CANON COSMOS User Manual

Rationalisez
vos processus
documentaires

Océ Cosmos

you can

*

* Bien sûr, vous pouvez

Sécurité et conformité

•

Protection de l’investissement

•

Réduction des coûts

•

Automatisation optimisée

•

Point de contrôle unique

•

Dans quasiment toutes les entreprises, les activités quotidiennes consistent à
traiter les documents. Chaque jour, toute une variété de documents tels que
des factures, des brochures ou des publipostages est produite, et cela dans
divers formats.

Chaque document est unique et a ses propres exigences. Garantir la parfaite
exécution du déroulement des transactions implique de nombreux processus
et applications. Il s’agit généralement de processus prédéfinis qui seront
appliqués pas à pas et manuellement.

Grâce à Océ COSMOS, tous les processus sont contrôlés et deviennent ainsi
plus professionnels et plus efficaces. Les flux documentaires pouvant être
automatisés, les utilisateurs peuvent se concentrer davantage sur leurs
activités principales. Optimisez la valeur de votre entreprise par l’exécution
automatique de processus en arrière-plan.

Le défi

Chaque client ou utilisateur a des exigences différentes.
Les commandes arrivent souvent au dernier moment,
doivent être traitées rapidement et les exigences changent
quotidiennement. Le contrôle de tout le flux de génération
des documents nécessite une importante main d’oeuvre,
car un contrôle individuel de chaque processus ou étape
est indispensable.

Quelles que soient les exigences, les activités de flux
documentaire obéissent à des règles fixes.
Chaque tâche implique différents programmes que
l’opérateur doit contrôler les uns après les autres. Ces
programmes fonctionnent généralement suivant un ordre
spécifique. Les tâches sont exécutées les unes après les
autres et jamais simultanément, ce qui entraîne un temps
d’inactivité important.

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Rationalisation des processus documentaires

Océ COSMOS peut automatiser toutes les étapes de
traitement en l’associant à un flux documentaire
automatisé. Tous les programmes et applications
nécessaires au traitement des documents s’intègrent
et se remplacent facilement, car leur gestion et leur
contrôle est effectué par Océ COSMOS. A tout moment,
l’état de la tâche et l’étape du traitement est consigné,
ce qui permet d’avoir un contrôle total à partir
d’un seul point d’opération. Toutes les ressources
disponibles sont utilisées de manière optimale. La
flexibilité du système permet d’avoir une présentation
claire des exigences des traitements en cours et de la
situation de la commande dans son ensemble.

Océ COSMOS

Automatisation et contrôle
centralisés dans les environnements
documentaires

Garder une vision globale

Comme toutes les données et leurs attributs sont
gérés et contrôlés par Océ COSMOS, ils restent
toujours disponibles. Océ COSMOS propose des outils
permettant de générer et de délivrer automatiquement
et régulièrement des rapports. Les équipes de direction
peuvent donc bénéficier d’une vision globale continue sur
le rendement, le taux d’erreurs et les coûts

Pour tout environnement

Océ COSMOS aide les fournisseurs de services
d’impression dans leurs défis d’automatisation.
Les commandes doivent être traitées selon les
spécifications des clients et à des prix très compétitifs,
ce qui nécessite un cycle de production en flux tendu.
Les systèmes MIS et de prépresse servent souvent
à optimiser des parts importantes du flux documentaire.
Cependant, ils n’adressent pas de nombreuses étapes du
processus : le prétraitement, la gestion de la production,
la finition, l’exécution et l’archivage. Océ COSMOS permet
aux fournisseurs de services d’impression de réduire
le nombre des interventions humaines nécessaires en
s’attaquant précisément à ces étapes, avec pour effet une
réduction significative des coûts.

Une conception modulaire

Océ COSMOS agit comme une base standardisée,
comme un châssis permettant d’intégrer les applications
correspondantes, telles que la gamme logicielle Océ
PRISMA, les produits partenaires et des applications
tierces ou spécifiques aux clients. L’avantage est qu’il
permet d’intégrer des applications bien plus flexibles, en
gérant les interfaces d’entrée et de sortie ainsi que les
applications associées. L’ensemble est alors constitué de
modules complémentaires placés dans l’environnement
du client, donc plus faciles à remplacer en cas de
nouvelles exigences.

L’expansion en un clic de souris

Les flux documentaires sont créés à l’aide d’une interface
utilisateur graphique (GUI, Graphical User Interface) par
de simples glisser-déposer, des décisions et des étapes de
traitement répétées qui composent une solution de flux
documentaire complète. L’interface utilisateur du client
peut être personalisée sans recourir à aucun processus de
développement. Si, par exemple, une interface utilisateur
précise est nécessaire pour correspondre à un flux ou à un
environnement donné, cette adaptation est très simple à
mettre en oeuvre. Les interfaces personnalisées peuvent faire
l’objet de restrictions grâce à un système d’accès avancé.
Globalement, il permet une intégration très homogène dans
l’environnement du client et l’utilisateur final, ou l’opérateur,
peut travailler de manière bien plus simple.

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