabilité, EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic a besoin de plusieurs renseignements :

• Dans les options générales, les coordonnées du dossier comptable dans lequel vous souhaitez

transférer vos écritures, ainsi que les journaux comptab les, les libellés de transfert e t les comptes de TVA.

• Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) q ue vous souhaitez util iser, à renseigner dans les

fiches éléments.

• Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients.

• Le compte comptable de votre banque, (pour l'écriture de règlement) dans la fiche Banq ue, le mode de

règlement, et le journal comptable (s'il est différent de celui des options).

Guide d'utilisation

Importer ou exporter des données

Comment importer un fichier ?

La plupart des données de base du logiciel peuvent être importées sous forme de fichier texte : Clients, prospects, fournisseurs, éléments, familles, départements, codes postaux, etc...

Remarque L'importation de fichier ajoute des données dans votre fichier existan t et n'écrase pas celles qui existent d éjà. Par contre, en cas de mise à jour de fichiers (ex : si vous importez le fichier éléments avec de nouveaux tarifs), les données ayant le même identifiant (ou code) seront remplacées par celles du nouveau fichier.

Vous devez définir pour chaque fichier, sa forme (délimitée ou non), son séparateur, et les colonnes que vous souhaitez importer.

Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Outils - Import et sui vre une à une les étapes de l'assistant d'importation de données.

Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010

Comment exporter un fichier ?

La plupart des données de base du logiciel peuvent être exportées sous forme de fichier texte : Clients, prospects, fournisseurs, éléments, familles, départements, codes postaux, etc...pour être récupérées éventuellement dans un tableur de type Excel.

Vous devez définir pour chaque fichier, sa forme (délimitée ou non), son séparateur, et les colonnes que vous souhaitez exporter.

Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Outils - Export et suivre une à u ne les étapes de l'assistant d'exportation de données.

Guide d'utilisation

La sauvegarde / restauration

Comment sauvegarder ?

Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*.

Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée.

Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sa uvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.

La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d'affichage).

* La sauvegarde s'effectue en dehors du logiciel. Vous devez pos séder un CD-ROM vierge, un graveur et un utilitaire permettant de graver vos données. Sauvegardez le fichier corr esponda nt à v otre dossier (Par défaut, il se situe dans Documents and Settings\All Users\Application Data\EBP\Batiment\Data sur votre disque dur).

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Comment restaurer ?

Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur.

Attention Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées.

Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistan t de restauratio n qui vous permet de sé lectionne r le dossier à restaurer et lancer la procédure.

Guide d'utilisation

EBP sur le Web

Le menu Internet vous offre la possibilité de m ettre à jour la versio n d'EBP Devis et Facturation Bâtiment

Classic, d'accéder au support technique sur le Web, de consulter la lis te des sauvegardes en ligne que vous

avez effectuées, de débrider en ligne votre programme etc....

Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste.

Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider !

Manuel de référence

Caractéristiques générales, et ergonomie

La gestion des menus et barres d'affichage

Modification des menus

Vous pouvez modifier le contenu de vos menus, mais aussi choisir d'afficher ou non le s menus les p lus souvent utilisés (pour éviter d'avoir à l'écran une longue liste de données)

Modification du contenu des menus

Pour cela, placez-vous dans le menu Affichage - Barre d'outils- Personnaliser. Dans l'onglet comma nde, vous avez deux fenêtres : à gauche, vos menus principaux et à droite , vos sous menu s. Pour déplacer un sousmenu, d'un menu à l'autre, il suffit de le sélectionner et de le glisser-déplacer, à l'aide de la souris, ver s le menu souhaité, en haut de l'écran d u logiciel. Vous pouvez aussi ajouter une option directemen t dans la barre d'application.

Affichage des sous-menus récemment utilisés

Vous pouvez choisir d'afficher tous vos sous-menus, ou seulement une partie, c'est-à-dire ceux utilisés récemment. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Afficha ge - Barre d'outils - Personnaliser et dans l'onglet Options, cocher ou décocher la zone Afficher en haut des menus les commandes les plus

utilisées.

Si vous cochez cette option, vous aurez alors dans la liste déroula nte des menus, une double flèche (orienté e vers le bas) en fin de menu. Il suffira de la sélectionner pour faire apparaître les autres sous-menus.

Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010

Les barres d'affichage

Vous pouvez activer ou désactiver l'affichage des barres d'outils, barre de navigation, et barre d'état.

Pour cela, il suffit de cliquer sur le sous menu correspondant du menu Affichage. Si la barre était déj à cochée, la coche disparaît et la barre sélectionnée s'efface. Et inversement si la barre n'était pas cochée.

Remarque Le menu Affichage vous permet de modifier ponctuellement votre écran de travail. Si vous souhaitez définir un type d'affichage par défaut, vous devez le paramétrer dans les options générales (menu Outils - Options)

Manuel de référence

La gestion des listes

Une liste se présente comme un tablea u composé de lignes et de colonnes . Chaque colonne contient le même type de donnée et chaque ligne correspond à un enregistrement différent.

Toutes les listes ont un comportement commun que nous détaillons ci-dessous.

Sélection d'une donnée dans une liste

Pour sélectionner un élément dans une liste, vous devez cliquer dessus à l'aide de la souris, ou bien vous déplacer à l' aide des flèches haut et bas de votre clavier. Devant la donnée sélectionnée, apparaît une petite flèche dans la première colonne.

Si vous avez coché l'option de Multi-sélection dans les options générales, vous pouvez sélectionner simultanément plusieurs données dans une liste. (notamment pour les supprimer ou les intégrer dans un document)

Recherche dans la liste

Il existe plusieurs méthodes pour rechercher une information.

• Recherche sur une des colonnes de la liste

[Ctrl] + [F] ouvre une boite de dialogue permettant de saisir la condition à laquelle doivent

répondre les enregistrements que vous recherchez. Dans la colonne Champs, vous avez accès à toutes les colonnes de votre liste. Saisissez la valeur souhaitée dans les colonnes Opérateur et Valeur, puis utilisez les boutons Précédent et Suivant pour faire défiler les éléments répondant à la condition.

• Le mode Boite de regroupement (menu Affichage) permet de classer votre liste suivant les colonnes

de votre choix.

• En utilisant le Tri simple

Le menu contextuel

Pour toute liste/grille, un menu contextuel est accessible par simple clic droit dans la grille. Il propose les principales fonctions utiles avec entre autres, l’accès aux propriétés et à la gestion des fiches de données.

Propriétés des listes

Le menu contextuel + Propriétés donne accès à plusieurs onglets, Colonnes, Filtres et Tris qui permettent respectivement, de modifier l’affichage et le choix des colonnes, et d’ap pliquer des filtres et des tris dans vos listes.

Largeur de colonnes

Pour modifier manuellement la largeur de vos colonnes, placez votre souris sur le trait de sé paration des deux colonnes, et déplacez votre souris vers la gauch e ou la droite afin d'étirer ou dim inuer la largeur de la colonne souhaitée.

Pour donner à la colonne sa largeur minimale afin que so n contenu ne soit pas tronqué, do uble-cliquez sur le bord du titre de la colonne.

Remarque Vous pourrez également fixer la largeur des colonnes dans les paramétrages de colonnes.

Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010

Ajout, modification et suppression d'éléments dans une liste

Les boutons situés à droite de la liste et le menu contextuel servent à gérer les donn ée s (créa tio n, mo dificat ion, suppression, duplication) et à lancer des opérations spécifiques au fichier de données courant.

• Ouvre une nouvelle fiche. Raccourci clavier : [Ctrl] + [Inser]

• Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la liste.

Raccourci souris Double clic. Raccourci clavier : [Entrée]

• Crée une nouvelle fiche avec les mêmes données que la fiche sélectionnée.

• Supprime l’enregistrement de la données courante si celle-ci n’est pas

en cours d’utilisation. Raccourci clavier [Ctrl] + [Suppr]

Remarque Certaines listes comportent plusieurs onglets. Par exemple, pour les éléments, il y a les onglets Tous, Ouvrages, Fournitures, Main d'oeuvre, etc.. Lorsque vous vous placez sur l'onglet Tous e t que vous demand ez à ajouter un élément, une fenêtre apparaît pour sélectionner le type d'élément à ajouter. Par contre, si vous êtes placés sur l'onglet ouvrages, vous ajoutez automatiquement un élément de type ouvrage.

Export Excel des données courantes

Les données affichées peuvent être exportées au format Excel. Pour cela, il suffi t de sélectionner la co mmande

Enregistrer sous des Propriétés de la grille, puis de donner un nom au fichier Excel à générer. Le fichier sera

généré par défaut sur votre bureau mais vous pouvez préciser un répertoire précis.

Rafraîchir une grille

Lorsqu'une donnée dans une grille n'est pas accessible, la touche [F5] (ou menu Affichage + Rafraîchir) permet de réactualiser le contenu de la grille. Le bouton Premier permet de revenir en haut de la grille sur le premier enregistrement recherché.

Manuel de référence

General

Les boites de regroupement

Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos liste s, selon les colonnes de votre choix.

Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran, la liste que vous souhaitez classer, et vous placer dans le menu

Affichage - Boite de regroupement. Une bande grisée apparaît a lors au dess us de votre liste et vous permet

de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer.

Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010

Colonnes

L'onglet Colonnes

Cet onglet affiche la liste des paramétrages de colonnes existants. Vous disposez de 5 boutons pour gérer vos paramétrages de colonnes

• Ajouter

Cliquez sur ce bouton pour créer un nouveau paramétrage de colonnes.

• Modifier

Permet de modifier les éléments sélectionn és dans le paramétrage de colonnes et d'accéder à l'onglet Colonnes.

• Supprimer

Permet de supprimer un paramétrage de colonnes. Sélectionnez le paramétrage à s upprimer et c lique z sur ce bouton.

• Dupliquer

Permet de dupliquer un paramétrage d e colonnes. Sélectionnez le paramétrage à dupliquer, et cliquez sur le bouton Dupliquer. L'onglet Colonnes s'affiche, paramétré comme le para métrage d'origine. Vous pouvez le modifier, et valider en donnant à votre paramétrage un nouveau nom.

• Renommer

Permet de changer le nom du paramétrage de colonnes.

Remarque

A coté de chacun des paramétrages de colonnes existant, apparaît la colonne Défaut, avec une petite case à cocher. Cochez-la en fonction du paramétr age de colonnes que vous souhaitez appliquer sur votre liste. Pour retrouver le paramétrage d'origine, décochez tous les paramétrages.

Manuel de référence

L'onglet Colonnes, dans les paramétrages de colonnes

Liste des champs

Cette liste présente tous les champs rattachés à vos données. Tous peuvent être affichés.

Pour sélectionner un champ, double-cliquez dessus à l'aide de la souris, ou bien sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Ajouter.

Champs sélectionnés

Affiche la liste de toutes les colonnes qui seront affichées dans votre liste.

Astuce Le bouton Standard permet d'ajouter automatiqu ement toutes les colonnes affichées par défaut dans la liste, et vous pouvez ensuite ajouter ou supprimer celles que vous souhaitez.

Les boutons Supprimer et Tout Supprimer permettent respectivement de supprimer une ou toutes les colonnes sélectionnées.

Propriétés

Les propriétés permettent de modifier l'affichage de chaque colonne.

• Italique

Sélectionnez le champ voulu et cochez cette zone pour la faire apparaître en italique dans v o tre liste.

• Gras

Sélectionnez le champ voulu et cochez cette zone pour la faire apparaître en gras dans votre liste.

• Largeur

permet de fixer la largeur de la colonne : Sélectionnez la c olo nn e dans la partie cham ps sélectionnés et saisissez la valeur (en pixels) dans la zone.

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Filtres

L'onglet filtres des propriétés de listes

Cet onglet affiche la liste des paramétrages de filtres existants. Vous disposez de 5 boutons pour gérer vos filtres

• Ajouter

Cliquez sur ce bouton pour créer un nouveau filtre.

• Modifier

Permet de modifier le filtre sélectionné.

• Supprimer

Permet de supprimer un filtre. Sélectionnez le filtre à supprimer et cliquez sur ce bouton.

• Dupliquer

Permet de dupliquer un filtre. Sélectionnez le filtre à dupliquer, et cliquez sur le bouton Dupliquer. Le filtre d'origine s'affiche. Vous pouvez le modifier, et valider en donnant à votre filtre un nouveau nom.

• Renommer

Permet de changer le nom du filtre créé.

Astuce

A côté du nom des filtres créés apparaissent deux cases à coch er : Actif et Défaut. Vous pouvez activer autant de filtres que vous souhaitez..ils apparaîtront sous forme d'onglets supplémentaires dans votre liste. Si vous souhaitez que votre liste s'ouvre directement sur l'un ou l'autre des filtres créés, cochez la zone Défaut.

Manuel de référence

Ajout, modification ou duplication d'un Filtre

Choisissez dans la liste des champs disponibles, le champ sur lequel vous souhaitez appliquer un filtre et cliquez sur le bouton Ajouter. Celui-ci apparaît dans la partie Condition, au dessous.

Utilisez les boutons Supprimer et Tout Suppr imer pour en lever u n champ ou tous les champs sélect ionnés de la partie Condition.

Puis sélectionnez dans la partie Détail de la condition, pour chaque champ de la part ie Condition, l'opérateur et la (ou les) condition(s) souhaitées. Cliquez sur Valider.

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Tri

L'onglet tri des propriétés de listes

Cet onglet affiche la liste des paramétrages de tris existants. Vous disposez de 5 boutons pour gérer vos tris.

• Ajouter

Cliquez sur ce bouton pour créer un nouveau tri.

• Modifier

Permet de modifier le tri sélectionné.

• Supprimer

Permet de supprimer un tri. Sélectionnez le tri à supprimer et cliq uez sur ce bouton.

• Dupliquer

Permet de dupliquer un tri. Sélect ionnez le tri à dupliquer, et cliquez s ur le bouton Dupliquer. Le tri d'origine s'ouvre. Vous pouvez le modifier, et valider en donnant à votre tri un nouveau nom.

• Renommer

Permet de changer le nom du tri créé.

Remarque

A côté des noms de tris créés apparaît un e case à cocher : Défaut. Pour activer un Tri, cochez cette zone. Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendan t à côté de l'intitu lé de la colonne triée dans votre liste.

Manuel de référence

Ajout, modification ou duplication d'un Tri

Dans la liste des champs, sélectionnez le champs à trier et cliqu er sur le bouton Ajouter. Le champ sélectionné apparaît alors dans la partie Champs sélectionnés.

Puis choisissez dans la partie propriétés à droite de la fenêtre, le tri que vous souhaitez appliq uer (ascendant ou descendant) sur chacun des champs sélectionnés. Cliquer sur Valider.

Saisissez alors le nom de ce nouveau tri et cliquez sur OK.

Le nom du nouveau paramétrage apparaît dans l’onglet Tri.

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Les masques de saisie

Les boutons de validation

Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des boutons spécifiques pour faciliter l'enregistrement de vos données.

intéressant de valider de temps en temps si vous sa isissez beaucoup de données)

précèdent.

Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte (Dans le corps du devis, il est

Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de sortir de la fenêtre ouverte pour revenir à l'écran

Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer.

Permet d'imprimer la donnée affichée.

Permet de dupliquer une fiche.

Manuel de référence

Les champs de saisie

Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie avec des caractéristiques particulières sont proposés :

• Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone.

• Ouvre la liste des données.

Raccourci clavier [F4]

• Ouvre une liste déroulante ou un calendrier.

Raccourci clavier [Flèche basse]

• Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche Elément).

Pour une zone multi-lignes, utilisez les touches suivantes :

[Ctrl]+[Entrée] pour passer à la ligne suivante. [Ctrl] + [flèche biais] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi. [flèche biais] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne.

• Les champs inaccessibles sont grisés.

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Modification des colonnes dans un document

Dans tous les documents de vente, vous pouvez moduler votre masque de saisie en ajoutant ou en supprimant les colonnes proposées par défaut.

Ajout ou suppression de colonnes

Dans le corps du document, appelez le menu contextu el (accessible par le clic droit de la souris) + Colonnes. Une fenêtre appelée gestion des colo nnes apparaît avec la liste de toutes les co lonnes disponibles pour votre document. Utilisez l'ascenceur po ur faire défiler toute la liste.

• Pour ajouter une colonne, sélectionnez la colonne désirée avec le clic ga uche de la souris, et effe ctuez

un glisser-déplacer, à l'aide de la sour is, j usqu'à l' entêt e des co lon nes de votre doc ume nt. Place z votr e curseur au milieu des deux colonnes où vous voulez rajouter celle sélectionnée (d eux petites flèches vertes apparaissent).

• Pour supprimer une colonne, sélectionnez là et effectuer un glisser-déplacer à l'aide de la souris, vers

la fenêtre de gestion des colonnes.

Enregistrement d'un paramétrage de colonne

Après avoir ajouté ou supprimé les colonnes que vo us souhaitiez, vous pouvez enregistr er le paramétr age. Pour cela, utilisez le menu contextuel +Sauver sous, et saisissez le nom de votre paramétrage.

Remarque Si vous effectuez d'autres modifications de colonnes s ur le même paramétrage, enregistrez les avec le menu contextuel + Sauver.

Les noms que vous donnez à vos paramétrages sont ajoutés en fin d u menu contextuel.

Activation d'un paramétrage de colonne

Pour activer un paramètrage de colonne utilisez le menu contextuel + nom du paramètrage choisi.

Vous pouvez activer un paramétrage de colonne par défaut. Pour cela, sélectionnez dans le menu contextuel, le nom de votre paramétrage, puis sélectionnez le menu con text ue l + Vue par défaut.

Pour retrouver le paramètrage d'origine, choisissez l'option du menu contextuel + Vue standard.

Manuel de référence

La barre d'outils des textes enrichis

Dans tous les champs de type texte enric hi s (dans les descriptions éléments, dans vos documents, dans l'onglet Notes disponible dans toutes les fiches etc...) vous avez la possibilité d'appliquer à votre texte différents attributs :

• Couper

Permet de couper la partie de texte sélectionnée

• Copier

Permet de copier la partie de texte sélectionnée

• Coller

Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie de texte précédemment copiée (dans le logiciel ou dans une autre application)

• Couleur

Cliquez sur cette icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné

• Italique

Cliquez sur cette icône pour mettre en italique le texte sélectionné

• Souligné

Cliquez sur cette icône pour souligner le texte sélectionné

• Gras

Cliquez sur cette icône pour mettre en gras le texte sélectionné

• Police

Cliquez sur cette icône pour choisir la police à appliquer sur le texte sélectionné

• Barré

Cliquez sur cette icône pour barrer le texte sélectionné

• Orthographe

Cliquez sur cette icône pour vérifier l'orthographe dans votre texte.

Remarque

Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge. Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie).

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Fichier

Manuel de référence

Nouveau

L' Assistant de création de dossier

Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.

Format du fichier

Choisissez le mode Access pour les versions mono-utilisateur.

Répertoire des données du nouveau dossier

Par défaut, le logiciel propose de créer le nouveau répertoire dans un sous-répertoire DATA du répertoire d’installation du logiciel.

Remarque Si vous travaillez en monoposte, nous vous conseillons de laisser le chemin indiqué par défaut pour la création de votre dossier.

Nom du dossier

Cette étape permet d’indiquer la raison sociale de la socié té ou de recréer le raccourci d’un dossier existant déjà.

Données par défaut

Nous vous proposons d'intégrer par défaut une liste de pays, départements des codes postaux et du barème eco-contribution dans EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic. Vous pouvez les décocher si vous ne souhaitez pas les intégrer.

Attention Cette opération peut être un peu longue car la liste des codes postaux contient plus de 30 000 enregistrements.

Remarque

Lors de la création de dossier, la liste des unités et des conditions de règlement seront renseignés par défaut.

Coordonnées du dossier

Les coordonnées à saisir sont celles de votre dossier-société. Il est important de les renseigner car ces informations seront reprises sur certains de vos documents (devis, factures, etc..).

Attention Vous devez obligatoirement saisir la 1ere ligne d'adresse, le code postal, la ville et le pays.

Identification de la société

Saisissez les codes Siret, R.C.S et N.A. F, N.I.I et montant du Capital de votre dossier-so ciété.

Cochez la zone Afficher les contre valeurs si vous souhaitez que les co ntre valeurs soient affichées dans vos documents et fiches articles.

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Logo

Vous pouvez insérer ici le logo de votre société, qui sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (devis, facture ou avoirs), sur les modèles de document avec logo.

Pour cela, vous avez accès à deux fonctions :

• Ajouter/ Modifier

Ouvre une fenêtre pour la gestion de l' image. Utilisez l'icône pour rechercher le f ichier qui contient votre logo. Les principaux formats acceptés sont : JPG, JPEG, TIF, BMP, etc...Vo tre logo apparaît. Le fichier est recopié sur votre disque dur, dans le répertoire indiqué dans la partie répertoire des options. Si votre logo a une taille su périeure à celle de la fenêtre proposée, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez la redimensionner . De même, si vous chargez une image BMP, il se peut que la taille du fichier soit importante. Dans ce cas, le logiciel vous propose de la convertir automatiquement au format JPG. Vous disposez également d"une barre d'outils pour zoomer, redimensionner ou effectuer des traitements sur l'image.

• Supprimer

Permet de supprimer le logo affiché. Vous pourrez alors en insérer un autre à l'aide de l'icône Ajouter / Modifier.

Raccourci pour le nouveau dossier société

Cette étape permet de créer une icône donnant directement accès au dossier que vous venez de créer.

Astuce L'option de création d'un raccourci sur le bureau est cochée par défaut. Vous pourrez ainsi démarrer et ouvrir directement votre programme et votre dossier, par un simple double-clic sur cet icône d epuis votre bureau.

Manuel de référence

Supprimer

Assistant de suppression de dossier

Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respe ctivement avancer et reculer dans l'assistant de suppression de dossier.

Choix du dossier

Attention Cette opération est irréversible ! Effectuez une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant !

Sélectionnez le dossier d'EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic à supprimer à l'aide de l'icône cliquez sur le bouton Suivant puis sur le bouton Terminer. Un message de confirmation vous demande si vous êtes sûrs de vouloir effectuer cette opération. Cliquez sur Oui, si vous voulez vraiment supprimer de votre disque dur le dossier sélectionné.

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Données

Manuel de référence

Eléments

Liste des éléments

La liste des éléments a les mêmes propriété s, possibilités de recherche, de tri s et filtres que les autres listes, (se référer à la gestion des listes), et présente, en plus, des boutons supplémenta ires :

• Pour les bibliothèques externes

• Pour activer des fonctionnalités spécifiques

Boutons d'accès aux bibliothèques externes

Pour accéder aux bibliothèques de tarifs que vous avez importées, il suffit de cliquer sur le bouton correspondant à la bibliothèque externe : la liste de la bibliothèque appar aît et vous pouvez alors consulter le s fiches ouvrages ou articles.

Remarque Une bibliothèque est comme un livre que vo us consu ltez, vous ne pouvez pas modifier son conten u. Par contre , vous pouvez transférer un élément dans votre bibliothèque interne, et il pourra alors être modifié. De même, lorsque vous insérerez un élément de cette bibliothèque dans un document, vous pourrez changer les prix, références et quantités, comme vous le souhaitez.

Remarque Les fiches sont spécifiques pa r bibliothèque, car le logiciel récupère l'intégralité des données fournies par votre fournisseur.

Astuce Si votre bibliothèque externe contient p lusieurs corps d'état, vous pouv ez créer des f iltres par corps d' état, afin de faciliter la recherche d'éléments.

Boutons activant des fonctionnalités spécifiques

Deux boutons supplémentaires sont à votre disposition :

• le bouton Mettre à jour

Permet de recalculer tous les ouvrages utilisant l'élément sélectionné dans la liste. (en cas de mise à jour de prix par exemple)

• le bouton Tout recalculer

Permet de recalculer tous les ouvrages de votre bibliothèque interne, en tenant compte des modifications de prix intervenues sur les éléments.

• le bouton Recoder

Permet de changer la codification d'un élémen t. Séléc tionnez dans la liste, l'é lément à r ecoder, cliq uez sur le bouton Recoder, saisissez le nouveau numéro et cliquez s ur Valider.

Remarque Le code élément changera partout où il a été appelé dans le logiciel (documents de vente, etc...). Les statistiques seront donc rattachés au nouveau code élém ent.

• le bouton Biblio -> Interne

Ce bouton est actif lorsque vous consultez une bibliothèque externe. Il permet de transférer un

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élément de la bibliothèque externe vers votre propre bibliothèque. Sélectionnez dans la liste de la bibliothèque, l'élément à transf érer et cliquez sur le bouton Biblio -> interne.

Manuel de référence

Identification de l'élément

La fiche élément se compose d'une entête et d'onglets d ont le contenu varie en fonction du type d'élément sélectionné. Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants:

• Code

Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.

• Famille

Sélectionnez la famille à laquelle appar tien t l'él émen t à l'ai de de l'icô ne de récupérer les comptes comptables et les taux paramétrés dans la famille.

• Résumé

Saisissez un libellé "court" pour votre élément. Le résumé correspond au libellé de l’élément qui apparaîtra dans les listes.

Remarque Le libellé court sera automatiquement repris au début de la zone désignation commerciale.

. Un message vous propose

• Unité de vente

Sélectionnez l'unité de vente de l'élément à l'aide de l'icône

Remarque Pour les éléments de type Main d'oeuvre , vous avez le choix entre deux unités : Heure ou Jour

• Type

Sélectionnez le type de l’élément à cr éer : Fournitures, Ou vrages, Main d’œuvreDivers. Du type choisi ici découle l’accès à certains onglets et zones de la fiche.

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L'onglet désignation

L'onglet Désignation est accessible pour tous les types d'éléments.

Il se compose de deux zones de saisie libre, et une barre d'outils pour personnaliser vos textes :

• La description commerciale

Permet de saisir sur plusieurs lignes un descriptif détaillé de votre élément qui apparaîtra sur vos documents, pour votre client

• La description technique

Permet de saisir sur plusieurs lignes également , une description un peu plus pointu e de votre élémen t, qui n'est pas, par défaut, destinée à ressortir sur vos documents (cela sera toutefois possible en personnalisant vos documents).

La description technique sera automatique reprise dans les lignes de vos documents de ventes et achats.

Manuel de référence

L'onglet complément

L'onglet Complément est accessible pour tous types d'éléments .

Autres

Vous disposez d'une zone Code Barre. Les modèles d'étiquettes éléments proposés dans le menu

Impressions - Eléments - Etiquettes, reprendront le code indiqué ici.

Astuce

Vous pourrez scanner l'étiquette code barres pour insérer l'article dans votre document de vente

Si votre élément est issu d'une bibliothèque externe ou d'un tarif fournisseur, le code de la bibliothèque

d'origne, ainsi que son nom est indiqué ici.

Si vous souhaitez indiquer un Fournisseur par défaut , vous pouvez l'indiquer ici. C'est aus si cette zone qui sera renseignée lorsque vous réaliserez un import d'élément avec un fournisseur associé. Cette zone est accessible pour les éléments de type fourniture, Main d'oeuvre et divers.

Si vous souhaitez mettre l'élément en sommeil car il n'est plus utilisé, vous devez sélectionner la case à cocher "Elément en sommeil".

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L'onglet Tarif

C'est dans cette partie que vous pouvez définir le prix de vos éléments de type fournit ure, main-d'oeuvre ou divers.

L'écran se présente comme un tableau divi sé en trois parties : Total, Détail matéria u et détail main-d'oeuvre. Dans chaque partie, vous avez une première colonne av ec les montants en Euros, et une deuxième colonne avec les contreparties Francs. Vous pouvez saisir vos montant en francs ou en euros.

Les lignes Déboursé sec, Frais généraux, Prix de revient, Bénéfice, et Prix de vente HT concernent toutes

les parties.

Remarque Pour les éléments de type ouvrages, l'on glet tarif ouvrage se présente différemment.

Partie total

Elle est accessible pour tous les éléments de type fourniture, main d'oeuvreet divers. Les montants sont calculés automatiquement si vous saisissez au préalable dans les parties Détail matériau ou Détail maind'oeuvre.

Remarque Si vous ne souhaitez pas détailler le tarif de votre élément, v ous pouvez saisir directement vo s montants dans la partie total.

• Total du déboursé sec

C'est le résultat du calcul du déboursé sec de la partie Détail Matériau + (le déboursé sec de la partie Main d’oeuvre multiplié par le temps de pose).

• Frais généraux

C'est le pourcentage moyen des frais généraux de la partie matériau et la partie main d'oeuvre.

• Prix de revient

Il est égal au prix de revient de la partie détail matér iau + prix de rev ient de la main d'o euvre unita ire multiplié par le temps de pose.

• Bénéfice

C'est le pourcentage moyen de bénéfice de la partie matériau et main d'oeuvre.

• Prix de vente HT

C'est le total du prix de vente HT du matériau + le prix de vente HT de la main d'oeuvre multiplié par le temps de pose.

• Marge nette HT

Elle correspond au prix de vente HT - Prix de revient.

• Marge nette %

Elle correspond au rapport entre (la marge nette HT multipliée par 100) et le prix de vente HT.

• Taux de TVA

Le pourcentage de TVA défini par défaut dans les options apparaît. Vous pouvez le modifier si nécessaire, en cliquant sur la petite flèche.

• Prix de vente TTC

C'est le résultat du prix de vente HT multiplié par le taux de TVA. C'est le prix auquel sera vendu votre élément.

Manuel de référence

Remarque Tous les montants calculés peuvent être modifiés.

• Eco-contribution

Sélectionnez le code du barème que vous souhaitez appliquer à l'élément. Suite à la sélection de ce code, le prix unitaire TTC et le libellé du barème sont automatiquement affichés. Ils ne sont pas modifiables.

Si le barème, que vous souhaitez, n'existe pas dans la liste des barèmes, vous pouvez le créer.

Lors de l'appel de l'élément dans un document de vente, le barème sera automatiquement repris dans le document.

Remarque

Les informations de l'éco-contribution sont accessible uniquement pour les éléments de type Fourniture, Matériel et Divers.

Détail matériau

Cette partie s'affiche pour les éléments de type fourniture et divers.

Saisissez le déboursé sec (=prix d'achat) de votre élément.

Le prix de revient et le prix HT sont ca lculés automatiquement en fon ction des pourcentages de frai s généraux et bénéfices. Vous pouvez néanmoins les modifier si vous le souhaitez.

Les contreparties (Francs ou Euros) sont calculées automatiquement.

Détail Main d'oeuvre

Cette partie s'affiche pour les éléments de type fourniture et divers, auxquels on peut inclure de la maind'oeuvre (= fourniture vendue pose comprise).

Pour renseigner cette partie, vous pouvez sélectionner un élémen t de type Main d’oeuvre dans la zone Code MO, soit saisir manuellement un montant dans la zone déboursé sec (= coût horaire de la MO).

Dans la zone Temps de pose, sais issez le temps nécessaire à la po se de votre élém ent : Le prix HT unitaire de la main-d'oeuvre sera multiplié par ce coefficient pour calculer le prix HT de la partie TOTAL.

L'onglet tarif ouvrage

Le tarif d’un ouvrage dépend des composantes intégrées dans l’onglet Composition.

L'onglet tarif est donc le résultat calculé d'après les composantes d'ouvrages, en fonction du mode de calcu l sélectionné dans les options du dossier.

Si le mode de calcul choisi est déboursé total, vous pouvez éventuellement modifier les pource ntages de frais généraux et bénéfices.

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L'onglet compte

Dans cet onglet, sont indiqués par défaut les com pte s de vente par ta ux de TVA para métrés dans les option s du dossier ou dans la famille de l'élément (si vous les avez récupérés en sélectionnant la famille d'élément).

Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez.

Manuel de référence

L'onglet composition

L’onglet Composition permet d’intégrer les éléments constituant l’ouvrage.

Vous disposez de quatre icônes, qui servent respectivement à :

• ajouter une nouvelle ligne dans la grille des composants,

• insérer une ligne,

• supprimer une ligne,

• recalculer l'ouvrage. (en cas de mise à jour du tarif d'un composant)

La grille de composition affiche soit le prix de vente HT, soit le déboursé sec e n fonction du mode de calcul du prix de l’ouvrage choisi dans les options.

Pour ajouter un élément, ajoutez une ligne et cliquez dans la zone Code élément, saisissez le code de l’élément ou cliquez sur l’icône

pour le choisir dans la liste des éléments.

Remarque Vous pouvez ajouter tous les types d’éléments que v ous souhaitez, y compris un autre ouvrage (qui lui-même peut être composé d'un autre ouvrage...). Il n'y a pas de limite d'imbrication.

Vous ne pouvez pas saisir le même élément 2 fois sous la même racine.

Par défaut, la quantité apparaît à 1. Vous pouvez la modifier si vous avez besoin de plus de quantités d'éléments pour réaliser l'ouvrage.

Remarque

Pour chaque composant, vous avez à votre disposition les informations concern ant l'é co-contribution associée.

Cette éco-contribution sera automatiquement reprise dans les lignes des documents avec pour l'ouvrage le montant total que cela représente.

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L'onglet image

Vous pouvez insérer une image de votre élém ent, qui sera automatiquement reprise sur vos impressions de documents (liste des éléments, fiche élément ou devis) avec images.

Pour insérer une image, vous avez accès à deux fonctions :

• Ajouter/ Modifier

Ouvre une fenêtre pour la gestion de l' image. Utilisez l'icône pour rechercher le f ichier qui contient votre image. Les principaux formats acceptés sont : JPG, JPEG, TIF, et BMP. Votre image apparaît. Le fichier est recopié sur votre disque dur, dan s le répertoire indiqué dans la partie répertoire des options. Si votre image a une taille supérieure à celle de la fenêtre proposée, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez la re-dimensionner. D e même, si vous charg ez une image BMP, il se p eut que la taille du fichier soit importante. Dans ce cas, le logiciel vous propose de la convertir automatiquement au format JPG. Vous disposez également d"une barre d'outils pour zoomer, re-dimensionner ou effectuer des traitements sur l'image.

• Supprimer

Permet de supprimer l'image affichée. Vous pourrez alors en insérer une autre à l'aide de l'icône

Ajouter / Modifier.

Manuel de référence

Onglet notes

Cet onglet contient une zone de saisie libre, où vous pouvez saisir des notes ou renseignements complémentaires sur votre élément.

La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vérifier grâce au correcteur orthographique.

Remarque Les notes pourront être imprimées sur la fiche individuelle de l'élément.

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Elements bib externes

Liste des éléments (Bibliothèques ou Tarifs externes)

La liste des éléments de votre bibliothèq ue a les mêmes propriétés, possibilités d e recherche, de tris et filtres que les autres listes, (se référer à la gestion des listes).

Astuce Si votre bibliothèque externe contient p lusieurs corps d'état ou fa milles, vous pouvez créer des filtr es par corps d'état ou familles, afin de faciliter la recherche d'éléments.

La liste présente des caractéristiques supplé mentaires :

• Elle peut comporter (en fonction de la bibliothèque) des Chapitres ou So mmaires, dans lesquels sont

intégrés des ouvrages ou fournitures. Afin que vous puissiez facilement les distinguer, des couleurs différentes apparaissent sur les lignes de type Chapitres et Sommaires.

•

• La liste comporte un bouton supplémentair e: le bouton Biblio -> Interne.

Le bouton Biblio -> Interne

Ce bouton permet de transférer un élément de la bibliothèque externe vers votre propre bibliothèque. Sélectionnez dans la liste, un ou plusieurs élé ments de la bibliothèque à transférer, et cliquez sur le bouton

Biblio -> interne. Une fois le tra itement terminé, une fenêtre d'inform ation s'ouvre et vou s indique les codes

éléments créés dans votre bibliothèque interne.

Remarque Si vous avez choisi la numérotation automatique des éléments, dans les Options de numérotation, les codes éléments créés suivent ceux de votre b iblio thèqu e interne . Le code et le nom de la bibliothèque d'origine seront indiqués dans l'onglet Complément de la fiche élément.

Si vous n'avez pas activé la numérotation automatique des éléments, les éléments transférés de votre bibliothèque externe vers votre bibliothèque interne garderont leur code d'origine.

Astuce Une fois transférés dans votre bibliothèque interne, vous pourrez modifier, ou recoder les éléments comme vous le souhaitez.

Manuel de référence

Fiche Tarifs génériques

La fiche des Tarifs génériques inclut un code, un libellé commercial de l'article et se divise en deux parties essentielles : Article et Divers

Article

Dans cette partie, vous retrouvez le lib ellé technique, le déboursé (=prix d'achat) et le prix de vente de votre article.

Divers

Permet d'afficher le nom du fournisseur, la famille, la date de dernière mise à jour du tarif, et la référ ence de l'article chez le fournisseur.

Remarque La fiche tarif générique contient des cha mps fixes, qui ne varient pas en fonction du tarif importé. Seuls les champs existants dans votre fichier et correspondants à ceux de la fiche Tarif génériques sont renseignés. Si un champ essentiel de votre fichier tarif n'apparaît pas, contactez notre service technique pour voir si nous pouvons éventuellement l'ajouter.

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Fiche Cedeo

Les fiches Dupont, Semangle, Clim+ et La Plateforme du Bâtiment sont identiques à celle de Cédéo.

La fiche Cedeo affiche les onglets suivants : Détail et Prix

Onglet Détail

L'onglet Détail affiche les données suivantes : Le code, le libellé nomenclature, la description, la marque, l'unité, la date de mise à jour (du tarif), Le co de famille, le code EAN13, le code CEDEO, et la référence de l'article chez le Fabricant.

Remarque Tous les champs affichés correspondent aux données fournies dans le fichier Cedeo. Ils ne peuvent être modifiés.

Onglet Tarif

L'onglet Tarif affiche les champs suivants :

• Prix Public HT

C'est le prix public de vente de l'article. Il est donné par CEDEO.

• Prix Professionnel

C'est le prix d'achat de votre article, qui dépend des remises qui vous sont accordées.

Attention Lorsque vous intégrez votre tarif fournisseur téléchargé depuis le site CEDEO, le prix professionnel ne tient pas compte des remises dont vous bénéficiez . Vous devez les saisir dans E BP Bâtiment 2004, par famille d'article ou par article (cf ci-dessous)

• Prix net article

Saisissez le prix net d'achat que vous accorde CEDEO. Ce prix est reporté dans le prix professionnel et la remise article, au dessous est alors recalculée.

• Article %

Saisissez la remise en % que vous accord e CEDEO. Cette remise se déduit du prix pub lic HT de l'ar tic le et calcule le prix professionnel dont vous bénéficiez. Le prix net de l'article est aussi calculé.

• Famille %

Le pourcentage de remise de la famille est à renseigner à partir du menu Données - Divers - Famille

de remise sur tarif.

Manuel de référence

Fiche Canal Pro / Réseau Pro

La fiche Canal Pro / Réseau Pro affiche les données suivantes :

• Le code

Référence de l'article

• Le libellé

Libellé de l'article

• L'unité de facturation

• Unité de tarification

• Conditions particulières

Remise supplémentaire accordée sur l'article

• Référence fabricant

Code de l'article chez le fabricant

• Prix public HT

Prix de vente HT

• Remise professionnelle

Remise professionnelle qui vous a été accordée

• Prix net HT

Prix achat HT

Remarque Tous les champs affichés correspondent aux données fournies dans le fichier généré par l'exportation de données depuis votre logiciel Tarif Réseau Pro Partner, ou Canal Pro. Ils ne peuvent être modifiés.

Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010

Fiche Catelec

La fiche Catelec affiche le code et le libellé de l'article et se divise en deux grandes parties : Article et Fabricant

Article

Affiche Le type article, l'unité de vente, le code TVA, la date de Maj (dernière mise à jour du tarif), le statut, le libellé de la famille CATELEC

Fabricant

Affiche le code Catelec, les coordonnées complètes du Fabricant, la quantité fournisseur (nb éléments/fournisseur), la fa mille, le code Lidic (pour l'électricité), le Type, le Suppor t, le code EAN 13 (pour

codes barres) etc....

Remarque Tous les champs affichés correspondent aux données fournies dans le fichier Catelec. Ils ne peuvent être modifiés.

Manuel de référence

Fiche Rexel / Coaxel

Information

Les bibliothèques Rexel et Coaxel remplacent les bibliothèques Windstar e t Baselec

Les fiches Rexel ou Coaxel affichent la référence de l'élément et son libellé ainsi que des informations complémentaires :

• Le prix net HT en francs et en euros, correspondant au prix de vente

• La famille à laquelle appartient l'élément

• La sous-famille

• le groupe de vente

• le nom du fournisseur

Suite à l'import du fichier Rexel au format "EBP BATIMENT V3 + DEEE", une zone eco-contribution est visible. Elle contient les informations suivantes :

• Code

• Montant HT

• Libellé

Remarque Les eco-contributions associés aux articles sont automatiquement créés dans le fichier "Barème ecocontribution".

Remarque Tous les champs affichés correspondent aux données fournies dans le fichier Rexel ou Coaxel. Ils ne peuv ent être modifiés.

Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010

Fiche Sofip

Les tarifs Sofip sont composés des champs suivants :

• Code de l'élément

Référence de l'élément

• Libellé

désignation de l'élément

Infos

• Prix de vente 1

affiche le prix en euros et en francs du tarif par défaut de l'élément

• Prix de vente 2

affiche le prix en euros et en francs du tarif 2 de l'élément appliqué pour la quantité commandée indiquée.

• Prix de vente 3

affiche le prix en euros et en francs du tarif 3 de l'élément appliqué pour la quantité commandée indiquée.

• Prix de vente 4

affiche le prix en euros et en francs du tarif 4 de l'élément appliqué pour la quantité commandée indiquée.

• Contenance

affiche la contenance de l'élément.

• Conditionnement

Emballage de l'article exprimé en quantité

• Famille

Famille de l'élément

• Sous famille

Sous-famille de l'élément

• Code fournisseur

Code du fournisseur de l'élément

Manuel de référence

Fiche Covap

La fiche Covap affiche les données suivantes :

• Le code

Référence de l'article

• Le libellé

Libellé de l'article

• Référence produit

Référence de l'article chez Covap

• Désignation Complémentaire

Libellé long de l'article

• Activité

Activité concernée par l'article

• L'unité

• Prix Net HT

Prix de vente HT

• Remise

Remise qui vous a été accordée

• Prix public HT

Prix HT

Remarque Tous les champs affichés correspondent aux données fournies dans le fichier Covap. Ils ne peuvent être modifiés.

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Fiche Legallais

La fiche Legallais affiche les données suivantes :

• Le code

Référence de l'article

• Le libellé

Libellé de l'article

Onglet Détail

• Prix public HT

Prix de vente HT.

• Prix remisé

Remise professionnelle qui vous a été accordée.

• Fournisseur

Nom du fournisseur pour ce produit.

• Unité

Unité de vente de l'article.

• Page

Page du catalogue ou est présent cet article.

Remarque Tous les champs affichés correspondent aux données fournies dans le fichier généré par l'exportation de données depuis votre CD Rom Legallais. Ils ne peuvent être modifiés.

Manuel de référence

Fiche Chausson Matériaux

La fiche Chausson Matériaux affiche les données suivantes :

• La référence

Référence de l'article

• La désignation

Libellé de l'article

Onglet Détail

• Tarif

Prix de vente HT.

• Devise

Devise de vente de l'élément

• Unité

Unité de vente de l'élément.

• Unit. Cond

Unité de conditionnement de l'élément.

• Qté / Unit. cond

Quantité selon l'unité de condition nement de l'élément.

Remarque Tous les champs affichés correspondent aux données contenues dans le fichier de tarifs fourni par CHAUSSON Matériaux. Ils ne peuvent être modifiés.

Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010

Les Familles éléments

La fiche famille se compose des parties suivantes :

L'entête

Le haut de la fiche permet de définir le code et le libellé. Remplissez le nom et le libellé de votre famille.

L'onglet Taux

Les taux indiqués par défaut sont ceux qui correspondent à ce que vous avez saisi dans la partie Taux/décimales des options (menu Outils ).

Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez.

L'onglet Comptes

Vous pouvez définir vos comptes de vente par type d'élément et par taux de TVA, pour une famille. Les comptes affichés par défaut sont ceux qui ont été saisis dans la partie TVA des options (menu Outils). Vous pouvez les modifier si nécessaire.

Astuce Les taux et comptes saisis dans la fiche famille d'éléments peuvent être récupérés dans la fiche élément. Lorsque vous sélectionnerez la famille auquel il est rattaché, un message de confirmation apparaîtra.

Onglet Notes

Cet onglet contient une zone de saisie libre, où vous pouvez saisir des notes ou renseignements complémentaires sur famille éléments.

La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vérifier grâce au correcteur orthographique.

Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer votre famille d'éléments.

Manuel de référence

Clients

Présentation fiche

La fiche client est définie par trois champs principaux : le code client (généré automatiquement ou non, en fonction de ce qui a été défini dans les options de numérotation), le nom ou la raison sociale du client, sa

civilité, et sa famille.

La fiche se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :

• L'onglet Coordonnées

Permet de saisir les adresses de facturation et livraison.

Attention Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour l’enregistrement d’un client ou d'un prospect.

• L'onglet Gestion

Permet de saisir toutes les coordonnées bancaires et visualiser la situation financière du client.

• L'onglet Documents

Permet de visualiser la liste des derniers documents facturés.

• L'onglet Contact

Permet de renseigner les contacts liés au client.

• L'onglet Notes

Zone libre pour la saisie de notes.

Les raccourcis disponibles da ns la barre de Nav igation, permettent de cr éer rapidement un nouveau devis, une nouvelle facture, un nouveau règlement, d'imprimer une relance, de consulter l'historique, de consulter les statistiques.

En bas à gauche de la fiche, vous avez trois boutons vous permettant :

Solvabilité

De tester la solvabilité du client, en sé lec tio nnan t l'u n de s sites pr op o sé s, qui u ti lise la r a ison soc ial e q ue vous avez saisie.

Plan

D'afficher le plan, en sélectionnant l'un des site s proposés, qui se base sur l'adresse de facturation du client.

Itinéraire

D'afficher l'itinéraire, en s électionnant l'un des sites proposés, qui se fait entre les coordonnées saisis dans les Options du dossier et l'adresse de facturation du client.

Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010

Onglet coordonnées

Saisissez les coordonnées de facturation et livraison du client, ainsi que son n° de TVA et NAF.

Attention Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour l’enregistrement d’un client ou d'un prospect.

Si les coordonnées livraison et facturation sont identiques, vous pouvez recopier le contenu de l'adresse de facturation dans l'adresse de livraiso n, d'un simple clic de la souris, sur l' icône

Remarque

A la validation de la fiche, si le code postal, la ville et le pays ne sont pas renseignés, vous aurez un message d'avertissement. Ce message se transformera en obligation de saisie lors de la réalisation d'un document.

Il vous est donc fortement conseiller de renseigner ces informations lors de la création ou mod ification de la fiche.

Remarque Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche client en saisissa nt son adresse e-mail dans le

champs correspondant et en cliquant sur l'icône

Vous pouvez associer , à l'aide de l'icône , un docume nt Mi crosoft Excel, Acrobat, Micro soft Word ou H TML à votre fiche client, et l'ouvrir facilement en cliquant sur

Astuce Si vous possédez une connexion à Internet, saisissez l'adresse d'accès au site WEB de vo tre client et accédez -y

directement à l'aide de l'icône .

Manuel de référence

Onglet gestion

Cette partie est importante car elle vous permet de paramétrer les informations financières et comptables concernant votre client et de connaître sa situation actuelle par rapport aux factures effectuées ou en cours.

• Mode de règlement

Sélectionnez à l'aide de l'icône une facture, le montant, la date d'échéance, et le mode de paiement seront automatiquement calculés.

• Le

Cette zone correspond au jour de règlement de votre client. Ne le r enseigner que s'il est différent de celui indiqué dans la fiche mode de règlement sélectionnée ci-dessus.

Remarque Le jour de règlement sera pris en compte pour le calcul de l'échéance dans le cas où le mode de règlement sélectionné contient un règlement du type Fin de mois Le ou bien Net Le

• Banque

Vous pouvez saisir jusqu'à 5 banques pour votre client. Cliquez sur le s onglets banque1, banque2, banque 3, etc.. pour les enregistrer. Cochez la zone banque principale.

le mode de règlement de votre client. Lorsque vous enregistrerez

• Comptabilité

Le compte comptable client peut s'afficher automatiquement en fonction de ce que vous avez sélectionné dans la partie Comptabilité - Tiers des options. Choisissez le type de votre client.

Attention Les clients de type CEE ou EXPORT seront exonérés de TVA par défaut dans tous les documents.

• Statut

Si vous cochez la zone Client bloqué, un message d'avertissement apparaîtra lorsque vous sélectionnerez le client dans vos documents de vente .

• Message

Suite à la sélection du champ "Client bloqué", la zone "Message" est accessible. Elle vous permet de saisir le message d'avertissement qui apparaîtra lorsque vous sélectionnerez le client dans vos documents de vente.

• Solde initial

Si votre client vous doit de l'argent, indiquez le montant d ans ce tt e zone . L e monta nt d e l' enco urs ser a calculé en fonction du solde initial et des factures que vous saisirez pour ce client.

Remarque

Après épuration, si vous avez supprimé des factures et règlements, vous pouvez remettre à jour le solde initial de votre client.

• Encours

Saisissez le montant du plafond (encours maximu m) accordé à votr e client. Au de là de cette limite, un message d'avertissement apparaîtra lorsque vous facturerez le client. L'encours Actuel s'affiche, ainsi que le montant du dépassement s'il y a lieu.

Remarque Si vous ne souhaitez pas fixer d'encours maximum à votre client, lai ssez le mo nta nt du plafo nd à 0.00.

• Totaux échéances

Affiche le montant des échéances échues et non échues.

Aide Devis et Facturation Batiment Classic 2010

Onglet document

Retrouvez dans cette fenêtre les derniers documents réalisés pour ce client, par type : le dernier devis, la dernière facture, etc...

Vous pouvez facilement les consulter en double -cliquant à l'aide de la souris, sur le documen t sélectionné, ou en sélectionnant le document dans la liste et en cliquant sur le bouton Ouvrir ce document.

Vous pouvez également accéder à la liste complète de tous les documents réalisés pour ce client, en cliquant sur le bouton Historique.

EBP Batiment Classic 2010 User Manual [fr]

Specifications and Main Features

Frequently Asked Questions

User Manual

Félicitations !

Convention d'utilisation d'EBP

Préambule

Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )

Étendue des obligations de support d’EBP

Assistance de proximité sur le site

Sauvegarde des données

Limitation de garantie

Limitations de responsabilité

Dispositions finales

Présentation de l'aide

L'arborescence

Les pages

Installation

Configuration minimale

Installation du logiciel

Installation depuis le CD-ROM EBP

Lancement du logiciel

Activation du logiciel

Comment obtenir le code d'activation ?

Introduction du code d'activation manuellement

Guide d'utilisation

Comment commencer ?

Interface

Le dossier de démonstration

Création de dossier

Création d'un nouveau dossier

Initialisation du dossier

Options importantes à renseigner avant de démarrer

Les options à remplir dès maintenant

Options d'affichage

Saisie des données

Les données de base

Clients / Prospects

Saisie des fournisseurs

La bibliothèque

Les bibliothèques

La bibliothèque interne

Comment importer une bibliothèque de prix ?

Tout est prêt !

Les données

Comment passer un élément en sommeil ?

Le devis

Comment rédiger le devis ?

Présentation du document

L'onglet Détail

L'onglet Notes

Impression du devis

Dupliquer un document de vente

Transférer un devis...en facture

Le transfert de devis en facture

Comment relancer les devis..

Comment envoyer un devis par e-mail ?

La facture d'acompte

Principe de fonctionnement

Quelle solution vous propose EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic ?

Création d’une facture d'acompte

Rattachement de l'acompte à la facture finale

Impression de la facture finale

Transfert comptable de la facture d'acompte

La facture

Comment créer une facture ?

Présentation de la facture

L'onglet Détail

L'entête de la facture

Le corps de la facture

Le pied de facture

L'onglet Notes

Transfert de facture

Impression de la facture

La gestion des règlements clients

Comment saisir un règlement client ?

Echéanciers et relances clients

Les échéanciers clients

Les relances clients

Les impressions