Canon UNIFLOW 5 BROCHURE

UniFLOW 5 ile

tarama, yazdırma

ve fotokopiyi etkin
biçimde kontrol
edin

you can

Tarama ve yazdırma ortamınıza

daha fazla kontrol ve daha

uniFLOW’u belge işlemlerinize dâhil etmeniz çok fonksiyonlu cihazların kontrolünde ve
verimliliğinde gerçek anlamda iyileşmelere yol açacaktır. Bu güçlü yazılım hem
modüler hem de yapılandırılabilirdir, yani büyük şirketler, küçük ofisler, eğitim
kurumları, yerel yönetimler, fotokopi dükkânları ve baskı merkezleri gibi farklı
işletmelerin kendine özgü ihtiyaçlarına göre uyarlanabilir.

yüksek verimlilik kazandırın.

uniFLOW nedir?

uniFLOW çok fonksiyonlu cihazların (MFD)
gerçek değerini organizasyona kazandırarak
yatırımınızdan en iyi şekilde yararlanmanızı
sağlamak için tasarlanmış bir yazılım
platformudur. uniFLOW’un modüler yapısı ve
Canon donanımıyla sıkı entegrasyonu,

sistemin tam olarak organizasyonun

gereksinimlerine göre kurulmasına imkân
tanır.

MFD’nin hem yazdırma hem de tarama

süreçlerini kontrol eden uniFLOW, BT

yöneticisinin bir kullanıcı hesabı kümesi
içeren bir sistemi ve bir veritabanını
yönetmesine izin verir. MFD ile kesintisiz bir
etkileşimi olan kullanıcı yeni bir arayüz
öğrenmeden ya da her yeni fonksiyon
kullanmak istediğinde tekrar kimliğini
doğrulamak zorunda kalmadan tüm
özelliklere erişebilir. Bu da sistemin
fevkalade kullanıcı dostu olmasını sağlar ve
organizasyonun üretkenliğini artırır.

.

Her boyuta ölçeklenebilir

uniFLOW tüm organizasyon boyutlarına
mükemmel bir şekilde uyar. İşletme tipiniz

ne olursa olsun ölçeklenebilirlik ve esneklik

sağlamak için 10, 50, 150 ve sınırsız
kullanıcılı versiyonları mevcuttur.

Web tabanlı mimarisi yazılımın birden çok

bina, konum ya da saha üzerinde

çalışmasına ve tüm verilerin merkezi bir SQL
Sunucu veritabanında depolanmasına imkân
tanır.

Modüler Mimari

uniFLOW’un ana işlevleri çeşitli ilave
modüllerle genişletilebilir. Her bir modül

sisteme yeni ve heyecan verici özellikler

sağlar ve böylece uniFLOW’un yararlarının
işletmenizin diğer kısımlarına da
genişletilmesine imkân tanır.

Güvenli yazdırma özellikleri kazandırmaktan
kullanıcılara belgelerini doğrudan Microsoft
SharePoint’e yakalama imkânı tanımaya
kadar çeşitli özellikleriyle uniFLOW gerçek

anlamda uçtan uca bir ofis yönetim

sistemidir.
uniFLOW baskı odası ya da profesyonel

yazdırma gereksinimleri olan
organizasyonlar için iş tahsisi, internetten iş
sunumu, değişken veri yazdırma ve baskı
odası yönetimi imkânları sunmak amacıyla
Helix Production Workflow ile entegre olur.

İşleri en iyi

cihaza

yönlendirme

Kişisel

belge

yakalama

iş akışları

Kâğıdı

düzenlenebilir

biçimde

epostaya

tarama

kontrol etme

Belge

çıktısını

Baskım

Her Yerde

ı

c

ı

n

a

l

l

u

k

n

o

S

Cihazlara

erişimi kısıtlama

Evrensel

Sürücü

uniFLOW

teklifi

B

Arka os

sistemleriyle

entegre olma

i

T

t

e

Y

ö

n

Tüm çıktı

maliyetlerini

izleme

i

s

i

c

Ağ

esnekliği

Maliyet

tasarrufunu

gözleme

F

i

n

a

n

s

M

ü

d

Özel

iş akışı

oluşturma

ü

r

ü

Graksel

raporlar

Tüm

lonun

yönetimi

Çevresel

etkinin

gözlenmesi

İş gereksinimleriniz ne
olursa olsun MFP filonuzun

tam kontrolü.

Yazıcı muhasebesi ve denetimi

Tüm yazdırma ve fotokopi işlemleri ilişkili

maliyetleriyle beraber izlenebilir ve

depolanabilir. Yerleşik bildirim sistemi
yöneticinin ya da mali departmanın her bir
yazıcının ve kullanıcının şirkete ne kadara
mal olduğunu görmesine ve kontrol
etmesine imkân tanır. Bu bilgi gelecekteki
yazıcı alımlarına karar vermeye veya maliyet
tasarrufunun yapılabileceği yerleri
belirlemeye yönelik bir yazdırma
denetiminin parçası olarak kullanılabilir.

Evrensel Güvenli Yazdırma

Gizli işler, merkezi olarak bir yazdırma
sunucusunda tutulabilir ve ancak kullanıcı
herhangi bir cihazdan kimlik doğruladığı
zaman serbest bırakılarak yazdırılır. Kullanıcı

herhangi bir konumdaki herhangi bir cihaza

işinin güvenli bir şekilde yazdırılacağını
bilerek gidebilir.

Belgeler yazıcının çıktı tepsisinde tozlanmak

yerine, belirtilen bir zamandan sonra serbest

bırakılmazlarsa yazdırılmadan otomatik

olarak silinir, böylece hem çevresel hem de

mali atığın önüne geçilmiş olur.

İşleri en ucuz cihaza yönlendirme

Kullanıcılara yakın lazer yazıcılar kullanışlıdır
ama işletimleri pahalıdır. uniFLOW
kullanıcının küçük işleri lazer yazıcıdan
yazdırmasına izin verecek şekilde
yapılandırılabilir, fakat belirli bir boyutu aştığı
zaman işin daha ucuz Canon MFD’ye (çok
fonksiyonlu cihaz) veya güvenli yazdırma
kuyruğuna taşınmasını isteyecektir.

Geliştirilmiş cihaz güvenliği

Canon MFD donanımıyla sıkı sıkıya entegre
edilen uniFLOW, cihazların izinsiz
kullanımını durdurabilir. Erişim izni
verildiğindeyse cihazın tüm kullanımı daha
sonraki bildirimler için kaydedilir.

Kullanıcılara iş rollerine bağlı olarak cihazın
çeşitli fonksiyonlarını kullanmak için farklı
erişim hakları da verilebilir. Örneğin, bazı
kullanıcıların sadece siyah beyaz, diğerlerinin
renkli fotokopi çekmesine izin verilebilir.

Maksimum güvenlik için, Canon cihazında
yapılan tüm fotokopi, yazdırma, faks
gönderme ya da tarama işlemlerinin bir
görüntü kaydı depolanabilir ve anahtar
sözcükler açısından incelenebilir.

Belge yakalamayı yönetme

Kâğıdı ve üzerindeki bilgiyi kullanmak hâlâ
her kullanıcı için günlük işin kritik bir
parçasıdır. uniFLOW kullanıcıların belgeleri
çok iyi sıkıştırılmış görüntü dosyaları halinde
doğrudan eposta hesaplarına, ağ

klasörlerine veya belge yönetim sistemlerine

taramalarına izin verir. Taranmış belgeler
içerdikleri bilgiyi serbest bırakmak için
işlenebilir, böylece indeks bilgisini otomatik
olarak önceden doldurmalarına imkân
tanınır, ya da kullanıcının kişisel bilgisayarına
geri döndüğünde belgeyi düzenleyebileceği
Microsoft Word gibi bir biçime çevrilebilmesi
sağlanır.

İşlerin çıktı seçenekleri özel kurallara bağlı
olarak değiştirilebilir, örneğin epostalar her
zaman siyah-beyaz yazdırılır, büyük belgeler
ise her zaman iki taraflı yazdırılır, böylece
maliyetler ve atık azaltılır.

Güvenli Yazdırma, Muhasebe ve
İş Yönlendirme – Son Kullanıcı

Deneyimi

1

3

İş ismi – ‘My Doc.doc’

2

Sayfa boyutu – A4

Sayfa sayısı – 15

İki taraflı – Hayır
Renk – Evet
Zımba – Hayır
Kâğıt Kaynakları – Tepsi 1
Maliyet – 2,45 TL

4

5 6

Bir işi güvenli yazdırma kuyruğuna

yönlendirme

1

Kullanıcı belgesini lazer yazıcıya gönderir

2

uniFLOW yazdırma işini analiz eder

3

Eğer iş beş sayfadan uzunsa, kullanıcıdan işi

güvenli yazdırma kuyruğuna yönlendirmesi
istenir.

4

Yönlendirilen iş sunucuda tutulur

5

Kullanıcı yazıcıda kimliğini doğrular ve iş listesi

görüntülenir. Kullanıcı gerekirse yazdırmadan
önce yazdırma ayarlarını değiştirebilir

6

İş maliyeti ve varsa tasarruf veritabanında

depolanır

Etkileşimli yönlendirme istemi

Bir ofis yönetimi sisteminin sağladığı fonksiyonlar ancak
kullanıcıya sağlanan iş pratiği kadar iyidir.

Normal yazıcıya yazdırma

Yerel olarak bağlanmış veya küçük çalışma
grubu lazer yazıcıları normalde kullanıcıya
çok fonksiyonlu cihaza göre çok daha yakın
olur fakat ne yazık ki çalıştırılmaları daha
pahalıya mal olur. Kullanıcılar normalde
hangi cihazın işlerini yazdırmak için daha
uygun olduğunu düşünmezler – daha ucuz
bir yazıcının kullanılıp kullanılmayacağına
bakmadan sadece “yazdır” düğmesine
basarlar. Bu maliyetlerin düşük olduğu
küçük işler için kabul edilebilir olsa da büyük
işler daha fazla itina ister.

uniFLOW her iki seçeneğin de en iyi
yanlarına izin verir – küçük işler için yerel
yazıcılar kullanılabilir, ama büyük işler
yazdırma maliyetlerini azaltmak için güvenli
bir yazdırma kuyruğuna veya doğrudan
MFD’ye yönlendirilebilir.

Son kullanıcı yine sadece “yazdırma”
düğmesine basar, ama iş bazı özel koşullara
uyduğu anda kullanıcıdan işi daha maliyet
etkin bir yazıcıya yönlendirmesi istenir. İşi
yönlendirmek için kullanılan koşullar her bir
yazıcı için farklı olabilir ve sayfa sayısı, işin
maliyeti, renk içerip içermediği veya işi
yazdırmak için kullanılan uygulama gibi
kıstaslar içerir.

Kullanıcı, yönetici izin vermişse, işi daha
maliyet etkin bir yazıcıya yönlendirme
istemini geçersiz kılmayı tercih edebilir.
Yazdırma işleri kullanıcıya tercih şansı
vermek yerine doğrudan en maliyet etkin
cihaza da yönlendirilebilir.

1 32

İnternet

Geçidi

Güvenlik

Duvarı

uniFLOW

3

Doküman

Yönetim

Sistemi

İnternet üzerinden Güvenli Yazdırma

1

Kullanıcı işini otelden uniFLOW İnternet Geçidine

yazdırır

2

uniFLOW İnternet Geçidinden güvenli yazdırma

işini çeker

3

Kullanıcı yazıcıda kimliğini doğrular ve iş listesi

görüntülenir. Kullanıcı gerekirse yazdırmadan
önce yazdırma ayarlarını değiştirebilir

5 641

Epostaya ve bir Belge Yönetim

Sistemine Tarama

1

Kullanıcı MFD’de kendini tanıtır ve işi taramayı

seçer

2

uniFLOW DYS’den (Doküman Yönetim Sistemi)

indeksleme kategorilerini alır

2

3

uniFLOW indeks bilgisini otomatik olarak

yakalamak için belgeye OCR uygular

4

Kullanıcı gösterim panelinde indeks bilgisini

onaylar

5

uniFLOW belgeyi sıkıştırır

6

Taranmış belge düzenlenebilir MS Word

biçiminde kullanıcı epostasına ve çok iyi
sıkıştırılmış PDF olarak DYS’ye gönderilir

Gömülü Güvenli Kuyruk

Güvenli işleri herhangi bir yazıcıdan alma

Yerel bir yazıcı yerine MFD kullanmanın bir
dezavantajı birinin yanlışlıkla başka bir
kullanıcının yazdırma işini alması ihtimalidir.
uniFLOW yazdırma işlerinin bir sunucuda
depolanmasını ve ancak kullanıcı yazıcının
yanına geldiğinde serbest kalıp yazılmasını
sağlar.

Kullanıcılar işleri doğrudan güvenli yazdırma
kuyruğuna gönderebilirler, ya da işler
masaüstü yazıcılarından yönlendirilebilir.
Şirket ağının dışında çalışan kullanıcılar işleri

uygun bir zamanda almak üzere internet

üzerinden güvenli yazdırma kuyruğuna
gönderebilirler.

Kullanıcı işini serbest bırakıp yazdırmak

üzere modeli veya üreticisi ne olursa olsun

ağ üzerindeki istediği yazıcıyı seçebildiği için,
uniFLOW Evrensel Yazıcı Sürücüsü çıktının
tam olarak kullanıcının beklediği gibi
olmasını temin eder.

Güvenli yazdırma işlerini almaya hazır
olduğunda kullanıcının bir yakınlık kartı, akıllı
kart, manyetik okuyuculu kart, PIN numarası,
parmak izi veya kullanıcı ismi ve şifre
kullanarak yazıcıda kimliğini doğrulaması
gerekir. MFD panelinde kullanıcıyı bekleyen
işlerin bir listesi görüntülenir ve kullanıcı
burada isterse yazdırılma şeklini
değiştirdikten sonra işi serbest bırakıp
yazdırabilir.

Dinamik tarama arayüzü

Düzenlenebilir bir biçimde epostaya tarama

Kullanıcı MFD’de kimliğini doğruladıktan
sonra kâğıttaki belgeleri epostaya ya da
şirketin belge yönetimi sistemine de kolayca
tarayabilir.

Epostaya taramayı seçen kullanıcılar

masaüstlerinden eposta göndermeye

benzeyen bir deneyim yaşayacaktır
(Microsoft Exchange ile hazır entegrasyon
sayesinde); küresel adres listelerinden
alıcılar seçebilirler ve taranan belge
kullanıcıların “gönderilmiş öğeler
klasörü”nde depolanır. uniFLOW belgeye
Optik Karakter Tarama (OCR) uygulayabilir ve

görüntüyü Microsoft Word gibi
düzenlenebilir bir biçime çevirebilir, ayrıca
indeksleme bilgisi olarak kullanılmak üzere
metin ve barkodları alabilir. Belge dosya

boyutunu ve depolama gereksinimlerini

azaltmak için çok iyi şekilde sıkıştırılabilir.

Tarama arayüzüyle etkileşim dinamik ve her
kullanıcı için kişiseldir. Kişisel düğmeler ve
tarama iş akışları seçtiği her cihaza
kullanıcıyla beraber gider, böylece kullanılan
cihaza bağlı kalmaksızın tutarlı bir iş pratiği
sağlanır.

Eksiksiz cihaz ve belge güvenliği.

BT Yöneticisinin bakış açısı.

UniFLOW cihaz ve belge güvenliğinde
eksik halkayı tamamlayarak çok
fonksiyonlu cihaz ortamının tamamen
kontrol edilmesine izin verir.

Özel İş Akışları

Konu belgelerin yazdırılması ve taranması
olduğunda farklı departmanlar ve kullanıcılar
farklı işlevlere gerek duyar. Örneğin
muhasebe departmanının faturaları bir belge

yönetim sistemine taramak için özel bir

gereksinimi olabilir, buna karşılık satış
departmanı kâğıttaki siparişleri işlemek için
Microsoft Excel biçimine çevirebilmek ister.

uniFLOW, yöneticinin kullanıcılar bir belgeyi
yazdırdığında ya da taradığında tam olarak
ne olacağına karar vermesine izin veren
grafikli bir iş akışı düzenleyicisini içerir. Bu iş
akışları departmanın ihtiyaçlarına bağlı
olarak her yazıcı için farklı olabilir ve kişisel iş
akışları kullanıcılar cihazdan cihaza geçerken
onlarla beraber gelebilir. Sürükle-bırak
arayüzü yöneticinin her kullanıcı ve cihazın
ihtiyaç duyduğu iş akışlarını basit bir şekilde
oluşturmasına izin verir.

Ağ esnekliği

uniFLOW ağ sorunları olduğunda işlerdeki
bozulmayı en aza indirecek şekilde
tasarlanmıştır. Yazdırma ve tarama cihazları
ana sunucuya bağı olmadan işleyebilen uzak
yazdırma sunucularıyla çalışmak üzere
yapılandırılabilir.

Ayrıca başka bir katman veya esneklik
sağlamak üzere sunucular kümelenebilir.

MFD kullanıcıların oturum açma ayrıntılarını
kendisi hatırlayabilir, böylece kullanıcılar ağ
bozuk olduğunda bile fotokopi gibi bazı
işlevlere erişebilirler.

Eksiksiz belge güvenliği

Güvenli yazdırma güvenli olması muhtemel
belgelerin herkesin görebileceği şekilde çıktı
tepsisinde bırakılmasını önler. Ama ya
belgenin daha en baştan hiç yazdırılmaması

gerekiyorsa?

uniFLOW yapılan tüm fotokopi, yazdırma,
tarama ve faks işlemlerini yakalayabilir ve

görüntü verisini bir belge yönetimi
sisteminde depolamadan önce anahtar

sözcükler açısından işleyebilir.

İşlerin nasıl yazdırıldığını kontrol

etme

uniFLOW’un sağladığı bilgiler BT
yöneticisinin ağdaki yazdırma politikalarını
tanımlamasına imkân tanır. BT Yöneticisi
büyük işlerin küçük lazer yazıcılarda
yazdırılmasını kısıtlayabilmenin yanı sıra
işleri belirli bir biçimde yazdırılmaya
zorlayabilir. Örneğin BT yöneticisi tüm
epostaların mecburi olarak siyah-beyaz
yazdırılmasını ya da iş belirli bir boyutu
aştıktan sonra kullanıcıdan işi çift taraflı
göndermesinin istenmesini sağlayabilir.

MFP’ye erişimi kısıtlama

BT yöneticisi bir sebeple aynı cihazdaki farklı
işlevlere farklı kullanıcıların erişebilmesine
ihtiyaç duyabilir. uniFLOW ile Canon MFD’nin
sıkı entegrasyonuyla, BT yöneticisi her bir
cihaz için erişim politikaları ayarlayabilir.
Örneğin organizasyondaki misafirlerin
yalnızca siyah-beyaz fotokopi çekmesine,

normal personelin ise tüm fotokopi, tarama

ve faks gönderme işlevlerini kullanmasına
izin verilebilir. Alternatif olarak personelin
yalnızca genel müdürün ofisinin yanındaki
MFD’lerde renkli fotokopi çekmesine,

müdürlerin ise tüm cihazlarda renkli fotokopi

çekmesine izin verilebilir.

Arka ofis sistemleriyle entegrasyon

Cihaza erişim yakınlık kartı, akıllı kart,
manyetik okuyuculu kart, parmak izi, PIN
numarası veya kullanıcı ismi ve şifreyle
kontrol edilir. uniFLOW şirketin mevcut
kullanıcı diziniyle entegre olabilir ve hangi
kartın hangi kullanıcıya ait olduğunu
“kendiliğinden öğrenebilir”, dolayısıyla bu
yükü BT departmanından alır.

Tarama ortamı için, uniFLOW Microsoft
Exchange, Microsoft SharePoint, Therefore ve
başkalarıyla hazır entegrasyon içerir. Taranan
belgeler çok iyi sıkıştırılabilir ve böylece
sunucudaki sabit disk alanı gereksinimleri
azaltılabilir. Gereken indeksleme bilgileri
kullanıcıdan veya doğrudan belgenin
kendisinden barkodlar veya bölge OCR’si
kullanılarak alınabilir.

1

2

4

3

Maliyetleri ve tasarrufları izleme.

Finans Departmanı bakış açısı.

UniFLOW yazdırmanın, fotokopinin, faks göndermenin ve
taramanın tüm maliyetlerini, tasarruflarını ve çevresel etkisini
izleyebilir.

Tüm çıktı maliyetlerini izleme

UniFLOW mali departmanın organizasyonun
mevcut yazdırma maliyetlerini izlemesine ve
değerlendirmesine yardımcı olur, böylece
dâhili maliyetlerin geri ödetilmesine ve
mevcut kullanımın denetlenmesine imkân
tanır.

Yerel yazıcılar, ağ lazer yazıcıları, büyük
boyutlu yazıcılar ve çok fonksiyonlu
cihazların tamamı izlenebilir. Canon MFD’ler
için fotokopi, faks ve tarama kullanımı da
yazdırma faaliyetleriyle beraber
kaydedilebilir. Organizasyon ne büyüklükte
olursa olsun, uniFLOW tek cihazlı küçük
şirketlerden yüzlerce farklı iş yeri ve
kümelenmiş sunucuları olan büyük küresel
uluslararası organizasyonlara kadar hepsiyle
başa çıkabilir.

Her bir yazıcıya birden fazla fiyat yapısı
atanarak kullanıcıya yapılan masrafları ve
ayrıca dâhili yazdırma maliyetlerini izleme
imkânı tanınır. Kullanıcıların hakları olandan
fazlasını yazdırmalarını önlemek için bütçeler
belirlenebilir. Büyük veya pahalı işleri
yazdırmadan önce yönetici izni gerekli
kılınabilir. Yazdırma ve fotokopi işlerine çok
seviyeli maliyet kodları atanarak iş için doğru
bütçenin çıkarılması temin edilebilir.

Maliyet tasarruflarını gözleme

Maliyetlerin izlenmesi uniFLOW’un mali
yönünün yalnızca bir parçasıdır. uniFLOW’un
kurulu olmasıyla sağlanan tüm tasarruflar da
kaydedilir, böylece mali departmanın elde
edilen gerçek yatırım getirisini
gösterebilmesi sağlanır. Örneğin bir işi daha
ucuz bir yazıcıya yönlendirerek veya
alınmamış bir güvenli yazdırma işini silerek
tasarruf elde edilebilir.

Potansiyel tasarruflar da hesaplanabilir, bu
sayede mali departman yazdırma
altyapısından tam olarak yararlanmayan
kullanıcılar nedeniyle ne kadar paranın boşa
gittiğini görebilir.

Grafiksel raporlar

Mali departman organizasyon çapında tüm
cihazların kullanımını görebilir ve kullanıcıya,

cihaza ve gruplara veya çok seviyeli maliyet

koduna göre raporlara erişebilir.

Standart raporlar gereken tüm bilgiyi,
örneğin en çok kullanılan cihazı ve en çok
harcayan kişiyi içerir. Tasarruf raporları
dönem boyunca elde edilmiş tüm tasarrufları
ve potansiyel tasarrufları gösterir.

Yazdırma İstihbaratı raporları yazdırma
ortamının mevcut durumunu ve beraberinde
bir trend analizini ve tüm kullanımın detaylı
bir dökümünü gösterebilir. Çevresel bilgiler,
örneğin çift taraflı yazdırma sayesinde
kurtarılmış ağaç miktarı da Yazdırma
İstihbaratı raporlarında gösterilir.

Eğer mali departman ilave bilgiye ihtiyaç
duyuyorsa özelleştirilmiş raporlar kolaylıkla
eklenebilir.

1

1

Kullanıcı bir işi ana yazdırma sunucusuna ya da bir

uzak işyerine yazdırmak üzere gönderir

2

İş analiz edilir, maliyet belirlenir ve tasarruf

hesaplanır

3

İş herhangi bir cihazda yazdırılabilir

4

Yönetici, nerede yazdırılmış olursa olsun, tüm

işlere ait maliyetleri, maliyet tasarruflarını ve
çevresel etkiyi gösteren raporları ve grafikleri

görebilir

2

3

UniFLOW Sürüm
5 ile taramayı,
yazdırmayı ve

fotokopiyi etkin
biçimde kontrol
edin

Canon Inc.

canon.com

Canon Europe

canon-europe.com

English Edition
© Canon Europa N.V. 2010 (0000)

Canon Europe Ltd

3 The Square, Stockley Park
Uxbridge, Middlesex
UB11 1ET UK