Crystal Reports User Manual

Manual do Crystal Reports

Capítulo 1 - Introdução __________________________________________________________3

Características do produto _____________________________________________________________3
Alterações na ecrán de Preview _________________________________________________________3
Relatório Condicional _________________________________________________________________3
Sub-relatórios________________________________________________________________________4
Crystal Query Designer________________________________________________________________4
Parâmetros__________________________________________________________________________4
Objectos Textos ______________________________________________________________________4

Capítulo 2 - A Janela de Projecto de Relatórios ________________________________________5

Modos de apresentação ________________________________________________________________5

A Janela Design do Relatório “Report Designer” ______________________________________5

Características da Área de Impressão (Design Tab)________________________________________6

Report Header ______________________________________________________________________6
Page Header ________________________________________________________________________6
Details ____________________________________________________________________________6
Report Footer _______________________________________________________________________7
Page Footer ________________________________________________________________________7
Group header _______________________________________________________________________7
Group Footer _______________________________________________________________________8

Preview Tab _________________________________________________________________________8

Capitulo 3 – Inserindo e Formatando Campos_________________________________________9

Criando um relatório__________________________________________________________________ 9
O Comando “Add Database to Report...” (Menu Database)_________________________________10
Inserindo e Formatando Campos_______________________________________________________11
Como inserir campos de dados_________________________________________________________11
Prevendo o Relatório_________________________________________________________________11
Inserindo Campos de texto ____________________________________________________________12
Formatando Campos (Format Editor) __________________________________________________12
Formatando dados___________________________________________________________________13
Como adicionar cor, sombra, e borda ___________________________________________________13
Como adicionar e editar linhas_________________________________________________________13
Adicionando Linhas__________________________________________________________________13
Editando Linhas_____________________________________________________________________13
Como adicionar e editar boxes _________________________________________________________14
Adicionando boxes___________________________________________________________________ 14
Editing boxes _______________________________________________________________________14

Capítulo 4 - Selecionado registos___________________________________________________15

Selecção de registo usando Selecção automática de registos _________________________________15

Capítulo 5 – Agrupando, Ordenação e Selecionado Dados ______________________________16

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Inserindo Grupos____________________________________________________________________16
Para inserir um grupo________________________________________________________________16
Inserindo Sumário, Subtotais, e Grandes totais ___________________________________________17
Para usar o Comando Summary _______________________________________________________17
O Comando Subtotal (Insert menu)_____________________________________________________18
Para usar o Comando Subtotal ________________________________________________________18
Grand total_________________________________________________________________________18
Como usar o comando Grand Total ____________________________________________________18

Capítulo 6 – Fórmulas ___________________________________________________________19

Inserindo Fórmulas __________________________________________________________________19
Editando os registos de Selecção de Fórmula _____________________________________________20

Capítulo 7 – Formatação e inserção avançadas _______________________________________21

Formatando secções __________________________________________________________________21
Para formatar uma secção ____________________________________________________________21

Inserindo campos Especiais_______________________________________________________21
Capitulo 8 – Criando outros Tipos de Relatórios ______________________________________22

Criando um Relatório Sumário ________________________________________________________22
Relatórios Tipo Drill Down____________________________________________________________22
Relatórios Cross Tab_________________________________________________________________22

Requerimentos do sistema _________________________________ Erro! Marcador não definido.

Plataforma 32-bits ___________________________________________________________________ 23
Plataforma 16-bits ___________________________________________________________________ 23

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Capítulo 1 - Introdução

Um relatório é uma apresentação organizada de dados. Como uma ferramenta de administração, um relatório
é usado para proporcionar a Direção da empresa subsídios para que ela possa ter como tomar decisões
baseadas em dados efectivos.

Um relatório é uma maneira eficaz de apresentar os seus dados num formato impresso. Como tem controle
sobre o tamanho e a aparência de todos os elementos de um relatório, é possível exibir as informações da
maneira como deseja vê-las.

O Crystal Reports é uma ferramenta para gerar relatórios, podendo acessar diversos tipos de bases de dados.

Durante este curso nós estaremos aprendendo como desenvolver relatórios .

Características do produto

Seagate Crystal Reports está na versão 6, sendo as principais novas funcionalidades:

• Subrelatórios (já na versão 5)

• Relatórios Top N (já na versão 5)

• Secções com múltiplos detalhes (já na versão 5)

• Melhoria nos diversos recursos de integração de gráficos

• Interface nativa para Oracle / Sybase /SQL Server / DB2 / Centura / Informix

• Interface para o ACT!

• Criação pelo utilizador de novas funções a serem usadas em fórmulas (criando DLLs em VB5 ou

Delphi).

• Exportação para HTML

• Relatórios na Web – atualização dinâmica dos dados

• Page-on-demand : otimizando a velocidade de apresentação

• Crystal Web Report Server

• Ecrán de runtime com novas funcionalidades configuráveis

• Drill down na ecrán de runtime

• Interface Automation Server (OLE)

• Suporte a Eventos em VB5

• Visual InterDev Design Time Control

• Suporte a Active Data Driver – permite relatório de uma matriz em VB, por exemplo, não somente de

dados em bases de dados.

Alterações na ecrán de Preview

A partir da versão 5.0 o Crystal permite rapidamente alternar entre duas ecráns a Design (Projecto ou de
Estrutura) e a Preview (que é WYSIWYG). Também é possível fazer alterações directamente na ecrán de
Preview, e visualizar imediatamente o resultado das alterações.
Existe a opção de Undo/Redo que agiliza as simulações na confecção de relatórios.

Relatório Condicional

O Crystal dispõe de 5 áreas de relatório: o Cabeçalho do Relatório, o Rodapé do Rodapé, o Detalhe, o
Cabeçalho da página e o Rodapé da página. Com esta versão pode-se criar Multiple Sections em qualquer
área do relatório, ou seja por exemplo podemos na área de detalhe criar duas secções de detalhes, a secção A
e a secção B. A grande vantagem é que se pode imprimir a secção condicionalmente, posso criar uma carta

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com uma mensagem para funcionários quem tem dependentes e outra mensagem para os que não tem. Pode
ainda imprimir em um formato, por exemplo em vermelho quem está em débito e em preto quem tem
crédito.

Sub-relatórios

Com esta versão do Crystal é possível criar sub-relatórios e inseri-los no seu relatórios. Estes sub-relatórios
podem utilizar tabelas relacionadas ou não com o relatório principal, e pode-se ainda ligar as informações do
sub-relatório ao relatório principal. Isto permite que:

Em um único relatório comportando 2 ou mais relatórios com dados não relacionados, por exemplo em um
único relatório podemos ter o faturamento da Empresa e quantidade de micros por funcionários em cada
Departamento.

Criar um relatório que cria diferentes visões dos dados. Por exemplo: no cabeçalho pode-se incluir um
relatório que totaliza o faturamento por Secretaria e no detalhe um relatório em que para cada Secretaria
totaliza o faturamento por projecto.

Ou ainda criar sub-relatórios ligados ao relatório principal, por exemplo um relatório principal listando todas
as Secretarias e um sub-relatório listando os projectos daquela Secretaria e outro sub-relatório listando os
equipamentos da Secretaria.

Crystal Query Designer

É um gerador de Query que elimina a necessidade de entendimento, bem como os erros de codificação, da
linguagem SQL As queries geradas por este aplicativo podem ser utilizadas no Crystal Report. Segundo a
Seagate as queries geradas são totalmente compatíveis com o padrão ANSI.

Parâmetros

Campos parâmetros podem ser definidos no relatório. Quando o relatório é executado o utilizador será requisitado a
informar os valores dos campos. Estes valores podem ser utilizados para mudar títulos de relatórios, critérios de
selecção de registos e ordem de sort dos campos.

Objectos Textos

Com objectos textos é possível criar textos, mesclando também campos de base de dados, que são
gerenciados por um mini word processor. Pode-se por exemplo criar uma carta ou documento para cada
funcionários independentemente do tamanho do seu nome, de modo semelhante como se fosse feito no
Word.

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Capítulo 2 - A Janela de Projecto de Relatórios

Modos de apresentação

O Seagate Crystal Reports apresenta 2 (dois) modos de apresentação. O modo design e o modo Preview.

O modo design é onde estaremos desenhando o relatório. Este modo é o ideal para incluirmos Títulos,
figuras, campos e fórmulas.

O modo Preview é onde vemos o relatório executado. É possível fazermos alguns ajustes neste modo, mas
existe o inconveniente se o relatório for muito grande, irá atualizar todo o relatório.

A Janela Design do Relatório “Report Designer”

Começamos a familiarizarmos com a janela principal do Crystal Report.
Após seleccionar a sua base de dados e as tabelas que serão usadas, o Seagate Crystal Reports mostra a
ecrán de Design. Estará a usar a Design Tab mais que qualquer outra parte do programa.

A Design Tab provê o ambiente mais eficiente para projectar o seu relatório porque trabalha com o Tab
com representações de dados, e não com os dados em si. Quando se coloca um campo no relatório, o
programa usa uma armação para identificar o campo na Tab; não actualiza os dados. Assim, pode somar e
pode apagar campos e outros objectos, montando fórmulas complexas, movendo os campos e objectos e
mais, sem ligar o computador aos recursos de dados.

O relatório que cria na Design Tab é um tipo de relatório virtual; tem a estrutura e as instruções para criar o
relatório final, mas não é o próprio relatório.

Quando se pede para visualizar ou imprimir o relatório, transforma-o num relatório final. Os dados actuais
aparecerão agora no relatório.

Existem várias “sections” (secções) onde poderemos colocar as nossas informações. Pode colocar objectos
nestas secções, especificar ordenação de dados, definir grupos, totalizar campos numéricos, inserir fórmulas,
etc…

Quando. abre um relatório novo, O SEAGATE CRYSTAL REPORTS ele cria automaticamente 5 secções
no Report Designer.

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Características da Área de Impressão (Design Tab)

Cada section de relatório tem as suas próprias características de impressão, por isso é importante entender cada uma
delas. A ordem e a frequência dos objectos de relatório afectam de forma diferente quando o relatório é impresso.

As “Sections” são impressas na mesma ordem que elas aparecem na Design Tab (topo para baixo ). Se há mais de uma
secção numa área, as secções imprimem na ordem que eles aparecem dentro da área. Assim, se tem três Header section,
todos as três secções serão impressas, em ordem do topo para baixo.

A sua decisão de onde colocar objectos na Design Tab será mais fácil se entender com que freqüência cada section são
impressas. Uma vez que entendeu isto, a construção do seu relatório será mais fácil e rápida. Vejamos cada uma delas.

Report Header

É a primeira secção que aparece no seu relatório na Design Tab. pode colocar um Título nesta secção, ou algum dado
que queira que apareça somente na primeira página do seu relatório. Geralmente é utilizado para fazer a capa de
apresentação do relatório.

Page Header

Esta secção é geralmente utilizada para que seja colocado um titulo para o relatório, um campo que sirva
como cabeçalho, a faixa de valores seleccionados, e outras informações que queira apresentar no topo de
cada página de seu relatório..

Details

Esta secção é o corpo do relatório. O volume maior de dados do seu relatório aparecerá nesta secção. É aqui
onde são inseridos os campos das suas tabelas de dados.

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Report Footer

A Report Footer section é a última secção do seu relatório. Aqui pode colocar um resumo ou comentários
que deseja que apareça somente na última página. Normalmente é usada para colocar os subtotais, médias e
totais, resumindo as informações do seu relatório.

Page Footer

Esta secção usualmente contém o número da página e alguma outra informação que será mostrada no final de
cada página. Por default, a secção de pager footer é criada com três linhas.
Cada secção possui do lado esquerdo uma identificação com o nome da secção. As secções são separadas
por um divisor de secções.

Pode construir o seu relatório inserindo campos, fórmulas, e outros elementos de um relatório (contadores de
registo, de grupos, etc.) na secção Details section. Usa a opção insert do menu, em alguns casos, para
seleccionar ou criar elementos que deseja inserir no seu relatório.

O Report Designer usa retângulos para indicar os tamanhos dos campos, posição e tipo de dados e fórmulas
que inseriu.

Group header

Um Group Header é uma section criada pelo programa que permite fazer quebras ou agrupar os registos
obedecendo um campo ou fórmula, totalizar e gerar subtotais. O Group Header section é tipicamente usado
para mostrar o nome do grupo ou alguma outra informação.

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