AssetDB Report Editor User manual [de]

Report Editor
Benutzerhandbuch

© NewField IT Ltd. 2015

Report Editor User Manual

INHALT

1 ...... Was ist Report Editor? .................................................................................................. 1

2 ...... Erste Schritte .................................................................................................................. 1

2.1 Erfassung und Analyse der bestehenden Umgebung 1

2.2 Ausführen von Systemberichten 1

3 ...... Erstellen neuer Berichte ................................................................................................ 2

4 ...... Bearbeiten von Berichten ............................................................................................. 3

5 ...... Berichtstile...................................................................................................................... 4

5.1 Erstellen neuer Berichtstile 5

5.1.1 Festlegen von Schriftarten und Textfarben ....................................................... 5

5.1.2 Festlegen von Diagrammfarben ........................................................................ 6

5.1.3 Festlegen der Kopf- und Fußzeile ..................................................................... 7

5.2 Bearbeiten von Stilen 8

5.3 Exportieren und Importieren von Stilen 9

6 ...... Auswählen der Projektdatenquelle .............................................................................. 9

6.1 Erstellen benutzerdefinierter Felder 12

6.1.1 Zwei oder mehr Felder addieren ..................................................................... 12

6.1.2 Multiplizieren von Feldern mit Werten ............................................................. 13

6.1.3 Anzeigen von Text nach Kriterien ................................................................... 14

6.2 Festlegen der Standardsortierreihenfolge 15

7 ...... Verwalten des Berichtsinhalts .................................................................................... 16

7.1 Erstellen von Berichtsabschnitten 16

7.1.1 Erstellen von Unterabschnitten ....................................................................... 18

7.2 Einfügen von Seitenumbrüchen 18

7.3 Erstellen/Bearbeiten von Absätzen 19

7.3.1 Erstellen von Absätzen für Projektbestände ................................................... 20

7.3.2 Erstellen von Absätzen für virtuelle Geräte ..................................................... 21

7.4 Erstellen und Bearbeiten von Tabellen 22

7.4.1 Bearbeiten von Standardtabellen .................................................................... 22

7.5 Erstellen von Tabellen für Projektgeräte 24

7.5.1 Hinzufügen von Parametern zu einer Standardtabelle für Projektgeräte ........ 24

7.5.2 Berechnung ..................................................................................................... 25

7.5.3 Prozent ............................................................................................................ 25

7.5.4 Verhältnis ......................................................................................................... 26

7.5.5 Erstellen dynamischer Tabellen ...................................................................... 26

7.5.6 Einstellungen auf der Registerkarte „Datenquelle“ für dynamische Tabellen . 28

7.5.7 Erstellen von Kreuztabellen ............................................................................. 29

7.5.8 Berechnungsspalte .......................................................................................... 30

7.5.9 Zählerspalte ..................................................................................................... 30

7.6 Erstellen von Tabellen für virtuelle Geräte 31

7.7 Erstellen und Bearbeiten von Diagrammen 31

7.7.1 Erstellen von Kreisdiagrammen ...................................................................... 31

7.7.2 Bearbeiten von Ringdiagrammen .................................................................... 33

7.7.3 Bearbeiten von Balkendiagrammen ................................................................ 35

- i - Asset DB, Version 4.4

Report Editor User Manual

7.7.4 Diagrammdatenreihen vom Typ „Berechnung“ ............................................... 36

7.7.5 Diagrammdatenreihen vom Typ „Ausdruck“ .................................................... 37

7.8 Erstellen von Diagrammen für virtuelle Geräte 37

7.9 Ändern der Berichtsreihenfolge 37

8 ...... Exportieren/Importieren von Berichtsdesigns .......................................................... 39

- ii - Asset DB, Version 4.4

Report Editor User Manual

1 Was ist Report Editor?

Asset DB Report Editor ist ein Softwaretool, das zusammen mit Asset DB Auditor, Analyst und
Solution Architect eingesetzt werden kann. Mithilfe des Report Editor-Moduls können Asset
DB-Standardsystemberichte (wie der Bericht „Zusammenfassung der Druckauswertung“, der

„Bericht zu Verschiebungen und Änderungen“ oder der Bericht „Vorgeschlagener zukünftiger
Status“) generiert und, durch Anpassung der entsprechenden Datenfilter, Inhalts-, Grafik-

u. dgl. Optionen, angepasst werden.
Benutzer haben zudem die Möglichkeit, neue Berichte zu erstellen, um Projektdaten als Text,

Tabelle und/oder Diagramm darzustellen.

2 Erste Schritte

Der Ausgangspunkt für die Ausführung, Erstellung und Bearbeitung von Berichten mithilfe von
Asset DB Report Editor ist ein Asset DB-Projekt zur Darstellung der bestehenden
Druckumgebung. Bevor Sie fortfahren, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Handbücher zu
Asset DB Auditor und Analyst gelesen haben und mit ihrem Inhalt vertraut sind.

2.1 Erfassung und Analyse der bestehenden Umgebung

Bevor Sie Berichte ausführen oder bearbeiten können, müssen Sie umfassende Daten zu
Ihrem bestehenden Gerätepark und, wenn möglich, zu Ihrem Lösungsdesign erfassen.

So kann es für Systemberichte u. a. zweckmäßig sein, das monatliche Durchschnittsvolumen
zu erfassen, eine TCO-Berechnung auszuführen, Umweltanalysen (für den aktuellen sowie für
den zukünftigen Status) vorzunehmen und Kostendaten der Geräte, die in Zukunft verwendet
werden sollen, hinzuzufügen.

Welche Daten Sie sammeln sollten, hängt von dem Bericht ab, den Sie erstellen oder
bearbeiten möchten, bzw. von den Informationen, die der Bericht darstellen soll.

Weitere Informationen zu den o. g. Vorgängen finden Sie in den Handbüchern zu Asset DB
Auditor, Analyst bzw. Solution Architect. Nachfolgend wird dementsprechend davon
ausgegangen, dass Sie damit gut vertraut sind.

2.2 Ausführen von Systemberichten

Die Verfahren zur Ausführung vorhandener Systemberichte, etwa des Berichts

„Zusammenfassung der Druckauswertung“, des „Berichts zu Verschiebungen und
Änderungen“ oder des Berichts „Vorgeschlagener zukünftiger Status“, sind im Asset DB

- 1 - Asset DB, Version 4.4

Report Editor User Manual

Analyst-Handbuch beschrieben. Nachfolgend wird davon ausgegangen, dass Sie damit
vertraut sind.

3 Erstellen neuer Berichte

Öffnen Sie zunächst das Fenster für die Berichtsverwaltung, indem Sie „Berichte“ > „Design“ >
„Verwalten“ auswählen, um einen neuen Bericht zu erstellen. Klicken Sie im Fenster auf die
Schaltfläche „Neu“, um den Bericht zu erstellen. Daraufhin wird das Fenster „Neuer Bericht“

(dargestellt in Abb. 1) angezeigt.

Hier können Sie einen Namen sowie einen Titel für den neuen Bericht festlegen und über das
Dropdownmenü einen Berichtstil auswählen. Der Name ist die Bezeichnung, unter welcher der
Bericht in der Liste der Berichte erscheint. Im Bericht selbst taucht er nicht auf. Der Berichtstitel
ist die Bezeichnung, welche in der Kopfzeile auf allen Seiten des Berichts angegeben ist. Name
und Titel des Berichts können sich unterscheiden.

Abb. 1. Fenster „Neuer Bericht“

Wählen Sie anschließend einen Berichtstil aus. Standardmäßig ist der Asset DB-Systemstil
festgelegt. Über das Dropdownmenü kann jedoch ein anderer Stil gewählt werden. Sie können
eigene Berichtstile zu erstellen bzw. bearbeiten. Weitere Informationen hierzu finden Sie in
Abschnitt 5.
Der letzte Schritt zur Erstellung eines neuen Berichts besteht in der Auswahl der
Projektdatenquelle. Dies ist notwendig, damit Ihre Daten gefiltert und Ihre
Standardsortieroptionen festgelegt werden können. Wählen Sie dazu die Registerkarte für die
Datenquelle aus, und gehen Sie anschließend wie in Abschnitt 6 beschrieben vor.

- 2 - Asset DB, Version 4.4

Report Editor User Manual

Wenn Sie diese Einstellungen gewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“, um den

Bericht zu speichern. Anschließend kann der Bericht mit Text (Absätzen), Tabellen, Bildern und
Diagrammen aufgefüllt werden. Im Abschnitt 7 sind die Schritte zum Erstellen dieser Objekte
ausführlich erläutert.

4 Bearbeiten von Berichten

Sie können vordefinierte Systemberichte nicht nur erstellen, sondern auch bearbeiten, indem
Sie beispielsweise Text (Absätze) und Tabellen hinzufügen, weitere Kriterien festlegen oder
den Berichtstil ändern.

Wenn Sie einen Systembericht, etwa den Bericht „Zusammenfassung der Druckauswertung“,

den „Bericht zu Verschiebungen und Änderungen“ oder den Bericht „Vorgeschlagener
zukünftiger Status“, bearbeiten möchten, müssen Sie zuerst eine Kopie des gewünschten

Berichts erstellen.

Verwenden Sie zum Erstellen der Kopie das Fenster für die Berichtsverwaltung, dass Sie über
die Menübefehlfolge „Berichte“ > „Design“ > „Verwalten“ aufrufen.

Daraufhin wird im Fenster für die Berichtsverwaltung eine Liste aller verfügbaren Berichte
angezeigt. Zum Kopieren eines verfügbaren Berichts markieren Sie diesen und klicken
anschließend auf die Schaltfläche „Kopieren“ (dargestellt in Abb. 2).

Abb. 2. Vorhandenen Bericht kopieren

Das Fenster „Kopieren“ für den ausgewählten Bericht wird angezeigt. Hier können Sie den

Berichtsnamen (unter dem der Bericht in der Liste der verfügbaren Berichte angezeigt wird)
und den Berichtstitel (der oben auf jeder Seite des Berichts erscheint) ändern.

- 3 - Asset DB, Version 4.4

Report Editor User Manual

Abb. 3. Einen Bericht kopieren

Im Fenster „Kopieren“ haben Sie zudem die Möglichkeit, Abschnitte des ursprünglichen

Berichts aus der Kopie zu entfernen. Wenn Ihr Projekt z. B. keine TCO-Analyse oder
Umweltberechnung umfasst, dann können Sie die entsprechenden Abschnitte im Bericht
„Zusammenfassung der Druckauswertung“ auslassen.

Deaktivieren Sie lins das Kontrollkästchen für alle nicht benötigten Abschnitte (siehe Abb. 3).
Hierbei kann die Vorschau (wird im Hauptbereich angezeigt) hilfreich sein, welche Sie durch
Markieren des jeweiligen Abschnitts aktivieren.

Sie können aber auch später noch Abschnitte aus Ihrem Bericht entfernen. Weitere
Informationen hierzu finden Sie in Abschnitt 7.

Schließlich können Sie über das Dropdownmenü „Stil“ die Formatierungsoptionen (Farben,
Schriftarten, Logos) sowie die Datenquelle festlegen. Weitere Informationen zum Festlegen der
Datenquelle finden Sie in Abschnitt 6.

Klicken Sie, nachdem Sie die oben genannten Einstellungen vorgenommen haben, auf die

Schaltfläche „OK“, um eine Kopie von dem Bericht zu erstellen. Anschließend können Sie die

verschiedenen Bereiche und Objekte innerhalb des Berichts bearbeiten, wie in Abschnitt 7
beschrieben.

5 Berichtstile

Sie haben nicht nur Einfluss auf die Daten und den Text in Ihrem Bericht, sondern können auch
unterschiedliche Formatierungen dafür festlegen. Zu den einstellbaren Formatoptionen
gehören Schriftart, Farben, Bilder sowie Ausrichtung. Sie können neue Formatvorlagen
erstellen, die den Benutzern dann zur Verfügung stehen.

- 4 - Asset DB, Version 4.4

Report Editor User Manual

5.1 Erstellen neuer Berichtstile

Öffnen Sie zum Erstellen eines neuen Berichtstils das Fenster für die Berichtstilverwaltung,

indem Sie „Berichte“ > „Stil“ > „Verwalten“ wählen. Wählen Sie anschließend die Schaltfläche
„Neu“ aus. Daraufhin wird das Fenster „Stil bearbeiten“ (dargestellt in Abb. 4) angezeigt.

Abb. 4. Fenster „Stil bearbeiten“

Legen Sie hier zunächst einen Namen für den Stil sowie Seitengröße und Seitenausrichtung
fest. Verwenden Sie hierzu die Registerkarte „Allgemein“.

Über den Stilnamen können Sie den gewünschten Stil schnell finden.

Die Einstellungen für Seitengröße und -ausrichtung gelten für alle Seiten im Bericht. Da für das
Exportieren von Berichten mehrere Dateitypen zur Auswahl stehen, darunter PDF, Word und
PowerPoint, sollten Sie beim Festlegen dieser Parameter das Exportformat berücksichtigen.
So empfiehlt sich im Zusammenhang mit PDF- und Word-Exporten eher die Hochformatoption,
während Querformat für PowerPoint-Dateien meist besser geeignet ist.

5.1.1 Festlegen von Schriftarten und Textfarben

Anschließend werden die Schriftarten und Textfarben für den Bericht festgelegt. Hierbei wählen
Sie zunächst die Schriftart für den Texthauptteil des Berichts aus. Damit wird gleichzeitig die
Standardschriftart für den Bericht insgesamt festgelegt.

- 5 - Asset DB, Version 4.4

Report Editor User Manual

Schriftart/Farben für die

Überschrift festlegen

Überschrift zur

Bearbeitung auswählen

Änderungen sind

sofort zu sehen

Wählen Sie zunächst den Bereich „Absatz“ oben links im Fenster „Stil bearbeiten“ aus. Geben
Sie Schriftart, -grad, -schnitt und -farben für den Absatz im Bereich darunter ein. Die
Änderungen sind sofort im rechten Fensterbereich zu sehen.

Im Anschluss können Sie auf die gleiche Weise die Formatierung einzelner Überschriften
anpassen. Erweitern Sie dazu die jeweilige Kategorie (Überschrift, Zwischenüberschrift usw.)
und legen Sie die Schriftmerkmale fest, wie in Abb. 5 gezeigt.

Abb. 5. Schriftart von Überschriften ändern

5.1.2 Festlegen von Diagrammfarben

Nachdem Sie die Schriftarten und -farben für Ihren Stil festgelegt haben, können Sie angeben,
welche Farbe im Bericht vorkommende Diagramme haben sollen.

Öffnen Sie dazu zunächst die Registerkarte „Diagrammreihe“ oben links in der Anzeige.

Daraufhin werden die momentan für den Stil ausgewählten Farben und die Reihenfolge, in der
sie verwendet werden, angezeigt.

Zur Bearbeitung einer aktuell verwendeten Farbe doppelklicken Sie auf das entsprechende
Element. Danach können Sie die Farbnummer(n) eingeben oder eine vordefinierte Farbe aus
dem Dropdownmenü auswählen, wie in Abb. 6 gezeigt.

- 6 - Asset DB, Version 4.4

Report Editor User Manual

Beispieldiagramm wird

eingeblendet

Hexadezimale

Farbcodes manuell

bearbeiten

Änderungen sind

sofort zu sehen

Abb. 6. Diagrammfarben ändern

Sie können Farben aus der Liste entfernen, indem Sie die jeweilige(n) Farbe(n) markieren und
dann auf die Schaltfläche „Löschen“ klicken (in Abb. 6 blau umrandet).

Zusätzlich haben Sie die Option, die Reihenfolge, in welcher die Farben verwendet werden
sollen, zu ändern. Wählen Sie dazu das entsprechende Element aus und verschieben Sie es
mithilfe der Pfeilschaltflächen rechts neben der Liste an die gewünschte Position.

5.1.3 Festlegen der Kopf- und Fußzeile

Zum Schluss haben Sie noch die Möglichkeit, die Formatierung der Kopf- und Fußzeile zu

ändern. Zur Auswahl einer neuen Kopfzeilenfarbe ändern Sie die Farbe der Kategorie „Titel“
auf der Registerkarte „Stil“ wie in Abschnitt 5.1.1 beschrieben.

Auf der Registerkarte „Seitenkopfzeilen“ ändern Sie die Ausrichtung der Kopfzeile und das

angezeigte Bild. Standardmäßig ist der Berichtstitel in der Kopfzeile linksbündig sowie vertikal
mittig angeordnet. Über das Dropdownmenü zur Titelausrichtung kann der Titel in den oberen
oder unteren Kopfzeilenbereich verschoben werden.

Neben dem Titel kann auch das in der Kopfzeile angezeigte Bild mithilfe der in Abb. 7 gezeigten
Optionen geändert werden.

- 7 - Asset DB, Version 4.4

Report Editor User Manual

Abb. 7. Kopfzeile bearbeiten

Folgende Bildoptionen stehen zur Auswahl:

Anzeige: Über dieses Kontrollkästchen wird das Bild aktiviert/deaktiviert.

Bild: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bild auswählen“, um ein anderes Bild für die

Kopfzeile auszuwählen.
Breite/Höhe: Die Größe des Bildes kann geändert werden, damit es in die Kopfzeile
passt.

Position: Das Bild kann links oder rechts angeordnet werden.
Ausrichtung: Wie der Text so kann auch das Bild oben, mittig oder unten in der

Kopfzeile ausgerichtet werden.

Sie können die gleichen Optionen auch für das Bild in der Fußzeile festlegen. Wählen Sie dazu
die Registerkarte „Seitenfußzeilen“ aus. Auf dieser Registerkarte haben Sie außerdem
Gelegenheit, die Anordnung der Seitenzahlen oben oder unten im Fußzeilenbereich
festzulegen (in der Standardeinstellung erscheinen diese mittig).

Nachdem Sie alle gewünschten Einstellungen für den ausgewählten Stil vorgenommen haben,
klicken Sie unten rechts im Fenster auf „OK“, um die Änderungen zu speichern.

5.2 Bearbeiten von Stilen

Öffnen Sie zum Bearbeiten eines Berichtstils zunächst das Fenster für die Verwaltung von
Berichtstilen, indem Sie „Berichte“ > „Stil“ > „Verwalten“ wählen. Daraufhin werden alle
verfügbaren Berichtstile angezeigt. Zum Entfernen eines Stils wählen Sie das entsprechende
Element aus und klicken dann auf die Schaltfläche „Löschen“.

- 8 - Asset DB, Version 4.4

Report Editor User Manual

Zum Bearbeiten eines Stils wählen Sie ebenfalls das entsprechende Element aus. Klicken Sie

dann auf die Schaltfläche „Bearbeiten“. Anschließend können Sie den Stil bearbeiten, wie in

den Abschnitten 5.1.1, 5.1.2 und 5.1.3 beschrieben.

5.3 Exportieren und Importieren von Stilen

Stile, die mithilfe der oben beschriebenen Verfahren erstellt wurden, können exportiert werden,
damit sie in einer anderen Asset DB-Installation importiert werden können und zur Verfügung
stehen.

Wählen Sie zum Exportieren eines Stils die Optionen „Berichte“ > „Stil“ > „Exportieren“ auf der

Menüleiste aus. Daraufhin wird die Liste der verfügbaren Stile angezeigt. Wählen Sie den

gewünschten Stil aus, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Exportieren“. Sie

können den Stil nun am gewünschten Ort als RST-Datei speichern.

Wenn Sie einen Stil importieren möchten, wählen Sie die Optionen „Berichte“ > „Stil“ >
„Importieren“ aus. Navigieren Sie anschließend zu der entsprechenden RST-Datei. Dieser Stil

kann nun für alle Berichte Ihres Systems ausgewählt werden.

6 Auswählen der Projektdatenquelle

Nachdem ein Bericht kopiert wurde, erscheint er im Fenster für die Berichtsverwaltung. Wählen

Sie den Bericht in der Liste aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Bearbeiten“

(dargestellt in Abb. 8), um den neuen Bericht zu bearbeiten.

Abb. 8. Kopierten Bericht bearbeiten

Das Fenster für die Berichtsbearbeitung wird geöffnet. Der Bericht kann hier nicht umbenannt

werden, aber im Bereich „Berichtstitel“ oben links können Sie einen anderen Berichtstitel

festlegen.

- 9 - Asset DB, Version 4.4

Report Editor User Manual

Damit Sie Ihren Bericht erstellen können, müssen Sie zunächst die Daten festlegen, die der

Bericht berücksichtigen soll. Verwenden Sie hierzu die Registerkarte „Projektdatenquelle“ des

in Abb. 9 gezeigten Fensters für die Berichtsbearbeitung.

Abb. 9. Registerkarte „Projektdatenquelle“

Für den Bericht können die Projektdaten sowohl anhand der Felder in der Symbolanpassung
des Projekts als auch auf Grundlage systembestimmter Felder, zu denen beispielsweise das
Feld „Gerätetyp“ zählt, gefiltert werden.

Verwenden Sie zum Festlegen der Filterkriterien den Bereich „Kriterien“, welcher in Abb. 9

hervorgehoben ist. In der Standardeinstellung umfasst der Bericht „Zusammenfassung der
Druckauswertung“ nur Drucker, MFD, Scanner sowie Faxgeräte innerhalb Umfangs. Klicken
Sie im Bereich „Kriterien“ auf die Schaltfläche „Bearbeiten“, um die Standardeinstellung zu

ändern. Wenn Sie die Kriterien für andere Berichte festlegen möchten, verfahren Sie ebenso.

Daraufhin wird das Fenster „Kriterien bearbeiten“ angezeigt (dargestellt in Abb. 10), in dem Sie
die verschiedenen Kriterien für Ihre Daten festlegen können. Auf diese Weise erhalten Sie die
Möglichkeit, nur einen bestimmten Teil der Daten einzuschließen. Wenn Sie z. B. in Ihrem
Bericht nur Drucker innerhalb des Umfangs erfassen möchten, gehen Sie wie nachfolgend
beschrieben vor.

Fügen Sie zuerst die gewünschten Kriterien über die Plusschaltfläche hinzu ( ). Danach
können Sie die Kriterienparameter nach Bedarf mithilfe der in Abb. 10 dargestellten Optionen
ändern. Für jedes der hinzugefügten Kriterien stehen Ihnen im ausgewählten Datenfeld

mehrere Filter zur Verfügung, die Sie über die Schaltfläche mit dem Doppelpfeil ( ) aktivieren.

- 10 - Asset DB, Version 4.4