AssetDB Analyst User manual [fr]

Analyst
Manuel de l'utilisateur

© NewField IT Ltd. 2015

Analyst Manuel de l'utilisateur

Table des matières

1 Préparation des données .................................................................................................................... 1

2 Génération de volume......................................................................................................................... 3

2.1. Hypothèses de génération de volume ...................................................................................... 3

2.2. Création d'hypothèses de génération de volume ..................................................................... 3

2.3. Modification et suppression d'hypothèses de génération de volume ....................................... 5

2.4. Attribution des hypothèses de génération de volume .............................................................. 6

2.5. Génération de volumes ............................................................................................................ 7

3 Calcul des coûts : l'outil TCO .............................................................................................................. 9

3.1. Création d'une nouvelle analyse de TCO ............................................................................... 10

3.2. Attribution d'un état de catégorie TCO à chaque imprimante ................................................ 11

3.3. Récupération des données relatives au coût et au rendement .............................................. 13

3.4. Ajout des données relatives aux coûts client ......................................................................... 15

3.5. Suppression des consommables ............................................................................................ 16

3.6. Consommables locaux ........................................................................................................... 17

3.6.1. Utilisation de consommables locaux créés précédemment .............................................. 18

3.7. Affichage des périphériques correspondant aux consommables ........................................... 19

3.8. Définition de contrats .............................................................................................................. 20

3.8.1. Définition d'un contrat de location ..................................................................................... 21

3.8.2. Définition d'un contrat forfaitaire ........................................................................................ 22

3.8.3. Définition d'un contrat à tarif forfaitaire trois couleurs ....................................................... 23

3.8.4. Autres contrats de coûts d'assistance ............................................................................... 23

3.8.5. Exportation et importation de données de contrat ............................................................ 25

3.9. Création d'ensembles d'hypothèses ....................................................................................... 26

3.10. Attribution de contrats et d'ensembles d'hypothèses ............................................................. 27

3.11. Calcul des coûts ..................................................................................................................... 29

3.12. Importation et exportation des analyses TCO ........................................................................ 29

3.13. Transfert des données TCO dans Périphériques actuels d'Asset DB ................................... 30

3.14. Confirmation des coûts TCO .................................................................................................. 32

4 Calcul des émissions de CO2 : la calculatrice d'empreinte carbone ................................................ 32

4.1. Démarrage d'une analyse du calcul d'empreinte carbone ..................................................... 33

4.2. Traiter en tant que .................................................................................................................. 34

4.3. Hypothèses ............................................................................................................................. 35

4.4. Calculer ................................................................................................................................... 36

4.5. Importation et exportation des analyses d'empreinte carbone ............................................... 37

5 Données de l'utilisateur ..................................................................................................................... 37

5.1. Importation des données de l'utilisateur ................................................................................. 38

5.2. Liaison et affichage ................................................................................................................. 39

6 Fonctionnalités d'Analyst .................................................................................................................. 41

6.1. Statistiques ............................................................................................................................. 41

6.2. Outil de mise en surbrillance/filtrage des matériels ................................................................ 42

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6.3. Affichage des distances autour des icônes ............................................................................ 45

7 Résumé d'évaluation d'impression ................................................................................................... 46

8 Portefeuille ........................................................................................................................................ 47

8.1. Exportation du portefeuille ...................................................................................................... 48

8.2. Importer le portefeuille ............................................................................................................ 49

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1 Préparation des données

L'onglet Préparation des données vous offre une autre perspective de vos données de matériel. Il facilite
notamment la préparation des données avant l'étape de génération de volume décrite à la section 2, au
cours de laquelle vous pourrez calculer les volumes mensuels moyens de votre parc d'imprimantes.
À partir de cet onglet, vous pouvez :

 afficher les matériels de votre projet dans des tableaux ;
 vérifier et modifier les données relatives aux relevés de compteur ;
 définir et affecter des hypothèses de génération de volume ;
 calculer et afficher les volumes mensuels pour chaque matériel.

Tous les matériels d'impression et de numérisation de votre projet (y compris ceux situés hors du champ
d'application) seront affichés dans l'onglet Préparation des données. Une barre de recherche se trouve en
bas de la fenêtre. Elle fonctionne de la même façon que celle du tableau des matériels de l'environnement
actuel et permet de trouver rapidement un matériel à l'aide de plusieurs critères différents.
Cliquez deux fois sur un matériel dans le tableau pour accéder à l'environnement dans lequel le matériel

sera surligné sur le plan d'étage. Si vous cliquez sur le bouton se trouvant sur le côté gauche de la ligne
du périphérique, cette ligne se développera pour afficher les relevés de compteur (voir Figure 1).

Figure 1. Affichage des relevés de compteur

Une fois que vous avez recueilli toutes vos données d'audit et que vous atteignez la phase de nettoyage
des données du projet, l'onglet Préparation des données vous permet de passer en revue vos relevés de
compteur. Les avertissements figurant dans la colonne Statut de relevé de compteur indiquent si les
volumes peuvent être correctement calculés ou non pour chaque périphérique. Un avertissement indique
des erreurs du relevé de compteur (voir Figure 2). Passez le curseur sur l’avertissement pour afficher

l'explication de l'erreur. Développez la ligne à l'aide du bouton se trouvant sur le côté gauche de la ligne
et tout relevé de compteur posant problème s'affichera en rouge. Un avertissement apparaîtra dans les cas
suivants :

 La somme des sous-compteurs ne correspond pas au total du compteur pour la même date (par

exemple, la somme de Total mono et Total couleur est supérieure au Compteur totalisateur).

 Le relevé d'une date ultérieure est inférieur au relevé d'une date antérieure.
 Des relevés existent pour un champ qui n'est pas visible dans l'onglet Relevés du Compteur. Cela

peut se produire lorsque des relevés du compteur sont importés pour des périphériques dont les
fonctionnalités n'ont pas toutes été correctement cochées (par exemple, lors de l'importation de
relevés A3 couleur pour un périphérique dont les cases des fonctionnalités Capacités A3 et Couleur
n'ont pas été cochées).

 Il n'existe aucun relevé de compteur pour le périphérique.

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Pour corriger ces erreurs, il vous faudra modifier les relevés de compteur (à partir de cet onglet, si vous
le souhaitez) ou modifier les capacités du matériel dans le panneau de détails de l'onglet Périphériques
actuels.

Figure 2. Statut du relevé de compteur

Pour modifier les colonnes visibles dans ce tableau, cliquez avec le bouton droit de la souris dans une
barre d'en-tête de colonne quelconque et choisissez Suite... dans les options. Une boîte de dialogue
s'affiche pour vous permettre de choisir les colonnes à afficher (voir Figure 3).

Figure 3. Sélection des colonnes à afficher

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2 Génération de volume

L'outil de génération de volume permet de calculer les volumes mensuels moyens en fonction de différents
critères.

Asset DB génère des volumes mensuels moyens à partir des relevés de compteur individuels. Pour
procéder au calcul, chaque périphérique doit disposer de deux relevés de compteur ou d'une date
d'installation et d'un relevé de compteur, ou bien d'une date de fabrication et d'un relevé de compteur.

Avant la génération de volumes, il est important de vérifier vos données sur l'onglet Préparation des
données. Vous pouvez également choisir de définir des ensembles d'hypothèses. Ceux-ci vous permettront
de combler les lacunes dans les données, par exemple, lorsqu'il manque des relevés de compteur
spécifiques à des fonctionnalités.

2.1. Hypothèses de génération de volume

Les hypothèses de génération de volume vous permettent de définir les critères requis pour la génération
des volumes de votre projet. Elles permettent à Asset DB de produire un calcul détaillé même lorsque vous
disposez uniquement de données plus générales.

2.2. Création d'hypothèses de génération de volume

Pour définir vos hypothèses, cliquez sur le bouton « Ajouter, supprimer ou modifier les ensembles
d'hypothèses utilisés pour la génération de volume » au-dessus de l'onglet Préparation des données (voir
Figure 4).

Figure 4. Création ou modification d'hypothèses de génération de volume

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Figure 5. Fenêtre Gérer les ensembles d'hypothèses de génération de volume

L'ensemble d'hypothèses par défaut inclus dans Asset DB est appliqué automatiquement à tous les
périphériques, sauf si vous créez et appliquez vos propres hypothèses.

Pour créer un nouvel ensemble d'hypothèses, cliquez sur le bouton Créer nouveau en haut de la boîte
de dialogue. Après avoir modifié les valeurs par défaut comme nécessaire, cliquez sur Mettre à jour pour
enregistrer vos modifications.

Vous pouvez modifier les champs suivants :

 Nom : vous pourrez ainsi distinguer les hypothèses lorsque vous les affectez aux matériels.
 Ajustement de la date de fabrication : nombre de jours à ajouter à la date de fabrication pour

simuler une date d'installation réaliste. Cette date est uniquement utilisée lorsqu'il n'y a aucune
date d'installation spécifique disponible.

 Pourcentage couleur du total : proportion du relevé de compteur total ou de « Compteur

totalisateur » à traiter comme de la couleur. Ce paramètre est uniquement utilisé lorsqu'il n'y a pas
de relevés de compteur couleur spécifiques disponibles.

 Pourcentage couleur de mono + niveau 1 : proportion du relevé de compteur mono + niveau 1

à traiter comme de la couleur. Ce paramètre est uniquement utilisé lorsqu'il n'y a pas de relevés
de compteur mono et niveau 1 séparés disponibles.

 Pourcentage grd format du total : proportion du relevé de compteur total ou de « Compteur

totalisateur » à traiter comme grand format. Ce paramètre est uniquement utilisé lorsqu'il n'y a pas
de relevé de compteur grand format spécifique disponible.

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 Pourcentage de recto verso : proportion du relevé de compteur total ou de « Compteur

totalisateur » à traiter comme recto verso. Ce paramètre est uniquement utilisé lorsqu'il n'y a aucun
relevé de compteur recto verso disponible.

Répartition de la couleur

Ce paramètre qui s'applique aux périphériques à compteur à trois couleurs vous permet de répartir le
volume couleur entre chacun des trois niveaux lorsque vous disposez uniquement d'une valeur de couleur
globale. Le total des trois pourcentages de cette section doit être égal à 100, car ils représentent le
pourcentage du volume couleur total devant être attribué à chaque niveau, et non pas le pourcentage du
volume total à attribuer. Dans le cas d'un relevé de compteur à une seule couleur pour un périphérique à
compteur à trois couleurs, les pourcentages seront appliqués au volume calculé à partir de ce relevé. Si
vous disposez uniquement d'un relevé de Compteur totalisateur pour un périphérique à compteur à trois
couleurs, les pourcentages sont appliqués au volume calculé à l'aide de la répartition de Pourcentage
couleur du total appliquée précédemment dans l'hypothèse.

Dans un scénario idéal, vous devriez toujours recueillir des relevés spécifiques pour chaque type de relevé
de compteur disponible sur un périphérique. Ainsi, pour un périphérique couleur A3, il serait possible
d'obtenir un relevé mono standard, mono grand format, couleur standard, couleur grand format et compteur
totalisateur. Toutefois, dans certains cas, seul un relevé total, ou relevé de « Compteur totalisateur » est
disponible. Le calcul d'un volume à partir de ce relevé sans la prise en compte d'hypothèses ne vous permet
pas d'établir une répartition couleur/mono ou standard/grand format, ce qui aura un impact significatif sur
votre coût total de possession (TCO).

Toutes les valeurs saisies dans l'ensemble des hypothèses sont uniquement appliquées en cas de données
manquantes dans votre projet ; elles ne seront pas utilisées si la véritable date d'installation ou des relevés

spécifiques aux fonctionnalités sont disponibles.

2.3. Modification et suppression d'hypothèses de génération de

volume

Pour modifier une hypothèse que vous avez créée précédemment, dans la liste affichée sur le côté gauche
de la boîte de dialogue, cliquez sur l'hypothèse pour la sélectionner, puis entrez les valeurs requises dans
les champs de droite. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer vos modifications.

Pour supprimer une hypothèse, cliquez sur celle-ci dans la liste pour la sélectionner, puis cliquez sur le
bouton Supprimer au-dessus de la liste.

Vous pouvez créer autant d'hypothèses que vous le souhaitez pour un projet spécifique.

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2.4. Attribution des hypothèses de génération de volume

Une fois que vous avez défini les hypothèses de génération de volume, vous devez les attribuer aux divers
périphériques à partir de l'onglet Préparation des données. Si aucune hypothèse créée par l'utilisateur n'est
affectée à un périphérique, son volume est calculé à l'aide d'hypothèses « par défaut ».

Pour attribuer une hypothèse que vous avez créée à des périphériques, il vous suffit de sélectionner ces
derniers, puis d'effectuer un clic droit sur l'un des périphériques. L'option de menu Affecter un ensemble de
scénario vous permet de sélectionner l'ensemble d'hypothèses requis pour les périphériques sélectionnés.
Par défaut, l'ensemble d'hypothèses par défaut sera appliqué à tous les autres périphériques.

Figure 6. Attribution d'ensembles d'hypothèses à plusieurs périphériques

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Vous pouvez également attribuer des ensembles d'hypothèses à des périphériques individuels. Pour ce
faire, cliquez sur la colonne Ensemble de scénarios du périphérique dans le tableau de l'onglet Préparation
des données, puis sélectionnez l'ensemble d'hypothèses requis.

Figure 7. Attribution d'ensembles d'hypothèses à des périphériques individuels

2.5. Génération de volumes

Une fois l'ensemble d'hypothèses créé et attribué aux périphériques, vous pouvez générer les volumes
pour l'ensemble des périphériques d'un projet ou uniquement pour un sous-ensemble spécifique. Pour

générer les volumes de l'ensemble des matériels, cliquez sur le bouton Générer les volumes de la
barre d'outils Asset DB, puis cliquez sur Tous les matériels ou utilisez le raccourci clavier Ctrl-G.

Pour générer les volumes d'un sous-ensemble de périphériques du projet, dans le tableau de l'onglet
Préparation des données, sélectionnez les périphériques dont vous voulez générer les volumes mensuels,
puis cliquez sur le bouton Générer les volumes dans la barre d'outils Asset DB et sélectionnez Matériels
sélectionnés….
Pour écraser des volumes générés auparavant, veillez à cocher la case Écraser. Celle-ci n'est pas cochée
par défaut, mais les modifications apportées au statut de cette coche sont enregistrées pour le projet dans
la version locale.

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Figure 8. Génération de volumes de matériels sélectionnés

Les détails des résultats du calcul de génération des volumes s'affichent alors comme suit :

 Matériels éligibles mis à jour : nombre de périphériques pour lesquels de nouveaux volumes

mensuels ont été calculés et appliqués.

 Matériels éligibles sans besoin d'être mis à jour : nombre de périphériques dont les volumes

mensuels récemment calculés sont identiques aux valeurs actuelles.

 Matériels éligibles non calculés : nombre de périphériques pour lesquels il n'a pas été possible

de calculer de nouveaux volumes mensuels en raison de données de relevés de compteur
insuffisantes. Cela peut être dû au fait qu'il n'existe aucune donnée de relevé de compteur pour le
matériel ou qu'il n'y a qu'un relevé de compteur pour celui-ci et qu'aucune date d'installation ou de
fabrication n'est disponible.

 Matériels avec erreurs de création de volumes : les données de relevés de compteur

disponibles sont incorrectes. Cela est très souvent dû au fait qu'il existe deux relevés de compteur
et que la valeur du dernier relevé de compteur est inférieure à celle d'un relevé antérieur.

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Figure 9. Récapitulatif de génération de volume

3 Calcul des coûts : l'outil TCO

Pour l'analyse du TCO, toutes les données relatives au coût et au rendement des imprimantes et périphériques
multifonctions sont conservées sur un serveur hébergé par Newfield IT, ce qui facilite et accélère la mise à jour
de la base de données. Pour accéder à ces données, une connexion Internet sera requise. Si vous choisissez
d'entrer manuellement les données relatives aux coûts, aux consommables et les autres données nécessaires,
il vous sera alors possible d'effectuer l'analyse du TCO, sans connexion Internet.

Pour accéder à la base de données NewField IT, commencez par vérifier si votre entreprise utilise un
serveur Proxy ou une connexion directe pour l'accès à Internet. Si vous utilisez un serveur proxy, vous
devrez connaître les paramètres du proxy pour pouvoir les saisir dans l'onglet Serveur sous Options >
Options générales, Asset DB Cloud.

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Figure 10. Configuration pour utilisation d'un serveur Proxy

3.1. Création d'une nouvelle analyse de TCO

La création d'une analyse de TCO dans Asset DB est similaire au projet central. Il vous suffit de sélectionner
Fichier > Nouveau > Analyse de TCO. Vous verrez apparaître une boîte de dialogue vous invitant à
nommer la nouvelle analyse de TCO. Cliquez sur OK pour créer la nouvelle analyse de TCO. Une analyse
de TCO existante peut être ouverte en cliquant sur Fichier > Ouvrir > et en sélectionnant l'analyse de TCO
qui vous intéresse dans la liste des analyses de TCO liées au projet que vous avez ouvert. Une fois une
analyse de TCO créée ou ouverte, un nouvel espace de travail est créé (voir Figure 11) et affiche une liste de
toutes les imprimantes et imprimantes multifonctions du projet Asset DB, y compris celles qui ne sont pas
représentées mais dont les détails sont visibles dans l'affichage Tableau. Pour réaliser une analyse de
TCO, vous devez suivre un processus en 10 étapes.

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Figure 11. Affichage de l'onglet TCO

3.2. Attribution d'un état de catégorie TCO à chaque imprimante

La première étape consiste à décider de la manière dont vous souhaitez calculer les coûts de chaque
périphérique d'impression du projet. Pour attribuer une catégorie de coût, cliquez (avec le bouton gauche
de la souris) sur la cellule adéquate de la colonne Catégorie de coût pour afficher les options, ou cliquez
et faites glisser plusieurs périphériques de la liste pour les sélectionner ; faites un clic droit sur l'un des
matériels sélectionnés, puis sélectionnez une catégorie à l'aide de l'option Catégorie de coût.

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Figure 12. Attribution d'une catégorie de coût à des périphériques individuels

Figure 13. Attribution d'une catégorie de coût à plusieurs périphériques

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Les catégories de coût disponibles sont :

 Sous contrat : le périphérique est couvert par un contrat passé avec un fournisseur de location

ou un prestataire.

 Acheté : aucun autre coût récurrent n'est associé au périphérique.
 Les deux : une imprimante a été achetée mais un contrat y est associé.

Astuce : classez les données par ordre alphabétique en cliquant sur les différents en-têtes de colonne.

Vous pouvez ensuite sélectionner plusieurs périphériques à la fois et attribuer le même état Catégorie de
coût au groupe. Vous pouvez également filtrer les catégories de TCO en cliquant sur le symbole de filtre à
droite de l'en-tête de colonne et en cochant les cases appropriées.
Une fois qu'un état de catégorie a été sélectionné, il s'affiche dans la colonne Catégorie de coût. En faisant
passer le curseur sur le triangle rouge d'avertissement dans la colonne Statut, vous afficherez les
informations requises avant de pouvoir effectuer le calcul du TCO.

3.3. Récupération des données relatives au coût et au rendement

L'étape suivante consiste à récupérer les informations relatives aux coûts et aux consommables de tous
les périphériques, pour que toutes les données pertinentes soient disponibles pour un calcul de TCO précis.

Pour ce faire, cliquez sur le bouton Récupérer les données . Une fois les données relatives au matériel
récupérées, elles sont répertoriées à l'écran.

Remarque : si vous accédez à Internet via un serveur proxy, vous devez saisir les informations
correspondantes à partir du menu principal Options > Options générales… Asset DB Cloud.

Une fois les données recueillies, elles s'affichent à l'écran, comme le montre la Figure 14 ci-dessous.

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