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EBP Bar & Restaurant
Pour Windows® XP et Vista
Manuel d’utilisation
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EBP Bar et Restaurant (Back Office) Aide
Table des matières
Dossier ................................................................................................................................................... 13
Ouverture d'un dossier ....................................................................................................................... 13
Suppression d'un dossier ................................................................................................................... 13
Fermer un dossier .............................................................................................................................. 13
Configuration de l'impression ............................................................................................................. 13
Arrêter toutes les impressions ................................................................................................ ........... 14
Quitter ................................................................................................................................................ 14
Nouveau ............................................................................................................................................. 14
Création d'un dossier ..................................................................................................................... 14
Etape 2 : la raison sociale .............................................................................................................. 14
Etape 3 : identification de la société ............................................................................................... 15
Etape 4 : l'adresse .......................................................................................................................... 15
Etape 5 : le contact ......................................................................................................................... 15
Etape 6 : choix de la devise ........................................................................................................... 15
Recopie .............................................................................................................................................. 15
La recopie ....................................................................................................................................... 15
Recopie des pièces de ventes ....................................................................................................... 16
Recopie des pièces d'achats .......................................................................................................... 16
Recopie des pièces de stock ......................................................................................................... 16
Recopie des paiements clients ...................................................................................................... 17
Recopie des paiements fournisseurs ............................................................................................. 17
Recopie des lignes d'action ............................................................................................................ 17
Recopie des déclarations d'échanges de biens ............................................................................. 17
Recopie des fichiers de base ......................................................................................................... 17
Utilisateurs ......................................................................................................................................... 17
Gestion des utilisateurs .................................................................................................................. 17
Création de droits pour un utilisateur ............................................................................................. 19
Liste des droits ............................................................................................................................... 19
Modification du mot de passe ........................................................................................................ 25
Changement d'utilisateur ................................................................................................................ 25
Utilisateurs connectés .................................................................................................................... 25
Historique des connexions ............................................................................................................. 26
Propriétés ........................................................................................................................................... 26
Paramétrage de la devise locale .................................................................................................... 26
Infos base de données ................................................................................................................... 26
Coordonnées .................................................................................................................................. 26
Préférences .................................................................................................................................... 27
TVA et TPF ..................................................................................................................................... 38
Affichage ................................................................................................................................................ 39
La barre d'état .................................................................................................................................... 39
Barre de fenêtres ............................................................................................................................... 39
Le volet de navigation ........................................................................................................................ 39
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Barres d'outils .................................................................................................................................... 40
Barres d'outils ................................................................................................................................. 40
Barre d'outils Dossier ..................................................................................................................... 41
Barre d'outils Navigation ................................................................................................................ 41
Barre d'outils Données ................................................................................................................... 41
Barre d'outils Formatage texte enrichi ........................................................................................... 42
Barre d'outils Ventes ...................................................................................................................... 42
Barre d'outils Internet ..................................................................................................................... 42
Barre d'outils Achats ...................................................................................................................... 43
Barre d'outils Stock ........................................................................................................................ 43
Barre d'outils Opérations ................................................................................................................ 43
Barre d'outils Tiers.......................................................................................................................... 44
Barre d'outils Outils ........................................................................................................................ 44
Barre d'outils Utilisateurs ................................................................................................................ 45
Données ................................................................................................................................................ 47
La fiche Frais de port ......................................................................................................................... 47
La fiche Devise .................................................................................................................................. 47
La fiche Texte standard ..................................................................................................................... 48
La fiche Fidélité client ........................................................................................................................ 48
Les filtres ............................................................................................................................................ 49
Stock .................................................................................................................................................. 50
La fiche Unité ................................................................................................................................. 50
La fiche Localisation ....................................................................................................................... 50
Articles ............................................................................................................................................ 50
Familles d'articles ........................................................................................................................... 65
Codes remises ............................................................................................................................... 70
Tiers ................................................................................................................................................... 72
La fiche Contact ............................................................................................................................. 72
Clients ............................................................................................................................................. 72
Familles de clients .......................................................................................................................... 86
Fournisseurs ................................................................................................................................... 88
Familles de fournisseurs ................................................................................................................ 92
Commerciaux ..................................................................................................................................... 93
Onglet Adresse ............................................................................................................................... 93
Onglet Infos .................................................................................................................................... 93
Onglet Champs personnalisés ....................................................................................................... 93
Modes de règlement .......................................................................................................................... 93
La fiche Mode de règlement ........................................................................................................... 93
Descriptif de la fiche mode de règlement ....................................................................................... 94
Les écarts de règlements ............................................................................................................... 95
Les écarts de change ..................................................................................................................... 96
Banques ............................................................................................................................................. 96
La fiche Banque ............................................................................................................................. 96
Onglet Adresse ............................................................................................................................... 97
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Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 97
Onglet Infos .................................................................................................................................... 97
Onglet N° RIB / émetteur ............................................................................................................... 97
Divers ................................................................................................................................................. 97
La fiche Code postal ....................................................................................................................... 98
La fiche Département ..................................................................................................................... 98
La fiche Pays .................................................................................................................................. 98
Tableau de bord ................................................................................................................................. 98
Le tableau de bord ......................................................................................................................... 98
Les règlements clients .................................................................................................................. 100
Le 2ème tableau de bord ............................................................................................................. 100
Liste des données ............................................................................................................................ 101
La liste des données .................................................................................................................... 101
Le champ signalé par une clé permet de trier la liste suivant les différents critères proposés dans
la liste déroulante. ........................................................................................................................ 101
Pour rechercher une donnée, il vous faut tout d’abord sélectionner le critère de tri (dans le champ
signalé par une clé), sur lequel vous désirez lancer la recherche puis saisir les premiers
caractères de la donnée à rechercher. Le logiciel affiche alors la liste des données à partir des
caractères saisis. .......................................................................................................................... 102
Opérations disponibles depuis la liste des données .................................................................... 102
Ventes .................................................................................................................................................. 103
Recherche sur les lignes de pièces ................................................................................................. 103
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 103
Choix du type de pièce à créer .................................................................................................... 103
L'entête de la pièce ...................................................................................................................... 103
Appel du client .............................................................................................................................. 104
Type de facturation ....................................................................................................................... 105
Le corps de la pièce ..................................................................................................................... 105
Saisie des articles ........................................................................................................................ 106
Saisie des articles gammés dans une pièce de vente ................................................................. 107
et TPF ........................................................................................................................................... 107
Onglet Infos .................................................................................................................................. 107
Onglet Règlement ........................................................................................................................ 108
Onglet Echéances ........................................................................................................................ 108
Onglet Champs personnalisés ..................................................................................................... 109
Liste des pièces de vente ................................................................................................................ 109
La liste des pièces de ventes ....................................................................................................... 109
Liste des devis .............................................................................................................................. 110
Liste des commandes .................................................................................................................. 111
Liste des bons de livraison ........................................................................................................... 112
Liste des factures ......................................................................................................................... 112
L'avoir ........................................................................................................................................... 113
Opérations depuis la liste des pièces ........................................................................................... 114
Regroupement des pièces de ventes .............................................................................................. 117
Page 6
Regroupement des pièces de ventes : choix de la période ......................................................... 117
Regroupement des pièces de ventes : choix des clients ............................................................. 118
Regroupement des pièces de ventes : type de pièces à générer ................................................ 118
Livraison globale ou partielle des commandes clients .................................................................... 118
Livraison des commandes............................................................................................................ 118
La livraison partielle ...................................................................................................................... 119
Traitement des commandes ......................................................................................................... 119
Relances commandes clients .......................................................................................................... 119
Les relances Commandes Clients ............................................................................................... 119
Onglet Pièces ............................................................................................................................... 120
Achats .................................................................................................................................................. 123
Les relances commandes fournisseurs ........................................................................................... 123
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 124
Choix du type de pièce d'achat à créer ........................................................................................ 124
Entête de pièce ............................................................................................................................ 124
Appel d'un fournisseur .................................................................................................................. 124
Type de facturation ....................................................................................................................... 125
Mise à jour du prix d'achat ........................................................................................................... 125
Liste des pièces d'achats ................................................................................................................. 125
La liste des pièces d'achat ........................................................................................................... 125
Liste des commandes fournisseurs .............................................................................................. 126
Liste des bons de réception ......................................................................................................... 127
Liste des factures fournisseurs .................................................................................................... 127
La copie de pièces d'achats ......................................................................................................... 128
Le transfert de pièces d'achats .................................................................................................... 128
Regroupement des pièces d'achats................................................................................................. 129
Regroupement des pièces d'achats : choix de la période ........................................................... 129
Regroupement des pièces d'achats : choix des fournisseurs ...................................................... 129
Regroupement des pièces d'achats : type de pièces à générer .................................................. 130
Réception globale ou partielle des commandes fournisseurs ......................................................... 130
Réception des commandes fournisseurs ..................................................................................... 130
Réapprovisionnement ...................................................................................................................... 131
Le réapprovisionnement : choix des articles ................................................................................ 131
Le réapprovisionnement : intervalle de sélection ......................................................................... 131
Le réapprovisionnement : choix du traitement ............................................................................. 131
Résultat du réapprovisionnement ................................................................................................ 132
Exemple de calcul de réapprovisionnement ................................................................................ 132
Stock .................................................................................................................................................... 135
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 135
Choix du type de pièce de stock à créer ...................................................................................... 135
La saisie des articles .................................................................................................................... 135
Saisie des articles gammés dans les pièces de stock et d'achats ............................................... 135
Onglet Infos .................................................................................................................................. 136
Page 7
Liste des piéces de stock ................................................................................................................. 136
La liste des pièces de stock ......................................................................................................... 136
Liste des bons d'entrée ................................................................................................................ 136
Liste des bons de sortie ............................................................................................................... 137
Liste des ordres de fabrication ..................................................................................................... 137
Liste des inventaires ..................................................................................................................... 137
Impression d'une pièce de stock .................................................................................................. 137
Saisie de l'inventaire ........................................................................................................................ 138
L'inventaire ................................................................................................................................... 138
L'inventaire : sélection des articles ............................................................................................... 138
L'inventaire : sélection des familles d'articles ............................................................................... 138
L'inventaire : sélection des fournisseurs ...................................................................................... 139
Date de l'inventaire ....................................................................................................................... 139
Saisie de l'inventaire .................................................................................................................... 139
Mise à jour des tarifs ........................................................................................................................ 140
Mise à jour des tarifs .................................................................................................................... 140
Mise à jour des tarifs : choix du type de données à modifier ....................................................... 141
Mise à jour : choix du tarif à modifier ........................................................................................... 141
Choix des articles à modifier ........................................................................................................ 141
Intervalle de sélection ................................................................................................................... 141
Modification du tarif ...................................................................................................................... 142
Récapitulatif de la mise à jour ...................................................................................................... 142
Mise à jour des tarifs : grille de saisie .......................................................................................... 142
Recopie des tarifs : choix du tarif à dupliquer .............................................................................. 143
Assemblage / Désassemblage ........................................................................................................ 143
Assemblage / Désassemblage ..................................................................................................... 143
Assemblage / Désassemblage : intervalle des articles ................................................................ 143
Assemblage / Désassemblage : intervalle des familles d'articles ................................................ 144
Assemblage / Désassemblage : intervalle des fournisseurs ........................................................ 144
Assemblage / Désassemblage : choix de la quantité .................................................................. 144
Assemblage / Désassemblage : récapitulatif ............................................................................... 144
Mise en sommeil des articles ........................................................................................................... 144
Mise en sommeil des articles ....................................................................................................... 144
Mise en sommeil des articles : sélection des articles .................................................................. 145
Mise en sommeil des articles : sélection des familles d'articles .................................................. 145
Mise en sommeil des articles : sélection des fournisseurs .......................................................... 145
Mise en sommeil des articles : sélection des collections ....................... Erreur ! Signet non défini.
Opérations ........................................................................................................................................... 146
Ecart de règlements ......................................................................................................................... 146
Règlements clients ........................................................................................................................... 146
Les règlements clients .................................................................................................................. 146
Affectation du paiement ................................................................................................................ 148
Affectation du règlement .............................................................................................................. 148
Page 8
Remise en banque ........................................................................................................................... 148
La remise en banque .................................................................................................................... 148
Modifier le RIB .............................................................................................................................. 150
Lettre de change relevé ................................................................................................................ 150
Impression du bordereau de remise en banque .......................................................................... 150
Règlements fournisseurs ................................................................................................................. 150
Les règlements fournisseurs ........................................................................................................ 150
Affectation d'un règlement fournisseur ......................................................................................... 152
Décaissements fournisseurs ............................................................................................................ 152
Les décaissements fournisseurs .................................................................................................. 152
Opération de virement .................................................................................................................. 153
Impression du bordereau de décaissement ................................................................................. 154
Générer les prélévements/virements ............................................................................................... 154
Générer les prélèvements/virements ........................................................................................... 154
Sélection des clients ..................................................................................................................... 154
Sélection des fournisseurs ........................................................................................................... 155
Sélection des modes de règlements ............................................................................................ 155
Date et commentaire de paiement ............................................................................................... 155
Génération automatique de paiement .......................................................................................... 155
Transfert en comptabilité ................................................................................................................. 156
Le transfert en comptabilité .......................................................................................................... 156
Options du transfert comptable .................................................................................................... 157
Paramétrage du transfert en comptabilité .................................................................................... 157
Transfert comptable des règlements ............................................................................................ 158
Transfert comptable au format API .............................................................................................. 159
Transfert comptable au format CCMX ......................................................................................... 160
Transfert comptable au format CEGID ......................................................................................... 161
Transfert comptable au format CEGID - PGI ............................................................................... 161
Transfert comptable au format CIEL ............................................................................................ 162
Transfert comptable au format COALA ........................................................................................ 162
Transfert comptable au format Interface Expert (COALA) ........................................................... 162
Transfert comptable au format COTE OUEST............................................................................. 163
Lettres de relance ............................................................................................................
................ 164
La lettre de relance ....................................................................................................................... 164
Télécopier une lettre de relance ................................................................................................... 165
Facturation Périodique ..................................................................................................................... 165
Génération des factures périodiques ........................................................................................... 165
Alertes .......................................................................................................................................... 165
Classification des clients .................................................................................................................. 166
Paramétrage de la grille ............................................................................................................... 166
Front office ....................................................................................................................................... 167
Gestion des caisses ..................................................................................................................... 167
Impressions ......................................................................................................................................... 169
Page 9
Onglet Tailles Couleurs Bonnets ..................................................................................................... 169
Sélection des affaires ....................................................................................................................... 169
Sélection des commerciaux ............................................................................................................. 169
Sélection des devises ...................................................................................................................... 169
Sélection des familles articles .......................................................................................................... 169
Sélection des familles clients ........................................................................................................... 169
Sélection des familles fournisseurs ................................................................................................. 169
Sélection des caisses ...................................................................................................................... 170
Fonctionnalités disponibles depuis un aperçu ................................................................................. 170
Impression du portefeuille des devis ............................................................................................... 171
Impression du portefeuille des commandes .................................................................................... 172
Impression de la relation client ........................................................................................................ 172
Impression des étiquettes ................................................................................................................ 173
Impression de l'échéancier .............................................................................................................. 174
Impression du relevé de factures ..................................................................................................... 175
Impression des encours dépassés .................................................................................................. 175
Impression des paiements ............................................................................................................... 176
Impression des bordereaux de remise en banque .......................................................................... 176
Impression des bordereaux de décaissements ............................................................................... 177
Impression des lettres-chèque ......................................................................................................... 177
Impression du tableau de bord ........................................................................................................ 178
Pièces .............................................................................................................................................. 178
Impression des pièces .................................................................................................................. 178
Options d'impression des pièces .................................................................................................. 179
Traites .............................................................................................................................................. 179
Impression des traites .................................................................................................................. 179
Onglet Pièces ............................................................................................................................... 180
Liste des pièces ............................................................................................................................... 180
Impression de la liste des pièces de ventes et d'achats .............................................................. 180
Options d'impression de la liste des pièces de ventes ................................................................. 181
Options d'impression de la liste des pièces d'achats ................................................................... 181
Journaux .......................................................................................................................................... 181
Ventes .......................................................................................................................................... 182
Achats........................................................................................................................................... 183
Courriers et lettres types .................................................................................................................. 183
Courriers et lettres types clients et fournisseurs .......................................................................... 184
Envoi d'un mailing commercial par le net .....................................................................................
185
Création d'un classeur .................................................................................................................. 185
Création d'une lettre ..................................................................................................................... 185
Données ........................................................................................................................................... 185
Impression des affaires ................................................................................................................ 185
Impression des articles ................................................................................................................. 185
Impression des clients .................................................................................................................. 186
Impression des commerciaux / Vendeurs .................................................................................... 186
Page 10
Impression des familles d'articles ................................................................................................. 187
Impression des familles de clients ............................................................................................... 187
Impression des familles de fournisseurs ...................................................................................... 188
Impression des fournisseurs ........................................................................................................ 188
Impression des natures d'offres ................................................................................................... 189
Impression des textes standards ................................................................................................. 189
Banques ....................................................................................................................................... 189
Codes remises ............................................................................................................................. 190
Devises ......................................................................................................................................... 190
Frais de port ................................................................................................................................. 191
Localisations / Rayons ................................................................................................................. 192
Modes de règlement ..................................................................................................................... 192
Promotions ou soldes ............................................................................. Erreur ! Signet non défini.
Unités ........................................................................................................................................... 193
DEB .............................................................................................................................................. 194
Divers ........................................................................................................................................... 195
Historique des ventes ...................................................................................................................... 196
Impression de l'historique des ventes par client .......................................................................... 196
Impression de l'historique des ventes par article ......................................................................... 197
Historique des achats ...................................................................................................................... 198
Impression de l'historique des achats par fournisseur ................................................................. 198
Impression de l'historique des achats par article ......................................................................... 198
Statistiques ...................................................................................................................................... 199
Synthèse des achats / ventes par collection ................................................................................ 199
Impression des commissions commerciaux ................................................................................. 199
Articles .......................................................................................................................................... 200
Clients ........................................................................................................................................... 202
Fournisseurs ................................................................................................................................. 204
Chiffre d'affaires ........................................................................................................................... 206
Stock ................................................................................................................................................ 208
Impression des mouvements de stock ......................................................................................... 208
Impression de l'état de stock ........................................................................................................ 209
Impression du palmarès de rotation ............................................................................................. 210
Impression du palmarès des commandes ................................................................................... 210
Impression du réapprovisionnement ............................................................................................ 211
Impression de la disponibilité ................................................................................................
....... 212
Outils .................................................................................................................................................... 213
Gestionnaire de clients Microsoft Office 2000 ................................................................................. 213
Recalcul des données ...................................................................................................................... 214
Réorganisation des fichiers.............................................................................................................. 214
Paramétrage des modèles ............................................................................................................... 214
Champs personnalisés .................................................................................................................... 215
Les Champs personnalisés .......................................................................................................... 215
Agenda ............................................................................................................................................. 215
Page 11
L'agenda ....................................................................................................................................... 215
Ajouter un nouveau rendez-vous ................................................................................................. 216
Rechercher un rendez-vous ......................................................................................................... 216
Propriétés de l'agenda ................................................................................................................. 216
Maintenance technique .................................................................................................................... 217
Suppression des données ............................................................................................................ 217
Archivage des données ................................................................................................................ 218
Import paramétrable ......................................................................................................................... 218
Import paramétrable-1 .................................................................................................................. 218
Import paramétrable-2 .................................................................................................................. 219
Import paramétrable-3 .................................................................................................................. 220
Import paramétrable-3 bis ............................................................................................................ 220
Import du fichier articles ............................................................................................................... 221
Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer ......................................................... 221
Import du fichier clients ................................................................................................................ 222
Import du fichier fournisseurs ....................................................................................................... 222
Import paramétrable-4 .................................................................................................................. 223
Import paramétrable-5 .................................................................................................................. 223
Sauvegarde du format d'importation ............................................................................................ 223
Import du fichier codes postaux ................................................................................................... 224
Export paramétrable ........................................................................................................................ 224
Sélection des clients ..................................................................................................................... 224
Sélection des articles ................................................................................................................... 224
Sélection des fournisseurs ........................................................................................................... 224
Export paramétrable-1 .................................................................................................................. 225
Export paramétrable-2 .................................................................................................................. 225
Export paramétrable-3 .................................................................................................................. 225
Export paramétrable-4 .................................................................................................................. 226
Sauvegarde de format d'exportation ............................................................................................ 226
Internet ................................................................................................................................................. 227
La solution Oxatis ............................................................................................................................ 227
Envoi des données (Catalogue Articles, Contacts...) ...................................................................... 227
Envoi des données ....................................................................................................................... 227
Sélection des options de l'envoi des données ............................................................................. 228
Intervalle de sélection des articles à envoyer .............................................................................. 2
28
Intervalle de sélection des familles d'articles ............................................................................... 229
Intervalle de sélection des fournisseurs ....................................................................................... 229
Critères d'envoi des contacts ....................................................................................................... 229
Intervalle de sélection des clients à envoyer................................................................................ 229
Intervalle de sélection des familles clients ................................................................................... 229
La préparation des données ........................................................................................................ 230
Télécharger les commandes ........................................................................................................... 230
Téléchargement des commandes ................................................................................................ 230
Page 12
Sélection de la période ................................................................................................................. 230
Choix du client .............................................................................................................................. 231
Envoi de pièces de ventes EBP Point de vente .............................................................................. 231
Envoi de pièces de ventes EBP Point de vente ........................................................................... 231
Sélection par numéro de pièce .................................................................................................... 231
Choix du format d'export .............................................................................................................. 232
Coordonnées du destinataire ....................................................................................................... 232
Création du fichier XML ................................................................................................................ 232
Réception de pièces de ventes EBP Point de vente ....................................................................... 232
Réception des pièces de ventes EBP Point de vente depuis des mails ...................................... 232
Que récupère-t-on de la pièce initialement émise ? .................................................................... 233
Réception des pièces de ventes EBP Point de vente depuis un fichier XML .............................. 234
Index .................................................................................................................................................... 235
Page 13
EBP Bar et Restaurant (Back Office) Aide
Dossier
Ouverture d'un dossier
Pour ouvrir un dossier existant, plusieurs possibilités vous sont offertes :
A partir de DEMARRER, sélectionnez Programmes + EBP + Bar & Restaurant (Back
office) pour lancer le programme. Si votre dossier est déjà créé et que vous avez bien coché
l'option La prochaine fois, ouvrir directement mon dossier sans afficher cet écran, il
sera ouvert automatiquement. Sinon, vous devrez ouvrir le dossier par le menu Dossier +
Ouvrir,
A partir du menu Dossier, sélectionnez la commande Ouvrir. Point de vente vous propose
alors la liste des dossiers créés et ouverts sous ce logiciel. Il suffit alors de cliquer sur les
flèches pour monter et descendre et de sélectionner le dossier à ouvrir. Double-cliquez
dessus,
Si votre dossier n’est pas dans la liste, il faut alors cliquer sur l'option Parcourir. EBP Bar &
Restaurant propose automatiquement tous les dossiers contenus dans le répertoire des
dossiers EBP (par défaut EBP\PARTAGE\DOSSIERS). Sélectionnez le dossier désiré.
Double-cliquez sur le fichier *.PDV qui apparaît pour accéder à votre point de vente.
A partir de l'Explorer, positionnez-vous dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le
raccourci (*.PDV).
Enfin, si un mot de passe a été défini, le logiciel vous demandera de l'introduire.
Suppression d'un dossier
Utilisez la commande Supprimer du menu Dossier.
Dans le cadre apparaît automatiquement la liste de tous les dossiers qui ont été ouverts et donc
mémorisés par le logiciel. Cochez la case correspondant au(x) dossier (s)à supprimer puis cliquez sur
le bouton désiré :
OK : supprime le dossier sélectionné
Annuler : annule l'opération
Parcourir : permet d'accéder à d'autres répertoires et donc à d'autres dossiers.
Fermer un dossier
Utilisez la commande Fermer du menu Dossier. Point de vente garde la trace des quatre derniers
dossiers sur lesquels vous avez travaillé. Vous pourrez ouvrir le dernier fichier utilisé en sélectionnant
le dossier 1 (2, 3, 4,) en bas du menu Dossier. Pensez à sauvegarder votre dossier (Commande
Sauvegarde du menu Dossier) avant de fermer le dossier.
Cette commande est appelée de façon implicite par Point de vente lorsque vous utilisez les
commandes Ouvrir, Nouveau, ou Quitter alors qu'un dossier est déjà en cours d'utilisation.
Lorsque vous sélectionnez cette option, un nouveau menu général est proposé. En effet, il n'y a plus
de dossier en cours et donc plus de possibilité de travailler sur ses éléments.
Le nouveau menu général est en conséquence beaucoup plus restreint : il ne comporte que trois
menus (Dossier, Affichage et Aide) et la plupart de leurs commandes deviennent indisp onibles.
Configuration de l'impression
Afin que vos impressions soient éditées sur l'imprimante que vous souhaitez et afin que les fax soient
correctement envoyés, utilisez le bouton Configurer pour associer le driver correspondant au matériel
(imprimante ou fax) à utiliser.
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Vous pouvez définir une imprimante différente de l'imprimante principale pour l'impression des BL
(Imprimante BL), des factures (Imprimante Facture), des devis (Imprimante Devis), des commandes
(Imprimante Commande client) et des étiquettes (Imprimante Etiquettes).
Lors de l'impression d'une de ces pièces à partir de l'entête ou du corps de la pièce (clic sur l'icône
), vous aurez la possibilité d'éditer 2 fois la pièce sur 2 imprimantes différentes.
Quant aux autres impressions, elles sont éditées sur l'imprimante principale.
Arrêter toutes les impressions
La commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier permet de mettre fin à toutes les
impressions en cours.
Quitter
La commande Quitter du menu Dossier permet de fermer le dossier en cours et de quitter le logiciel.
Si vous souhaitez ne fermer que le dossier en cours, utilisez la commande Fermer du menu Dossier.
Nouveau
Création d'un dossier
Pour créer un nouveau dossier, sélectionnez la commande Nouveau du menu Dossier. Deux choix
vous sont proposés :
Sélectionnez Créer un dossier Point de vente dans un nouveau répertoire si vous
souhaitez créer un dossier correspondant à une société qui n’a pas encore été mise en
route. Le logiciel va créer un nouveau dossier (sur votre disque dur) et un sous-répertoire
contenant les fichiers spécifiques à votre application.
Si vous souhaitez créer un dossier concernant une société déjà initialisée par un autre
logiciel EBP (en comptabilité, en paye ...) afin d'y ajouter les données spécifiques au logiciel
en cours, sélectionnez Placer les données de Bar & Restaurant dans un dossier
existant. Ensuite, choisissez le dossier. Le logiciel crée un sous-répertoire propre à
l'application en cours et reprend les informations communes aux logiciels c’est-à-dire les
informations légales (Statut, Siret, APE &ldots;), l’adresse et le contact. Si votre dossier
n'apparaît pas, cela signifie qu'il a été créé dans un répertoire autre que EBP \ DOSSIERS.
Indiquez alors le répertoire dans lequel se trouve le dossier en cliquant sur le bouton
Parcourir.
A partir du nom de dossier, le logiciel génère un raccourci de même nom dans le répertoire
d'installation du dossier.
Enfin, lorsqu'un dossier est ouvert ou créé dans une application, son chemin d'accès est mémorisé.
Ce dossier sera proposé dans la liste des dossiers lors des différents traitements comme l'ouverture,
la suppression et la sauvegarde d'un dossier.
Si un mot de passe a été établi, pour récupérer les informations d'un dossier existant, vous devez être
en possession de celui-ci, lequel permet d'ouvrir le dossier source.
Voici les autres étapes de la création d’un dossier :
Etape 2 : Raison sociale
Etape 3 : Identification de la société
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Choix de la devise
Etape 2 : la raison sociale
Page 15
Affichage
Indiquez la raison sociale du nouveau dossier (limitée à 32 caractères). Au fur et à mesure de votre
saisie, cette raison sociale est reprise par le logiciel comme nom de répertoire.
Automatiquement, le répertoire proposé est : EBP \ DOSSIERS \ raison sociale. Dans
EBP\DOSSIERS sont ainsi regroupés tous les dossiers créés par les applications EBP ce qui facilite
la sauvegarde et le classement des fichiers. Vous pouvez toutefois indiquer un autre chemin d'accès
en cliquant sur
.
Voici les autres étapes de la création d’un dossier :
Etape 3 : Identification de la société
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Choix de la devise
Etape 3 : identification de la société
Cette étape permet d'identifier la société. Ces informations pourront être modifiées par Propriétés +
Coordonnées du menu Dossier.
Voici les autres étapes de la création d’un dossier :
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Choix de la devise
Etape 4 : l'adresse
Cette étape permet de renseigner l'adresse de la société. Ces informations pourront être modifiées
par Propriétés + Coordonnées du menu Dossier.
Voici les autres étapes de la création d’un dossier :
Etape 5 : Le contact
Etape 6 : Choix de la devise
Etape 5 : le contact
Cette étape permet de renseigner le nom du contact dans la société. Ces informations pourront être
modifiées par Propriétés + Coordonnées du menu Dossier.
Voici la dernière étape de la création d’un dossier :
Etape 6 : Choix de la devise
Etape 6 : choix de la devise
En création d’un nouveau dossier, vous devez spécifier la devise du dossier. Toutes vos données
seront alors exprimées dans cette devise. Cette information conditionne la valorisation de l’ensemble
de vos documents et autres tarifs. Par défaut, il est indiqué Euros.
Cependant, vous aurez la possibilité, lors de la création de vos fiches clients et fournisseurs,
d’associer une devise de facturation différente de la devise du dossier.
Recopie
La recopie
Page 16
Il s’agit de recopier des informations d’un dossier vers un autre. Utilisez la commande Recopier du
menu Dossier.
La première étape vous permet de sélectionner le dossier dont vous souhaitez récupérer les données
(pièces, articles, clients, fournisseurs, &ldots;).
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des pièces de ventes
Recopie des pièces d'achats
Recopie des pièces de stock
Recopie des paiements clients
Recopie des paiements fournisseurs
Recopie des lignes d'action
Recopie des fichiers de base
Recopie des pièces de ventes
Cette étape vous permet de récupérer des pièces de ventes (devis, commandes, bons de livraisons,
factures) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des pièces d'achats
Recopie des pièces de stock
Recopie des paiements clients
Recopie des paiements fournisseurs
Recopie des lignes d'action
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Recopie des fichiers de base
Recopie des pièces d'achats
Cette étape vous permet de récupérer des pièces d'achat (commandes, bons de réceptions,
factures)créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des pièces de stock
Recopie des paiements clients
Recopie des paiements fournisseurs
Recopie des lignes d'action
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Recopie des fichiers de base
Recopie des pièces de stock
Cette étape vous permet de récupérer des pièces de stock (entrées, sorties, ordre de fabrication)
créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des paiements clients
Recopie des paiements fournisseurs
Page 17
Affichage
Recopie des lignes d'action
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Recopie des fichiers de base
Recopie des paiements clients
Cette étape vous permet de récupérer des paiements clients saisis sur une période que vous
déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des paiements fournisseurs
Recopie des lignes d'action
Recopie des fichiers de base
Recopie des paiements fournisseurs
Cette étape vous permet de récupérer des paiements fournisseurs saisis sur une période que vous
déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des lignes d'action
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Recopie des fichiers de base
Recopie des lignes d'action
Si vous activez la relation client sur vos clients, cette étape vous permet alors de recopier toutes les
lignes d’action enregistrées sur chaque client (Appels téléphoniques, Rendez-vous, E-mails,
Courriers). Indiquez alors la période sur laquelle vous souhaitez récupérer l’historique des lignes
d’action.
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des fichiers de base
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Cette étape vous permet de récupérer les déclarations d’échanges de biens (simplifiée, détaillée, en
introduction ou en expédition) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers
le nouveau.
Voici la dernière étape de la recopie :
Recopie des fichiers de base
Recopie des fichiers de base
Cette étape vous permet de récupérer les fichiers de base telles que les articles, les clients &ldots; sur
une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Utilisateurs
Gestion des utilisateurs
Vous souhaitez gérer des utilisateurs, lesquels auront accès à tout ou partie des options d’un ou
plusieurs dossiers : c’est l’objet de la gestion des utilisateurs.
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Quelques grands principes
La création de vos utilisateurs n’est possible que si vous ouvrez le dossier en tant qu’administrateur :
en effet, un utilisateur par défaut existe déjà, il se nomme ADM et dispose de tous les droits sur tous
les dossiers.
La création de vos utilisateurs passe par un modèle type, associé à un autre utilisateur présent par
défaut : il se nomme INVITE, et ne dispose d’aucun droit.
Des droits peuvent être attribués à l’application : possibilité de créer ou de supprimer un dossier, ou à
un dossier : créer ou supprimer une facture.
Des droits peuvent être attribués pour tous les dossiers, ou par dossier : un même utilisateur peut
donc, selon votre choix, disposer des mêmes droits sur tous les dossiers où de droits différents selon
les dossiers ouverts.
Comment préparer votre gestion des utilisateurs
Dans le paragraphe précédent, nous présentions deux utilisateurs par défaut, ADM et Invité.
Pour l’utilisateur ADM, vous pouvez modifier son identité dans l’onglet Identité de la Liste des
utilisateurs du menu Dossier + Utilisateurs mais vous ne pouvez pas modifier tous les droits qui lui
ont été attribués.
Conseil : Cet utilisateur ADM est par défaut sans mot de passe, nous vous conseillons, afin d’en
limiter son accès, de lui attribuer un mot de passe que seules les personnes désignées connaîtront.
Pour cela, placez-vous dans la liste des utilisateurs, sélectionnez Administrateur et saisissez le mot
de passe dans l’onglet Accès.
Pour l’utilisateur Invité, vous ne pouvez ni modifier son identité ni lui attribuer de mot de passe. En
revanche, vous devez lui définir ses droits, droits qui seront systématiquement attribués à la création
d’un nouvel utilisateur et qui serviront à tout utilisateur qui se connectera sans code.
Comment créer un utilisateur
1) Vous débutez avec l’option :
Vous devez d’abord activer l’option Activer le support des utilisateurs depuis le menu
Dossier + Utilisateurs + Administration.
Cette étape vous permet d’activer l’utilisateur ADM, lequel vous donnera accès aux autres
paramétrages liés à cette option.
2) Vous avez déjà créé un utilisateur et souhaitez en créer de nouveaux :
Vous ouvrez votre dossier avec un code utilisateur et un mot de passe, vous devez
maintenant l’ouvrir en tant qu’ADMINISTRATEUR, en passant par le menu Dossier +
Utilisateurs + Changer d’utilisateur,
Saisissez le code ADM, et le mot de passe si nécessaire, sinon, validez par OK.
3) Vous êtes en position d’Administrateur, la création de vos utilisateurs peut commencer. Utilisez le
menu Dossier + Utilisateurs + Liste des utilisateurs.
Cliquez sur le bouton Nouveau et créez votre utilisateur,
Pour lui attribuer ses droits, placez-vous dans la fenêtre Administration par le menu
Dossier + Utilisateurs + Administration. Dans cet écran, vous définissez ses droits pour
l’ensemble des dossiers,
Si vous souhaitez lui attribuer des droits spécifiques à chaque dossier, placez-vous alors
dans la liste des utilisateurs par le menu Dossier + Utilisateurs + Liste des utilisateurs et
sélectionnez votre utilisateur.
Tous les droits dont vous disposez peuvent faire référence à une ou plusieurs fonctions. Afin de
connaître le champ d’action de chacun de ces droits, cliquez ici.
Page 19
Affichage
Exemple de création de droits pour un utilisateur
Création de droits pour un utilisateur
Pour un utilisateur X, vous souhaitez lui attribuer des droits différents sur 3 dossiers p armi 5 dossiers.
Pour l’ensemble des dossiers, il a accès à : la gestion des dossiers, la maintenance des dossiers et
consulter la liste des pièces de ventes, d’achats et de stock.
Pour le dossier Gestion, cet utilisateur a comme droits supplémentaires : consulter les listes articles,
clients et fournisseurs, créer de nouvelles pièces de ventes et les modifier.
Pour le dossier Toto, il a comme droits supplémentaires : créer de nouvelles pièces d’achats et
modifier les pièces d’achat.
Pour le dossier Emballage, il a comme droits supplémentaires : consulter les listes articles, clients et
fournisseurs, créer et modifier les fiches articles, clients et fournisseurs, créer des champs
personnalisés.
La démarche à suivre est la suivante :
1. Créer cet utilisateur par le menu Dossier + Utilisateurs + Liste des utilisateurs ce qui
implique que vous êtes connecté en tant qu’Administrateur. Si vous ne l’êtes pas, utilisez la
commande Changer d’utilisateur du menu Dossier + Utilisateurs et saisissez dans code
utilisateur ADM et un mot de passe si nécessaire.
2. Ensuite, placez-vous dans la fenêtre Administration par le menu Dossier + Utilisateurs +
Administration pour paramétrer les droits de ce nouvel utilisateur sur l’ensemble des
dossiers. Ces droits sont à définir dans la rubrique Droits par défaut sur les dossiers.
Dans la sous-rubrique Dossier, cochez Gestion des dossiers. Dans les sous-rubriques
Ventes, Achats et Stocks, cochez Consultation pièces de vente, Consultation pièces
d’achat et Consultation pièces de stock. Dans la sous-rubrique Outils, cochez
Maintenance.
3. Placez-vous dans la liste des utilisateurs par le menu Dossier + Utilisateurs + Liste des
utilisateurs et sélectionnez votre nouvel utilisateur. Cliquez sur l’onglet Droits.
Dans la zone Droits sur, indiquez le dossier Gestion. Par défaut, dans tous les carrés sera
indiqué DEF. Dans la rubrique Fichiers, double-cliquez sur la sous-rubrique Clients et cochez
Consultation clients. Faites de même pour les articles et les fournisseurs. Dans la rubrique
Pièces, double-cliquez sur la sous-rubrique Ventes puis Devis
devis. Faites de même pour les commandes, bons de livraison et factures.
4) Pour affecter les droits aux autres dossiers, suivez le même principe décrit ci-dessus, en
choisissant les options et menus que vous souhaitez autorise r.
et cochez l’option Gestion
Liste des droits
Ci-dessous sont énumérés tous les droits disponibles dans la Gestion commerciale et les fonctions qui
leur sont associées.
Paramétrage des impressions
DOSSIER
Gestion des dossiers : Nouveau, Recopier, Supprimer, Sauvegarde, Restauration,
Utilisateurs : Administration, Liste des utilisateurs,
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Propriétés : Coordonnées, Préférences, Devise, TVA/TPF,
FICHIERS
Tableau de bord : Tableau de bord, Impression du Tableau de bord
Droits CLIENTS
Consultation clients : Liste, Fiche, Historique, Impression (Clients, Etiquettes), Email, Site
Web, Graphiques, Courriers et Lettres Types, Génération HTML
Règlements clients : Règlements clients, Impression (Echéancier, Relevés de factures,
Encours dépassés, Paiements, Traites, Relances), Bouton liste des factures
Remise en banque : Remise en banque, Impression (Bordereaux de remise en banque)
Consultation des écritures comptables clients : Consultation des écritures comptables
Gestion clients : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression clients : Supprimer
Statistiques clients : Statistiques clients, comparatives, croisées
Import/Export clients : Import/Export
Droits FOURNISSEURS
Consultation fournisseurs : Liste, Fiche, Historique, Impression (Fournisseurs, Etiquettes),
Email, Site Web, Graphiques, courriers et Lettres-Types, Génération HTML
Règlements fournisseurs : Règlements fournisseurs, Impression (lettres-chèque
Fournisseurs, Echéancier, Paiements), Bouton liste des factures
Décaissements fournisseurs : Décaissements fournisseurs, Impression (Bordereaux de
décaissement)
Consultation des écritures comptables fournisseurs : Consultation des écritures comptables
Gestion fournisseurs : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression fournisseurs : Supprimer
Statistiques fournisseurs : Statistiques fournisseurs, Statistiques croisées
Import/Export fournisseurs : Import/Export
Droits ARTICLES
Consultation articles : Liste, Fiche, Historique, Impression (articles, étiquettes, Impression
mouvements, Impression état de stock, Impression Disponibilités, Impression Palmarès de
rotation, Impression Palmarès des articles commandés), Graphique, Génération HTML
Assemblage/Désassemblage : Assemblage/Désassemblage
Réapprovisionnement : Réapprovisionnement, Impression réapprovisionnement
Mise à jour des tarifs : Préparation/Mise à jour des tarifs
Gestion Articles : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression articles : Supprimer
Statistiques articles : Statistiques Articles
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Import/Export articles : Import/Export
Droits COMMERCIAUX
Consultation commerciaux : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion commerciaux : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression commerciaux : Supprimer
Statistiques commerciaux : Commissions commerciaux
Droits MODE DE REGLEMENT
Consultation mode de règlement : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion mode de règlement : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression mode de règlement : Supprimer
Droits BANQUE
Affichage
Consultation banque : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion banque : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression banque : Supprimer
Droits FRAIS DE PORT
Consultation frais de port : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion frais de port : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression frais de port : Supprimer
Droits FAMILLES ARTICLES
Consultation familles articles : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion familles articles : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression familles articles : Supprimer
Statistiques familles articles : Statistiques Familles Articles
Droits FAMILLES CLIENTS
Consultation familles clients : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion familles clients : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression familles clients : Supprimer
Statistiques familles clients : Statistiques Familles clients
Page 22
Droits FAMILLES FOURNISSEURS
Consultation familles fournisseurs : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion familles fournisseurs : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression famille fournisseurs : Supprimer
Statistiques familles fournisseurs : Statistiques Familles fournisseurs
Droits CODE REMISE
Consultation code remise : Liste, Fich e, Impression (Liste)
Gestion code remise : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression code remise : Supprimer
Droits UNITES
Consultation unités : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion unités : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression unités : Supprimer
Droits LOCALISATIONS
Consultation localisations : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion localisations : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression localisations : Supprimer
Droits DEVISES
Consultation devises : Liste, Fiche, Impression (Liste )
Gestion devises : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression devises : Supprimer
Droits TEXTES STANDARDS
Consultation textes standards : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion textes standards : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression textes standards : Supprimer
Droits DEB
Consultation DEB : Liste, Fiche, Impression (Liste)
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Gestion DEB : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression DEB : Supprimer
Droits DIVERS
Consultation divers : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion divers : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression divers : Supprimer
Import Codes Postaux : Import
PIECES
Impression Pièces
1. VENTES
Consultation pièces de vente : Liste , Impression (Factures d’acomptes, Devis, Commande,
BL, Factures, Portefeuille des devis et commandes, étiquettes), Envoi e-mail, Télécopier
Impression journaux et historique &endash; Ventes
Impression listes des pièces - Ventes
Droits DEVIS
Traitement devis : Regroupement, Transfert
Gestion devis : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression devis : Supprimer
Droits COMMANDES
Traitement commandes : Regroupement, Transfert, Relances commandes, Clôt urer
Livraison globale ou partielle : Livraison globale ou partielle
Gestion commandes : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression commandes : Supprimer
Droits BL
Traitement BL : Regroupement, Transfert
Gestion BL : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression BL : Supprimer
Affichage
Droits FACTURES
Traitement factures : Transfert
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Débloquer transfert comptable - Ventes : Débloquer transfert comptable
Gestion factures : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression factures : Supprimer
ACHATS
2.
Consultation pièces d'achat : Liste, impression (Commandes, BR, Factures, Portefeuille des
commandes fournisseurs, Etiquettes), Envoi e-mail, Télécopier
Impression journaux et historique &endash; Achats
Impression listes des pièces - Achats
Droits COMMANDES FOURNISSEURS
Traitement commandes fournisseurs : Regroupement, Transfert, Relances commandes,
Clôturer
Réception globale ou partielle : Réception globale ou partielle
Gestion commandes fournisseurs : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression commandes fournisseurs : Supprimer
Droits BONS DE RECEPTION
Traitement bons de réception : Regroupement, Transfert
Gestion bons de réception : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression bons de réception : Supprimer
Droits FACTURES D’ACHAT
Traitement factures d'achat : Transfert
Débloquer transfert comptable - Achats : Débloquer transfert comptable
Gestion factures d'achat : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression factures d'achat : Supprimer
3. STOCKS
Consultation pièces de stock : Liste, Impression ( Entrée, Sortie , OR, Inventaire, Etiquettes),
Visualiser
Droits ENTREES
Gestion entrées : Nouveau, Enregistrer
Suppression entrées : Supprimer
Droits SORTIES
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Gestion sorties : Nouveau, Enregistrer
Suppression sorties : Supprimer
Droits ORDRES DE FABRICATION
Suppression ordres de fabrication : Supprimer
Droits INVENTAIRE
Gestion inventaire : Nouveau, Enregistrer
Suppression inventaire : Supprimer
OPERATIONS
Ecart de règlement : Ecart de règlements
DEB : Déclaration, Impression de la DEB
Transfert comptable : Transfert en comptabilité
Facturation périodique : Facturation périodique
Bascule euros : Basculement en euros
OUTILS
Champs personnalisés
Maintenance : Recalcul, Réorganisation, Suppression
Filtres
Agenda
Affichage
INTERNET
Fonctionnalités Internet
Modification du mot de passe
Dans cette fenêtre, vous avez la possibilité de changer le mot de passe de l’utilisateur courant. Pour
changer, le mot de passe d’un autre utilisateur, il faut d’abord changer d’utilisateur par le menu
Dossier + Utilisateurs + Changer d’utilisateur.
Changement d'utilisateur
Cette commande vous permet de changer d’utilisateur courant sans quitter le dossier.
Utilisateurs connectés
Si vous utilisez le logiciel en réseau et que vous avez activé la gestion des droits, vous avez la
possibilité de connaître tous les utilisateurs connectés en même temps au dossier. Sélectionnez donc
la commande Utilisateurs connectés du menu Dossier + Utilisateurs.
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La liste des utilisateurs connectés apparaît sous forme d’un tableau et pour chaque utilisateur
connecté, vous obtenez les informations suivantes :
Le code de l’utilisateur connecté,
Le nom de l’utilisateur,
Son e-mail,
Sa fonction,
Son numéro de téléphone,
La date de la connexion,
L’heure de la connexion,
Le nombre de connexions,
Le nom de l’ordinateur.
Les 5 premières informations sont reprises dans la fiche utilisateur que vous avez créé par le menu
Dossier + Utilisateurs + Liste des utilisateurs.
Historique des connexions
L’historique des connexions permet de connaître tous les utilisateurs qui se sont connectés au dossier
depuis sa création.
Cet historique est accessible depuis le menu Dossier + Utilisateurs + Historique des connexions et
il est présenté sous forme d’un tableau. Pour chaque connexion, vous avez les informations suivante :
Le nom de l’ordinateur,
La date de connexion,
L’heure de connexion,
Le nom de l’utilisateur.
Si dans la colonne utilisateur, aucune information apparaît, cela signifie que la gestion des utilisateurs
n’est pas activée.
Cette liste de connexions peut être triée par nom de machine ou par date de connexion. Vous avez
également la possibilité d’appliquer un filtre pour réduite le nombre d’informations à l’écran.
Le menu contextuel permet de modifier les propriétés d’affichage du tableau et créer un filtre.
Propriétés
Paramétrage de la devise locale
Dans cette fenêtre, est indiquée la devise que vous avez choisi lors de la création de votre dossier
pour valoriser tous vos documents. La zone se grise dès que vous créez un article. En revanche, tant
que vous n’avez rien créé, la zone est accessible et vous pouvez alors modifier la devise.
Infos base de données
Sur cet écran, vous obtenez le nombre d’enregistrements pour différentes données.
Coordonnées
Onglet Identification
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être
modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier.
Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre ou le clic de
votre souris.
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Affichage
Le NII correspond au Numéro d’Identification Intra-communautaire et le NAF au Numéro
d’Appartenance Française (anciennement APE).
Onglet Contact
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être
modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier.
Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre ou le clic de
votre souris.
Onglet Adresse
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être
modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation ou Shift
+ Tabulation pour passer d'un champ à un autre ou le clic de votre souris.
Pour saisir deux lignes d’adresse, il faut appuyer sur les touches Ctrl + Entrée en même temps après
avoir saisi votre première ligne d’adresse.
Onglet Sécurité
Cet onglet permet de protéger l'accès à votre dossier par un mot de passe. C’est un mot de passe
général qui devra être indiqué par tous les utilisateurs (en plus du mot de passe propre à chaque
utilisateur).
Ce mot de passe sera demandé et devra être saisi impérativement pour accéder à votre dossier. Ne
pas l'oublier !!
Dossier protégé
Si vous voulez protéger votre dossier par un mot de passe, cochez cette case. Vous accédez alors à
la saisie du mot de passe et à sa confirmation.
Mot de passe et Confirmation
Saisissez le mot de passe et inscrivez-le une nouvelle fois dans le champ suivant. Les deux saisies
doivent être identiques pour que le logiciel prenne en compte ce mot de passe.
Onglet Dossier
Cet onglet spécifie le chemin d’accès au répertoire concernant votre dossier donc les fichiers de
données.
Préférences
Bouton Articles
Ce bouton permet de définir des préférences de gestion de vos articles.
Calcul du prix de vente TTC en fonction du prix d'achat et du coefficient
Cette option permet que le produit du prix d'achat et du coefficient soit égal au prix de vente TTC et
d'activer par conséquent, la saisie du Prix de vente TTC dans les articles ainsi que dans les familles
d'articles.
Choix du tarif
Définissez l’intitulé et le coefficient des 5 tarifs possibles. Les coefficients seront proposés
automatiquement à la création des familles d’articles.
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La sélection d'une méthode d'arrondi permet d'arrondir le prix de vente HT ou TTC (en fonction des
différents critères sélectionnés) pour le tarif. Cette méthode sera reprise dans les familles d'articles
ainsi que dans les articles.
Codification automatique de l'article
Si vous cochez cette case, à la création d’un article, seule la zone Désignation sera accessible. Le
code article sera généré au choix sur 6 à 16 caractères à partir des premiers caractères de la
désignation selon le principe suivant :
Pour la désignation ARTICLE, le code généré à la validation de la fiche article sera le suivant :
ART0001 pour une codification sur 7 caractères
ARTI0001 sur 8 caractères
ARTI00001 sur 9 caractères
...
Ne cochez pas cette case, si vous souhaitez respecter une codification bien précise.
Bouton Formats
Cet onglet vous permet de définir des formats particuliers pour vos variables (date, heure, logique,
numérique et chaîne) puis de déterminer le format à appliquer par défaut, pour chaque type de
variable. A l'impression, le logiciel applique automatiquement à chaque variable un format par défaut
de son type.
Exemple : pour une variable de type montant (ex : montant brut HT), le format de la variable est
numérique et ne pourra jamais être de type date.
Vous pourrez toutefois modifier ce format pour chacune des variables utilisées dans vos modèles
d'impression car pour un même format vous avez plusieurs possibilités.
Liste des formats
La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numérique) les différents
formats déjà existants.
Pour chaque type, le format pointé () correspond au format par défaut, utilisé au moment de
l'impression.
Nouveau
Ce bouton permet de définir un nouveau format de variable. Vous travaillez alors en mode Assistant.
Modifier
Vous avez créé un format et vous souhaitez y apporter des modifications. Cliquez alors sur le bouton
Modifier. En revanche, les formats systèmes ne sont pas modifiables. Vous ne pouvez modifier que
les formats utilisateurs c’est-à-dire les formats que vous avez créé.
Supprimer
Vous avez créé un format que finalement vous n’utilisez pas. Afin de le supprimer, cliquez sur le
bouton Supprimer. En revanche, vous n’avez pas la possibilité de supprimer un format système.
Seuls les formats que vous avez créé peuvent être supprimés.
Défaut
Ce bouton active le format sélectionné dans la liste et le repère avec un . Il devient alors le format par
défaut. A l'impression, ce format s'appliquera pour toutes les variables de ce type.
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Affichage
Test
Ce bouton donne un aperçu du format tel qu'il est proposé (ou conditionné) dans votre logiciel. En
face, en zone Aperçu, ce format est affiché tel qu'il sera à l'impression.
Aperçu
Cette zone est automatiquement renseignée lorsque vous sélectionnez un des formats dans la liste.
Elle affiche le format tel qu'il sera à l'impression.
Création d'un format
Pour créer un nouveau format, utilisez le menu Dossier + Propriétés + Préférences et bouton
Formats. Cliquez sur le bouton Nouveau et vous entrez en mode Assistant.
Saisissez le nom du nouveau format ainsi qu’une description. Choisissez alors le type du format à
créer.
Ensuite, vous devez définir les propriétés du format. Les formats sont applicables dans les modèles
d’impression.
Format Numérique ou Monétaire
Déterminez :
Le symbole décimal,
Le nombre de chiffres après la virgule,
La devise (symbole et valeur),
Le séparateur de milliers,
L'apparence du montant (couleur, format) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul),
L'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %),
L’affichage en toutes lettres.
Attention : Nombre entier est un format qui s’applique à un nombre de variables limitées telles que le
Numéro de pièce, le colisage ou encore le nombre de colis où l’on considère que la variable ne peut
jamais comporter de décimales.
Si vous souhaitez avoir aucune décimale à l’impression sur des variables particulières comme par
exemple la quantité, vous devez indiquer comme chiffres après la virgule Aucun.
Format Date
Déterminez la couleur et le format de la date.
Format Heure
Déterminez la couleur et le format de l'heure.
Format Logique
Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie et lorsqu’elle est fausse.
Format Chaîne
Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez indiquer un
texte à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur.
Bouton Général
Ce bouton permet de définir différents paramètres de fonctionnement.
Page 30
Banque
Indiquez le nom de la banque à prendre en compte pour la remise en banque.
Pays
Indiquez le nom du pays à prendre en compte par défaut.
Activer le mode Client-Serveur
IMPORTANT !!
Si vous travaillez en mode Client-Serveur, vous devez cocher cette option pour optimiser les vitesses
de traitement.
Sauvegarder les informations de l’imprimante
Cette option permet de paramétrer une imprimante par défaut dans le logiciel qui n’est pas
l’imprimante par défaut de Windows.
Bouton Décimales
Cet onglet vous permet de définir le nombre de décimales que vous souhaitez pouvoir saisir pour vos
montants, quantités, prix, taux, volumes et poids.
Attention : Il est fortement déconseillé de réduire le nombre de décimales utilisé dans un dossier où
des pièces et des règlements ont été saisis.
Exemple
Vous avez une pièce avec un net TTC de 1658,50 €. Vous saisissez dans cette même pièce un
règlement du même montant. Le Net à payer est donc de 0 €.
Si vous modifiez le nombre de décimales pour les montants en indiquant aucun chiffre, votre net à
payer ne sera plus alors de 0 mais de 1 € (1659 &endash; 1658,50 = 0,50 soit 1 €).
Bouton Pièces
Cet écran vous permet de définir l’unité de calcul du poids, des options générales, de
ventes, d’achats et de stock.
Calcul du poids
Indiquez ici l'unité de référence à utiliser pour le calcul du poids des articles facturés. Dans la fiche
article, vous pouvez indiquer un poids en milligramme, gramme, kilogramme, tonne. En facturation, le
logiciel convertira automatiquement le poids dans l'unité choisie ici.
Options générales
Message d'avertissement sur les articles en rupture de stock
Si un article facturé est en rupture de stock (stock <= 0), un message d’avertissement apparaîtra à sa
validation.
Génération automatique des factures périodiques
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Affichage
A activer uniquement si vous avez défini des factures périodiques. Permet d’obtenir la liste des
factures périodiques arrivées à échéance dès l’ouverture du dossier. Sinon, la génération des factures
devra être lancée manuellement par la commande Facturation Périodique du menu Opérations.
Comptabilisation des avoirs en négatif
Permet de traiter les avoirs en négatif dans votre comptabilité et d’obtenir de ce fait, le montant de
l’avoir au crédit du compte de vente mais en négatif.
Bouton Pièces : options pour les ventes
Mode de calcul TTC
A la création d’une pièce de vente, le logiciel prendra par défaut le mode de facturation défini ici. Ce
choix pourra être modifié ponctuellement au niveau de la pièce.
Le choix du mode de facturation est important, il doit correspondre au mode d’arrondi choisi pour les
articles à facturer.
Choix du mode de TVA
Vous devez choisir votre mode de TVA soit sur encaissement soit sur débit. En fonction de ce choix,
lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira chercher les comptes comptables dans Dossier +
Propriétés + Taux de TVA et TPF du mode choisi.
Priorité code remise
Vous avez la possibilité d’indiquer dans les fiches clients et articles une grille de remise. Par
conséquent, vous devez indiquer quelle remise doit être prioritaire en facturation. Ainsi, en fonction de
votre choix, la remise client ou la remise article sera prise en compte lors de la facturation.
En revanche, dans la cas où vous paramétrez, la remise en priorité sur le client et qu’aucune grille de
remise n’est disponible dans la fiche client, le logiciel reprendra automatiquement la grille paramétrée
dans la fiche article et inversement.
Contrôler le tarif des articles composants (en cours de saisie des lignes de pièces de vente)
Cette option permet de vérifier, lors de la facturation d’un article composé à un client, que son prix
d’achat est égal aux prix des articles composants. Si ce n’est pas le cas, un message vous précise de
vérifier la composition des tarifs de cet article composé.
Cette option n’est valable que si votre dossier de Point de vente provient de Gestion Comm erciale 3 et
qu’il a été converti en version 7.
Saisir le N° de pièce pour les Devis, Commandes clients et Bons de livraison
Cette fonctionnalité permet lors de la création d’un devis, commande client ou bon de livraison l’accès
au numéro de pièce. Celui-ci sera automatiquement indiqué en fonction du dernier numéro de pièce
paramétré dans le bouton Numéros de pièce mais la zone sera accessible ce qui vous permettra de
saisir un numéro différent.
Cette option est utile pour les personnes qui utilisent des carnets à souche puisqu’ils auront la
possibilité d’indiquer sur leur pièce de vente le numéro figurant sur la souche.
Recherche des tiers par raison sociale
En création de pièce, vous avez la possibilité d’effectuer la recherche sur le code client. Cette option
permet d’effectuer la recherche sur la raison sociale du client.
Avertissement d’une vente à perte
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Cette option permet d’obtenir un message d’avertissement lors de la facturation client si vous facturez
un article à un prix de vente inférieur à son prix de revient. Le logiciel vous prévient et vous demande
de confirmer l’opération.
Activer la validation des factures ou avoirs
Si vous cochez cette option, lors de l’impression des factures et des avoirs, la mention Provisoire
apparaît en travers de l’édition tant que la pièce n’est pas validée. La pièce peut également être
modifiable. En revanche, dès que la pièce est validée, la mention n’est alors plus éditée et la pièce
n’est plus modifiable.
En cochant cette option, la fonction Valider la facture apparaît alors dans le volet de navigation
depuis la liste des factures de ventes.
Valider les factures issues d’un transfert, regroupement ou livraison
Si vous cochez cette option, lors d’un regroupement, d’un transfert ou d’une livraison, la facture
résultant de l’opération sera alors validée, elle ne passera donc pas par l’état provisoire et ne sera pas
modifiable.
Désactiver le contrôle de date en création de Factures ou Avoirs
Avec la mise en application du BOI, les factures de ventes et les factures d’acompte sont numérotées
sur une séquence chronologique. Or, cette option permet de numéroter des factures ou des factures
d’acompte avec une date antérieure à la facture la plus récente. Cependant, une action est alors
générée dans un journal afin de conserver une trace de toutes les factures et factures d’acompte
créées avec une date antérieure à la facture la plus récente.
Si vous créez une pièce avec une date antérieure à l’enregistrement ou à la génération de la pièce, un
message d’avertissement est alors affiché.
Insertion automatique des articles liés
Cette option permet d'insérer automatique un article liés lors de la facturation de l'article principal. Si
l'option n'est pas cochée une boite permettant de sélectionner ou non un article lié est proposée.
Livraison partielle : reprendre uniquement les frais de port lors de la première livraison
Lors d'une livraison partielle d'une commande contenant des frais de ports, cette option permet de ne
reprendre les frais de port que dans le premier bon de livraison.
Frais de port calculés selon le poids
Cette option permet de choisir le mode de calcul des frais de port selon le poids. Le calcul sera fait sur
le poids net ou sur le poids brut.
Bouton Pièces : options pour les achats
Mode de calcul TTC
A la création d’une pièce d’achat, le logiciel prendra par défaut le mode de facturation défini ici. Ce
choix pourra être modifié ponctuellement au niveau de la pièce.
Le choix du mode de facturation est important, il doit correspondre au mode d’arrondi choisi pour les
articles à facturer.
Choix du mode de TVA
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Affichage
Vous devez choisir votre mode de TVA soit sur encaissement soit sur débit. En fonction de ce choix,
lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira cherché les comptes comptables dans Dossier +
Propriétés + Taux de TVA et TPF du mode choisi.
Saisir le N° de pièce pour les Commandes fournisseurs, Bons de réception et Factures
Cette fonctionnalité est identique à la saisie du numéro de pièce des devis, commandes clients et
bons de livraisons.
Recherche des tiers par raison sociale
En création de pièce, vous avez la possibilité d’effectuer la recherche sur le code fournisseur. Cette
option permet également d’effectuer la recherche sur la raison sociale du fournisseur.
Gestion des frais d’approche
Dans vos fiches articles, vous avez indiqué des frais d’approche. Lors de la création de pièces
d’achat, vous avez la possibilité que ce soit le prix d’achat + les frais d’approche donc le prix de
revient qui soit repris en prix unitaire.
Livraison partielle : reprendre uniquement les frais de port lors de la première livraison
Lors d'une livraison partielle d'une commande contenant des frais de ports, cette option permet de ne
reprendre les frais de port que dans le premier bon de livraison.
Frais de port calculés selon le poids
Cette option permet de choisir le mode de calcul des frais de port selon le poids. Le calcul sera fait sur
le poids net ou sur le poids brut.
Bouton Pièces : options pour les stocks
Inclure les articles en sommeil
Par défaut, lorsque vous réalisez un inventaire sur tous les articles, les articles en sommeil sont exclus
de l’inventaire. Cependant, si vous souhaitez également réaliser cet inventaire sur les articles en
sommeil, vous devez alors cocher cette option. Cette option influe également sur les autres pièces de
stock (Bons d’entrée, Bons de sortie).
Inclure les articles non facturables
Par défaut, lorsque vous réalisez un inventaire sur tous les articles, les articles non facturables sont
exclus de l’inventaire. Cependant, si vous souhaitez également réaliser cet inventaire sur les articles
non facturables, vous devez alors cocher cette option. Cette option influe également sur les autres
pièces de stock (Bons d’entrée, Bons de sortie).
Bouton Tiers
Ce bouton permet de définir les civilités et le mode de codification des clients et des fournisseurs.
Civilités
Définir des civilités particulières est intéressant lorsque vous traitez avec des clients ayant des titres
particuliers (Dr, Pr, ..). Pour cela, cliquez sur le bouton Ajouter pour définir une nouvelle civilité. Les
nouvelles civilités apparaîtront automatiquement dans les fiches clients et fournisseurs.
Clients - Fournisseur
Vos fiches clients et fournisseurs peuvent être codifiées automatiquement. Dans ce cas, Indiquez la
longueur de code souhaité (entre 6 et 10). Lors de la création d’une fiche, la zone Code sera
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inaccessible à la saisie et le code sera calculé automatiquement à la validation de la fiche à partir de
la raison sociale et d’un numéro.
Exemple pour le client DUPONT, avec une longueur de code sur :
6 le code généré est DUP001
7 DUP0001
8 DUPO0001
9 DUPO00001
10 DUPON00001
Modification du N° de Compte
Cochez cette case si vous souhaitez pouvoir modifier le compte comptable de Tiers proposé
automatiquement par le logiciel sur 10 caractères (racine de compte défini dans le bouton Racines de
Comptes + premiers caractères du code client ou uniquement racine de compte si code client
supérieur ou égal à 8 caractères).
Si vous avez EBP Comptabilité et que vous avez lié le dossier comptable (bouton Comptabilité), vous
pouvez vérifier si le tiers est déjà créé et reprendre le même compte.
Bouton Divers
Dans ce bouton, vous devez définir les libellés qui seront repris lors du transfert en comptabilité.
Transfert ou copie de pièces
Le libellé que vous définissez ici sera inscrit en première ligne dans le corps du
document transféré. Vous pouvez y inclure le N° de la pièce d’origine et sa date. Ce
libellé pourra bien entendu être supprimé.
Comptabilisation des pièces
Saisissez le libellé des écritures que vous souhaitez avoir pour le transfert comptable des pièces de
vente et d’achat. Vous pouvez inclure le N° de pièce et la raison sociale du tiers.
Comptabilisation des règlements
Indiquez le libellé que vous souhaitez avoir pour la comptabilisation des règlements. Vous pouvez
inclure le N° de la facture et la raison sociale. e paramétrage est à effectuer pour les règlements
clients et fournisseurs. Ainsi, vous pouvez indiquer un libellé différent pour les clients et fournisseurs.
Vous avez également la possibilité d’utiliser le commentaire que vous saisissez sur chaque ligne de
règlement lors de la remise en banque en tant que libellé pour le transfert comptable.
Ce libellé ne sera repris que sur la ligne comptable 40XXXX ou 41XXXX.
Tri/Recherches
3 Options sont disponible pour :
• Sauvegarder le tri dans les grilles de recherche,
• Désactiver la recherche automatique dans les grilles,
• Supprimer le contenu des zones de recherche.
Sauvegarder les paramètres des boites d'impressions
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Affichage
Cette option permet de sauvegarder l'ensemble des paramètres des boites d'impressions, d'une
impression sur l'autre.
Bouton Paramètres du réseau local
Dans le cas où vous utilisez un serveur Proxy pour vous connecter à Internet, renseignez les
différentes informations dans cette fenêtre afin de pouvoir accéder aux fonctionnalités concernant
votre site Oxatis (Consulter votre site, Administrer votre site &ldots;).
Bouton Comptabilité
Si vous avez EBP Comptabilité, vous pouvez automatiquement générer vos écritures comptables de
ventes, achats et règlements dans le dossier comptable.
Dossier Comptabilité
Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner le dossier comptable. Cochez ensuite le dossier
dans lequel vous souhaitez réaliser le transfert.
Journaux Comptables
Indiquez ici les codes des journaux dans lesquels vous souhaitez générer vos écritures. Cliquez sur
l’icône
Toutes les pièces créées que ce soit dans la devise du dossier ou non seront transférées dans ces
journaux. En effet, la Comptabilité PRO v9 permet de saisir, dans un journal exprimé dans la devise
du dossier, des écritures dans n’importe quelle devise. Elle pourra donc importer des écritures
provenant de Point de vente, dans un journal unique, quelque soit la devise associée à ces pièces.
C’est donc la Comptabilité qui se charge de calculer la valeur en devise locale de la pièce émise dans
Point de vente.
pour obtenir la liste des journaux créés sous EBP Comptabilité.
Transferts Analytiques
La gestion analytique permet de récupérer dans le logiciel de Comptabilité, les ventilations analytiques
de vos produits (ventes) et de vos charges (achats).
Deux types de ventilation sont à votre disposition : la ventilation par familles de tiers (clients et
fournisseurs), la ventilation par familles d’articles.
Selon votre choix, lors du transfert en comptabilité, le logiciel ira donc rechercher les postes et les
grilles indiqués soit dans les familles clients ou fournisseurs soit dans les familles d'articles.
Transfert du pointage
Dans Point de vente, lorsque vous saisissez un règlement client ou fournisseur, vous pointez ce
règlement avec la facture qu’il règle. L’option de transfert de pointage permet, lors du transfert
comptable, de récupérer dans l’échéancier &endash; règlements, accessible depuis le journal de
banque, les factures qui ont été affectées à chaque règlement.
Bouton Racines de comptes comptables
Ce bouton permet de définir les différents comptes ou racines de comptes à utiliser par défaut pour la
génération des écritures comptables et des comptes de Tiers.
Pour chaque racine de compte à indiquer, vous pouvez cliquer sur l’icône
comptes de votre dossier comptable dans la mesure où le dossier comptable a été indiqué dans le
bouton Comptabilité des Préférences du menu Dossier + Propriétés.
Clients - Fournisseurs
pour obtenir les
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Définissez les racines de compte associées (escompte, remise, divers TTC) pour les clients et les
fournisseurs. Le compte comptable peut être généré selon différents schémas. Ce compte peut être
composé de la racine, de la racine + code tiers, ou racine + raison sociale du tiers. Ce choix est
reporté dans les familles de tiers.
Vous pouvez également décider si la remise et la remise supplémentaire doivent être comptabilisées
c’est-à-dire si une écriture doit être générée pour chaque remise en pied de facture.
Vente - Achat
Définissez les racines de comptes propres à chaque type de vente et à chaque type d’achat. A la
création d’une fiche famille article, ces racines de comptes seront automatiquement proposées.
Indiquez également la racine de compte pour les frais de port sur les ventes et les achats. Cette
racine sera proposée lors de la création de la fiche frais de port.
Si vous êtes assujettis à la DEEE, précisez le compte comptable pour les achats et les ventes à
mouvementer lors du transfert comptable. L’écriture comptable ne sera générée que si l’option
Exclure le montant DEEE du net à payer n’est pas cochée dans le bouton Pièces des préférences.
Valeurs à l’encaissement
Indiquez la racine à proposer par défaut à la création d’une fiche Mode de règlement pour la gestion
des valeurs en attente des paiements clients.
Banque
La racine de compte Banque définie ici sera proposée par défaut à la création d’une fiche Banque.
Décaissement
La racine de compte Décaissement définie ici sera proposée par défaut à la création d’une fiche Mode
de règlement pour la gestion des valeurs en attente des paiements fournisseurs.
Acompte HT
Indiquez le compte d’acompte HT. Ce compte est utilisé pour le transfert comptable des acomptes.
Les comptes du dossier comptable
Dans cette fenêtre, apparaissent tous les comptes comptables de votre dossier qui ont été créés dans
EBP Comptabilité pour chaque classe de comptes. Ainsi, vous pouvez vérifier l’existence de vos
comptes et sélectionner dans les différents onglets les comptes comptables souhaités pour le transfert
des pièces.
Ecritures comptables avec ou sans remise
J’établis une facture d’un montant HT de 1500 € sur laquelle je fais une remise de 10 % soit 150 €.
Donc, mon nouveau montant HT est de 1350 €.
La TVA à 19,60 % s’élève à 264,60 € et le montant TTC de ma facture est donc de 1614,60 €.
Si la remise est comptabilisée, les écritures générées en comptabilité seront les suivantes :
411XXX 1614,60
709 150,00
44571 264,60
701 1500,00
Total journal 1764,60 1764,60
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Affichage
Dans ce cas de figure, le logiciel transfère le montant global des ventes non remisé sur le compte
comptable de classe 7. Le montant de la remise est alors transféré dans un compte comptable
Rabais, remises et ristournes accordés par l’entreprise.
Si la remise n’est pas comptabilisée, les écritures générées seront les suivantes :
411XXX 1614,60
44571 264,60
701. 1350,00
Total journal 1614,60 1614,60
Dans ce deuxième cas, le logiciel transfère le montant global des ventes diminué de la remise. Il n’y a
donc pas de trace de la remise sur un compte comptable.
Bouton Numéros de pièces
Cet onglet permet d’indiquer le préfixe et le premier numéro des pièces commerciales à prendre en
compte pour la numérotation automatique et de définir le modèle d'impression courant pour chaque
type d'impression.
Numérotation des pièces
Une pièce est reconnue par son préfixe (3 caractères maximum) et son numéro (10 chiffres
maximum). Le préfixe peut être librement modifié, alors que le numéro est automatiquement
augmenté de 1 à la création des pièces. C’est lors de la validation de la pièce que le numéro est
attribué. Définissez le préfixe et le premier numéro de chaque pièce, en choisissant successivement
dans le champ Pièces le type de pièces concernées (Ventes, Achats&ldots;).
Modèle d'impression par défaut
De même, choisissez les modèles d’impression par défaut des pièces en choisissant successivement
dans le champ Pièces le type de pièces concernées (Ventes, Achats&ldots;), pour les modèles en HT
et en TTC.
Bouton Caisse
Fidélité
L’option Gestion des cartes de fidélité permet d’indiquer que vous souhaitez gérer les cartes de
fidélité. Indiquez alors une durée de validité des cartes qui sera automatiquement reprise lors de
l’activation d’une carte de fidélité dans une fiche client. Cette durée permettra de calculer une date
d’expiration.
L’option Report du CA et Points de fidélité à la date d’expiration permet de conserver les points ou
CA du client lors du renouvellement de sa carte de fidélité.
Comptabilité
L’option Comptabilisation des ventes comptoir sur le compte de caisse permet d’enregistrer les
écritures comptables des tickets de caisse sur le compte de caisse. Dans le cas contraire, elles sont
enregistrées sur le compte client.
Indiquez également les comptes comptables à utiliser pour le transfert comptable des bons d’achats,
des retraits ou dépôts de caisse, des écarts de caisse pertes et profits et précisez le journal comptable
de la caisse.
Imprimantes
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L'option permet de renommer les 5 imprimantes cuisines susceptibles d'être utilisées dans les fiches
articles.
Bouton Préférences Liaison E-mail
Dans cet onglet, vous devez paramétrer l'interrogation de votre messagerie pour la réception des
commandes EBP Point de vente. Vous pouvez soit le faire manuellement dans votre boîte de
réception soit le demander au logiciel.
Vérifiez les mails entrants à l'ouverture du dossier
Si cette option est cochée, chaque accès au dossier conduira à la proposition
commandes, si le mail est présent dans la boîte de réception et que
automatiquement n'est pas cochée.
l'option Télécharger
d’importation de
Vérifiez les mails entrants toutes les X mins
Si cette option est cochée, l’application proposera l’importation des commandes
et à condition que le mail soit déjà dans la boîte de réception si
automatiquement n'est pas cochée.
l'option Télécharger
toutes les x minutes,
Télécharger automatiquement
Si cette option est cochée, l’application pratique pour vous la
messagerie. Si elle n’est pas activée, c’est à vous de récupérer au préalable vos mails dan s votre
boîte de réception avant de lancer l’opération d’importation.
TVA et TPF
Taux de TVA
Vous pouvez définir jusqu’à 9 taux de TVA différents. Pour appliquer une certaine TVA, il vous suffira
alors de sélectionner le code correspondant dans une liste déroulante.
Pointez 1 et indiquez le taux correspondant puis cochez la case DOM-TOM si ce taux s’applique à des
ventes DOM-TOM. Indiquez également les numéros de compte comptables pour chaque type de TVA
pour le transfert en comptabilité. Pointez 2 et définissez un autre code TVA &ldots;
Vente DOM &endash; TOM
Le logiciel n’appliquera pas de TVA sur le HT pour les ventes utilisant un code TVA de type DOM
&endash; TOM : le montant de TVA apparaît sur la facture mais n’est pas payé par le client. Le journal
de vente indique un montant de TVA à zéro.
Taux de TPF
La taxe parafiscale est une taxe supplémentaire à la TVA qui ne s’applique qu’à certains domaines
comme le tabac. Vous pouvez définir jusqu’à 9 taux de TPF différents. Pour appliquer une certaine
TPF, il vous suffira alors de sélectionner le code correspondant dans une liste déroulante.
Pointez 1 et définissez le taux associé. Indiquez également les numéros de comptes comptables pour
le transfert en comptabilité. Cochez la case Appliquer à l’export si vous voulez que la TPF s’applique
à vos ventes à l’export. Pointez 2 et définissez une autre TPF&ldots;
fonctionnalité Envoyer/Recevoir de votre
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Affichage
Affichage
La barre d'état
La barre d’état correspond à une zone d’affichage située tout en bas de votre écran. Dans cette zone,
est notamment indiquée la devise dans laquelle votre dossier est tenu.
L’état de votre clavier est également précisé :
Si la mention NUM apparaît, cela signifie que le pavé numérique est disp onible. Dans le cas
contraire, il est verrouillé et donc inutilisable.
Si la mention MAJ apparaît, cela signifie que le clavier alphabétique est en majuscule. Dans
le cas inverse, le clavier est en minuscule.
Si vous avez activé la gestion des droits, est également indiqué l’utilisateur qui est connecté. Dans le
cas où elle n’est pas activée, la mention Invité est précisée.
Pour activer la barre d’état, cochez l’option Barre d’état dans le menu Affichage. Pour la désactiver,
décochez l’option.
Barre de fenêtres
Cette option affiche un cadre autour de l’écran et permet d’obtenir des onglets correspondants à
chaque fenêtre ouverte. Ainsi, vous pouvez naviguer d’une fenêtre à l’autre en cliquant sur les
onglets.
Pour activer la barre de fenêtres, cochez l’option Barre de fenêtres dans le menu Affichage. Pour la
désactiver, décochez l’option.
Le volet de navigation
Le volet de navigation propose d'accéder à différentes fonctionnalités du logiciel qui sont regroupés en
thèmes. Si votre dossier est ouvert, les thèmes affichés dans le volet de navigation ne sont pas les
mêmes que si votre dossier est fermé. Cependant, tous les thèmes proposés se composent des
mêmes fonctionnalités à l'exception des thèmes Opérations et Tiers qui proposent des fonctions
adaptées au traitement en cours. Ce volet de navigation est accessible par le menu Affichage + Volet
de navigation.
Thèmes proposés si votre dossier est fermé et composition de ces thèmes
Dossier : Créer un nouveau dossier, Ouvrir un dossier existant, Supprimer un ou plusieurs
dossiers,
Sauvegarde &endash; Restauration : Sauvegarder un dossier, Restaurer un dossier,
Configuration EBP Sauvegarde,
Utilisateurs : Gestion des droits par utilisateur, Liste des utilisateurs, Modification du mot de
passe d'un utilisateur, Changer d'utilisateur,
Internet : Administrer vos sauvegardes en ligne, Page d'accueil du site EBP Informatique,
Code de débridage en ligne.
Thèmes proposés si votre dossier est ouvert et composition de ces thèmes
Données : Gestion des clients, Gestion des articles, Gestion des fourni sseurs,
Ventes : Nouvelle pièce de vente, Devis, Commandes clients, Bons de livraison, Factures
ou Avoirs, Regroupement de pièces, Livraison des commandes,
Achats : Nouvelle pièce d'achat, Commandes fournisseurs, Bons de réception, Factures ou
Avoirs, Regroupement de pièces, Réception des commandes,
Stock : Nouvelle pièce de stock, Entrées, Sorties, Inventaires, Saisie de l'inventaire,
Préparation / Mise à jour des tarifs, Assemblage / Désassemblage,
Relation Client : Agenda
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Les thèmes Opérations et Tiers sont donc affichés lorsqu'un traitement est en cours et proposent les
fonctions adaptées à ce traitement. De plus, toutes les fonctions proposées dans ces thèmes sont
accessibles par le menu contextuel. Vous pouvez donc, si vous le désirez, désactiver le volet de
navigation par le menu Affichage.
Chaque thème peut être plié ou déplié en cliquant sur la flèche présente à côté de chaque thème.
Barres d'outils
Barres d'outils
Par cette option , vous pouvez personnaliser vos barres d'outils c'est-à-dire y ajouter des icônes
supplémentaires ou en supprimer.
Par défaut, vous disposez de 11 barres d'outils. Ces barres d’outils sont accessibles depuis le menu
Affichage + Barre d’outils :
La barre d’outils Dossier,
La barre d’outils Navigation,
La barre d’outils Données,
La barre d’outils Formatage texte enrichi,
La barre d’outils Ventes,
La barre d’outils Internet,
La barre d’outils Achats,
La barre d’outils Stock,
La barre d’outils Opérations,
La barre d’outils Tiers,
La barre d’outils Outils,
La barre d’outils Utilisateurs.
Le bouton Nouvelle permet de créer une nouvelle barre d’outils. Indiquez alors le nom de la barre
d’outils et validez par OK.
Le bouton Personnaliser permet d’ajouter à une nouvelle barre d’outils des commandes. Pour cela,
cochez la barre d’outils à modifier, cliquez sur le bouton Personnaliser et placez-vous dans l’onglet
Commandes. Sélectionnez la catégorie, choisissez l’icône à ajouter et faites-la glisser vers la barre
d’outils.
Le bouton Renommer permet de renommer une barre d'outils. Cependant, cette fonctionnalité n'est
accessible que pour les barres d'outils créées par l'utilisateur. Les barres d'outils système ne peuvent
pas être renommées.
Le bouton Supprimer permet de supprimer une barre d'outils. Cependant, cette fonctionnalité n'est
accessible que pour les barres d'outils créées par l'utilisateur. Les barres d'outils système ne peuvent
pas être supprimées.
Le bouton Réinitialiser n’est utile que pour les barres d’outils système. Si vous avez modifié une
barre d’outils, ce bouton permet de récupérer la barre d’outils telle qu’elle était à l’origine.
Bulles d’aide
La bulle d’aide permet de connaître la fonction de chaque icône. Lorsque vous pointez la souris sur
une icône, un texte apparaît et donne l’option à laquelle vous pouvez accéder par cette icône.
Boutons larges
Cette option permet d’afficher les icônes en grande taille. Dans le cas contraire, les icônes sont de
taille normale.
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Barre d'outils Dossier
Description de la barre d’outils Dossier
Affichage
: Lance la création de dossiers.
: Accède à l’ouverture des dossiers.
: Accède à la suppression de dossiers.
Barre d'outils Navigation
Description de la barre de navigation
: Affiche une nouvelle fiche ou une nouvelle pièce.
: Enregistre la fiche ou la pièce en cours.
: Affiche la fiche ou la pièce sélectionnée.
: Duplique la fiche ou la pièce sélectionnée.
: Enregistre et affiche une nouvelle fiche ou pièce.
: Annule les dernières modifications effectuées.
: Supprime la fiche ou la pièce sélectionnée.
: Affiche la première page d’une impression ou sélectionne la première ligne d’une liste.
: Affiche la page précédente d’une impression ou sélectionne la ligne précédente d’une li ste.
: Affiche la page suivante d’une impression ou sélectionne la ligne suivante d’une liste.
: Affiche la dernière page d’une impression ou sélectionne la dernière ligne d’une liste.
: Imprime le document en cours.
: Accède à la gestion des filtres.
: Affiche les propriétés de la liste.
Barre d'outils Données
Description de la barre d’outils Données
: Affiche la liste des clients.
: Affiche la liste des familles clients.
: Affiche la liste des articles.
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: Affiche la liste des familles d’articles.
: Affiche la liste des fournisseurs.
: Affiche la liste des familles de fournisseurs.
: Affiche la liste des commerciaux.
: Affiche la liste des textes standards.
Barre d'outils Formatage texte enrichi
La barre d’outils Formatage texte enrichi permet de mettre en forme du texte. Elle peut notamment
être utilisée lors de la création ou modification des textes standards ou lors de la saisie d’un
commentaire dans l’onglet Infos des différentes pièces.
Description de la barre d’outils Formatage texte enrichi
: Modifie la police du texte.
: Change la taille de la police.
: Applique du gras sur le texte sélectionné.
: Met en italique le texte sélectionné.
: Souligne le texte sélectionné.
: Modifie la couleur de la police.
: Aligne à gauche le texte sélectionné.
: Centre le texte sélectionné.
: Aligne à droite le texte sélectionné.
Barre d'outils Ventes
Description de la barre d’outils Ventes
: Crée une nouvelle pièce de vente.
: Affiche la liste des devis.
: Affiche la liste des commandes clients.
: Affiche la liste des bons de livraison.
: Affiche la liste des factures et avoirs clients.
: Lance le regroupement des pièces de ventes.
: Affiche la livraison globale ou partielle des commandes clients.
Barre d'outils Internet
Page 43
Description de la barre d’outils Internet
Affichage
: Affiche la page sur le e-commerce.
: Permet de consulter son site internet.
: Accède à l’envoi des données sur le site.
: Accède au téléchargement des commandes.
: Affiche la page d’accueil du site EBP.
Barre d'outils Achats
Description de la barre d’outils Achats
: Crée une nouvelle pièce d’achats.
: Affiche la liste des commandes fournisseurs.
: Affiche la liste des bons de réception.
: Affiche la liste des factures et des avoirs fournisseurs.
: Lance le regroupement de pièces d’achats.
: Affiche la réception globale ou partielle des commandes fournisseurs.
Barre d'outils Stock
Description de la barre d’outils Stock
: Crée une nouvelle pièce de stock.
: Affiche la liste des entrées.
: Affiche la liste des sorties.
: Affiche la liste des inventaires.
: Accède à la saisie d’un inventaire.
: Lance la mise à jour des tarifs.
: Lance l’assemblage &endash; désassemblage.
Barre d'outils Opérations
Description de la barre d’outils Opérations
Page 44
: Affiche les règlements clients.
: Accède à la remise en banque.
: Affiche les règlements fournisseurs.
: Accède aux décaissements fournisseurs.
: Accède à la gestion des écarts de règlements.
: Affiche le transfert en comptabilité.
: Accède aux lettres de relance.
: Affiche la Déclaration d’Echanges de Biens.
: Accède à la génération des factures périodiques.
Barre d'outils Tiers
Description de la barre d’outils Tiers
: Affiche l’historique du client ou du fournisseur sélectionné.
: Affiche les règlements clients.
: Affiche les écritures comptables du client ou du fournisseur sélectionné.
: Lance les courriers et lettres-types client ou fournisseur.
: Affiche un graphique concernant le chiffre d’affaires et la marge du client sélectionné ou un
graphique concernant le chiffre d’affaires du fournisseur sélectionné.
: Affiche la relation client.
: Lance le site Internet du client ou du fournisseur sélectionné.
: Ouvre un nouveau message pour envoyer au client ou fournisseur sélectionné.
Barre d'outils Outils
Description de la barre d’outils Outils
: Affiche l’agenda.
: Accède au paramétrage des impressions.
: Accède à la réorganisation des fichiers.
: Affiche la suppression de données.
: Affiche la page sur le gestionnaire de clients.
: Accède au recalcul des données.
Page 45
: Accède à la gestion des champs personnalisés.
Barre d'outils Utilisateurs
Description de la barre d’outils Utilisateurs
Affichage
: Affiche la fenêtre pour changer d’utilisateur.
: Affiche la liste des utilisateurs.
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EBP Bar et Restaurant (Back Office) Aide
Données
La fiche Frais de port
Pour créer un nouveau frais de port à partir de la liste des frais de port (menu Données) dans votre
fichier, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
de la barre d’outils Navigation. Une
fiche vierge apparaît, ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le frais de port.
Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2
ou l’icône
dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône
de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies
. L’icône permet d’annuler les
modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message
de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON
sinon répondez OUI.
Code
Saisissez ici le code du frais de port (sur 6 caractères maximum). Cette saisie est obligatoire.
Libellé
Saisissez ici le libellé du frais de port à définir.
Montant à saisir / Pourcentage/Paliers
Pointez Montant à saisir afin d’indiquer un montant lors de l’établissement du document
client ou fournisseur,
Pointez Pourcentage du total HT, afin que les frais de port soient calculés à partir du
montant HT du document courant et du pourcentage saisi,
Pointez Paliers HT pour définir des frais de port fixes fonction toutefois du montant facturé
ou Paliers Poids pour définir des frais de port en fonction du poids des articles facturés.
Dans ce cas, définissez pour chaque tranche le montant de frais à appliquer.
N° de compte
Cette zone correspond aux numéros de comptes des frais de port sur les ventes et les achats pour la
catégorie National, U.E. et International. Les racines de comptes (ou les comptes) proposées ici so nt
définies dans les Préférences du dossier. Complétez-la si besoin est.
Soumis à une TVA
Sélectionnez ici le taux de TVA à appliquer si le frais de port à définir est soumis à TVA.
L’option TVA Dom-Tom permet d’exclure du net TTC la TVA sur les frais de port.
La fiche Devise
Par défaut, les devises les plus courantes sont déjà créées. Cependant, vous avez la possibilité de
créer une nouvelle devise à partir de la liste des devises accessibles depuis le menu Données +
Devises.
Pour chaque devise que vous créez, vous devez renseigner le code de la devise, son libellé, l’unité
monétaire, la sous-unité ainsi que la valeur du dernier cours.
Dans cette fiche, vous pouvez également stocker l’historique du cours de la devise. Le cours indiqué
dans ce fichier est l’expression de la devise par rapport à la devise du dossier.
Par exemple, votre dossier est tenu en Euros et vos souhaitez facturer en dollars. Vous saisirez, alors,
dans ce fichier, sur le code USD (dollar), le cours du jour du Dollar par rapport à 1 Euro.
Page 48
En revanche, si vous changez le cours d’une devise plusieurs fois dans la journée, seul le dernier
cours saisi sera conservé.
La mise à jour de cet historique des cours est partagée par tous les dossiers, simultanément : une
saisie unique dans un dossier suffit à intégrer les derniers cours à l’ensemble des dossiers exploités.
La fiche Texte standard
Les textes standards servent à enregistrer différentes formulations-types que vous utilisez souvent
dans vos pièces.
Pour créer un nouveau texte standard à partir de la liste des textes (menu Données), utilisez la
touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
de la barre d’outils Navigation.
Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (ou libellé) et le texte. Le texte peut être
appelé en cours de réalisation d’une pièce de vente ou d’achat, à partir de l’onglet Infos. Il peut
ensuite être imprimé sur la pièce si vous paramétrez le modèle d’édition.
Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône
de la barre
d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les
touches Ctrl + S ou l'icône
L’icône
permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer.
.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message
de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON
sinon répondez OUI.
La fiche Fidélité client
Pour créer une nouvelle fidélité client à partir de la liste des fidélités clients (menu Données) dans
votre fichier, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
de la barre d’outils Navigation.
Une fiche vierge apparaît, ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant la fidélité
client.
Activée
Cette option permet d’indiquer si, lors du passage en caisse d’un client possédant une carte de
fidélité, la fiche de fidélité doit être prise en compte pour la calcul du CA ou des points et pour
l’attribution des gains.
Type de carte
Trois types de carte sont proposés : Par point, Par CA cumulé et Par nombre de passages en cai sse.
Le type Par point permet de définir un nombre de points obtenus par tranche d’Euros. Donc, lors du
passage en caisse, le nombre de points obtenus peut donc dépendre du montant de la vente et du
nombre de points indiqués dans les fiches articles.
Le type par CA cumulé correspond au cumul du CA TTC de tous les tickets du client.
Le type par Nombre de passages correspond au nombre fois où le client est passé en caisse. Pour
ce type de carte de fidélité, vous pouvez exclure de ce nombre de passages, les tickets dans lesquels
une fidélité a été appliquée en cochant l'option prévue à cet effet.
Pour chaque type de carte il est possible d'Exclure les articles en promotion du calcul de la
fidélité.
Gain obtenu
Indiquez à partir de combien de points, de CA cumulé ou de nombre de passages, il y a un gain
obtenu et quel est le gain obtenu : remise, article offert ou remise sur le CA TTC.
Page 49
Données
Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2
ou l’icône
dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône
L’icône
de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies
.
permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message
de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON
sinon répondez OUI.
Les filtres
Sur toutes les listes, vous avez la possibilité de filtrer les enregistrements qui apparaissent en
sélectionnant un filtre créé.
Un filtre c’est la possibilité de limiter, par des critères que vous définissez, les éléments à afficher ou à
imprimer.
Par la commande clic droit + Filtres ou par l'icône
, vous accédez à la gestion des filtres. Si des
filtres ont déjà été créés, ils apparaissent dans la liste déroulante.
Les boutons vous permettent de créer un nouveau filtre, de supprimer un filtre, de modifier la définition
d'un filtre ou de renommer un filtre.
Créer un nouveau filtre
Le logiciel crée une ligne marquée sur la gauche par un triangle bleu et portant le nom <Tous>. Cette
ligne correspond au filtre que vous allez définir. Son nom pourra bien entendu être modifié,
Dans Type, choisissez tout d'abord le type de condition du filtre à créer. Si le filtre à créer répond à un
critère unique, pointez Une condition. Si vous désirez créer un filtre répondant à plusieurs critères de
sélection, pointez Groupe de Conditions. Le nom du filtre devient alors <Plusieurs conditions>,
Cliquez sur le bouton Ajouter qui crée une sous-ligne marquée par un carré gris représentant la
première condition du filtre.
Dans Variable, sélectionnez ensuite la variable (associée à l'une des colonnes de la grille)
sur laquelle vous désirez appliquer le filtre,
Dans Relation, sélectionnez la condition,
Dans Valeur, saisissez la valeur ou l'état (une flèche apparaît alors sur la droite du champ)
qui va correspondre à une borne inférieure, supérieure, une date maximale, ... à prendre en
compte.
Une fois, les trois champs précédents renseignés, la condition est complète.
Si le filtre est multi-critères, cliquez sur Ajouter pour définir une nouvelle condition (autre sous-ligne).
Déterminez si cette deuxième (ou plus) condition est exclusive (OU) ou inclusive (ET).
Le petit carré à gauche d'une nouvelle condition fait apparaître un ET par défaut. Cela signifie que les
enregistrements retenus après application du filtre devront répondre aux deux conditions (à l'une ET à
l'autre).
Vous pouvez toutefois définir une condition exclusive (OU) en cliquant sur le petit carré. Cela signifie
alors que les renseignements retenus après application du filtre répondent à l'un OU l'autre des
critères.
Puis, définissez votre nouvelle condition comme expliqué ci-dessus.
Renommer un filtre
Pour un filtre simple (une seule condition), le logiciel nomme automatiquement le filtre avec la
condition qu'il contient, pour un filtre multiple, son nom est <Plusieurs conditions>.
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Ces noms ne sont pas très significatifs, aussi vous pouvez les renommer. Pour cela, sélectionnez la
ligne du filtre (ou de la condition) à renommer et cliquez sur Renommer. Saisissez le nouveau nom et
cliquez sur OK ou Appliquer en fonction de l'endroit où vous vous trouvez.
Stock
La fiche Unité
Pour créer une nouvelle unité de vente, à partir de la liste des unités (menu Données + Stock),
utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
de la barre d’outils Navigation.
Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (4 caractères maximum) et le libellé de
l’unité.
Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône
de la barre
d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les
touches Ctrl + S ou l'icône
L’icône
permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregist rer.
.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message
de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON
sinon répondez OUI.
La fiche Localisation
Pour créer une nouvelle localisation, à partir de la liste des localisations (menu Données + Stock),
utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
de la barre d’outils Navigation.
Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le code (6 caractères maximum) et le libellé de
la localisation.
La définition des localisations permet de gérer physiquement le stock.
Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône
de la barre
d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les
touches Ctrl + S ou l'icône
L’icône
permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregist rer.
.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message
de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON
sinon répondez OUI.
Articles
La fiche Article
Pour créer un nouvel article à partir de la liste des articles (menu Données + Stock), utilisez la touche
Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
vous permet de saisir toutes les informations concernant l'article.
Sur cette fiche, vous sont proposés les onglets suivants : Tarifs, Complément, Statistiques, Divers,
Composants, Infos. / Image, Description longue, Nouveaux tarifs, Fournisseurs, Champs
personnalisés,Numéros de comptes et Vignette, Raccourci clavier et Fidélité, Restauration. Ces
onglets peuvent être consultés par simple clic sur l'onglet correspondant.
Vous pouvez choisir une codification automatique des articles. Pour cela, il est nécessaire de le
spécifier dans le bouton Articles de l’option Dossier + Propriétés + Préférences.
En cours de création de l’article, vous pouvez saisir une quantité initiale. Si tel est le cas, un bon
d’entrée sera automatiquement généré valorisé au prix d’achat que vous aurez indiqué dans l’article.
de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui
Page 51
Données
Lorsque vous avez validé la fiche d’un article après création, le logiciel remplace la zone Quantité
initiale par les quantités saisies en inventaire, entrées, sorties, le stock actuel, les commandes clients
et fournisseurs et le stock virtuel. Il vous affiche également le Prix Moyen Pondéré.
Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2
ou l’icône
dans la fiche, utilisez la combinaison de touches Ctrl + S ou l'icône
L’icône
de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies
.
permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregist rer.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message
de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON
sinon répondez OUI.
Onglet Tarifs
Cet onglet permet de saisir le prix d'un article, d'appliquer des frais d’approche et de définir jusqu'à 5
tarifs. Les tarifs saisis sont exclusivement exprimés dans la monnaie du do ssier.
Prix d’achat
Saisissez ici le prix d’achat de l’article. Dans le cas d’un article composé, ce prix d’achat pourra être
calculé à partir des prix d’achats des composants. Pour cela, cliquez sur le bouton Recalcul dans
l'onglet Composants.
En cliquant sur le lien Prix d'achat
, vous accédez à une option permettant de choisir quel prix (prix de
vente HT ou TTC) doit être calculé à partir du prix d'achat et du coefficient.
Les frais d’approche
Les frais d’approche correspondent à des traitements réalisés sur cet article avant la vente
(conditionnement, marquage, additif...). Ils permettent donc de calculer le prix de revient effectif de
l’article. Cliquez sur le bouton Frais d’approche dans l'onglet Tarifs de la fiche article pour définir les
frais d’approche.
Vous pouvez appliquer un coefficient ou un montant sur le prix d'achat, le poids et/ou le colisage.
Sélectionnez dans la 1ère colonne Opérateur, le type d’opération à appliquer sur le prix d’achat/le
poids ou le colisage puis saisissez le montant à appliquer dans la colonne Opérande.
ème
La 2
colonne Opérateur permet de lier entre eux les frais d’approche.
Vous avez également la possibilité d’ajouter une valeur constante au prix d’achat dans le champ
Constante.
Exemple de frais d'approche
Prix de revient
Le prix de revient est automatiquement calculé à partir du prix d’achat et des frais d’approche définis.
TPF
Le taux proposé ici est celui indiqué dans la fiche de la famille de l’article. Modifiez-les si besoin.
Méthode d'arrondi
Cette colonne permet d'arrondir le prix de vente de l'article par excès, par défaut ou au plus près. Si
c'est le prix de vente HT qui est saisissable alors l'arrondi s'applique sur ce prix, si c'est le prix de
vente TTC, l'arrondi s'applique sur ce dernier. Vous pouvez également choisir cette méthode d'arrondi
dans le bouton Articles des préférences ou dans l'onglet Coefficients / Arrondis de la famille
d'articles.
Exemple de frais d'approche
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Vous achetez des sacs de sable de différentes origines sur lesquels vous imprimez votre marque pour
les revendre. Le coût supplémentaire pour chaque sac est de 0,50 Euros.
De plus, le prix du transport est de 0,75 Euros par sac.
La valeur ajoutée au sac (impression), plus le coût du transport génère une augmentation du prix de
revient.
Dans le tableau frais d'approche, vous indiquez :
ère
- en 1
- en 3
ligne, le signe " * multiplication " puis 0,50
ème
ligne, le signe " * multiplication " puis le montant de 0,75.
Pour un prix de 7,00 Euros, votre sac de sable reviendra à 8,25 Euros.
Les différents tarifs
Ce tableau permet de définir 5 tarifs différents avec un taux de TVA propre à chaque tarif. Les intitulés
des tarifs sont définis dans le bouton Articles des Préférences (du menu Dossier + Propriétés) et
les coefficients proposés par défaut sont ceux définis dans la fiche Famille d’Articles ou ceux définis
dans les Préférences.
A la facturation, l’article sera facturé au tarif indiqué dans la fiche client. A ce prix, sera déduit
automatiquement une remise à condition qu’elle ait été indiquée dans la fiche client ou dans la fiche
article. L’accès aux colonnes Prix de Vente HT ou Prix de Vente TTC dépend du mode d’arrondi
défini dans la famille Article pour chacun des tarifs.
Coefficient
Les coefficients proposés automatiquement sont ceux indiqués dans la fiche Famille ou dans les
Préférences du dossier. Modifiez-les si besoin. Ce coefficient lie le prix de revient au prix de vente
HT. Si vous modifiez le prix HT ou le prix TTC, ce coefficient est automatiquement recalculé.
Si vous modifiez le prix d’achat, le prix de vente ou le coefficient est recalculé en fonction du choix
effectué dans la famille d'articles.
Prix de vente HT
Le prix de vente est automatiquement calculé à partir du prix de revient (prix d’achat + frais
d’approche) et du coefficient. Si vous modifiez le prix de vente, le coefficient et le TTC sont
automatiquement recalculés. Dans le cas d’un article composé, ce prix pourra être calculé à partir des
prix de vente HT des composants. Pour cela, cliquez, dans l'onglet Composants, sur le bouton
Recalcul.
Prix de vente TTC
Le prix TTC est calculé automatiquement à partir du prix HT saisi. Si vous modifiez le prix TTC
(champ uniquement accessible si dans la famille article la case Arrondi sur TTC est cochée), le
coefficient est automatiquement recalculé. Dans le cas d’un article composé, ce prix pourra être
calculé à partir des prix de vente TTC des composants. Pour cela, cliquez, dans l'onglet
Composants, sur le bouton Recalcul.
TVA
Cette colonne permet de définir un taux de TVA propre à chaque tarif. Cela permet donc de facturer le
même article avec des taux de TVA différents. Le taux de TVA proposé pour chaque tarif est celui qui
a été indiqué dans la famille de l’article. Vous pouvez le modifier ou le conserver.
Méthode d'arrondi
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Données
Cette option permet d'arrondir le prix de vente HT ou TTC (en fonction des différents critères
sélectionnés) pour chaque tarif. Vous pouvez définir cet arrondi dans la famille d'articles ou dans les
préférences.
Attention ! !
Si vous avez accès au prix de vente TTC, vous n’aurez pas accès au prix de vente HT.
Onglet Complément
Nature de l’article
Cette option permet de définir l’état de l’article. 3 états sont possibles :
Actif. Cette option signifie que l’article peut-être vendu,
En sommeil. Cette option signifie que l’article ne peut plus être vendu mais vous pouvez
enregistrer un avoir avec cet article. Par exemple, un agenda 2004-2005 ne pourra plus être
vendu en 2005-2006, vous pourrez donc le mettre en sommeil,
Non facturable. Cette option signifie que l’article n’est pas destiné à la vente. Vous ne
pourrez donc pas l’insérer dans une pièce de vente. De toute façon, si vous insérez un
article non facturable, vous aurez le message d’erreur : Article non facturable !
Vous pouvez également vous servir de ces notions pour filtrer votre liste articles.
Facturable (Achats)
Cette option a le même objectif que l’option Facturable (Ventes) mais elle concerne les pièces
d’achats. Ainsi, cela permet de distinguer les ventes et les achats.
Imprimable (Ventes)
Imprimable signifie que l'article est imprimé sur tous les documents de ventes. Dans le cas contraire,
l'article n'apparaîtra pas à l'impression même s’il a été inséré dans le document.
Vous pouvez également l'utiliser comme filtre.
Imprimable (Achats)
Cette option a le même objectif que l'option Imprimable (Ventes) mais elle concerne les pièces
d'achats. Ainsi, cela permet de distinguer les ventes et les achats.
Unité de vente
Indiquez ici l'unité de vente de l'article (ML, L, KG). Cette unité pourra s'imprimer sur la facture si vous
le paramétrez avec l'éditeur EBP, Win Générateur.
Les unités de vente sont à créer dans le menu Données + Stock + Unités.
Localisation / Rayon
Saisissez l’emplacement de l’article dans le dépôt (utile pour l’inventaire). Les localisations sont à
créer dans le menu Données + Stock + Localisations.
Grille de Remise
Vous pouvez indiquer pour chaque article une grille de remise qui sera reprise automatiquement en
facturation client ou fournisseur en fonction de votre choix dans les Préférences. Elle s’applique à tous
les clients ou fournisseurs. En effet, dans le bouton Pièces, vous devez indiquer la remise qui est
prioritaire puisque vous avez également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans les fiches
clients.
La grille de remise indiquée dans la fiche article s’applique à tous les clients et tous le s fournisseurs.
Ces grilles de remise sont à créer dans le menu Données + Stock + Codes Remises.
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Article de remplacement
En facturation, si l’article sélectionné n’est plus disponible, vous avez la possibilité de proposer un
autre article. C’est ce qu’on appelle l’article de remplacement. C’est, dans cette zone, que vous devez
indiquer si l’article possède un article de remplacement.
Si jamais, l’article de remplacement n’est également plus en stock, l’article principal est alors proposé
et le logiciel vous informe de la rupture de stock de l’article.
Code barre
Cette zone permet d’indiquer le code barre de l’article. Ainsi, en facturation, vous pourrez insérer des
articles en utilisant le code barre. En effet, la douchette renvoie le code barre dans la zone article et le
logiciel reconnaît l’article à partir du moment où vous passez au champ suivant.
Concernant les articles à prix et poids variables tels que les fruits et légumes ou la presse, le code
barre de ces articles n’est pas fixe puisqu’il contient le prix ou la quantité qui est donc variable.
Indiquez, dans ce champ, le code article contenu dans le code barre. Vous pouvez également cliquer
sur le lien Code barre afin de vérifier que le logiciel reconnaît le code barre.
Unité de poids code barre
Ce paramètre permet de déterminer l'unité du poids compris dans le code barre de l'article. La
modification de se paramètre entraînera un recalcul, ou non des tarifs de l'articles.
Conditionnement
Le conditionnement correspond à la quantité qui sera facturée par défaut. Cette dernière reste
accessible lors de la création du document.
Coefficient multiplicateur
Le coefficient multiplicateur permet lors de la facturation de lier deux unités de vente différentes.
Exemple :
Vous vendez des cartons qui contiennent 16 boites, un article correspond à une boite, vous indiquez
donc comme coefficient une valeur de 16. Ainsi, en création de facture, vous saisissez le nombre de
cartons qui sera automatiquement multiplié par 16 pour déterminer la quantité.
Colisage
Le colisage correspond au nombre d’article composant un colis. Le nombre de colis total sera affiché
sur les documents clients et fournisseurs et pourra être imprimé. Si nous supposons qu'un colis de
papier blanc contient 5 ramettes, si vous indiquez 5, comme valeur de colisage, la vente de 10
ramettes donnera 2 colis.
Poids Brut et Unité
Sélectionnez l'unité de poids de l'article : Milligramme, Gramme, Kilogramme ou Tonne et indiquez
son poids brut. A la facturation, le total poids des articles saisis sera calculé dans l'unité choisie dans
les Préférences du dossier (bouton Général).
Poids Net
Saisissez le poids net à prendre en compte dans la DEB (facturation U.E).
Dimensions
Saisissez le volume de l’article à l’unité pour obtenir le total volume dans les documents clients ou
fournisseurs. Cette information n’est qu’indicative.
Code barre à prix et poids variables
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Données
Lisez dans la zone de saisie, un exemple de code barre pour l’article en cours afin que le logiciel
identifie le type de code barre. Le logiciel analyse alors le code barre et le découpe en affichant les
informations suivantes :
Le type de code-barre ( par exemple : Commerce de détail fruits et légumes),
Le code indicatif. Ce code correspond à l’entête du code barre et comporte 2 ou 3
caractères,
Le code article. Il se compose de 4 ou 5 caractères,
Le prix ou le poids de l’article. Attention ! Le prix indiqué dans le code barre est très souvent
exprimé en francs. Il comporte 5 caractères et le logiciel l’indique en Euros,
La clé de contrôle qui est sur 1 caractère.
Le logiciel ne gère pas tous les codes barres à prix et poids variables. Vous trou verez donc ci-dessous
la liste des codes barres reconnus par le logiciel ainsi que leur structure.
Codification du fabricant
Article vendu à l’unité
1. Publications sérielles (solution ISSN).
3 7 8 Code titre Prix
3 7 9 C
Article à poids variable
2. Commerce de détail
0 2
2 2 Code Code
2 4 fabricant article Prix du paquet
2 6 C
3. Commerce de détail fruits et légumes
Code national
Article Prix du paquet
2 8 C
4. Commerce de gros
2 1
2 3 Code Code
2 7 fabricant article Poids du paquet
Page 56
2 9 C
5. Commerce de gros fruits et légumes
Code national
Article Poids du paquet
2 5 C
Codification interne du distributeur
Article vendu à l’unité
6. EAN 13 &endash; lecture du prix
Code article magasin Prix
2 0 C
Article à poids variable
7. Commerce de détail
Code article Prix du paquet
0 2 0 C
8. Commerce de détail fruits et légumes
Code national article Prix du paquet
2 8 C
9. Commerce de gros
Code article Poids du paquet
2 9 0 C
10. Commerce de gros fruits et légumes
Code national article Poids du paquet
2 8 C
Onglet Statistiques
Cet onglet vous permet de consulter différentes statistiques :
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Données
Stock / Quantité qui se compose des quantités entrées, sorties, du stock actuel, des
commandes clients, fournisseurs et du stock virtuel, mois par mois et totalisées.
Stock / Valeurs qui se compose des mêmes données que précédemment,
CA & Marges mois par mois et totalisées.
La case K permet de diviser les valeurs par 1000 (Kilo-euros).
Onglet Divers
Cet onglet donne des informations sur les dernières pièces effectués contenant l’article.
Vous avez comme information :
Le numéro et la date de la dernière pièce de vente,
Le numéro et la date du dernier inventaire,
La date de dernière modification de la fiche,
Le numéro et la date de la dernière pièce d’achat ainsi que la quantité facturée et le prix de
revient.
Vous pouvez visualiser chaque pièce en cliquant soit sur le numéro soit sur la dat e de la pièce.
Onglet Composants
Cet onglet sert à composer les menus ou a gérer le cas d'un article composé et permet d'enregistrer
les articles qui le composent. Un article composé est un article qui est constitué de plusieurs articles.
Vous devez également définir si cet article est un article composé ou un article au forfait.
Pour un article menu, il est possible de déterminer un pourcentage afin de gérer deux taux de TVA.
Par exemple, pour les menu contenant de l'alcool une partie du menu (10%) sera taxé à 19.6% et le
reste du menu au taux de 5.5%.
Chaque article sélectionné sera associé à un A suivre. La sélection des différents A suivre permettra
de structurer le ticket pour les envoies en cuisine.
Exemple : un ordinateur est constitué, entre-autres, d’une unité centrale et d’un écran. Donc,
l’ordinateur est l’article composé, l’unité centrale et l’écran sont les composants.
Attention : un seul niveau de composition est possible et un composant ne peut pas être lui même
composé.
Le prix de l'article composé peut être défini à partir des composants. Dans ce cas, cliquez sur le
bouton Recalcul si vous souhaitez recalculer le prix d’achat ou le prix de vente de l’article composé à
partir des prix des articles composants. Choisissez alors de recalculer le prix d’achat, le prix de vente
HT de tous les tarifs ou d’un tarif précis ou encore le prix de vente TTC. L’onglet Tarifs sera mis à
jour.
Vous pouvez bien entendu saisir un prix forfaitaire directement dans l’onglet Tarifs.
Calcul du prix des composants
Un article composé est fabriqué à partir d’articles pouvant eux-mêmes être vendus à l’unité. Le prix de
l’article composé peut ne pas être égal à la somme des prix des articles composants : la somme des
prix des articles composants peut, en effet, être supérieure au prix du composé (c’est le principe du
pack, du lot).
Or, vous souhaitez peut-être connaître le chiffre d’affaires réalisé d’un composant, toutes ventes
confondues : ventes directes de l’article ou ventes de l’article dans un lot. Indiquez alors la part que
l’article représente dans le prix global de l’article composé (cette part étant égale au rapport entre le
Page 58
prix unitaire de l’article et la somme des prix unitaires des articles entrant dans la composition). Cette
information doit être saisie dans la colonne Pourcentage du prix composé (Tarif 1).
Les commandes suivantes sont accessibles depuis le menu contextuel :
Insérer,
Supprimer,
Propriétés.
La commande Insérer permet d’ajouter une ligne dans le tableau à l’endroit où vous la demandez.
La commande Supprimer permet de supprimer la ligne que vous sélectionnez.
La commande Propriétés permet de personnaliser l’affichage du tableau comme ajouter une colonne
ou changer la couleur des titres des colonnes.
Voir aussi :
Assemblage / Désassemblage
Facturation au forfait
Vous êtes commerçant dans les objets pour la maison et souhaitez vendre quelques uns de vos
articles par lot de 2.
Vous disposez de quelques plats, vendus à l’unité au prix de 15 € mais vous souhaitez également les
vendre par lot de 2.
Créez votre article forfait ou lot, nommez le « Ensemble de plats de service », et associez à cet article
les deux plats composant votre lot.
Vous y rajoutez également 2 sets de table.
Indiquez un prix de 32 €.
Vos articles étant par ailleurs vendus à l’unité, et ce lot n’étant pas à fabriquer puisque vous n’en
constituez pas un stock, vous gérez uniquement le stock de plats et de sets de table.
Par conséquent, ce lot ne pourra faire l’objet de pièce d’achat, de pièce de stock ou d’inventaire.
Votre renouvellement de stock concernant les plats individuels et les sets de tables, vous pourrez les
commander chez votre fournisseur, ou créer des bons de stock et faire un inventaire.
Lors de la vente de l’article de type lot :
1- Vous pouvez facturer 2 lots de plats, la quantité de plats et de sets sortant du stock sera alors
doublée.
2- Vous pouvez modifier la composition de votre lot, en rajoutant un plat offert : votre stock de plats
sera décrémenté de 3 plats, le prix de votre article lot ne sera pas modifié.
3- Vous pouvez modifier la composition de votre lot, en rajoutant un article supplémentaire, par
exemple un dessous de plat, facturé 2 € : le prix de votre ensemble sera donc augmenté d’autant.
4- Vous pouvez supprimer un article qui compose votre lot : par exemple remplacer les sets de table
par un autre article, le prix de votre lot sera modifié si l’article de remplacement n’est pas de même
valeur.
5- Vous pouvez modifier le prix de votre lot, le prix des plats et des sets de table seront alors
recalculés proportionnellement à leur quantité.
Sont décrites ci-dessus les conséquences de cette gestion d’article forfait ou lot dans les pièces de
ventes, d’achats ou de stock.
Page 59
Données
Vous allez également pouvoir consulter l’état de votre stock et le chiffre d’affaires réalisé sur vos
articles.
Par l’édition des mouvements de stocks, l’état de stock, vous obtiendrez les entrées et les sorties des
articles composants votre lot.
Par l’édition de l’historique des ventes articles, vous obtiendrez les ventes des lots si vous demandez
une édition « Simple et (composé, forfait ou lot) », et les ventes des composants si vous demandez
« Simples et composants »
La gestion des articles forfaits peut s’opposer à la gestion des articles composés, vous trouverez cidessous un tableau récapitulatif des traitements applicables à l’une et ou à l’autre.
Fonctionnalité Type : Articles composés Type : Articles forfait ou lot
Gestion de stocks de l’article
composé
Assemblage-désassemblage
du composé
Gestion de stocks des
composants
Décrémentation du stock de
composants lors de la vente
Modification de la composition
depuis la pièce de vente
Quelques domaines
d’application
Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description de l’article, des informations commerciales, techniques ou
autres.
Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante.
Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations
(gras, souligné, alignement, couleur...)
Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils +
Formatage texte enrichi.
Vous pouvez également insérer une photo (format BMP, JPG ou PCX) de l’article.
Ces informations pourront être reprises en impression sur un document client ou fournisseur en
fonction du modèle d’impression choisi ou des modifications apportées sur votre propre état. La photo
pourra être envoyée sur votre site Internet.
- Fabrication d’ordinateurs
- Fabrication de compositions
Oui Non
Oui Non
Oui Oui
Non Oui
Non Oui
Vente d’objets pour la maison
florales
Onglet Description longue
Cet onglet permet de saisir une description longue au format RTF. Utilisez la combinaison de touches
Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante.
Utilisez la barre d’outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations
(gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu
contextuel (clic avec le bouton droit de la souris).
Si cette barre n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage
texte enrichi.
Page 60
Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller.
Cette description peut être utilisée pour votre facturation quotidienne ainsi que pour la diffusion de
votre catalogue sur votre site OXATIS.
Onglet Nouveaux tarifs
Cet onglet permet de définir 5 nouveaux tarifs pour cet article à partir d’une date donnée.
Prix d’achat
Indiquez le nouveau prix d’achat.
Frais d’approche
Les frais d’approche correspondent à des traitements réalisés sur cet article avant la vente
(conditionnement, marquage, additif...). Ils permettent donc de calculer le prix de revient effectif de
l’article. Si un montant apparaît, il n’est pas modifiable et a été défini dans l’onglet Tarifs. Vous devez
donc vous reporter à cet onglet et consulter les frais d’approche qui ont été définis.
Prix de revient
Le prix de revient est automatiquement calculé à partir du prix d’achat et des frais d’approche définis.
Date de mise en application
Dans cette zone, vous devez déterminer la date à partir de laquelle les nouveaux tarifs doivent être
appliqués. A partir de cette date, le logiciel mettra à jour automatiquement l’onglet Tarifs en y
reportant les tarifs définis dans cet onglet. Les anciens tarifs ne seront donc plus visibles.
De nouveaux tarifs peuvent être également définis à partir d’une facture d’achat. En effet, si vous
indiquez un prix d’achat différent de celui indiqué dans l’onglet Tarifs en saisie de facture, lors de
l’enregistrement de cette pièce, un message vous demandera si vous souhaitez mettre à jour le prix
d’achat des articles à partir des lignes de la pièce ainsi que la mise à jour du prix d’achat du
fournisseur principal.
Si vous répondez par oui, dans l’onglet Nouveaux tarifs de ces fiches ar ticles, le prix d’achat saisi
lors de l’élaboration de la facture sera reporté dans le champ Prix d’achat. Vous n’aurez plus qu’à
indiquer une date d’application.
Onglet Fournisseurs
Cet onglet permet de gérer le réapprovisionnement automatique de votre article et certains
paramètres d’achats.
TVA sur Achat
Sélectionnez le taux de TVA à appliquer lors de l'achat de cet article. Le taux reste modifiable
ponctuellement sur la ligne de la pièce.
Stock minimum
Le stock minimum correspond à ce que vous devez toujours avoir en stock.
Stock d’alerte
Le stock d'alerte correspond à la quantité en dessous de laquelle le logiciel considérera cet article
comme un article à réapprovisionner.
Multiple de réappro
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Données
Saisissez ici la quantité, multiple du réapprovisionnement à commander chez ce fournisseur. Le
logiciel tiendra compte de ces renseignements pour calculer la quantité à commander qui sera un
multiple de cette valeur.
Exemple :
Dan ma fiche article, j’indique en multiple de réapprovisionnement 2 et en stock minimum 10.
Mon stock actuel est de &endash;259. Lors du réapprovisionnement, je choisis de tenir compte du
stock actuel uniquement.
La quantité manquante est donc de 269 ( stock minimum &endash; stock actuel ). Le premier multiple
de 2 étant 270, la quantité à commander sera donc de 270.
Liste des fournisseurs
Saisissez dans ce tableau le code des différents fournisseurs et les informations propres à la
commande de l'article. Voivi les différentes colonnes de ce tableau :
Principal :
Cochez cette case pour le fournisseur à prendre en compte lors d'un réapprovisionnement
automatique. Si cette colonne ne s’affiche pas, accédez aux propriétés de la grille, en faisant clic droit
+ Propriétés. Ensuite, il suffit de sélectionner le champ Principal et de cliquer sur Ajouter.
Code Fournisseur
Saisissez ici le code du fournisseur.
Prix d’achat
Saisissez le prix d’achat de l’article chez ce fournisseur. La saisie de plusieurs fournisseurs avec leur
prix d’achat respectif permettra, lors du réapprovisionnement, la recherche du fournisseur proposant le
meilleur prix dans le cas où aucun fournisseur n’est fournisseur principal.
Elle permet également lors de l’établissement d’une pièce fournisseur de renvoyer le prix d’achat en
fonction du fournisseur indiqué dans l’entête de la pièce.
Délai de livraison
Indiquez ici le délai de livraison de cet article. Il sera pris en compte pour le suivi des commandes
fournisseurs.
Référence
Saisissez ici la référence de l’article chez le fournisseur. A l’impression de la commande, vous pourrez
ainsi obtenir la référence de l’article chez vous et chez le fournisseur. Cette référence pourra ou non
être imprimée sur la facture fournisseur en fonction du modèle d’impression choisi ou des
modifications apportées sur votre propre état.
Les commandes suivantes sont accessibles depuis le menu contextuel :
Insérer,
Supprimer,
Propriétés.
La commande Insérer permet d’ajouter une ligne dans le tableau à l’endroit où vous la demandez.
La commande Supprimer permet de supprimer la ligne que vous sélectionnez.
La commande Propriétés permet de personnaliser l’affichage du tableau comme ajouter une colonne
ou changer la couleur des titres des colonnes.
Onglet Champs personnalisés
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Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des articles apparaissent dans cet onglet. Ces
champs personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou depuis le
menu Outils + Champs personnalisés.
Onglet Formule de calcul du coefficient multiplicateur
Cet onglet permet de définir une formule de calcul permettant de facturer des surfaces ou des
volumes. Cette formule de calcul permet de calculer un coefficient multiplicateur et la quantité
correspondra à Coefficient multiplicateur * Nombre.
Variables
Indiquez les dimensions de l’article nécessaires à l’établissement de votre formule de calcul. Si, dans
une version antérieure, vous aviez renseigné la largeur, la longueur et la hauteur dans l’onglet
Complément de la fiche article, ces valeurs sont alors respectivement reportées dans les champs
correspondants de cette zone.
Formule de calcul
Saisissez, dans ce champ, la formule qui va être utilisée à la facturation de cet article. Vous pouvez la
saisir au clavier ou à l’aide du pavé numérique. La largeur, la longueur et la hauteur sont représentées
par une lettre qui se situe à droite du champ de saisie soit A pour la largeur, B pour la longueur et C
pour la hauteur. Donc, si vous souhaitez indiquer en formule Largeur * Longueur, vous devez alors
saisir A * B.
Par défaut, cette formule est égale à 1. Si, dans une version antérieure de Point de vente, vous aviez
saisi une valeur dans le champ Coefficient multiplicateur dans l’onglet Complément, cette valeur
est alors reportée dans ce champ.
Coefficient multiplicateur
Dans ce champ, apparaît le résultat de la formule de calcul en fonction des valeurs saisies dans les
champs Largeur, Longueur et Hauteur. Ce champ est calculé, il n’est donc pas modifiable. Vous
devez agir sur la formule de calcul pour modifier le résultat obtenu.
En facturation
Dans le corps d’une pièce de vente ou d’achat, vous devez ajouter par les propriétés d’affichage
(option Propriétés du menu contextuel) les variables Largeur, Longueur, Hauteur, Coefficient
multiplicateur et Nombre.
Lorsque vous facturez un article, si vous avez indiqué des valeurs dans les champs Largeur,
Longueur et Hauteur, ces valeurs sont alors automatiquement reportées dans les colonnes du même
nom. Dans la colonne Coefficient multiplicateur, apparaît alors le résultat de la formule de calcul. La
valeur, dans la colonne Quantité, correspond à Coefficient multiplicateur * Nombre.
Vous pouvez également modifier la largeur, la longueur et / ou la hauteur dans la ligne. Le coefficient
multiplicateur est alors recalculé en fonction de la saisie.
Onglet Numéros de compte
Dans cet onglet, vous devez définir les comptes comptables pour les achats et pour les ventes pour
chaque type.
Vous pouvez indiquer pour chaque taux de TVA des comptes différents ce qui vous permet de
distinguer les ventes à 5,50 % de celles à 19,60 % en comptabilité.
Si un article a été défini dans sa fiche à 19,60 % et que lors d’une création de pièces vous le facturez
au taux à 5,50 %, lors du transfert comptable, le logiciel ira rechercher le compte comptable du taux à
5,50 %.
Page 63
Données
Les taux de TVA sont définis dans l’option Taux de TVA et TPF du menu Dossier + Propriétés.
Ces comptes comptables seront repris pour chaque article lors du transfert en comptabilité. Par
défaut, les comptes de vente et d'achat renseignés dans la famille de l'article s'inscrivent ici mais vous
pouvez indiquer un compte de vente et/ou d'achat particulier pour l'article.
Vous pouvez utiliser l’icône
condition de l’avoir paramétré dans le bouton Comptabilité des Préférences du menu Dossier +
Propriétés.
Onglet Vignette, Raccourci clavier et Fidélité
Nombre de points
Si vous envisagez de gérer des cartes de fidélité par point, vous pouvez indiquer dans ce champ le
nombre de points obtenus pour l’achat de cet article.
Vignette
Insérez une image représentative de l’article et dans l’écran de ventes, vous pourrez alors mettre cette
image sur le bouton de l’article.
Raccourci clavier
Si vous travaillez beaucoup au clavier, vous pouvez alors indiquer un raccourci pour chaque article.
Ainsi, en création de tickets, vous pourrez insérer des articles grâce aux raccourcis clavier.
Dupliquer une fiche article
qui vous renverra le plan comptable de votre dossier comptable à
Depuis le menu contextuel accessible dans la liste des articles, vous avez accès à la commande
Dupliquer. Cette commande permet de copier les informations d’une fiche existante dans une
nouvelle fiche. Cette commande est bien utile si vous avez des fiches similaires.
Si vous avez opté pour la numérotation automatique de vos fiches articles (choix effectué dans les
Préférences, bouton Articles), lors de la duplication d’une fiche article, vous devez renseigner la
désignation et le logiciel calcule le code en fonction de votre saisie.
En revanche, si vous avez choisi la numérotation manuelle, vous devez alors renseigner le code
article.
Dans les deux cas, vous avez la possibilité d’indiquer une quantité initiale. Cette information engendre
alors la création d’un bon d’entrée à la date que vous avez indiqué.
Historique des mouvements
Cet historique permet de consulter pour chaque article les mouvements réalisés sur tous les types de
pièces sur une période donnée.
La consultation se fait par type de pièces contrairement aux mouvements de stock où ces derniers
sont imprimés les uns à la suite des autres.
Pour chaque ligne article, vous disposez du numéro de pièce, de la date, du code article&ldots; Les
valeurs peuvent être affichées en devise auxiliaire.
Vous pouvez visualiser ou modifier une pièce en utilisant le menu contextuel. Vous avez également la
possibilité de modifier les propriétés de la grille soit en cliquant sur l’icône soit en utilisant le menu
contextuel. Vous pouvez soit ajouter des colonnes, soit en supprimer soit modifier la disposition des
colonnes à l’aide des boutons Monter et Descendre.
Historique des commandes
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L’historique des commandes permet de consulter pour chaque article les commandes réalisées sur
une période donnée.
Des onglets vous permettent de n’afficher que les commandes clients, ou uniquement les commandes
fournisseurs. Un double-clic sur une commande vous permet de consulter le contenu de la
commande.
Assemblage - Désassemblage
Un article composé est constitué de plusieurs articles. L’assemblage permet de créer un article
composé et le désassemblage permet de l’annuler.
La fabrication d’un article composé permet d’incrémenter les entrées en stock des articles composés
par augmentation des sorties des composants. Le désassemblage est l’opération inverse : il va
augmenter les entrées en stock des articles composants pour diminuer celles du composé.
Les ordres de fabrication générés peuvent être consultés par la commande Entrées ou Sorties du
menu Stock (onglet Ordres de Fabrication).
L’assemblage / désassemblage peut être également effectué par le menu Stock + Assemblage
&endash; Désassemblage.
Choisissez l’opération que vous souhaitez effectuer et indiquez la quantité des articles à
désassembler (ou à assembler), la date de démantèlement (ou de fabrication) (reprise en consultation
des mouvements) et un commentaire sur cette opération.
Contrôler la disponibilité des articles composants
Lors d’un assemblage, cette option permet de vérifier si les articles composants sont en stock. Dans le
cas où ces articles ne sont pas disponibles, le logiciel propose différentes solutions :
Imprimer la liste des articles composants non disponibles,
Effectuer un réapprovisionnement automatique,
Générer un bon d’entrée pour les articles non disponibles.
Stock actuel et stock virtuel
Stock actuel
Le stock actuel correspond au résultat entre :
Stock initial &endash; Ventes + Achats + Entrées &endash; Sorties.
Le stock actuel tient compte également des inventaires. En effet, si vous réalisez un inventaire, vous
obtiendrez en stock actuel les quantités saisies dans ce dernier et les mouvements antérieurs ne
seront plus pris en compte dans le stock actuel.
Stock virtuel
Le stock virtuel est automatiquement mis à jour suivant la formule :
Stock actuel &endash; commandes clients + commandes fournisseu rs.
Le coût moyen pondéré consiste à évaluer le stock sur la base du coût moyen des articles initialement
en stock et de ceux entrés sur la période.
PMP = Valeur initiale + Valeur des entrées
Stock initial + Quantité Entrée
Exemple de calcul de PMP
Date Nature de l’opération Quantité Prix unitaire Total
1 / 01 Quantité initiale 100 10 1000
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Données
2 / 04 Sortie pour ventes -20
3 / 08 Sortie pour ventes -10
4 / 09 Achats 100 15 1500
5 / 10 Sortie pour ventes -110
7 / 10 Sortie pour ventes -30
6 / 11 Achats 200 20 4000
10 / 12 Sortie pour ventes -130
31 / 12 Stock final 100
Formule de calcul lors de chaque entrée : les sorties de stock sont valorisées au dernier coût moyen
pondéré, le nouveau étant obtenu par la formule :
(Valeur du stock précédent + Prix total des achats) / Quantités totales en stock.
Q = Quantité P = Prix V = Valeur
Mouvements + Entrées / Sorties Stock
1 / 01
2 / 04 (20) 10 200 80 10 800
3 / 08 (10) 10 1100 70 10 700
4 / 09 100 15 1500 170 12,94 2199,80
5 / 10 (110) 12,94 1423,40 60 12,94 776,40
7 / 10 (30) 12,94 388,20 30 12,94 388,20
6 / 11 +200 20 4000 230 19,07 4386,10
10 / 11 (130) 19,078 2480,14 100 19,07 1907
Familles d'articles
La fiche Famille d'articles
Q P V Q P V
10 1000
Pour créer une nouvelle famille d'articles à partir de la liste des familles (menu Données + Stock),
utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
de la barre d’outils Navigation.
La fiche Familles d’articles est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Généralités, Infos,
Statistiques, TVA/TPF, Frais d'approche, Formule de calcul du coefficient multiplicateur,
Coefficients / Arrondis, Numéros de comptes / Ventilations Analytiques et Web / PDA.
Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2
ou l’icône
dans la fiche, utilisez la combinaison de touches Ctrl + S ou l'icône
Navigation.
L’icône
de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies
permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregist rer.
de la barre d’outils
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La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message
de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON
sinon répondez OUI.
Après avoir créé vos familles d’articles ainsi que les articles qui s’y rapportent, si vous modifiez de
nouveau une ou plusieurs famille(s) d’articles (racines de comptes, coefficients, TVA&ldots;), lors de la
validation de ces modifications, vous aurez la possibilité de répercuter ces changements aux articles
appartenant à ces familles.
Onglet Généralités
Cet onglet permet de définir des informations d’ordre général sur la famille et donc les articles qui la
composera.
Localisation / Rayon
Indiquez la localisation habituelle des articles de cette famille. Cette localisation sera automatiquement
reportée dans les fiches articles mais vous pourrez la modifier ponctuellement.
Grille de remise
Précisez la grille de remise à affecter aux articles de cette famille. Cette grille de remise sera
automatiquement appliquée en facturation client en fonction de votre choix dans les Préférences. En
effet, dans le bouton Pièces
également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans les fiches clients.
Ces grilles de remise
sont à créer dans le menu Données + Stock + Codes Remises.
, vous devez indiquer la remise qui est prioritaire puisque vous avez
Nomenclature NC8
Saisissez la nomenclature NC8 des articles de cette famille. Ce numéro identifie le type de
marchandise (8 chiffres).
Lors de l’impression de la DEB, le logiciel prendra en compte cette nomenclature si aucune
nomenclature particulière n’est indiquée dans la fiche de l’article.
Valorisation du stock
Vous avez le choix entre PMP et Dernier prix de revient. Ce choix intervient dans le calcul de la
marge et dans la valorisation du stock. Donc le choix que vous devez effectuer est important dans la
mesure où la valorisation ne sera pas la même.
Colisage
Le colisage correspond au nombre d’article composant un colis. Indiquez ici le colisage à proposer
dans la fiche des articles appartenant à cette famille.
Nombre de points
Si vous envisagez de gérer des cartes de fidélité par point, vous pouvez alors indiquer un nombre de
points obtenu par l’achat de cet article.
Fournisseur
Indiquez le code du fournisseur habituel des articles de cette famille. Le logiciel commandera en
priorité au fournisseur principal associé à la fiche de l’article, autrement il prendra en compte le
fournisseur de la famille de l’article.
Article
Nature de l’article
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Données
Cette option permet de définir l’état des articles de cette famille. 3 états sont possibles :
Actif. Cette option signifie que les articles de cette famille peuvent être vendus,
En sommeil. Cette option signifie que les articles de cette famille ne peuvent plus être vendus
mais vous pouvez enregistrer un avoir avec ces articles,
Non facturable. Cette option signifie que les articles de cette famille ne sont pas destinés à la
vente. Vous ne pourrez donc pas les insérer dans une pièce de vente.
Facturable (Achats)
Cette option signifie que les articles de cette famille ne sont pas destinés à l’achat. Vous ne pourrez
donc pas les insérer dans une pièce d’achat.
Facturation au temps
Ce champ n’est accessible que si c’est une famille hors stock et il vous permet de facturer en heures.
En fonction de ce que vous saisissez dans la colonne temps horaire, la quantité est automatiquement
recalculée.
Hors Stock
Cochez cette case si vous souhaitez que les articles de cette famille ne soit pas gére r en sto c k.
Attention : La notion hors stock implique différentes conséquences :
Le stock de ces articles n’est pas tenu,
La livraison ou la facturation n’engendre pas une décrémentation du stock,
En saisie de bons d’entrée ou de bons de sortie, la validation d’un article hors stock
engendre le message Saisie interdite,
Dans toutes les impressions concernant le stock, ces articles ne sont pas édités,
En saisie de l’inventaire, ces articles ne sont pas repris.
Imprimable (Ventes)
Décochez la case si vous souhaitez que les articles appartenant à cette famille ne soient pas
imprimés lors de l’impression des pièces de ventes (ce choix par défaut pourra bien entendu être
modifié dans chaque fiche article).
Imprimable (Achats)
Cette option a le même objectif que l’option Imprimable (Ventes) mais elle concerne les pièces
d’achats. Ainsi, cela permet de distinguer les ventes et les achats.
Impression des étiquettes par
Vous devez choisir entre quantité et nombre. En effet, en facturation, vous pouvez indiquer une valeur
dans la colonne Nombre qui peut être différente de la quantité.
Ainsi, en fonction de votre choix, le logiciel ira rechercher soit la valeur dans Quantité soit la valeur
dans Nombre pour imprimer le nombre d’étiquettes. Vous n’obtiendrez donc pas le même nombre
d’étiquettes en fonction des valeurs dans chacune des colonnes.
Totaliser les quantités
Cochez la case si vous souhaitez totaliser les quantités vendues lors de l’édition de l’historique des
ventes par famille, des statistiques de stock par famille articles.
Onglet Frais d'approche
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Cet onglet permet de définir des frais d'approche applicables automatiquement aux articles créés
appartenant à cette famille. Ces frais d'approche seront toutefois modifiables au niveau de chaque
fiche article par clic sur le bouton Frais d’approche dans l'onglet Tarif de la fiche article.
Les frais d’approche correspondent à des traitements réalisés sur un article avant la vente
(conditionnement, marquage, additif...). Ils permettent donc de calculer le prix de revient effectif de
l’article. Vous pouvez appliquer un coefficient ou un montant sur le prix d'achat, le poids et/ou le
colisage.
Sélectionnez dans la 1ière colonne Opérateur, le type d’opération à appliquer sur le prix d’achat/le
poids ou le colisage puis saisissez le montant à appliquer dans la colonne Opérande.
La 2ième colonne Opérateur permet de lier entre eux les frais d’approche.
Exemple de frais d'approche
Formule de calcul du coefficient multiplicateur
Pour une aide sur l’onglet Formule de calcul du coefficient multiplicateur dans la fiche article,
cliquez ici.
Si vous facturez des volumes ou des surfaces, cet onglet permet de définir une formule de calcul à
appliquer aux articles de cette famille en facturation. Cette formule reste modifiable dans les fiches
articles.
Variables
Les valeurs que vous renseignez dans les champs Largeur, Longueur et Hauteur permettent
uniquement de tester la formule que vous avez saisi dans le champ Formule de calcul. Par défaut,
dans ces champs, la valeur est à 1. Si vous saisissez des valeurs pour tester la formule, lorsque vous
reviendrez dans l’onglet de cette famille, les valeurs seront de nouveau à 1.
Formule de calcul
Dans ce champ, vous devez donc saisir la formule de calcul. Vous pouvez la saisir au clavier ou à
l’aide du pavé numérique. La largeur, la longueur et la hauteur sont représentées par une lettre qui se
situe à droite du champ de saisie soit A pour la largeur, B pour la longueur et C pour la hauteur. Donc,
si vous souhaitez indiquer en formule Largeur * Longueur, vous devez alors saisir A * B.
Vous pouvez également indiquer un coefficient.
Coefficient multiplicateur
Dans ce champ, est indiqué le résultat de la formule de calcul en fonction des valeurs saisies dans les
champs Largeur, Longueur et Hauteur. C’est un champ calculé donc non modifiable.
Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description de la famille d'articles. Utilisez la combinaison de touches
Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante.
Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations
(gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu
contextuel (clic avec le bouton droit de la souris).
Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu
Affichage + Barre d’outils +
Formatage texte enrichi.
Onglet Statistiques
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Données
Cet onglet vous permet de consulter différentes statistiques :
Stock / Quantité qui se compose des quantités entrées, sorties, du stock actuel, des
commandes clients, fournisseurs et du stock virtuel, mois par mois et totalisées.
Stock / Valeurs qui se compose des mêmes données que précédemment,
CA & Marges mois par mois et totalisées.
L’option K permet de diviser les valeurs par 1000.
Onglet Coefficients / Arrondis
Cet onglet permet de définir le coefficient par défaut et le mode d'arrondi par défaut à appliquer aux
articles de cette famille. Vous devez également déterminer quelle donnée sera recalculée si vous
modifiez le prix d’achat.
Calcul du prix de vente TTC en fonction du prix d'achat et du coefficient
Cette option indique que le prix d'achat x le coefficient correspond au prix de vente TTC. De plus, elle
active la saisie du Prix de vente TTC dans les articles.
Coefficient
Validez ou modifiez le coefficient de chacun des tarifs (définis dans Préférences du menu Dossier +
Propriétés). Ces coefficients seront appliqués automatiquement lors de la création d’un article de
cette famille, vous pourrez bien entendu les modifier.
Arrondi sur TTC
Si vous voulez saisir le prix de vente TTC dans la fiche article, vous devez cocher cette case (par
défaut le mode proposé est celui défini dans Préférences, bouton Général).
Méthode d'arrondi
La sélection d'une méthode d'arrondi permet d'arrondir le prix de vente HT ou TTC (en fonction des
différents critères sélectionnés) pour chaque tarif. Cette méthode sera appliquée aux articles de cette
famille.
Recalcul
Lors de la modification ou de la saisie du prix d’achat, ce sont soit les coefficients soit les tarifs de
vente qui sont recalculés. Vous devez donc choisir la donnée qui doit être recalculée.
Exemple :
Le prix d’achat de mon article est de 50,00 €. Pour mon tarif 1, j’ai un coefficient de 1,2 et le prix de
vente HT est donc de 60,00 €.
Je modifie le prix d’achat dans ma fiche article et saisit 55,00 €.
Si, dans la famille article, j’ai choisi de recalculer le coefficient, j’obtiendrai alors un coefficient de
1,090909 et un prix de vente toujours égal à 60,00 €.
En revanche, si j’ai choisi de recalculer le tarif de vente, j’obtiendrai un coefficient égal à 1,2 et un prix
de vente HT de 66,00 €.
Onglet TVA / TPF
Sélectionnez le taux de TVA à appliquer sur les ventes pour chaque tarif de cette famille d’articles. Ce
choix sera automatiquement reporté dans les fiches articles de cette famille mais vous pourrez
modifier ces taux si besoin est.
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Indiquez également le taux de TVA sur les achats à proposer automatiquement pour les articles de
cette famille et préciser si la TPF doit ou non être soumise à TVA. Dans ce cas, sélectionnez le taux
de TPF à appliquer par défaut aux articles appartenant à cette famille et la base de calcul (Base HT
ou Base HT + TVA). Le logiciel propose les taux définis dans les propriétés du dossier.
Barème DEEE
Si les articles de cette famille sont soumis à la DEEE, indiquez le barème. Lors de la création des
articles, le barème indiqué dans la famille sera répercuté.
Onglet Numéros de comptes / Ventilations Analytiques
Cet onglet permet de définir les comptes de ventes et d'achats à utiliser par défaut pour les ventes et
les achats des articles de cette famille.
Vous pouvez définir pour chaque taux de TVA des comptes comptables différents, ce qui vous
permet, en comptabilité, de différencier les ventes à 5,50 % de celles à 19,60 %.
Les différents numéros correspondent à un taux de TVA qui a été défini dans l’option Taux de TVA et
TPF du menu Dossier + Propriétés.
Pour chaque type de vente et d’achat, vous avez la possibilité d’indiquer des comptes comptables
différents.
Les racines de comptes qui vous sont proposées par défaut sont celles définies dans le bouton
Racines de Comptes de l’option Dossier + Propriétés + Préférences.
Ventilation analytique
Vous devez définir votre ventilation analytique pour les ventes et les achats. Vous avez donc la
possibilité d’indiquer des postes ou des grilles différents pour vos ventes et vos achats. Vous pouvez
déterminer pour chaque axe un poste ou une grille.
Ils seront imputés aux comptes de classes 6 et 7 lors du transfert en comptabilité en fonction du choix
que vous avez effectué dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés +
Préférences. Si vous possédez EBP Comptabilité, vous pouvez utiliser l’icône
qui vous donnera
la liste des postes et des grilles qui ont été définis dans la comptabilité.
Cependant, pour y avoir accès, il faut avoir paramétré le dossier comptable dans le bouton
Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences.
Codes remises
La fiche Code remise
Une remise permet pour des articles précis d’appliquer une réduction en fonction de la quantité
d’articles vendus ou du chiffre d’affaires réalisés sur la vente de l’article.
Pour créer une nouvelle remise à partir de la liste des codes remises (menu Données + Stock) dans
votre fichier, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
de la barre d’outils Navigation.
Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le code
Remise. Cette fiche se compose d’une entête et de deux onglets : Ventes et Achats.
Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône
de la barre
d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les
touches Ctrl + S ou l'icône
L’icône
permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregist rer.
.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message
de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON
sinon répondez OUI.
Onglet Ventes
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Données
Sur cet onglet , vous pouvez définir des remises sur les articles à la vente pour les 5 tarifs et par
palier.
Type
Pointez le type de la remise que vous souhaitez définir en fonction de la quantité d’articles vendus ou
du CA,
Définissez les intervalles (quantités ou CA) et la remise correspondante, intervalle par intervalle et tarif
par tarif.
A la facturation, l’article sera facturé au tarif indiqué dans la fiche client sur lequel sera appliqué la
remise recherchée dans le tableau Remise indiqué dans la fiche article ou dans la fiche client en
fonction de la priorité que vous avez choisi dans le bouton Pièces du menu Dossier + Propriétés +
Préférences.
Grilles de tarifs
Il est possible de rattacher une grille de tarifs à une grille de remise. Ceci permet de combiner
l’utilisation des grilles de tarifs et des codes remises et d’obtenir ainsi une gestion des pourcentages
de remise plus personnalisée.
Exemple
Chaque début d’année, votre client négocie les prix auxquels il achète vos produits.
Vous créez donc une grille de tarifs pour votre client, dans laquelle vous précisez les articles
concernés et leur prix de vente.
Vous pouvez également utiliser les grilles de tarif pour une autre raison : fixer des remises en fonction
de quantités vendues, selon les clients et les articles.
Pour vos clients occasionnels, vous proposez systématiquement une remise de 30% pour toute
commande inférieure à 150 €, et de 35% pour toute commande entre 150 et 450 €, et 40% au dessus
de 450 €, mais uniquement sur les produits de la famille FOURNITURES.
Vous allez créer une 1
ère
grille de tarifs, dans laquelle vous insérez uniquement la famille
FOURNITURES, vous cocherez l’option REPRENDRE LE TARIF DE L’ARTICLE afin que le prix de
l’article (stocké dans sa fiche) soit proposé par défaut lors de la vente de l’article.
Cette grille de tarifs pourra s’appeler Tarif clients occasionnels.
Vous allez créer ensuite une grille de remise, que vous allez appeler Remise clients occasionnels, de
type Ventes, sur le CA. Vous indiquerez dans les intervalles 1, 150, 450.
Puis vous insérerez la grille de tarifs Tarif clients occasionnels et vous indiquerez les taux suivants :
30, 35, 40.
La grille de remise et la grille de tarifs sont ensuite affectées dans les fiches clients concernées, et lors
de la facturation, pour ces clients, et pour les articles appartenant à la famille FOURNITURES, la
remise appliquée sera fonction des informations saisies dans la grille de remise.
Onglet Achats
Sur cet onglet, vous pouvez définir des remises sur les articles à l’achat par palier.
Type
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Pointez le type de la remise que vous souhaitez définir en fonction de la quantité d’articles achetés ou
du CA,
Définissez les intervalles (quantités ou CA) et la remise correspondante intervalle par intervalle.
A la facturation, l’article sera facturé au tarif indiqué dans l’onglet Fournisseur ou l’onglet Tarif de la
fiche article, sur lequel sera appliqué la remise recherchée dans le tableau Remise indiqué dans la
fiche article.
Tiers
La fiche Contact
Pour créer un nouveau contact, allez dans le menu Données + Tiers + Contacts. Si vous souhaitez
créer un contact client, sélectionnez Clients dans la liste déroulante en haut à droite de l’écran, pour
créer un contact fournisseur, sélectionnez Fournisseurs dans cette même liste et l’option Autres
permet de créer un contact qui n’est ni rattaché à un client ni à un fournisseur.
Utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
de la barre d’outils Navigation.
Une fiche vierge apparaît et permet d’identifier votre contact. Si votre contact est rattaché à un client
ou à un fournisseur, il apparaîtra alors dans la fiche de ce client ou fournisseur.
Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2
ou l’icône
dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône
L’icône
de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies
.
permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message
de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON
sinon répondez OUI.
Clients
La fiche Client
Pour créer un nouveau client à partir de la liste des clients (menu Données + Tiers), utilisez la touche
Inser ou F2, ou cliquez sur l’icône
vous permet de saisir toutes les informations concernant le client.
La fiche Client est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Adresse, Vente, Statistiques,
Infos, Champs Personnalisés, Banque / Mode de règlement, Compte et Autres données que
vous consultez par simple clic sur l'onglet correspondant.
Concernant la codification de la fiche client, vous pouvez demander une codification automatique au
niveau des Préférences dans le bouton Tiers.
de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui
Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône
de la barre
d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez la
combinaison de touches Ctrl + S ou l'icône
.
L’icône
permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message
de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON
sinon répondez OUI.
Onglet Adresse
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Données
Cet onglet permet de saisir les différentes adresses du client, le nombre d’adresses étant illimité.
Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans le champ
Adresse.
Adresse principale
Cette option permet de déterminer l’adresse de facturation ainsi que l’adresse de livraison principale.
Par défaut, ces adresses seront reprises lors de la création des pièces.
Toutes les adresses créées apparaissent alors dans la partie droite de l’onglet. Depuis cette liste, les
fonctions suivantes sont proposées :
• Ajouter,
• Enregistrer,
• Supprimer,
• Enregistrer.
Ces fonctions sont également accessibles depuis le volet de navigation.
NPAI
Cette option permet de spécifier que l’adresse de facturation ou de livraison indiquée dans la fiche du
client n’est plus correcte. En effet, cette option peut être cochée pour l’adresse de facturation et / ou
l’adresse de livraison. Ainsi, sur les impressions de pièces ou de fiches clients, l’adresse des clients
dont l’option est cochée sera barrée. De plus, lors de la facturation, un message apparaîtra pour
indiquer que l’adresse n’est pas correcte et empêchera de facturer le client.
Onglet Contacts
Cet onglet permet de saisir tous les contacts attachés au client. Son nombre est illimité et tous les
contacts que vous créez apparaissent dans la partie droite de l’onglet.
Pour chaque contact, indiquez la civilité, l’interlocuteur, sa fonction, les numéros de téléphone,
télécopie et portable, l’adresse e-mail, le site web, l’adresse de livraison et l’adresse de facturation.
Ces adresses ne sont pas obligatoires puisque par défaut à la création d’une pièce, les adresses
utilisées seront celles cochées Principales dans l’onglet Adresses de la fiche client. Cliquez sur
l’option Enregistrer dans le volet de navigation.
Principal Facturation et Principal Livraison
Ces options permettent d’indiquer le contact principal pour la facturation et celui pour la livraison. Vous
pouvez donc indiquer un contact différent pour la facturation et pour la livraison. Lors de la création de
pièces, ce sont ces contacts qui seront par défaut repris.
Mot de passe (Web)
Ce mot de passe est nécessaire pour l’identification du contact client sur votre site web. En effet,
lorsque votre contact passe une commande sur votre site, la saisie de son adresse e-mail et de son
mot de passe l’identifient automatiquement et lui évite la ressaisie de ses coordonnées.
Liste des contacts
Dans cette partie de l’onglet, apparaissent tous les contacts créés sur ce client.
Depuis cette liste, un menu contextuel est disponible et permet de :
• Ajouter un contact,
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• Enregistrer le contact,
• Supprimer un contact,
• Composer le N° de téléphone,
• Composer le N° de fax,
• Composer le N° de portable,
• Envoyer un e-mail,
• Accéder au site web du contact,
• Prendre en rendez-vous,
• Modifier les propriétés d’affichage.
Toutes ces options sont également accessibles depuis le volet de navigation. Avec Windows 2000 et
XP, les options Composer le N° de téléphone et Composer le N° de portable permettent d’accéder au
numéroteur téléphonique de Windows.
Attention : Les numéros doivent être saisis au préalable sans points ni tirets. De plus, ils doivent être
précédés d’un 0 si un préfixe est utilisé dans votre entreprise pour accéder aux lignes extérieures.
Remarque : tous les contacts saisis dans les fiches clients sont regroupés dans le menu Données +
Tiers + Contacts. A partir de ce menu, le numéroteur de Windows pourra également être utilisé par le
clic droit de la souris.
Onglet Vente
Cet onglet permet d'indiquer différentes informations utiles pour la gestion du client et de se s ventes.
Type
Le type indiqué dans la famille du client s’inscrit automatiquement ici. Vous pouvez le modifier. Dans
le cas d’un client U.E (Union Européenne), Export ou Exonération de taxe, le logiciel ne calculera pas
de TVA (même si l’article facturé est soumis à TVA).
N° TVA intra-communautaire
Le numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII. Saisissez-le pour un client UE. Ce
numéro sera repris à l’édition de la Déclaration d’Echanges de Biens.
Vous pouvez obtenir, à partir du numéro de siren inclus dans le n° de TVA intracommunautaire, des
informations sur l’entreprise, en cliquant simplement sur l’icôn e présent dans le champ de saisie.
L’application accède alors au site www.inforisk.com
, lequel affiche les informations générales sur
l’entreprise consultée.
Devise
Dans cette zone, vous devez indiquer la devise de facturation de votre client. Par défaut, est indiquée
la devise du dossier. Cette devise sera automatiquement proposée lors de la création d’une pièce de
ventes. Cependant, vous aurez toujours la possibilité de modifier la devise lors de la saisie de la
pièce.
Commercial
Si, dans les fiches commerciaux, vous avez associé les départements à chaque commercial, le code
commercial est automatiquement indiqué en fonction de ces informations. Cependant, vous pouvez le
modifier et saisir un autre code. Il sera repris dans tous les documents clients. Ce choix permettra de
calculer d’une part des statistiques et d’autre part des commissions basées sur le CA ou la marge
brute.
Frais de port
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Données
Saisissez un code frais de port pour ce client, il sera automatiquement repris à la facturation. Les
fiches frais de port sont à créer dans le menu Données + Frais de Port.
Remise Article
Indiquez la grille de remise qui sera applicable au client lors de la facturation. Par conséquent, vous
devez préciser, dans les Préférences, la remise qui sera prioritaire lors de la facturation. En effet,
vous avez également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans la fiche article, vous devez
donc faire un choix entre la remise article et la remise client.
Appliquer une remise HT/TTC
Choisissez entre HT et TTC. Ce choix signifie que la remise sera appliquée soit sur le brut HT soit sur
le brut TTC. Si vous choisissez TTC, vous ne pourrez alors pas indiquer de pourcentage de remise
pour la remise supplémentaire. Indiquez pour chaque type de remise, le pourcentage à appliquer.
Ces remises sont appliquées en pied de pièce donc sur le total de la pièce. Elle sera reprise dans
chaque pièce.
Tarif Appliqué
Le tarif de la famille du client est automatiquement proposé. Sélectionnez le tarif à appliquer au client
en fonction de son type. Ce tarif sera automatiquement proposé en facturation mais reste modifiable.
Lors de la facturation, un article sera facturé au tarif indiqué dans la fiche client.
Nombre d’exemplaires
Saisissez ici le nombre d'exemplaires de facture à imprimer par défaut.
Générer une facture au lieu d'un ticket
Si vous cochez cette option, lors de la saisie d'une vente en compte pour ce client dans le front office,
une facture sera générée à la place d'un ticket.
Dépôt par défaut
Indiquez le dépôt qui sera indiqué dans les documents lors de la facturatio n du Client.
Priorité du tarif appliqué
Selon les données créées et appliquées dans les fiches clients et articles, le tarif appliqué n’est pas le
même.
Cas N°1
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée à cet
article ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6
ième
tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un
seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15,365 Euros (sans la remise) avec un taux
de TVA à 5.5%
Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus est
associée mais aucune grille de remise n’est indiquée.
Il n’y a pas de promotions valides.
1. Une pièce est créée pour ce client. Dans l’entête de la pièce, le libellé du tarif associé au
client est affiché ainsi que la grille de tarifs. L’article est facturé pour une quantité de 5 et le
tarif alors appliqué est de 15,365 Euros (tarif 6), aucune remise n’est appliquée et le taux de
TVA est à 5,50 %.
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ème
2. Une 2
pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif
appliqué est alors de 15,365 Euros (tarif 6), et la remise appliquée dans le corps est de 3%,
le prix net unitaire est donc de 14.90 Euros HT avec un taux de TVA 5.5%
Cas N°2
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Aucune grille de remise est rattachée à
cet article mais une grille de tarifs est indiquée. Cette grille contient un 6
ième
tarif, lequel dispose d’une
remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros (sans la
remise).
Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi
qu’une grille de remise sont associées.
Il n’y a pas de promotions valides.
1. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué
est alors de 15 Euros (tarif 6), aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée
au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte, et pour
ième
le 6
2. Une 2
tarif, le seuil n’est pas atteint.
ème
pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 10. Le tarif
appliqué est alors de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix
net unitaire est donc de 14,55 Euros.
Cas N°3
Un article dispose de 5 tarifs : de 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée
ainsi qu’une grille de tarifs contenant un 6
ième
tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil
quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros (sans la remise).
Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi
qu’une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur
article a été sélectionnée.
Il n’y a pas de promotions valides.
1. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué
est alors de 15 Euros (tarif 6), aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise liée
au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte et pour
ième
le 6
tarif, le seuil n’est pas atteint.
2. Une p ièce est c réée p our c e clie nt, avec cet ar ticle pour u ne quantité de 10 . Le tar if app liqué
est donc de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net
unitaire est donc de 14,55 Euros.
Cas N°4
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée ainsi
qu’une grille de tarifs contenant un 6
ième
tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil
quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros (sans la remise).
Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi
qu’une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur client
a été sélectionnée.
Il n’y a pas de promotions valides.
1. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué
est alors de 15 Euros (tarif 6) et aucune remise n’est appliquée puisque la grille de remise
liée au client est basée sur les 5 premiers tarifs. La grille n’est donc pas prise en compte et
pour le 6
ième
tarif, le seuil n’est pas atteint.
Page 77
Données
2. Une p ièce est c réée p our c e clie nt, avec cet ar ticle pour u ne quantité de 10 . Le tar if app liqué
est alors de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 3%, le prix net
unitaire est donc de 14.55 Euros.
Cas N°5
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de remise est rattachée ainsi
qu’une grille de tarifs contenant un 6
ième
tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil
quantité de 10 articles et le tarif de vente HT est de 15 Euros (sans la remise).
Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1, la grille de tarifs définie ci-dessus ainsi
qu’ une grille de remise sont associées. Dans les préférences, l’option Priorité code remise sur
client a été sélectionnée.
Il y a une grille de promotions valide pour l’article, avec une remise de 10%.
1. Une pièce est créée pour ce client, avec cet article pour une quantité de 5. Le tarif appliqué
est alors de 15 Euros (tarif 6), la remise de 10% est appliquée puisque la promotion est
valide. En revanche, la grille de remise liée au client n’est pas prise en compte puisqu’elle
est basée sur les 5 premiers tarifs et pour le 6
ième
tarif, le seuil n’est pas atteint.
2. Une p ièce est c réée p our c e clie nt, avec cet ar ticle pour u ne quantité de 10 . Le tar if app liqué
est alors de 15 Euros (tarif 6), la remise appliquée dans le corps est de 10% puisque la
promotion est prioritaire même si le seuil du 6
ième
tarif est atteint.
Cas N°6
Une famille d’articles A est créée et deux articles, A et B, sont rattachés à cette famille. Le tarif 1 pour
l’article A est de 10 Euros et le tarif 1 pour l’article B est de 15 Euros.
Une grille de tarifs est associée à la famille A et le tarif de vente est de 5 Euros. La même grille de
tarifs est associée à l’article A et le tarif de vente est de 2 Euros.
Cette grille de tarifs est rattachée à un client.
1. Une pièce est créée pour ce client avec l’article A pour une quantité de 1. Le tarif appliqué
est alors de 2 Euros.
2. Une pièce est créée pour ce client avec l’article B pour une quantité de 1. Le tarif appliqué
est alors de 5 Euros.
Cas N°7
Deux articles A et B sont créés. Une grille de tarifs est rattaché à l’article B.
Dans la fiche client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1 et la grille de tarifs rattaché à l’article B est
rattaché à ce client.
Une pièce de vente est créée pour le client Z, choisir le tarif 2 dans l’entête de la pièce et insérer les
articles A et B. Le tarif de l’article A est le tarif 2 et le tarif de l’article B est le tarif de la grille.
Cas N°8
Un article dispose de 5 tarifs : 10, 20, 30, 40 et 50 Euros HT. Une grille de tarifs est associée à cet
article et contient un 6
ième
tarif, lequel dispose d’une remise de 3% pour un seuil quantité de 10 articles
et le tarif de vente HT est de 15 Euros.
Dans la fiche du client, le tarif appliqué par défaut est le tarif 1 et la grille de tarifs définie ci-dessus est
associée.
Une pièce est créée pour ce client en Dollars avec cet article pour une quantité de 1. Le tarif appliqué
est alors de 15 Euros converti en Dollars.
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Onglet Statistiques
Cet onglet permet d'obtenir des statistiques de ventes sur le chiffres d’affaires et la marge sur 12
mois.
L’option K divise la valeur par 1000 (Kilo-Euros).
Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description du client, des informations commerciales, techniques ou
autres ainsi qu’insérer une image. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la
ligne suivante.
Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations
(gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu
contextuel (clic avec le bouton droit de la souris).
Si cette barre n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils + Formatage
texte enrichi.
Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller.
Dans la zone Image, le menu contextuel permet de :
Insérer une image par la commande Choisir une image. Sélectionnez l’image à insérer et
validez par le bouton Ouvrir. L’image peut être au format BMP, JPG ou PCX,
Supprimer l’image,
Aligner l’image à gauche, à droite ou la centrer par la commande Alignement si cette
dernière est plus petite que l’espace prévue,
Ajuster l’image à son contenu,
Accéder aux propriétés de l’image.
Onglet Champs personnalisés
Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des clients apparaissent dans cet onglet. Ces
champs personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou depuis le
menu Outils + Champs personnalisés.
Onglet Banque / Mode de règlement
Saisissez les coordonnées bancaires des différents banques de votre client. vous pouvez saisir au
choix le RIB de l'IBAN. En fonction de l'information que vous saisissez, le logiciel reconstruit l'autre
information.
Si dans la première cellule de l'IBAN, vous saisissez un code différent de FR, la partie RIB est alors
cachée.
Saisissez les coordonnées bancaires des différentes banques de votre client. Vous pourrez ainsi
traiter très rapidement vos règlements clients. Lors des remises en banque, si le mode utilisé par votre
client est de type LCR ou Prélèvements, ces renseignements seront automatiquement repris dans le
fichier Etebac généré.
Depuis cet onglet, vous pouvez également choisir le mode de règlement du client et son niveau de
relance.
Mode de règlement
Saisissez le code du mode de règlement utilisé habituellement par le client. Le type d’échéance sera
automatiquement généré en fonction de ce qui aura été saisi dans le mode de règlement. Cependant,
vous pouvez changer le nombre de jours et le type.
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Données
La date d’échéance sera automatiquement générée à partir de ces rensei gnements.
Niveau de relance
Vous pouvez choisir pour chaque client le niveau de relance à générer pou r les lettres de relance.
Onglet Compte
Cet onglet permet de saisir toutes les informations concernant le suivi comptable, financier et
commercial de votre client.
Relance par télécopie
Cochez cette case si vous souhaite z générer les relances par fax.
Attention : Le logiciel Delrina est le seul applicatif avec lequel les numéros de fax seront reconnus
automatiquement. Avec les autres, il est nécessaire de ressaisir le numéro de fax du client.
Numéro de compte
Validez ou modifiez le compte comptable du client généré automatiquement par le logiciel : racine de
compte + code client qui a été indiqué en entête de la fiche ou uniquement la racine de compte dans
le cas où votre code client aurait 8 caractères et plus.
C’est ce numéro de compte qui sera utilisé lors du transfert en comptabilité.
Vérification de la longueur des comptes comptables
Vous possédez l’application de Comptabilité et avez paramétré votre longueur de compte comptable à
9 caractères : les comptes comptables clients et articles, initialisés lors de la création des fiches,
seront alignés par défaut sur la longueur des comptes de la comptabilité.
La racine par défaut est définie dans le bouton Racines de comptes des Préférences du menu
Dossier + Propriétés, l’accès au compte comptable client est possible uniquement si vous avez
coché la case Modification du numéro de compte dans le bouton Tiers.
Encours maximum
Indiquez ici le montant maximum autorisé comme encours. Un message vous avertira lorsque cet
encours sera dépassé, à la facturation. Par contre, si cet encours n’est pas dépassé, la lettre de
relance ne s’imprimera pas.
Code Risque
Sélectionnez ici le code risque du client.
Client bloqué
Cochez cette case si vous souhaitez bloquer ce client. Aucune vent e ne pourra lui être effectuée.
Solde échu
Ce solde correspond à l’ensemble des factures qui sont arrivées à échéance c’est-à-dire dont
l’échéance est dépassée.
Solde à échoir
Ce solde correspond à l’ensemble des factures qui ne sont pas arrivées à échéance c’est-à-dire dont
l’échéance n’est pas encore passée.
Solde des opérations courantes
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Ce solde correspond au solde dû du client. Ce solde est exprimé dans la devise du dossier et non pas
dans la devise d’émission de la pièce. Le cours utilisé pour le calcul du SOC sera le cours
correspondant à la date de la pièce.
Onglet Autres données
Cet onglet donne accès à différentes informations concernant le client.
Classification
La classification correspond au statut du client. Il existe une double notion de classification : la
classification théorique et la classification réelle.
La classification théorique dépend uniquement du paramétrage de la grille que vous avez effectué
alors que la classification réelle peut être mise à jour par le traitement global automatique ou
manuellement par l'utilisateur.
Remarque
Que les 2 classifications soient en phase ou non, c'est toujours la classification réelle qui sera
exploitée dans les filtres (dans les listes comme dans les éditions).
Relation client
Cette option permet de suivre toutes les actions menées auprès de ce client à travers un historique
accessible par l'option Relation client dans le menu contextuel de la liste des clients. Cet historique
se constitue des appels téléphoniques, des courriers envoyés, des rendez-vous pris&ldots;
Code NAF
Dans la zone Code NAF, vous avez la possibilité de renseigner le code NAF du client en le
sélectionnant dans la liste accessible par la touche F4 ou en cliquant sur l’icône
Web
Cette option n’a d’incidence que pour les utilisateurs d’OXATIS et permet d’indiquer si votre client est
en compte ou non. Un client en compte signifie que, lors de ses commandes sur votre site OXATIS, il
ne règle pas dans l’immédiat la commande. Ainsi, lors de la commande sur le site, l’étape sur la saisie
des paiements ne sera pas proposée.
Dernière pièce de vente
Dans cette zone, sont indiqués le numéro et la date de la dernière pièce de vente. Vous pouvez la
visualiser en cliquant sur le numéro ou sur la date de la pièce.
Vous avez également la date de la dernière modification de la fiche.
Onglet Fidélité
Cet onglet permet de paramétrer une carte de fidélité sur le client. Donc, cochez l’option Gestion
d’une carte de fidélité.
.
Code barre
Ce champ permet d’attribuer un code barre au client. De plus, par le menu Impressions + Etiquettes
+ Clients, vous pouvez imprimer des étiquettes clients contenant un code barre. Vous pourrez ainsi,
lors du passage en caisse, identifier votre client par la lecture de sa carte.
Date d’ouverture
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Données
Par défaut, cette date correspond à la date du jour mais vous pouvez la modifier manuellement ce qui
aura pour effet de recalculer la date d’expiration.
Durée de validité
La durée de validité est automatiquement indiquée en fonction de la durée que vous avez indiqué
dans les préférences. Cependant, vous pouvez la modifier manuellement ce qui aura pour effet de
recalculer la date d’expiration.
Date d’expiration
Cette date est automatiquement calculée en fonction de la date d’ouverture et de la durée de validité.
Après cette date, les points ou le CA ne seront plus calculés.
Report (Points acquis)
Si vous gérez des cartes de fidélité par point et que ces cartes étaient en place avant de travailler
avec ce logiciel, ce champ permet d’indiquer un report.
Report CA (Points acquis)
Si vous gérez des cartes de fidélité par point et que ces cartes étaient en place avant de travailler
avec ce logiciel, ce champ permet d’indiquer un report de chiffre d'affaires.
Report (CA TTC)
Si vous gérez des cartes de fidélité par CA et que ces cartes étaient en place avant de travailler avec
ce logiciel, ce champ permet d’indiquer un report.
Report (Nombre de passages)
Si vous gérez des cartes de fidélité par Nombre de passages en caisse et que ces cartes étaient en
place avant de travailler avec ce logiciel, ce champ permet d’indiquer un report.
Report CA (Nombre de passages)
Si vous gérez des cartes de fidélité par Nombre de passages en caisse et que ces cartes étaient en
place avant de travailler avec ce logiciel, ce champ permet d’indiquer un report de chiffre d'affaires.
Date anniversaire
Une date anniversaire pourra être saisie afin de générer des courriers pour cette occasion. La date
peut être composée de deux manières, soit Jour + Mois ou alors Jour + Mois + Année.
Consultation des écritures comptables
Dans cette fenêtre, vous pouvez visualiser les écritures comptables qui ont été générées en
comptabilité sur le compte comptable du client.
Ces écritures ne peuvent être visualisées que si les factures rattachées au client ont été transférées et
récupérées en comptabilité. Donc, cela implique que vous ayez le logiciel EBP Comptabilité.
Il faut également que le lien comptable ait été spécifié dans le bouton Comptabilité des Préférences
du menu Dossier + Propriétés.
Vous avez également en bas de l’écran le solde du client au dernier jour de la période indiquée.
Historique Client
Cet historique permet de consulter pour chaque client tous les articles qui lui ont été vendus, livrés,
commandés ou proposés sur une période donnée.
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Pour chaque ligne article, vous disposez du numéro de pièce, de la date, du code article, de la
quantité&ldots; Les différentes colonnes du tableau sont paramétrables par le menu contextuel (=clic
droit) et Propriétés. Ensuite, vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes à votre guise.
Vous avez également la possibilité de consulter la pièce qui correspond à chaque ligne article par le
menu contextuel.
La consultation en devise auxiliaire est possible et la recherche d’une ligne article peut être faite par
date ou code article.
Graphique
Le graphique proposé par le menu contextuel dans la liste des données articles, clients et
fournisseurs ne donne pas les mêmes informations selon le type de données analysées :
Pour le fichier article, le graphique retrace pour chaque article l’évolution des quantités
vendues, du chiffre d’affaires et de la marge sur les douze derniers mois,
Pour le fichier famille d’articles, ce sont les mêmes informations que dans le fichier article qui
sont traitées,
Pour le fichier client, ce graphique fait état de l’évolution du chiffre d’affaires et de la marge
sur les douze derniers mois,
Pour le fichier fournisseur, le graphique retrace l’évolution du chiffre d’affaires sur les douze
derniers mois,
Pour le fichier famille de fournisseurs, le graphique donne également l’évolution du chiffre
d’affaires sur les douze derniers mois.
Par le menu contextuel, vous accédez à toutes les commandes disponibles. Vous pouvez :
Enregistrer le graphique en tant qu’image au format JPG,
Imprimer le graphique,
Modifier les propriétés du graphique.
Concernant les propriétés du graphique, vous pouvez choisir :
Le type de graphe,
La couleur de fond,
La couleur du titre.
E-mail
La fonction e-mail disponible par le menu contextuel depuis la liste des clients ou des fournisseurs
permet d’envoyer un message via Internet à votre correspondant.
Si vous avez indiqué l’adresse électronique de votre client ou de votre fournisseur dans l’onglet
Adresse de sa fiche, son adresse est automatiquement reprise dans le message généré par cette
option.
L’envoi d’e-mail n’est possible qu’avec la messagerie OUTLOOK EXPRESS 5.
Dupliquer une fiche
Depuis le menu contextuel accessible dans toutes les listes des fichiers de base (clients, fournisseurs,
commerciaux&ldots;), vous avez accès à la commande Dupliquer. Cette commande permet de copier
les informations d’une fiche existante dans une nouvelle fiche. Cette commande est bien utile si vous
avez des fiches similaires.
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Données
Si vous avez opté pour la numérotation automatique de vos fiches clients et fournisseurs (choix
effectué dans les Préférences, bouton Tiers), lors de la duplication d’une fiche client ou fournisseur,
vous devez renseigner la raison sociale et le logiciel calcule le code en fonction de votre saisie.
En revanche, si vous avez choisi la numérotation manuelle, vous devez alors renseigner le code client
ou fournisseur.
Pour la duplication des fiches commerciaux, vous devez indiquer la code commercial de la nouvelle
fiche.
Pour toutes les autres fiches excepté la fiche article, la nouvelle fiche issue de la duplication apparaît
automatiquement (vous devez quand même indiquer le code de la nouvelle fiche) contrairement à la
duplication des fiches clients, fournisseurs et commerciaux où une fenêtre est à renseigner avant
d’obtenir la nouvelle fiche.
Factures périodiques
Cette option permet de définir plusieurs facturations périodiques pour un même client. La facturation
périodique signifie que vous réalisez une ou plusieurs factures à intervalle régulier pour le même
client. Donc cette commande vous permet de générer ces factures automatiquement.
Si vous définissez ces factures périodiques depuis les familles de clients, ces factures périodiques
seront reportées sur tous les clients appartenant à ces familles.
Période de facturation
Tout d’abord, indiquez la période concernée par cette facturation.
Fréquence
Pointez Hebdomadaire, Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle ou Annuelle. Si vous laissez
l’option Hebdomadaire cochée, cliquez sur le lien Prochaine facture le afin de déterminer avec
précision le jour de génération. Par contre, si vous cochez une autre fréquence, une fenêtre
apparaîtra automatiquement afin de déterminer avec précision les paramètres de génération.
Si vous avez pointé Hebdomadaire, indiquez le jour de la semaine où vous souhaitez la générer
(Lundi, Mardi...).
Si vous pointez Mensuelle, indiquez le 1er, 2
, 3
ème
ou 4
ème
jour du mois, soit enfin un jour bien
ème
précis du mois.
Si vous pointez Trimestrielle, choisissez tout d'abord l'un des trois mois du trimestre puis déterminez
le jour .
Si vous pointez Semestrielle, choisissez le 1
ème
ème
4
, 5
Si vous pointez Annuelle, indiquez le 1
ou 6
ème
mois du semestre ou indiquez un jour précis.
er
ème
, 2
, 3
, 2
ème
, 3
ou 4
ème
ème
ou 4
ème
jour du mois et le 1er, 2
ème
, 3
ème
jour du mois et le mois de génération ou
,
er
ème
un jour précis.
Générer une facture à partir de la pièce
Sélectionnez ici le type de pièce et le numéro de la pièce à utiliser comme modèle pour la génération
de la facture : devis, commande, BL, facture. Pour sélectionner le numéro de la pièce, cliquez sur le
bouton Liste des pièces, pointez la pièce et cliquez sur le bouton Sélectionner en bas à droite de la
liste. Le préfixe et le numéro de la pièce sont automatiquement récupérés.
Options de génération
Pour générer la facture, vous pouvez soit récupérer les données de la fiche client soit récupérer les
données de la pièce d’origine. Si vous cochez l’option Récupérer les données de la fiche client,
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dans la pièce générée, la remise, la remise supplémentaire, le frais de port et le mode de règlement
correspondront à ceux indiqués dans la fiche du client. A l’inverse, si vous cochez l’option Récupérer
les données de la pièce d’origine, dans la pièce générée, les frais de port, la remise et la remise
supplémentaire correspondent à ceux indiqués dans la pièce d’ori gine.
Pour valider la création de cette facturation, cliquez sur l’option Enregistrer la ligne depuis le volet de
navigation. Une ligne apparaît alors dans le tableau en bas de la fenêtre et contient toutes les
caractéristiques définies précédemment. Cette sauvegarde n’est que temporaire, pour enregistrer
définitivement votre nouvelle facturation périodique, cliquez sur l’option Enregistrer tout depuis le
volet de navigation.
Pour modifier une ligne existante, sélectionnez-la dans le tableau. Ces caractéristiques apparaissent
alors dans la partie haute de l’écran. Si par la suite, vous ne souhaitez pas enregistrer vos
modifications, l’option Restaurer tout permet d’annuler vos modifications.
Par l’option Supprimer du menu contextuel, vous pouvez également supprimer une facturation
périodique.
La génération des factures périodiques s'effectuera par la commande Facturation Périodique du
menu Opérations ou de manière automatique si vous avez coché cette option dans le bouton
Général du menu Dossier + Propriétés + Préférences.
Onglet Tous
Cet onglet regroupe tous les types d'actions menés sur ce client. Ces différents types ont des
caractéristiques communes telles que la priorité, la date, l'objet ou son caractère « Fait » ou « Non
fait ». Cette dernière caractéristique permet entre autre, d’afficher ou d’éditer une liste des tâches à
effectuer.
Par le menu contextuel, cliquez sur l'option Propriétés et sélectionnez la variable Action exécutée
afin de l'afficher dans la grille. Ensuite, cochez la case pour confirmer l'exécution de l'action.
Remarques
Les actions générées automatiquement par l’application, c’est à dire celles issues des pièces
commerciales, des e-mails entrants et sortants et de l’édition des courriers et lettres-types sont
automatiquement cochées Exécutées.
Les appels téléphoniques, les notes et les rendez-vous sont à valider manuellement.
Onglet Appel téléphonique
Cet onglet permet de programmer un appel téléphonique. Cette action peut être créée de 2 manières
différentes :
Par l'option Programmer un appel du menu contextuel en indiquant une date, une heure de
début, une durée, un contact, une alerte et un commentaire,
Par la saisie directe dans la grille. Pensez donc à paramétrer la grille par l'option Propriétés
du menu contextuel afin d'afficher les variables qui vous permettront de créer cet appel
(interlocuteur, numéro de téléphone et durée).
Tous les appels téléphoniques paramétrés dans cet onglet apparaîtront alors dans votre agenda
(menu Outils + Agenda).
Par le menu contextuel, vous avez également accès aux options Insérer et Supprimer qui permettent
respectivement d'insérer ou de supprimer une ligne.
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Données
Onglet Tâches / Rendez-vous
Cet onglet permet de programmer une tâche ou un rendez-vous. Cette action peut être créée de 2
manières différentes :
Par l'option Programmer une tâche ou un rendez-vous du menu contextuel en indiquant
une date, une heure de début, une durée, un contact, une alerte et un commentaire,
Par la saisie directe dans la grille. Pensez donc à paramétrer la grille par l'option Propriétés
du menu contextuel afin d'afficher les variables qui vous permettront de créer cette tâche ou
ce rendez-vous (contact, heure et durée).
Toutes les tâches ou rendez-vous paramétrés dans cet onglet apparaîtront alors dans votre agenda
(menu Outils + Agenda).
Par le menu contextuel, vous avez également accès aux options Insérer et Supprimer qui permettent
respectivement d'insérer ou de supprimer une ligne.
Onglet E-mail
Depuis cet onglet, vous pouvez envoyer un e-mail à votre client ou importer les e-mails qu'il a pu vous
envoyer.
Envoi d'un e-mail
Tout d'abord, par l'option Propriétés du menu contextuel, affichez la variable Action. Cette variable
vous permettra d'indiquer qu'il s'agit d'un e-mail de type sortant.
Saisissez ensuite l’ensemble des données souhaitées et validez votre ligne. Vous obtenez alors la
boîte d’envoi d’e-mail.
Par le menu contextuel, vous avez également accès aux options Insérer et Supprimer qui permettent
respectivement d'insérer ou de supprimer une ligne.
Import d'un e-mail
Pour effectuer cette opération, sélectionnez l'option Importer un e-mail par le menu contextuel.
L’application interroge alors votre boîte de réception et vous présente l’ensemble des mails du jour.
L’importation du mail conduit donc à la création d’une action de type e-mail entrant avec la possibilité
d’établir un lien direct avec la pièce jointe. L’objet du mail et son contenu sont respectivement
récupérés dans les colonnes Objet et Texte.
En sélectionnant la ligne, vous pouvez, par le menu contextuel ou par le volet de navigation, ouvrir la
pièce jointe.
Remarques
Si le mail contient plusieurs pièces jointes et que vous souhaitez importer toutes les pièces,
l’importation conduira à la création d’autant d’actions qu’il y a de pièces jointes, chaque action pointant
sur une seule pièce.
L’objet, récupéré depuis l'e-mail, est également disponible dans tous les autres types d’actions, et est
saisissable. La caractéristique de ce champ est son enregistrement, lors de sa saisie, dans une table,
consultable depuis le menu Données + Relation client + Liste des objets par type d’actions. C’est
également par ce menu que vous allez pouvoir supprimer les objets devenus inutiles.
Importer un e-mail
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Dans la zone Sélectionnez les mails que vous souhaitez importer, cochez la case à côté de l'email que vous souhaitez importer et cliquez sur la ligne pour voir les pièces jointes s'il y en a. Les
mails qui apparaissent sont compris dans l'intervalle de dates indiquée da ns la zone Période.
Dans la zone Contact, si vous sélectionnez un contact, seuls les e-mails de ce contact seront
affichés. Dans le cas contraire, tous les e-mails présents dans votre boîte de réception apparaîtront.
Si votre mail contient une pièce jointe que vous souhaitez importer, cochez la case à côté de la pièce
dans la zone Pièces jointes.
Avant d'importer votre mail, vous pouvez rattacher votre mail à une affaire en indiquant le code dans
la zone Affecter un code affaire.
Onglet Courrier
Cet onglet permet d'adresser un courrier à votre client.
Que votre courrier soit généré par l’application (par le menu Impressions + Courriers et lettres-
types) ou depuis un traitement de texte, vous pouvez non seulement disposer de la ligne d’historique
correspondante mais également faire un lien sur le document, pour une consultation rapide dans la
colonne Chemin d'une pièce jointe.
Si le courrier est généré par l’application, depuis le menu Impressions + Courriers et lettres-types,
l’action est générée sur demande par un clic sur le bouton Imprimer, Editer ou Envoi par e-mail,
avec le message : Voulez-vous générer une ligne d'action de type 'Courrier' dans l'historique
des Relations Clients ?
Remarques
L’édition d’un courrier depuis l’application peut être effectuée sur un ensemble de clients mais la
génération de l’action s’effectuera uniquement sur les clients disposant de la relation client.
De même, lorsque l’édition est effectuée sur un ensemble de clients, le courrier généré est sous la
forme d’un document unique, contenant tous les clients concernés. Le lien avec le document, depuis
l’action, est quand à lui géré de façon individuel.
Onglet Vente
Toutes pièces commerciales, depuis le devis jusqu’à la facture, font l’objet, implicitement, d’une
génération d’action. Dans cet onglet, sont donc listées toutes les pièces de ventes créées avec ce
client.
Vous disposez de la possibilité, non seulement d’afficher le numéro de la pièce, par l'option
Propriétés du menu contextuel, mais également de consulter la pièce commerciale par l'option
Visualiser la pièce de ce même menu.
Remarque
Supprimer une pièce commerciale, par quelque traitement que ce soit, entraîne immédiatement la
suppression de l’action correspondante. Il est entendu que l’inverse ne se vérifie pas.
Familles de clients
La fiche Famille de clients
Pour créer une nouvelle famille de clients à partir de la liste des familles clients (menu Données +
Tiers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
La fiche Famille client est composée d'une entête et des onglets suivants : Général, Statistiques.
de la barre d’outils Navigation.
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Données
Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2
ou l’icône
dans la fiche, utilisez la combinaison de touches Ctrl + S ou l'icône
L’icône
de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies
.
permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message
de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON
sinon répondez OUI.
Après avoir créé vos familles de clients ainsi que les clients qui s’y rapportent, si vous modifiez de
nouveau une ou plusieurs famille(s) de clients (racine de compte, remises, facturation
périodique&ldots;), lors de la validation de ces modifications, vous aurez la possibilité de répercuter
ces changements aux clients appartenant à ces familles.
Onglet Général
Type
Indiquez ici le type des clients de cette famille. Dans le cas d’un client U.E, International ou
Exonération de taxe, le logiciel ne gérera pas la TVA.
Racine de compte
Indiquez la racine de compte à utiliser par défaut pour la génération du compte comptable client. En
automatique, à la création d’une fiche client le logiciel ajoute à la racine définie ici le code client.
Si vous avez EBP Comptabilité, indiquez (dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier +
Propriétés + Préférences) le dossier comptable à associer afin que vous puissiez consulter
directement dans la comptabilité les comptes disponibles.
Tarif appliqué
Sélectionnez ici le tarif à appliquer aux clients de cette famille. Le tarif indiqué ici sera repris
automatiquement dans la fiche client en création mais également lors de l’élaboration de vos pièces
commerciales.
Appliquer une remise HT/TTC
Remise / Remise supplémentaire
Vous pouvez appliquer ici deux remises commerciales successives pour les clients de cette famille.
Ces remises s’appliqueront sur le brut HT ou TTC de vos pièces de ventes. Pour les remises TTC, la
remise supplémentaire n'est pas saisissable.
Remise article
Indiquez la grille de remise qui sera applicable aux clients de cette famille lors de la facturation. Par
conséquent, vous devez préciser dans les Préférences, la remise qui sera prioritaire lors de la
facturation. En effet, vous avez également la possibilité d’indiquer une grille de remise dans la fiche
article, vous devez donc choisir entre la grille de remise dans la fiche article et dans la fiche client.
Ventilation analytique
En fonction du choix que vous avez effectué dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier +
Propriétés + Préférences, vous pouvez ici déterminer pour chaque axe un poste et une grille. Ils
seront imputés sur les comptes de classe 7 lors du transfert en comptabilité.
Si vous possédez EBP Comptabilité, vous pouvez utiliser l’icône
qui vous renverra la liste des
postes et des grilles qui ont été définis dans la comptabilité.
Cependant, pour y avoir accès, il faut avoir paramétrer le dossier comptable dans le bouton
Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences.
Onglet Statistiques
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Cet onglet permet d'obtenir des statistiques de ventes sur le chiffres d’affaires et la marge sur 12 mois
pour l’ensemble des clients appartenant à une même famille.
Ces statistiques sont représentées sous-forme d’un tableau récapitulatif sur les douze derniers mois.
Fournisseurs
La fiche fournisseur
Pour créer un nouveau fournisseur à partir de la liste des fournisseurs (menu Données + Tiers),
utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le
fournisseur.
Elle est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Adresse, Banque / Mode de règlement,
Compte, Achat, Articles, Infos, Statistiques, Champs Personnalisés et Divers que vous consultez
par simple clic sur l'onglet correspondant.
Concernant la codification de la fiche fournisseur, vous pouvez demander une codification
automatique au niveau des Préférences dans le bouton Tiers.
Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2
ou l’icône
dans la fiche, utilisez la combinaison de touches Ctrl + S ou l'icône
L’icône
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message
de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON
sinon répondez OUI.
Onglet Adresse
de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies
permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer.
de la barre d’outils Navigation.
.
Cet onglet permet de saisir les coordonnées du fournisseur (adresse de commande et d'enlèvement
ainsi que les coordonnées des différents contacts).
Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans les champs
Adresse.
NPAI
Cette option permet de spécifier que l’adresse de commande ou d’enlèvement indiquée dans la fiche
du fournisseur n’est plus correcte. En effet, cette option peut être cochée pour l’adresse de commande
et / ou l’adresse d’enlèvement. Lors de la facturation, un message apparaîtra pour indiquer que
l’adresse n’est pas correcte et empêchera de créer une pièce d’achat avec ce fournisseur.
Fiche contact
Cette zone vous permet de saisir tous les contacts attachés à ce fournisseur. Vous n’êtes pas limité
en nombre de contacts et tous les contacts que vous créez apparaissent dans la liste des contacts
dans la partie droite de l’onglet.
Pour chaque contact, indiquez la civilité, le nom de l’interlocuteur, sa fonction, les numéros de
téléphone, télécopie et portable, l’adresse e-mail et le site web. Puis, cliquez sur l’option Enregistrer
accessible depuis le menu contextuel de la liste des contacts.
Liste des contacts
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Données
Dans cette partie de l’onglet, apparaissent tous les contacts créés sur ce fournisseur. Depuis cette
liste, un menu contextuel est disponible et permet de :
Ajouter un contact,
Enregistrer le contact,
Supprimer un contact,
Composer le N° de téléphone,
Composer le N° de fax,
Composer le N° de portable,
Envoyer un e-mail,
Accéder au site web du contact,
Prendre en rendez-vous,
Modifier les propriétés d’affichage.
Toutes ces options sont également accessibles depuis le volet de navigation.
Avec Windows Millénium, 2000 et XP, les options Composer le N° de téléphone et Composer le N°
de portable permettent d’accéder au numéroteur téléphonique de Windows.
Attention : Les numéros doivent être saisis au préalable sans points ni tirets. De plus, ils doivent être
précédés d’un 0 si un préfixe est utilisé dans votre entreprise pour accéder aux lignes extérieures.
Remarque : tous les contacts saisis dans les fiches fournisseurs sont regroupés dans le menu
Données + Tiers + Contacts. A partir de ce menu, le numéroteur de Windows pourra également être
utilisé par le clic droit de la souris.
Onglet Banque / Mode de règlement
Saisissez les coordonnées bancaires de la banque à laquelle vous régle z votre fournisseur. Vous
pourrez ainsi traiter très rapidement vos paiements fournisseurs.
Indiquez également le code du mode de règlement utilisé habituellement pour régler votre fournisseur.
Le type d’échéance sera automatiquement généré en fonction de ce qui aura été saisi dans le mode
de règlement. Cependant, vous pouvez changer le nombre de jours et le type.
La date d’échéance sera automatiquement générée à partir de ces rensei gnements.
Onglet Compte
Cet onglet permet de saisir le compte comptable du fournisseur et d'indiquer un encours maximal.
Validez ou modifiez le compte comptable du fournisseur généré automatiquement par le logiciel :
racine de compte + le code fournisseur saisi dans l’entête ou uniquement la racine de compte dans le
cas où votre code fournisseur aurait 8 caractères et plus.
Ces comptes seront repris lors du transfert en comptabilité.
La racine par défaut est défini dans le bouton Racines de Comptes des Préférences du menu
Dossier + Propriétés.
La modification du compte comptable fournisseur est uniquement possible si vous avez coché la case
Modification du numéro de compte dans le bouton Tiers.
Solde des opérations courantes
Ce solde correspond au solde dû au fournisseur. Ce solde est exprimé dans la devise du dossier et
non pas dans la devise d’émission de la pièce. Le cours utilisé pour le calcul du SOC sera le cours
correspondant à la date de la pièce.
Onglet Achat
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Cet onglet permet d'indiquer différentes informations utiles pour vos achats à ce fournisseur.
Type
Pointez le type du fournisseur. Dans le cas d’un fournisseur U.E ou International, le logiciel
n’appliquera pas de TVA.
N° de TVA intra-communautaire
Le numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII. Saisissez-le pour le fournisseur s'il
est de type UE. Ce numéro sera repris à l’édition de la DEB.
Devise
Dans cette zone, vous devez indiquer la devise de facturation de votre fournisseur. Par défaut, est
indiquée la devise du dossier. Cette devise sera automatiquement proposée lors de la création d’une
pièce d’achats. Cependant, vous aurez toujours la possibilité de modifier la devise lors de la saisie de
la pièce.
Frais de port
Si vous souhaitez appliquer systématiquement des frais de port lors de la création de pièces d’achats
avec ce fournisseur, indiquez ici le code des frais de port à utiliser.
Appliquer une remise HT/TTC
Remise TH/TTC
Saisissez le pourcentage de la remise commerciale à appliquer sur le total de la pièce. Elle sera
reprise dans chaque pièce.
Remise supplémentaire HT
Saisissez le pourcentage de la remise supplémentaire à appliquer sur le total de la pièce. Elle sera
reprise dans chaque pièce.
Délai de livraison
Indiquez ici le délai de livraison habituel du fournisseur. Il sera pris en compte pour le suivi des
commandes fournisseurs si aucun délai n'est saisi dans la fiche de l'article en particulier. Il sera repris
dans les documents fournisseurs que vous établirez.
Nombre d’exemplaires
Saisissez ici le nombre d'exemplaires de facture à imprimer par défaut.
Dépôt par défaut
Indiquez le dépôt qui sera indiqué dans les documents lors de la facturatio n du Fournisseur.
Onglet Articles
Cet onglet permet d'enregistrer les articles que vous pouvez vous procurer chez ce fournisseur ainsi
que la référence de l'article chez ce fournisseur. Cependant, si vous avez déjà créé votre fichier article
en indiquant les fournisseurs, dans cet onglet, les articles de ce fournisseur seront repris
automatiquement.
Onglet Infos
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Données
Cet onglet permet de saisir une description du fournisseur, des informations commerciales, techniques
ou autres. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante.
Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations
(gras, souligné, alignement, couleur..). Ces fonctions sont également disponibles depuis le menu
contextuel (clic avec le bouton droit de la souris).
Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez par le menu Affichage + Barre d’outils +
Formatage texte enrichi.
Par le menu contextuel, vous avez également accès aux fonctions couper, copier et coller.
Dans la zone Image, le menu contextuel permet de :
Insérer une image par la commande Choisir une image. Sélectionnez l’image à insérer et
validez par le bouton Ouvrir. L’image peut être au format BMP, JPG ou PCX,
Supprimer l’image,
Aligner l’image à gauche, à droite ou la centrer par la commande Alignement si cette
dernière est plus petite que l’espace prévue,
Ajuster l’image à son contenu.
Accéder aux propriétés de l’image.
Onglet Statistiques
Cet onglet permet d'obtenir des statistiques d’achats sur le chiffres d’affaires sur 12 mois.
L’option K divise la valeur par 1000.
Onglet Champs personnalisés
Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des fournisseurs apparaissent dans cet onglet.
Ces champs personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou
depuis le menu Outils + Champs personnalisés.
Onglet Divers
Dans cet onglet, vous avez la possibilité de renseigner le code NAF du fournisseur en le sélectionnant
dans la liste accessible par la touche F4 ou en cliquant sur l’icône représentant un livre ouvert. Cet
onglet donne également des informations sur la dernière facture effectuée et les dernières
modifications.
Vous avez comme information :
Le numéro et la date de la dernière pièce d’achat,
La date de la dernière modification de la fiche.
Vous pouvez visualiser la dernière pièce d’achat en cliquant soit sur le numéro soit sur la date de la
pièce.
Historique fournisseur
Cet historique permet de consulter pour chaque fournisseur tous les articles qui lui ont été
commandés, ceux que vous avez réceptionné et ceux qui vous ont été facturés sur une période
donnée.
Pour chaque ligne article, vous disposez du numéro de pièce, de la date, du code article, de la
quantité&ldots; Les différentes colonnes du tableau sont paramétrables par le menu contextuel (=clic
droit) et Propriétés. Ensuite, vous pouvez ajouter ou supprimer des colonnes à votre guise.
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Vous avez également la possibilité de consulter la pièce qui correspond à chaque ligne article par le
menu contextuel.
La recherche d’une ligne article peut être faite par date ou code article.
Familles de fournisseurs
La fiche Famille de fournisseurs
Pour créer une nouvelle famille de fournisseurs à partir de la liste des familles fournisseurs (menu
Données + Tiers), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
de la barre d’outils
Navigation.
La fiche Famille fournisseur est composée d'une entête et des onglets suivants: Compte /
Analytique, Statistiques.
Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2
ou l’icône
dans la fiche, utilisez la combinaison de touches Ctrl + S ou l'icône
L’icône
de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies
.
permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message
de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON
sinon répondez OUI.
Après avoir créé vos familles de fournisseurs ainsi que les fournisseurs qui s’y rapportent, si vous
modifiez de nouveau une ou plusieurs famille(s) de fournisseurs (racines de comptes, DEB&ldots;),
lors de la validation de ces modifications, vous aurez la possibilité de répercuter ces changements aux
fournisseurs appartenant à ces familles.
Onglet Compte / Analytique
Type
Indiquez ici le type des fournisseurs de cette famille. Dans le cas d’un fournisseur U.E ou
International, le logiciel n’appliquera pas de TVA.
Racine N° Compte
Indiquez la racine de compte à utiliser par défaut pour la génération du compte comptable fournisseur.
En automatique, à la création d’une fiche fournisseur, le logiciel ajoute à la racine définie ici le code
fournisseur.
Si vous avez EBP Comptabilité, indiquez (dans le bouton Comptabilité de l’option Dossier +
Propriétés + Préférences) le dossier comptable à associer afin que vous puissiez consulter
directement dans la comptabilité les comptes disponibles.
Ventilation analytique
Vous pouvez déterminer pour chaque axe un poste et une grille. Ils seront imputés sur les comptes de
classe 6 lors du transfert en comptabilité en fonction du choix que vous avez effectué dans le bouton
Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. Si vous possédez EBP Comptabilité,
vous pouvez utiliser l’icône
qui vous renverra la liste des postes et des grilles qui ont été définis
dans la comptabilité.
Cependant, pour y avoir accès, il faut avoir paramétré le dossier comptable dans le bouton
Comptabilité de l’option Dossier + Propriétés + Préférences.
Onglet Statistiques
Cet onglet permet d'obtenir des statistiques d’achats sur le chiffres d’affaires sur 12 mois pour
l’ensemble des fournisseurs appartenant à cette famille.
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Données
Ces statistiques sont représentées sous-forme de tableau récapitulatif sur les douze derniers mois.
L’option K permet de diviser les valeurs par 1000.
Commerciaux
Onglet Adresse
Vous pouvez saisir dans cet onglet les coordonnées du serveur (adresse, téléphone&ldots;). Utilisez
la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour obtenir une deuxième ligne d’adresse.
Vous avez également la possibilité d’indiquer le numéro de portable de votre serveur ainsi que son
adresse électronique et l’adresse d’un site Web.
Mot de passe Web
Ce mot de passe permet au serveur de saisir les commandes de ses clients sur le site Web. Sans ce
mot de passe, le commercial ne sera pas identifié en tant que serveur de votre société et ne pourra
donc pas saisir de commandes.
Si vous êtes sous Windows Millénium, 2000 ou XP, vous pouvez utiliser le numéroteur de Windows à
partir de cet onglet. Une fois le numéro de téléphone saisi, cliquez simplement sur Téléphone : le
numéro se composera automatiquement.
Attention : Les numéros doivent être saisis sans points ni tirets. De plus, ils doivent être précédés
d’un 0 si un préfixe est utilisé dans votre entreprise pour accéder aux lignes extérieures.
Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description du serveur, des informations serveurs, techniques ou
autres. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante.
Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations
(gras, souligné, alignement, couleur..).
Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre + Formatage
texte enrichi.
Onglet Champs personnalisés
Tous les champs personnalisés créés sur le fichier des serveurs apparaissent dans cet onglet. Ces
champs personnalisés ont été créés depuis cet onglet par le bouton Ajouter un champ ou depuis le
menu Outils + Champs personnalisés.
Modes de r�glement
La fiche Mode de règlement
Pour créer un nouveau mode de règlement à partir de la liste des modes de règlements (menu
Données), utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant le mode de
règlement.
de la barre d’outils Navigation.
Pour enregistrer la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2 ou l’icône
de la barre
d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les
touches Ctrl + S ou l'icône
.
L’icône
permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregist rer.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message
de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON
sinon répondez OUI.
Page 94
Descriptif de la fiche mode de règlement
Descriptif de la fiche mode de règlement
Code
Saisissez ici le code du mode de règlement (sur 6 caractères maximum). Cette saisie est obligatoire.
Libellé
Saisissez ici le libellé du mode de règlement.
Saisie d'un commentaire dans les ventes comptoirs
Cette option permet d'accéder à une zone de commentaire au moment du règlement d'un ticket (Ex :
Saisie du numéro de chèque).
Type
Si vous souhaitez générer un fichier au format ETEBAC, sélectionnez Lettre de change ou
Prélèvement en fonction du mode de règlement que vous souhaitez créer.
Le type de règlement écart permet de gérer :
Les écarts de r èglement. Par exemple, vous avez une facture de 100,02 € réglée par un
paiement de 100 €. Dans le cas présent, il y a donc un écart de règlement que vous devez
gérer par la saisie d’une ligne, dans les règlements clients, avec comme type de règlement
Ecart.
Les écarts de change. Par exemple, vous avez une facture en dollars à une date N. Le
client la règle en totalité en Euros à une date N+1. Le cours de change est donc différent. Il
y aura donc un écart de change à constater.
Banque
Sélectionner la banque pour laquelle la remise en banque sera faite automatiquement. Ce champ
n'est accessible que pour les mode de règlement de type Espèce.
Echéance
Cochez cette case si vous souhaitez définir une échéance associée à ce mode de règlement. Les
différentes possibilités sont Net, Fin de décade, Fin de mois Fin de mois + Nb jours. Pour
l’échéance Fin de mois, vous pouvez indiquer un nombre de jours, ou cocher l’option 30 jours
équivalent à un mois.
Exemple de fonctionnement :
Nous sommes le 12 Février 2005, vous indiquez 30 Net, votre date d’échéance sera calculée au 13
Mars, vous indiquez 30 Fin de Mois, le 1, votre date d’échéance sera calculée au 1 Avril.
Impression d'une traite
Cochez cette case si vous souhaitez imprimer une traite après la facture ou imprimer juste une traite
par le menu Impression + Traites.
ATTENTION ! !
Avant de déterminer si vous souhaitez ou non générer un journal de Valeurs à l'encaissement,
consultez la partie Transfert en comptabilité et Transfert comptable des règlements.
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Données
N° de compte
Saisissez ici un numéro de compte de caisse uniquement si vous souhaitez ventiler vos règlements de
caisse dans des comptes de caisse différents.
Saisissez ici un numéro de compte de valeur à l'encaissement (511.....) uniquement si vous souhaitez
générer un journal de Valeurs à l'encaissement contenant de s écritures de type :
411DUPONT
511CHEQUE
511CB...
Si vous utilisez EBP Comptabilité, et que vous avez paramétré le lien avec votre dossier comptable
dans Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Comptabilité, cliquez sur l’icône
pour
sélectionner le compte directement dans la liste des comptes de Trésorerie disponibles dans le
dossier comptable.
Cependant, pour accéder à la liste des comptes de trésorerie disponibles dans le dossier comptable, il
faut auparavant avoir paramétré le dossier comptable dans le bouton Comptabilité des Préférences
du menu Dossier + Propriétés.
Vous devez également indiquer un compte pour les décaissements fournisseurs si vous souhaitez
générer un journal de décaissements. Le principe est le même que pour les valeurs à l’encaissement.
Journal
Si vous avez indiqué un compte de valeur à l'encaissement, saisissez le code du journal dans lequel
vous souhaitez générer les écritures correspondantes.
Vous pouvez indiquer un code journal distinct pour chaque mode de règlement ou un code journal
identique pour plusieurs modes de règlement.
Si vous utilisez EBP Comptabilité, et que vous avez paramétré le lien avec votre dossier comptable
dans Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Comptabilité, sélectionnez le code en cliquant
sur l'icône
. Le code journal proposé par défaut est celui indiqué dans le bouton Comptabilité des
Préférences du menu Dossier.
Faites de même pour le journal de décaissement si vous avez indiqué un compte de décaissement.
Transférer la date d’échéance du paiement dans le journal de banque
Pour utiliser cette option, il est impératif de gérer les valeurs à l’encaissement. Elle permet pour des
règlements par LCR et Prélèvements de récupérer en date d’écriture la date d’échéance du
règlement dans le journal de banque.
Les écarts de règlements
Pour ce type de règlement, au niveau des numéros de comptes comptables, vous devez indiquer
dans la zone Valeurs à l’encaissement 6688 et dans la zone Décaissement 7688. Pour le journal de
décaissement et le journal des valeurs à l’encaissement, vous devez indiquer un journal d’OD.
Dans les règlements clients, lorsque l’écart que vous constatez sur la ligne de règlement est négatif,
vous devez alors saisir une écriture d’écart positive et inversement.
Si l’écart est positif, on ne peut pas pointer l’écart avec la facture puisque la facture a déjà été réglée
avec un montant supérieur. Du coup, l’écriture d’écart n’aura pas de numéro de pièce lors du transfert
comptable.
Bien évidemment, les lignes d’écarts ne sont pas remises en banque. Selon le sens de l’écart, les
écritures comptables ne sont pas identiques :
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Client Débit Crédit
Si Ecart > 0 6688 411
Si Ecart < 0
Fournisseur
Si Ecart > 0 6688 401
Si Ecart < 0 401 7688
Les écarts de change
Pour ce type d’écart, au niveau des numéros de comptes comptables, vous devez indiquer dans la
zone Valeurs à l’encaissement 666 et dans la zone Décaissement 766. Pour le journal des valeurs
à l’encaissement et le journal de décaissement, vous devez indiquer le code d’un journal d’OD.
Dans les règlements clients, lorsque l’écart que vous constatez sur la ligne de règlement est négatif,
vous devez alors saisir une écriture d’écart positive et inversement.
Si l’écart est positif, vous ne pouvez pas pointer l’écart avec la facture puisque la facture a déjà été
réglée avec un montant supérieur. Du coup, l’écriture d’écart n’aura pas de numéro de pièce lors du
transfert comptable.
Bien évidemment, les lignes d’écarts ne sont pas à remettre en banque. Selon le sens de l’écart, les
écritures comptables ne sont pas identiques :
411
Débit
7688
Crédit
Client Débit Crédit
Si Ecart > 0 666 411
Si Ecart < 0 411 766
Fournisseur Débit Crédit
Si Ecart > 0 666 401
Si Ecart < 0 401 766
Banques
La fiche Banque
Pour créer une nouvelle banque dans votre fichier, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
de la barre d’outils Navigation. Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les
informations concernant la banque. La saisie du code Banque est obligatoire et sur 6 caractères
maximum.
Page 97
Données
Elle est composée d'une entête et de plusieurs onglets : Adresse, Comptabilité, Infos et R.I.B. / N°
émetteur que vous consultez par simple clic sur l'onglet correspondant.
Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une nouvelle fiche, utilisez la touche F2
ou l’icône
dans la fiche, utilisez les touches Ctrl + S ou l'icône
de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies
.
L’icône
permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregist rer.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message
de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON
sinon répondez OUI.
Onglet Adresse
Cet onglet permet de saisir l'adresse de la banque. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée
pour passer à la ligne suivante dans la zone Adresse.
Onglet Comptabilité
ATTENTION ! !
Avant de déterminer le code journal et le compte comptable de Trésorerie, consultez la partie
Transfert en comptabilité et Transfert comptable des règlements.
Cet onglet permet de saisir le compte comptable de Trésorerie associé à la banque et le code journal
correspondant.
Si vous utilisez EBP Comptabilité, et que vous avez paramétré le lien avec votre dossier comptable
dans Dossier + Propriétés + Préférences, bouton Comptabilité, vous pouvez utiliser l'icône
pour accéder aux journaux de banque et aux comptes de trésorerie de votre dossier comptable.
Lors de la remise en banque, ces renseignements seront automatiquement repris à l'appel de cette
banque.
Onglet Infos
Cet onglet permet de saisir une description de la banque (heures d'ouverture, contact....). Utilisez la
combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante.
Utilisez la barre d'outils Formatage texte enrichi pour mettre en forme le contenu de ces informations
(gras, souligné, alignement, couleur..).
Si cette barre d’outils n'est pas disponible, activez-la par le menu Affichage + Barre d’outils +
Formatage texte enrichi.
Onglet N° RIB / émetteur
Cet onglet permet de saisir les différents codes et numéros nécessaires à la génération d'un fichier
ETEBAC ou d'une traite.
Fichier ETEBAC formaté
Lors de la remise en banque des LCR et des prélèvements, vous avez la possibilité de générer un
fichier LCR au format ETEBAC destiné à votre banque. Cette option permet d’obtenir un paiement par
ligne dans le fichier généré.
Par exemple, si vous effectuez une remise en banque de plusieurs LCR (ou prélèvements), dans le
fichier qui sera généré, vous aurez une LCR (ou prélèvement) par ligne. Dans le cas contraire, toutes
les LCR remises en banque (ou prélèvements) seront sur la même ligne.
Divers
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La fiche Code postal
Pour créer un nouveau code postal à partir de la liste des codes postaux (menu Données + Divers),
utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
de la barre d’outils Navigation.
Une fiche vous permet de saisir le pays, le département, le code postal et le nom de la ville.
Pour enregistrer la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône
de la barre
d’outils Navigation. Pour enregistrer la fiche et garder la fiche ouverte, utilisez les touches Ctrl + S ou
l'icône
L’icône
.
permet d’annuler les modifications effectuées sur la fiche avant d’enregistrer.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message
de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON
sinon répondez OUI.
La fiche Département
Pour créer un nouveau département à partir de la liste des départements (menu Données + Divers)
dans votre fichier, utilisez la touche Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
de la barre d’outils
Navigation.
Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le pays, le code et le nom du département ainsi
que l’indicatif téléphonique du département.
Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez la
touche F2 ou l’icône
saisies dans la fiche, utilisez la combinaison de touches Ctrl + S ou l'icône
de la barre d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations
.
L ’icône
permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregistrer.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message
de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON
sinon répondez OUI.
La fiche Pays
Pour créer un nouveau pays à partir de la liste des pays (menu Données + Divers), utilisez la touche
Inser ou F2 ou cliquez sur l’icône
de la barre d’outils Navigation.
Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir le nom du pays et le code DEB. Si c’est un
pays U.E, vous pouvez également le spécifier.
Le code DEB correspond au code du pays qui est repris dans la DEB ( code pays sur 3 chiffres).
Pour enregistrer la fiche et ouvrir une fiche vierge, utilisez la touche F2 ou l’icône
de la barre
d’outils Navigation. Pour enregistrer uniquement les informations saisies dans la fiche, utilisez les
touches Ctrl + S ou l'icône
L’icône
permet d’annuler les modifications apportées à la fiche avant d’enregist rer.
.
La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées. Un message
de confirmation s’affiche tout de même. Pour fermer sans enregistrer les modifications, répondez NON
sinon répondez OUI.
Tableau de bord
Le tableau de bord
Le tableau de bord se composent de différents éléments qui sont :
Les commandes à traiter,
Page 99
Données
Les rendez-vous du jour,
Mes meilleurs clients,
Le chiffre d'affaires,
Mes meilleurs articles vendus,
Les règlements clients.
Le graphique visible dès l’appel du tableau de bord compare le chiffre d'affaires des 4 derniers mois
sur les 3 dernières années.
Un simple clic sur ce graphique vous amène sur un autre graphique (pour ceux d’entre vous qui
utilisaient déjà une gestion commerciale, le second graphique proposé est celui dont vous disposiez
auparavant, en accès direct depuis le menu Fichiers + Tableau de bord).
Les données du tableau de bord en ce qui concernent les paiement s, sont actualisées lors de :
La création d’une nouvelle facture,
La modification d’une date d’échéance sur une facture,
Le pointage d’un règlement,
Le dépointage d’un règlement.
Le rafraîchissement du contenu du tableau peut s'effectuer par :
L’appel du tableau par le menu Données + Tableau de bord,
L’utilisation de la touche F5 depuis le tableau, lorsque celui-ci est déjà ouvert,
L’utilisation du menu contextuel depuis le tableau (par un clic droit) à travers l’option
Actualiser.
Par le menu contextuel, différentes options sont proposées :
o Enregistrer le tableau de bord au format HTML,
o Imprimer le tableau de bord,
o Modifier les propriétés du graphique. Cette option permet de choisir la couleur de
votre tableau de bord selon votre sensibilité. 6 thèmes sont proposés. Vous pouvez
également choisir si vous souhaitez afficher ou non le tableau de bord au démarrage
du logiciel.
Les commandes affichées dans cette partie du tableau de bord sont les 5 commandes les plus
anciennes, pour lesquelles aucun traitement n'a été effectué, ou bien un traitement partiel : nous
trouverons donc les commandes non clôturées, non transférées, non regroupées, livrées partiellement
(par l'option disponible dans le menu Ventes + Livraison globale ou partielle des commandes
clients). Les commandes affichées sont exprimées dans leur monnaie de saisie.
Un accès direct à la commande sélectionnée, par simple clic, vous est offert afin de permettre le
traitement de la pièce.
Sont affichés les 5 clients ou les 5 familles de clients, par ordre décroissant du chiffre d’affaires, sur
les 12 derniers mois (du chiffre d’affaires le plus élevé vers le chiffre d’affaires le moins élevé).
Un accès direct à la fiche client ou à la famille clients par simple clic sur le code (code client ou code
famille client) vous permet de consulter les statistiques de ventes (onglet Statistiques de la fiche).
Sont affichés ici les 5 prochains rendez-vous, à compter de l’heure système.
Un accès direct « au rendez-vous affiché dans le tableau de bord» est possible par un simple clic sur
le lien proposé.
Vous disposez ici du chiffre d’affaires correspondant au dernier jour facturé, exclu le jour courant.
Distinctement, vous disposez donc également du chiffre d’affaires du jour.
Enfin, nous vous proposons le chiffre d’affaires global sur les 12 derniers mois.
Page 100
Sont affichés les 5 articles ou les 5 familles d’articles les plus vendus, par ordre décroissant du chiffre
d’affaires, de la quantité ou de la marge.
Un accès direct à la fiche article ou à la famille articles par simple clic sur le code (code article ou code
famille article) vous permet de consulter les statistiques de ventes (onglet Statistiques de la fiche).
Les règlements clients
Sont cumulées ici les factures arrivées à échéance (paiements en retard) et les factures non encore
échues (paiements à venir).
Ces données sont construites à partir de l’état des échéances de chacune des factures, et réparties
dans l’une ou l’autre catégorie en fonction de leur date.
Font donc partie de la catégorie Paiements en retard toutes les échéances dont la date est
antérieure à la date du jour, et pour lesquelles aucun paiement n’a été saisi ; ou si un paiement a été
saisi, aucun pointage entre l’échéance et le paiement n’a été effectué.
Font partie de la catégorie Paiements à venir toutes les échéances dont la date est postérieure à la
date du jour, et pour lesquelles aucun paiement n’a été saisi.
Un accès direct à l’un ou l’autre montant par simple clic vous conduit à l’édition des relances (pour les
paiements en retard) ou à l’édition de l’échéancier (pour les paiements à venir).
Remarques
Vous pourriez constater une différence entre le montant des paiements en retard affiché dans le
tableau de bord et le montant total affiché dans les relances clients.
La raison de cette différence est l’absence dans les relances de certains clients et la cause de cette
absence est un montant d’encours minimum indiqué dans leur fiche, et non encore atteint (cette
donnée conditionne le fait de relancer ou non le client).
Vous pourriez également constater une différence entre le montant des paiements à venir affiché
dans le tableau de bord et le montant total affiché dans l’échéancier : les factures réglées mais non
pointées seront prises en compte dans le tableau de bord alors qu’elles n’apparaîtront pas ou
apparaîtront comme réglées dans l’échéancier.
Les valeurs affichées sont exprimées dans la monnaie du dossier, cela signifie donc ce que toutes
données saisies dans une autre devise sont analysées dans la devise du dossier pour être cumulées.
Le 2ème tableau de bord
Ce tableau donne la marge (option Marge cochée) ou le chiffre d’affaires (option Marge décochée)
mois par mois et pour chaque année où des pièces ont été effectuées. Ces valeurs sont reprises à
partir du journal de ventes et peuvent être affichées en kilos + devise du dossier en cochant l'option
Chiffres en K.
Le logiciel calcule également l’évolution du chiffre d’affaires d’une année sur l’autre. Vous pouvez
visualiser les valeurs en kilos + devise du dossier en cochant l’option Chiffres en K.
Par le menu contextuel, différentes options sont proposées :
Enregistrer le tableau de bord en tant qu’image au format JPG,
Imprimer ce tableau de bord sous forme de graphique,
Modifier les propriétés du graphique. Cette option permet de choisir le type de graphe, la
couleur de fond, la couleur du titre.
Consolidation de dossiers
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