AssetDB Architect User manual [fr]
Architect
Manuel de l’utilisateur
© NewField IT Ltd. 2015
Architect User Manual
Table des matières
1 Qu’est-ce que Architect ? ....................................................................................................1
2 Processus de conception de solution ..................................................................................1
3 Pour démarrer .....................................................................................................................2
3.1 Capture et compréhension de l’environnement existant ............................................2
3.2 Conception d’une solution ..........................................................................................3
4 Onglet Devenir des périphériques .......................................................................................4
5 Onglet Catalogue de produits ..............................................................................................8
5.1 Modification des catégories dans le Catalogue de produits .........................................9
5.2 Ajout des périphériques redéployés au Catalogue de produits ............................... 10
5.3 Localisation d’un périphérique redéployé dans le catalogue................................... 12
5.4 Ajout de nouveaux modèles au Catalogue de produits ........................................... 12
5.5 Création d’un nouveau catalogue ............................................................................ 14
5.6 Importation/exportation des Catalogues de produits ............................................... 14
6 Onglet Coût du produit ..................................................................................................... 15
6.1 Saisie des données de coûts ................................................................................... 16
6.2 Importation/exportation des données de coûts ....................................................... 17
7 Onglet Conception de solution ......................................................................................... 18
7.1 Ajout de périphériques virtuels à l’étage.................................................................. 19
7.2 Modification du type d’icône d’un matériel virtuel .................................................... 22
7.3 Transfert de volume à partir de périphériques virtuels ............................................ 22
7.4 Transfert de volume à partir de plusieurs périphériques ......................................... 22
7.5 Annulation de transferts de volume ......................................................................... 23
7.6 Corbeille à volume ................................................................................................... 23
7.7 Transferts de volume non valides ............................................................................ 24
7.8 Modification du devenir d’un matériel existant......................................................... 24
7.9 Statistiques concernant les transferts de volume .................................................... 25
7.10 Génération de la solution ......................................................................................... 26
7.11 Mouvement du Périphérique Redeployé ................................................................. 27
7.12 Erreurs de génération de solutions .......................................................................... 27
7.13 Étiquettes d’état des matériels ................................................................................ 29
7.14 Annulation des décisions d’Architect ....................................................................... 31
7.15 Attribution manuelle d’une marque et d’un modèle à un périphérique virtuel ......... 31
- i - Asset DB v4.4
Architect User Manual
7.16 Mise en correspondance manuelle des matériels redéployés ................................ 33
7.17 Utilisation des filtres ................................................................................................. 35
7.18 Onglet Statistiques ................................................................................................... 37
7.19 Onglet Données financières .................................................................................... 37
7.20 Onglet Rapport utilisateurs/périphérique ................................................................. 38
8 Onglet État futur ............................................................................................................... 39
9 Création d’une analyse d’empreinte carbone dans un état futur ..................................... 41
9.1 Ensembles d’hypothèses pour l’analyse dans l’état futur ........................................ 42
10 Création de rapports de solution ................................................................................. 42
10.1 Rapports de mouvements et de changements ........................................................ 42
10.2 Rapport sur le Devenir des périphériques ............................................................... 43
10.3 Proposition pour l’état futur ...................................................................................... 43
10.4 Modification des rapports de solution ...................................................................... 44
11 Exportation et importation de solutions ....................................................................... 44
11.1 Exportation des données d’une solution vers un projet Asset DB .......................... 44
11.2 Exportation des données d’une solution sous forme de duo projet/solution ........... 45
11.3 Exportation de la solution uniquement .................................................................... 46
11.4 Importation des données d’une solution .................................................................. 46
12 Changements non valides ........................................................................................... 47
12.1 Ajustement des volumes du parc existant ............................................................... 47
12.2 Suppression de matériels existants ......................................................................... 47
12.3 Modification des données de la marque et du modèle ............................................ 48
13 Forum Aux Questions .................................................................................................. 48
- ii - Asset DB v4.4
Architect User Manual
1 Qu’est-ce que Architect ?
Asset DB Architect est un outil logiciel qui a été mis au point pour faciliter la nouvelle conception
d’un parc d’imprimantes. Une matrice Devenir des périphériques permet la division du parc
d’imprimantes de l’état actuel (dont la capture a été effectuée au moyen d’Asset DB) en
périphériques à mettre au rebut, redéployer ou garder en place. Un Catalogue de produits vous
permet ensuite de décider des nouveaux appareils qui composeront le parc. Le parc peut être
modifié sur un écran de conception qui offre un moyen graphique de créer de nouveaux
matériels et de transférer automatiquement les caractéristiques de matériels existants à de
nouveaux matériels. Les matériels existants destinés à être redéployés sont redistribués de
manière automatique dans le nouveau parc, sans intervention de l’utilisateur. Le processus de
distribution trouvera une solution optimisée qui placera chaque matériel là où le besoin s’en fait
le plus sentir. Après la création du nouveau parc, une évaluation s’affiche afin que l’utilisateur
puisse vérifier la création et comprendre les changements auquel le parc existant sera soumis.
Vous pouvez aussi calculer les coûts et l’impact environnemental de votre nouvelle solution,
puis générer des rapports récapitulant les modifications sous forme textuelle et graphique.
2 Processus de conception de solution
Asset DB Architect est bien plus qu’un simple outil logiciel. Il incarne un processus de création
de solution qui est capturé dans le flux de travail de l’outil. Le processus de création peut être
décomposé en une série d’étapes distinctes, illustrées sur la Figure 1 et décrites plus en détails
dans les sections suivantes.
Figure 1. Processus de conception de solution
Pour que le processus de conception soit optimal, il faut que soit mise en place une politique
d’impression agréée concernant les points suivants :
Le rapport général utilisateurs/périphérique
- 1 - Asset DB v4.4
Architect User Manual
L’accès aux périphériques couleurs et A3
La distance que les utilisateurs doivent parcourir pour atteindre un périphérique
Les besoins spécifiques de certains services ou groupes de travail
Des conseils pour réutiliser/jeter des matériels existants
Si la conception doit être générique ou spécifique à une marque et à un modèle
Une fois ces recommandations mises en place, il est beaucoup plus simple de saisir des
données dans Architect.
3 Pour démarrer
Avant de commencer la conception d’une solution à l’aide d’Asset DB Architect, il vous faut un
projet Asset DB représentant un environnement d’impression existant. Assurez-vous ensuite
que vous avez bien lu les Manuels de l’utisateur Asset DB Auditor et Analyst et que vous en
avez assimilé le contenu.
3.1 Capture et compréhension de l’environnement existant
La première étape de toute conception de solution consiste en la capture et l’analyse détaillée
de l’environnement d’impression existant. Il existe un certain nombre de catégories de données
à recueillir, qui seront ensuite analysées et utilisées pour la conception :
Attributs du périphérique
Pour chaque matériel du projet, il faut disposer d’informations valides concernant la marque et
le modèle, afin que ces matériels puissent être identifiés sur les écrans Architect. Les capacités
papier, etc. du parc actuel sont indispensables afin de savoir quelles fonctionnalités d’impression
seront nécessaires dans le nouveau parc.
Données d’emplacements
Il est indispensable de connaître l’emplacement physique des imprimantes du parc actuel pour
décider de la distribution des périphériques du nouveau parc.
Volumes
Le processus de conception de solution utilise les données de volume du parc d’imprimantes
existant. Il est par conséquent essentiel de saisir des données de volume mensuel valides pour
chaque matériel dans le projet Asset DB. Il existe plusieurs façons de saisir ces données.
Reportez-vous à la documentation d’Asset DB pour de plus amples informations.
Lorsque l’environnement d’impression a été enregistré, il faut ensuite procéder à une analyse
minutieuse avant de pouvoir commencer une nouvelle conception. Cette analyse doit porter en
particulier sur la répartition des périphériques et des volumes sur le site, la répartition des
périphériques couleur et A3 du parc, et comparer la capacité d’impression à chaque
emplacement avec les volumes nécessaires à ces emplacements.
- 2 - Asset DB v4.4
Architect User Manual
Onglets de la solution
Astuce : assurez-vous que les volumes de votre projet sont stables avant de créer la solution
et ne les recalculez pas une fois votre solution en cours de création. Si vous recalculez les
volumes après le lancement du processus de conception, cela risque de générer des volumes
négatifs et des erreurs dans la conception de votre solution.
3.2 Conception d’une solution
Il est possible d’attribuer plusieurs solutions à chaque projet Asset DB, de façon à afficher
plusieurs options pour le nouveau parc, sans passer par des projets multiples. Pour créer une
nouvelle solution et l’associer au projet ouvert en cours, sélectionnez Fichier > Nouveau >
Solution :
Figure 2. Création d’une nouvelle solution
Une fois la nouvelle solution créée, cinq onglets devraient apparaître en haut de l’écran, comme
le montre la Figure 3.
Figure 3. Onglets de la solution
Chaque onglet représente une phase du processus de conception de la solution décrite
précédemment. Voici un résumé du rôle de chaque onglet :
Périphériques actuels : cet onglet montre l’environnement d’impression actuel.
Autrement dit, il constitue le projet Asset DB.
Préparation des données : cet onglet permet aux utilisateurs de vérifier les relevés
de compteur des périphériques actuels et de générer les volumes pour le parc actuel.
Devenir des périphériques : c’est dans cet onglet que sont prises les décisions
concernant le devenir de chaque périphérique du parc.
- 3 - Asset DB v4.4
Architect User Manual
Catalogue de produits : c’est dans cet onglet que sont prises les décisions
concernant les périphériques qui composeront le nouveau parc et leurs capacités de
volume.
Coût du produit : c’est dans cet onglet que sont saisies les données relatives au coût
des périphériques qui seront déployés dans l’état futur.
Conception de solution : cet onglet constitue l’écran de conception où sera créé le
nouvel environnement d’impression.
État futur : cet onglet affiche le nouvel environnement d’impression une fois qu’il a mis
en mémoire tous les périphériques déployés. Il fournit également un résumé de tous
les changements à chaque étage.
Les onglets Périphériques actuels et Préparation des données ne seront pas abordés
davantage dans ce document. Pour obtenir des informations complémentaires, reportez-vous
aux Manuels de l’utilisateur Asset DB Auditor et Analyst.
4 Onglet Devenir des périphériques
Figure 4. Écran Devenir des périphériques
L’écran Devenir des périphériques récapitule dans un tableur tous les matériels dans le champ
d’application du projet. Les matériels hors du champ d’application dans l’état actuel
n’apparaîtront pas sur l’écran Devenir des périphériques.
- 4 - Asset DB v4.4
Architect User Manual
Utilisez l’explorateur situé dans le coin supérieur droit de l’écran pour visualiser les matériels
par site/bâtiment/étage. Les différents attributs des matériels déterminant leur avenir sont
affichés dans le tableur. Il est possible d’ajouter d’autres attributs à l’affichage en cliquant avec
le bouton droit de la souris dans la barre d’en-têtes de colonne et en sélectionnant Suite...,
comme illustré à la Figure 5.
Figure 5. Ajout de nouvelles colonnes au tableau Devenir des périphériques
Cela affichera une fenêtre de sélection des colonnes, où vous pourrez décider des catégories
à afficher et à masquer.
L’écran Devenir des périphériques permet de décider du devenir de chaque matériel du projet.
Trois devenirs sont disponibles :
Jeter : le matériel n’est pas requis dans le nouveau parc.
Redéployer : le matériel sera conservé et utilisé dans le nouveau parc si
possible.
En place : le matériel demeurera dans le parc, à son emplacement actuel et
avec son volume actuel ou moins.
Plusieurs facteurs aideront à déterminer le devenir de chaque périphérique, notamment l’âge,
le coût, etc. Ils devront tous être établis dans la politique d’impression.
Le devenir d’un matériel peut être sélectionné de trois manières : mettez en surbrillance la ligne
du matériel concerné et utilisez l’un des boutons de devenir dans la barre d’outils ; faites un
clic droit sur la ligne du tableur où apparaît le matériel et sélectionnez un devenir dans le menu
déroulant ; utilisez le menu déroulant de la colonne Devenir (voir Figure 6). Au départ, le devenir
de chaque matériel est défini comme INDÉTERMINÉ (dans la colonne Devenir).
- 5 - Asset DB v4.4
Architect User Manual
Menu contextuel
Sélectionnez un
devenir dans le
menu déroulant
Boutons de
devenir
Figure 6. Modification du devenir des périphériques
Le même devenir peut être attribué à plusieurs matériels. Il vous suffit de mettre en surbrillance
les lignes concernées et de choisir leur devenir à l’aide de l’une ou l’autre des méthodes
décrites plus haut. Pour mettre en surbrillance plusieurs lignes consécutives, appuyez sur le
bouton gauche de la souris et faites glisser la souris sans relâcher le bouton, ou sélectionnez
la première ligne du groupe et maintenez la touche MAJ enfoncée tout en cliquant sur la
dernière ligne du groupe. Pour mettre en surbrillance plusieurs lignes non adjacentes,
maintenez enfoncée la touche CTRL du clavier.
Il est parfois nécessaire de voir un matériel sur le plan d’étage avant de prendre une décision
concernant son devenir. Pour ce faire, effectuez un clic droit dans la ligne du matériel et
sélectionnez Voir sur le plan d’étage, comme le montre la Figure 7.
- 6 - Asset DB v4.4
Architect User Manual
Figure 7. Affichage des périphériques sur le plan d’étage
Vous arriverez alors sur l’onglet Conception de solution et le matériel sera mis en surbrillance
à l’étage. Remarque : le devenir d’un périphérique peut également être modifié dans l’écran
Conception de solution (voir section 7.8).
Les données du tableau peuvent être triées en cliquant sur les en-têtes des colonnes. L’ordre
de tri sera inversé en cliquant de nouveau sur un en-tête. Vous pouvez également appliquer
des filtres au tableau en cliquant sur la flèche vers le bas en regard de chaque en-tête de
colonne, comme le montre la Figure 8. Cette fonction est très utile pour grouper des matériels
selon l’un des attributs affichés et leur assigner un devenir en une seule étape.
Figure 8. Application de filtres
Vous pouvez modifier la largeur des colonnes en cliquant sur les séparateurs entre les en-têtes
de deux colonnes et en faisant glisser la souris.
- 7 - Asset DB v4.4
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Catalogue de produits
Modèles de matériels
redéployés
Modèles attribués au
Catalogue de produits
5 Onglet Catalogue de produits
Figure 9. Écran Catalogue de produits
L’écran Catalogue de produits se compose de trois sections bien distinctes. Dans le panneau
en haut à droite se trouve un tableau contenant les différents matériels à redéployer. Sous ce
panneau se trouve un panneau vide qui affichera les informations sur les matériels qui
composeront l’état futur, au fur et à mesure qu’ils seront assignés parmi les colonnes du
panneau principal situé à gauche.
Le panneau principal contient le Catalogue de produits qui sera personnalisé selon les
exigences données. Il consiste en une série de colonnes, chacune représentant une catégorie
spécifique de périphériques. La catégorie représentée par chaque colonne s’affiche dans l’entête de la colonne.
- 8 - Asset DB v4.4
Architect User Manual
Bouton
Ajouter/Retirer
5.1 Modification des catégories dans le Catalogue
de produits
Le Catalogue de produits possède dix catégories de périphériques prédéfinies :
Périphérique multifonctions A4 noir et blanc
Périphérique multifonctions A4 couleur
Périphérique multifonctions A3 noir et blanc
Périphérique multifonctions A3 couleur
Imprimante A4 noir et blanc
Imprimante A4 couleur
Imprimante A3 noir et blanc
Imprimante A3 couleur
Fax
Scanner
Toutes ces catégories ne sont pas forcément présentes dans le catalogue au départ. En effet,
seules les catégories nécessaires (dérivées du parc d’imprimantes existant) sont affichées.
Vous pouvez ajouter ou retirer des catégories à l’aide du bouton Ajouter/Retirer.
Figure 10. Ajouter/Retirer des colonnes de catégorie
Chaque colonne de catégorie du panneau principal relatif au Catalogue de produits comporte
une série d’« échelons » de volume dotés d’une description et d’une fourchette chiffrée. Ces
échelons constituent une catégorisation de la fourchette de volume général pour le type de
périphérique décrit par la colonne. Toutes les fourchettes peuvent être ajustées en cliquant sur
la ligne séparant deux échelons et en la faisant glisser vers le haut ou vers le bas.
- 9 - Asset DB v4.4
Architect User Manual
Limites mobiles
Figure 11. Échelons de volume
Chaque colonne représente donc un profil de volume pour une catégorie spécifique de
périphériques. Première étape de la création de votre Catalogue de produits : arrêter les
capacités de volume d’un périphérique aux volumes faible, moyen, élevé et très élevé pour
chacune de vos catégories.
Par exemple, le Catalogue de produits à la Figure 11 montre que pour les machines
multifonctions mono A3, tout périphérique qui peut imprimer entre 0 et 7 999 pages par mois
doit être considéré comme un périphérique à faible volume. Un volume compris entre
8 000 et 19 999 est considéré comme moyen, et ainsi de suite.
5.2 Ajout des périphériques redéployés au Catalogue de
produits
Une fois que les échelons de volume ont été arrêtés pour toutes les catégories de périphérique,
il faut ajouter les périphériques dans ces échelons pour composer le catalogue.
Le Catalogue de produits se composera de deux groupes de périphériques : les nouveaux
périphériques et les modèles qui ont été redéployés dans l’écran Devenir des périphériques.
Les matériels à redéployer figurent tous dans le tableau du panneau en haut à droite, avec leur
numéro de série (voir Figure 9). Au départ, toutes les rangées sont en surbrillance rose. Cela
indique qu’elles n’ont pas encore été attribuées au Catalogue de produits. Pour ajouter un
périphérique redéployé au Catalogue de produits, il faut d’abord sélectionner le périphérique (il
devient alors rouge), puis cliquer dessus et le faire glisser jusqu’à l’un des échelons de volume,
dans le Catalogue de produits situé sur la gauche. Lorsque vous commencez à faire glisser le
modèle, une bordure rouge apparaît autour de la colonne dans laquelle il devrait être déposé,
comme le montre la Figure 12.
- 10 - Asset DB v4.4
Architect User Manual
Surbrillance rouge
supprimée
Périphérique dans la liste
Texte en gras et
surligné pour indiquer
les périphériques
attribués
Figure 12. Surbrillance automatique de la catégorie correcte de périphériques
Sélectionnez l’un des échelons de volume dans la colonne en surbrillance et relâchez le bouton
de la souris pour déposer le modèle dans cet échelon. Si le modèle a bien été déposé dans
l’échelon de volume, le texte qui décrit cet échelon deviendra gras et surligné. Si vous placez
le curseur de la souris sur l’échelon de volume et regardez le panneau en bas à droite, vous
verrez que le modèle apparaît avec ses capacités sous « Modèles redéployés ». Pour plus de
détails, reportez-vous à la section 5.3.
Vous remarquerez également que la surbrillance rose a été supprimée du nom du modèle dans
le tableau en haut à droite, comme le montre la Figure 13.
Figure 13. Indicateurs visuels concernant l’attribution des Périphériques redéployés dans le Catalogue de
produits
- 11 - Asset DB v4.4
Architect User Manual
Périphérique
sélectionné en
surbrillance violette
Emplacement du
périphérique
redéployé en
surbrillance jaune
Ce procédé peut être répété pour tous les modèles en surbrillance rose du tableau en haut à
droite. Les modèles peuvent être déposés dans plusieurs échelons de volume si nécessaire.
Pour ajouter plusieurs périphériques redéployés à un même échelon de volume, utilisez la
touche CTRL pour effectuer une sélection multiple et la faire glisser comme décrit plus haut.
Remarque : si vous retirez un modèle de périphérique redéployé d’un échelon de volume, mais
que ce modèle n’a pas été placé ailleurs dans le Catalogue de produits, il apparaîtra en
surbrillance rose dans le tableau en haut à droite.
5.3 Localisation d’un périphérique redéployé dans le
catalogue
Pour localiser un périphérique redéployé dans votre catalogue, il vous suffit de cliquer sur le
périphérique en question dans le panneau en haut à droite. Les échelons de volume dans
lesquels il a été placé seront alors mis en surbrillance jaune, comme le montre la Figure 14.
Figure 14. Indicateurs visuels concernant l’attribution des Périphériques redéployés dans la Matrice de
modèles
5.4 Ajout de nouveaux modèles au Catalogue de produits
Outre les modèles de périphériques redéployés, il est possible d’ajouter n’importe quel modèle
au Catalogue de produits. À cette étape, le Catalogue de produits fournit l’occasion de décider
quels modèles seront peut-être utilisés dans le nouveau parc d’imprimantes, ainsi que leur
place dans le Catalogue de produits.
Pour attribuer un modèle à un échelon de volume, cliquez sur l’échelon pour le mettre en
surbrillance, puis sélectionnez le bouton Ajouter périphérique situé dans le panneau en bas à
droite, comme le montre la Figure 15.
- 12 - Asset DB v4.4
Architect User Manual
Ajouter
Retirer
Figure 15. Ajout/suppression de nouveaux modèles dans le catalogue
Tout d’abord, sélectionnez un fabricant et un modèle dans la liste déroulante Nouveau modèle.
Vous pouvez soit utiliser les listes déroulantes soit taper les premiers caractères du fabricant
et du modèle dans le champ, puis sélectionner les options appropriées parmi celles qui sont
présentées. À présent, vous devez sélectionner chaque capacité du modèle en cochant les
cases correspondantes (comme le montre la Figure 16) avant de cliquer sur Attribuer un
nouveau modèle.
Figure 16. Ajout/suppression de nouveaux modèles dans le catalogue
Le texte de la catégorie devrait à présent être en gras et le panneau en bas à droite, répertorier
le modèle que vous avez ajouté sous Nouveaux périphériques. Vous pouvez ajouter plusieurs
modèles à chaque échelon de volume, de façon à couvrir autant d’options de capacité que
vous le souhaitez. Le cas échéant, vous avez également la possibilité d’ajouter plusieurs
occurrences du même périphérique pour couvrir plusieurs options de capacité du même
modèle, comme le montre la Figure 17. Ces modèles distincts apparaîtront alors sous forme
d’éléments uniques dans l’onglet Coût du produit, qui est décrit à la section 6.
- 13 - Asset DB v4.4
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