AssetDB Report Editor User manual [fr]

Report Editor
Manuel de l'utilisateur

© NewField IT Ltd. 2015

Report Editor - Manuel de l'utilisateur

TABLE DES MATIÈRES

1 Qu'est-ce que Report Editor ?..................................................................................... 1

2 Pour démarrer ............................................................................................................... 1

2.1 Capture et compréhension de l'environnement existant ................................................ 1

2.2 Exécution d'un rapport système ..................................................................................... 1

3 Création d'un nouveau rapport ................................................................................... 2

4 Modification d'un rapport existant ............................................................................. 3

5 Styles de rapport .......................................................................................................... 4

5.1 Création d’un nouveau style ........................................................................................... 5

5.1.1 Définition des polices et des couleurs de texte............................................... 6

5.1.2 Définition des couleurs des graphiques .......................................................... 6

5.1.3 Définition de l'en-tête et du pied de page du rapport ...................................... 7

5.2 Modification d'un style existant ....................................................................................... 9

5.3 Exportation et importation de styles ............................................................................... 9

6 Définition de la source des données du projet ......................................................... 9

6.1 Création de champs personnalisés .............................................................................. 13

6.1.1 Ajouter plusieurs champs à la fois ................................................................ 13

6.1.2 Multiplier un champ par une valeur ............................................................... 14

6.1.3 Afficher le texte selon les critères ................................................................. 15

6.2 Définition des ordres de tri par défaut .......................................................................... 16

7 Gestion du contenu du rapport ................................................................................. 17

7.1 Création des sections du rapport ................................................................................. 17

7.1.1 Création de sous-sections ............................................................................ 19

7.2 Insertion de sauts de page ........................................................................................... 20

7.3 Création/Modification de paragraphes ......................................................................... 20

7.3.1 Création de paragraphes de matériels du projet .......................................... 21

7.3.2 Création de paragraphes de matériels virtuels ............................................. 23

7.4 Création/Modification de tableaux dans un rapport...................................................... 23

7.4.1 Modification d'un tableau standard ............................................................... 23

7.5 Création de tableaux de matériels du projet ................................................................ 25

7.5.1 Ajout d'un paramètre à un tableau de matériels du projet standard ............. 25

7.5.2 Calcul ............................................................................................................ 26

7.5.3 Pourcentage .................................................................................................. 27

7.5.4 Rapport ......................................................................................................... 27

7.5.5 Création d’un tableau dynamique ................................................................. 28

7.5.6 Modification de la source des données d'un tableau dynamique ................. 29

7.5.7 Création d’un tableau croisé ......................................................................... 30

7.5.8 Colonne de calcul ......................................................................................... 32

7.5.9 Colonne de nombres ..................................................................................... 33

7.6 Création de tableaux de matériels virtuels ................................................................... 33

7.7 Création/Modification de graphiques de matériels de rapport ..................................... 33

7.7.1 Création d'un graphique en secteurs ............................................................ 34

7.7.2 Modification d'un graphique en secteurs série ............................................. 36

7.7.3 Modification d'un graphique en barres .......................................................... 37

- i - Asset DB v4.2

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7.7.4 Calcul ............................................................................................................ 39

7.7.5 Expression .................................................................................................... 39

7.8 Création de graphiques de matériels virtuels ............................................................... 39

7.9 Modification de l'ordre du rapport ................................................................................. 40

8 Exportation/Importation de structures de rapport .................................................. 41

- ii - Asset DB v4.2

Report Editor - Manuel de l'utilisateur

1 Qu'est-ce que Report Editor ?

Asset DB Report Editor est un outil logiciel conçu pour être utilisé directement avec Asset DB
Auditor, Analyst et Architect. Le module Report Editor permet de générer et de modifier des
rapports système Asset DB standard (résumé d'évaluation d'impression, rapport de
mouvements et de changements et proposition pour un état futur) selon des critères de filtrage
de données, de contenu et de présentation propres à l'utilisateur.
Les utilisateurs peuvent également créer de nouveaux rapports afin de présenter, sous forme
textuelle et graphique, les tendances qui se dégagent de tel ou tel aspect des données d'un
projet.

2 Pour démarrer

Le point de départ de toute exécution, création ou modification de rapport dans Asset DB
Report Editor consiste en un projet Asset DB représentant un environnement d'impression
existant. Avant de poursuivre, assurez-vous ensuite que vous avez bien lu les manuels Asset
DB et que vous avez assimilé leur contenu.

2.1 Capture et compréhension de l'environnement existant

Avant de pouvoir exécuter ou modifier des rapports, vous devez capturer des données
complètes sur votre parc d'imprimantes actuel, et si possible, la solution utilisée.
Pour les rapports système, ces informations peuvent également inclure les volumes mensuels
moyens, l'exécution d'un calcul de TCO et d'une analyse d'empreinte carbone pour l'état actuel,
ainsi que l'ajout de données de coût et l'exécution d'une analyse d'empreinte carbone pour un
état futur.
Dans le cas de la création ou de la modification d'un rapport existant, les informations collectées
doivent correspondre aux données que vous souhaitez voir apparaître dans le rapport en
question.

Pour plus d'informations sur les processus ci-dessus, reportez-vous aux manuels Asset DB
Auditor, Analyst et Architect. Les procédures décrites dans le présent manuel supposent que
vous maîtrisez ces processus.

2.2 Exécution d'un rapport système

Les processus d'exécution d'un rapport système existant tel que le résumé d'évaluation de
l'impression, le rapport de mouvements et de changements et la proposition pour un état futur

- 1 - Asset DB v4.4

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sont décrits dans le manuel Asset DB Analyst. Les procédures décrites dans le présent manuel
supposent que vous maîtrisez ces processus.

3 Création d'un nouveau rapport

Pour créer un nouveau rapport, sélectionnez Rapports>Conception>Gérer afin d'ouvrir la
fenêtre de gestion des rapports. Dans cette fenêtre, cliquez sur le bouton Nouveau afin de créer
le rapport. La fenêtre Nouveau rapport s'affiche, comme le montre la Figure 1.

Ici, vous pouvez donner un nom et un titre au nouveau rapport et vous pouvez sélectionner un
style de rapport dans la liste déroulante. Le nom du rapport permet d'identifier celui-ci dans la
liste des rapports. Ce nom n'apparaîtra pas dans le rapport final produit. Le titre du rapport est
le nom qui apparaîtra sur chaque page dans l'en-tête du rapport. Le titre et le nom du rapport
peuvent être différents.

Figure 1. La fenêtre Nouveau rapport

L'étape suivante de la création d'un rapport consiste à sélectionner le style de rapport. Le style
AssetDB (System) est sélectionné par défaut, mais vous pouvez choisir un style personnalisé,
le cas échéant, dans la liste déroulante. Pour créer ou modifier des styles, suivez les
instructions de la section 5.

L'étape finale de la création d'un rapport consiste à définir la source de données du projet afin
de filtrer les données et de définir les critères de tri par défaut. Pour ce faire, sélectionnez
l'onglet Source des données et suivez les instructions de la section 6.

- 2 - Asset DB v4.4

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Lorsque toutes les étapes ont été exécutées, il suffit de cliquer sur OK pour enregistrer le
rapport. Le rapport est maintenant prêt à recevoir du texte, des tableaux, des images et des
graphiques. Reportez-vous à la section 7 pour savoir comment créer chacun de ces objets.

4 Modification d'un rapport existant

Il est possible de modifier des rapports système prédéfinis et d'ajouter ou de supprimer des
paragraphes et des tableaux, de définir des critères supplémentaires ou de modifier la
présentation.

Avant de modifier un rapport système tel que le résumé d'évaluation de l'impression, le rapport
de mouvements et de changements ou la proposition pour un état futur, vous devez d'abord
créer une copie de ce rapport.
La copie d'un rapport est effectuée dans la fenêtre de gestion des rapports, à laquelle vous
pouvez accéder en sélectionnant Rapports>Conception>Gérer.

La fenêtre de gestion des rapports répertorie tous les rapports disponibles. Pour copier un
rapport existant, il suffit de le sélectionner et de cliquer sur le bouton Copier, comme le montre
la Figure 2.

Figure 2. Copie d'un rapport existant

Lorsque vous cliquez sur le bouton Copier, la fenêtre Copy report (Copier le rapport) s'ouvre
pour vous permettre de modifier le nom du rapport (affiché dans la liste des rapports) ainsi que
son titre (qui apparaît sur chaque page du rapport).

- 3 - Asset DB v4.4

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Figure 3. Copie d'un rapport

Dans la fenêtre de copie, il est également possible de supprimer de la copie certaines sections
du rapport d'origine. Si votre projet ne contient pas de calcul de TCO ou d'empreinte carbone,
par exemple, vous pouvez supprimer les sections correspondantes du résumé d'évaluation de
l'impression.
Pour ce faire, il suffit de désactiver, sur le côté gauche de la fenêtre, les cases à cocher
correspondant aux sections du rapport que vous souhaitez supprimer (comme le montre la
Figure 3). En cas de doute sur une section à supprimer, vous pouvez la mettre en surbrillance
afin d'en afficher un aperçu dans le panneau principal.
Vous pouvez également supprimer des sections du rapport à un stade ultérieur. Pour plus
d'informations, reportez-vous à la section 7.

Pour finir, vous pouvez sélectionner le style du rapport (couleurs, polices et logo personnalisés)
à l'aide de la liste déroulante Style et définir la source des données comme décrit à la section

6.

Une fois que les paramètres ci-dessus ont été définis, il suffit de cliquer sur le bouton OK pour
créer le rapport copié. Vous pouvez ensuite modifier les différentes sections et objets du
rapport, comme expliqué à la section 7.

5 Styles de rapport

Vous pouvez non seulement définir les données et le texte à inclure dans un rapport, mais vous
pouvez également sélectionner le style de rapport. Vous pouvez créer des styles personnalisés

- 4 - Asset DB v4.4

Report Editor - Manuel de l'utilisateur

en sélectionnant les polices, les images et l'orientation à appliquer aux rapports, et vous pouvez
en outre les partager avec d'autres utilisateurs.

5.1 Création d’un nouveau style

Pour créer un nouveau style de rapport, vous devez ouvrir la fenêtre de gestion des styles de
rapport en sélectionnant Rapports>Style>Gérer. Vous pouvez ensuite sélectionner le bouton
Nouveau pour créer le nouveau style. La fenêtre Modifier le style s'affiche, comme le montre la
Figure 4.

Figure 4. La fenêtre Modifier le style

Les premières caractéristiques à définir pour le nouveau style sont les suivantes : nom du style,
taille de la page et orientation de la page. Ces trois caractéristiques peuvent être définies dans
le premier onglet, Général.
Le nom du style vous permettra de l'identifier rapidement lors de la sélection du style à
appliquer à un rapport donné.

La taille et l'orientation de page seront appliqués à toutes les pages du rapport. Du fait que le
rapport peut être exporté dans différents formats, notamment PDF, Word et PowerPoint, il est
important de sélectionner le format d'exportation du rapport lors de la définition de ces
paramètres. Par exemple, si vous comptez exporter un rapport au format PDF ou Word, il vaut

- 5 - Asset DB v4.4

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Définissez les nouvelles

polices/couleurs à

appliquer au titre

Sélectionnez le titre

à modifier

Les modifications

effectuées s'affichent

immédiatement dans le

panneau de droite.

peut-être mieux choisir une orientation portrait, alors que pour une exportation au format
PowerPoint, une orientation paysage est peut-être plus judicieuse.

5.1.1 Définition des polices et des couleurs de texte

L'étape suivante de la définition d'un style de rapport consiste à définir les polices et les
couleurs de texte à utiliser dans le rapport. La première police à définir est celle qui sera
appliquée aux paragraphes ou au corps principal du texte du rapport. Elle déterminera
également la police par défaut à appliquer à l'ensemble du rapport.

Pour commencer, vous sélectionnez la section Paragraphe dans le panneau supérieur gauche
de la fenêtre Modifier le style. Vous pouvez ensuite utiliser les options du panneau situé juste
en dessous pour définir la police, la taille et le style de police, ainsi que les couleurs à appliquer
au paragraphe. Les modifications effectuées sont immédiatement reflétées dans le panneau
de droite.

Vous pouvez ensuite procéder de la même façon pour modifier individuellement chaque style
d'en-tête et de titre, en développant chaque groupe de titres et en définissant les styles de
police à leur appliquer, comme le montre la Figure 5.

Figure 5. Modification de la police des en-têtes/titres

5.1.2 Définition des couleurs des graphiques

Après avoir défini les polices et les couleurs du style, vous pouvez définir les couleurs des
graphiques qui apparaîtront dans les rapports.

- 6 - Asset DB v4.4

Report Editor - Manuel de l'utilisateur

Affichez automatiquement

un exemple de graphique

Modifiez manuellement les

codes de couleur

hexadécimaux

Les modifications

effectuées s'affichent

immédiatement dans le

panneau de droite.

La première étape consiste à sélectionner l'onglet Série de tableaux en haut à gauche de
l'écran. Les couleurs actuellement utilisées dans le style s'affichent, ainsi que leur ordre
d'utilisation.

Pour modifier une couleur actuellement utilisée, cliquez deux fois sur la ligne correspondante.
Vous pouvez alors taper le numéro exact de la couleur ou sélectionner une couleur prédéfinie
dans la liste déroulante, comme le montre la Figure 6.

Figure 6. Modification des couleurs des graphiques

Il est possible de supprimer des couleurs de la liste en les sélectionnant, puis en cliquant sur
le bouton Supprimer (en surbrillance sur la Figure 6).

Il est également possible de modifier l'ordre d'utilisation des couleurs en sélectionnant les lignes
correspondantes, puis en les déplaçant à l'aide des flèches haut et bas visibles à droite de la
liste.

5.1.3 Définition de l'en-tête et du pied de page du rapport

Les derniers éléments du rapport qu'il est possible de modifier sont l'en-tête et le pied de page.
Pour modifier la couleur de l'en-tête, il faut modifier la couleur du titre dans l'onglet Styles,
comme expliqué à la section 5.1.1.

- 7 - Asset DB v4.4

Report Editor - Manuel de l'utilisateur

En sélectionnant l'onglet En-tête de page, vous pouvez modifier l'alignement de l'en-tête et
changer l'image affichée. Par défaut, le titre du rapport est justifié à gauche et affiché au centre
de la barre d'en-tête. Vous pouvez toutefois l'afficher en haut ou en bas de la barre d'en-tête à
l'aide de la liste déroulante Alignement du titre.

Vous pouvez en outre changer l'image affichée dans l'en-tête à l'aide des options indiquées
dans la Figure 7.

Figure 7. Modification de l'en-tête de page

Les options suivantes permettent de jouer sur les images :

Affichage : cette case à cocher permet de déterminer si une image doit être affichée
ou pas.
Image : pour changer l'image, cliquez sur le bouton Sélectionner une image et
recherchez l'image souhaitée.

Largeur et hauteur : la taille de l'image peut être ajustée en fonction de l'en-tête.
Position : l'image peut être placée à gauche ou à droite de l'en-tête.
Aligner : à l'instar du texte, l'image peut être placée en haut, au milieu ou en bas de la

barre d'en-tête.

Vous pouvez ensuite définir les mêmes options pour l'image à afficher dans le pied de page en
sélectionnant l'onglet Pied de page. Sur cet onglet, il est également possible de modifier
l'alignement des numéros de page. Par défaut, ces derniers sont placés au milieu de la barre
d'en-tête, mais ils peuvent être décalés vers le haut ou vers le bas.

Après avoir modifié le style sélectionné, cliquez sur le bouton OK en bas à droite de la fenêtre
pour enregistrer les modifications.

- 8 - Asset DB v4.4

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5.2 Modification d'un style existant

Pour modifier un style de rapport existant, ouvrez la fenêtre de gestion des styles de rapport
en sélectionnant Rapports>Style>Gérer. La liste des styles de rapport existants s'affiche. Pour
supprimer un style, il vous suffit de sélectionner l'élément de ligne correspondant, puis de
cliquer sur le bouton Supprimer.

Pour modifier un style, vous sélectionnez également l'élément de ligne correspondant, puis
vous cliquez sur le bouton Modifier. Vous pouvez ensuite modifier le style en procédant comme
expliqué aux sections 5.1.1, 5.1.2 et 5.1.3.

5.3 Exportation et importation de styles

Une fois que vous avez créez des styles selon les procédures décrites plus haut, vous pouvez
les appliquer aux futurs rapports, au sein de l'installation Asset DB dans laquelle ils ont été
créés, mais vous pouvez également les exporter, puis les importer dans une autre installation
Asset DB.

Pour exporter un style, accédez à Rapports>Style>Exporter dans la barre de menus. La liste
de tous les styles disponibles s'affiche. Sélectionnez le style à exporter et cliquez sur le bouton
Exporter. Vous pouvez ensuite enregistrer le fichier au format .rst à l'emplacement voulu.

Pour importer un style, accédez à Rapports>Style>Importer, puis recherchez le fichier .rst
enregistré. Le style importé peut ensuite être appliqué à n'importe quel rapport du système.

6 Définition de la source des données du projet

Après avoir été copié, un rapport apparaît dans la fenêtre de gestion des rapports. Pour
apporter des modifications au nouveau rapport, vous devez maintenant le sélectionner dans la
liste et cliquer sur le bouton Modifier, comme le montre la Figure 8.

- 9 - Asset DB v4.4

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Figure 8. Modification d'un rapport copié

Le rapport s'affiche dans la fenêtre Modifier le rapport. À ce stade, il n'est pas possible de
renommer le rapport mais son titre peut être modifié dans la section Titre du rapport, en haut à
gauche de la fenêtre.

La première étape de la définition du rapport consiste à déterminer les données à inclure dans
le rapport. Cette opération s'effectue dans l'onglet Source des données du projet, comme le
montre la Figure 9.

Figure 9. Onglet Source des données du projet

- 10 - Asset DB v4.4

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Asset DB peut filtrer les données à inclure dans le rapport en fonction de n'importe quel champ
personnalisé que vous avez défini pour le projet, ainsi qu'en fonction des champs système tels
que le type de périphérique.
Pour définir les critères de filtrage à utiliser, vous utilisez le panneau Critères illustré sur la
Figure 9. Pour le rapport d'évaluation de l'impression, les critères par défaut stipulent que seuls
les imprimantes, multifonctions, scanners et télécopieurs compris dans le champ d'application
doivent être inclus. Pour modifier ces critères, ou pour définir des critères différents à appliquer
à d'autres rapports, cliquez sur le bouton Modifier du panneau Critères.

La fenêtre Modifier les critères s'affiche pour vous permettre de définir les critères à appliquer
aux données, comme le montre la Figure 10. Vous ne pouvez afficher qu'un sous-ensemble
distinct de ces données. Par exemple, si vous souhaitez inclure dans le rapport uniquement les
imprimantes qui se trouvent dans le champ d'application, procédez comme suit :

La première étape consiste à ajouter un critère à l'aide du bouton ( ) qui sert à ajouter des
critères. Vous pouvez ensuite paramétrer chaque critère à l'aide des options indiquées sur la
Figure 10. Pour chaque critère individuel ajouté, vous pouvez appliquer plusieurs filtres aux

données sélectionnées à l'aide du bouton ( ) qui signifie Ajouter un chemin supplémentaire.

- 11 - Asset DB v4.4