EBP Bar & Restaurant Manuel d’utilisation [fr]
EBP Bar & Restaurant
Pour Windows® XP et Vista
Manuel d’utilisation
EBP Bar et Restaurant (Back Office) Aide
Table des matières
Dossier ................................................................................................................................................... 13
Ouverture d'un dossier ....................................................................................................................... 13
Suppression d'un dossier ................................................................................................................... 13
Fermer un dossier .............................................................................................................................. 13
Configuration de l'impression ............................................................................................................. 13
Arrêter toutes les impressions ................................................................................................ ........... 14
Quitter ................................................................................................................................................ 14
Nouveau ............................................................................................................................................. 14
Création d'un dossier ..................................................................................................................... 14
Etape 2 : la raison sociale .............................................................................................................. 14
Etape 3 : identification de la société ............................................................................................... 15
Etape 4 : l'adresse .......................................................................................................................... 15
Etape 5 : le contact ......................................................................................................................... 15
Etape 6 : choix de la devise ........................................................................................................... 15
Recopie .............................................................................................................................................. 15
La recopie ....................................................................................................................................... 15
Recopie des pièces de ventes ....................................................................................................... 16
Recopie des pièces d'achats .......................................................................................................... 16
Recopie des pièces de stock ......................................................................................................... 16
Recopie des paiements clients ...................................................................................................... 17
Recopie des paiements fournisseurs ............................................................................................. 17
Recopie des lignes d'action ............................................................................................................ 17
Recopie des déclarations d'échanges de biens ............................................................................. 17
Recopie des fichiers de base ......................................................................................................... 17
Utilisateurs ......................................................................................................................................... 17
Gestion des utilisateurs .................................................................................................................. 17
Création de droits pour un utilisateur ............................................................................................. 19
Liste des droits ............................................................................................................................... 19
Modification du mot de passe ........................................................................................................ 25
Changement d'utilisateur ................................................................................................................ 25
Utilisateurs connectés .................................................................................................................... 25
Historique des connexions ............................................................................................................. 26
Propriétés ........................................................................................................................................... 26
Paramétrage de la devise locale .................................................................................................... 26
Infos base de données ................................................................................................................... 26
Coordonnées .................................................................................................................................. 26
Préférences .................................................................................................................................... 27
TVA et TPF ..................................................................................................................................... 38
Affichage ................................................................................................................................................ 39
La barre d'état .................................................................................................................................... 39
Barre de fenêtres ............................................................................................................................... 39
Le volet de navigation ........................................................................................................................ 39
Barres d'outils .................................................................................................................................... 40
Barres d'outils ................................................................................................................................. 40
Barre d'outils Dossier ..................................................................................................................... 41
Barre d'outils Navigation ................................................................................................................ 41
Barre d'outils Données ................................................................................................................... 41
Barre d'outils Formatage texte enrichi ........................................................................................... 42
Barre d'outils Ventes ...................................................................................................................... 42
Barre d'outils Internet ..................................................................................................................... 42
Barre d'outils Achats ...................................................................................................................... 43
Barre d'outils Stock ........................................................................................................................ 43
Barre d'outils Opérations ................................................................................................................ 43
Barre d'outils Tiers.......................................................................................................................... 44
Barre d'outils Outils ........................................................................................................................ 44
Barre d'outils Utilisateurs ................................................................................................................ 45
Données ................................................................................................................................................ 47
La fiche Frais de port ......................................................................................................................... 47
La fiche Devise .................................................................................................................................. 47
La fiche Texte standard ..................................................................................................................... 48
La fiche Fidélité client ........................................................................................................................ 48
Les filtres ............................................................................................................................................ 49
Stock .................................................................................................................................................. 50
La fiche Unité ................................................................................................................................. 50
La fiche Localisation ....................................................................................................................... 50
Articles ............................................................................................................................................ 50
Familles d'articles ........................................................................................................................... 65
Codes remises ............................................................................................................................... 70
Tiers ................................................................................................................................................... 72
La fiche Contact ............................................................................................................................. 72
Clients ............................................................................................................................................. 72
Familles de clients .......................................................................................................................... 86
Fournisseurs ................................................................................................................................... 88
Familles de fournisseurs ................................................................................................................ 92
Commerciaux ..................................................................................................................................... 93
Onglet Adresse ............................................................................................................................... 93
Onglet Infos .................................................................................................................................... 93
Onglet Champs personnalisés ....................................................................................................... 93
Modes de règlement .......................................................................................................................... 93
La fiche Mode de règlement ........................................................................................................... 93
Descriptif de la fiche mode de règlement ....................................................................................... 94
Les écarts de règlements ............................................................................................................... 95
Les écarts de change ..................................................................................................................... 96
Banques ............................................................................................................................................. 96
La fiche Banque ............................................................................................................................. 96
Onglet Adresse ............................................................................................................................... 97
Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 97
Onglet Infos .................................................................................................................................... 97
Onglet N° RIB / émetteur ............................................................................................................... 97
Divers ................................................................................................................................................. 97
La fiche Code postal ....................................................................................................................... 98
La fiche Département ..................................................................................................................... 98
La fiche Pays .................................................................................................................................. 98
Tableau de bord ................................................................................................................................. 98
Le tableau de bord ......................................................................................................................... 98
Les règlements clients .................................................................................................................. 100
Le 2ème tableau de bord ............................................................................................................. 100
Liste des données ............................................................................................................................ 101
La liste des données .................................................................................................................... 101
Le champ signalé par une clé permet de trier la liste suivant les différents critères proposés dans
la liste déroulante. ........................................................................................................................ 101
Pour rechercher une donnée, il vous faut tout d’abord sélectionner le critère de tri (dans le champ
signalé par une clé), sur lequel vous désirez lancer la recherche puis saisir les premiers
caractères de la donnée à rechercher. Le logiciel affiche alors la liste des données à partir des
caractères saisis. .......................................................................................................................... 102
Opérations disponibles depuis la liste des données .................................................................... 102
Ventes .................................................................................................................................................. 103
Recherche sur les lignes de pièces ................................................................................................. 103
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 103
Choix du type de pièce à créer .................................................................................................... 103
L'entête de la pièce ...................................................................................................................... 103
Appel du client .............................................................................................................................. 104
Type de facturation ....................................................................................................................... 105
Le corps de la pièce ..................................................................................................................... 105
Saisie des articles ........................................................................................................................ 106
Saisie des articles gammés dans une pièce de vente ................................................................. 107
et TPF ........................................................................................................................................... 107
Onglet Infos .................................................................................................................................. 107
Onglet Règlement ........................................................................................................................ 108
Onglet Echéances ........................................................................................................................ 108
Onglet Champs personnalisés ..................................................................................................... 109
Liste des pièces de vente ................................................................................................................ 109
La liste des pièces de ventes ....................................................................................................... 109
Liste des devis .............................................................................................................................. 110
Liste des commandes .................................................................................................................. 111
Liste des bons de livraison ........................................................................................................... 112
Liste des factures ......................................................................................................................... 112
L'avoir ........................................................................................................................................... 113
Opérations depuis la liste des pièces ........................................................................................... 114
Regroupement des pièces de ventes .............................................................................................. 117
Regroupement des pièces de ventes : choix de la période ......................................................... 117
Regroupement des pièces de ventes : choix des clients ............................................................. 118
Regroupement des pièces de ventes : type de pièces à générer ................................................ 118
Livraison globale ou partielle des commandes clients .................................................................... 118
Livraison des commandes............................................................................................................ 118
La livraison partielle ...................................................................................................................... 119
Traitement des commandes ......................................................................................................... 119
Relances commandes clients .......................................................................................................... 119
Les relances Commandes Clients ............................................................................................... 119
Onglet Pièces ............................................................................................................................... 120
Achats .................................................................................................................................................. 123
Les relances commandes fournisseurs ........................................................................................... 123
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 124
Choix du type de pièce d'achat à créer ........................................................................................ 124
Entête de pièce ............................................................................................................................ 124
Appel d'un fournisseur .................................................................................................................. 124
Type de facturation ....................................................................................................................... 125
Mise à jour du prix d'achat ........................................................................................................... 125
Liste des pièces d'achats ................................................................................................................. 125
La liste des pièces d'achat ........................................................................................................... 125
Liste des commandes fournisseurs .............................................................................................. 126
Liste des bons de réception ......................................................................................................... 127
Liste des factures fournisseurs .................................................................................................... 127
La copie de pièces d'achats ......................................................................................................... 128
Le transfert de pièces d'achats .................................................................................................... 128
Regroupement des pièces d'achats................................................................................................. 129
Regroupement des pièces d'achats : choix de la période ........................................................... 129
Regroupement des pièces d'achats : choix des fournisseurs ...................................................... 129
Regroupement des pièces d'achats : type de pièces à générer .................................................. 130
Réception globale ou partielle des commandes fournisseurs ......................................................... 130
Réception des commandes fournisseurs ..................................................................................... 130
Réapprovisionnement ...................................................................................................................... 131
Le réapprovisionnement : choix des articles ................................................................................ 131
Le réapprovisionnement : intervalle de sélection ......................................................................... 131
Le réapprovisionnement : choix du traitement ............................................................................. 131
Résultat du réapprovisionnement ................................................................................................ 132
Exemple de calcul de réapprovisionnement ................................................................................ 132
Stock .................................................................................................................................................... 135
Nouvelle pièce ................................................................................................................................. 135
Choix du type de pièce de stock à créer ...................................................................................... 135
La saisie des articles .................................................................................................................... 135
Saisie des articles gammés dans les pièces de stock et d'achats ............................................... 135
Onglet Infos .................................................................................................................................. 136
Liste des piéces de stock ................................................................................................................. 136
La liste des pièces de stock ......................................................................................................... 136
Liste des bons d'entrée ................................................................................................................ 136
Liste des bons de sortie ............................................................................................................... 137
Liste des ordres de fabrication ..................................................................................................... 137
Liste des inventaires ..................................................................................................................... 137
Impression d'une pièce de stock .................................................................................................. 137
Saisie de l'inventaire ........................................................................................................................ 138
L'inventaire ................................................................................................................................... 138
L'inventaire : sélection des articles ............................................................................................... 138
L'inventaire : sélection des familles d'articles ............................................................................... 138
L'inventaire : sélection des fournisseurs ...................................................................................... 139
Date de l'inventaire ....................................................................................................................... 139
Saisie de l'inventaire .................................................................................................................... 139
Mise à jour des tarifs ........................................................................................................................ 140
Mise à jour des tarifs .................................................................................................................... 140
Mise à jour des tarifs : choix du type de données à modifier ....................................................... 141
Mise à jour : choix du tarif à modifier ........................................................................................... 141
Choix des articles à modifier ........................................................................................................ 141
Intervalle de sélection ................................................................................................................... 141
Modification du tarif ...................................................................................................................... 142
Récapitulatif de la mise à jour ...................................................................................................... 142
Mise à jour des tarifs : grille de saisie .......................................................................................... 142
Recopie des tarifs : choix du tarif à dupliquer .............................................................................. 143
Assemblage / Désassemblage ........................................................................................................ 143
Assemblage / Désassemblage ..................................................................................................... 143
Assemblage / Désassemblage : intervalle des articles ................................................................ 143
Assemblage / Désassemblage : intervalle des familles d'articles ................................................ 144
Assemblage / Désassemblage : intervalle des fournisseurs ........................................................ 144
Assemblage / Désassemblage : choix de la quantité .................................................................. 144
Assemblage / Désassemblage : récapitulatif ............................................................................... 144
Mise en sommeil des articles ........................................................................................................... 144
Mise en sommeil des articles ....................................................................................................... 144
Mise en sommeil des articles : sélection des articles .................................................................. 145
Mise en sommeil des articles : sélection des familles d'articles .................................................. 145
Mise en sommeil des articles : sélection des fournisseurs .......................................................... 145
Mise en sommeil des articles : sélection des collections ....................... Erreur ! Signet non défini.
Opérations ........................................................................................................................................... 146
Ecart de règlements ......................................................................................................................... 146
Règlements clients ........................................................................................................................... 146
Les règlements clients .................................................................................................................. 146
Affectation du paiement ................................................................................................................ 148
Affectation du règlement .............................................................................................................. 148
Remise en banque ........................................................................................................................... 148
La remise en banque .................................................................................................................... 148
Modifier le RIB .............................................................................................................................. 150
Lettre de change relevé ................................................................................................................ 150
Impression du bordereau de remise en banque .......................................................................... 150
Règlements fournisseurs ................................................................................................................. 150
Les règlements fournisseurs ........................................................................................................ 150
Affectation d'un règlement fournisseur ......................................................................................... 152
Décaissements fournisseurs ............................................................................................................ 152
Les décaissements fournisseurs .................................................................................................. 152
Opération de virement .................................................................................................................. 153
Impression du bordereau de décaissement ................................................................................. 154
Générer les prélévements/virements ............................................................................................... 154
Générer les prélèvements/virements ........................................................................................... 154
Sélection des clients ..................................................................................................................... 154
Sélection des fournisseurs ........................................................................................................... 155
Sélection des modes de règlements ............................................................................................ 155
Date et commentaire de paiement ............................................................................................... 155
Génération automatique de paiement .......................................................................................... 155
Transfert en comptabilité ................................................................................................................. 156
Le transfert en comptabilité .......................................................................................................... 156
Options du transfert comptable .................................................................................................... 157
Paramétrage du transfert en comptabilité .................................................................................... 157
Transfert comptable des règlements ............................................................................................ 158
Transfert comptable au format API .............................................................................................. 159
Transfert comptable au format CCMX ......................................................................................... 160
Transfert comptable au format CEGID ......................................................................................... 161
Transfert comptable au format CEGID - PGI ............................................................................... 161
Transfert comptable au format CIEL ............................................................................................ 162
Transfert comptable au format COALA ........................................................................................ 162
Transfert comptable au format Interface Expert (COALA) ........................................................... 162
Transfert comptable au format COTE OUEST............................................................................. 163
Lettres de relance ............................................................................................................
................ 164
La lettre de relance ....................................................................................................................... 164
Télécopier une lettre de relance ................................................................................................... 165
Facturation Périodique ..................................................................................................................... 165
Génération des factures périodiques ........................................................................................... 165
Alertes .......................................................................................................................................... 165
Classification des clients .................................................................................................................. 166
Paramétrage de la grille ............................................................................................................... 166
Front office ....................................................................................................................................... 167
Gestion des caisses ..................................................................................................................... 167
Impressions ......................................................................................................................................... 169
Onglet Tailles Couleurs Bonnets ..................................................................................................... 169
Sélection des affaires ....................................................................................................................... 169
Sélection des commerciaux ............................................................................................................. 169
Sélection des devises ...................................................................................................................... 169
Sélection des familles articles .......................................................................................................... 169
Sélection des familles clients ........................................................................................................... 169
Sélection des familles fournisseurs ................................................................................................. 169
Sélection des caisses ...................................................................................................................... 170
Fonctionnalités disponibles depuis un aperçu ................................................................................. 170
Impression du portefeuille des devis ............................................................................................... 171
Impression du portefeuille des commandes .................................................................................... 172
Impression de la relation client ........................................................................................................ 172
Impression des étiquettes ................................................................................................................ 173
Impression de l'échéancier .............................................................................................................. 174
Impression du relevé de factures ..................................................................................................... 175
Impression des encours dépassés .................................................................................................. 175
Impression des paiements ............................................................................................................... 176
Impression des bordereaux de remise en banque .......................................................................... 176
Impression des bordereaux de décaissements ............................................................................... 177
Impression des lettres-chèque ......................................................................................................... 177
Impression du tableau de bord ........................................................................................................ 178
Pièces .............................................................................................................................................. 178
Impression des pièces .................................................................................................................. 178
Options d'impression des pièces .................................................................................................. 179
Traites .............................................................................................................................................. 179
Impression des traites .................................................................................................................. 179
Onglet Pièces ............................................................................................................................... 180
Liste des pièces ............................................................................................................................... 180
Impression de la liste des pièces de ventes et d'achats .............................................................. 180
Options d'impression de la liste des pièces de ventes ................................................................. 181
Options d'impression de la liste des pièces d'achats ................................................................... 181
Journaux .......................................................................................................................................... 181
Ventes .......................................................................................................................................... 182
Achats........................................................................................................................................... 183
Courriers et lettres types .................................................................................................................. 183
Courriers et lettres types clients et fournisseurs .......................................................................... 184
Envoi d'un mailing commercial par le net .....................................................................................
185
Création d'un classeur .................................................................................................................. 185
Création d'une lettre ..................................................................................................................... 185
Données ........................................................................................................................................... 185
Impression des affaires ................................................................................................................ 185
Impression des articles ................................................................................................................. 185
Impression des clients .................................................................................................................. 186
Impression des commerciaux / Vendeurs .................................................................................... 186
Impression des familles d'articles ................................................................................................. 187
Impression des familles de clients ............................................................................................... 187
Impression des familles de fournisseurs ...................................................................................... 188
Impression des fournisseurs ........................................................................................................ 188
Impression des natures d'offres ................................................................................................... 189
Impression des textes standards ................................................................................................. 189
Banques ....................................................................................................................................... 189
Codes remises ............................................................................................................................. 190
Devises ......................................................................................................................................... 190
Frais de port ................................................................................................................................. 191
Localisations / Rayons ................................................................................................................. 192
Modes de règlement ..................................................................................................................... 192
Promotions ou soldes ............................................................................. Erreur ! Signet non défini.
Unités ........................................................................................................................................... 193
DEB .............................................................................................................................................. 194
Divers ........................................................................................................................................... 195
Historique des ventes ...................................................................................................................... 196
Impression de l'historique des ventes par client .......................................................................... 196
Impression de l'historique des ventes par article ......................................................................... 197
Historique des achats ...................................................................................................................... 198
Impression de l'historique des achats par fournisseur ................................................................. 198
Impression de l'historique des achats par article ......................................................................... 198
Statistiques ...................................................................................................................................... 199
Synthèse des achats / ventes par collection ................................................................................ 199
Impression des commissions commerciaux ................................................................................. 199
Articles .......................................................................................................................................... 200
Clients ........................................................................................................................................... 202
Fournisseurs ................................................................................................................................. 204
Chiffre d'affaires ........................................................................................................................... 206
Stock ................................................................................................................................................ 208
Impression des mouvements de stock ......................................................................................... 208
Impression de l'état de stock ........................................................................................................ 209
Impression du palmarès de rotation ............................................................................................. 210
Impression du palmarès des commandes ................................................................................... 210
Impression du réapprovisionnement ............................................................................................ 211
Impression de la disponibilité ................................................................................................
....... 212
Outils .................................................................................................................................................... 213
Gestionnaire de clients Microsoft Office 2000 ................................................................................. 213
Recalcul des données ...................................................................................................................... 214
Réorganisation des fichiers.............................................................................................................. 214
Paramétrage des modèles ............................................................................................................... 214
Champs personnalisés .................................................................................................................... 215
Les Champs personnalisés .......................................................................................................... 215
Agenda ............................................................................................................................................. 215
L'agenda ....................................................................................................................................... 215
Ajouter un nouveau rendez-vous ................................................................................................. 216
Rechercher un rendez-vous ......................................................................................................... 216
Propriétés de l'agenda ................................................................................................................. 216
Maintenance technique .................................................................................................................... 217
Suppression des données ............................................................................................................ 217
Archivage des données ................................................................................................................ 218
Import paramétrable ......................................................................................................................... 218
Import paramétrable-1 .................................................................................................................. 218
Import paramétrable-2 .................................................................................................................. 219
Import paramétrable-3 .................................................................................................................. 220
Import paramétrable-3 bis ............................................................................................................ 220
Import du fichier articles ............................................................................................................... 221
Import du fichier articles : choix du paramètre à recalculer ......................................................... 221
Import du fichier clients ................................................................................................................ 222
Import du fichier fournisseurs ....................................................................................................... 222
Import paramétrable-4 .................................................................................................................. 223
Import paramétrable-5 .................................................................................................................. 223
Sauvegarde du format d'importation ............................................................................................ 223
Import du fichier codes postaux ................................................................................................... 224
Export paramétrable ........................................................................................................................ 224
Sélection des clients ..................................................................................................................... 224
Sélection des articles ................................................................................................................... 224
Sélection des fournisseurs ........................................................................................................... 224
Export paramétrable-1 .................................................................................................................. 225
Export paramétrable-2 .................................................................................................................. 225
Export paramétrable-3 .................................................................................................................. 225
Export paramétrable-4 .................................................................................................................. 226
Sauvegarde de format d'exportation ............................................................................................ 226
Internet ................................................................................................................................................. 227
La solution Oxatis ............................................................................................................................ 227
Envoi des données (Catalogue Articles, Contacts...) ...................................................................... 227
Envoi des données ....................................................................................................................... 227
Sélection des options de l'envoi des données ............................................................................. 228
Intervalle de sélection des articles à envoyer .............................................................................. 2
28
Intervalle de sélection des familles d'articles ............................................................................... 229
Intervalle de sélection des fournisseurs ....................................................................................... 229
Critères d'envoi des contacts ....................................................................................................... 229
Intervalle de sélection des clients à envoyer................................................................................ 229
Intervalle de sélection des familles clients ................................................................................... 229
La préparation des données ........................................................................................................ 230
Télécharger les commandes ........................................................................................................... 230
Téléchargement des commandes ................................................................................................ 230
Sélection de la période ................................................................................................................. 230
Choix du client .............................................................................................................................. 231
Envoi de pièces de ventes EBP Point de vente .............................................................................. 231
Envoi de pièces de ventes EBP Point de vente ........................................................................... 231
Sélection par numéro de pièce .................................................................................................... 231
Choix du format d'export .............................................................................................................. 232
Coordonnées du destinataire ....................................................................................................... 232
Création du fichier XML ................................................................................................................ 232
Réception de pièces de ventes EBP Point de vente ....................................................................... 232
Réception des pièces de ventes EBP Point de vente depuis des mails ...................................... 232
Que récupère-t-on de la pièce initialement émise ? .................................................................... 233
Réception des pièces de ventes EBP Point de vente depuis un fichier XML .............................. 234
Index .................................................................................................................................................... 235
EBP Bar et Restaurant (Back Office) Aide
Dossier
Ouverture d'un dossier
Pour ouvrir un dossier existant, plusieurs possibilités vous sont offertes :
A partir de DEMARRER, sélectionnez Programmes + EBP + Bar & Restaurant (Back
office) pour lancer le programme. Si votre dossier est déjà créé et que vous avez bien coché
l'option La prochaine fois, ouvrir directement mon dossier sans afficher cet écran, il
sera ouvert automatiquement. Sinon, vous devrez ouvrir le dossier par le menu Dossier +
Ouvrir,
A partir du menu Dossier, sélectionnez la commande Ouvrir. Point de vente vous propose
alors la liste des dossiers créés et ouverts sous ce logiciel. Il suffit alors de cliquer sur les
flèches pour monter et descendre et de sélectionner le dossier à ouvrir. Double-cliquez
dessus,
Si votre dossier n’est pas dans la liste, il faut alors cliquer sur l'option Parcourir. EBP Bar &
Restaurant propose automatiquement tous les dossiers contenus dans le répertoire des
dossiers EBP (par défaut EBP\PARTAGE\DOSSIERS). Sélectionnez le dossier désiré.
Double-cliquez sur le fichier *.PDV qui apparaît pour accéder à votre point de vente.
A partir de l'Explorer, positionnez-vous dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le
raccourci (*.PDV).
Enfin, si un mot de passe a été défini, le logiciel vous demandera de l'introduire.
Suppression d'un dossier
Utilisez la commande Supprimer du menu Dossier.
Dans le cadre apparaît automatiquement la liste de tous les dossiers qui ont été ouverts et donc
mémorisés par le logiciel. Cochez la case correspondant au(x) dossier (s)à supprimer puis cliquez sur
le bouton désiré :
OK : supprime le dossier sélectionné
Annuler : annule l'opération
Parcourir : permet d'accéder à d'autres répertoires et donc à d'autres dossiers.
Fermer un dossier
Utilisez la commande Fermer du menu Dossier. Point de vente garde la trace des quatre derniers
dossiers sur lesquels vous avez travaillé. Vous pourrez ouvrir le dernier fichier utilisé en sélectionnant
le dossier 1 (2, 3, 4,) en bas du menu Dossier. Pensez à sauvegarder votre dossier (Commande
Sauvegarde du menu Dossier) avant de fermer le dossier.
Cette commande est appelée de façon implicite par Point de vente lorsque vous utilisez les
commandes Ouvrir, Nouveau, ou Quitter alors qu'un dossier est déjà en cours d'utilisation.
Lorsque vous sélectionnez cette option, un nouveau menu général est proposé. En effet, il n'y a plus
de dossier en cours et donc plus de possibilité de travailler sur ses éléments.
Le nouveau menu général est en conséquence beaucoup plus restreint : il ne comporte que trois
menus (Dossier, Affichage et Aide) et la plupart de leurs commandes deviennent indisp onibles.
Configuration de l'impression
Afin que vos impressions soient éditées sur l'imprimante que vous souhaitez et afin que les fax soient
correctement envoyés, utilisez le bouton Configurer pour associer le driver correspondant au matériel
(imprimante ou fax) à utiliser.
Vous pouvez définir une imprimante différente de l'imprimante principale pour l'impression des BL
(Imprimante BL), des factures (Imprimante Facture), des devis (Imprimante Devis), des commandes
(Imprimante Commande client) et des étiquettes (Imprimante Etiquettes).
Lors de l'impression d'une de ces pièces à partir de l'entête ou du corps de la pièce (clic sur l'icône
), vous aurez la possibilité d'éditer 2 fois la pièce sur 2 imprimantes différentes.
Quant aux autres impressions, elles sont éditées sur l'imprimante principale.
Arrêter toutes les impressions
La commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier permet de mettre fin à toutes les
impressions en cours.
Quitter
La commande Quitter du menu Dossier permet de fermer le dossier en cours et de quitter le logiciel.
Si vous souhaitez ne fermer que le dossier en cours, utilisez la commande Fermer du menu Dossier.
Nouveau
Création d'un dossier
Pour créer un nouveau dossier, sélectionnez la commande Nouveau du menu Dossier. Deux choix
vous sont proposés :
Sélectionnez Créer un dossier Point de vente dans un nouveau répertoire si vous
souhaitez créer un dossier correspondant à une société qui n’a pas encore été mise en
route. Le logiciel va créer un nouveau dossier (sur votre disque dur) et un sous-répertoire
contenant les fichiers spécifiques à votre application.
Si vous souhaitez créer un dossier concernant une société déjà initialisée par un autre
logiciel EBP (en comptabilité, en paye ...) afin d'y ajouter les données spécifiques au logiciel
en cours, sélectionnez Placer les données de Bar & Restaurant dans un dossier
existant. Ensuite, choisissez le dossier. Le logiciel crée un sous-répertoire propre à
l'application en cours et reprend les informations communes aux logiciels c’est-à-dire les
informations légales (Statut, Siret, APE &ldots;), l’adresse et le contact. Si votre dossier
n'apparaît pas, cela signifie qu'il a été créé dans un répertoire autre que EBP \ DOSSIERS.
Indiquez alors le répertoire dans lequel se trouve le dossier en cliquant sur le bouton
Parcourir.
A partir du nom de dossier, le logiciel génère un raccourci de même nom dans le répertoire
d'installation du dossier.
Enfin, lorsqu'un dossier est ouvert ou créé dans une application, son chemin d'accès est mémorisé.
Ce dossier sera proposé dans la liste des dossiers lors des différents traitements comme l'ouverture,
la suppression et la sauvegarde d'un dossier.
Si un mot de passe a été établi, pour récupérer les informations d'un dossier existant, vous devez être
en possession de celui-ci, lequel permet d'ouvrir le dossier source.
Voici les autres étapes de la création d’un dossier :
Etape 2 : Raison sociale
Etape 3 : Identification de la société
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Choix de la devise
Etape 2 : la raison sociale
Affichage
Indiquez la raison sociale du nouveau dossier (limitée à 32 caractères). Au fur et à mesure de votre
saisie, cette raison sociale est reprise par le logiciel comme nom de répertoire.
Automatiquement, le répertoire proposé est : EBP \ DOSSIERS \ raison sociale. Dans
EBP\DOSSIERS sont ainsi regroupés tous les dossiers créés par les applications EBP ce qui facilite
la sauvegarde et le classement des fichiers. Vous pouvez toutefois indiquer un autre chemin d'accès
en cliquant sur
.
Voici les autres étapes de la création d’un dossier :
Etape 3 : Identification de la société
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Choix de la devise
Etape 3 : identification de la société
Cette étape permet d'identifier la société. Ces informations pourront être modifiées par Propriétés +
Coordonnées du menu Dossier.
Voici les autres étapes de la création d’un dossier :
Etape 4 : Adresse
Etape 5 : Contact
Etape 6 : Choix de la devise
Etape 4 : l'adresse
Cette étape permet de renseigner l'adresse de la société. Ces informations pourront être modifiées
par Propriétés + Coordonnées du menu Dossier.
Voici les autres étapes de la création d’un dossier :
Etape 5 : Le contact
Etape 6 : Choix de la devise
Etape 5 : le contact
Cette étape permet de renseigner le nom du contact dans la société. Ces informations pourront être
modifiées par Propriétés + Coordonnées du menu Dossier.
Voici la dernière étape de la création d’un dossier :
Etape 6 : Choix de la devise
Etape 6 : choix de la devise
En création d’un nouveau dossier, vous devez spécifier la devise du dossier. Toutes vos données
seront alors exprimées dans cette devise. Cette information conditionne la valorisation de l’ensemble
de vos documents et autres tarifs. Par défaut, il est indiqué Euros.
Cependant, vous aurez la possibilité, lors de la création de vos fiches clients et fournisseurs,
d’associer une devise de facturation différente de la devise du dossier.
Recopie
La recopie
Il s’agit de recopier des informations d’un dossier vers un autre. Utilisez la commande Recopier du
menu Dossier.
La première étape vous permet de sélectionner le dossier dont vous souhaitez récupérer les données
(pièces, articles, clients, fournisseurs, &ldots;).
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des pièces de ventes
Recopie des pièces d'achats
Recopie des pièces de stock
Recopie des paiements clients
Recopie des paiements fournisseurs
Recopie des lignes d'action
Recopie des fichiers de base
Recopie des pièces de ventes
Cette étape vous permet de récupérer des pièces de ventes (devis, commandes, bons de livraisons,
factures) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des pièces d'achats
Recopie des pièces de stock
Recopie des paiements clients
Recopie des paiements fournisseurs
Recopie des lignes d'action
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Recopie des fichiers de base
Recopie des pièces d'achats
Cette étape vous permet de récupérer des pièces d'achat (commandes, bons de réceptions,
factures)créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des pièces de stock
Recopie des paiements clients
Recopie des paiements fournisseurs
Recopie des lignes d'action
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Recopie des fichiers de base
Recopie des pièces de stock
Cette étape vous permet de récupérer des pièces de stock (entrées, sorties, ordre de fabrication)
créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des paiements clients
Recopie des paiements fournisseurs
Affichage
Recopie des lignes d'action
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Recopie des fichiers de base
Recopie des paiements clients
Cette étape vous permet de récupérer des paiements clients saisis sur une période que vous
déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des paiements fournisseurs
Recopie des lignes d'action
Recopie des fichiers de base
Recopie des paiements fournisseurs
Cette étape vous permet de récupérer des paiements fournisseurs saisis sur une période que vous
déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des lignes d'action
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Recopie des fichiers de base
Recopie des lignes d'action
Si vous activez la relation client sur vos clients, cette étape vous permet alors de recopier toutes les
lignes d’action enregistrées sur chaque client (Appels téléphoniques, Rendez-vous, E-mails,
Courriers). Indiquez alors la période sur laquelle vous souhaitez récupérer l’historique des lignes
d’action.
Voici les autres étapes de la recopie :
Recopie des fichiers de base
Recopie des déclarations d'échanges de biens
Cette étape vous permet de récupérer les déclarations d’échanges de biens (simplifiée, détaillée, en
introduction ou en expédition) créées sur une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers
le nouveau.
Voici la dernière étape de la recopie :
Recopie des fichiers de base
Recopie des fichiers de base
Cette étape vous permet de récupérer les fichiers de base telles que les articles, les clients &ldots; sur
une période que vous déterminez, d’un ancien dossier vers le nouveau.
Utilisateurs
Gestion des utilisateurs
Vous souhaitez gérer des utilisateurs, lesquels auront accès à tout ou partie des options d’un ou
plusieurs dossiers : c’est l’objet de la gestion des utilisateurs.
Quelques grands principes
La création de vos utilisateurs n’est possible que si vous ouvrez le dossier en tant qu’administrateur :
en effet, un utilisateur par défaut existe déjà, il se nomme ADM et dispose de tous les droits sur tous
les dossiers.
La création de vos utilisateurs passe par un modèle type, associé à un autre utilisateur présent par
défaut : il se nomme INVITE, et ne dispose d’aucun droit.
Des droits peuvent être attribués à l’application : possibilité de créer ou de supprimer un dossier, ou à
un dossier : créer ou supprimer une facture.
Des droits peuvent être attribués pour tous les dossiers, ou par dossier : un même utilisateur peut
donc, selon votre choix, disposer des mêmes droits sur tous les dossiers où de droits différents selon
les dossiers ouverts.
Comment préparer votre gestion des utilisateurs
Dans le paragraphe précédent, nous présentions deux utilisateurs par défaut, ADM et Invité.
Pour l’utilisateur ADM, vous pouvez modifier son identité dans l’onglet Identité de la Liste des
utilisateurs du menu Dossier + Utilisateurs mais vous ne pouvez pas modifier tous les droits qui lui
ont été attribués.
Conseil : Cet utilisateur ADM est par défaut sans mot de passe, nous vous conseillons, afin d’en
limiter son accès, de lui attribuer un mot de passe que seules les personnes désignées connaîtront.
Pour cela, placez-vous dans la liste des utilisateurs, sélectionnez Administrateur et saisissez le mot
de passe dans l’onglet Accès.
Pour l’utilisateur Invité, vous ne pouvez ni modifier son identité ni lui attribuer de mot de passe. En
revanche, vous devez lui définir ses droits, droits qui seront systématiquement attribués à la création
d’un nouvel utilisateur et qui serviront à tout utilisateur qui se connectera sans code.
Comment créer un utilisateur
1) Vous débutez avec l’option :
Vous devez d’abord activer l’option Activer le support des utilisateurs depuis le menu
Dossier + Utilisateurs + Administration.
Cette étape vous permet d’activer l’utilisateur ADM, lequel vous donnera accès aux autres
paramétrages liés à cette option.
2) Vous avez déjà créé un utilisateur et souhaitez en créer de nouveaux :
Vous ouvrez votre dossier avec un code utilisateur et un mot de passe, vous devez
maintenant l’ouvrir en tant qu’ADMINISTRATEUR, en passant par le menu Dossier +
Utilisateurs + Changer d’utilisateur,
Saisissez le code ADM, et le mot de passe si nécessaire, sinon, validez par OK.
3) Vous êtes en position d’Administrateur, la création de vos utilisateurs peut commencer. Utilisez le
menu Dossier + Utilisateurs + Liste des utilisateurs.
Cliquez sur le bouton Nouveau et créez votre utilisateur,
Pour lui attribuer ses droits, placez-vous dans la fenêtre Administration par le menu
Dossier + Utilisateurs + Administration. Dans cet écran, vous définissez ses droits pour
l’ensemble des dossiers,
Si vous souhaitez lui attribuer des droits spécifiques à chaque dossier, placez-vous alors
dans la liste des utilisateurs par le menu Dossier + Utilisateurs + Liste des utilisateurs et
sélectionnez votre utilisateur.
Tous les droits dont vous disposez peuvent faire référence à une ou plusieurs fonctions. Afin de
connaître le champ d’action de chacun de ces droits, cliquez ici.
Affichage
Exemple de création de droits pour un utilisateur
Création de droits pour un utilisateur
Pour un utilisateur X, vous souhaitez lui attribuer des droits différents sur 3 dossiers p armi 5 dossiers.
Pour l’ensemble des dossiers, il a accès à : la gestion des dossiers, la maintenance des dossiers et
consulter la liste des pièces de ventes, d’achats et de stock.
Pour le dossier Gestion, cet utilisateur a comme droits supplémentaires : consulter les listes articles,
clients et fournisseurs, créer de nouvelles pièces de ventes et les modifier.
Pour le dossier Toto, il a comme droits supplémentaires : créer de nouvelles pièces d’achats et
modifier les pièces d’achat.
Pour le dossier Emballage, il a comme droits supplémentaires : consulter les listes articles, clients et
fournisseurs, créer et modifier les fiches articles, clients et fournisseurs, créer des champs
personnalisés.
La démarche à suivre est la suivante :
1. Créer cet utilisateur par le menu Dossier + Utilisateurs + Liste des utilisateurs ce qui
implique que vous êtes connecté en tant qu’Administrateur. Si vous ne l’êtes pas, utilisez la
commande Changer d’utilisateur du menu Dossier + Utilisateurs et saisissez dans code
utilisateur ADM et un mot de passe si nécessaire.
2. Ensuite, placez-vous dans la fenêtre Administration par le menu Dossier + Utilisateurs +
Administration pour paramétrer les droits de ce nouvel utilisateur sur l’ensemble des
dossiers. Ces droits sont à définir dans la rubrique Droits par défaut sur les dossiers.
Dans la sous-rubrique Dossier, cochez Gestion des dossiers. Dans les sous-rubriques
Ventes, Achats et Stocks, cochez Consultation pièces de vente, Consultation pièces
d’achat et Consultation pièces de stock. Dans la sous-rubrique Outils, cochez
Maintenance.
3. Placez-vous dans la liste des utilisateurs par le menu Dossier + Utilisateurs + Liste des
utilisateurs et sélectionnez votre nouvel utilisateur. Cliquez sur l’onglet Droits.
Dans la zone Droits sur, indiquez le dossier Gestion. Par défaut, dans tous les carrés sera
indiqué DEF. Dans la rubrique Fichiers, double-cliquez sur la sous-rubrique Clients et cochez
Consultation clients. Faites de même pour les articles et les fournisseurs. Dans la rubrique
Pièces, double-cliquez sur la sous-rubrique Ventes puis Devis
devis. Faites de même pour les commandes, bons de livraison et factures.
4) Pour affecter les droits aux autres dossiers, suivez le même principe décrit ci-dessus, en
choisissant les options et menus que vous souhaitez autorise r.
et cochez l’option Gestion
Liste des droits
Ci-dessous sont énumérés tous les droits disponibles dans la Gestion commerciale et les fonctions qui
leur sont associées.
Paramétrage des impressions
DOSSIER
Gestion des dossiers : Nouveau, Recopier, Supprimer, Sauvegarde, Restauration,
Utilisateurs : Administration, Liste des utilisateurs,
Propriétés : Coordonnées, Préférences, Devise, TVA/TPF,
FICHIERS
Tableau de bord : Tableau de bord, Impression du Tableau de bord
Droits CLIENTS
Consultation clients : Liste, Fiche, Historique, Impression (Clients, Etiquettes), Email, Site
Web, Graphiques, Courriers et Lettres Types, Génération HTML
Règlements clients : Règlements clients, Impression (Echéancier, Relevés de factures,
Encours dépassés, Paiements, Traites, Relances), Bouton liste des factures
Remise en banque : Remise en banque, Impression (Bordereaux de remise en banque)
Consultation des écritures comptables clients : Consultation des écritures comptables
Gestion clients : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression clients : Supprimer
Statistiques clients : Statistiques clients, comparatives, croisées
Import/Export clients : Import/Export
Droits FOURNISSEURS
Consultation fournisseurs : Liste, Fiche, Historique, Impression (Fournisseurs, Etiquettes),
Email, Site Web, Graphiques, courriers et Lettres-Types, Génération HTML
Règlements fournisseurs : Règlements fournisseurs, Impression (lettres-chèque
Fournisseurs, Echéancier, Paiements), Bouton liste des factures
Décaissements fournisseurs : Décaissements fournisseurs, Impression (Bordereaux de
décaissement)
Consultation des écritures comptables fournisseurs : Consultation des écritures comptables
Gestion fournisseurs : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression fournisseurs : Supprimer
Statistiques fournisseurs : Statistiques fournisseurs, Statistiques croisées
Import/Export fournisseurs : Import/Export
Droits ARTICLES
Consultation articles : Liste, Fiche, Historique, Impression (articles, étiquettes, Impression
mouvements, Impression état de stock, Impression Disponibilités, Impression Palmarès de
rotation, Impression Palmarès des articles commandés), Graphique, Génération HTML
Assemblage/Désassemblage : Assemblage/Désassemblage
Réapprovisionnement : Réapprovisionnement, Impression réapprovisionnement
Mise à jour des tarifs : Préparation/Mise à jour des tarifs
Gestion Articles : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression articles : Supprimer
Statistiques articles : Statistiques Articles
Import/Export articles : Import/Export
Droits COMMERCIAUX
Consultation commerciaux : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion commerciaux : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression commerciaux : Supprimer
Statistiques commerciaux : Commissions commerciaux
Droits MODE DE REGLEMENT
Consultation mode de règlement : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion mode de règlement : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression mode de règlement : Supprimer
Droits BANQUE
Affichage
Consultation banque : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion banque : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression banque : Supprimer
Droits FRAIS DE PORT
Consultation frais de port : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion frais de port : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression frais de port : Supprimer
Droits FAMILLES ARTICLES
Consultation familles articles : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion familles articles : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression familles articles : Supprimer
Statistiques familles articles : Statistiques Familles Articles
Droits FAMILLES CLIENTS
Consultation familles clients : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion familles clients : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression familles clients : Supprimer
Statistiques familles clients : Statistiques Familles clients
Droits FAMILLES FOURNISSEURS
Consultation familles fournisseurs : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion familles fournisseurs : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression famille fournisseurs : Supprimer
Statistiques familles fournisseurs : Statistiques Familles fournisseurs
Droits CODE REMISE
Consultation code remise : Liste, Fich e, Impression (Liste)
Gestion code remise : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression code remise : Supprimer
Droits UNITES
Consultation unités : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion unités : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression unités : Supprimer
Droits LOCALISATIONS
Consultation localisations : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion localisations : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression localisations : Supprimer
Droits DEVISES
Consultation devises : Liste, Fiche, Impression (Liste )
Gestion devises : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression devises : Supprimer
Droits TEXTES STANDARDS
Consultation textes standards : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion textes standards : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression textes standards : Supprimer
Droits DEB
Consultation DEB : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion DEB : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression DEB : Supprimer
Droits DIVERS
Consultation divers : Liste, Fiche, Impression (Liste)
Gestion divers : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression divers : Supprimer
Import Codes Postaux : Import
PIECES
Impression Pièces
1. VENTES
Consultation pièces de vente : Liste , Impression (Factures d’acomptes, Devis, Commande,
BL, Factures, Portefeuille des devis et commandes, étiquettes), Envoi e-mail, Télécopier
Impression journaux et historique &endash; Ventes
Impression listes des pièces - Ventes
Droits DEVIS
Traitement devis : Regroupement, Transfert
Gestion devis : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression devis : Supprimer
Droits COMMANDES
Traitement commandes : Regroupement, Transfert, Relances commandes, Clôt urer
Livraison globale ou partielle : Livraison globale ou partielle
Gestion commandes : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression commandes : Supprimer
Droits BL
Traitement BL : Regroupement, Transfert
Gestion BL : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression BL : Supprimer
Affichage
Droits FACTURES
Traitement factures : Transfert
Débloquer transfert comptable - Ventes : Débloquer transfert comptable
Gestion factures : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression factures : Supprimer
ACHATS
2.
Consultation pièces d'achat : Liste, impression (Commandes, BR, Factures, Portefeuille des
commandes fournisseurs, Etiquettes), Envoi e-mail, Télécopier
Impression journaux et historique &endash; Achats
Impression listes des pièces - Achats
Droits COMMANDES FOURNISSEURS
Traitement commandes fournisseurs : Regroupement, Transfert, Relances commandes,
Clôturer
Réception globale ou partielle : Réception globale ou partielle
Gestion commandes fournisseurs : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression commandes fournisseurs : Supprimer
Droits BONS DE RECEPTION
Traitement bons de réception : Regroupement, Transfert
Gestion bons de réception : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression bons de réception : Supprimer
Droits FACTURES D’ACHAT
Traitement factures d'achat : Transfert
Débloquer transfert comptable - Achats : Débloquer transfert comptable
Gestion factures d'achat : Nouveau, Dupliquer, Enregistrer
Suppression factures d'achat : Supprimer
3. STOCKS
Consultation pièces de stock : Liste, Impression ( Entrée, Sortie , OR, Inventaire, Etiquettes),
Visualiser
Droits ENTREES
Gestion entrées : Nouveau, Enregistrer
Suppression entrées : Supprimer
Droits SORTIES
Gestion sorties : Nouveau, Enregistrer
Suppression sorties : Supprimer
Droits ORDRES DE FABRICATION
Suppression ordres de fabrication : Supprimer
Droits INVENTAIRE
Gestion inventaire : Nouveau, Enregistrer
Suppression inventaire : Supprimer
OPERATIONS
Ecart de règlement : Ecart de règlements
DEB : Déclaration, Impression de la DEB
Transfert comptable : Transfert en comptabilité
Facturation périodique : Facturation périodique
Bascule euros : Basculement en euros
OUTILS
Champs personnalisés
Maintenance : Recalcul, Réorganisation, Suppression
Filtres
Agenda
Affichage
INTERNET
Fonctionnalités Internet
Modification du mot de passe
Dans cette fenêtre, vous avez la possibilité de changer le mot de passe de l’utilisateur courant. Pour
changer, le mot de passe d’un autre utilisateur, il faut d’abord changer d’utilisateur par le menu
Dossier + Utilisateurs + Changer d’utilisateur.
Changement d'utilisateur
Cette commande vous permet de changer d’utilisateur courant sans quitter le dossier.
Utilisateurs connectés
Si vous utilisez le logiciel en réseau et que vous avez activé la gestion des droits, vous avez la
possibilité de connaître tous les utilisateurs connectés en même temps au dossier. Sélectionnez donc
la commande Utilisateurs connectés du menu Dossier + Utilisateurs.
La liste des utilisateurs connectés apparaît sous forme d’un tableau et pour chaque utilisateur
connecté, vous obtenez les informations suivantes :
Le code de l’utilisateur connecté,
Le nom de l’utilisateur,
Son e-mail,
Sa fonction,
Son numéro de téléphone,
La date de la connexion,
L’heure de la connexion,
Le nombre de connexions,
Le nom de l’ordinateur.
Les 5 premières informations sont reprises dans la fiche utilisateur que vous avez créé par le menu
Dossier + Utilisateurs + Liste des utilisateurs.
Historique des connexions
L’historique des connexions permet de connaître tous les utilisateurs qui se sont connectés au dossier
depuis sa création.
Cet historique est accessible depuis le menu Dossier + Utilisateurs + Historique des connexions et
il est présenté sous forme d’un tableau. Pour chaque connexion, vous avez les informations suivante :
Le nom de l’ordinateur,
La date de connexion,
L’heure de connexion,
Le nom de l’utilisateur.
Si dans la colonne utilisateur, aucune information apparaît, cela signifie que la gestion des utilisateurs
n’est pas activée.
Cette liste de connexions peut être triée par nom de machine ou par date de connexion. Vous avez
également la possibilité d’appliquer un filtre pour réduite le nombre d’informations à l’écran.
Le menu contextuel permet de modifier les propriétés d’affichage du tableau et créer un filtre.
Propriétés
Paramétrage de la devise locale
Dans cette fenêtre, est indiquée la devise que vous avez choisi lors de la création de votre dossier
pour valoriser tous vos documents. La zone se grise dès que vous créez un article. En revanche, tant
que vous n’avez rien créé, la zone est accessible et vous pouvez alors modifier la devise.
Infos base de données
Sur cet écran, vous obtenez le nombre d’enregistrements pour différentes données.
Coordonnées
Onglet Identification
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être
modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier.
Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre ou le clic de
votre souris.
Affichage
Le NII correspond au Numéro d’Identification Intra-communautaire et le NAF au Numéro
d’Appartenance Française (anciennement APE).
Onglet Contact
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être
modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier.
Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un champ à un autre ou le clic de
votre souris.
Onglet Adresse
Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être
modifiées dans Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation ou Shift
+ Tabulation pour passer d'un champ à un autre ou le clic de votre souris.
Pour saisir deux lignes d’adresse, il faut appuyer sur les touches Ctrl + Entrée en même temps après
avoir saisi votre première ligne d’adresse.
Onglet Sécurité
Cet onglet permet de protéger l'accès à votre dossier par un mot de passe. C’est un mot de passe
général qui devra être indiqué par tous les utilisateurs (en plus du mot de passe propre à chaque
utilisateur).
Ce mot de passe sera demandé et devra être saisi impérativement pour accéder à votre dossier. Ne
pas l'oublier !!
Dossier protégé
Si vous voulez protéger votre dossier par un mot de passe, cochez cette case. Vous accédez alors à
la saisie du mot de passe et à sa confirmation.
Mot de passe et Confirmation
Saisissez le mot de passe et inscrivez-le une nouvelle fois dans le champ suivant. Les deux saisies
doivent être identiques pour que le logiciel prenne en compte ce mot de passe.
Onglet Dossier
Cet onglet spécifie le chemin d’accès au répertoire concernant votre dossier donc les fichiers de
données.
Préférences
Bouton Articles
Ce bouton permet de définir des préférences de gestion de vos articles.
Calcul du prix de vente TTC en fonction du prix d'achat et du coefficient
Cette option permet que le produit du prix d'achat et du coefficient soit égal au prix de vente TTC et
d'activer par conséquent, la saisie du Prix de vente TTC dans les articles ainsi que dans les familles
d'articles.
Choix du tarif
Définissez l’intitulé et le coefficient des 5 tarifs possibles. Les coefficients seront proposés
automatiquement à la création des familles d’articles.
La sélection d'une méthode d'arrondi permet d'arrondir le prix de vente HT ou TTC (en fonction des
différents critères sélectionnés) pour le tarif. Cette méthode sera reprise dans les familles d'articles
ainsi que dans les articles.
Codification automatique de l'article
Si vous cochez cette case, à la création d’un article, seule la zone Désignation sera accessible. Le
code article sera généré au choix sur 6 à 16 caractères à partir des premiers caractères de la
désignation selon le principe suivant :
Pour la désignation ARTICLE, le code généré à la validation de la fiche article sera le suivant :
ART0001 pour une codification sur 7 caractères
ARTI0001 sur 8 caractères
ARTI00001 sur 9 caractères
...
Ne cochez pas cette case, si vous souhaitez respecter une codification bien précise.
Bouton Formats
Cet onglet vous permet de définir des formats particuliers pour vos variables (date, heure, logique,
numérique et chaîne) puis de déterminer le format à appliquer par défaut, pour chaque type de
variable. A l'impression, le logiciel applique automatiquement à chaque variable un format par défaut
de son type.
Exemple : pour une variable de type montant (ex : montant brut HT), le format de la variable est
numérique et ne pourra jamais être de type date.
Vous pourrez toutefois modifier ce format pour chacune des variables utilisées dans vos modèles
d'impression car pour un même format vous avez plusieurs possibilités.
Liste des formats
La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numérique) les différents
formats déjà existants.
Pour chaque type, le format pointé () correspond au format par défaut, utilisé au moment de
l'impression.
Nouveau
Ce bouton permet de définir un nouveau format de variable. Vous travaillez alors en mode Assistant.
Modifier
Vous avez créé un format et vous souhaitez y apporter des modifications. Cliquez alors sur le bouton
Modifier. En revanche, les formats systèmes ne sont pas modifiables. Vous ne pouvez modifier que
les formats utilisateurs c’est-à-dire les formats que vous avez créé.
Supprimer
Vous avez créé un format que finalement vous n’utilisez pas. Afin de le supprimer, cliquez sur le
bouton Supprimer. En revanche, vous n’avez pas la possibilité de supprimer un format système.
Seuls les formats que vous avez créé peuvent être supprimés.
Défaut
Ce bouton active le format sélectionné dans la liste et le repère avec un . Il devient alors le format par
défaut. A l'impression, ce format s'appliquera pour toutes les variables de ce type.
Affichage
Test
Ce bouton donne un aperçu du format tel qu'il est proposé (ou conditionné) dans votre logiciel. En
face, en zone Aperçu, ce format est affiché tel qu'il sera à l'impression.
Aperçu
Cette zone est automatiquement renseignée lorsque vous sélectionnez un des formats dans la liste.
Elle affiche le format tel qu'il sera à l'impression.
Création d'un format
Pour créer un nouveau format, utilisez le menu Dossier + Propriétés + Préférences et bouton
Formats. Cliquez sur le bouton Nouveau et vous entrez en mode Assistant.
Saisissez le nom du nouveau format ainsi qu’une description. Choisissez alors le type du format à
créer.
Ensuite, vous devez définir les propriétés du format. Les formats sont applicables dans les modèles
d’impression.
Format Numérique ou Monétaire
Déterminez :
Le symbole décimal,
Le nombre de chiffres après la virgule,
La devise (symbole et valeur),
Le séparateur de milliers,
L'apparence du montant (couleur, format) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul),
L'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %),
L’affichage en toutes lettres.
Attention : Nombre entier est un format qui s’applique à un nombre de variables limitées telles que le
Numéro de pièce, le colisage ou encore le nombre de colis où l’on considère que la variable ne peut
jamais comporter de décimales.
Si vous souhaitez avoir aucune décimale à l’impression sur des variables particulières comme par
exemple la quantité, vous devez indiquer comme chiffres après la virgule Aucun.
Format Date
Déterminez la couleur et le format de la date.
Format Heure
Déterminez la couleur et le format de l'heure.
Format Logique
Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie et lorsqu’elle est fausse.
Format Chaîne
Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez indiquer un
texte à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur.
Bouton Général
Ce bouton permet de définir différents paramètres de fonctionnement.
Banque
Indiquez le nom de la banque à prendre en compte pour la remise en banque.
Pays
Indiquez le nom du pays à prendre en compte par défaut.
Activer le mode Client-Serveur
IMPORTANT !!
Si vous travaillez en mode Client-Serveur, vous devez cocher cette option pour optimiser les vitesses
de traitement.
Sauvegarder les informations de l’imprimante
Cette option permet de paramétrer une imprimante par défaut dans le logiciel qui n’est pas
l’imprimante par défaut de Windows.
Bouton Décimales
Cet onglet vous permet de définir le nombre de décimales que vous souhaitez pouvoir saisir pour vos
montants, quantités, prix, taux, volumes et poids.
Attention : Il est fortement déconseillé de réduire le nombre de décimales utilisé dans un dossier où
des pièces et des règlements ont été saisis.
Exemple
Vous avez une pièce avec un net TTC de 1658,50 €. Vous saisissez dans cette même pièce un
règlement du même montant. Le Net à payer est donc de 0 €.
Si vous modifiez le nombre de décimales pour les montants en indiquant aucun chiffre, votre net à
payer ne sera plus alors de 0 mais de 1 € (1659 &endash; 1658,50 = 0,50 soit 1 €).
Bouton Pièces
Cet écran vous permet de définir l’unité de calcul du poids, des options générales, de
ventes, d’achats et de stock.
Calcul du poids
Indiquez ici l'unité de référence à utiliser pour le calcul du poids des articles facturés. Dans la fiche
article, vous pouvez indiquer un poids en milligramme, gramme, kilogramme, tonne. En facturation, le
logiciel convertira automatiquement le poids dans l'unité choisie ici.
Options générales
Message d'avertissement sur les articles en rupture de stock
Si un article facturé est en rupture de stock (stock <= 0), un message d’avertissement apparaîtra à sa
validation.
Génération automatique des factures périodiques
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